如何做好接待工作 如何做好秘书工作

如何做好接待工作 如何做好秘书工作（共12篇）

1.如何做好接待工作 如何做好秘书工作 篇一

1 接待工作的现状

奇瑞公司要求服务顾问快速及时接待到站的用户, 客户到站后, 服务顾问必须在规定的时间内接待好用户, 但是事实并非如此。遇到车子的高峰期, 服务顾问就会措手不及, 分不清车子到站的先后顺序。规定一个小时轮流站岗, 服务顾问都很不自觉不愿意站在自己的岗位上, 接待客户有时就怠慢了。对于用户提出的附加要求, 服务顾问一般都会达到客户的要求并热情的提供服务, 但忙的时候也就忘记。例如答应可以帮他爱车保养后清洗车子, 外观的划痕处理, 但因为工作繁忙没有做到。

奇瑞公司服务顾问缺乏专业的理论知识, 没有经过专门的培训及演练, 由于不是本专业毕业, 没有接触过汽车, 从而学习的进度都相对比较慢, 必须以师父带徒弟的方法, 熟悉接待流程后没有接受考核并上岗。服务顾问对工作意识欠缺, 在工作中没认识到自己的角色, 服务顾问在工作中因为个人情绪不重视客户, 不站在客户角度考虑问题, 接待生疏, 工作不认真, 不仔细, 没有做到优秀服务的四个因素:可靠、可信、热情、切实。服务顾问没有为客户提供良好的服务, 以维护奇瑞公司的品牌形象。

1.1 案例一

奇瑞风云2的车主告诉服务顾问他的左大灯不工作, 服务顾问没有经过确认, 也不亲自试验就在派工单上写上左大灯不工作更换大灯灯泡。到了维修的时候, 给维修技师带来很大不便, 换上新灯泡还是不亮, 只能对车子电器的线路进行检查, 最终确定是线路原因导致的。

由上面的案例可以看出前台人员没有完全了解清楚顾客报修的内容, 在现场确认用户要求方面不够仔细, 没有完全理解顾客的要求。没有做到维修内容复述, 擅自做主更换某个零备件。这样服务顾问的接待工作既对自己工作的不负责, 又给维修技师造成维修时的麻烦, 耽误了维修时间和客户的等待时间, 还造成对维修技师的诱导, 带来不必要的麻烦。

1.2 案例二

奇瑞瑞虎用户告诉服务顾问刚买才2个月行驶1500公里的汽车雨刮不工作了, 导致开车的时候看不清楚路面, 语气很重并且提出要求换车。服务顾问因当时个人原因心情不好, 导致跟客户产生争执产生矛盾。

上述案例中前台人员的接待态度和素质都相对欠缺。工作中带有个人情绪, 没有站在客户的立场考虑问题, 简单的事情却因为个人原因导致与客户发生争执。既影响个人的形象更损坏了公司的形象。

2 改进服务顾问的工作水平

2.1 提高服务顾问的专业知识

提高服务顾问的专业知识, 做到有问必答, 奇瑞公司服务顾问应熟悉各种车型, 并全面掌握车型的基本知识和常见故障的解释工作。遇到有不清楚的地方, 应尽可能通过电脑或电话查询, 不要跑来跑去把顾客放一边, 这样会使顾客觉得你对业务不熟悉。不断学习新的汽车知识, 不断的提高自身工作水平。

2.2 提高服务顾问的工作意识

提高服务顾问的工作意识, 奇瑞公司在服务顾问中逐步推行细节服务, 形成一种注意细节、注重质量的工作氛围。奇瑞公司要培养员工重视服务细节, 做好细节服务的习惯, 认真对待、不可忽视工作细节, 更不可省略应办手续。工作认真, 车辆检查仔细, 诚心诚意为客户着想。虚心接受客户提的意见和建议。多和客户交流, 从而得到客户的需求以提高服务水平。从客户的的需求出发, 以满足客户需求为中心。

2.3 提高服务顾问的素质

做好微笑服务来提高服务顾问的素质。待人真诚而又能坚持原则地完成工作并非一件容易的事, 而优质服务恰恰需要我们不断的努力, 它是一个“只有更好, 没有最好”, 对待顾客时要一视同仁, 不管是本地的还是外地的, 是老朋友还是新顾客, 绝对不要和老朋友聊个没完, 而把新顾客晾在一边。要尽力做到统一、规范的服务标准。在工作中, 第一时间提供他们所需要的服务, 在接待印象, 树立顾客对奇瑞品牌的信任。奇瑞公司要求, 工作态度和一言一行代表着公司的形象, 换上工装, 我们就应谨记自己的身份, 不能任由自己的性情行事, 更不能因为自己心情欠佳而把情绪发泄到客户身上。在日常收费过程中我们面对性格各异, 素质层次不同的客户, 难免会因为一点小疏忽或其他原因而导致他们的抱怨, 他们有抱怨说明我们工作没做到位, 遇到这种情况, 我们不应一味冷处理, 而是要耐心聆听他们的抱怨甚至是责骂, 让他们把心里话说出来。他们会提意见、有抱怨说明他们对提供的服务有一定的期望和信赖, 说明我们的工作还有补救的机会, 抱怨可能听起来逆耳, 但却是他们发自内心的一种讯息, 一种珍贵的获取批评、建议、方法的讯息。

3 结论

奇瑞汽车竞争对手越来越多, 如比亚迪、吉利、长安, 面对竞争日益激烈及我国的快速发展的汽车市场, 服务已经不再是手段或者目的, 它已经成为产品的一部分。只有服务与产品紧密融合时, 服务才能成为企业最有力的竞争武器。奇瑞汽车作为一个从零开始的汽车品牌, 没有基础、没有靠山, 要想在市场上站稳脚跟, 需要付出比别人多得多的努力。一直以来奇瑞汽车坚持以“让用户更满意”为理念。与长安福特公司相比, 长安福特运用的是经过改良的国际化服务, 而奇瑞汽车运用的是地地道道的中国式服务, 一直以满足国人的需求打造中国自己的品牌为已任。奇瑞汽车服务顾问应具备专业知识、工作意识、在工作中要严格要求自己, 把自己融入到公司中去。要具备一定的专业水平, 因为在顾客描述的过程中, 你得明白顾客在说什么, 要帮顾客解决一些疑问要让顾客发自内心的认为我们奇瑞汽车公司的服务顾问的价值。要重视客户, 让客户感受到你满意的服务。要以客户为中心, 争取第一时间为客户服务。这样不但可以为奇瑞汽车公司留住原有的顾客, 也可以发展潜在的顾客。对顾客要始终保持热情友好的态度, 要站在顾客的角度考虑问题, 体会顾客的感受。用真诚的心对待每一个顾客, 对待服务顾问自己的工作。只有这样的服务顾问, 才能使客户修车放心, 才能使奇瑞汽车公司的业务与日俱增。

参考文献

[1]吴丹, 刘晶晶.浅谈汽车服务的重要性[J].企业技术开发, 2008, (6) .[1]吴丹, 刘晶晶.浅谈汽车服务的重要性[J].企业技术开发, 2008, (6) .

[2]刑春雷.维修站服务顾问应如何做好服务工作[J].黑龙江交通科技, 2006, (4) .[2]刑春雷.维修站服务顾问应如何做好服务工作[J].黑龙江交通科技, 2006, (4) .

