办公自动化系统的构建

办公自动化系统的构建（精选10篇）

1.办公自动化系统的构建 篇一

办公自动化系统的设计与实现

1、摘要

多年以来人们都使用传统的人工方式管理企业内部信息。这种管理方式不仅让企业信息管理者感到非常的厌倦,也存在着不可避免的缺点,如效率太低、保密性太差。时间一长,伴随着企业规模的壮大，企业所需要管理的信息就会越来越多,就会产生大量的文件和数据,这样就会对查阅、更新、保存等方面都产生不少的困难。随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟, 其强大的功能已逐渐被人们认识并掌握。如果使用计算机对企业信息进行管理,具有传统的手工管理所没法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、更新方便等。这些优点能够极大地提高企业信息管理的效率,大大降低企业在信息管理上的投入，使企业获得更大的利润空间。因此，开发一个能够管理企业各种信息的办公自动化管理系统是一件十分必要的事情。

关键词：文件，数据，科学技术，信息管理，自动化管理

第一章，导论

第二章，主要研究内容

要求实现一个比较完整的网上办公系统，该系统可以采B/S结构实现，能够通过网络进行办公及信息交互功能。基本功能包括：电子邮件、公告通知、日程安排、通讯簿、工作计划、讨论区、电话区号查询、邮政编码查询等。

第三章，拟解决的关键性问题。

（1）界面简单可操作性强

（2）安全性

（3）简便有效的维护手段

（4）可扩充性

（5）功能性强大

（6）强大的纠错能力

第四章，立论根据及研究创新之处

第五章，参考文献目录

2.办公自动化系统的构建 篇二

一、通过硬件、软件环境实现图书馆办公自动化系统的构建

(一) 硬件环境的构建

进行图书馆的办公自动化系统构建的前提, 需要有一个良好的运行环境的支撑。对这个运行环境来说, 分为两个方面, 一个为硬件环境, 一个为软件环境。硬件环境的构建是办公自动化应用软件的基础。对于硬件环境的构建, 首先, 需要一台服务器, 利用服务器与其它终端进行连接, 提供给各个终端设备完成工作所需的功能。通过原来已经存在的网络, 实现服务器与终端的连接, 并提供办公自动化软件的运行。还可以为各工作站提供集中的数据库, 同时必须配有办公自动化的基本软件和各种应用软件。其次, 工作终端。现在的计算机在经历了发展后, 已经具备了性能高, 价格便宜的特性, 因此建议图书馆的办公工作终端或者是客户机, 尽可能选择配置高、性能强的电脑。也能有效地利用好自动化办公系统中的功能, 提高办公效率。然后, 对于硬件环境还需要具备一些办公设备, 例如:扫描仪、打印机等办公设备。利用局域内网和互联网实现各个工作站之间的相互连接, 便于各个部门之间进行资源共享与交流。

(二) 软件环境的构建

对于图书馆的办公自动化构建, 还有一个重要的环境, 就是软件环境。软件环境的构建主要是针对以w indow s操作系统为主, 在服务端需要设置:w indow s2000/w indow s2003, Lotus D om ino R S, TC P/IP, SPX, N ETB IO S。终端设备需同样需要以w indow s操作为基础, 可以w indow s X P或者w indow s 7或者更高的操作系统, 并设置Lotos N otes R S, IE浏览器, 采用TC P/IP, SPX, N ETB IO S作为网络的通信协议。Lotus D om ino/N otes R S是专为办公自动化和群组协同工作开发的, 在目前的办公自动化中得到相当广泛的应用。通过它可以实现企业级通信、协作、工作流、Internat和Internet W eb应用功能于一体的软件平台, 支持多媒体信息访问能力, 能够支持多种信息类型, 如声音、图像、动画等。

二、图书馆办公自动化系统体系结构的设计

目前, 在办公自动化系统体系结构最为常用的是C/S结构, 也就是通常所讲的客户机/服务器结构。还有另一种结构形式, 为B/S结构, 指的是浏览器/服务器结构。这两种结构形式, 都具有一定的优点与缺点。但是, 从兼容性来考虑, 建议选择B/S结构来进行开发与构建。这种结构形式, 在任何计算机中无须预安装客户端软件, 可以通过授权后, 就可以直接登陆办公自动化系统。而且此结构的操作较为简单, 可以降低维护成本。通过B/S结构的办公自动化系统的构建, 可以通过服务器自动把相关的N otes设计元素和文档转换为W eb页面, 只要通过服务器端运行Lotus D om in, 客户终端就可以通过W eb浏览器的形式, 登陆到自动办公系统中进行办公操作。

三、基于图书馆办公自动化系统需要具备的功能

对于图书馆办公管理工作, 可以按正常的图书馆办公工作来进行划分, 大概功能可以分为:文件管理、公共信息、辅助工具、个人事务和档案管理。而且要求这些办公模块可以单独进行运行和管理, 同时也需要能整合于整个系统当中来共同运行。从而实现办公自动化, 提高图书馆管理的工作效率。

1) 文件管理的功能, 可以为办公高效运作和信息交流、控制提供了现代化的手段。利用文件管理的板块, 可以实现收发文件, 还可以把文件进行整理与归档。同时利用文件管理功能, 保存好上级单位的发文。形成起草文件、会签、审稿、签发、核稿、催办、形成正文、整理归档、查询、统计、打印的办公流程。

