公文行文规范

2024-08-17

公文行文规范（精选8篇）

1.公文行文规范篇一

部机关公文行文格式统一规范

一、页面设置

（一）页边距。上：3.7厘米；下：3.5厘米；

左：2.8厘米；右：2.6厘米。

（二）方向。纵向（特殊要求除外）。

（三）纸张。A4纸 210×297毫米（特殊要求除外）。

（四）页眉、页脚和页码。页眉：1.7；页脚：2.1；

页码：小4号仿宋（首页不显示页码），居中（特殊要求除外）。

（五）网络。指定行和字符网络。

（六）字符。每行28字符，跨度15.8磅。

（七）行。每页22行，跨度28.95磅。

二、字体

（一）标题和正文设置。

一级标题：2号方正小标宋简体（不加黑）；

二级标题：3号黑体（不加黑）；

三级标题：3号楷体（不加黑）；

四级标题：3号仿宋（加黑）；

正文：3号仿宋（不加黑）。

（二）字符间距。缩放：100%；间距：标准；位置：标准。

三、段落和其它

（一）缩进。左：0字符；右：0字符；特殊格式：首行缩进；度量值：2字符。

（二）间距。段前：0行；段后：0行；行距：固定值；设量值：28。（一级标题设量值为38，一级标题和正文之间空一行）

（三）附件。公文如有附件，则在左上角用3号字体定格标注“附件”后标全角冒号；两件或以上附件按顺序标注“附件一：”、“附件二：”，附件标题、小标题、正文排版同主件相同，若有图表，表内文字可灵活处理。正文标注附件必须一一对应。批转、转发、印发的公文，不属公文附件，不加附件标注。

（四）公文结构层次序数。公文结构层次序数一般为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“

1、”，第四层用“（1）”。

（五）发文机关署名及成文时间。有主送机关的公文必须有部机关署名，无主送机关的可以不注部机关署名；以红头文件下发，需加盖公章。

成文时间以领导同志最后签发日期为准，联合行文以最后一个单位领导同志签发日期为准，如领导同志签发后因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，须呈领

导同志再次签发，公文成文时间用阿拉伯数字写明年、月、日。如果成文时间需用汉字，则“O”不得写为“零”。

2.公文行文规范篇二

一、公文标题难因所在和公文工作者的主要困惑

《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。”根据这一规定,公文标题事由(即公文主要内容)和文种不可缺少,这一点是十分明确的。而两个“一般”则具有一定的模糊性和不确定性,这就给公文标题的拟制增加了难度。由于人们对此理解各异、执行不一,难免在理论上莫衷一是,实践中出现混乱。同时,公文内容的复杂性决定了公文标题不可能千篇一律,要准确简要地概括事由更是难上加难。准确简要地概括公文的主要内容,需要语法、逻辑和修辞多学科知识的综合运用技巧。这种技巧运用得好,语言艺术则可以在公文标题中得到充分的展现。

长期以来,困扰公文工作者的主要难题是:拟制公文标题时常常会遇到发文机关名称和事由文字过多的情况,从而导致标题冗长、累赘和拗口,可又不知如何解决。一位从事公文写作近三十年的基层工作者曾撰文坦诚地表达了自己的困惑,他说:“要严格依照‘三要素’的三个组成部分及其结构形式制作公文标题,也存在一些显而易见的问题,甚至是无法解决的难题,这些问题和难题呈‘金字塔’状存在于各级机关的公文标题制作之中,突出存在于县(处)、乡(科)级机关的公文标题制作之中。”他还介绍了基层的一些做法,他说:“为解决公文标题字数过多、文字拗口的问题,以及标点符号不够用的难题,一些发文机关尤其是县(处)、乡(科)级发文机关,采取了在公文标题中简写或不写发文机关名称、不写‘关于’、将发文机关名称或简称写入事由、简写或改变事由、不写或简写上级发文机关名称,以及在公文正文中提及发文机关名称或简称、提及上级发文机关名称或简称等办法,真可谓绞尽脑汁费尽心机‘八仙过海,各显神通’。”可以看出,他是一位有着丰富经验的基层公文工作者,但也常为标题制作难所困扰。他所提及的解决办法,有的是可行的,有的是不可行的(本文在第四个问题中具体说明)。这从一个侧面反映出广大基层公文工作者对解决这些难题的渴望,同时也反映出基层机关在制作公文标题方面存在着混乱无序、积非成是的不规范问题。

二、公文标题拟制得简明、规,范的几种方法

文种是公文标题不可或缺的名称标志,事由则是公文标题的核心要素。事由词语的内部结构关系往往是很复杂的,要准确简明地概括事由无疑是拟制公文标题的难点。公文标题拟制得简明、规范的基本方法,当属“事由概括法”,此法可谓是破解难题的重中之重。其中,有的简便易行,有的较难把握。下面,举例说明。

(一)批转、转发、印发多份文件时,不必把每份文件都一一列出,可适当概括或采取主要文件名称后面加“等文件”(等××)形式。之所以可以这样做,是因为转发的多份文件应当属于相关内容的,否则不宜在同一文件中转发。如以前举过的例子——《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》,印发的则是执行工作制度的三个文件。再举两个修改例:

[例1]中共××区委××区人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的通知

此标题实无必要如此冗长,通过高度概括,文字删去一多半即能做到简明、醒目。可修改为《中共××区委××区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》。

[例2]最高人民法院印发《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件立案工作的暂行规定(试行)》《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件案由的暂行规定(试行)》《国家赔偿案件文书样式(试行)》的通知

此文印发三个文件,标题共占了七行,不仅“的通知”占一行不规范,而且过于冗长。可高度概括,修改为:

最高人民法院关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知

(二)批转、转发多部门的联合发文时,不必把每个部门都一一列出,可采取主办部门后面加“等部门”形式。

[例]国务院办公厅转发发展改革委等部门关于加强中小企业信用担保体系建设意见的通知(国办发[2006]90号)

“发展改革委等部门”,除发展改革委外,还有财政部、人民银行、税务总局、银监会等部门,在标题中均做了省略处理。

(三)层层转发公文时,不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”的形式,可采取“自拟摘要法”和“适当修辞法”等方法解决。因前几篇文中做过阐释并已举例剖解,此不赘述。这里,仅用前面那位具有丰富经验的基层公文工作者举的例子说明(标题中间括号内的文字为其表示困惑所加的注释)。他在举例前曾说:“如果逐级转发上级文件,公文标题不仅显得累赘,而且显得十分拗口,并会出现标点符号不够用的难题。”

[例1】×××市××局×××分局关于转发《×××市××局关于转发<×××省××厅关于转发?(笔者不知该用何标点符号,下同)××部关于开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动的通知?的通知>的通知》的通知(85个字)。

这是个被转发文为通知文种的“三层次转发”的公文标题。按“自拟摘要法”可修改为:《×××分局关于转发开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》或《×××分局关于转发有关开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动等文件的通知》。按能体现出转发环节的“适当修辞法”,可修改为:《×××分局关于转发××部下发和省厅市局转发的开展集中整治爆炸物品、枪支弹药、管制刀具专项行动有关文件的通知》。(发文机关“×××分局”在本地、本系统不知是否规范,仅为说明问题,姑且这样使用。)

另外,还须强调两点:一是应执行公文处理法规的规定,非法规规章不宜用书名号;二是在无歧义的情况下,可用可不用的其他标点符号最好不用。此类标题,如此修改也就不存在标点符号不够用的难题。顺便指出:“爆炸物品、枪支弹药、管制刀具”并列似欠妥,因弹药也属于爆炸物品。

【例2】×××市××××局×××分局关于转发《×××市××××局关于转发<×××省××××局关于转发?国家××××总局关于开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动的通知?的通知>的通知》的通知(107个字)。

此标题可按前面说过的两种方法,分别修改为《×××分局关于转发开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》和《×××分局关于转发××××总局下发和省市局转发的开展“端正执法思想,规范执法行为,促进文明执法,树立良好形象”专项活动有关文件的通知》。

(四)概括一般类型公文标题事由时,要突出主干,抓住重点,不要主干枝叶一起上,眉毛胡子一把抓。公文标题表意要明确具体,但应不失简洁,不可将正文内容泛泛地罗列在标题之中。举例说明:

[例1】××局关于认真贯彻市……会议精神积极兴办第三产业安排下岗职工再就业成立局属劳动服务公司需办理营业执照的请示

此标题除不简洁外,文种应改成函。可修改《××局关于成立劳动服务公司需办理营业执照的函》。

[例2]关于首长机电设备贸易(香港)有限公司不服柳州市房产局注销抵押登记、吊销(1997)柳房他证字第0410号房屋他项权证并要求发还0410号房屋他项权证上诉一案的请示

这是××自治区高级人民法院上报给最高人民法院的请示,标题长达七八十个字却未能阐明主旨。最高人民法院在批复正文中只用了一句话:“房地产管理机关可以撤销错误的注销抵押登记行为。”据此,该请示标题完全可以概括为《关于房地产管理机关能否撤销错误的注销抵押登记行为的请示》(具体案情可在正文中说)。

至于公文标题中的发文机关名称,要做到简明必须使用规范化简称。比如“××区人民政府”,在区内行文则不必非写成“×××省×××市××区人民政府”不可。举个实际例子说明。

[例]关于印发《中共××××市道路桥梁管理处总支委员会关于一九××年工作安排意见》的通知

此标题除发文机关名称冗长外,结构上也存在不少问题,应删掉书名号和被印发文中的“意见”,并做适当的结构调整。可修改为《××××市道桥处党总支关于印发19××年工作安排的通知》(“道桥处”已约定俗成,可视作规范化简称;“党总支”在套红文头中使用不妥,但在标题中使用尚可)。

公文标题中的发文机关名称的省略,当以有利于行文和日后开发利用为原则。总的来讲,上行文中的请示和平行文中的致函,发文机关名称可以省略;下行文和泛行文,一般不省略。对此,公文处理法规虽没有明确规定,但却已约定俗成。(系列谈前文已阐释,此处略。)

三、拟制公文标题不宜效仿的几种情况

(一)不宜效仿党和国家早期形成的不规范的公文标题。详见《公文标题结构沿革思考——公文标题结构规范系列谈之三》,此处略。

(二)不宜效仿上级机关存在瑕疵或值得商榷的公文标题。任何机关也不敢保证制作的公文标题100%正确,中央和国务院的公文标题在不同时期也会存在个别的瑕疵。(系列谈前文中曾举过一些例子,此处略。)

(三)不宜效仿军队机关有别于地方的独特的公文标题。《中国人民解放军机关公文处理条例》规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要标明发文机关名称和公文种类。”此规定具有更大的不确定性,制作公文标题也就有着较多的灵活性。这意味着,不仅发文机关名称可以省略,而且文种也可以省略。实践中,军队机关也正是这样做的,许多公文标题只有事由。如《江×等同志任职》《切实加强新闻报道工作》《复(修建团部营区围墙和道路>》《表彰先进党支部和优秀党员》等等。再举一个军队机关对外行文的例子:

