公文附件格式

2024-07-09

公文附件格式（精选7篇）

1.公文附件格式篇一

多年来,如何使用Word文档精准处理公文格式一直是许多秘书工作者大伤脑经的问题。登陆百度搜索,类似“如何用Word处理公文格式”的提问为数不少。一些网友在百度文库上传《如何用Word制作常用公文》、《怎样用Word文档制作公文》、《Word制作公文模板》等文章,亦有学者就相关问题刊文或著书,惜之未能提供精确的公文格式设置法。有网友甚至认为Word是依据西方人的排版习惯设计和制造的软件,其长度单位用“磅”,而非我国通用的“毫米”、“厘米”,声称公文格式使用Word“要实现精准的排版操作很难”。此言不然。Word文档具有强大的排版功能,只要认真探索,就能找到既精确处理公文格式的方法。经过反复实践,本文认为表格定位法是设置党政机关公文格式若干要素最精准的方法。

二、公文若干要素的几种不当定位法

无论是新执行的《党政机关公文格式》(下称新《格式》),还是已废止的《国家行政机关公文格式》(下称旧《格式》),俱明确规定对各要素的排列位置。使用Word文档处理公文格式时,要求居于版心某行的很容易处理,但要求居于某厘米或某毫米的,就较难处理了,如发文机关标志、分隔线的定位。这两个定位也正是广大秘书工作者感到最棘手、最难办的问题。秘书工作者一般采用行距定位法或文本框定位法设置发文机关标志,用采用图片定位法设置分隔线。

1、行距定位法

山东外贸职业学院经济管理系谭书旺老师在《秘书》杂志2009年第5期36页称:“利用输入回车符并设置回车符的大小和行距,来精确地定位公文中某个要素的位置”,并举例:

下行文发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm(旧《格式》规定———笔者按),我们就可以在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符……在第二行输入发文机关标识的内容……这就使发文机关标识的位置完全满足《格式》的要求。

我们把这种利用调整行距大小来定位发文机关标志的方法称为“行距定位法”。细致考察磅值与毫米的等值关系,即发现1磅约等于0.35厘米,而非绝对等于,如此,71磅约等于24.85厘米,此法何谈精确定位发文机关标志?况且,发文机关标志之上若要输入相关要素,得依据实际需要计算上一要素与发文机关之间的磅值,岂非繁琐不堪。

主张此法的还有很多专家。傅祥和郑珺露编著的《电子公文制作与传输》主张在发文机关标志前调整行距倍数,以定位机关标志位置。实际上,这一做法是以三号字为标准加大行距倍数,而字号与磅值之间亦是约等于的关系,故两位专家主张的方法与谭书旺之主张虽有操作形式的不同,却有本质的相同性。

2、文本框定位法

百度文库有一篇名为《如何用Word制作常用公文》的文章,采用“文本框定位”制作发文机关标志。该法大概分三步,第一步插入一个横排文本框,第二步输入发文机关标志,第三步设置文本框格式。通过实践验证,若行文机关为单一或奇数,此法可行,但若为偶数个机关行文,则不好处理。

3、图片定位法

无论新、旧《格式》,均要求版头分隔线(旧《格式》指红色反线)距离发文字号4mm,谭书旺在《秘书》杂志2009年第6期36页称把文档第六行的行距设置为“固定值”11磅,再以“自选图形”的形式插入横线,并“设置自选图形格式”就可精确设置。本文将此法称为“图片定位法”。因11磅之值非绝对等于4mm,故“图片定位法”亦不妥。不止版头,一般格式和纪要格式的版记处需加印三条分割线,信函格式首页底部亦需加印上细下粗的红色双线,采用图片定位法设置这些分割线,不容易固定位置,往往随着文字增益而发生位移,导致定位失误。

综上,行距定位法、文本框定位法和图片定位法俱非发文机关标志、分割线精确设置之法。

三、表格定位法及其应用

经过反复摸索和实践,确定通过巧妙地设置表格属性,可以精确地将发文机关标志、分隔线等要素定位于规定位置,本文将此法定义为“表格定位法”。下文根据新《格式》的规定,介绍表格定位法的妙用。

1、精确设置版头

(1)单一机关行文的版头设置

分三步设置。第一步,插入单行单列表格。第二步,在表格内输入发文机关标志之内容,将字体设为小标宋体,字号调为二号,颜色改为红色。第三步,设置表格属性。第三步具体操作如下:

双击表格左上角的“”字符号,弹出“表格属性”对话框。在“表格”附签下依次单击文字环绕-环绕-定位,将水平设为相对于页边距居中对齐。新《格式》规定:信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)格式则是至版心上边缘20mm,纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。故垂直位置上,将信函格式设置为相对于页面3厘米对齐,命令(令)格式设为相对于页边距2厘米对齐,纪要格式和文件格式设为相对于页边距3.5厘米对齐。同时,将距正文的所有数值设为0,全部去掉选项前的“√”。确定,返回表格附签。单击边框与底纹,颜色选为红色,然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色,保留下线作为版头分隔线(命令格式无版头分隔线,此线无需保留)。信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。返回表格附签,单击“列”附签,把信函格式的列宽设为17厘米,命令格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。

单击确定,退出“表格属性”对话框。信函格式直接在发文机关标志所在行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在发文机关标志下空两行,按要求输入纪要编号和成文日期或发文字号和签发人信息,并在纪要编号或发文字号所在行行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。