2) 公共信息管理, 是为图书馆工作人员, 提供的一个内部交流平台。可以通过这个平台实现公共信息的发布, 部门之间的交流以及工作任务以及进程的查询。主要是发布会议通知、日程安排、馆内规章、馆内工作人通讯录、信息资料共享等信息。这样的公共信息平台的构建, 可以有效的增强部门之间的交流与合作, 吸取各个部门中的管理经验, 提高整个图书馆的管理水平。

3) 辅助工具功能, 这个功能主要是利用一些关键词, 或者是查询的字段等信息进行定义栏目。设计一些工作模板, 可以对模板中的内容进行增加字段并自动同步到数据库中。可控制页面显示的字段的排序、长度、显示方式、查询页面和列表页面。在这个工具中, 可以在浏览器中用图形化的定制来定义不同部门的工作流程, 把比较繁杂的工作流程简单化。

4) 个人事务功能, 这个功能的体现主要是以电子邮件为主。利用邮件功能发送文件审批消息提醒处理人。处理众多的待办事宜, 同时也可以把这些待办事宜进行公务委托, 起到了不拖延办公效率的作用。而且通过这个个人事务功能, 还可以建立自己有兴趣的资料存储, 还可以分享给其它有同样需求的工作人员, 但是这个与前提及的文件管理系统不存在直接联系。

5) 档案管理功能, 这个功能顾名思义, 就是对文书档案进行保管的功能。这些档案文件, 在审批处理后, 会自动归档到档案库中。方便档案管理工作人员, 对已经归档的文件进行管理。这个档案管理, 需要针对所有包括已经注销、组卷、封卷、销毁等规范的档案进行管理。同时可以生成各种档案报表, 最后提供文件档的查询与统计。

四、结语

对于图书馆的办公自动化, 需要不断顺应时代与科技的发展而进行调整与创新。通过图书馆办公自动化的构建, 不仅是满足于未来数字化图书馆的需求, 同时也是满足信息社会发展的需求。通过这项工作的发展, 势必能提高图书馆的工作效率, 促进图书馆的办公效率得到质的飞跃。

摘要：当前的图书馆管理工作得到了高速的发展, 虽然一些大中型图书馆在数字化建设与网络化建设取得很大成绩, 但是对于许多图书馆的办公管理方面, 还处于传统的的手工管理形式, 基于此, 本文针对图书馆办公自动化系统的构建进行探讨。

关键词：图书馆办公,办公自动化系统,构建探讨

参考文献

[1]王炬.图书馆办公自动化探讨[J].四川图书馆学报, 2003.

3.办公自动化系统的构建 篇三

关键词：办公；自动化；行政

一、现代办公自动化系统的主要特点

现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

二、现代办公自动化系统的应用范围

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。

办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：

（一）公文档案管理

公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。

（二）公共信息管理

公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。

（三）论坛管理

论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。

（四）会议管理

协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。

（五）任务管理

任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。

（六）知识管理

知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。

（七）邮件管理

个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。

（八）人事管理

主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。

（九）车辆管理

办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。

（十）物品管理

物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。

（十一）设备管理

设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。

（十二）督办管理

每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。

（十三）移动OA办公管理

移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。

通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

三、办公自动化的意义

（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。

（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。

（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。

4.办公自动化系统的构建 篇四

我局新版办公自动化系统投入运用以来，经过不断改进和完善，内容更加丰富，信息量增大，在工作中发挥了重要作用。但信息上网方面存在着上网格式不规范，字词不准确的，更新时间长等问题。为规范办公自动化上网信息，根据目前办公自动化应用实际，提出如下意见，请认真遵照执行。

一、省局办公自动化系统上网信息由办公室统一管理，机关各部门负责本部门栏目信息的发布与管理，信息中心负责系统运行的技术支持。各部门（单位）各司其职，确保办公自动化系统信息发布真实有效，字词规范，安全可靠。

二、各部门要进一步加强对信息上网工作的领导，明确分管部门负责人，确定信息发布人员，采取积极措施，认真组织好本部门的信息发布与管理工作。

三、进一步严格信息的发布审查，对信息的起草、审核、发布等各个环节,各部门都要层层认真把关，确保上网信息内容真实可靠，字词标准规范。从即日起，凡上网信息、简报等一律注明

审核人、拟稿人或责任编辑姓名。

四、各部门出现误操作或发现不合适的信息，能自行删除的由本部门尽快删除。不能自行删除的请及时与信息中心系统管理员联系，以便尽快从网上清除。

五、各部门要进一步强化保密意识，不适于上网发布的信息严禁上网。各类文件、会议纪要等如有不宜上网的内容，请在发文处理签上注明不上网，以便办公室办理。

六、各部门（单位）工作动态、情况要及时上网，保证办公自动化界面及时得到更新。

七、省局办公自动化网上栏目的设置与调整由省局办公室统一管理，有关部门如需新增、调整栏目需经办公室同意后方可实施。任何部门不得自行添加、调整栏目。

八、各市河务（管理）局参照省局做法，建立制度，明确责任，进一步加强对本单位信息上网的管理。

5.校园办公自动化系统的设计 篇五

1 相关技术介绍

1.1 ASP.NET概述

微软ASP.NET开发架构和我们ASP技术完全不同的, 二者工作原理不一致, ASP技术解释性编程架构, 主要技术是VBS与JES脚本, 由于上述脚本的制约, 造成了ASP技术的扩展性功能较弱, 不能实现我们传统编程设备的系统底层管理, 因此加入我们实现包括SOCKRT, 文件管理等功能就必须使用相关编程语言, 比如C语言, VB, java编程语言等, 而且ASP室编译执行模式, 系统处理数据的效率很低。