[例]关于新建综合办公楼悬挂国徽事

这是中央军委外事办2007年给国务院办公厅的行文。按我们常说的公文标题规范化要求,修改成《中央军委外事办关于新建综合办公楼悬挂国徽事宜的函》,结构才算完整。由于此文为致函而非复函,发文机关省略也可,但省略文种则不妥。

《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定科学性如何、将来能否修订以及军队机关实践中的做法是否符合国家标准、应否改进等,本文不作探讨。但应强调,地方机关接受这种影响则是错误的,所形成的公文标题肯定是不规范的。如系列谈之四中所举的例子《李××任职》《李××免职》。

四、公文工作者面临的挑战和应尽的职责

公文标题要素省略不当,有历史因素和现实客观因素。历史因素,系列谈前文已详尽分析。现实客观因素,有上行下效和不同机关交叉性影响等因素。从主观因素考虑,则和撰文者未能全面、系统地掌握公文处理法规知识密切相关。公文标题事由概括不当,和撰文者语言文字功底不深厚不无关系。而要提高驾驭语言文字的能力,绝非一日之功,不可能一蹴而就。因此,公文工作者所面临的挑战是如何使自身素质适应工作需要。全面、系统地掌握公文处理法规知识,做到融会贯通,练就扎实、过硬的语言文字功夫,做到驾轻就熟,才能在拟制高难度公文标题时游刃有余。

就公文写作层面来说,公文工作者的根本职责包括两个方面:一是学习、宣传、贯彻、执行现行公文处理法规;二是为公文处理法规的完善做出自己应尽的努力。公文标题拟制上的难题破解之难,也暴露了公文处理法规尚存在急需完善之处。任何法律、法规都不可能尽善尽美,公文处理法规也需要适时修订。

前面提到的那位基层公文工作者,面对“公文标题字数过多、文字拗口的问题以及标点符号不够用的难题”等困惑,提出了发文机关尤其是级别较低的发文机关使用“自由裁量权”制作公文标题的主张。“自由裁量权”这一法律术语用于此是否确切姑且不论,仅就其具体主张来看,有三种情况:一是不完全可行或不可行的,如“不写‘关于’”和“将发文机关名称写入事由”;二是可行的,如“不写上级发文机关名称,或只写最高一级发文机关名称”(这是指事由中的发文机关名称),但要具体标题具体分析,归根结底要看事由概括得如何;三是有一定道理尚待探讨的,如“不写发文机关名称”,此问题有待于公文处理法规修订时做出具体规定,或者由国家主管部门加以明确。

3.公文行文规范篇三

高考作文的写作应讲求规范，就是所谓的“格”，这个“格”包括审题的合乎规范和行文的合乎要求。写议论文，就要做到论点明确，论据充分，合乎议论文的行文要求，写记叙文，就要思路清晰，叙事明确，用细节描写来感染读者。同时“格”也指格调，运用哲理思维，站在一定的哲学高度、历史高度、人生高度来认识问题，学会用辨证的思维来分析问题，让作文格调不凡。当然，高考作文应倡导当前提倡的正能量，考生可以从反面思考，但逆反心理要不得，摒除逆反心理才会心平气和，心情舒畅，拥有好的心理，就会拥有好的成绩。高考作文考查素养，考查认识问题的深度和广度，所以，这就需要我们在平时的训练过程中讲求规范，学会对现实生活中的问题进行全方位思考。

【样题分析】

（2015年天津卷）阅读下面的文字，按要求作文。

近年来社会上流行一个词——“范儿”，并派生出“中国范儿”“文艺范儿”“潮范儿”“有范儿”等一系列词语。“范儿”多指好的“风格”“做派”，近似于“有气质”“有情调”“有品位”的意思。一个民族有一个民族的“范儿”，一个时代有一个时代的“范儿”，不同职业有不同职业的“范儿”，一个人也可能有一个人的“范儿”……

请根据上面的材料，结合你的生活体验与思考写一篇文章。

要求：①自选角度，自拟标题；②文体不限，（诗歌除外），文体特征鲜明；③不少于800字；④不得抄袭，不得套作。

2015年天津高考语文卷作文题以近年来社会上流行词“范儿”，及其派生的一系列词语如“中国范儿”“潮范儿”等为材料，要求学生结合自身体验与思考写一篇文章。对于这道题，许多考生会围绕民族的“范儿”，时代的“范儿”，职业的“范儿”，一个人的“范儿”来正面立意，这样会让作文立意平面化，如若运用哲理思维来立体化思考，会让作文出高格。

生命层面：“范儿”是自我个性张扬的表现，而这种张扬的个性有助于形成自我的独立意识和独立思想。生活层面：我们的社会求同思维过多，人云亦云者过多，所缺的就是拥有独立思想的个体的人。哲学层面：“范儿”是一种生活形态和生命状态。反向思维：人所拥有的“范儿”必须具有正面意义，能够弘扬社会正能量。社会层面：“范儿”是社会进步的展现，展现出了现代人追求自我个性，自我独立的精神需求。

在构思过程中，可以寻找一些传统意象作为支撑，寻找所述问题和该意象的契合点。如诗词是中国的范儿；柔婉是南方的范儿；莲花是圣洁范儿，等等，这样就扩展了论证的视角，写出文章的深刻内涵。也可大处着眼，提要钩玄，由表及里，深入升华，只要具备了相应的生活积累和思辨能力以及文字表达能力，就能写出较好文章。

在行文上需要解释“范儿”的内涵、意义、价值，阐释出作者自己对这一概念的认识。如若是议论文要符合提出问题、分析问题、解决问题的基本思路；如若是记叙文，要侧重“范儿”的基本内涵来叙事。