(2)联合行文的版头设置

命令(令)格式、纪要格式和文件格式联合行文时,需要自上而下依次排列合署机关名称。机关个数为奇数,仍适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐,其余设置与上文无二。机关个数为偶数时,既要保证发文机关名称上下均匀排布,又要考虑“文件”二字在发文机关名称右侧上下居中排布,还要考虑发文字号和签发人的编排,使用表格定位法设置颇为复杂,需分两部分设置。

第一部分,设置发文机关标志。建立一个横排单行双列表格,在左格输入机关名称,右格输入“文件”二字,按规定调整字体、字号、颜色。把光标移到表格左上角“”符号处,执行右键—单元格对齐方式,单击垂直居中图标,随后拖拽表格左右边框,使表格与发文机关标志紧密结合。双击“”字符号,参照单一机关行文的版头设置法设置水平对齐和垂直对齐,返回表格页面后,再单击“文字环绕”下的“无”选项,以使发文机关标志表格左右两侧留出空白。单击边框与底纹,去掉表格所有线条的颜色。

第二部分,设置版头分隔线。合署发文时,只有纪要格式和一般格式需要制作版头分隔线。将光标移到发文机关标志之下第三行,插入单行单列表格,输入纪要编号和签发(通过)日期或发文字号和签发人,并于纪要编号或发文字号所在行设置段后0.4厘米。水平对齐、垂直对齐、边框与底纹及列宽设置与单一机关行文的版头设置一致。

2、精确设置版记

文件格式和纪要格式要求在末页底端设置版记。在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格,输入抄送机关(纪要格式是分送机关)、印发机关和印发日期的相关信息。将表格设为水平相对于页边距居中对齐,垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色,将首末二线之高设为宽度1磅,即接近0.35毫米,将中线之高设为宽度3/4磅,即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函格式末页虽无分隔线印制要求,但要求在底端印制分送机关,可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理,去掉所有边框的颜色。

3、精确设置信函格式首页底端的分隔线

在首页中部插入一个单行单列的表格,将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐,改变线条颜色,采用上细下粗的线型,去掉左、右、下三线颜色,最后将行高和列宽设为2和17厘米即可。

四、结束语

在Word文档里,表格定位法是唯一适用和精确实现所有发文机关标志及分割线排列规定的方法,广大秘书工作者若能多加训练,必然能够又快又精准地解决公文排版中的两大难题。

参考文献

[1]用Word制作标准格式公文(上)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第5期.

[2]用Word制作标准格式公文(下)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第6期.

[3]国家质检总局、国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[M].中国质检出版社(中国标准出版社),2012年第1版.

[4]柳新华、岳海翔.电子公文写作:制作.传输.处理[M].中国纺织出版社,2010年第1版.

[5]柳新华.实用电子公文处理教程[M].科学出版社,2009年8第1版.

[6]张江艳.电子公文写作实训教程[M].高等教育出版社,2009年第1版.

2.改变公文格式也可减少公务浪费篇二

所以我想我们的公文格式能不能做些变通，正文改用四号仿宋，行间距改为22。笔者做了试验，如此一来，原本20页的某政府报告可以缩至12页，可节省40%的用纸量。可能这样一来有人会说字太小看不清楚，可是我们平时看的书籍和报纸又是多大的字呢？所以说改下字体对内容和阅读是没有影响的，相反可以节省大量的纸张。

以一个区县级党代会为例，需要印400份材料，就可以节省1600张纸（材料正反印）。而每年全国各级党政机关要开无数个大大小小的会议，如果所有会议的材料都可以将字体和行间距调小些，节省的纸张，可以减少多少森林砍伐量和碳排放量。如果采用小四甚至五号字体节省量将更多！

现在全国上下都在号召减少会务浪费，或降低宾馆和餐饮标准等。我们还可以从减少公务纸张浪费入手，除了缩小字体，甚至可以不发纸质发言稿给代表，将材料上传到网络上，涉及秘密的可以内网交流，大家会后有需要直接学习的用电子版就可以了。虽然一次会议节省的纸张有限，但是全国一年甚至更长时间节省下来的量可就惊人了。

陆蔚（江苏）

3.公文的附件材料篇三

关键词：公文附件材料写作常识

概要：本文介绍的是公文的附件材料，首先介绍了从所起作用的角度看和划分的几类，接着介绍了处

理时的注意事项。

随正文发出的附件是正文的组成部分或重要补充，从所起作用的角度看，有以下几种情况：

一是应视同为正文的，例如被主件转发或印发的材料，比如转发上级机关或不相隶属机关的文件，印发本单位的一些不便以公文形式发出的材料等，这种情况下，被转发或印发的材料应视同正文，操作上，一般不应在转发或印发的材料上标注“附件”字样。

二是与主件同等重要的，是主件不可缺少的组成部分，如随文发出的材料，例1：关于对台工作指导原则的请示中，对台工作指导原则又是一个独立的文件，请示的内容是对制定对台工作指导原则必要性等相关情况的说明，对台工作指导原则是这份请示公文的一部分；例2：关于中间业务管理问题的通知，随文下发的中间业务参考定义直接关系正文规范的范围，是正文的重要组成部分；例3：关于填报××报表的通知，附件是部署工作的内容。三是收文单位处理文件的相关参考材料，如一些凭证式材料，有关领导的批示、相关单位的意见、参考性材料、注释性材料等。

