档案资产管理（共9篇）
1.档案资产管理 篇一
在银行档案管理中电子档案管理的应用
【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。
【关键字】电子档案管理；银行
在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。
随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。
1.电子档案在银行档案管理中存在的问题
银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。
2.在银行档案管理中电子档案的应用
2.1电子档案降低了银行档案管理的强度
在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。
2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求
电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用
随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。
3.电子档案在银行管理中的发展
电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。
4.结束语
电子档案在当今时代发展当中十分重要，在银行的档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是各大银行档案管理的要求之一。银行要尽可能地运用电子档案进行资料的分类整理，代替纸质档案的归档存档，以减少纸质档案对库房需求的压力。同时，也要适应电子数据的不断发展变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充优化整理，支持远程查询，保证资料的查询工作，在改进会计档案坚定销毁时，应当将档案的业务价值和历史价值作为出发点，应当与银行档案相互补充、互为印证，在满足基本方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。
2.档案资产管理 篇二
我们对拖拉机联合收割机注册登记程序是:第一, 审核拖拉机联合收割机所有人提交的有效证件: (1) 拖拉机的来历证明 (购机发票或者有关部门出据的证明) 是否合法有效。 (2) 拖拉机联合收割机所有人得身份证明 (身份证或户籍证明原件) 是否在我们管辖区内。 (3) 合格证是否与拖拉机联合收害机相符 (发动机号、车架号) 。 (4) 拖拉机使用性质认定, 机主自己认定是兼用型拖拉机, 那就必须提供有效的交强险保险单, 如果认定为是农用型拖拉机那就填写《拖拉机使用J性质申报书》进行认定。 (5) 验证拖拉机联合收割机原机。出厂时间是否达到报废期, 机型是否是淘汰机型, 是否有私自改装现象等。
第二, 对拖拉机联合收割机进行技术检验:根据中华人民共和国农业部第十一号令第二章在第一节第五条规定:“初次申请拖拉机号牌, 行驶证, 应当在申领注册登记前对拖拉机进行安全技术检验, 取得安全技术检验合格证明。属于经国务院拖拉机产品管理部门依据拖拉机国家安全技术标准认定的企业生产的拖拉机机型, 其新机在出厂时经检验获得合格证的, 免于安全技术检验。”进行检验 (人工检验或仪器检验) 。检验之后, 填写拖拉机 (联合收割机) 检验申请表检验员盖章, 对不合格的不予登记。
第三, 拓印发动机、机身 (底盘) 号码并粘贴到《业务流程记录单》相应的位置上要求拓印清晰, 易辨认。
第四, 安装牌照, 将牌照安装在主机的前方和挂车后栏板的相应的位置上。
第五, 在安装牌照后的拖拉机 (联合收割机) 左前方45度角拍摄与行驶证大小相等的照片2张, 一张粘贴在业务流程记录单背面的相应位置上, 一张制作拖拉机行驶证使用。
第六, 根据《辽宁省农业机械促进条例》规定:“实行登记管理的农业机机械应当悬挂号牌, 放置检验合格标志。拖拉机及其挂车或者车厢后部应当喷涂放大的反光牌号, 字样保持清晰。”规定粘贴反光扩大号。
第七, 认真填写拖拉机 (联合收割机) 注册登记使用的各种表格。
具体的内容有: (1) 拖拉机登记业务流程记录单, 主要是填写好拖拉机所有人、业务种类、拖拉机类型、品牌型号、号牌号码.发动机号码、机身 (底盘) 号码、粘贴拖拉机照片, 以及填写好此份拖拉机档案里其他表格的名称, 最后经办人签章。 (2) 拖拉机注册登记表, 主要填好拖拉机所有人详细信息、拖拉机信息、申请方式、拖拉机所有人签字。 (3) 拖拉机检验申请表, 主要填写好拖拉机所有人身份信息、及拖拉机信息。安全技术检验项目签注结果, 最后由拖拉机所有人和检验员签章。 (4) 拖拉机使用性质申报书, 主要填写好拖拉机所有人身份信息、申请事项、拖拉机信息、拖拉机使用性质, 最后必须由拖拉机所有人本人签字并按指印。 (5) 拖拉机来历证明, 注册登记时必须提供购机发票。无购机发票的必须由拖拉机所有人提供由销售商、或村委会、或派出所、或镇农机管理部门开具证明。 (6) 复印拖拉机所有人身份证明。本辖区外的拖拉机所有人还要提供派出所出具的暂住证明原件。 (7) 在办理拖拉机注册登记、转移、补证、换证等业务时, 填写各种表格必须做到工整、清晰、真实、准确、规范、完整。
第八, 收取拖拉机所有人提供的所有合法证件, 并将证件与表格装订在一起, 构成一份完整的档案。
第九, 打印拖拉机 (联合收割机) 登记证书。
第十, 审核, 档案管理人员将新建立的档案逐页、逐项进行全面审核, 审核合格后报市监理所办理行驶证, 然后全部存档。
第十一, 档案管理: (1) 设立了专门的档案室, 购置专用档案柜, 印制了拖拉机专用档案袋, 做到一机一档, 同时有电子档案和纸质台账。档案室内有专用的防火设施。 (2) 配备专职档案管理人员负责档案管理。 (3) 拖拉机档案按照号牌流水号码顺序存放, 每100台拖拉机档案存放一节档案柜, 做到查阅方便。
上述每项工作都有明确的分工, 责任落实到人。
3.档案管理理念实现档案管理信息化 篇三
摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。
关键词：档案管理 理念 档案管理信息化
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02
1 档案管理信息化的优点
（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。
（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。
（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。
（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。
2 档案管理信息化带来的挑战
（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。
（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。
（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。
3 实现档案管理理念创新的方式
（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。
（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。
（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。
（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。
参考文献
[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.