附：高分作文一例

追求怎样的范儿

天津一考生

前几日，坐公交车回学校。到了某站时，车停了，乘客纷纷上车。我坐在窗边，没太注意车内都上来了些什么人，但听见前排两个姑娘正在窃窃私语，一个对另一个说：“哇，帅哥，好像金秀贤，真有范儿！”

我转回头，循声望去，正见一个穿着打扮时尚的男青年，手里拿着一杯德克士的可乐，戴着耳机，着一身金秀贤式的小西装，果真有范儿。

那个帅哥只坐了两站就下车了。我的眼光跟随着他，见不了金秀贤多看他两眼也算饱眼福，哪知，他刚一下车，就将喝完的可乐杯子隨手扔在了地上，我的心像瞬间遭遇了一场蹦极，突然从高空中坠落下来。垃圾筒就在他前面不远处，连爱护公共卫生这点道德都没有，在他乱扔垃圾时，就把自个的范儿给丢了。

随着近年来时代的发展和人们思想的进步，大家把许多标新立异的风格、做派说成是一种范儿，开始根据自己的喜好去追逐各种各样的范儿。……

诚然，追星也好，学范儿也好，都无可厚非。但是，新元素不断生成的火热时代，究竟怎样的人才算有范儿呢？我们应该学怎样的范儿呢？

……

我奶奶说，在他们那个年代，哪里讲究穿戴打扮？如果一个人能让全家人吃饱穿暖，那就是特别骄傲的事了。那个时候，也是有范儿的，就是穿绿色的军装，手里拿一本《毛主席语录》，胸前戴毛主席像章。现在时代真是天翻地覆了，追求的全不同了。现代的人丢了传统了。

在我看来，我奶奶的话对一半错一半。时代有时代的不同，现代人追求自己的范儿并没有什么错，你不能让我们再去穿绿军装，捧《毛主席语录》吧？但是，传统的根脉是相随的。讲道德，讲文明，有品质，有操守，讲究内在的修养。这样的人才算真正有范儿。

……

总之，“范儿”是一个时代最优秀者的代表，他的形象与品质，是某一个精神的象征。外在的标新立异不是范儿，精神上的传承与思想的创新才是真正有范儿的人。奉劝那位想有金秀贤范儿的青年（如果他能读到我这篇文章的话），先修养品德，再把自己一同与形象秀出来。

就这篇作文而言，考生能够紧扣题目要求，遵循行文规范和哲理思维这两大主旨来行文，巧妙地运用反向思维的策略来构思，从而表现出文章的高格调。具体而言，有以下亮点：

1. 行文规范。文章采用了议论文的写作范式，开篇提出了问题，随后分析问题的重要性和时代意义。文章在写作过程中条理清晰，行文思路严密，符合议论文的“格”。

2. 哲理思维。文章开篇从现实生活中不文明的行为入手，指出了标新立异的风格并不是真正的范儿，真正的范儿必须有规范的道德行为。结尾弘扬社会正能量，从而将作文的立意视角指向了哲学层面，充分展示出了作者对问题的深刻认识。

【高分捷径】

行文规范与哲理思维是高考应试作文取得高分的重要思维策略，那么如何才能达到这两个要求呢？

1. 常见结构，牢记于心。

每一种文体有其行文的具体范式，就议论文而言，常见的行文模式有标准结构，即提出问题、分析问题、解决问题；对比结构，即用正反两方面的事例进行对比来突出文章中心论点；平行结构，即文章提出一个中心论点，随后将中心论点切分为多个分论点，从不同的侧面来论证。考生在备考过程中，对于常见写作结构要烂熟于心，切莫在考场随意创新，不合规范。

2. 重视时事，思考现实。

作为高中学生，已具备了基本的分析并评判问题的能力，那么我们就不能死读书，对于社会上发生的热点问题进行独立思考，从而树立起正确的人生观和价值观。要以主人翁的姿态来看待社会，为自己的作文积累思想素材，写出具有崇高理想、擔当意识的时代美文。

3. 宽泛思维，乐观心态。

面对作文题目，考生要将自己的思维向多角度扩展。对于一个事件，我们以往的态度是辩证分析，一分为二地看问题。同时，写作过程中始终保持乐观积极的心态，让作文传递社会正能量。考场心态乐观积极，不扭捏，不急躁，不埋怨，作文的思想就会乐观积极。

4. 关注课本，发掘考题。

回顾近年来的高考作文题目，好多话题能够在课本上找到它的影子。如2008年北京卷的“广口瓶实验”问题就出现在人教版新课标教材必修一的第67页；2010年北京卷的“仰望星空与脚踏实地”出现在必修三课本的第53页；2013年江西卷作文“学生三怕”则是由必修五第75页的“奶奶在家里有三怕”改编而来；2014年的广东卷作文和必修五课本第76页的“翻阅老照片”很是相似；2014湖北卷的作文题目就是《游褒禅山记》的翻版。因此，在一定意义上来看，课本是最好的备考资料。

【写作误区】

对紧贴时政的作文题，考生往往都会产生畏难情绪和套作思想，不能深刻理解材料的内涵，如曾经的课标卷作文“中国腾飞”话题和“汶川地震”话题，考生的作文空话连篇，不着边际。写“腾飞”就是经济发展了，社会发展了，文化发展了，所以腾飞了；写“地震”就是“一方有难，八方支援”，缺少化大为小的思维意识。对于“范儿”这个作文而言，许多考生依然会大谈“范儿”的表象，不会对问题进行深入分析。