1.2 B/S结构

B/S结构 (Browser/Server) 即浏览器和服务器结构。过去软件一般采用C/S软件结构, 自从B/S结构的出现, 能够有效的改进C/S软件结构, 客户端不需要安装专门的软件, 同时更有利于软件操作系统的升级和管理。B/S结构通过Web服务器与数据库进行交互, 可以方便的在不同平台下工作;其完整的三层架构包括前端为客户端, 中间为Web Servicec层, 后端为服务端。服务端用高效率的计算机, 并安装大型数据库。大部分的事务逻辑是在前端的WEB浏览器来实现的。但是该系统对服务器的性能要求较高。

1.3 数据库概述

SQL数据库语言是囊括数据创建、操作、查询和控制于一体的强大编程语言。本系统将采用微软公司的SQL Server2005来存储校园办公自动化系统的数据信息, SQL Server 2005有上手容易、功能强大和操作方便的等几大优点, 因此, 面世以来就得到了业内人士和普通用户的认可, 并逐渐成为了国际上通用的语言。

2 系统的架构

2.1 系统总体设计

整体校园办公自动化系统架构设计分为五个基础层级, 每个系统的层次结构以下几个方面:

2.1.1 门户层

该层的一个重要功能办公会自动系统不同功能的模块整合优化于一切, 同时门户层也允许不同软件的架构可以部署在上面, 既包括C/S架构, 也包括B/S架构。门户层的重要还包括提供WEB式的风格布局和显示内容等方面的定制, 能够快速进行软件的构件化和组装化, 另外能够尽快的为师生提高个性化服务, 以达到软件多功能多运用的基础。

2.1.2 业务层

业务层是建立在系统的应用组件层之上的, 其存在的目的是对应用组件层的不同功能组件进行重新的组合, 来满足用户对系统功能的要求。传统信息系统开发模式并不具有此优点, 因此, 业务层的建立很好的满足了用户对系统的多功能的需求。

2.1.3 应用组件层

基于应用组件层的校园办公自动化系统, 是根据用户服务需求形成的组件化SOAS, 整合后的多组件构建的校园办公自动化系统的业务实体可以满足客户对新功能添加的需求, 以及对于软件的后续开发和更新的需求, B/S的应用组件层, 的组件进行重新开发或者扩展其功能即可。

2.1.4 公共组件层

公共组件层是系统中的一个重要层次结构, 其是由应用系统本身的架构和系统的组件构成的, 其中系统的架构可以构成产品化和实用性比较好的应用类的信息化管理系统, 这是因为有公共组件层的系统的架构都是非常开放的, 兼容性也比较好, 同时也可以对校园办公自动化系统进行个性化的服务定制和设置。

2.1.5 基础技术层

基础技术层提供整个应用系统的基础运行服务。系统的每一个操作都会响应系统的底层服务, 由系统的基础技术层来提供相应的支持。

2.2 网络物理结构设计

合适的网络介质和设备是用来搭建一个能够正常运行的网络。高校自动化办公系统的网络物理结构设计要求包括两个部分一是实现用户直接访问系统的功能, 二是使用公司的VPN能够实现访问系统。目前, 该软件网络物理结构设计需要三台电脑:一是web服务器存放电脑, 主要用来存放系统的业务代码, 服务器的核心应该具有可扩展性、可用性、可管理性等特点。二是网络业务数据库电脑, 用来实现与web服务器交互的电脑。三是数据库备份电脑, 对业务服务器进行定期的备份, 一般是每天一增量, 每月一全量。

2.3 服务器体系结构设计

Web Service Software Factory通常简称为Service Factory, 是由微软开发的一款服务器体系, 它集成了开发工具、模式设计向导等, 具体包括以下几个部分:消息类型、服务协议、服务实现、适配器、实体翻译器、业务行为、业务实体、知识库。通过Web Service Software Factor能够帮助开发者通过架构设计、模式以及WCF等快速地创建Web Service。

2.4 系统功能结构设计

高校办公自动化管理系统由日常办公、行政事务、会议管理、活动管理、信息资讯、档案管理、个人事务及系统管理等八个模块组成。

2.5 系统安全性的设计

本文对系统的安全性进行了详细设计, 具体包括如下几个部分: (1) 安全性需求、为系统提供防火墙保护、防病毒软件的病毒代码库的必须具有短期定时更新能力、数据库数据备份功能、具备安全性方面的管理体制以及管理员权限设置。

3 小结

本文主要对高校办公自动化管理系统进行了概要设计和详细设计, 首先对系统的物理结构设计和逻辑结构设计进行了说明, 在此基础上完成了系统功能架构设计以及各模块的详细设计, 最后为了提高系统安全性, 对系统进行了安全性设计。

摘要：提高校园办公自动化水平是当前提高学校工作效率的一个重要保障, 传统办公自动化系统存在诸多缺陷, 限制其的广泛运用, 本文运用asp.net编程技术以及B/S三层架构模式, 对系统的架构和安全要求进行了设计和描述。

关键词：asp,办公自动化系统

参考文献

[1]蔡建强.基于B/S办公自动化系统的设计与实现[D].同济大学, 2005.