2.如何做好公务接待工作 篇二

【关键词】公务接待；内容和路线；时间；礼仪工作；总结

博物馆的讲解员作为一个城市的形象窗口，每天都向观众展示着这个城市最美好最精彩的一面。作为讲解员，每天都会接待来自各个阶层的观众群到馆参观。而这些观众群当中，可分为学生团体、散客、旅游团体和公务接待。公务接待工作的圆满完成，决定着领导能否留下良好印象，是至关重要的。那么如何做好公务接待工作，达到领导参观的预期效果和目的，这就是我们讲解员需要去探讨和把握的课题。本人从自身的讲解经历中，总结了一些经验，介绍如下：

一、做好讲解的前期准备工作，确定好讲解的内容和路线，是每个讲解员做好讲解工作的第一步

第一点，前期准备工作要做好，把握好公务接待的相关重要信息。公务接待来访之前，通常会传真一份预约来函或者联系到本单位的工作人员。当讲解员接到公务接待的工作时，首先要看看接待函上的内容，掌握好自己需要了解的相关信息。例如公务接待的对象，他/她的个人信息，所在的城市，学历背景，工作单位和主要职责，来馆考察目的以及兴趣爱好等，以便早点确立领导的兴趣点，设定好讲解的内容。如果预约来函的信息不全，自己就要积极主动，通过电话联系好该接待的相关陪同人员，做好咨询工作。最后除了从预约来函那里收集信息之外，还可以提前在网上查询资料，进一步掌握更多信息，以便更好地做好讲解内容的准备。第二点，根据预约来函的信息和对方联系人提供的信息，针对这批公务接待的来访考察目的、时长，提前准备好讲解词。讲解员要及时地在讲解词中搜出讲解内容与对方工作内容、考察目的、主要人物有联系的版面。另外还要掌握近期我市的时事热点、政策动向、施政纲领等，以便在讲解过程中，将政府的相关政策和口号，能准确无误地表达出来。最后根据自己整理好的综合情况，调整好讲解词，做好对主要及次要内容参观路线的把握，圆满完成公务讲解接待工作。

二、把握好公务接待的讲解时间，有助于讲解工作的顺利开展

如果有提前踩点人员或者陪同人员到场，等候期间可以跟他们进行交谈，咨询下这次接待在我馆的参观时间，再根据具体情况，确定讲解时间为一小时或者30分钟。另外，当这次公务接待的参观时间有变动，尤其是由于对方原因而要求缩短参观时间的，讲解员要学会及时调整，把握好讲解时间，尽量将其感兴趣的内容都浓缩精华，让其满载而归。

三、做好礼仪工作，是每个讲解员必备的基本要求

我们需要做好的礼仪工作主要包括化妆礼仪和接待礼仪。作为一名讲解员，首先要做好化妆礼仪。讲解员是代表整个馆，甚至是一个城市的形象，能否给领导留下良好印象至关重要。在接到公务接待工作任务时，讲解员要提前适当化好淡妆，仪容仪表要做到自然、协调、美观，并穿好工装和工鞋，佩戴好工作牌和手表。在公务接待来馆之前，讲解员最好做到提前十分钟至十五分钟到大门迎接等候。除了化妆礼仪，我们还要在讲解过程中做好接待礼仪工作。接待礼仪是讲解员整体素质水平的真实体现。讲解员在讲解过程中，如果一味地展现同一个表情，语速过快或者过慢，整个感情基调都保持一致，这样的讲解会令对方感到很平淡很无趣，对展览没有过多的期待与激情。因此，讲解员在讲解过程中，必须要做到热情诚恳，态度和蔼，文明用语，微笑服务。这不管对于公务接待，还是普通观众都很适用。让每一位来馆参观者都有如沐春风，宾至如归的感觉。对于领导提出的问题，都要做到应答对流，灵活处理，尽量展现沉着、大方。或许有时对方在参观的时候会出现注意力不集中，兴趣不高，或者很疲倦的情况。如果当你发现这种情况，就应该多讲对方熟悉的、感兴趣的内容，并且适当地增加互动环节，让其参与其中，满载而归。

四、及时做好总结工作，提高自身讲解业务水平

每一次公务接待工作，都是一次珍贵的学习机会和经历，做好每次的总结工作，有益于讲解员不断提高自身业务水平。讲解员在接待工作完毕后，就应该仔细回想自己刚才的讲解过程，做好笔录，取长补短。及时做好总结工作有助于讲解员不断提高讲解业务水平，圆满地完成每次公务接待工作。

3.如何做好办公室接待工作 篇三

接待是办公室工作的重要环节，接待水平的高低反映企业的整体形象，同时也展示了接待人员的素质和能力。在新的经济环境下，为更好地推动企业的发展，接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序，从而更好地发挥职能部门的作用，以实际行动树立企业机关的新形象。

一、加强教育，不断提高接待人员的综合素质

接待人员是接待工作的直接执行者和操作者，接待人员的素质可以说是接待工作成功与否的重要保证。接待人员不仅要具有很强的组织与协调能力、丰富的接待礼仪知识，还要具有很强的心理素质与克制能力。切勿因接待工作繁杂或活动安排频繁调整而心浮气躁，丧失礼节，主次不分，甚至出言不逊，漏洞百出，失误不断。

二、认真细致地做好接待前的准备

接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，沟通情况，了解意图。在接到对方的通知或电话后，应详细询问接待对象的人数、身份、民族、性别、来访的目的、要求、日程安排等，并立即向有关领导汇报，以便安排好食宿、车辆，确定参观或会务的类型及地点等。

其次，充分考虑，周密安排。在了解掌握以上情况后，应充分考虑接待所需的材料准备、会务、食宿、接送礼节及其他有关事项等。其中的每项任务、每个环节都应做到分工合理，责任明确，使每项工作都有人负责。在安排接待时应注意上级机关与兄弟单位的

1区别，因人而异，根据需要妥善安排。接待工作考虑成熟之后，应及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善。

再次，对开会所需材料的撰写、打印进行督促办理，必须在会前整理出来，同时要对会议材料的装订、桌签、所需办公用品、设施设备及水果、茶水等进行检查，发现不足，及时补充。二是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。每个细节都必须考虑到、安排到，确保万无一失。

接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到企业的整体形象，接待人员一定要细心、小心，而且要有很强的随机应变的能力，凡事宁可备而不用，不可用而不备。否则就会在束手无策，易出漏洞。比如活动安排临时调整，由先开会后用餐改为先用餐后开会，往往会使餐厅工作人员措手不及，手忙脚乱，致客人于尴尬境地。但不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的，而不能将活动安排临时调整作我们推脱责任的理由。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查，接待人员必须养成细心再细心的工作习惯。

三、热情周到地做好接待中服务

在具体接待中应注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。首先在上级领导或兄弟单位领导确定的出发前，与随行人员联系，确定领导的出发时间，大约到达时间。如果通过联系确定领导快到达时，应及时通知领导做好迎接准备。同时和其他相关部门联系，做好会务或餐饮的相关准备。

其二，要注意会务过程中的服务细节，服务人员应定时倒水。作为接待负责人在会务期间，应时刻注意公司领导的言行举止，如

发现领导有所示意，应及时在领导身后低声询问有何安排。

其三，用餐要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，使来访人员感觉考虑的仔细、服务的到位。如需住宿，应充分考虑来访者的职务、性别等，尽可能把光线好、嗓音小的房间安排给职位高、年纪大的客人。同时，要根据情况安排好房间物品的配备工作（包括必要的药品等）。

最后，注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。

三、及时全面地做好接待后总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。一个单位能不能给来访领导留下良好的印象，除了这个单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地

做好接待工作。

吕俊杰

4.如何做好秘书工作 篇四

一、不断提高办文效率和质量

1、领导交办的日常文字材料，即接即办，保证按领导的要求按时、准确办结。

2、县政府领导的讲话材料，按县政府工作安排和领导的初步意见，提前与有关部门、乡镇衔接，草拟初稿。待会议时间确定后，立即修改初稿，至少提前1天将初稿送领导审定。

3、县政府主要领导的讲话材料和大的综合材料，采取分工责任制，各分工秘书必须在2天内或规定的时间内按要求拿出初稿，待汇总修改后，提前3天送交领导审定。

4、实行承办责任制，对领导交办的文字材料和任务事项，谁承办谁负责，一包到底，全程办结。分办、转办、联办的事项，由第一承办人负责催办汇总，直到按要求办结，送交领导。