4.档案资产管理 篇四
高考刚过，每个学生都会面临所谓热门和冷门专业的选择问题，而现实中也常常出现这样的情况：一些所谓的热门专业，但其就业前景并不乐观;反过来，一些看似冷门的专业却一直是就业市场上的“香饽饽”，图书档案管理(也称为信息资源管理)专业，就属于这样的例子。
专业“遇冷”但就业形势却很好
“图书档案管理专业是我的第二志愿，之所以填写这个专业是听从了父母的建议。当时兴趣是谈不上的，只是了解到这个专业的就业形势还好，所以就接受了，”南开大学级图书档案类学生张哲如此说道。
据调查，在设有该专业的高校中，图书档案管理专业的分数线要求是比较低的，院系中有相当一部分学生是被调剂的。与此同时，其院系专业设置也比较小，人大、南开、川大每年的招生人数分别在60人、30人、50人左右。然而近日，中国教育网盘点十大就业面广的高考专业中，档案学赫然在列。在中国大学生就业蓝皮书中，档案学专业毕业生以95.8%的高就业率排在第十七位。
缺乏认知度是“遇冷”的主要原因
带着疑问，我们采访了中国人民大学、南开大学、四川大学等高校相关学科的教授。他们认为，该专业在考生中尚缺乏一定的知名度和认知度是“遇冷”的主要原因。当看到图书档案管理这样的专业或院系名称时，给人的直观印象是将来在图书馆或档案馆工作。这种印象和许多人对于未来预想的工作状态产生了偏差。
实际上,图书档案管理专业包括图书馆学、档案学和情报学三个二级学科，社会的信息化程度越来越高，各高校都相应增加了计算机应用方面的课程，信息管理与信息系统成为它的一个新二级学科。中国人民大学和四川大学等高校为适应新形势，在世纪之交选择了一个更具概括性的院系名称――信息资源管理学院(系)。
名校“对对碰”
中国人民大学、南开大学和四川大学的信息资源管理专业在全国排名中均位居前十位。拥有60年历史的中国人民大学的档案学专业，拥有完善的学科体系，同时毕业生的就业选择很多。南开大学的图书档案类专业置于商学院之下，拥有较多的商业管理色彩，毕业生进入企业比较有竞争力。四川大学信息资源管理系在西南地区首屈一指，想攻读硕士博士的同学不妨考虑。
二、图书档案管理专业就业方向
5.档案资产管理 篇五
摘要:如何做好档案管理创新以及数字化管理档案是二十一新世纪以来我国关注的重要问题，需要引起有关部门及个人的高度重视。本文主要介绍了高校档案管理创新及档案管理数字化具备的含义，分析高校档案管理创新及数字化管理档案中存在的主要问题，进而提出一些建设性意见，为我国高校的发展贡献微薄之力.
关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析
众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。
1高校档案管理创新
据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。
2高校档案数字化管理的具体含义
据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的.形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时代发展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。
3高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题
众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：
3.1档案管理工作缺少统一性
众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。
3.2档案管理形式缺少创新性
随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。
3.3构建的档案数据库缺少实用性
目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。
4高校档案管理创新及数字化管理的有效措施
各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：
4.1完善高校档案管理的系统
各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：
(1)必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”;
(2)数字化技术应用起来非常容易;
(3)能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。
4.2构建数字化档案管理
据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。
5结束语
综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。
参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),(03):164-165.
[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,,15(15):209-210.