4.带附件的请示格式篇四

××××：(左侧顶格用3号仿宋体字)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。(正文3号仿宋体)

妥否，请批示。

附件：

××××年××月××日(后空四字)

主题词：(3号黑体)×× ×× ××抄送：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××

平行文和下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm

×××××××文件

5.公文附件格式篇五

一、错误地解读公文格式组成部分。第一部《全书》对“什么是公文的眉首”“什么是公文的主体”和“什么是公文的版记”等问题的解答 (书189~190页) 与新《格式》严重不符:一是版头部分, 将版头仍称作“眉首”;二是主体部分, 将成文日期错成“成文时间”, 而且和“发文机关署名”位置颠倒, 后面还缺少印章、附件等要素;三是版记部分, 将抄送机关错成了“抄送”, 将印发日期错成了“印发时间”。

第三部《全书》对“一份公文应由几部分组成?各包括哪些项目?”的解答 (书10页) 主要错讹:一是将份号仍称作“份数序号”, 将密级仍称作“秘密等级”;二是将成文日期仍错成“成文时间”, 将印发日期仍错成“印发时间”, 将“抄送机关”仍错成“抄送”;三是格式要素残缺, 标题后缺少主送机关, 正文后缺少附件说明和发文机关署名, 附注后缺少附件;四是要素位置不当, 如附注后的附件错置于正文后附件说明处, 造成了附件说明和附件的混淆。在解答“什么是附注”时, 将“附注”错成了“印发附注”, 而且解释与新《条例》的释义不符。在解答“如何标注公文份数序号”和“什么是版记”时 (书74~75) , 仍不使用党政机关统一后的要素名称, 如将“份号”仍说成“公文份数序号”;将“版记”仍说成“印制版记”等。

二、错误地解读页码的标注要求。第一部《全书》在对“页码的标注要求如何”的解答时说 (书190页) :“用4号半角白体阿拉伯数码标识……单页码居右空1字, 双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已将页码数字改为了4号半角宋体阿拉伯数字, 并矫正了“空1字”“标识”等不规范的词语, 同时补充了“公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排”的规定。

三、错误地解读公文的特定格式。第一部《全书》在对“公文的特定格式包括哪些”和“什么是信函格式”的解答时, 仍沿用了原《格式》的表述 (书193页) :一是继续称三种特定格式为“信函式格式、命令格式、会议纪要格式”;二是继续称“武文线”和“文武线”等新《格式》已取消的概念。另外, 信函格式示例不规范:一是缺少发文字号, 二是抄送机关下面赘加了印发机关和印发日期及分隔线 (新《格式》明确规定信函格式不加) 。在对“什么是命令格式”的解答时, 完全是原《格式》的表述 (书195页) 。其主要错讹:一是概念上除格式名称有误外, 还将成文日期继续误称为“成文时间”;二是文字上继续使用“标识”和“2行”“2字”等不规范的词语;三是所述签发人职务、签名章及成文日期等位置, 也与新《格式》不符。示例仍不规范。在对“什么是会议纪要格式”的解答时, 同样用了不规范的名称, 而且对格式主要特点的表述不当 (书197页) 。示例也不规范, 如版记中缺少首条分隔线。新《格式》明确规定:“首条分隔线位于版记中第一个要素之上, 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。”

第三部《全书》对“公文的特定格式包括哪些”的解答 (书35页) 、对“什么是命令格式”的解答 (书39页) 以及对“什么是会议纪要格式”的解答 (书39页) , 基本上沿用了第一部《全书》的表述。示例仍不规范 (书40页~41页) :一是不仅版记缺少首条分隔线, 而且版记中间的分隔线过短;二是版记中的要素未执行左右各空一字的规定。

四、错误地解读不同公文的行文格式。第三部《全书》在对“不同的公文是否应用不同的公文格式”的解答时说 (书11页) :“是的。比如内部运行的与公开发布的、法定 (即正式的) 文种与非法定 (即非正式) 文种以及批转、转发文件的格式等都是不尽相同的。”之后按“ (1) 法定文种的行文格式 (2) 非法定文种的行文格式 (3) 发布性、批转、转发性公文的行文格式”, 分别举例予以说明。

阐释和举例存在以下错讹:一是所说的“法定 (即正式的) 文种”当指新《条例》规定的15种狭义公文文种, 其中包括“公开发布的”, 也包括“批转、转发的”, 如此属种关系并列阐释有悖逻辑;二是“文种的行文格式”不确切, 而且混淆了“文种”和“公文”的概念;三是所举例文没有版头和版记两个部分的要素, 不能体现公文格式, 而且针对例文所进行的解读, 仅仅是对公文正文的分析, 混淆了公文格式与正文结构的区别。

五、错误地解读发文机关标志。第三部《全书》在对“公文的发文机关标志规格是怎样的”的解答时说 (书48页) :“新《标准》规定, 发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 字号以醒目美观为原则酌定, 但最大不能等于或大于22mm×15 mm。”实际上, 新《格式》是这样规定的:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”可以看出, 两者的表述后半部分明显不同, 解答有一半仍是原《格式》的表述, 而将新《格式》和原《格式》的规定杂糅了。