二、切实加强调研工作

1、建立学习笔记制度。及时摘抄、保存报刊杂志、电子网络上登载的重要政治新闻、理论政策、政研信息、典型经验等，以不断充实头脑，更新知识，提高理论水平。

2、努力掌握第一手材料。除跟随领导出发、参加有关会议外，秘书人员要按领导要求和县政府确定的调研项目，每周1次到乡镇、部门、企业等基层单位开展调查研究，努力掌握第一手材料。考试大收集整理

3、积极争取和创造条件，按领导要求和工作需要，力争每季度1次到市内周边县区参观学习，每年2——3次到省内外典型特色地区学习先进经验。

4、在充分调查研究的基础上，秘书人员每人每年至少在市以上报刊上发表调研文章2篇。

三、全面提高服务水平

１、认真周到办会。对于领导交办的会议事项，承办人要积极配合其他科室，做好各项会务工作。认真做好会议纪录，领导要求需要整理会议纪要的，必须当日完成。

２、细致周密服务。跟随领导出发或办理领导交办的事项，保证做到全面、快捷、主动、到位，为领导提供优质服务。

３、及时办理来文。能立即办理的，立即办结办好;不能当时办理的，在3个工作日内办结，不能办理的说明理由。

四、加强办公自动化建设

１、为提高工作效率，实现信息共享，按照领导要求，学习外地经验，和有关科室联合，组建“文字办公大厅”，以适应办公室提速要求。

2、充分利用微机办公设备，对基层上报的材料，尽量采取软盘的形式;秘书科上报的材料，利用政府网，以电子邮件的形式传输，切实提高工作效率。

五、进一步强化工作纪律

1、严格遵守办公室各项纪律规定，认真做好值班等工作。

5.如何做好秘书这个工作 篇五

1、高效的工作能力。

能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。

2、善于人际沟通。

秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

3、有外交家的平衡术。

跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

4、能担当重要责任。

高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。

6.如何做好接待工作 如何做好秘书工作 篇六

关键词：高校教学秘书,教学管理,作用,素质

高校工作以教学为中心,教学由教师的教学活动、学生的学习活动,以及教学管理工作等组成,高校教学秘书则是行政上受学院领导,业务上由教务处指导的教务管理人员,教学秘书是高校教学信息的掌握者、传递者和运行者,是教学管理信息上传下达的桥梁,是联系学校、教务处及各学院的纽带,是教学工作正常运行的枢纽。教学秘书只有正确认识自己的工作,找准自己的位置,才能强化服务意识,提高服务质量。

1. 教学秘书工作的特性

1.1 时效性

这是由两方面因素决定的,一方面接受了需要立即处理、解决和答复的任务。教务处通知上所要求完成的时限经常只有短短三四天,这就要求教学秘书把有关通知在第一时间予以转发,并督促、提醒相关教师和学生及时做出反应。尤其像四、六级考试,计算机考试,公选课报名、重修等与学生切身利益密切相关的通知,更要及时通知学生,以免贻误了最佳时机而影响其后续学习或对毕业造成不必要的影响。像停调课这类极具时效性的事项更要及时通知教师、学生,避免重大教学事故发生。另一方面是由教学秘书工作的性质决定的。教学秘书的工作相当繁杂,有些问题不及时解决,一味拖、放,就容易导致教学事故的发生。如新学期教材的征订,教学秘书必须在上一学期教学任务下达后就做好开课班级的教材征订工作,以便新学期初就能将教材发放至开课班级。

1.2 准确性

学生的成绩,各类统计数据都是由教学秘书汇总、提供的,这就涉及一个准确性的问题。统计类工作只有在保证统计数据无误的前提下,才能提高效率和质量,因此,要求教学秘书细致地做好每项工作,切不可浮躁。只有教学秘书具备高度责任心和对工作认真负责的态度,才能尽可能地减少差错的发生。

准确性和时效性互为表里,相互作用。时效性的前提是准确,要在准确的基础上求快,无时效的准确就失去了价值。

1.3 复杂性

院(系)级教学秘书所处的位置,使得教学秘书工作出现了既是管理者又是服务者的特点。一方面,教学秘书必须协助院(系)领导贯彻执行各项教学管理规章制度,并对其实施情况进行检查。在检查过程中经常会碰到诸如老师提前下课,未履行手续自行停、调课等情况,此时教学秘书就要履行其作为管理者的使命,对有关情况该上报的上报,该处理的处理,决不可顾及个人面子和私情而瞒报、不报。院(系)教学秘书岗位关键,需要经常协助领导了解情况,通知和安排工作中的事项,这一切必须从客观实际出发,绝不允许主观臆断,更不许弄虚作假。对师生中的问题应做恰如其分的判断,不能随意夸大缩小,更不能贸然行事,轻下结论。另一方面,教学秘书的工作对象是处于教学第一线的教师和同学,要在现有的环境和条件下,尽可能地满足每个老师和同学的合理需要,为他们提供各类服务。对于师生在教学中遇到的困难,给予帮助;积极为他们联系机房、多媒体教室、语音室及借用教学仪器设备等,以期取得更好的教学效果。

2. 教学秘书的作用

2.1 桥梁和纽带作用

教学秘书要协助院(系)领导做好日常教学管理。教学是院(系)工作的重点,教务处对日常教学管理做出各项规定,大量的日常教学管理工作就由教学秘书具体承担。教学秘书要充分发挥“上情下达”作用,准确地领会院(系)领导和教务处领导的要求,及时耐心地传达给相关教师和学生,使领导正确可行的意见、建议或决定得以顺利实施执行。教学秘书更要及时把各项规章制度传达给相关教师、学生,使其教学活动有章可循、规范可行。对诸如停、调课通知,四、六级考试,计算机等级考试的通知,公共选修课的通知,其他各类考试的通知等要及时传达给学生。同时要做好“下情上达”,广大教师和同学有一些自己的想法、见解及意见,教学秘书要将之传递给相关领导,以便采取相应的措施和对策,解决师生的实际问题。

2.2 协调与沟通的作用

教学秘书的所作所为处处体现集体的形象,是教学单位的“窗口”。在工作中,教学秘书要与教务处、学工处、各个职能办公室及各系之间联系,尤其是本系的教师和学生。在这些关系中要学会有效地沟通。沟通是管理最为重要的组成部分。只有与人良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,才能得到必要的信息,才能获得他人的鼎力相助。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布置各项工作,另一方面要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系,以及系与系之间的关系,建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本系教师与学生有关教学的事宜,在协调中,摆正自己的角色位置,做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,处处以集体利益为重,自觉维护系领导与本系的形象、声誉。沟通、协调方方面面的关系,减少、消除不必要的冲突,使大家同心协力,步调一致地完成各项工作,如监考教师的协调;教师因病、因事等调课的协调;公共教室的借用;各校区间教学活动安排的协调;学生见习、实习时课程安排的协调;各类考试监考人员的安排,课表安排,教学任务下发,等等。

3. 从事高校教学秘书工作应具备的素质

3.1 效率意识

效率意识直接影响着一个人的时间观念,进而影响一个人的工作效率和生活效率,效率意识已经成为现代人的重要素质。效率意识是高校教学秘书必须具备的职业素质,自觉强化和倡导。秘书工作大多具有较强的时间性,如果对待工作不讲究效率,对实际问题不能及时解决和处理,不仅会影响下一个环节的工作,而且会降低师生对办公室的信任度。因此,在保证工作质量的前提下,高校教学秘书工作都应突出一个“快”字,做到一个“好”字,落到一个“实”字,这既是加强作风建设的需要,又是节约工作成本的需要;应提倡“马上就办”的精神,雷厉风行,注重时效,做到招之即来、来之能战、战之能胜,实现工作的高效运转。

如何提高公共心理学教学质量

吴节义

(绵阳师范学院,四川绵阳

摘要:随着心理学的发展,心理学在社会上的影响越来越大。一般的高校都开设了公共心理学课程,但是就学校开设的这门课程的现状来说,存在一些教学问题,需要引起广大心理学老师的重视,并应该采取具有针对性的教学措施,扭转这一现状,增强公共心理学教学效果。