[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(05):26.
6.档案局档案管理工作汇报 篇六
一是提前介入，科学部署，确保换届档案的安全和完整。早在今年9月份，xx县档案局便主动和县组织部、民政部等相关部门联系，利用县组织部组织委员会议，进行档案工作培训;10月份召开全县乡镇、街道档案员会议，对乡镇、街道档案员进行业务培训;下发《xx县档案局关于加强县乡村换届选举档案工作的通知》，并通过网络、短信平台传达相应通知精神，旨在进一步提高各乡镇、街道对换届档案工作重要性认识，督促其加强换届档案工作的组织领导和管理，确保换届档案工作有人抓、有人管;做到换届档案应收尽收，无遗漏。
二是深入基层，上门服务，助推换届档案工作规范化。xx县档案局在换届档案工作中以“两学一做”学习教育活动为契机，不断转变工作作风和服务理念，变“要我服务”为“我要服务”。xx县档案局安排专人对换届选举工作进行跟踪指导和监督，并送服务上门，与重点乡镇、重点村进行业务对接;同时下发《县乡村换届选举工作文件材料归档范围及保管期限表》，明确换届档案收集、归档范围，确保换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全，安全完整归档。
7.档案管理中的电子档案管理解析 篇七
在电子文档归档前, 要充分做好各项准备工作, 这样才能实现高效电子档案管理。电子文件有一个特点就是它的非直读性, 它决定了相关工作人员应该制定健全的电子文件归档验收制度, 同时, 要做好制度的宣传, 进一步为电子文件的归档、验收等一系列工作提供有效的制度保证。比如, cad文件, 它的归档, 首先要按照规定填写电子文件归档通知单, 然后, 在通知单上签上工程负责人、经手人的名字。这样, 严谨的归档程序和详细的规章制度才能保证归档的准确性。因为一个工程可能具有上千个文件, 假如规章制度存在问题, 管理不严, 势必造成反复归档, 浪费大量人力物力的情况。
采用电子手段, 将文档归档前的准备工作也归类于文档管理的体系中, 就可以在环节矛盾的基础上, 提高电子文档的管理效率。所以说, 做好电子文档归档前的准备工作, 做好规章制度的管理, 是电子文档管理工作的前提。
二、电子文档归档过程中的问题解析
电子档案管理中, 电子文档归档是十分核心的问题, 在这一过程中, 档案管理者要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。比如学校教职员工的档案管理, 要把姓名、专业、年龄、职称划分开, 按照某一顺序归类。电子版的形式主要有excel表格, world文件, 扫描形成的tif文件等等。这些文件涉及面广内容庞杂, 在电子文档归档时有些麻烦。一般地, 电子文档管理者要按照一定顺序, 将这些文档归档, 这样才能提高电子文件的归档率。
在具体做法上可以这样执行:遇到Cad电子文件的归档可以采用dwg格式, 因为这种格式可以用cad直接打开, 能直接看到, 尤其对于档案标识的检验, 更为重要。它对于归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸的保管工作显得更加重要。它对于管理过程中的错误, 比如文字线形、扩大纸形等系列问题, 都可以做到有效的改正, 它能很大程度上提高cad的出图合格率。
但是, 这样做也有弊端, 即它加速了劳动强度, 也浪费了大量的人力物力。另外, 格式plt的文件与dwg文件恰好相反。它能在归档时保持文件内容的不变, 它不随着阅读和输出平台的改变而改变, 但是它不能直观显示。Pdf格式的文件, 一般为只读模式, 它不能对设计加以更改。它是在电脑上阅读纸质文件的电子版, 它能够很好地保护知识产权。
三、电子文档归档后的问题解析
作为纸质文件的源头, 电子文件的归档是档案管理中的最后一个程序, 也是重要的一个程序。归档后的文件要检查, 检查时要全面查仔细查, 既要照顾到电子图中的档案标识, 又要照顾到电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构等问题。具体有:检查图纸目录及格式, 目录列表, 其中包括姓名、年龄、工龄、专业、职称、行政职务等等。其次还要查电子图, 包括文件有没有垃圾、字符大小、文本位置、符号标志、对角号、图号、名称和图框的格式等。
还应该说明的是, 电子文档对各种文件的要求也不一样, 它对设备和标准都很依赖, 另外还由于数据类型、文件格式变化多样, 文件在经过制作、保存、载体转换等信息处理后出现问题, 因此, 后期的检查是非常重要的。比如字形的差异;同一字形, 版本不同, 造成的差异;电子图正常, 文字串位、变形、乱码等等, 这些都是后期检查需要注意的问题。
在工业管理方面, 电子档案管理有着更重要的意义。但是应该注意很多问题, 比如, 目前出现了很多软件, 而且是由低级到高级的不断发展。这样, 版本一多, 很容易造成混乱。如果利用低级版本的电子图在高级版本中运用, 就会出现实线、点画线、标注线以及线宽的不同。在机械制图中, 如果画面上外围轮廓线粗细不均, 和标注线混在一起, 那么, 对看图者制造了很大麻烦。因此, 绝对不能将不同软件放在一起, 也不能将同一软件的不同版本放在一起, 因为如果这样, 就会直接影响到文件的阅读很输出, 文件在格式、编码、读取方式和编辑方式都有所不同, 这会影响到档案的管理。
