设备档案资料管理办法

设备档案资料管理办法（共9篇）

1.设备档案资料管理办法 篇一

设备档案资料管理员工作心得

做为设备资料的档案管理员，首先要从设备资料说起，其次是资料档案。

设备资料是指从设备的规划、购置、安装、使用、维修改造、直至报废等全过程

中形成并经整理应当保存的科技文件资料，（如：图纸、图表、说明、计算资料、录像等）。资料档案是指过去和现在对设备和公司有保存价值的各种文字、图等，不同形式的记录，（如：原始说明书、产品合格证、出厂实验证明、煤安标志、企业资质、防爆证书、维修记录、验收记录等）。那么现在大家对我的工作应该

很明白了，我的工作就是对资料进行归档、整理、编号。使设备资料完整、齐全，便于查阅。

在刚接触这份工作时，每天被一些型号相同而制造厂和出厂年份不同，零

件尺寸可能不同的资料弄的头晕眼花，大多时候会发现同样的文件见过，可是

想不起来存放在哪个档案袋里了，这样用翻阅的方法整理了一个多星期，都是徒

劳无功，没有一点效果。找某份急需的文件时，还要把整理好的一并翻出，找到

后，又要重新整理。

后来，为了适应办公自动化的需求，我按照档案管理的要求，对机电设备

档案进行了基础资料软件管理，在我的电脑里新建文件夹，输入文件类别、相关

资料目录、对此进行保存。设备档案资料必须经过整理、清点编号、装订，用软

件输入后方可上架妥善保管。

1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、易损件表、防

爆资料、零部件(如电动机、起动器等)属于一个大型设备的要放一个档案盒中。

2、设备的大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录、检验记录、设备事故报告单、原因分析处理结果、设备技术状况鉴定表、安装基础图及土

建图、设备结构主要配件图纸、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）、其他资料（包括：公司下发的文件、例会纪要、县局

文件、施工措施等）

文件与文件之间的编号，按下列办法进行，即x文件柜x号文件是xx资

料标清设备规格型号、厂家、每个部件的零件名称规格型号等，每个文件柜里的文件编号都从01开始以便书写整齐和方便查阅。

这样规范了档案管理的同时也方便了档案归档、查阅同时也充分利用档案

信息资源为公司谋利。

我矿技术员通过查阅设备档案，在最短的时间内查找出设备故障点，对事

故频出的设备进行及时的修理，提高设备质量，保证安全生产，避免生产事故的发生。

通过对软件资料的运用，能及时找到所需的文件，即节约时间又提高工作

效率。

为加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等，除了区队技术员可

保留部分常用设备的资料（主要应为复制件）以外，凡是需要用资料的单位均应

到档案处借用。

资料的借阅规定：认真按《资料借阅登记表》填写名称、规格型号、张数、借阅时间、借阅期限等项。借阅人在《资料借阅登记表》借出接受人签字栏处

签字即可。绝密文件资料借阅，应该报请领导，待批准后方可借阅。资料借阅

时间规定为10天内，借阅期满，马上催收。需继续借阅的，应再次办理手续，该归还不归还或遗失、损失者，由资料负责人按其损失作估价赔偿。

2.设备档案资料管理办法 篇二

现将探讨如何建立完善的医疗设备档案管理体系。

首先, 为了加强我院医疗设备档案工作, 提高医疗设备档案管理水平, 充分发挥医疗设备档案在医疗、科研、教学、管理和医院其他各项工作中的作用, 根据《中华人民共和国档案法》和《档案工作文件选编》的规定, 根据广西壮族自治区档案局颁发的《档案工作文件选编》的要求管理档案, 做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确, 利用方便、管理手段先进。医疗设备档案实行集中由医院档案室统一管理, 确保档案完整、准确、系统和安全, 便于保管和开发利用。档案编号按《广西医科大学第一附属医院档案分类编号方案》执行。

其次, 档案管理人员必须政治立场坚定, 政治理论、思想作风和职业道德水平较高, 具备一定的基础知识、专业知识和相关知识及较强的工作能力。贯彻执行档案政策、法规, 认真做好医疗设备档案工作。医疗设备科档案管理人员应做到设备档案管理工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时, 要同时布置、检查、总结、验收档案工作。医疗设备科档案管理人员向档案室移交档案, 必须填写移交清单一式两份, 交接双方签字盖章。归档单位与档案室各执一份, 分别保存。

在实际的医疗设备档案工作管理中, 要注意以下3 个方面。

1 医疗设备档案的管理必须坚持集中统一的原则

医疗设备的计算机存储档案由医疗设备科 (处) 专职人员进行管理;医疗设备的技术档案由医疗设备科 (处) 专职人员和医院档案室专业级技术人员共同进行管理。采用计算机加密技术的安全保密措施, 并结合合理、有效的保存时间, 是确保医疗设备档案的完整性、准确性、安全性和系统性的重要手段。

2 医疗设备档案归档工作的要求

要结合医院实际情况, 明确医疗设备档案的归档内容由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。在医院的医疗设备管理、采购、使用等工作中所产生的纸质文件, 一般都按年为单位归入医疗设备档案管理。医疗设备科的档案管理员, 负责对相应材料的统计、收集、整理、归档和保管的工作。最后再按时间一并移交给医院档案室, 由医院档案室统一编号归档。确保整套医疗设备文件的完整性、准确性和系统性。

3 设备科采购归档资料

我院的医疗设备采购程序为招标采购和院内采购, 医疗设备档案包括以下的详细资料:

3.1 招标采购 (包括财政资金招标采购和其他招标采购)