【模拟练习】

阅读下面的文字，根据要求写一篇不少于800字的文章。

近日，有这样一则微信风靡网络圈：这两份名单你认识多少？第一份名单：傅以渐、王式丹、毕沅、林召堂、王云锦、刘子壮、陈沆、刘福姚、刘春霖。第二份名单：李渔、洪昇、顾炎武、金圣叹、黄宗羲、吴敬梓、蒲松龄、洪秀全、袁世凯。哪份名单上你认识的人多一些？答案揭晓：前者全是清朝科举状元；后者全是当时落第秀才。

请根据上面的材料，结合你的生活体验与思考写一篇文章。

要求：①自选角度，自拟标题；②文体不限，（诗歌除外），文体特征鲜明；③不少于800字；④不得抄袭，不得套作。

4.公文行文规范篇四

2016年江西公务员考试申论写作技巧指导：公文写作行文规范

根据最新的江西公务员招考信息和考试大纲，申论是测查从事机关工作应当具备的基本能力的考试科目。申论试卷由注意事项、给定资料和作答要求三部分组成。主要测查报考者的阅读理解能力、综合分析能力、提出和解决问题能力、贯彻执行能力、文字表达能力。江西中公教育整理了江西省考资料大全供考生备考学习。

在江西公务员考试申论贯彻执行题中，很多考生会遇到不会写公文的情况。今天中公教育专家就来教大家遇到常规贯彻执行题之后，如何从材料中找要点，以及如何规整。

根据近几年的公务员考试考情，申论考试对于贯彻执行能力的考察越来越灵活。所以除去那些比较灵活的应用文之外，大家先要知道常规应用文、公文都是哪些。比如倡议书、宣传稿、讲话稿、建议、一封信等等，这些公文、应用文也常常是在机关单位、或者日常生活中大家耳熟能详的一些文种。

这些常规文种，虽然在题干中有着不同的作答要求，但是所有的公文与应用文都是万变不离其宗。它的正文部分总体来说都分为三个部分，它们分别是：发文事由、发文事项、结束语。接下来，中公教育专家就给考生讲解每一部分如何书写：

(一)发文事由

发文事由是指书写公文或者应用文的目的、背景、根据。一般来说发文事由可以写成两种情况。一种为上级精神，一种为现状分析。例如：题干要求我们写一篇《关于推进养老工作的建议》，若在材料中出现了政策文件，上级精神要求推进养老工作，这时我们的发文事由就可以把该政策文件摘抄出来;若材料中没有上级精神，而是在叙述现状，例如：题干要求我们写一篇《节水宣传材料》，在材料中描述的都是我国水资源遭到大肆污染、严重浪费等现状，这时我们便可以归纳概括材料中关于水资源的现状作为这篇公文的发文事由。而且要将这些上级精神或者现状连接起来，可以用根据式开头或者目的式开头来书写。根据式开头是指用“经”、“根据”、或者“依据”等词语连接;目的式开头是用“为”或者“为了”词语连接。当然，上级精神与现状分析可以同时存在，这还要视材料而定。

(二)发文事项

发文事项的书写主要根据文种来断定。若是一篇倡议书，其发文事项便是倡议的事项，也就是对策措施。例如：写一篇《关于文明出游的倡议书》，这时候发文事项便是向游客发出的文明倡议，也是提对策，如：爱护文物，杜绝乱刻乱画。等等;若是一篇整改通知书，其发文事项是整改事项，例如让某些“高污染、高耗能”企业进行整改，这时事项中就要写中公教育·给人改变未来的力量！这里有>>>名师解析江西申论范文大全

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让企业如何整顿、改进;若是一份会议通知其发文事项便是通知事项，即会议的时间、地点、内容、与会人员及注意事项等。

(三)结束语

一般来说，公文、应用文可以不另作结尾，直接结束即可。但有一些文种比较特殊，需要结束语。例如：倡议书，其结束语便是发出希望号召;还有通知，其结束语通常为“特此通知”;函，若是邀请函，便是“敬请您的光临”，若是复函，结束语便是“特此函复”，若是询问函，结束语是“特此函询”。

相信这些方法都会帮助大家在遇到常规公文、应用文时，能够取得很好的成绩。

考生在备考过程中，应多写多练，中公申论批改服务可以系统的提高学员写作水平。中公教育江西公务员考试培训与辅导专家提醒您，备考有计划，才能在公考大战中拔得头筹！

5.公文行文格式要求篇五

页边距：上3.5cm，下2.5cm，左2.8cm，右2.8cm 标题：方正小标宋简体，二号字副标题：楷体_GB2312，三号字

正文：仿宋_GB2312, 三号字，数字及字母字体为新罗马3号Times New Roman 正文一级标题：黑体三号字正文二级标题：楷体_GB2312三号字正文三级标题：仿宋_GB2312三号字，加粗行间距：固定值27-29磅，段前段后间距为0行页码：外侧（样式：— 1 —）大小：半角宋体四号字文号：例，城中政发„2015‟1号，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（“„‟”此符号如用搜狗输入法可直接输入“v1”进行快捷符号选择，勿使用“[ ]” “【】”这两个符号。）

落款：单位名称右空两个字符，日期右空四个字符。（注：需要套红头的文件可不落单位名称，不套红头的文件需要落单位名称。）

附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件

名称的首字对齐。

版记：红头文件需要有版记，版记必须放在偶数页，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

6.公文的行文规则篇六

发文机关把公文发给受文机关阅读办理成为行文。为了加强对档数量和传递过程的控制，提高传递的效率和准确度，国家有关部门及行文方向、行文方式的有关规定，即行文规则。

一、根据机关之间的工作关系行文我国的机关部门工作关系主要有四类。

（一）隶属关系

隶属关系指同一组织系统中的上下级机关间的领导与被领导的关系。

（二）业务指导关系

业务指导关系是指同一专业系统中上级业务部门与下级业务部门之间的指导关系。

（三）平行关系

平行关系是指同一组织系统中同级机关之间的平行关系。

（四）不相隶属关系

非同一组织系统任何机关之间都属于不相隶属关系。

机关之间的工作关系决定着公文应使用的文种、行文方向等。处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导、被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