四、电子文件修改后的归档问题解析
电子文件修改后, 要逐一保存, 并加上标号。比如, 修改后的2014年劳模人数, 与2013年的劳模人数, 放在两个不同的文件中保存, 不能让2014年的记载覆盖了2013年的记载, 也不能让2013年的记载覆盖了2014年的记载。现在, 有些单位采用保存最后版本的方法, 比如, 用第三次的版本覆盖第二次的版本用第二次的版本覆盖第一次的版本, 这样做的结果很容易造成文件的丢失, 结果一个也没保存好。我在做这项工作的时候, 采用的是每次文档我都保留, 并给它们一一编号。
将档案管理电子化, 是现代化管理不可或缺的一部分。在学校的管理上, 电子档案管理比过去纸制档案管理效率提高三倍, 过去, 查找档案需要几个人一齐工作, 档案管理是三个人, 现在只我一个人就管理得很好。过去查找自己的档案需要半天的时间, 现在, 只需几分钟, 个人的记录就都出现在电脑里, 快捷方便, 而且易于保存, 不容易毁坏。
在工业部门和单位, 电子档案的管理有着更大的用途。比如, 对于设计方案来说, 如果是纸制的非常不好保存, 对于一个老企业来说, 设计的版本多, 很容易混杂。但是, 如果用电子版本, 把每一次设计都编入电脑, 用电子版加以表现, 并且把结果都加上编号, 那么, 在电脑中会保存几十年, 甚至更多。电子版比纸制的文本能多保存几十年, 效率是它的几十倍。计算机管理档案可以节省的大量空间, 节约更多资源, 同时也节约人员。
五、总结
电子档案管理比过去传统的档案管理现代化程度高, 对管理者的要求更高。它需要更高的专业知识和技能, 需要具有更强的专业能力, 需要管理者既有管理知识, 还有高超的计算机知识。可以说, 电子档案管理者个个都是高超的专家。他们工作在档案管理的第一线, 为管理的现代化, 为管理与国际的接轨, 做着不懈的努力和卓越的贡献。
摘要：随着信息技术的发展, 运用电子档案进行档案管理是时代赋予档案管理人员的一项任务。如何更好地利用电子档案进行现代化的档案管理, 是档案管理人员面临的一项重要课题。档案管理电子化, 是现代社会赋予人们的一个新任务。
关键词：电子档案,档案管理,分析
参考文献
[1]龙玉兰, 徐朗, 贺超.现代电子档案管理措施的探讨[J].经营管理者, 2011, (21) :309.
8.档案资产管理 篇八
【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别
引言
现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。
1.电子文件档案化管理概述
1.1电子文件档案化管理
电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。
1.2电子文件档案化管理存在的问题
第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。
第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。
第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。
第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。
2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同
电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。
2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同
电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。
2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同
电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。
2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同
电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。
2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同
电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。
3.结语
总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。
参考文献：
[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.
[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.