(1) 医疗设备申请论证表和成本效益分析记录 (单价50 万以上需要成本效益分析表) 。 (2) 医院设备委员会或院领导批复购置记录 (其中任何一项均可) :设备委员会批准的预算决议 (需经院办公会同意) ;院办公会决议;紧急购置《抢险、救灾、特殊保健等》批复购置记录;院领导批复的其他零星采购。 (3) 设备参数确认记录文件 (科主任或申请者确认的记录) 。 (4) 招标采购文件。 (5) 评标报告和确定成交函。 (6) 执行中标结果的请示及批复 (办公会决议执行单) 。 (7) 设备采购项目存档资料。 (8) 采购合同书。 (9) 验收报告及入库、出库单据。 (10) 质保验收单。 (11) 发票复印件。 (12) 付款通知单。

3.2 院内采购 (包括院内谈判、院内议价)

(1) 医疗设备申购单。 (2) 医院设备委员会或院领导批复购置记录 (其中任何一项均可) :院办公会决议;紧急购置《抢险、救灾、特殊保健等》批复购置记录;院领导批复的其他零星采购。 (3) 设备参数确认记录 (科主任或申请者确认的记录) 。 (4) 设备询价论证谈判记录。 (5) 相关证照:生产商需提供三证:营业执照、医疗器械生产许可证、产品注册证;经销/ 代理商需提供:营业执照、医疗器械经营许可证, 以及生产商三证和产品授权书。 (6) 采购合同书。 (7) 验收报告及入库、出库单据。 (8) 质保验收单。 (9) 发票复印件。 (10) 付款通知单

医疗行业是科技含量较高的行业, 在医疗实践活动中需要大批先进的医疗仪器设备, 这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加大对医疗设备种类的资金投入使用, 通过正规招标购买的方式, 使医疗设备的种类、数量迅速增加, 对医院的医疗、教学和科研工作有着极其重要的作用。大型的医疗设备已成为衡量一个医院规模、医疗和科技水平的重要标志之一。因此, 做好医疗设备档案管理对加速医院建设与发展有着重大的意义。

关键词：医疗设备,档案,管理

参考文献

[1]潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备, 2010, 7 (7) :50-51.

[2]杨菲林.医疗设备档案管理的思考[J].医疗装备, 2010, 23 (2) :44-45.

3.细谈医疗设备档案的管理 篇三

1 建立医疗设备档案的意义和作用

1.1 医疗设备档案的意义

1.1.1 建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力 的证 据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引 进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益 等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

1.1.2 建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备 在运 转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响 设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条 件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

1.1.3 利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出^〔2〕。

1.2 医疗设备档案的作用：

1.2.1 发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失 。

1.2.2 为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长 设备寿命。

1.2.3 提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益。

1.2.4 发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础。

1.2.5 为效益分析提供基础数据

1.2.6 便于信息交流。

1.2.7 为科技创新提供基础信息^〔3〕。

2 贵重医疗设备档案的形成及归档的范围

确定医疗设备档案的归档范围：我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了 医疗设备档案管理的归档内容。由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和技术 性文件材料的收集、积累过程结束后移交档案部门。

2.1 设备仪器文件材料的形成

2.1.1 购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报 批文 件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议 书，以及医院内部的可行性论证报告。

2.1.2 验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收 、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。

2.1.3 使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使 用记录、维修记录。

2.1.4 更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书 、改 造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调 拨单、移交清单、设备处理报告等。

以上4部分设备档案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成 部分。设备档案管理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分 发挥设备档案重要作用，各医院的级别规模各有不同，管理方式也有差异，购置仪器的方式 、渠道也不尽相同，档案的内容也会有必然的差异。现列举我院的归档文件，以供大家参考

2.2 大连市中心医院设备档案文件目录

2.2.1 购置阶段

2.2.1.1 科室购置申请报告

2.2.1.2 报市卫生局或市采购中心的申请购置报告及批复

2.2.1.3 购置设备论证报告及有关专家意见

2.2.1.4 生产厂家或经销商的资质证明，如营业执照、税务登记证、生 产或销售许可证，如是进口设备还需要海关提供的报关单或免税证明及商检报告

2.2.1.5 购置设备发票复印件(原件送财务科入库报账)

2.2.1.6 购货合同

2.2.1.7 保修合同

2.2.2 验收与调试阶段

2.2.2.1 设备安装调试和验收报告

2.2.2.2 设备的有关说明材料，如使用说明书、样本、图纸、技术操作 规程、合格证等；

2.2.3 使用与维修阶段

2.2.3.1 仪器使用登记本

2.2.3.2 设备维修申请报告

2.2.3.3 设备外修申请表

2.2.3.4 外修费用与维修项目清单

2.2.3.5 定期维护项目清单

2.2.4 报废，更新改造阶段

2.2.4.1 设备升级改造情况说明(如有大出入可另设档案管理)，

2.2.4.2 设备转移情况说明(包括院级和科室级别)

2.2.4.3 设备报废鉴定表

3 贵重医疗设备档案的归档与档案的建立

3.1 设备仪器文件材料归档要求 归档工作由形成设备仪器文件材料的相 关部 门或业务人员承担，任务结束或告一段落后，应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全 ，校对准确，经有关领导审批后向档案室移交，归档的科技文件材料，要做到线条、字迹清 楚，声音、图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔(有特殊要求的除外)、圆珠笔 或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。归档的科技文件材料， 必须进行系统整理，组成保管单位，并编制归档目录一式两份。

3.2 归档工作职责分工 档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备 仪器 管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备(技术)管理部门、 设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员，由设备管理部门负责人、产品试制负责人、 项目负责人等审查后，及时归档。

3.3 归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序 参与人员：交接双方 及相 关人员。清点核对：根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对，确定 账物相符。质量检查：分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查， 不符规定者重整。交接双方签字盖章：由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接 过程需要说明的问题，应在归档目录备考表中说明，并由说明人签字盖章。