关键词:公共心理学教学问题措施

随着心理学的发展,心理学在社会上的影响越来越大。一般的高校都开设了公共心理学课程。公共心理学课程开设的目的就是使学生掌握普通心理学的知识和技能,为以后学生的教育教学提供心理学基础。

但在公共心理学的实际教学中,存在着很多问题,这些问题影响到了学生对心理学知识的活学活用,使他们感觉心理学的课程开设是枯燥的,逐渐让他们失去了对心理学的兴趣,这是非常值得深思的问题。这些问题中有几个比较突出,应该得到大家的广泛关注:

1.存在的问题

1.1片面强调具体知识。

3.2 全局意识

秘书岗位尽管职责分明,但由于办公室工作具有突发性、偶然性和特殊性,往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况,就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发,以大局为重,分工不分家,把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起,心往一处想、劲往一处使。通力与办公室其他人员协作,把办公室工作搞好。

4. 改进教学秘书工作的几点认识

4.1 提高教学秘书的思想品德素质

教学秘书面对繁杂的事务性工作,应具有强烈的事业心和责任感,爱岗敬业。在工作中,本着为教师、学生服务的宗旨,不计较个人得失,兢兢业业、踏踏实实地工作,这也是做好教学秘书的关键。教学秘书要把岗位作为自己追求的事业,事事高度负责,一丝不苟,努力做到“干一行,爱一行,精一行”。

4.2 健全的心理素质

教学秘书最主要的日常工作是教学服务,这就需要秘书具备较高的心理素质水平,具有良好的心理平衡能力,忍受工作中出现的种种误解、委屈、善于控制、调节自己的情绪,在工作中始终保持乐观向上、热情诚恳的心态,保持一种从容不迫、不卑不亢的风度,做到认真仔细,心胸坦荡,豁达大度。

4.3 增强服务意识

教学秘书大多数情况下是在默默工作,无私奉献,极少有“出头”、“露面”的机会,而对于千头万绪,纷繁复杂的工作,教学秘书必须有勇于吃苦、勇于奉献的精神,把谦虚谨慎、任劳任怨作为一种永恒的美德。牢固树立为师生服务的观念,以踏实的工作作风和勤勉的工作态度,以一种甘当配角的精神,为院系、为学校服务。

4.4 全面提高业务素质

4.4.1 提高处理日常教学事务管理的能力

教学秘书应熟悉本职工作的特点、学校有关教学管理的规章制度和院(系)的重要教学信息。

在以往的教学评价中,心理学老师往往只关注学生对具体的心理学知识点的掌握,缺乏心理学知识点之间的联系。结果,既没有突出理论知识的系统性,又削弱了心理学知识的应用价值。教育工作者在实际教学过程中,应该把解决以后所遇到的问题和具体的知识应用结合起来。让学生在学习中主动发挥思维和想象的能动性,易使学生把握它们的性质和特殊作用。

在以后教学中,应该把心理学知识同日常生活中的具体实际结合起来,让学生在学习的过程中感受到心理学的魅力,激发学生的学习兴趣,让学生更好地投入学习中。

1.2无视学生的独特个性。

个性是每一个学生身心、行为上所表现出来的独特的、与众不同的气质或身心特点。良好的个性对学生以后的生活和学习有很大帮助。“世界上没有完全相同的两片叶子”,处在心理发展阶段的学生更是造物主的杰作,我们不能使教育产业化,量产同样型号的教育产品。而当前的教育对此重视却不够,从而使公共心理学课堂沉闷,许多心理学教师总是从以往的教育经验出发,主观地认为学生应该接受什么样的教育,却

4.4.2 增强组织协调能力

高校的教学管理工作是一项复杂的系统工程,需要各部门团结协作才能完成。教学秘书应学会协调院(系)与学校各部门、本院(系)教师与学生有关教学的事宜,并注意在协调中摆正自己的角色位置。同时,团结其他同志,发扬团队协作的精神,保证本单位教学管理工作正常有序地开展。

4.4.3 熟练运用现代办公设备和科技管理手段

要学习、掌握现代化设备和高科技管理手段,熟练地运用电话、传真、电子邮件、校园网络等,及时、准确搜集、发布有关教学管理信息,高效地处理教学管理事务。

5. 结语

教学管理工作对于教辅人员来说,不仅是服务和协调,更是一门科学和艺术。教学秘书的协调意识体现在工作中要有良好的人际关系,有为人接受的组织能力和较强的亲和力,要善于营造一个和同事和谐相处、和学生和睦共处的工作环境,为提高教学管理效益创造条件。主动高效地为学生、老师和领导提供各类教学信息;对常规管理工作早考虑、早研究、早动手,变被动性地工作为主动地工作,努力在被动中争取主动,促进课程安排的优化。因此,只有不断提高自身的综合素质,不断增强自己的创新意识,教学秘书才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一。

参考文献

[1]庞春菊.教学秘书工作探讨.北京工业职业技术学院学报,2006(1).

[2]田海林.高校教学秘书的作用与素养要求.武汉科技学院学报,2005(10).

7.如何做好接待工作 如何做好秘书工作 篇七

一、必须充分地认识到信访接待工作的重要性、必要性

搞好信访接待工作，首先要提高对信访接待工作的认识。要充分地认识到信访接待工作的重要性、必要性，认识到信访部门是党联系人民群众的桥梁和纽带，是党征集、获取群众信息的重要渠道，是展示党的形象的重要窗口，是解决人民群众疾苦的桥头堡垒。要认识到从事信访接待工作，同样是关系党事业发展的一项重要工作，是人民群众所需要的一项重要工作。只有充分认识其作用、地位，才能在开展这项工作中具有强烈的责任感和紧迫感，才能快速进入工作角色。

二、要对信访接待工作有满腔的热情

这种热情可分为两种，一是对信访接待工作的热情视同对党的热情一样，这种热情不是冲动的，也不是假装的，而是发自内心深处的。这就是常谈的信访工作情感。二是要热情接待来访群众，使他们有一种宾至如归的感觉，因为来访群众是抱着对党的信任而来的，是抱着对我们检察机关的信任而来的，是有苦衷、有困难才来的，对信访工作人员寄予极大的期望。人民群众是我们党生存发展的根基，来访群众是信访接待工作服务的首要对象，他们需要我们像亲人一样，在他们遇到困难的时候，能帮助他们排除、疏导、解释。可以说热情接待是搞好信访接待工作的基础，是接待群众来访的良好开端。

三、要具备一定的忍耐性

来访群众大部分觉得自己有冤屈，受到不公平的对待，思想郁闷、抵触情绪比较大。有的反复来访、多次来访，有的来访人提出的问题要求过高、过急，且与当时政策、法律以及规定要求不相吻合，对接待人员的解释答复稍不满意就会发脾气。遇到这种情况，接待人员要有一颗平和、善良、真诚的心，要把人民群众的需求当做自己的需求，把人民群众的关注点当做本职工作，态度积极、充满感情地对待人民群众的合理诉求。真正做到每办一件事，每办一件案，每一次执法活动，都要换位思考，换位体会人民群众的感受，在能够让人民群众满意的细节上多做工作，在可能引起人民群众不满意的问题上防微杜渐。同时，应当有相当的耐心，要不厌其烦地听他们倾诉。尤其是那些对党的政策和国家法律、法规似懂非懂，性格又固执的来访者，一定要耐着性子听其言表，反复地为其解释说明，不能用挖苦、讽刺等刺激性语言去激怒来访者，切忌和他们发生争吵、厮打，因为这不但消化不了原有的矛盾，而且还会造成新的矛盾，甚至可能会酿成突发事件。

四、要具有丰富的业务知识

从当前来访的内容上看，来访群众有的是来咨询，有的是来提出问题，有的是来寻求公平，但也不排除无理纠缠。来访所涉及的问题有历史的，有涉及法律法规的，有涉及政策文件的，有因家庭婚姻的，有因就业就学就医的，还有的是混合交叉型的，形形色色，林林总总。我们在接待群众时，要针对不同的对象、不同的问题及时地作出判断，辨清种类，抓住重点，分别给予说明和解释。要做到这一点，就要求信访接待人员要不断地学习，丰富自己的知识，力争把自己变成一本政策法规的“百科全书”，只有这样才能在接待工作中得心应手。