二、选择适宜的行文方式

行文方式指机关之间公文传递的形式，分为逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文、直接行文等。

（一）逐级行文

具有隶属或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式。即上级机关向所属的下一级机关行文（下行文）或下级机关向直接所属的上一级机关行文（上行文）。逐级行文是为了维护和体现正常的领导和被领导关系。下行文中的逐级行文可以使下级在领会档精神的基础上，结合本地实际情况再下达贯彻执行。

（二）多级行文

在必要的情况下，同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。上行文中的多级行文方式只有在少数有特殊需要的情况下采用，一般是问题比较重大，需要同时上报上级和更高级别的领导机关。下行文中的多级行文可以提高公文传递的效率，节省公文转发的时间，如国务院的档同时发至县团级以上的各级机关。

（三）越级行文

越级行文指下级机关在特殊情况下，越过直接上级向更高一级的领导机关行文。上行文一般不得越级行文，除非在极特殊情况下：（1）由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；（2）经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；（3）由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；（4）出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；（5）需要检举、控告直接上级机关等。

（四）直达行文

直达行文是指领导机关直接将档发至基层组织或直接传达给人民群众。政府发布的行政法规和重要政策措施等，往往采用这种方式。

（五）直接行文

平行文采用的是直接行文的方式。需要注意的是向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项，应当使用平行文（如教育局向土地局申请有关事项）。

三、正确选择主送机关与抄送机关

（一）正确选择主送机关

（1）向上级请示问题，其主送机关只能有1个，防止由于多头主送造成相互推诿；（2）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告；（3）受双重领导的机关向上级请示，应视档内容分清主送和抄送，由主送机关负责答复。

（二）正确选择抄送机关

（1）抄送机关只限于同档内容有关，需对方知晓或协助办理的机关；（2）对下级机关的重要发文应同时抄送直接上级机关

（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关；

（4）受双重领导的下级机关向其中一个上级机关行文时，应抄送另一个上级机关；

（5）公文内容涉及其他机关的职权范围，需要取得配合时应向其抄送；（6）请示在上报的同时不得向下级机关抄送（7）接受抄送的机关不得再向其他机关抄送。

四、按职权范围行文

（1）行文应该各自的职权范围进行，下级在自己职权范围可以解决的事情不必事事请示上级，上级也不应当代替下级行文；

（2）部门可以根据职权范围向下级相关业务部门行文，但一般不得向下一级党委或政府行指挥性公文。经党委或政府授权方可向下一级党委或政府正式行文，且行文是要注明“经党委（政府）同意”字样。

（3）行政机关不能径向党的组织发布指挥性公文，一般也不得以行政机关的名义径向党的组织报告工作或请求指示或批准。

（4）部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

五、联合行文，作者应是同级机关

联合行文时，作者必须是同级机关。如同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间。政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门；政府部门与同级人民团体（如人大、政协等）和行使行政职能的事业单位可以联合发文。上下级机关不可联合行文，联合行文应当确有必要，联合行文单位不宜过多。

六、行文前应对有关问题协商一致

为维护政令统一，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商一致，否则一律不得各自按照自己的意向向下行文。

七、注重实效，简化手续

行文当确有必要，注重效用，坚持少而精。

（1）凡可用电话、面谈等方法解决，则不必行文；（2）能通盘解决或综合处理的问题，不必零星行文；

（3）与本机关已发文件内容基本相同而没有新意的，不要重复行文；

（4）凡发文明确规定政策的工作部署，不必层层照搬照抄；

（5）会议讲话已作为会议材料印发或已作新闻报导的，除对全局有指导意义和政策性较强的以外，一般不再印发档；

7.提高公文质量规范办文程序篇七

关键词：公文,质量,规范

新施行的《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) 结束了多年来党政公文条例分制状况, 对15种正式主要文种适用范围的界定, 更加科学明确。对各文种的确立使用、公文格式的标注、行文规则的要求更加简明, 对有关公文管理的要求更加全面、严密、具体。适应新形势, 应对新变化, 不断提高公文处理的水平, 是机关工作人员尤其是办公室 (文秘部门) 人员应当熟练掌握的基本技能。

一、强素质, 提高公文质量

(一) 严肃端正文风

习近平总书记在中央党校就文风问题提出要求克服“长、空、假”, 倡导“短、实、新”。在文风上面有人总结通常存在四大弊病, 一是“摆长蛇阵”, 篇幅冗长, 记“流水账”, 有用的东西不多;二是“作假失真”, 弄虚作假, 违背准确性这一公文写作的基本原则;三是“虚张声势”, 不顾公文实用性这一精髓, 华而不实;四是“南辕北辙”, 在公文写作中, 由于粗心大意或胡乱套用, 以致违反语法、违背逻辑, 词不达意。此外教条主义、形式主义、照抄照转的情况都有不同程度的反映。有的大话空话套话连篇, 有的不针对行文对象和实际情况, 有的用词生硬, 措词不讲究语气和方法等, 凡此种种都是公文文风不够端正的表现。