3.4 设备仪器档案的整理

3.4.1 分类(选择分类方法、制定分类方案)编制一个合理和切实可行的设 备仪器档案分类方案。1)分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制设备仪器档案分类 方案时，要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和 分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的设备仪器档案分类方案。2)分类要求： 遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一台(套)设备仪器档案的分类标准要一 致。遵循效用规则。要适应设备仪器档案管理特点，追求分类的整体适用效果。有行业特点 。遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。

3.4.1.1 按仪器类别分类 根据设备仪器档案的内容性质和形成特点： 把设备仪器档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的设 备仪器档案库藏体系。见图1。

3.4.1.2 根据科室分类情况分类。把各科室所属设备各自单独分类，见 图2。

3.5 设备仪器档案编目 1)案卷基本编目：以案卷为对象，通过一定的形 式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内设备仪器文件内容与成分的工作。2)内容包括：编页 号、填制文件目录，填写备考表，填制案卷封面、脊背标签。

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3.5.1 编号 为案卷制顺序号，以便固定案卷内设备仪器文件的顺序，便 于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。

3.5.2 编制卷内目录。设备仪器成套图样或科技文字材料，一般在编制时 就有 图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。文件形成时没有编制目录，或原有目录 不适用时，则要编制或重新编制目录。卷内目录位于卷内文件材料首页。1)内容包括：序号 、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号(次、数)、备注等七项。2)卷内目录样本 ，见图3。

3.5.3 填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文 件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，鉴定和统计都有一定的作用 。备考表项目：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期等。互见号：反映同一内容但 形式不同并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。

备考表排列在案卷内所有科技文件的尾页之后。备考表样本，见图4。

3.5.4 填写案卷封面 案卷封面项目：案卷题名、立卷单位、起止日期 、保管期限、密级、档号、档案馆号等。

4 贵重医疗设备档案的日常管理与使用等。(保密、借阅、注销)

使用建立严格的贵重设备档案管理制度，并严格执行，借阅人按制度规定办理借阅手续。在 使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责；精密仪器 原版说明书和线路图等重要资料一般不外借，确因工作需要可借复印件；仪器使用科室如需 要可保存复印资料，如说明书、操作手册等；设备转入其他单位后资料转入使用单位，并留 复印件以备查询；仪器设备在报废3年后，档案予以撤销。

4.1 注意事项：

4.1.1 设备仪器文件材料归档时间 归档时间的确定：可根据每种文件材 料的特点，本着便于集中统一管理、便于工作利用的精神，具体规定本单位每种设备仪器文 件材料的归档时间。

4.1.2 先归档后借阅。

4.1.3 随时归档：设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的 设备仪器管理文件

4.1.4 材料整理组卷。

4.1.5 定期归档：购置设备验收完成、进口设备索赔期满、自制设备检验 后。

4.1.6 坚持“三纳入”、“四同步”，做好档案收集整理工作。

4.1.7 实行“三纳入”、“四同步”的归档措施。

4.1.7.1 三纳入：1)将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作 纳入 本单位归档程序。2)将文件归档工作纳入本单位工作计划。3)将文件归档工作纳入相关部门 和有关人员的职责。

4.1.7.2 四同步：1)下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归 档要 求同步。2)检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步。3) 验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步。4)上报登记和评审奖励科技成果、全 优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步^〔3〕。

4.1.8 设备仪器正常服役期的内容：包括设备仪器日常运转情况记录，技 术性 能参数和精度定期测试记录，设备仪器各类修理及更换零件的竣工验收记录，设备仪器维修 费用及主要能耗与材耗记录、设备仪器结构或零件更改、改造、增减记录，设备仪器事故报 告记录和设备仪器运行趋向分析，设备仪器利用、停用、封存与启封记录，设备仪器报废记 录等。

4 小结

档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础，对医院管理具有深远意义。设备档 案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成部分。设备档案管 理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分发挥设备档案重要 作用医院各级领导应重视和关心各级部门设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。 定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。档案管理人员要收集有关医疗设备发展现状、 产品动态等信息。当今医疗设备技术飞速发展，高精尖且价格昂贵的新型仪器日益增多，设 备的更新周期日益缩短，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状， 收集有益杂志、技术资料、展销会资料等，进行分类整理，存入固定档案，为计划引进设备 提供依据。应以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用 ，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好 的效益回报，促进医院各项建设的发展

5 参考文献

〔1〕陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理〔J〕.浙江档案，2006，(9)：35.

〔2〕史维新.医院设备档案的管理〔J〕.苏州丝绸工学院学报，2000，(6)：340

〔3〕张芸.档案管理学课程讲义〔J〕.中国档案学会资料,2010，(1)：63

〔收稿日期：2010-12-9〕

4.医院设备档案管理 篇四

医疗设备档案管理是医院管理工作中的一项极为重要的内容，是现代化医院管理过程不可缺少的一个重要组成部分。医院重要仪器设备管理的好坏，直接影响到医院的诊疗水平、医术质量[1,2]。抓住医疗设备管理是医院创造经济效益和社会效益的必要保证，医疗设备档案管理工作就有着十分重要的意义。基层医院医疗设备档案管理的现状