[2]张计龙, 刘季平, 朱亚晓等.高校电子公文流转系统实施模式研究与实践[J].教育信息化, 2003 (12) :33-35.

6.办公自动化系统的设计和实现 篇六

关键词 办公自动化系统 公共模板 Lotus Domino 工作流

中图分类号：TP316 文献标识码：A

0引言

利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、 财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公。

1需求分析

1.1功能需求

本系统是为某校办公自动化的需要而开发的，该学校需要解决如下问题：创造一个集成化的办公环境；支持信息传递；提供具有工作流性质的处理过程和监督功能；提供集成处理与发布信息的工作平台；实现文档管理的自动化；提供与其它管理信息系统（ MIS ）的信息交流。

1.2功能介绍

办公自动化系统功能介绍

1.3 流程图

公文流转系统分为三个功能模块。

（1）发文管理模块：发文管理即各个部门提交报文，文件不指定路线，由发文的个人制定流程，报文以附件方式传送，每个用户只需要选择“转呈”下拉菜单中的下一转呈人，该公文就会自动流转到下一个处理人手中，由每个客户端成员查看文件，履行相应动作，并继续流转。管理员进行最后的处理。

（2）收文管理模块：收文管理模块显示了所有需要签收的公文记录，处理人只要点击查看，并进行相应的动作，公文就会按照流转路线向下一个处理人传递。

（3）公文跟踪模块：公文跟踪管理功能提供对单位内部所有在流转公文状态的跟踪、查询，根据工作的实际需要可以对这些功能进行催办、删除和改变流程负责人等功能。

2办公自动化系统设计

2.1系统设计目标

系统的总体设计目标是：基于计算机网络，提供一个安全可靠的、方便实用的办公平台，在这个平台上，该学校用户可以高效地处理各种公文。根据前文的用户需求和总体设计目标，我们将某校的办公自动化系统的具体目标归纳为：（1） 切实可行的公文处理能力；（2） 稳定性、健壮性和安全性；（3） 可定制的流程控制；（4） 可监控的办文痕迹；（5）良好的集成功能；（6） 快速的开发过程。

2.2系统框架及功能划分

2.2.1系统框架

初步决定将系统划分为五个部分：

（1）公文处理，包括发言、行文、通告、会议纪要；

（2）个人工作台，包括个人邮箱、日程安排、修改密码；

（3）公文监控，包括来文监控、查阅监控、公文痕迹；

（4）系统管理，包括编号管理、流程安排、权限管理；

（5）系统集成，包括与Word和Excel在集成。

2.2.2系统功能划分

（1）公文处理模块。公文处理模块负责处理各类公文的办理，各类公文从起草、审核到发布等这些过程都是在这个模块完成的，在这个模块里要为各种公文设置不同的外观，每种公文的界面里有调用WORD和导出WORD的功能。

（2）个人工作台。个人工作台用于对本人各项工作进行统一管理。个人邮箱存放着属于自己的各类公文，别的用户无法进入，邮箱有提示功能，突出显示未办或未阅公文，邮箱里的草稿公文是由于是自己创建的，可以删除，已经阅读过的成文公文也可以删除，待办公文不能删除；日程安排用来安排本人的日程和活动，起到提醒的作用；修改密码用来更改用户个人的密码；公文查询用来搜索查看自己有权限的公文。

（3）公文监控。公文监控提供公文从草稿到成文的办文痕迹，记录什么人什么时间对该公文做了什么事情。

（4）系统管理。系统管理员负责办公自动化系统的公文字号管理，用户权限管理和流程走向管理。

（5）信息集成。信息集成模块负责向该学校门户网站发送通知公告类的公文。在学校的网络中已经实现了与门口网站的连接。

2.3系统详细设计

2.3.1 公共模板的设计

柔性工作流着重强调系统的可重构性、可重用性和可扩展性，系统框架图里公文处理模块里面包括了多种公文处理子模块，但这些公文处理子模块其实有很多过程是相似的，如果我们把这些功能相似的部分做成可重用的模块，即可以达到快速开发的目的又能使系统增加一定的柔性，再者，如果要修改各公文处理子模块代码时，只需更改模板的代码，而由模板生成的其他子模块则能够自动更新。在本文中，我们把这个模块称为“公共模板”。

2.3.2 流程部分设计

在设计流转机制时，本系统在处理时将所有待处理的公文进行分类，然后针对每一类公文和处理该公文的对象来确定相应的流转规则，并在系统建模阶段将该规则写入数据库中。

假设现有部门A、部门B和部门C，同时有公文a、公文b和公文c。针对这三个部门和三类公文，我们可以设计一个简单的流转规则。对于公文a，只能由部门C起草，部门 B和部门C可以接收、发送，而部门A只能回复；对于公文b ，部门B和部门C都能起草，但只有部门C能接收和发送，其它部门只能回复；对于公文c，所有部门都能起草、发送和接收。该规则可以用相应的状态