五、要具备接待策略

策略指的是方法、步驟及技巧。接待策略只有在工作实践中不断地思考、摸索和总结，才能慢慢地体会和领悟。接待策略主要体现在：1.要及时分清轻、重、缓、急，抓住主要问题，抓住主要矛盾，找准突破口解决问题。2.要及时判断来访者的意图，及时弄清来访者为何而来，要达到什么目的，判明他们提出的问题属于什么范畴，对应该由自己详听、详记、详释的问题，要做到细听、细释；对需要协调处理的问题要给予答复；凡不属于自己处理范围的问题要给予热情引导。3.语言表达要准确、简练、委婉，切忌简单粗暴。尽量让来访者理解、支持、接受我们接待处理的答复，尽量避免因方法、技巧上的失误造成新的上访或越级上访。

六、要有大局意识、责任意识

8.论秘书如何做好协调工作 篇八

摘要：协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务，如何正确认识协调关系在工作中重要性，并采用怎样的方法开展协调工作，是秘书工作不可缺少的重要内容。文章就秘书具体协调的工作内容和方法进行了讨论，浅析了新时期秘书如何去认识协调关系和开展协调工作。

关键字：秘书；协调能力；协调工作

随着市场经济的深入，新的运作机制冲击着传统秘书工作体制，协调工作作为秘书工作的重要职能之一，越来越受到人们的关注。所谓协调，,指事物相互适应和有序的关系状态。而文中所说的协调,是指通过协商和调解,减少和化解各类错综复杂的矛盾,使各相关方面形成共识,有序配合,以利于推进工作,实现共同目标。协调是公共关系的基础,是秘书工作的一个重要组成部分。秘书通过具体的协调行为,运用协调艺术,使社会组织与相关公众的关系达到良好状态,以利于组织更好地生存与发展。

秘书的协调能力，对于秘书从业者高效地进行工作，快捷地解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的团队十分重要。这种能力推动着秘书从业者与组织内不同职位的人员进行友好合作并开展有建设性的工作。而合理的协调事务作为人类一种极为普遍的社会活动，自古有之。伴随着中国经济高速、平稳地驶入市场经济快车道，协调即可作为通过沟通消除分歧、创造价值的有效手段，已经渗透到现代社会的各个领域。我们可以这样说，沟通协调能力是秘书从业人员必不可少的基本技能之一。

一、秘书协调工作的地位和作用

秘书同普通干事不一样，要适应角度转换，用一半的精力搞协调，一半的精力搞文字。作为一名秘书，必须充分认识到协调工作的地位和重要作用。

（一）协调是秘书部门的首要职责

从一定意义上讲，秘书部门就是协调部门。协调工作的质量如何，直接关系到领导工作的成效，关系到整个机构能否高效运转。协调不及时不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差错就可能使领导工作陷入被动，有时甚至会影响领导之间、领导与部门之间的默契； 而且协调环节一旦出了问题、造成损失，再努力也很难弥补、很难挽回。因此，一名称职的秘书应把协调工作作为首要职责，时时事事想到协调工作，尽心尽力做好协调工作。

（二）协调是领导工作的延伸

工作中的一些重点难点问题，只有领导亲自出面协调，才能得到及时、妥善的处理。但在日常工作中，领导不可能事必躬亲，大量的协调工作还是要由秘书人员来做。秘书人员只有自觉地主动地做好协调工作，才能为领导分忧，为领导工作分流。

（三）协调是秘书人员的基本功

写材料、抓业务是秘书人员的基本功，搞协调、办事务，同样是秘书人员的基本功。秘书人员只有具备一定的协调能力，掌握一定的协调方法和技巧，才能理顺上下左右的关系，确保每一项任务的圆满完成。

二 如何做好秘书的协调工作

（一）秘书协调工作的原则

为了做好协调工作，一个合格的秘书必须把握以下原则： 1.通览全局的原则。

秘书部门处于中枢地位，在一定意义上代表着领导行使各种职能。无论是参与服务，还是管理事物，只有胸装全局，才能保证协调工作忙而不乱、紧张有序。秘书尤其要有大局意识、中心意识，一言一行都要为中心服务。在国内外形势异常复杂、矛盾众多、新生事物层出不穷的当下，只有把握全局，才能协调各方面利益，为共同的目标而奋斗。2.尊重事实的原则。

协调工作不能靠主观臆断。只有在充分掌握事实的基础上，才能把握矛盾的重要方面，准确找到协调工作的主攻点。3.公道正派、一视同仁的原则。

公道正派，是做好协调工作的灵魂。在协调工作中，必须坚持按照党的政策、国家的法规办事，做到以事实为依据，以规章制度为准绳；不可人云亦云，更不能感情用事。应在实事求是、深入调查的基础上，确定协调的性质，找到解决问题的办法；只有坚持原则、以理服人并人性化操作，才会得到各方满意的结果。4.分层推进的原则。

调协工作必须坚持按程序办事，先办什么，后办什么，应遵循一定的程序规范。按程序规范办事，明确轻重缓急，工作才会有条理；绝不能眉毛胡子一把抓，让工作陷入被动。每项工作都应该由表及里、抓住重点

（二）做好秘书协调工作的具体内容 1.要有全局观念

是否了解和把握全局，对能否搞好协调至关重要。把握了全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能与领导的思维同频共振。要做到胸有全局，首先就要善于捕捉关系全局的重要信息。这样，协调工作的立足点就高了，想问题就会更深刻、更全面；其次，要自觉维护大局、服从大局，真正从大局出发，把增进领导之间、领导与部门之间、部门之间的团结作为协调的出发点和落脚点。2.要讲究策略

从本质上讲，秘书部门的协调是一种非权力性的“软”协调，是一种说服式、商量式的协调。这就要求秘书人员在协调中谦虚谨慎、摆正位置、掂身量言，不能“扛牌”，不要动不动就搬出领导压人，要学会商量、学会处事，慎用指示性、命令性语言，即使是传达领导的意见也要注意态度，口气不能太硬。对于好办的事情要商量，不好办的事情更要商量；应该办的事情要商量，可办可不办或需要变通处理的事情更要商量。这里讲究语言艺术十分重要，总的要求是语言不能太急、太冲，口气不能太大、太硬，而且要做到，能当面讲的不要用电话，能电话讲的不要用条子，能亲自登门处理的不要让别人转达。3.要注重时效

当秘书要学的第一件事就是有效管理时间。协调中的秘书许多问题往往就出在对时间的把握上。实践证明，对工作时间的协调，按部就班不行，满打满算也不行，一定要提早介入，留有余地；要善于捕捉时机，把握火候，在适当的时间做适当的事情。4.要严谨细致

在协调工作中，既要想宏观也要抓具体，要抓大不忘小，特别对那些可能影响全局的小环节、小细节、小事情、小部位要格外重视。要主动不盲动，保持清醒的头脑，要严谨细致，沉着应付，防止忙中出错，要到位不越位，自觉按程序搞好协调工作。

三、提高秘书协调能力，做好协调工作

（一）提高自身的理论知识水平

协调工作在多数时候是一种说服疏导工作，特别是在化解矛盾和冲突的时候更是如此。秘书只有提高理论知识水平，才能在劝导中站得高、看得远，说得深切有力，说得丰富感人。

（二）要提高自身的政策水平

秘书开展协调工作，有着鲜明的政策性，离开了政策这一尺度，协调工作就寸步难行。因此，秘书不仅要熟悉国家有关的路线方针政策法规等常识，还要领会其精神，这样秘书在协调工作中才能做到自觉按政策办事。

（三）提高各种相关能力

协调工作具体复杂、灵活多变，是一种具有很强的行动特点的工作，要求秘书要有精干的能力，如调研能力、口语表达能力、交际能力、组织能力、应变能力等。秘书要提高协调能力，做好协调工作还应掌握协调技巧。