医疗设备档案工作是医疗设备管理的一项经常性工作，它是医院医疗设备正常运转的重要保证和技术支持。在现实工作中，一些医院的管理部门片面强调对设备的论证和采购环节，只重视设备的考察和引进，设备管理的职能部门对新设备仅仅重视安装和验收和调试环节，忽视对医疗设备的相关资料的保存和档案管理。而医院的现实情况是，医疗设备的档案管理工作涉及到设备管理部门、档案保管部门、设备档案使用部门等较多的部门[3]。在医院的具体管理中，三者的责任和分工常常不是十分明确。工作不协调，未能深入挖掘部门的最大潜力和充分发挥各部门职能。加之医院管理部门如何协调三者的关系，缺乏行之有效的管理和监督手段。特别是医疗设备档案管理存在的问题不容忽视，医疗设备的档案管理系统更是薄弱环节。设备档案管理缺乏完善的规章制度，各部门的分工不明确，工作不协调;操作流程不规范，主观随意性较强，缺乏有效监管等诸多问题迟迟未能很好解决。

由于对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足，使得档案资料管理缺乏科学性，具体表现为档案管理混乱，借阅查询制度不健全，档案管理人员更换或调动时移交手续不清楚。档案资料保管分散，没有专人保管，导致档案资料收集不全，甚至相当一部分资料分散于各科室或个别人员手中，收集困难，甚至发生资料丢失。借阅和归还手续不严格，久借未归档的资料没有及时催还;更深层次的问题是，相当一部分医院缺乏经过职业培训的档案管理专业技术人员。2 增强对医疗设备档案工作重要性认识

医疗设备档案是医院对固定资产管理的重要凭证。医疗设备在一定的时间内，从开始购置到正常运行，直至最终报废，有一个循环周期的使用过程。医疗设备档案是指所产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种技术性和非技术性的载体资料。医疗设备档案的主要价值，有着促进医疗水平可持续的发展，提高医院的综合管理优势的作用[4]。

例如，在设备使用规划中，医疗设备档案能够提供有效的信息资源，支持医院主管领导的决策，合理配置医疗资源，防止贵重仪器闲置浪费、杜绝盲目引进和重复购置[5]。在设备采购及售后服务中，医疗设备档案能够提供具有法律依据的“合同书”，根据合同条款的约定，保障医院的合法权益不受损害。在医疗设备日常运行中，医疗设备档案能够提供详细的技术资料，为日常维护和故障检修工作带来极大的帮助，保证医疗设备的安全和稳定运行。在医疗设备报废审核中，医疗设备档案能够提供真实的原始资料，发挥其功用，合理报废资产，防止医疗资源浪费。真正把医疗设备的立项采购、基本情况、监测检查、故障维修、日常维护、大型维修、报废等情况真实地反映在设备档案中。

所以，建立完整的医疗设备档案管理制度，管理好、保存好、使用好档案资源，才能使其充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研中的作用。为了保证医疗设备的正常运作，管好用好设备，在设备档案具体管理中，要把医疗设备档案视为晴雨表[6]。使其真正融入监督医疗设备管理、跟踪医疗设备服务、维护、维修医疗设备正常运转的整个环节和全过程中。

统一思想认识，充分意识到医疗设备档案的重要性之后，就应该给档案管理工作提供必要的物质条件，引进档案管理专业的技术人才，成立专职的设备档案管理机构，制订完善的规章制度，规范工作流程，明确医疗设备档案相关人员的分工，加强协作，才能使医疗设备档案管理工作高效运转。规范操作流程，完善医疗设备档案管理

3.1 制订切实可行的医疗设备档案管理规章制度

成立由相关管理人员和档案管理人员共同组成的“医疗设备档案管理小组”。它隶属于医疗设备管理的职能部门，负责整个医院的设备档案管理工作，修订、完善医院档案管理制度。档案管理小组成员

需认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《病案管理规定》等相关法律，增进依法治档的意识。设置医疗设备档案专职岗位，应聘用档案管理的专业技术人员，负责档案管理的日常工作。设置兼职岗位，可由相关科室负责人和仪器设备主要使用者，在一定时间内负责所在科室的档案管理，定期查看、整理、核实医疗设备的使用记录，汇总后送交设备管理部门，经审核后移交到设备档案室保存[5,7]。

3.2 明确划定医疗设备档案的归档范围

归档内容由两部分组成:设备采购过程产生的文件和设备使用过程形成的资料。①申请及采购过程所产生的文件：采购申请和论证、公开招投标书或采购合同、商务谈判记录、评标和开标文件、中标通知书、正式采购合同、售后服务协议、发票复印件(原件保存在财务档案中)、标准配置的装箱单、货物运输单据、安装调试结果、验收检测证明、设备操作说明、维修技术资料，生产制造许可证、注册登记证、销售许可证。属于严格监管的特种设备，还需要有政府部门出具的技术鉴定和使用许可。属于卫生部、省卫生厅严格配置的大型设备，必须要有医疗设备配置的许可证。属于进口的设备，特别是享受国家免税政策的进出口设备，还需要有机电设备的进口证明、海关免税证明、报关单凭证、外贸合同、质量保证书、发票凭证、商品检验报告、注册许可证等。②设备使用过程形成的资料有：设备的使用登记、开机负荷累积量、消耗品类型及数量统计、操作规程、故障维修

记录、固定资产的经济效益分析、使用率与完好率统计、医疗诊断的阳性检出率、报废申请与审批记录等等。

3.3 积极创新设备档案的整理方法

档案经过初步简单粗略整理后，仍然处于条理不清的状态。只有经过科学地整理，系统地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查阅使用。常规的整理过程是先按大类划分并登记目录，然后对每个类型进行整理汇总并登记目录，最后制订具体医疗设备的档案卷册。对每份医疗设备文件进行编号，按规范对文件进行顺序排列，最后编写卷内目录：序号、文件号、责任人、文件标题、日期、页码和备注。查阅医疗设备档案只需按类型浏览目录，查询某台医疗设备的卷内目录，就可了解该设备的档案具体明细表，为查阅者提供极大方便。当然，随着计算机管理信息系统的普遍应用，纸质档案转化为电子档案，医疗设备档案整理的方法需要管理人员去不断创新[8]。例如，开发功能齐全的医疗设备档案管理系统，建立医疗设备档案数据库，设计科学的检索系统和针对不同需求的检索工具，以适应差异化的信息需求;设计完善的统计分析功能，为管理工作提供汇总信息。这就要求管理人员不断更新知识，接受新事物，才能适应新形势的变化需要。