2.3.3 权限管理的设计

一个OA系统中有很多参与者，而且一般也有多种公文；每一类公文针对不同的参与者又有不同的权限。为了解决这个问题，可以引入RBAC（Role-Based Access Control）技术，先将用户按部门和职责分组，再根据需要定义一些角色（比如起草、审核、回复、签发、发布等） ，然后将相应的组分配相应的角色。实现时要将角色设置游离出业务逻辑，设计可配置的单独模块，独立于业务逻辑；而业务逻辑里判断的只是角色，不涉及到具体用户。这样设计后，人员变动、权限更改就不会影响整个系统的应用逻辑。

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3办公自动化系统实现

3.1公共模板实现

（1）所有文档：显示所有文档；

（2）草稿文档：显示起草后未提交审核但保存了的文档；

（3）删除的草稿文档：从草稿文档视图内删除了的文档；

（4）已发布公文：已经成文并经过校办公室发布成功的文档；

（5）已回收公文：由于起草错误或发送错误而传递到用户邮件数据库里的已成为公文可以被回收，所有回收的公文被放入该视图；

（6）预归档文档：在前文已经介绍，归档部分要与该学校的另一个系统衔接，所以本系统里的归档只是预归档，仅仅将公文的状态设置为归档；

（7）在审核文档：所有起草完毕并已提交审核但未成文文档。

3.2表单

我们采用了三种表单：草稿表单、审核表单和成文表单。

（1）输入文本：公文草稿，当用户起草时，使用该表单，它有“本部门审核”、 “校办公室审核”、“校对”等操作，

（2）处理文本：审核公文表单，整个审核期间的文档都用此表单，它有“获取编号”、“提交部门领导审核”、“提交校领导审核”、“保存”、“回复”操作等。

（3）成文表单，当公文完成上述流程后，公文接收者看见的文档就是以Doc表单打开的，它含有“关闭”和“打印”操作，除了这两个操作外，还为秘书设计了错发而设计的“收回”操作和因为漏发而设计的“补发”操作以及公文归档设计的。

3.3邮件模板的实现

3.3.1 代理

为了自动或后台运行一些任务，我们为邮件数据库定义了一些代理，其中有个使用最频繁的代理mailprocess，此代理的触发条件设置为“邮件到达之前”，主要的功能是将收到的文档按状态分类，供不同的视图使用。

3.3.2 应用与邮件的集成

在工作流的应用开发中，邮件和应用程序将集成在一起。当需要时，可以通过开发的应用程序向上级部门发送一个邮件，在邮件中将申请以及连接文档以邮件的形式发送给相关领导。

3.4数据库实现

本系统采用用户-角色-模块的三层安全模式，第一层为用户，第二层为角色，第三层为系统模块。用户和角色之间建立关系，角色和模块权限之间建立关系，而用户和模块权限之间没有直接的关系。此模型将系统的模块权限和用户分开，使用角色作为一个中间层。用户访问模块时，通过其所在的角色对模块的访问权限来获得访问该模块的权限，通过这种分层的管理模式可以实现有效的权限管理。

3.5权限管理实现

Domino在实现时可以用ACL来完成，Domino是带有RBAC技术的群件开发工具，它的Domino Admin可以进行用户设置和群组划分，它的Domino Designer除了可以进行正常的程序开发之外，还可以针对某个数据库文件定义角色，并可以通过该数据库文件的ACL将角色分配给相应的用户组和用户。具体实现时可以在某类公文数据库的ACL里定义一些角色。

3.6监控数据库的实现

监控数据库在实现时主要是创建了三张表单和若干个视图和一个代理。三张表单，每张表单对应一类监控信息。在表单的上半部显示公文的基本信息，下半部显示公文痕迹信息，在下半部的这个带附签的表格里，第一项标签有“收文单位”、所有应接收人员、补发收文情况、流转序列四项；代理用来将办公痕迹写到文档里。

7.OA办公自动化系统 篇七

电子信息学院 09电信A班 29010302023 黄哲锐

2011年 月 9 日 办公自动化系统 办公自动化系统（OAS）Office Automation System是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，深受众多企业的青睐。

一、简介：

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OAS软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

二、OA发展的阶段

工具阶段：

纸张信息数字化，纯文字、表格处理、存储、查询，工具阶段 MIS阶段：

数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流。

网络协同工作时代－互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

三、功能

办公自动化系统主要面向组织中的业务管理层，为各种类型的文案工作提供支持，通过应用信息技术，支持办公室的各项信息处理工作，协调不同地域之间、各职能间和各信息工作者间的信息联系，提高办公活动的工作效率和质量。

不同组织中的办公业务是不同的，所以，不同办公系统有很大的区别，但一般情况下，办公自动化系统都具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理；通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排；通过桌面型数据库软件进行数据库管理；通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。