(二) 正确选用文种

正确选用文种, 是正确撰写公文的前提。现行的《条例》规定公文种类有决议、决定、命令 (令) 、公报、公告等15种, 并明确了每种文种适用条件及对象。实践中经常出现不会正确选用确切的文种;有的公告、通告、通报分不清, 望文生义想当然去应用;有的混淆“报告”与“请示”两种文种, 甚至写成“请示报告”。此外对上行文、对下发文以及向平级单位和不相隶属的单位行文的, 有特定的文种, 实践中也有人经常混淆。向上行文用“请示、报告”等文种;向下发文, 一般应选用“通知、通报、决定”等;而向平级单位和不相隶属的单位行文主要使用“函”, 不可混用。

(三) 提高主体质量

有的公文中心不明确;有的长篇大论;有的内容交叉重复, 层次不清;工作部署较多, 一般性要求多, 针对性的具体措施意见少;有时在发文传达贯彻党和国家的路线方针政策, 或落实上级文件精神时, 往往会出现简单化处理现象, 机械理解照搬照抄, 与本地实际脱节, 缺乏操作性与针对性。此外部分公文还存在语言过于口语化, 逻辑性不强, 甚至还有错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。

(四) 理顺结构层次

公文内容层次上的规范要求是第一层为“一、”第二层为“ (一) ”, 第三层为“1.”, 第四层为“ (1) ”。即:一、 (一) 1. (1) 。用结构层次序数时, 数字已打括号的, 后面不再加顿号或其他标点。结构层次的规范要求是要准确、适度、有序、不越级。

二、循规范, 严格办文程序

公文的创制、传递、办理、办毕以及管理等处理任务的完成, 都有其特定的程序, 每一道程序都需要严格按照规范的要求进行, 实践中有几种问题比较普遍:

第一种情况是公文倒转。一些部门拟制以单位名义制发的公文, 未经办公室审核, 便直接呈送领导签发, 在领导签发后, 再交由办公室处理, 这是典型的文件回流、公文倒转。办公室作为主要的办文部门, 一般来说正常的程序是这些文件先由办公室审核后再呈请领导审签, 尤其是以单位名义发送的文件更需要办公室把好关。

第二种情况是部分公文没有经过办公室的收文程序直接寄送到有关单位的对口部门。中间缺少了收文登记、初审和拟办等程序, 直接由所在处 (科) 室承办, 使办公室无法对公文承办情况进行督办检查。

第三种情况是随意提高发文层级。部分职能部门权限范围内的事项, 本应以本部门名义发文, 但在实际工作中一些部门往往愿意以单位的名义行文, 以为这样能提高办文部门对此项工作的重视程度, 提升质效。其实, 这样不仅导致以单位名义发文数量增多, 给发文工作带来压力, 也不利于公文的规范化处理, 更是同中央有关精简发文的要求相违背。

第四种情况是急件制发过多。个别部门办文缺少计划性, 经常对文件办理要求比较急。公文处理有其规范, 有初审、审核、签发等数道程序, 需要时间处理, 且办公室作为办文机关, 往往会同时接收到好几个部门提交的文件, 只能根据轻重缓急作出安排。“急件”太多, 会打乱正常的工作频率和节奏, 影响质量。如果仔细分析这些“急件”, 除了有少部分确实属于“急件”外, 更多的是人为造成的“急件”。

8.公文行文规范篇八

关键词：党政机关公文；发文字号；机关代字；规范化建设

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。

1 党政机关公文机关代字编写原则

要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。

在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：

1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“×省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。

1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“国”往往指代“国务院”，这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”，安徽省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“×政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。

1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×（该省的简称）国资考核字”，该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。

2 当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想

从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如国务院发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国河南省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在河南省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自河南省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。

2.1 区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如河南省委、河南省政府，自然直接简称为“豫”，这与中共中央、国务院直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把海南省的简字确定为“海”。如果再有人把上海市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。

如果是某省（自治区、直辖市）的下一级机关，如省辖市级党委、政府的发文，其区域简字就宜于使用两个字。如河南省平顶山市，其区域代字应确定为“豫平”为好。在实际用例中，河南省平顶山市政府办公室文件的机关代字编为“平办发”[6]，似乎就不够妥当，理由是其不利于全国通行。若非河南省平顶山市本地人，阅文者很难从区域代字上看出平顶山的地域归属。依次类推，河南省辖市下面的县、镇，也宜于标注“豫”字，以显示其所属区域所在。如河南省洛阳市伊川县，宜标注为“豫伊”，不能仅标注一个“伊”字。至于有人提出，如果是县、镇一级，是不是一定要标全省、省辖市、县、镇各级的区域简字？笔者以为不必过于拘泥，可以统一规定：除国家和省本级之外，从省辖市开始至县、镇一级，一律标注为“省简字+省辖市简字”或“省简字+县简字”“省简字+镇简字”。

2.2 机关简字。仅从党政两类机关的公文来看，首先要确定党的机关和行政机关的区分简字。笔者建议把党的机关简称为“党”，行政机关简称为“政”。有人把党的机关简称为“委”，行政机关简称为“府”，这种用例不常见也不统一，还是统一为好。如党的机关简为“委”，似乎只有党的委员会才适宜这样简。但事实上党的机关还包括党组、党总支、党支部等，如果统一简为“委”，就显得狭窄。而且党政机关也经常成立各种松散型组织如“×市人民政府经济体制改革委员会”，以及在其他社会组织尤其是社会团体组织中，也有不少冠名为委员会的。如果它们也简之为“委”，那么党政机关与社会团体之间就难以区分。