3.4 不断拓展医疗设备档案的应用领域

建立医疗设备档案的工作目的和价值是广泛被临床医务工作者应用，为医院各项工作提供信息服务。档案管理人员不仅要确保档案资料的收集齐全，整理规范;同时更要求以认真、严谨、细致的工作作风，给医疗设备档案使用者提供高效的服务。真正使医疗设备档案在提升本院的综合诊疗水平，为医院管理决策部门了解最新动态及新技术的开展等方面，提供有重要价值的医疗信息[9]。因此进一步加强医疗设备档案的科学管理，是医院管理的重要标志，是促进医院全面发展的必然要求。结语

5.设备技术档案管理制度 篇五

第一条：全公司设备档案统一由公司档案室管理。

第二条：设备动力部负责管理如下档案：

1、申请外购设备的报告、批复。

2、外购设备随机文件材料（说明书、装箱单、备件图册、合格证等复印件、原件交公司档案室）。

3、设备的安装、试车、调试记录。

4、大、中修计划记录及检修任务书及总结材料。

5、设备三大规程。

6、设备的运行记录。各种台帐、滑润无定卡、维修费用统计分析，设备管理主要经济指标原始资料及统计。

7、设备事故原始记录及分析报告。

8、设备报废申请报告、批复、重要设备报废鉴定书。

9、外购设备及备件合同书、协议书。

10、水平衡、电平衡、热平衡测试报告书。

11、电气设备预防性试验报告书。

12、设备防腐记录。

13、水质报告。

14、锅炉及附件鉴测报告。

15、受压容器鉴测报告。

16、管网密封档案。

17、备品备件储备定额、备件图册。

18、主要管网图（供电、供排水、供气）。

第三条：工控资料保管及借阅：

1．工控软件光盘及用户程序备份光盘须由公司存档，个人不能保存。

2．现有的工控机用户名、密码和用户程序的用户名、密码报设备动力部备案。

3．不得随意更改工控机用户名、密码和用户程序的用户名、密码，如需更改，需经部门领导批准并及时报设备动力部备案。

4．工控资料的借阅时间为三天，超过期限需重新办理借阅手续。

5．工控机的程序维护完毕后，需对程序更改内容作详细记录，报设备动力部备案。

6．非专业维护人员不得退出人机监视画面。

7．不经部门主管领导批准不得擅自拷贝工控机内用户程序。

6.机械设备管理资料目录 篇六

一、项目机械设备一览表：

二、起重设备：

1、出厂合格证明书；

2、使用证；

3、安拆单位的资格证；（复印件）

4、安装人员的特种作业操作证；（复印件）

5、安拆方案；

6、检测验收报告；

7、维修保养记录；

三、钢筋加工机械：

1、机械设备出厂合格证明书；

2、安装验收记录；

3、维修保养记录；

四、木工加工机械：

1、机械设备出厂合格证明书；

2、安装验收记录；

3、维修保养记录；

五、混泥土、砂浆搅拌机械：

1、机械设备出厂合格证明书；

2、安装验收记录；

3、维修保养记录；

六、手持电动工具：

1、机械设备出厂合格证明书；

2、维修保养记录；

7.高校设备档案的特点及其管理策略 篇七

高校设备档案主要有以下几方面的特点: (1) 是以件、台、项形成成套性自成整体的材料。 (2) 档案与设备实物有很大的依附性、专用性。设备离开档案将难以安装使用和维修, 设备档案因设备的存在和使用而存在并产生使用价值, 它们是共存关系。设备档案有很大一部分存放在设备部门供现行使用。 (3) 设备档案具有普遍性和差异性。同一设备对不同单位, 同一单位对不同设备, 在其形成的文件及档案管理都各有不同。 (4) 设备档案的保存期限大多较短, 主要是其现行使用价值。

随着档案管理的规范化和科学化, 国有资产管理力度的加大, 高校对于仪器设备的管理工作同时也有许多新的要求。笔者就高校设备档案本身所具有的特殊性和目前管理中存在的难点, 谈谈管理策略:

一、高校设备档案的特殊性及管理策略

高校设备档案形成的特殊性是指高校在发展的历程中, 随着学科、专业的不断更新, 规模的不断扩大, 对学生的实验技能要求越来越高, 对实验室仪器设备配置要求越来越高, 需要不断更新原有设备仪器。由于社会发展、科技水平日新月异, 实验室功能和对学生的实验技能要求不断提高, 实验仪器设备的种类迅速增加, 对一些原来没用过、原来没有的、现在才开发的先进实验仪器设备, 由于实际需求, 如社会发展一样, 不以人的意志为转移地快速增加。如同企业间的竞争, 教育行业同其他行业的协调发展也好, 教育领域内各高校之间的发展生存竞争也好, 这种趋势都是必然的。实验仪器设备出现种类、数量更多, 性能更先进的趋势。熟悉、用好这些设备, 首先是实验设备使用人员要精通仪器设备的性能和作用;其次是实验设备管理人员管理要到位, 保证这些公有资产的保值和增值, 要物尽其用, 要加大管理和监管力度;三是设备档案管理工作者要做好设备档案归档文件的收集、整理、利用和信息资源的加工和分析反馈, 管好档案, 利用这些设备档案服务于教学, 提炼出有利于教学可持续发展的知识信息。所有这些可以说是一个系统的工作理念和工作方式, 不是简单意义上的工作程序管理, 管理要出效益、出思路。谁管理有成效, 谁办学就有成效, 所有高校都出效益, 中国的教育事业就有成效, 教育管理需要方方面面的有效管理。