四、分类

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

2、已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

3、已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

4、已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

五、企业适用范围

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：

[1]信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

[2]信息化失败的企业

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

[3]缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

[4]已拥有业务管理系统的企业

8.办公自动化系统管理办法 篇八

第一章 总 则

第一条 办公自动化（简称OA）是指基于Internet/Intranet技术，以数据库为核心，利用工作流概念，为分散在各地的工作人员提供一个信息共享，协同办公的网络环境。

第二条 我院办公自动化系统（以下简称OA系统）是以朝华OA办公自动化系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖学院各部门的办公信息管理系统，实现院内网上办公和信息资源共享。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高学院整体管理水平的重要手段。

第三条 为了加强我院OA系统管理，保障我院办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行，特制定本办法。

第二章 系统构成与功能

第四条 学院OA系统基于Lotus Domino/Notes系统运行，由Domino服务器系统和Notes客户机端系统组成。Domino服务器上安装朝华OA办公自动化系统数据库，向用户提供办公数据和文件信息的存储和共享，是OA系统的数据中枢；Notes客户机端供全院各部门和全体用户用于信息及文件输入、修改和流转、阅览操作。

第三章 组织管理与职责

第五条 教务处现代教育与信息中心负责OA系统服务器的管理维护和日常运行。主要职责包括：

1、负责OA系统软件的开发升级管理；

2、制定、落实OA系统有关规章制度；

3、承担学院各部门领导、信息员和相关人员的培训和技术指导工作；

4、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

5、保障学院各部门和各用户与OA服务器网络的正常连通。

6、负责系统用户注册管理、日常运行的技术维护、系统功能的不断完善。

第六条 学院各部门和各用户是OA系统的终端用户，学院各部门要结合本部门的实际，制定相应管理办法，并指定部门信息员，负责部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公自动化系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第七条 学院各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件，例如：学生管理软件和教务管理软件，但应在教务处现代教育与信息中心的协调下按照统一数据标准进行，避免系统冲突和资源浪费，保证与OA系统的兼容性，实现内部办公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等程序按照我院相关公文、会议处理办法的规定办理。

第九条 各单位在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十条 系统正式运行后，学院各部门领导和各部门信息员必须在每个工作日的上班后一个小时内，下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第五章 系统安全与保密

第十一条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。

第十二条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十三条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第十四条 OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第十五条 所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

第六章 责任与处罚

第十六条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

1、不执行本办法第三、四章规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的单位，学院对相关责任人及所在部门予以通报批评。

2、违反本办法第五章规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政

处分。造成损失的，除赔偿损失外，并视情况予以5000元以内的经济处罚。

第七章 其 它

第十七条 本办法由教务处现代教育与信息中心负责解释。

9.办公自动化系统的构建 篇九

1 办公自动化系统的特点

企业的业务过程分成两种，一种是部门内部的私有业务过程，另一种是部门间的协调业务过程。两种业务过程交错运行、相辅相成、互相协作，从而构成企业内的系统工作体系。（1）私有业务过程：私有业务过程是指在部门内部，利用部门现有的各种资源和自己的组织结构，在没有外部部门协作的情况下来完成的各种业务过程。（2）协调业务过程：协调业务过程是指由某个部门主导，经过其他外部部门通力协作，使用外部部门的组织和资源来共同完成的业务过程。协调业务过程是以部门之间的业务通信和关联数据为核心的。

2 基于多Agent的办公自动化系统的架构

软件总线技术是建立在软件重用的思想上，包括构件的重用、软件系统结构的重用等。各种符合软件接口规范的构件在软件总线上可以实现即插即用（Plug-and-Play）。在这个架构中，每个部门都有自己的Agent，各种Agent都可以挂接到总线上去，实现即插即用。每个Agent在完成自身工作即私有业务的同时，通过协作协助其他的Agent完成相应的协调业务。

2.1 总线配置管理

总线配置管理是系统的中央控制模块，它主要完成对各个Agent的配置管理和各Agent之间的通信协调。在配置管理模块中，有三个主要单元：其一是登记控制单元，主要是对各Agent及其工作能力（如能够处理何种业务等）以及相关的消息处理接口进行登记；其二是消息控制单元，主要是接收和发送各种Agent之间的通信消息；其三是任务协调单元，主要是根据各个Agent的工作能力，寻找合适的Agent，通过调用消息控制单元向相关的Agent发送协作消息，以异步的方式完成协调任务。

2.2 公共数据黑板

所谓公共数据黑板就是建立一个公共的数据存储区域。协调任务的主导者（即主导Agent）将协作请求以规范的格式写入公共数据黑板；协调任务的协助者（即协助Agent）通过监控公共数据黑板，发现有自己可以处理的请求，则读入那种请求并完成相关任务，同时将结果以规范的方式写入公共数据黑板；主导Agent通过监控公共数据黑板，发现自己的协作请求已被完成，则读入相关结果，继续完成自己的协作业务。

2.3 权限配置Agent

权限配置Agent是一个公共的Agent，主要完成不同业务Agent对公共数据黑板的存取权限的配置、多个Agent互访权限的配置以及不同业务Agent可以访问的业务权限的配置等。各Agent以Web服务的方式为其余各个管理模块提供公共操作接口。