首先，要善于捕捉时机，灵活行事。被协调人情绪好的时候是协调的最佳时机。其次，在协调时要做到冷静谦和、耐心细致。协调是在人与人之间进行，由于人与人的素养不同、情况不同，会产生语言、态度上的差异，态度蛮横，出言不逊的情况时有发生，作为协调者的秘书应保持冷静，给个好态度，遇到上司发脾气，不可轻易动怒或甩手走人。协调时要做耐心细致地说服劝慰工作，在劝慰时做到均衡劝慰，弥合缝隙、消除矛盾、加强团结，而不能从中掺合，扩大矛盾。

再次，发挥人缘和情感作用。要搞好协调工作，秘书应充分发挥人缘优势，有人缘，做起事来会一通百通。有了友情，有了人缘，再利用高超的语言艺术，针对不同的协调者采用不同的语气、不同的话语，协调工作就顺利多了。

四、结语

总之，秘书协调的内容复杂，范围宽广，本身固有的内在的若干特征，要求秘书人员采取灵活多样的协调方法和技巧，由此对秘书提出了很高的要求。并且随着改革开放的进一步深入，中国经济与世界经济的联系越来越紧密，新的形势，新的要求下，秘书的协调内容将会更丰富、更复杂，这就要求秘书人员要不断学习，加强自身修养，立足国情，立足自身的工作特点，采取更为灵活多样的协调技巧去处理各种纷繁复杂的工作，只有这样，才会使秘书工作开展得富有生气、佳绩不断，从而推动所在单位的各项事业又好又快地向前发展。

参考文献：

[1] 徐晓健，企业秘书协调工作初探[J].秘书之友,2001（3）

[2] 胡 霞，论秘书工作的协调性特点和实践意义[J].教育随笔2010.3 [3] 蔡 军，秘书如何做好协调工作[J].石家庄理工职业学院学术研究.2009.3 [4] 张传禄，谈谈秘书工作中的协调秘书工作[J].2007（1）[5] 欧阳琼，浅谈秘书部门综合协调中的几个问题[J].2003(2)[6] 陈合宜，秘书学［M］.广州：暨南大学出版社，2005 [7] 文 杰，办公室文秘工作标准［M］.北京：蓝天出版社，2005 [1]

LUOYANG NORMAL UNIVERSITY

管理文秘期中论文作业

论秘书如何做好协调工作

院（系）名称 专 业 名 称 学学指导教生姓

名 号 师

管理科学系 行政管理专业

9.秘书该如何做好会议通知工作 篇九

办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对会议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对其额外叮嘱下周办公会时间即出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。

秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和参会地点。

案例1：

天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理

定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书初萌。电话：51426398

总经理秘书沈君

初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，已经是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。

分析：

会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。在此案例中，秘书初萌犯了一个很大的错误。她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，一定要落实到位，这样才会万无一失。否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。就像上面案例一样，秘书初萌就犯了这种错误，导致严重后果。

案例2 某公司决定于某月某日召开一次重要会议，公司董事长指定公 司业务部王经理一定要参加。交办此事的一位办公领导还特别交代，要提前发通知，以便于王经理预先安排工作等等。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到王经理的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，王经理有事与董事长通电话，电话中王经理说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”董事长马上找发通知的人员查问，经查实，某月某日某时已通知到王经理秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。经过与王经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但因为王经理当时正忙，所以没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后只能服从董事长的安排，取消了王经理安排的会议。分析：

10.如何做好接待工作 如何做好秘书工作 篇十

【关键词】高校 教学秘书 思考

高校教学秘书在高校教学管理者中起着至关重要的作用，是顺利开展教学管理工作过程中的关键性角色。全面提高其综合素质，掌握扎实的工作技能，对于教学秘书人员十分重要。

一、教学秘书的职责

服务性、从属性是从事教学秘书工作的基本要求，全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的中心任务和根本职责。教学秘书要做好上级相关部门（特别是主管部门教务处） 的安排，这是高校教学秘书正确的角色定位，也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。

教学秘书的职责是协助分管教学的院长或系主任进行常规教学管理和处理日常教学事务，它大体可以归纳为以下几个方面：

1.协助制定与实施专业教学计划是高等学校教学管理、运行的法规性文件。它是组织教学过程、安排教学任务的基本依据。制定专业教学计划必须根据教学目标和本院的实际情况，科学地安排各学期、各年级、各专业的教学环节，以保证教学秩序的正常运转，直至作为最终检查学生是否合格毕业的依据。

2.教学秘书工作是一个需要有积极认真态度的工作，不仅要做到上传工作，下传工作也不容忽视。教学秘书是学校各部门中在教学管理过程中的纽带，应及时将各种教学管理信息上传下达，同时也承担着联系学校各部门、学院、教师和学生的责任，这些都是身为教学秘书应该做的基本工作。

二、教学秘书的应具备的工作能力

1.扎实的写作功底

教学秘书是秘书行业中的一个特殊岗位，而扎实的写作能力是秘书行业的一个必备技能。

2.较强的沟通协调能力

教学秘书接触的部门和人比较多，有学校机关各部门、学院、学院各位领导和老师，以及学院的各位同学，这就要求教学秘书应有较强的沟通协调能力，及时保质保量传达各项信息，处理各项教学事务，保证各项教学事务井井有条地完成，努力为教学管理的顺利进行创造良好的环境。

3.信息处理能力（总结归纳，及时汇报）

教学秘书应及时处理学院每天的来信、来电、红头文件等信息，整理归纳，并对整理后的信息进行分析、分类、总结和概括，积极向学院相关领导汇报，做到及时沟通，协助领导完成工作。

三、如何做好教学秘书工作

1.工作严谨细致，态度认真

教学工作是各个高校的命脉工作，教学工作的顺利开展对学校的发展起着至关重要的作用。教学秘书是一个集很多繁琐事于一身的工作，涉及方面广泛的工作，很多事情都要经过教学秘书的处理，与此同时就存在着责任，这就要求教学秘书工作者严谨、细心，保证各项工作、有条不紊的进行。

2.保持心态平和，有耐心

无论做什么工作都要保持良好的心态，特别是教学秘书是一个枯燥的工作，同时又需要细心、耐心，因此在工作中应正确对待，做到戒骄戒躁，不能急于求成，更不能丢三落四。

3.爱岗敬业，吃苦耐劳

首先，教学秘书的工作是一项比较枯燥的工作，是有关信息的搜集、整理、传递，在这一过程中需要持饱满的工作热情，要经得起历练。同时教学秘书的工作是十分重要的，教学秘书本身要充分认识到这点，要为自己的工作感到骄傲和自豪。其次，若想做好教学秘书工作，就要有吃苦耐劳的精神。教学秘书是一种服务性工作，事务琐碎，很大一方面是起到上传下达的作用。

4.加强合作

和学院办公室的老师合作，共同完成工作。任何工作都不可能一个人完成，作为一名学院办公室的教学秘书，一方面应该加强和学校主管部门的联系，一方面要和学院的教师、同学做好沟通。

5.加强学习

教学秘书工作虽然看起来只是资料收集和信息传递的简单工作，但是它也具有自身的特点和规律，并不是不需要学习就能做到的，如何将工作做到尽善尽美，这就需要我们在各个方面不断地学习和思考，提高自身的知识水平和业务工作技能。首先要明确职能，熟悉和掌握管理学的规律和技巧，不断掌握与人沟通的技巧，这样才能使得工作更加顺畅地完成。并对管理知识要不断完善和更新，对于具有悠久历史的管理模式和教学模式应予以肯定，但是更要注重新的教学管理的培养方式，不断地学习先进的东西，这样才能不被时代抛弃。

高校里，教学秘书工作是关系到学校的教学管理的重要环节，是十分重要的，是保证学校教学管理正常进行的保障。同时又是一个涉及面比较广泛、比较复杂，同时又是很枯燥的工作。身为教学秘书，应该在充分认识教学秘书这项工作的同时，充分认识自己的特点，结合工作岗位，不断提高自身的业务能力和思想觉悟，为教学管理工作做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]任丽清.论校教学秘书专业化[J].宁波大学学报（教育科学版），2008.