据不完全调查和统计, 当前高校在设备档案管理领域做的不是很到位, 这主要是由高校设备档案本身性质所决定的。因为它应用性强, 人们对它们应用后的信息反馈、结果分析得少, 相对于《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中的其他门类档案, 设备档案实体相对较少, 信息加工更少。鉴于目前高校实验仪器设备档案管理现状, 笔者认为需要制订一些必要的管理策略, 不能让设备档案管理形同虚设, 如不能利用其积极推动高校教育教学的发展, 那将是档案管理工作者的失策和失职。

同普通档案管理相比, 设备档案更要注重全程管理, 即注重设备仪器从计划购置管理→购置过程管理→开箱验收管理→使用过程管理→报废情况管理→归档材料管理的整个过程管理。全程管理不但能全面反映设备仪器从购进到报废的全部使用价值, 还能为今后同种设备仪器的管理使用提供重要的参考凭证作用, 反映学校国有资产的保值和增值情况, 有效防止国有资产的流失, 都有赖于规范管理好已形成的设备仪器档案材料。

无论是从人员岗位职责的考核还是设备仪器价值的利用, 高校实验设备档案管理都是加强高校实验室管理的有效手段, 能有效促进实验室管理的现代化、规范化和科学化管理建设步伐。但高校设备档案管理同其他专门档案管理应有所区别, 许多档案管理工作是和设备管理部门工作交织在一起的, 共同完成、相互协作的。前期管理一般重在实验设备管理部门, 待归档文件材料现行功能使用完毕后, 经鉴定确还有保存价值的才移交档案馆 (室) 保存, 移交时间可能滞后于有些专门档案。

二、高校设备档案使用的特殊性及管理策略

高校设备档案主要是为高校教学服务, 其管理的目标主要是为学校仪器设备管理部门提供优质的信息服务。在实际管理过程中, 大部分过程分布于高校设备仪器管理部门, 对档案实体的全程管理要求更高, 要求设备管理部门高度重视, 建立健全设备档案管理各项管理制度, 确保设备档案的完整、准确、系统。在办公自动化水平不断提高的今天, 对档案和设备管理部门在资源共享、信息传输方面有着特殊的要求, 要求他们在做好设备档案管理的前提下, 重在发挥好设备档案的辅助教学任务, 提高设备仪器的使用率。

高校设备管理同大型企业单位, 特别是设备生产企业设备档案管理有很大不同。高校设备管理重在设备使用管理, 以及由此总结经验更好地提高设备使用率, 充分发挥设备的价值, 使高校国有资产保值增值。所有设备根据种类、功能不同管理手段和方法要有所不同, 侧重于对今后工作的借鉴和反馈分析。高校的设备档案侧重于设备的使用, 随着设备的老化、淘汰, 它的价值逐渐减弱甚至消失。

三、高校设备档案管理的特殊性及管理策略

高校设备档案实际上是档案管理部门和设备管理部门共同管理的过程。在此过程中, 管理的侧重点、范围不断变化, 仪器设备因其价值在其不同时期呈现显性价值逐渐衰减, 不同仪器设备隐性价值有所区别的特点。要求设备管理者和档案管理者具备全面的管理素质, 根据办学需求, 最大限度发挥仪器设备的现有功能, 挖掘其在使用和管理中的潜在价值。

注意提高高校实验设备仪器的利用率管理材料的收集。设备仪器的利用率是设备仪器价值最大限度利用的重要参考依据之一, 设备仪器利用情况、利用效果记录是实现资源共享的一部分, 能减少大量的资源浪费, 同时对设备仪器的管理利用, 改进工作方法和提高整体实验室工作具有重要意义。

对于高校档案实体的管理要注意“抓”与“放”相结合。档案管理部门业务指导到位, 同时可根据设备的技术更新、使用方法的改进, 适时鉴定设备档案, 剔除、销毁不再具有保存价值的实体材料, 注意档案实体和档案信息的科学保管和合理配置。

1. 高校设备档案价值体现的特殊性及管理策略。

按上所述, 高校仪器设备重点在利用, 专门研究设计仪器设备的档案材料则归入科研档案类。高校设备档案的价值是通过利用其来辅助教学科研来实现的, 同时可以防止国有资产的流失和闲置浪费。

对于高校档案部门来说, 如何正确认识设备管理的价值, 是做好设备档案管理的前提。档案管理部门要和设备管理部门共同做好设备档案的全程管理工作, 要充分认识到设备档案管理的必要性和重要性。有的高校为了教学评估, 不惜巨资添置设备, 但对添置设备缺乏科学的论证和购置后使用的科学管理、使用效果的反馈分析, 造成了相当程度上的资产浪费, 这是许多高校都存在的或大或小的问题。

值得一提的是, 在设备档案归档文件材料的收集整理工作中, 尤其要注意收集高校实验设备仪器利用率管理的材料。设备仪器的利用率是设备仪器价值最大限度利用的最基本参考依据, 设备仪器利用情况、利用效果记录是实现仪器设备价值和资源共享的前提, 对实验室教学人员提高工作效率有事半功倍的参考借鉴作用, 能节约大量的人力资源, 同时对设备仪器的管理利用、改进工作方法和提高整体实验室工作具有重要指导意义。

2. 高校设备档案价值鉴定的特殊性及管理策略。

高校设备档案管理需要设备管理工作和档案管理工作同步进行, 其价值鉴定亦然。设备档案相对于其他专门档案管理来说, 说其容易是因为设备档案与设备共存亡, 保管期限容易划分;但其收集时很难齐全, 因为设备使用部门随时需要其中的随机技术材料, 在管理上有其特殊性。