六、错误地解读公文标题结构形式。第一部《全书》在对“公文标题有哪些结构形式”的解答时, 以《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》为例, 作了如下阐释 (书201页) :“其发文机关是‘中共中央纪律检查委员会’……文种名称为‘审查报告’, 中间部分为事由。”这样阐释公文标题的结构是错误的。文种应当是“报告”, 而不应当是“审查报告”。其实, 原标题如果按常规结构拟制, 应是《中纪委关于审查陈良宇问题的报告》或《中纪委关于陈良宇问题审查情况的报告》。很明显, “审查”是事由中的动词, 而不是文种名称的组成部分。《全书》在解答此问题时, 曾说 (书202页) :“凡是有红色版头的文件, 由于版头中业已标明发文机关名称, 故在标题中可以省略。”据笔者所知, 从未有过这样的规定, 此说于法无据, 可谓是长期以来理论上的一种错讹, 而且“凡是……”说得太绝对, 根本不符合实际。《全书》还阐释了标准的公文标题以外的四种特殊形式, 说:“由发文机关、被批转 (或转发) 文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题, 一般称这种标题为‘转文式’的标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。”将“被批转 (或转发) 文件的标题”称作标题要素是错误的, 以此标题为例, “转发……意见”是事由, 事由才是标题结构三要素之一。

第三部《全书》再次对“公文标题有哪些结构形式”进行解答 (书51~53页) , 完全照搬了第一部《全书》, 自然也存在以上错讹。

第二部《全书》在谈转发性通知标题时, 称 (书42页) :为了防止重叠和烦琐, 按照惯例, 可以省略中间层次和自己所使用的两个“通知”, 只保留文件发源处的一个文种“通知”。实践证明, 按此阐释来拟制或评改标题, 往往会造成事由中的动词“转发”后面没有相搭配的宾语的语法错误, 而且会破坏公文标题正常的结构规范。“按照惯例”之说, 不过是对积非成是做法的错误总结。针对此难题, 应当依靠语法修辞手段解决, 而不应当以牺牲公文规范化为代价。

七、错误地解读公文标题中标点符号用法。第三部《全书》在对“公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号”的解答时说 (书57页) :“某些非法规性的文件在批转、转发时, 其名称一般用引号加以强调, 而不使用书名号。”如此阐述违背《标点符号用法》国家标准, 因此是错误的。新《条例》和新《格式》对公文标题中标点符号如何使用未再作限制性规定, 书名号在公文标题中或许不会受到严格限制, 但并不等于可以违背国家标准的规定。

书中举例对《批转××县商业局〈关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示〉的通知》标题进行了评改, 称“这个标题不仅书名号的使用不当, 而且位置也不当”, 将其按批复和通知分别修改为“对××县商业局《关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的批复”和“批转《××县商业局关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。如此评改和阐述, 与公文标题结构规范明显不符:一是未能指出原标题的主要错误, 原标题缺少发文机关, 事由中赘加了逗号, 被批转文错用两个文种 (应将“的请示”删去) ;二是评改后的两个标题均不规范。以笔者拙见, 可修改为《××县人民政府关于批转深化改革振兴××县商业实施意见的通知》或《××县人民政府批转县商业局关于深化改革振兴××县商业实施意见的通知》, 也可修改为《××县人民政府关于批转县商业局拟制的深化改革振兴××县商业实施意见的通知》 (从新《条例》和新《格式》对公文标题中书名号如何使用未再作限制性规定考虑, 似将被批转文标题“深化改革振兴××县商业的实施意见”加上书名号未尝不可) 。顺便指出, 上报的公文本来错用了请示文种, 故原标题不宜修改成批复。

八、错误地解读公文标题的排列形式。第三部《全书》在对“公文标题的排列形式有哪些”的解答时说 (书60页) :“按新标准的规定, 公文标题‘用2号小标宋体字, 可分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 间距恰当’。综括起来, 对公文标题的排列布局大体有如下3类13种……”实际上, 其阐释根本不是新《格式》规定, 而是原《格式》规定。新《格式》是这样规定的:“标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 标题排列应当使用梯形或菱形。”与原规定相比, 在回行要求上增加了“长短适宜”的表述, 并明确规定“标题排列应当使用梯形或菱形”。不知《全书》作者为什么总是习惯性地用已废止的旧规定解读新标准!

书中举例说明的3类13种公文标题的排列形式, 应当说是对过去实践中各种各样标题的综括, 大多已不符合新《格式》的要求。根据新《格式》规定, 多行标题应当采用上梯形、下梯形或菱形排布, 不宜使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

九、错误地解读发文机关署名、成文日期和印章等编排规定。第三部《全书》对“怎样编排发文机关、成文日期与印章”的解答 (书67页) , 将要素名称“发文机关署名”错成了“发文机关”。解答虽未再按原《格式》阐释, 但只是说了新《格式》的部分规定。在对“怎样编排附件说明”的解答时 (书69页) , 也只说了新《格式》有关规定的一部分。片面解答问题, 不如让读者自己看新《格式》原文。

十、错误地解读抄送机关标注位置。第一部《全书》在对“什么是受文机关”的解答时说 (书203页) :“抄送机关的书写位置在公文末页的最下端, 靠左空一字格……”这样阐释很不确切, 也与新《格式》不符。新《格式》的表述是:“如有抄送机关, 一般用4号仿宋体字, 在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。”