9.档案资产管理 篇九
案例：
××商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合要求；各类档案排列有序，日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。
××塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置；允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。因此，该公司的档案损害比较严重，并发生过丢失档案的事故。简析：
文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监制，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。
档案保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。在社会上以至在档案工作中，有时也把档案的日常管理称为保管。而作为档案科学管理的一项业务，档案的保管有其特定的含义。本章所讲的档案保管是一个广义的概念，还包括档案保护这部分内容。
第一节
档案保管工作的意义和任务
一、加强档案保管工作的迫切性：
（一）档案保管工作的涵义：
为了解决档案寿命的有限性与社会利用长远性之间的矛盾，产生了档案保管工作。档案保管工作包括三方面的涵义：
第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等业务结合进行，有的则须单独进行。档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。许多档案馆，设有保管机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。实践证明，忽视或抹杀保管工作的独立性，有碍于档案的科学管理。
（二）档案保管工作的意义：
档案保管工作在整个档案工作中意义重大，不可轻视。首先，档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理水平具有重大的影响，在一定的条件下甚至具有决定性的影响。无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是为了整个档案工作顺利地进行创造条件，提供基础。如果档案管理杂乱无序，档案的寿命就不可能有效地延长，甚至毁于一旦；如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及档案存毁安全的问题，必须慎之又慎，档案保管中的一个微小失误，轻者会使档案遭受火灾、雨淋，重者发生丢失、泄密，从而造成不可挽回的损失。
档案保管是整个档案工作的有机组成部分，它与档案管理的其他环节有着密切的联系。要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，使档案工作的各个环节对保管工作起促进和制约作用，并注意在进行其他环节的工作中保护档案。在档案的收集、整 1 理、鉴定、统计、利用的过程中，都可能遭受到某种不利因素的影响，如机械损坏，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他环节的工作也会对保管工作提供便利，如通过整理档案并完整系统地排列好，再配上结实的卷皮和清晰的目录，就不容易损坏和丢失；通过鉴定珍贵档案建立起副本，就可以有效地保护重要档案。
由于档案是由文件转化而来的，所以文件信息的载体和书写材料的质量与档案耐久程度有密切的关系。为了做好档案保管工作，档案部门还必须关心文书部门等对文件信息载体和书写材料的选用，有责任向他们宣传，力求选用适合的载体和书写材料，最大限度地延长需要永久保存的重要文件的寿命。
档案保管工作不是单纯地为保管而保管，其最终目的是为了社会对档案的利用。如果只片面地强调保护档案，不顾提供利用的方便，保管工作就失去了意义。同样，如果只迁就一时提供利用的方便而损毁了档案，最终必将影响提供利用。可见，档案保管与提供利用基本上是一致的，实质上是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。要正确处理当前利用和长远利用的矛盾，立足长远，保证当前。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于档案保护，又要保证当前利用和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点，也是检验保管工作做得好坏的标准。
二、档案保管工作的任务：
社会对档案的利用是长期的，因此档案的内容必须系统化，载体必须完好，而且有些档案是为国家和人民的特定利益而设立的，更需要妥善保存。但是，由于社会的自然的种种因素，可能使档案材料遭到损毁，档案的系统性和政治安全可能受到破坏。档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾，档案保管工作正是为了解决这个矛盾而产生和运行的。档案保管作为档案部门一项经常性的业务工作，不是简单的看堆守摊，而是有着完整而科学的业务内容的。档案保管工作的任务是：
1、建立和维护档案的存放制度：
为了使档案入库、移出、存放井然有序，能够迅速地查找档案，并随时掌握档案实体的状况，档案室（馆）要根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的规则和管理办法，使档案不管是在存放位置上还是被调阅移动都能够处于一种受控状态。
2、防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。
3、延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味的防止档案的自然损坏，还要采取更积极地措施，最大限度地延长档案的寿命，如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。
4、维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。
档案保管工作的任务，总的说来就是了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识。具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。
三，档案保管工作的基本要求：
（一）以方为主，防治结合。保管档案的技术方法有很多，概括起来，主要有两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的因素，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等，这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题，比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。在防和治两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无病先防才是积极主动治本的办法。然而，强调以防为主，并不等于就是一切，并不意味着治就不重要了。实践证明，对治不能有丝毫的疏忽大意。抓好治对防也有促进作用。防、治之间具有相互促进、相辅相成的作用。