高校设备档案价值鉴定依据于形成材料对本校教学科研的实际辅助服务功能, 而很少考虑仪器设备本身的技术更新、改造等的分析, 以其促进教学科研为主导, 来决定哪些材料成为归档文件范围。随着某种仪器设备生产商对该种仪器设备功能等技术参数和功能改进的同时, 对归档保管的设备档案保管期限要及时进行调整, 一般趋向缩短保管期限。因为在科技高速发展的今天, 科技产品更新淘汰很快, 如果某种仪器设备已经更新或淘汰, 那么相应有关以前的设备仪器档案价值必然会减弱甚至消失, 当然这主要是对仪器设备使用部门, 而对于仪器设备开发部门那又另当别论。

3. 高校设备档案保管利用的特殊性及管理策略。

高校设备档案的保管要根据情况灵活掌握, 由于设备档案利用的频繁性和单一性较强, 可由档案管理部门和设备管理部门各保存一套, 原件由档案部门保管, 设备管理职能部门留存复印件。经常用、将来也不会永久保存的可由设备管理部门保存原件, 档案管理部门只保存归档文件目录。特别是在办公自动化水平快速提高的今天, 电子文件大量产生, 对于归档的电子设备档案, 大可充分利用网络平台, 实现设备档案电子文档的数据交换和信息传输, 实现资源共享。

设备档案同所有档案一样, 管理的宗旨和最终目的是利用。拥有、开发和优化出高质量的信息资源服务于高校的教学和科研, 是高校设备档案管理的价值体现, 也是最能体现管理策略成功与否的参数。

8.设备档案资料管理办法 篇八

关键词：加强检验仪器设备档案 管理

中图分类号： F273.4 文献标识码：A 文章编号：1672-5336（2015）08-0000-00

我们说到的检验仪器设备档案实际就是指从事检验检测业务的单位在设备购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等等的管理过程中形成的文字、图表、声像等形式的材料。检验仪器设备档案管理水平的高低，可以直接影响到工作人员的工作效率，影响到科研工作的水平，所以所加强检验仪器设备档案的管理是非常重要的。我们今天就是从加强检验仪器设备档案的管理出发，分别以检验仪器设备档案管理的特点、检验仪器设备档案管理的的内容、检验仪器设备档案管理的措施三个方面浅谈如何加强检验仪器设备档案的管理。

1 检验仪器设备档案管理的特点

1.1检验仪器设备档案管理具有动态性

我们今天说到的检验仪器设备档案管理是一个持续向前发展的工作，也就是说它是不断变化的、不断发展的，并不是一成不变的。比如说：我们在检验一台使用中的设备时，由于设备是正在使用的，所以在每一个时间段，设备的各项数据都是会更新的，所以需要我们持续不断的进行检测[1]。从这一方面我们也就不难理解检验仪器设备档案管理具有动态性的这一特点了。

1.2检验仪器设备档案管理具有综合性

检验仪器设备档案管理并不是一项独立发展的工作，要完成一台设备的检验，就必须要依靠各个部门的紧密配合。比如说一台设备，从它的购买、安装、使用、到调试、再到保养都需要很多部门的相互配合。所以要完成一台机器的检验，必须要涉及到不同的部门、不同的专业人士。因此，从这一点来看，检验仪器设备档案管理是具有很强的综合性的。

1.3检验仪器设备档案管理具有成套性和连续性

检验仪器设备档案管理具有成套性和连续性是因为设备是正在使用的，在设备的检验检测中必须要持续不断的对其进行检测检验工作，并且在完成检验检测之后要形成一套完善的数据，对设备现阶段的状况作出一个全面的分析[2]。

1.4检验仪器设备档案管理具有真实性和准确性

检验仪器设备档案管理是一门精确的科学，任何一项的错误都有可能导致检验的数据出现错误，因此在设备的检验检测过程中必须要做到准确再准确、真实再真实。

2 检验仪器设备档案管理的的内容

2.1设备的购买以及验收制度

检验仪器设备档案管理工作从设备的购买、验收就已经开始了。在新设备开箱验收时，相关的工作人员必须在场，并且要认真细致的记录下设备的名称、设备的状况、设备的说明等等的数据，以便后期的检验检测工作能够顺利的进行。

2.2设备的安装

在设备进行安装的过程中，必须要严格按照厂家的规定进行，并且要选取适当的场地进行安装[3]。在安装完成之后要对设备进行细致的调试工作，调试过程中所产生的一切数据都必须准确的记录下来，最后再将其归档保存。

2.3设备运行时的档案管理

检验仪器设备档案管理最主要的部分也就是在设备运行时进行的检测工作。在设备运行时的检测包括设备的日常运行状况、设备运行的参数、设备维修时更换的零部件等等。所以设备在运行时的检测检验工作也是最复杂、最艰巨的

3检验仪器设备档案管理的措施

3.1仪器设备档案一定要及时的整理归档

仪器设备档案一定要及时的整理归档是一项非常重要的工作。作为一名设备档案管理人员，在进行这一项工作时，一定要恪尽职守，要具有很高的职业素养和职业道德。做到定期、定时、不间断的对设备进行检测工作，并且要严格、细致的将检测到的各项数据记录在案，最后还有认真的将数据整理归档。

3.2对检验仪器设备实施分类化管理

由于在检验仪器设备档案管理中类目繁多、任务艰巨，所以需要对检验仪器设备实施分类化管理。这样做的好处在于可以建立起一个系统的、完备的管理体系，将检验仪器设备实施分类化管理有助于各个分类之间相互交融，相互运用，最终实现档案的立体化管理。那么，对检验仪器设备实施分类化管理的类目具体有哪些，经过我们的研究，总结出以下的几个类目，仪器设备的开箱验收、安装调试、运行维修等等的类目。