十一、错误地解读签发人标注规则。第一部《全书》在对“什么是签发人”的解答时说 (书208~209页) :“如有多个签发人, 主办单位签发人姓名置于第1行, 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已修改为:“如有多个签发人, 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排, 一般每行排两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”新规定同原规定相比, 主要变化:一是增加了“一般每行排两个姓名”的规定, 不仅便于操作, 而且基本上可以消除完全竖排带来的“下移红色反线”的不便;二是2000年《办法》曾规定“上行文应当标明签发人、会签人姓名”, 新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名, 而删去了“会签人”的概念, 不再区分“签发人”和“会签人”, 显然比原规定确切、可行。这应当是解读签发人标注规则不可或缺的内容。

十二、错误地解读“文件头”概念。第一部《全书》在对“非法定文种的格式是怎样的”的解答时说 (书192页) :“总结、计划等常用应用文在行文时, 必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体, 载运着它来行文, 我们通常称这种载体叫做文件头……”在对“什么是文件头”的解答时, 作了类似的阐述, 并进一步解释说 (书215页) :“文件头是一份文件的正件 (也叫主件) , 被载运着的非法定文种是这份文件的附件 (但不能称副件) , 这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上说, 附件恰恰是这份文件的主件所在。”第三部《全书》在讲析例文 (书27页) 和解答“什么是文件头” (书76页) 时, 再次照搬了第一部《全书》的阐释。

6.公文附件格式篇六

关键词：国家标准；公文格式；简化

与中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》相配套，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会在对《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）修订的基础上，于 2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日开始实施。该标准实施四年多来，对统一党政机关公文格式，促进公文处理科学化、规范化发挥了重要作用。但由于该标准一些规定过于繁琐，在实际应用中往往造成广大文秘工作者掌握不全面、执行不规范的现象。笔者提出对《党政机关公文格式》的简化问题，希望与广大学界同仁共同探讨。

1 关于公文字体、字号的简化

《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素使用的字体、字号共有7种，分别为5种字体、4种字号：一般用3号仿宋体字；密级、保密期限、紧急程度、公文正文结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字，字号以醒目、美观、庄重为原则；签发人姓名及公文正文结构层次第二层用3号楷体字；标题用2号小标宋体字；版记中的抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字；页码用4号宋体字。其中，版头部分就用了4种之多。份号仅规定了用3号字，未规定字体，《党政机关公文格式》5.2.2规定，“如无特殊说明，公文各格式要素一般用3号仿宋体字”，按此规定，份号用3号仿宋体字；发文字号、“签发人”三字用3号仿宋字；密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。这么繁琐的规定，不仅普通文秘工作者掌握起来有困难，即使专业排版人士也容易出现有关要素格式不规范问题。也有研究者指出，“版头左上角三要素字体上的不同，尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同，让页面显得不和谐、不统一，不符合公文‘庄重美观的原则。”[1]建议份号使用黑体字，与版头左上角的其他要素字体一致。黑体字具有方正、粗犷、朴素、简洁、醒目的特点，小标宋体字作为标示发文机关标识、公文标题的标准字体、仿宋体字作为公文的通用字体已为大家所接受。因此，笔者认为，在以醒目、美观、庄重为原则的前提下，字体、字号可以简化为：一般用3号仿宋体字；版头部分的份号、密级、保密期限、紧急程度以及正文部分的结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志、公文标题用小标宋体字，发文机关标志的字号根据实际需要确定，标题用2号字。这样，公文格式由使用5种字体、4种字号，简化为使用黑体、小标宋体、仿宋体3种字体，使用3号、2号、发文机关标志根据需要确定字号3种字号。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使字体、字号的使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。

2 关于发文机关标志的简化

《党政机关公文格式》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”这一规定，让广大文秘工作者什么情况下加“文件”、什么情况下不加“文件”无所适从，执行各异。《党政机关公文格式》又规定，“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”在其后的“式样”中，联合行文公文首页版式1（图3）加了“文件”二字，联合行文公文首页版式2（图4）、信函格式首页版式（图11）未加“文件”二字。可见，对于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，没有明确的规定。笔者认为，可加可不加，不利于公文格式的规范化，在加与不加都可以的情况下，不如统一规定不加“文件”二字。再者，联合行文时，《党政机关公文格式》规定“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”，如果联署发文机关是单数个3、5……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”容易操作，在第2、4……个发文机关后面加“文件”二字即可，而如果联署发文机关是双数个2、4……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”就要在两行之间排布，需要通过插入“文本框”来解决，给公文的排版带来一定难度。因此，建议发文机关标志“使用发文机关全称或者规范化简称”，统一不加“文件”二字。

3 关于发文机关署名的简化

按照《党政机关公文格式》规定，无论是单一机关行文，还是联合行文，都要加发文机关署名，而在原来的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）中规定，“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。” 在《党政机关公文格式》国家标准主要起草人徐成华等主编的《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中这样解释，“为什么一般要标注发文机关署名？发文机关署名是公文生效的重要标识之一，署名生效也是国际惯例。”[3]笔者认为，新《党政机关公文格式》这一规定，主要是考虑了公文有“不加盖印章”的情形，在“不加盖印章”的情形下，应署名后标识成文日期。但是，按照我国长期以来的传统习惯，公文一般是盖章生效，盖章兼具公文防伪功能。因此，日常应用中，大量的公文是需“加盖印章”的单一机关行文。对于单一机关行文，在公文版头中已有发文机关标识，在公文标题中还有发文机关名称，再在落款处署名后加盖印章，一篇公文中发文机关名称出现四次，不仅显得罗嗦，而且在两行文字（署名、日期）之上再加盖印章，也会影响印章的视觉美观。再者，《党政机关公文格式》规定，“成文日期一般右空四字编排”，署名“以成文日期为准居中编排发文机关署名”。这一规定以发文机关署名不超过成文日期八个字为宜，超过八个字将不能按右空四字编排。因此，建议在《党政机关公文格式》7.3.5.1 加盖印章的公文中，仍沿用原来《国家行政机关公文格式》的规定，“单一机关行文时，不署发文机关名称”。