2.4 业务Agent

业务Agent是各个部门完成私有业务和协调业务的基本单元，它是以业务和业务处理为核心的，如人事管理Agent、采购和销售管理Agent等等。业务是由业务模式所描述的，包含业务的操作表单、表单实例、显示模式、处理方式等，可以采用模式描述语言如UML或XML语言等实现。在该系统中，每个业务Agent都是一个独立的工作单元，处理不同的业务；同时它们又可以挂接在系统的软件总线中去，同其他业务Agent协同办公。

3 业务Agent的两种通信模式

3.1 数据供应模式：请求与反馈

当一个业务Agent想要从其他的业务Agent那里获得某种帮助的时候，首先它需要向系统的总线配置管理模块发出一个请求消息，该消息可以指明提供者，也可以不指明。如果消息中没有指明提供者，则总线配置管理模块可以根据这一请求寻找合适的提供者。任何一个Agent都可以成为提供者，但必须向总线配置管理模块进行注册。这样，总线配置管理模块就可以根据已有的注册信息迅速地找到提供者，并将请求转发给提供者，然后将获得的帮助以消息的方式反馈给请求者。

3.2 事件报告模式：发布与预约

业务Agent是通过发布有关数据或共享数据的添加、改变或删除的事件消息来传递数据的更新消息的。如果某个业务Agent需要随时得到这些数据的更新信息，就需要Agent来预约。预约的方法就是向总线配置管理模块发送一个或多个预约消息。每当一个业务Agent发布事件后，总线配置管理模块都会将这一消息按照预约的清单发送给每个预约Agent。

4 结束语

10.办公自动化系统的安全问题及对策 篇十

一、办公系统的安全问题

(一) 网络威胁增多, 安全域划分难度较大

办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络, 以TCP/IP作为主要的网络通信协议。TCP/IP协议是一种开放协议, 侧重于不同类型的物理网络互联, 但在安全设计上存在缺陷。随着来自互联网威胁的日益增多, 攻击者可能利用已知的安全缺陷和漏洞进行攻击和入侵, 使办公网络面临信息搜集、侦听、哄骗、会话劫持、拒绝服务 (Do S) 等安全威胁, 而不合理的网络配置、设备安装的缺失、不严格的访问控制措施等则加大了系统遭受攻击和入侵的可能性。受资金、设备、人员、技术、管理等因素影响, 划分网络安全域、应用整体的安全策略、实施边界防护和访问控制存在较大困难, 特别是在互联网、内部网络、专用网络之间实现安全交换数据的难度较大。

(二) 操作系统安全问题突出, 缺乏有效的措施

众所周知, Windows是办公系统中使用最多的操作系统, 但Windows本身存在诸多问题。一是核心安全技术不透明。作为一种商业软件, 微软并没有公开Windows的源代码, 涉及信息安全的核心技术不透明, 对办公系统来说仍是一种不可信的操作系统。二是针对Windows系统的威胁增加。如果系统更新不及时, 安全措施不严格, 存在的漏洞和缺陷可能会被非法入侵者利用, 从而对系统的安全产生致命影响。三是技术支持和安全升级服务受限。微软已宣布将停止Windows XP的主流支持服务、扩展支持服务延续到2014年4月8日;新推出的Vista、Windows 7操作系统, 由于各方面的原因, 尚未在办公等领域大量使用;个别用户仍使用的Windows 98和Windows Me, 微软早在2006年7月12日就停止了相关的支持服务。

(三) 数据泄露途径多样化, 保密性措施不到位

办公系统要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据, 一旦泄露可能会造成难以估量的后果, 而非法窃取、病毒和恶意软件的破坏、内部管理的漏洞均会造成数据的泄露。随着计算机和网络技术的迅猛发展, 移动存储介质、即时通信、P2P、电子邮件在办公系统中大量使用, 使数据泄露的途径更趋多样化。目前的办公系统中, 也有对数据加密的措施, 例如口令的MD5对称加密、验证码、电子签名等, 但这些加密措施多侧重于用户的身份认证和识别, 大量的敏感信息和业务数据仍以明文形式在网络传送, 或在数据库中以明文形式存储。同时, 多数办公系统在使用中普遍存在缺省安装、权限设置过低、内容缺乏保护等问题, 影响数据的保密性。

(四) 系统安全性设计存在缺陷

随着安全威胁的增多, 系统环境的日趋复杂, 办公系统安全性设计的漏洞和缺陷也逐步暴露出来。一是安全设计缺乏系统性。受各种因素影响, 办公系统在建设中缺乏整体的安全规划, 项目关系人对安全需求缺乏一致的理解, 安全设计的针对性、系统性不强, 无法形成覆盖网络、操作系统、应用程序、数据库的多层次的纵深防御体系。二是安全性技术的缺失。多数办公系统属于仓促部署, 多侧重于满足功能性需求等目标, 对安全性需求考虑较少, 开发团队也缺少熟悉关键安全技术的专业人员, 采取的安全防范措施层次较低。随着时间的推移, 新的风险、漏洞被发现, 新的攻击手段不断被采用, 安全技术的缺失使办公系统面临的安全风险日益增多。