其次，还有党的机关和行政机关部门的简字编写问题。笔者认为如果能够直接从简字上看得出党或政机关类别的，就直接标注。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，统战部简“统”；教育局简为“教”，建设局简为“建”等，这些可以直接约定俗成为党的机关或行政机关部门，不必在其简字前面叠床架屋地加上“党”或“政”字。反之，如果不能从简字上看出“党”“政”类别，就宜于以“党”或“政”标注（日常用例中，党的机关及其部门通常都要标注“党”。如果某一机关及其部门没有标注“党”字，通常就视为行政机关或行政机关的部门）。如河南省开封市教育局党组发的文件，可以编写为“豫开教党”，其中“教党”就是机关代字；如果是河南省开封市教育局发的文件，编写为“豫开教”即可，也不要画蛇添足地编写为“豫开教政”，这也要成为一个定规。

2.3 文件形式简字。目前可见的文件形式简字通常为“发”“函”。在上个世纪还出现过“字”，这是旧式公文的沿用，当下没有实在意义。“发”“函”等简字有什么意义？有学者认为“发”表示某文件是领导机关的下行文，“函”是代表某文件的发文机关与主送机关是不相隶属关系的机关。据此，认为“发”用于普发性下行文，“函”用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。如果此观点成立的话，那么《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》的发文字号又怎么编制为“国函〔2014〕88号”呢？其实对照《国务院关于优化建设工程防雷许可的决定》的发文字号“国发〔2016〕39号”，就可以发现，目前公文实践用例中的“发”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四种：普通文件格式、命令格式、信函格式和纪要格式。在编写简字时如何使用，笔者有两种意见：一是省略文件形式简字。二是如果一定要标识，那么上述四种文件格式分别简为“发”“令”“函”“纪”四字。实际用例中还发现，有机关使用明传电报的，还标识“电”字，国务院公文中也有不少这样的样例。其实“电”字与前面的“发”“令”“函”“纪”四字的含义是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件载体，根本不是一个类项。笔者认为还是不要标注为好，包括国务院在内就应停止此种用法。

3 尽快建立、实施党政机关公文机关代字的国家标准，推进规范化建设

机关代字虽然属于党政机关公文发文字号的组成部分之一，但在发文字号中却起着根本作用。发文字号作为党政机关公文格式众多要素中的一种，其公文的身份性、替代性、统计性、防伪性等诸多功能，决定其绝非可有可无。正因为如此，其作为党政机关公文规范化建设的重要组成部分，不仅不可小觑，而且对其编写应该有更为周详的规定。建国后，历次党政机关公文处理的规定文书中，在内容方面对发文字号的标识规定为“包括机关代字、年号、顺序号”，在编写格式方面也只是规定了年度号、顺序号的编写要求，虽然具有一定的操作性和针对性（注：规定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版党政机关公文格式中，规定发文顺序号不加“第”字。在同一文本中，对命令格式的令号前面要不要加“第”字又没有明确表述，在实际工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在规定文本中关于发文顺序号前加不加“第”字，就要限定适用范围。），但仍显笼统，实践性欠缺。尤其对机关代字的编写语焉不详，这种现象在讲究公文格式规范化的今天，应该得到根本性转变。

如何消除当下机关代字编写的杂乱现象？解决途径有两种：第一种是回归本原，即发文字号真正由机关代字、年份号和顺序号三部分组成，机关代字就是机关名称的缩写称呼，由地区简字和机关简字构成。各省（自治区、直辖市）已有通行简称，省辖市、县、镇等三级党政机关的简字应分别由上一级行政机关确定，并统一印制简字表送国家文书部门备案；机关简字的编写规定为：党的机关简字为“党”，政府机关简字为“政”；党政机关部门的简字编写以中共中央、国务院组织机构设置的名称为依据，统一确定简字印发全国。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，办公室（厅）简为“办”等，要求全国各级机关都要按统一称呼编写，不得各行其是。同时去掉公文实践中使用的文件格式简字“函”“发”“令”“纪”等。如国务院发的文件，发文字号就编制为“国〔××××〕×号”，不再编制为“国发〔××××〕×号”；国务院办公厅发的文件，发文字号编制为“国办〔××××〕×号”，也不再编制为“国办发〔××××〕×号”“国办函〔××××〕×号”等。第二种途径就是在区域简字、机关简字之外，继续保留文件格式简字，维持现在的结构组成。这种编写规范固然一方面是较好地延续了传统做法，容易被学界和写作实践所接受；另一方面能够从发文字号上看出公文格式。

权衡二者利弊，本着发文字号简明、区分、便捷、实用的要求，笔者更倾向于使用第一种途径。理由：首先，正是因为机关代字组成要素多元，而使其在写作实践中的编写变得自由随意起来。其次，公文格式从公文文面上能够一目了然且有诸多明确标志。如：命令格式令号编排在发文机关标志之下且下面直接标注正文，二者之间没有分隔线，发文顺序号前加“第”字；信函格式的首页上下均有一条红色双线且首页没有页码，发文字号标识位置右靠。如此等等，都无需再在机关代字部分做一些画蛇添足的标志。这样使发文字号更简明、醒目，对发挥其替代、统计、引用等作用都有好处。

这里要特别强调的是，包括机关代字在内的发文字号编写规范一旦确定之后，一方面国家文书标准制订部门要及时做出修订或说明，另一方面更需要各级党政机关尤其是文书人员认真遵守。各级党政机关的文书处理部门，在文稿审核阶段就要对机关代字编写规范情况严格把关；上级文书处理部门对下级机关代字编制不规范的，要通过警示甚至发回重报等途径，提出严格要求，加强规范督查。只有这样，通过建章、督查等多种手段，才能使发文字号机关代字的规范化水平得到有效提升。

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（作者单位：南通师范高等专科学校来稿日期：2016-07-19）

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