3.3对检验仪器设备实施信息化的管理

随着现代科学技术水平的不断进步，现代信息技术也在不断的发展，并且运用到了社会的各行各业当中。所以，对于检验仪器设备档案管理来说，也必须要运用到现代化的信息技术。利用现代信息技术对档案资源进行处置、整理，最终的目的就是要实现档案的数据化、信息化管理。那么，对检验仪器设备实施信息化管理的好处到底有哪些？其一，有利于避免档案因为长期存放而出现受潮、虫灾、火灾等等的事故。其二，避免档案长期存放之后出现遗失的现象。其三，有利于检验仪器设备档案管理的进步与发展。

3.4对检验仪器设备实施条形码管理

实施条形码管理，实际上就是利用了另一种先进的科学技术对检验仪器设备进行有效的管理。条形码是在现代社会中非常常见的一种物品，利用这种物品可以快速、准确的查找到商品的价格、商品的属性等等的一切数据。将条形码运用到检验仪器设备管理当中，可以快速有效的查找到关于设备的一切数据。

4 结语

自从我国进入改革开放以来，国家的各项指标都在不断的发展着。在这样的社会大背景之下，国家更加注重对各项事业的发展。因此，我们更要注重加强加强检验仪器设备档案的管理。

参考文献

[1]陈琳.浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理及利用[J].中国中医药现代远程教育. 2009（06）.

[2]杨学祥，朱智全，张世杰，张新德，金芳，尹思念，文觉.高原地区检验仪器的使用维护与保养探索[J].医疗卫生装备，2009（11）.

[3]祁雨桦.论贵重计量器具仪器设备档案管理信息化[J].科技与企业，2011（12）.

收稿日期：2015-04-13

9.医疗设备档案管理方法 篇九

一、分类责任化

1.将设备按使用级别进行分类：（1）大中型检查型类别（2）大中型功能型类别

（3）便携式型类别（4）耗材型类别

设备细化至责任人，制定责任铭牌标示于设备明显处上，由责任人进行日常保养维护，每周进行相关考核、奖励。

2.分类管理:机械式设备档案(包括但不限于大中型检查型类别)由设备科统一管理；耗材型类别设备(设备零件配件除外)档案由仓库统一管理。

3.成立论证小组（邹院提出）

二、纸质档案（纸质载体较为安全，对重要文件进行纸质和电子双样化）1.建立各设备的唯一档案，包括但不限于（封面、目录、购进申请表、购进设备可行性论证表、设备安装验收报告、原始资料、购买合同、发票复印件、上岗操作人员复印件、维修保养申请表、维修记录档案-包括维修人员身份证登记、报废申请），由设备科统一存档保管。

2.实行月度考核制检查，制定评价考核表，根据每个科室设备的清洁、整齐、完好率等评比，每个月选出科室优秀个人给予适当奖励（如奖金300）。

3。交班制度实行交设备，数量不清、不清洁不接、不清楚不接、设备不在使用期间不在原位不接、设备故障跨日无维修申请不接。

三、电子化

1.将纸质原始台账、原始记录、原始三证电子化，便于查找、核对、审查。建立各设备的唯一档案，包括但不限于（封面、目录、购进申请表、购进设备可行性论证表、设备安装验收报告、原始资料、购买合同、发票复印件、维修保养申请表、维修记录档案、报废申请）。2.统一建立各科室邮箱，有需求或者问题及时邮件申请（购买、维修、保养、定期检定、报废等），流程结束统一打印，科室负责人签名确认，由设备科统一存档保管。

3.通过建立微信群，集结各科室相关人员进入，涉及小问题不需要填写申请的通过微信群@设备科申请解决，问题统一由设备科登记，逐一解决后汇报人确认后签名完成。

四、流程化

1.避免账目混乱不清，每个科室根据需要按流程进行申购、验收、保养、维修、报废、存档，不得跨步实行。（具体流程见附表）

五、资源统计整合

1.统计各科室物资（电视、病床、床头柜、文件柜、空调、病例推车等）具体数量，使用程度。合理安排利用，避免浪费多余资源。

2.各科室自行日统计仪器使用次数，便于应对紧急情况；各科室编写具体应急预案（纸质化）便于相关人员学习，熟练应急时所有操作。

六、账务清晰

1.财务和仓库配合协助设备科统计江华医院成立以来所有设备还在正常使用状态的价格、厂家、型号、购买日期的统计。

七、人员使用合理化

1.通过微信群集合各科室护长、本院电工，每天科室拍照汇报需要处理不需要维修单的小问题，电工负责检查确定能否修复，修复好的拍照上传群由设备科进行统计存档，不能修复的写出具体理由，由设备科安排专业人员进行处理。

八、安全器材

1.各科室灭火器定期自行保养除尘、检查有效期是否在规定范围内，各科室人员是否懂得具体操作。每半年称量一次，是否在正常泄露范围，做好记录。灭火器上有一圆型压力指示表，指针在绿色位置时表明压力正常，指在黄色时表示压力过高，可能会造成喷射时间减少，指在红色时表明已开启过或压力过低不能正常使用。2.定期学习防火应急预案，熟悉消防通道走向。

九、设备维修责任化

1.每个设备故障、应急预案由专人负责，避免紧急事故时无法及时找到相关问题及解决方法，无法启动相关的应急预案。

2.中心供氧具体维护、保养人不合适，无法找到相关人员及时判断、确定维修方案。制定相关应急预案，确定专业维修保养人员。

附件：（1）设备申购流程表

（2）设备日常保养维护流程

（3）设备检定流程