4 关于附件说明的简化

《党政机关公文格式》在7.3.4附件说明中规定，“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.××××××）； ……附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”在实际应用中，“附件：1.”占据5个字位置，如果附件名称较长，回行后每一行都需缩进5个字，造成此部分左右不对称，影响公文的美观。建议改为“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号，下一行标注附件顺序号和附件名称。如仅有一个附件，不标顺序号。附件名称较长需要回行时，在下一行顶格编排。”

5 关于左、右空字的简化

在《党政机关公文格式》中，最繁杂的就是左、右空字问题。经笔者统计，在《党政机关公文格式》中涉及左、右空字共有18处之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，让文秘工作者掌握起来十分困难。尤其在“发文机关署名、成文日期和印章”部分，就有加盖印章的公文“成文日期一般右空四字编排”；不加盖印章的公文单一行文时，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名”，“如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数”；加盖签发人签名章的公文，“单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章节下空一行右空四字编排成文日期”的复杂要求。建议将此部分统一规定为“成文日期右空四字编排，如需标注发文机关署名或签发人职务、加盖签发人签名章，以成文日期为准居中编排，编排不下时适当增加成文日期右空字数。”这样，关于公文中的左、右空字编排就可以概括理解为：在版头部分上行文的发文字号左空一字，签发人右空一字；在主体部分正文、附件说明、附注每个自然段左空二字，成文日期右空四字；在版记部分抄送机关、印发机关和印发日期左右各空一字；页码单页码右空一字，双页码左空一字，执行起来大为简化。

7.合同条款及合同附件格式篇七

【货物包括施工用原材料、设备、器材和其他材料等，在签订合同时，可将“货物”直接写为货物的具体名称。】

合同编号：【统一用“项目名称

拼音的第一个字母缩写+年份--两位数字序号”组成，比如“京沪高铁”第一份合同编号即为：jhgt08-01。】

购买方：中铁十四局集团×××项目经理部【全称，准确】(简称“甲

方”)

销售方：××× 公司【全称，准确】(简称“乙方”)

为明确甲乙双方权利、义务和责任，依照《中华人民共和国合同法》、《×××采购招标文件》和《×××投标文件》等，经双方平等协商，签订本合同，共同遵守。

第一条名称、规格、数量、计量单位和计量方法

1、货物名称、规格和数量：【务必准确填写，规格按规范或双方约定的标准注明;对成套的机电产品等应明确交货范围，列出明细的.供货清单作为合同附件，合同附件上注明该合同编号，与该合同同等效力。】

2、计量单位和计量方法：【“计量单位”通常按照国际计量单位，无国际通用计量单位的，双方约定;“计量方法”：原材料必须约定理论交货或磅量交货及相应的数量尾差和合理磅差标准，在途自然损耗标准等，设备的备品备件、随机工具和易损件等必须列详细清单作为合同附件。】

第二条价格与价款【单一的货物可与“第一条”合并】

1、价格：【⑴准确表述价格构成，比如原材料的运杂费及检测费说明，设备和器材等货物的价格、运费、保险、税金和组装调试费用等;⑵对采购批量较大、履行期限较长和价格受市场波动较大的货物，双方可约定价格及市场波动影响等条款;⑶对成套的机电产品等复杂货物，应列出明细的货物价格清单作为合同附件。】

2、价款：【指总货款，注明大写和小写。】

第三条价款结算方式和期限

1、结算方式：【⑴一般原材料等货物应货到后付款;⑵设备和器材等货物通常采取分期付款的方式，分期方式一般为预付、发货前、货到验收后按比例付款、货款质保金;⑶在支付预付款前，应让合作方出具对等的履约保函，需要出具履约保函，确定履约保函格式作为合同附件;⑷约定银行支付方式、出具票据和质量保证金要求等事项;⑸如需提供担保，另立合同担保书，作为合同附件。】2、结算期限：【根据付款方式，约定具体付款时间等事宜。】

第四条质量标准

1、质量标准：【⑴一般按照现行国家标准、行业标准和企业标准的优先顺序执行，并且必须注名标准的名称、代号和编号;⑵对缺乏上述技术标准，或有上述标准但无法满足采购货物特殊要求的，双方约定技术标准或补充技术标准;⑶配套设备和器材等货物，合同应明确约定附件的质量标准;⑷对一些技术质量描述复杂的货物，应列出技术质量描述清单作为合同附件。】