11.如何做好接待工作 如何做好秘书工作 篇十一

一、认清自己摆正位置

高校教学秘书工作是教学的重要辅助工作, 高校教学秘书是辅助领导、老师和学生完成各项教学活动的, 是教学工作中的纽带, 是决策者的助手和执行者, 这一客观地位与工作内容决定了教学秘书的工作职责是服务。领导者做出决策、指挥全局, 教学秘书则利用自己特殊的职能地位在决策制定前为领导提供教学信息, 做到“下情上报”, 即为领导服务, 在决策执行中要做到“上传下达”使老师和学生能够及时了解、掌握学院的各项决策并执行, 使教学工作井然有序。这就需要教学秘书具有协调与沟通能力, 以服务的态度处理教学活动产生的问题。

二、基本工作不马虎

高校教学秘书的工作繁杂而琐碎, 每天都有大量的教学活动通过教学秘书辅助完成。为完成好这些任务, 教学秘书需要极强的责任心和耐心, 对待任何事情都要一丝不苟, 认认真真。

1、上传下达

作为教学秘书要及时把学校下达的各项制度、通知、任务传达到分院, 使分院领导和老师能够及时掌握学校动态, 并积极协助分院领导完成学校下达的各种任务, 督促、提醒各位教师完成各项工作, 在条件允许情况下尽量提前将任务完成, 方便分院领导进行上报前的检查。在进行任何教学活动时尽量随时向分院领导汇报活动进展情况, 方便领导进行宏观安排。在各项通知中教务处和学校办公室发的通知多而重要, 教学秘书与教务处的联系也最为频繁, 利用QQ群进行通知的发送节省了很多时间, 也方便信息的保留, 可以大大提高工作效率, 在分院也建立办公QQ群, 将分院所有教师加入群中, 利用QQ群下达各项通知也有据可依, 不易忘记。

2、辅助教学

根据教学院长制定的教学周历安排, 在规定时间内完成各项教学活动。⑴每学期末需要上报下学期的教学计划与教学明细以及申请使用多媒体教室明细, 这些计划和明细需要反复核对并录入教务管理系统;⑵收下一学期的授课计划、授课大纲、电子教案以及本学期的作业、实验报告、记分册、听课记录等并把它们进行整理后归档;⑶安排期末考试, 收集试卷, 打印试卷, 审核试卷, 征订下一学期教材并进行上报;⑷与实验室主任沟通安排好下学期的实验课表, 由于我所在的分院讲授全校新生的计算机公共课, 每学期都有大量的公共课和专业课实验课, 而计算机实验室条件有限, 所以需要利用有限的资源合理安排实验课;⑸在学期初需要为每名教师发放课表和上课名单及教材;⑹学期中, 每个月末向教务处上报教师教学任务完成情况, 方便教务处根据实际情况发放课时酬金, 协调教师理论课和实验课的调串课情况, 进行教学实习的申报工作, 进行优秀课、精品课等的申报, 进行各项会议、比赛的申报工作, 并在会议中记录教师出席情况方便;⑺辅助教学管理人员进行教学质量的检查也是教学秘书份内的工作, 临近期末, 组织每个教师、每门课的学生对教师的教学质量进行测评并计算测评结果, 方便教学管理者对教师授课情况的掌握。

为了能够出色的完成以上教学活动, 在每项活动开始之前我均将活动时间和内容记录下来, 任务结束后将记录的内容进行标注, 方便日后进行查看, 也使繁乱的工作条理有序。

3、信息管理

教学秘书在上报各项教学活动的申报时往往需要教师的基本信息, 平时就将这些信息整理在案也方便材料的申报。我将每位教师的档案分别装在一个档案盒中, 里面包括教师各种证件复印件, 科研、教研项目书和结题证, 论文复印件, 读研、读博信息, 各种获奖证书复印件等。每学期末进行一次汇总, 整理出电子版汇总表, 这样就方便向人事处、教务处申报各种信息, 也避免每次需要上交材料时都需要找到相关教师而浪费时间。

三、提高素质强化内涵

高校教学秘书是一面镜子, 无论是与学生接触还是与教师接触都要有良好的素质。我认为作为高效教学秘书应具备:1、良好的政治素质;2、良好的心理素质;3、扎实的业务素质。同时, 为了高效率的完成工作任务, 使庞杂的工作变得井井有条、处理的有条不紊, 教学秘书不仅要有学习的意识即利用多种渠道, 而且还要善于总结, 模索科学合理的工作方法, 将工作项目理清头绪, 按分阶段划分成若干条目, 令其富有条理性、可操作性, 甚至提出合理化建议, 从而大大提高工作效率。

摘要：在高校的工作中, 教学秘书担当着十分重要的角色, 在连续两年担任教学秘书的时间里, 笔者就如何做好教学秘书工作几近思考并进行总结, 希望能够对今后的工作有所促进。

关键词：教学秘书,高校,管理

参考文献

[1]徐芬:《浅谈新时期高校教务秘书的综合素质》, 《福建商业高等专科学校学报》, 2005, (06) 。

12.如何做好秘书科工作总结 篇十二

秘书科职责范围及工作职责一

秘书科职责范围(一)负责上级文件的接收、传阅、催办、归档等工作，并对各二级单位督查督办学校领导指示、批示件的落实情况。

(二)负责组织起草涉及全局性的重要公文、材料;组织拟定全校性规章制度;根据党委、行政授权对下、对外行文。

(三)负责向上级单位编写和报送信息工作。

(四)负责编写党委、行政工作大事记，编写工作年鉴。

(五)负责学校网站学校简介和学校领导信息更新工作。

(六)协助学校保密委员会做好。

(七)负责负责编写和报送《衡水学院信息摘报》。

(八)负责承办实施“校领导接待日”。

(九)做好学校党委会议、党委会议、院长办公会议、党政联席会议的记录工作，及时编发需要公开的会议纪要。

(十)负责印信管理工作。负责学校党委、行政印章和党委书记、院长印章的使用和管理;做好各单位印章的刻制、发放和回收等工作;监督检查各单位印信管理和使用情况;开具对外介绍信。

(十一)配合有关部门推进学校办公自动化、信息化建设。

(十二)负责本单位门户网站的建设与管理，做好网络信息发布等工作，不断丰富和完善校园网站内容。

(十三)负责资料室管理。

(十四)负责信息公开和统计年报。

(十五)完成学校领导交办的其它工作。

如何做好秘书科工作总结

，我科在办公室领导的正确领导和各科室的支持下，紧紧围绕县政府和办公室领导意图开展工作。全科室同志团结进取，积极向上，强化服务功能，加强制度建设，积极发挥窗口作用，圆满完成了全年各项任务和领导交办的事项。现将全年工作总结如下：

一、加强形象建设，强化服务功能，积极发挥窗口作用

从提高人员素质入手，加强事业心、责任感和敬业精神教育，高标准、严要求，保障了办公室工作的正常运转，较好地发挥了窗口作用。

认真做好接待工作。在政务接待方面，对部门和基层单位到办公室进行公务活动的人员，热情主动地提供服务和帮助。在宾客接待方面，努力提供热情、周到的服务，在提高接待质量的同时，力求节约、防止浪费。今年共接待省、市及周边市县、外商及各种检查团组到我县开会、考察、检查指导工作的领导、来宾 多人次，等一些上级领导，受到了各级领导的一致好评。

努力提高会务水平。进一步完善会议组织程序，坚持会前做出安排，周密准备;会上认真组织，确保质量;会后狠抓督办，保证效果。尤其是对常务会等一系列重要会议的承办，使办会质量有了明显提高。先后成功承办了常务会、经济工作会、城建工作会等各类会议91多次会务工作，未发生一次失误。