（二）加强重点，照顾一般。对于需要长久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。同时对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。
（三）自力更生、勤俭节约。档案妥善地保管下去，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。但也要清醒的看到，目前我国还是一个发展中国家，在相当长的一段时间里，国家尚不可能满足档案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此，有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案工作人员自身自力更生、勤俭节约的精神去解决。
（四）立足原件，保证信息。在档案保管工作中，应该力求保证档案原件的完整与安全。档案原件具有无可置疑的凭证作用，尤其是那些能够证实国家、集体和个人权益、具有法律效用的文件，其原件就更为重要和珍贵。另外，必须看到档案原件的保存时间的有限性，使档案原件全部保存产生了困难。现代复制技术的提高，可以使复制件的仿真程度不断提高，为了节省存储空间和费用，目前一些国家已经有条件地承认了一部分复制件的法律效用，对于这些档案来说，信息的保存与流传甚至比保存原件具有更重要的意义。就目前我国的情况来说，应首先下功夫保存好原件，对于那些已经损坏的档案原件，则应设法将其以复制形式保存下去。因为，对档案制作复制件，可以减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。
（五）档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用，因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的关系。所以，保管工作的各项制度以致技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。
第三节 档案保管的基本物质条件
档案保管的物质条件，是档案库房管理所需一切物质装备的总称。档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。其基本条件如下：
一、档案库房
（一）档案库存建筑应遵循的原则：
档案库房，是保存档案的场所，是保护档案、延长档案寿命最基本的物质条件。档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因为建筑上的改动比较困难，而且会造成很大浪费。库房建筑还将直接影响到库房管理措施的效果与费用。库房建筑与库房管理二者互为补充，缺一不可。
档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。档案库房是一种特殊性建筑，既不同于民用建筑，也不同于办公用房，档案库房是保存档案的主要场所，档案长期有效的作用和其原始性价值，要求对其进行长期的甚至是无限期的保管，这就必然对档案库房建筑提出一些比较严格的要求。防热、防潮、防光、防有害气体以及防尘等都有比较具体的要求。适用的原则，必须与经济的原则一并考虑。档案库房建筑的要求应与国家经济能力相适应，离开国家经济力量的可能，片面强调过高的要求实际上是办不到的。同时库房建筑的要求还应该和所保管档案的重要程度相适应。国家级的档案馆与地方档案馆，由于所保管档案的重要程度不同，在档案库房的建筑要求上也应有所不同。经济原则不能简单理解为少花钱，如果一个档案库房建成后，根本不适用，给档案保管带来很多问题，尽管少花钱也不能说是经济。档案库房建筑中的美观必须以适用和经济为前提，离开了经济和适用，档案库房外表再美也不能取得好的效果。
（二）库房建筑的要求：
1、要有足够的面积。
2、开间大小适当。
3、屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能。
4、库房墙壁应坚固耐久，并具有隔热、防潮、防尘的性能。
5、库房地面要具有坚固性与耐久性，防水防潮性能要好。
6、库房门窗应紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。
二、档案装具
档案装具是指用以存放档案的柜、架、箱，是档案室（馆）必需的基本设备。设计档案装具时应符合以下要求：
1、档案装具所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害。
2、便于调阅档案、取拿方便。
3、适当利用库房的空间与面积。
4、经久耐用、牢固、并符合节约原则。
5、尽量做到整齐划
一、合乎规范化要求，灵活配置不同装具。
三、设备
档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有空调机、去湿机、加湿器、通风机等。
四、包装材料：档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料有三种：
A、卷盒。采用卷盒来保管案卷在目前是一种比较好的方法，它能够防光、防尘、减少机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但它占用库房面积较多，而且制作卷盒费用较高，因此要区别情况，根据档案馆（室）的需要与可能适当采取卷盒形式。
B、卷皮。卷皮是包装档案的基本材料，它不仅室为了保护文件，同时它本身又是案卷的封面，对查找利用也是很方便的。卷皮分两种硬卷皮和盒软卷皮。
供A4型文件纸用或供16开型文件纸用，且必须与卷盒同时使用，也即用软卷皮包装并装订的案卷必须装入卷盒中存放。
五、消耗品
消耗品是指用于档案保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品。
以上这些在档案保管工作中，构成了一个保护链条，共同发挥着为档案创造良好环境、防护档案免受侵害、维护档案完整和安全的作用。
第三节 库房管理
一、库房管理的任务：
档案的库房管理是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。库房管理的任务 4 主要包括：（1）档案秩序管理，存放位置与排列顺序。（2）库房温、湿度调节与卫生保洁。（3）档案出入库房控制。（4）档案理化状态监测。（5）库房保卫。
二、进出库制度：
档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并作出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时（如维修库房及其设备），则必须有档案工作人员陪同。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。
三、库房温、湿度控制：
科学地控制温度和湿度，是做好档案保管工作的重要措施。有效地完成这些任务，并非只靠简单的体力劳动就可以了，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，采取一系列表的防治措施，对温湿度经常进行测定。
1、温湿度的影响。
档案库房湿度，与防止档案的自然损毁和延长档案的寿命有密切关系。不适宜的温湿度，特别是高温高湿，会加快纸张水解和字迹褪变的速度，增大有害气体和灰尘的吸附能力，招致害虫的滋生和霉菌的蔓延，这些都会给档案造成严重的危害。所以，库房温湿度的调节，是档案保管工作的一项重要内容，也是防止档案损毁的关键性措施。