2、质量负责期限：【对施工用原材料一般要求终生负责，机电设备和器材等货物双方约定质量负责期限及期限内的维修费用负担方。】

第五条包装标准、包装物的供应和回收

1、包装标准：【⑴国家或主管部门有技术规定的，按规定执行;⑵无有关技术规定的，双方商定。】

2、包装物供应与回收：【需要回收的包装物双方商定供应与回收方式。如散装水泥供方应免

费提供水泥储存罐，并负责安装，用完后供方自行回收。】

第六条交(提)货时间和地点

1、交(提)货时间：【⑴双方必须约定交或提货方式，并约定明确具体的交货时间;⑵对分批交付或提运的货物，可约定具体交货或提运时间;⑶配套交货的设备和器材等复杂货物可列出交货清单作为合同附件。】

2、交货地点：【务必准确约定】

第七条交货方式、运输方式和运杂费承担

1、交货方式：【明确供方送货或需方自提的方式】

2、运输方式：【明确使用的运输工具，比如：汽车、火车、轮船和飞机等。】

3、运杂费用承担：【双方商定运输费用、装卸费用(比如集装箱开顶柜费用等需加以说明)过路过桥费用及其它杂费的承担方式。】

第八条组装、调试、试运行和性能考核

【⑴一般原材料不需要约定此条款;⑵对设备和器材等货物需要明确界定双方在组装、调试、试运行和性能考核的责任及义务;⑶明确约定组装、调试、试运行和性能考核的方式方法和工期进度;⑷其他要约定的事项。】

第九条验收事项

1、验收时间：【双方约定，应包括原材料和配件质量试验时间和设备等技术性能考核时间。】

2、验收方式：【⑴有出厂验收、货到验收、甲乙双方联合验收和甲乙双方单一验收等方式，具体由双方约定;⑵一般原材料验收方式较为单一;⑶配套设备和器材等应明确约定分批分期进货验收的方式方法等。】

3、验收标准：【⑴明确约定按照本合同约定的质量标准执行;⑵设备和器材等技术考核标准可在此作为合同附件，也可写入“质量标准”条款。】

4、验收内容：

⑴数量验收：【①原材料验收明确约定：a检斤或检尺交货，即理论或过磅交货，b数量误差、磅差和途中损耗处理的方式方法;②配套设备和器材数量误差的处理方式方法。】

⑵质量验收：【①明确约定外观检查、物理和化学试验，自检和委托第三方检测;②明确约定设备和器材的技术性能考核验收程序和具体措施。】

5、验收问题处理：【⑴明确约定发现质量问题的处理方式方法;⑵有标准按标准执行，没标准双方约定。】

第十条提出异议时间和方法

1、甲方在验收中，发现货物的品种、规格(型号)、数量、花色和质量不符合规定，先妥善保管，应在天内向供方提出书面异议;在付款期内，需方有权拒付此部分的货款。【此部分内容可根据具体的货物及合作双方的具体情况明确应执行的规定。】

2、乙方在接到甲方的书面异议后，应在天内处理，否则，视为违约。第十一条随货备品、备件和工具

【⑴双方约定随货提供的检验报告、出厂合格证和技术文件，对成套货物，应明确技术文件供应清单作为合同的附件;⑵成套货物的随货备件和工具应列出清单作为合同附件。】第十二条违约责任

1、乙方违约责任：

⑴不能交货：【约定违约责任：乙方应向甲方偿付不能交货货款的违约金，一般货物支付比例为1%-5%，专用性货物支付比例为10%-30%。】

⑵交货的品种、规格(型号)、质量等不符合合同规定：【约定违约责任：①甲方同意降低标准使用，双方约定按质论价处理;②退换货物或加工处理，其发生的相关费用，全部由乙方承担;③若不能进行退换货物或加工处理，则按照不能交货处理。】

⑶逾期交货：【约定具体的逾期交货处罚违约金方法和标准，一般货物最高处罚比例为5%，专用性货物最高处罚比例为30%。】

⑷、包装不符合标准或合同规定：【双方约定具体的违约责任。】

⑸交货地点有误：【①乙方应承担由此发生的费用和向甲方支付逾期交货违约金;②若单方面改变运输路线和工具，应当承担由此增加的费用。】⑹其他需要约定的违约责任。

2、甲方违约责任：

⑴未及时提供进货数量和时间：【约定具体的违约责任。】

⑵拒绝接货或退货：【约定具体的违约责任。】

⑶逾期付款：【约定具体的违约责任，其处罚标准应与逾期交货处罚标准对等。】 ⑷其他需要约定的违约责任。

第十三条不可抗拒力

双方的任何一方由于不可抗拒原因，不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，并应在天内提供证明，取得有关证明后，允许延期履行、部分履行或不履行合同，并根据实际情况部分或全部免除违约责任。

第十四条索赔【双方约定具体的索赔方式。】

第十五条纠纷解决方式

1、履行合同过程中发生纠纷时，双方应本着公平、合理的原则，协商解决。

2、协商不妥，提交仲裁机构(约定所在地)仲裁。

3、依法向人民法院起诉。【要求在我方法院所在地】

第十六条合同的生效与终止【双方约定。】

第十七条其他约定事项

【其他需要约定的事宜，如服务与承诺、履约保证及合同格式与份数等。】

甲方乙方

单位名称(盖章)：单位名称(盖章)：法定代表人：法定代表人：

委托代理人：委托代理人：

开户银行：开户银行：帐号：帐号：

单位地址：单位地址：

邮政编码：邮政编码：

联系电话：联系电话年月日订立年月日订立篇二：汽车销售合同常见不合理格式条款点评

汽车销售合同常见不合理格式条款点评

典型条款：

1.定购单生效后由于定购人原因要求变更或取消定购，买方不予接受，定购金不予退还。

2.买方由于个人原因无法按期提车，卖方有权拒绝退还订金。

点评：

订金、订车款、预付款、预订金、定购金不同于定金，经营者通过格式条款约定没收或不予退还订金、订车款、预付款、预订金、定购金，没有法律依据。

二、买方违约卖方不退定金，卖方违约退还定金点评：

根据《合同法》的规定，买方违约，定金不退;卖方违约，双倍退还定金。定金罚则的效力及于双方，任何一方违约都要受到惩罚。若卖方违约仅退还定金，实际上只是履行了返还定金的义务，并未受到惩罚。