(五) 安全管理薄弱, 技术防范手段较为落后

办公系统的发展过程, 也是安全管理不断加强的过程。办公系统在安全管理方面存在的问题主要有以下4个方面。

一是忽视人的因素。人是系统安全最关键的因素, 如果忽视人的因素 (安全意识和安全管理) , 即使采用最先进的技术和最安全的设计, 也无法确保系统的安全性。二是重建设、轻管理。在办公系统的整个生命周期都存在安全管理的问题, 即使在建设之初较为安全的系统, 也会因为系统的脆弱性和可腐败性, 在运营、维护中出现新的问题。三是技术手段落后。受各种因素影响, 多数单位除部署防病毒软件外, 很少采取虚拟网络、访问控制等措施, 也缺少防火墙、入侵检测等硬件设备, 技术防范手段较为落后。四是员工缺乏防范技能。部分政府部门、企事业单位的信息安全培训不到位, 员工对信息安全知识掌握较少, 也缺乏病毒查杀、系统升级等必要的安全防范技能。

二、办公系统的安全防范对策

针对上述安全问题, 从防范风险、保障安全的角度考虑, 结合办公系统的安全需求提出以下对策。

(一) 建立高效安全的办公网络

对办公系统来说, 仅有防火墙保护的网络是不可信的, 高效安全的办公网络需综合应用各种技术和方法。一是使用专用或虚拟网络。可利用各省市已建成的电子政务专网或各级政府部门、企事业单位的内部网络, 以及通过使用PPTP和L2TP/IPSec协议建立的虚拟专用网络 (VPN) 建立可信网络通信信道。二是使用防火墙、虚拟网络 (VLAN) 等技术, 划分网络安全域, 建立安全网络结构, 对办公系统进行边界防护和访问控制。三是提高核心网络组件的安全性。要通过对路由器、防火墙和交换机等核心网络组件的安全配置, 阻止或筛选数据包的转发, 对恶意攻击和非法访问行为进行限制。四是对数据通信进行加密。使用SSL协议或加密技术, 对数据通信进行加密保护, 确保办公系统数据的安全传输。五是采用入侵检测技术。检测的目的在于及时做出反应, 可使用入侵检测技术对网络进行监测, 对内部攻击、外部攻击和误操作进行实时保护, 并在网络系统受到危害之前拦截和响应入侵。

(二) 提高操作系统的安全性, 降低潜在风险

办公系统、电子政务需要可信的操作系统来支撑, 但现阶段的着眼点, 应当是使办公系统的操作系统相对可信, 风险相对较低。一是使用正版的操作系统。要从各方面重视软件的正版化, 采购预装正版操作系统软件的计算机, 并尽可能使用具有自主版权的国产化操作系统。二是对操作系统进行安全配置检测和加固。经验证明, 操作系统的多数安全漏洞和隐患可以通过检测和加固的方法进行消除。对Windows系统来说, 最简便、有效的方法莫过于使用安全配置检测表, 对照检测漏洞, 并利用其提供的安全配置工具或安全模板, 在服务器和客户端设置和应用相应的安全策略。三是使用安全专用设备和软件, 检测和堵塞漏洞。一方面, 可使用漏洞扫描工具, 定期检查办公系统服务器和客户端的系统漏洞和配置更改情况, 并通过安装防病毒软件, 定期查杀病毒, 及时发现问题;另一方面, 可在办公网络建立补丁分发、系统升级等系统, 主动发现、修复系统安全漏洞和隐患。

(三) 运用加密手段, 确保办公系统数据的安全性

在办公系统, 大量的公文、机密数据要在组织内部、上下级之间传递, 要在服务器、数据库内存储以确保数据的保密性、不可否认性和完整性。一是对数据进行加密传输。即在应用层使用加密算法对通信报文进行加密后传输, 或在网络的应用层与传输层之间加入安全套接层, 利用底层SSL协议对传输的数据进行加密。二是对数据进行加密存储。根据不同的安全需求, 可采用文件级、数据库级、介质级、应用级加密, 以及嵌入式加密设备等方式, 并使用相应的加密算法, 对数据进行加密存储。三是采用基于数字证书的认证机制, 对用户进行身份验证、识别和访问控制, 保证只有身份真实且具有授权的用户才能访问系统, 使用系统的功能和资源, 防止非授权操作。四是在公文处理过程中, 采用基于PKI技术 (公共密钥体制) 的数字签名等手段, 根据用户的私钥, 对公文的修改等操作进行证明和确认, 确保已签名文件的内容不被篡改, 防止签名者的抵赖行为。

(四) 合理规划, 降低安全性设计上的技术风险

从办公系统的现状看, 各行业、各地区的应用程度不同、所处的技术阶段不同、发展也不平衡, 因此, 必须区别新建和已有系统, 合理规划、综合考虑, 采用先进和成熟的技术, 降低系统在安全设计上的技术风险。对于已建系统, 安全设计的重点应侧重于网络, 要通过对网络和系统的安全检测、管理、监控和处理, 建立可信网络结构和通信信道, 确保数据的安全传输, 防止数据被非法窃取和篡改;对于新建系统, 安全性设计可从网络、操作系统、数据库和应用程序等几个层次入手, 识别和分析潜在的安全威胁, 针对网络、主机、应用、数据、管理等方面存在的漏洞和隐患, 制定和应用安全策略, 并通过采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术, 构建信息安全的纵深防御体系, 确保办公系统信息的保密性、完整性和可用性。

(五) 加强安全管理, 确保系统安全运行