测量温度的常用仪表有：水银温度计、酒精温度计，双金属自记温度计，前两者需要人工观测并记录，后者可以连续测试记录温度的变化，具有自动测试和记录的功能。测量湿度的常用仪表有：毛发湿度表、普通干湿球湿度计、自动温湿度计，通风干湿表等。这些仪表各有所长，有的使用简便，有的测量精确，有的价格低廉，有的自动化程度高，只要按使用要求操作，都能取得较好的效果。各单位可以根据实际情况选用。
2、库房温湿度的控制与调节：
当库房内温湿度适合保管要求时，为了防止和减少库房外不适宜的温湿度对库房内的影响，就要求对库房内的温湿度进行控制；当库房内的温湿度不适合档案保管要求时，就需要采取措施进行调节。目前控制和调节库房内温湿度采用的方法主要有三种：一是采用中央空调，用恒温恒湿控制库房；二是采用小空调，对存有特殊载体和珍贵档案的局部进行控制；三是采取密闭、通风和吸潮相结合的措施。
密闭，就是将库房门窗密闭，可以防止库房外不适宜的温湿度对库房内发生影响，以使库房内适宜的温湿度保持稳定。密闭的方法可以将多余的门窗堵死，或使用密封条、密封胶封住门窗缝隙。
通风，就是根据空气流动的规律，有计划地使库房内外的空气进行交换，从而达到调节库房内温湿度的目的。利用门窗自然通风（或排风扇）时，应注意以下两点：首先，要测定库房内外温湿度，取得准确数据，以此作为能否通风的依据。一般库房内温湿度高于室外时，可以通风，反之，应密闭门窗。当温度低于室外，也可以通风（但在西部干旱地区例外）。其次，要注意风力和天气情况，一般风力5级以上时不能通风，风沙天气，夏日中午也不能通风。
吸潮，它是降低库房内湿度的重要方法。一般使用吸潮剂或机械设备除去库房内空气中的部分水蒸气，降低库房内的湿度。常用的吸潮剂有硅胶、晶体无水氯化钙以及生石灰、木炭等。机械设备主要是去湿机。
根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14度-24度，相对湿度是45%-65%，一昼夜允许温度变化范围为正负2度，湿度为正负5%。因为一般微生物繁殖所需要的温度为20度 5 以上，湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。
四、“八防”措施：
档案保管工作中常说的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。作好“八防”工作需要采取一系列防护性措施：防火，要求在装具及照明灯具的选用，其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下，安装防火报警器和自动灭火装置；防水，要求在库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段；防潮与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整；防霉与防虫以及防潮有密切相关，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品；防光，要求库房尽可能全封闭，若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨沙玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配备窗帘，尽可能遮蔽户外日光中紫外线照射，照明灯具应使用白织灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨纱灯泡，不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具；防尘，要求装置的封闭性好并须对库房及装置等定期进行清扫擦拭，保持清洁；防盗，要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安置报警装置。
五、库房编号和排架：
1、库房编号：
为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房的编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号，顺序号适合于库房较少的档案馆（室），另一种根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼，东二楼、西一楼，西二楼”等。每栋房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号。如系楼房，就应自下而上地编层号；每层房间，应从入口开始，从左向右编间号。
2、档案柜（架）的摆放与编号：
库房中的档案柜（架）的摆放，应合乎下列几个要求：
第一，排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的柜架，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。第二，避免直射，注意通风。有窗户的库房柜（架）排列，应与窗户垂直，以避免强烈阳光直射；无窗户的库房柜（架）排列，纵横均可，但应注意不要妨碍通风。第三，空间利用，疏密有序。档案柜（架）的排列在最大限度地利用库房的地面与空间的同时，也要注意便于档案的搬运和存取。柜（架）间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行，一般可保持1～1.2米，架与架之间的距离以0.8米左右为宜，柜与柜间的距离应适当加宽。所有柜（架）均不宜靠墙摆放。第四，统一编号，迅速存取。为便于对库房内档案的管理和能够迅速地存取，所有档案柜（架）应进行统一编号。编号的方法是：自门口起从左到右编柜（架）号，每个柜（架）的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号（如果没有栏，则是从上而下的编格号）。
六、全宗的排列与档案的上架：
在一般的档案馆（室），档案是以全宗为单位进行整理和保管的，因此当考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗内的档案应集中在一起。但是，有些特殊情况应予妥善处理，如库房或柜架事先预留的空间已被排满了或不够用，新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案排列在一起的时候，可以先暂时单独保存，待可能调整时，再将同一个全宗的档案集中起来，或有计划地分阶段分库定位排列保管。当然，档案按全宗排列也不是绝对的，有的全宗内可能还包括有一部分影片、照片、录音带、技术图纸或会计报表等档案，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时或定位分别保管的全宗中的这部分档案，应填写参见卡，把它放在原全宗（全宗主体）存放位置内，指明其存放地点，以保持其应有的联系。
库房内各个全宗单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有“分类排架”和“流水排架”两种。在很多档案馆（室），全宗下通常采用分类排架，又叫全宗分类排列法。这种排列方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利，便于按全宗、类别检索，但分类倒架时费时费力，预留空位很难做到准确。为克服这种弊端，有些档案馆（室）采用流水排架，又叫全宗顺序号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便，按进馆顺序排列，通过编制检索工具来解决查找利用问题。