三、逾期交车，买卖双方承担责任不对等

典型条款：

1.买方超过预定交车日期7天仍未提车，卖方有权将车辆销售给任意客户或调整

售价。

2.买方在接到到货通知后必须在5日内提车，如不按时提车，视为放弃购车，卖方有权对车辆另行销售。

3.对于战争、天气、厂家原因等非卖方人为因素造成的无法按时交车情况，卖方有权延期交车。

4.如果车辆号、颜色、配臵与订单要求不符或不能按时交车，卖方应及时通知买方，协商新的交车时间。点评：

这类条款的特点是：买方逾期提车，承担极为不利的后果，且原因概不考虑;卖方逾期交车，有权延期交车，不承担不利后果或以各种理由免除责任。

四、减轻、免除卖方的质量担保责任

典型条款：

1.卖方有证据表明对质量问题没有过错的，可以免责。

2.未经卖方书面许可，买方不得将合同车辆以出租营运目的使用或转售。买方若有违反，由此引起的任何质量后果均由买方承担，包括免除甲方和(或)制造商的质量担保责任及其他质量责任。

3.卖方提供的汽车由于各种部件质量问题造成车辆频繁维修，影响买方使用的，买方可以要求卖方赔偿损失;问题严重导致车辆无法正常行驶，且卖方隐瞒车辆真实情况的，买方可以要求解除合同。

点评：

产品质量担保责任是无过错责任。产品因质量问题频繁维修影响正常使用的，消费者有权要求更换、退货、赔偿损失，也有权解除合同。上述条款以厂家原因、自己没有过错或不知情、买方出租营运或转售等为由免除销售商的质量担保责任，剥夺或有意回避买方退车、换车的权利，且对买方解除合同的权利进行苛刻限制，完全与法律规定相悖，是典型的霸王条款。

五、标称车辆有关数据为近似值

典型条款：

合同车辆的质量、功率、油耗、最高时速及其他具体数据值被视为近似值。

点评：

一旦出现汽车具体数据与车辆有关资料记载数据不符的情况，近似值就成为卖方推卸责任的借口。六、买卖双方违约责任不对等

典型条款：

买方无正当理由拒收车辆，偿付车款总额30%的违约金。买方未及时付款，每逾1日偿付车款3‰的滞纳金。卖方不能交付合同规定的车辆，偿付车款总额3‰的违约金。

点评：

此类条款造成买方违约责任畸重，卖方违约责任畸轻，卖方甚至可以根据市场行情、价格变动故意选择违约。

七、设臵价格变动陷阱

典型条款：

合同签订之后如遇厂家上调整车或零部件价格，应按照厂家调整后的价格执行。点评：

此类条款对于价格的向上变化作出特别约定，让消费者承担厂家上调价格的风险，排除了消费者的选择权和依法变更、解除合同的权利。

八、违法设定合同生效时间

典型条款：

厂家排产后，合同即生效。

点评：

该条款人为改变了合同生效的时间点，违背《合同法》第三十二条的规定。卖方设臵该条款的目的是：如果厂家不排产，卖方不承担任何责任(因为根据该条款，合同还没有生效)。而根据《合同法》的规定，合同自双方当事人签字或者盖章时已成立，由于厂家不排产等原因致使合同目的无法达到的，卖方应当承担违约责任。

九、强制贷款购车客户购买商业保险

典型条款：

买方贷款购车的，须按银行要求向卖方提供购买机动车辆全车盗抢险和车辆损失险保单发票复印件及保单复印件。点评：

对于贷款购车业务，销售商一般都与银行签订了不同形式的合作协议。该条款中所谓“按银行要求”，实际上就是指按照销售商与银行签订的贷款购车合作协议的要求。该条款硬性规定贷款购车消费者须提供全车盗抢险和车辆损失险材料，强制消费者购买机动车辆全车盗抢险和车辆损失险，剥夺了消费者自主选择是否购买商业保险的权利。篇三：购销合同范本购销合同

供方：需方：

地址：地址：

邮编：467300电话：邮编：467312电话：法定代表人：职务：法定代表人：职务：为保护供需双方的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》，经协商一致同意签订本合同。

一、设备要求2、合同金额包括了设备本身、运输、安装调试费用支出。

3、合同金额不包含税金。

4、设备应附有产品合格证及产品使用说明书。

二、交货条件

1、交货日期：合同生效后收到定金之日(以汇款实际到账为凭)起，1周内交贷。

2、交货地点：鲁山县晟兴工贸有限公司

3、运输方式：汽车运输、运输费和保险费均由供方负担。

4、设备卸运：设备到位后由需方负责卸运。

三、设备验收方式和标准