搞好机关环境卫生。按照办公室领导要求，在院内、楼内环境卫生、厕所卫生等方面加管理。楼前草坪更换鲜花两次，在保安人员严重不足的情况下，严格规范大院内的车辆管理，划定停车位、布置门厅花卉，使机关院内、楼内环境有了大的改观，受到领导一致好评。

二、加强安全管理，强化责任意识，做好安全保卫工作

机关值班工作。重新规范完善了办公室值班制度，继续推行了县领导带班、主任值班制度，值班工作人员实行主副交接制度，力求不出现脱岗现象，监督执行值班人员交接、重要事项及时报告制度，协助领导处理突发事件或紧急事项，没有出现误时、误事和断档现象。做好节假日、汛期的带班、值班工作安排，对各乡镇、各部门的值班工作进行督促检查，对维护全县稳定起到了至关重要的作用。

认真做安全稳定工作。国庆安保期间加强了机关值班工作，日常值班双人双岗，前后楼门厅重点防护，机关保安严阵以待。实行车辆、人员凭证出入制度，人人登记、严格检查。一名同志外出查找___分子，圆满完成任务;

信访工作。对基层单位到县政府上访的群众，坚持热情接待，对上访群众反映的问题及答复，积极协助联系领导及有关部门解决问题。对于解决不了的，进行耐心解释或说服教育和疏导工作，防止矛盾激化，改善了干群、党群关系，杜绝了越级上访事件的发生。

三、加快公文运转，强化归档意识，文电运转工作进一步规范

在文电运转工作中，按照《关于公文、信函阅批运行管理制度》，对公文、信函运行工作流程、责任分工做出明确规定。为信件交换中心配制了新的文件柜，各单位凭钥匙取自己的文件，改变了以前文件柜敞口造成的文件丢失问题。坚持做到来文统一启封，按要求分送，收文、登记、转递手续齐全，及时准确，不错不漏。截止目前共收到市以上明传电报441件，传真 194 多件，省文件297件，市文件366件;同时下发县政府和县政府办公室各类文件 426 件，文件格式严格把关。对于传阅件，认真做到“不积压、不误事，勤送、勤催，及时登记、及时收回、及时清理或注销”。对于明传和密电，实行专人管理，随收随办，坚持做到及时、安全和保密。一年来文电运转中未出现失误、丢失和泄密问题，及时发挥了上情下达、下情上达、指导工作等应有的作用。

在文档管理中，我们坚持对收到的文件进行按月整理，达到件件有手续，份份有落实。完成了 年的文件、电报、会议材料等收集、整理、立卷、归档工作。完成单位23名同志档整理工作，还为11人的个人学历进行整理认证工作，以全部归档。

在印章管理中，坚持做到印鉴专人管理，用印有明确范围、有领导批准、有登记备案，没有出现任何纰漏和问题。

如何做好秘书科工作总结

科长职务之小不言而喻，但其职责之重、地位之要也是显而易见的。因此，当好小科长必须有大胸襟，不能因小失大。我结合自己当秘书科长的工作实践，谈几点体会。

一、低调为人、谨慎处事是前提

要做事先做人，做好人才能做好事。作为秘书科的领导者，要把“文、事、会”等事情办好，首先必须具备良好的品德修养，在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来，要做到以下几个方面。

一是要找准定位，办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。要把握好工作分寸，不过、不错、不缺。首先，要处理好参谋与决策的关系。要自觉站在领导的角度和高度，围绕部门的中心工作，深入调查研究，全面收集信息，积极查找问题，出主意、想办法、当高参。不做“应声虫”，不放“马后炮”，有新观点、新思路、新措施，能参在点子上，谋在关键处，提在需要时，力求达到“好雨知时节，当春乃发生;随风潜入夜，润物细无声”的“春雨”境界。其次，要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者，对一些具体问题要积极做好工作，果断处理，不要将大小责任都往上推，但对领导已研究决定的事情或是重要和敏感问题，则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有问题需要更改，也要及时反馈由领导本人决定，若非授权，不可替代。再次，要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系，但因工作原因，有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理。这时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用，外求支持配合，内求团结协作，沟通情况，交流看法，传达政令，解决问题，同时注意做好协商工作，重视对方的意见，以达成共识，协同推进工作的开展。

二是要务求实效，做事求成不求名。作为秘书科长，在单位里有一定的威信。要建立起秘书科长的威信，除了具备一定的学识、才干外，还要有个人的人格魅力。首先，个人品行要端正。凡事以大局为重，不玩弄权术，不搞小动作;工作中要注意突出领导班子和部门的作用，多做幕后的事情、台下的工作，不抢镜头，不出风头。其次，工作作风要扎实。办事讲实效，工作讲效率，不好大喜功，不夸夸其谈，要有为机关服务的思想，放下架子，淡化等级观念，强化服务意识。具体工作事务要认真安排，甚至要亲力亲为做好每一项工作。再次，面对荣誉要谦让。秘书科长内外协调，迎来送往，必须热情大方，性格开朗，具有较好的交际能力，但在成绩荣誉面前却要保持低调，因为秘书科的工作大多是协助性工作，虽然干了很多事，但说起成绩来，却很难说是秘书科的。因此，秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀，这样才能心平气和，兢兢业业地做好本职工作。

三是要默默奉献，干事吃苦不叫苦。服务就意味着奉献，没有奉献精神就搞不好服务。秘书科工作最大的规律就是“无规律”、“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，既辛苦又清苦，不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都招之即来，来之能战。对可预知的工作，早作准备;对临时交办的工作，快速反应，抓紧布置办理;对有时限要求的任务，千方百计按时完成;对没有明确时限的任务，也要尽快落实。

二、悉心筹谋、尽心办事是基础

机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前，秘书科长必须保持良好的心态，以正确的处事观落实好各项工作，认真履行服务职责。

一是不以事小而不为。事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的内涵之所在。对秘书科长来说，不管大事小事，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。

二是不以事杂而乱为。秘书科工作头绪很多，任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为，哪个不该为，做到一清二楚，不能乱为。不乱为，就要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头。不乱为，就要知上知下。吃透了上情，办事才有方向、有主心骨，摸透了下情，办事才有的放矢。不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意。不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科。秘书科长更应成为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了办事的规矩。

三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者，负责事件处置的第一道工序。在这种情况下，秘书科长必须政治敏感、头脑冷静。要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急，首先要冷静地分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时召集有关部门商讨对策，并依法依规提出解决方案，呈送领导。要沉着应付，切忌慌了神、乱了手脚。其次要边请示边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置。再次要有主见，切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站，做到胸有主见，既不乱表态、乱许愿，又不唯唯诺诺、态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

四是不以事难而怕为。在处置事务的过程中，不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事，是上推下卸绕着走，还是主动出击、迎难而上，不仅反映秘书科长的工作水平，更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长，必须坚持不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。

三、科学管理、团结共事是关键

秘书科的工作很多是被动性、临时性的，很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的，只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使，才能干好事、干成事，才能实现“1+l>2”的整体效应。因此，培养团队观念和协助精神，对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要。

一要健全相关规章制度，突出规范管理。在制度的制定中，坚持运用“热炉法则”的四个惩处原则：首先是热炉火红，不用手去摸也知道是热的，是会灼伤人的——替告性原则;其次是每当人碰到热炉时，肯定会被火灼伤——现实性原则;再次是当你碰到热炉时，立即就被灼伤——及时性原则;最后是不管谁碰到火炉，都会被灼伤——公平性原则。要建立一种奖罚分明的机制，既不能让“会哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈。 二要科学制定工作标准，实行分类管理。对于科室的管理，不仅需要健全的规章制度，还应制定相应的工作标准和规范的运作机制，实施分类管理。日常工作要突出一个“严”字，对外接待要突出一个“细”字，综合文字材料写作要突出一个“精”字，文秘机要工作要突出一个“准”字，后勤服务要突出一个“高”字，从而带动整个机关工作上新水平、新台阶，不断提升服务工作的质量和水平。