档案存放方式一般有两种，一是竖放，一是平放。竖放是目前采用比较广泛的一种方式，好处是检取和存放案卷比较方便。平放的方法，虽然存放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案（如卷皮质软、没有装订的案卷、幅面过大的）。平放档案时，为了避免文件承受过重的压力和存取方便，堆叠高度以不超过0.4米为宜。平放的档案还包括影片、录音、录象带等。为防止日久粘连，还要定时放影片、录音、录象，以防止声像走失。防止走失的方法是备份。
七、档案存放位置索引：
档案存放位置索引，是用来指明档案存放地点，便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案的一种检索工具。档案存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出他们之间的存放地点。（参辅导201）档案存放位置索引一
第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案柜（架）为单位，指明各个档案库房保存了哪些档案，如表：
档案存放位置索引二
表
1、表2所示的两种索引，按形式又分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，根据每间库房（或楼、层、房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，便于保管和调卷人员随时参看使用。两种索引，又称档案馆（室）藏指南。
八、档案代理卡：
档案代理卡是一种用来反映档案流动情况的卡片式管理工具，也称作代卷卡，有代替案卷的意思。由于提供利用或档案馆内部工作需要（如重新整理、修补、复制、编制检索工具等），经常需要将库房中已上架的安排好的档案暂时移出库外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，则填写一张统一格式的卡片存放在档案原来的位置上，卡片上注有档号、移出日期、移向何处、归还日期等，以便一目了然。如表（参202）
档案代理卡
代理卡是一种简便适用的管理工具。如案卷调出量大、频繁，而不设或不用代理卡，往往会发生虽从检索工具中查出，而到架上提取案卷时没有案卷，又不知道其短缺原因或何时借往何处的情况。如查阅档案出库登记和借出登记簿，往往因按时间流水登记，一时查不出某一案卷的去向。所以，设代理卡是必要的。通过档案代理卡不仅可以了解档案的流动情况，还可以通过对其分析了解档案利用频率等。
九、全宗卷：
全宗卷是专门为保存和管理某一全宗而形成的，用来说明这一全宗历史情况的文件材料专卷。它是档案馆（室）在工作活动中形成的一种档案，也可以说是全宗的档案。《档案馆工作通则》规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。
（一）全宗卷的内容：
根据有关规定，全宗卷的主要材料有：
1、档案收集。档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
2、档案整理。整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定。鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。
4、档案保管。档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与复修情况报告等。
5、档案统计。档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
6、档案利用。全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术的应用。缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
全宗内文件按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件应逐件加封面装订、编号并装入卷盒内，卷内文件材料较多时可分装数盒。封面和卷盒应采用符合国家标准制作的。这些材料，随着全宗管理活动的继续而有所增加或发生其他变化。
（二）全宗卷的性质和特点：
全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。但是，全宗卷与其全宗有着密切的关系，所以它不固定保存在形成全宗卷的档案馆和档案室，而随同全宗的流动相应的保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。掌握全宗卷成分不定型性和保存单位的流动性特点，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。
（三）全宗卷的作用：
全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。由于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关的资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务和为进一步收集该全宗范围内的档案提供重要的依据。全宗卷也是档案馆（室）对全宗进行日常管理，保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。
十、库房的定期检查与清点：
定期地对档案进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查不仅能发现工作中的缺点，从而及时纠正，同时也是维护档案的安全和完整的一项重要措施。只要细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而及时采取有效的措施改善保管条件，防止档案继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况制定，一般1至2年检查一次。一般说来，在工作头绪多，库房比较分散、建筑与设备比较简陋，安全条件比较差的情况下，定期不宜太长，应勤作检查。每次检查一部分，以免影响其他各项工作的正常开展。
检查中应包括下列几个方面：
1、检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，及时发现不安全因素，采取有效措施。
2、检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，及时防治；机读档案定时倒带和上机检查等。
3、检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生。
4、检查受损文件的情况和数量，实有档案数量与登记簿册中的数量是否符合。
5、对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目、鉴定等工作中的缺点等。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细地进行研究，作认真的处理，必要时对某些制度做适当的调整。
能力测试：
1、××环保设备公司在办公楼三楼设置了四间专用档案库房，购置了统一的档案装具，档案室准备将档案移入新建的库房。
请回答以下问题：