工程基建文件档案范围

工程基建文件档案范围（共6篇）

1.工程基建文件档案范围 篇一

学校文件材料归档范围和档案保管期限表

一、办 公 室

(一)党支部工作 本校党支部计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册 永久 本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知 永久 本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根 永久 4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年 5 党费收缴情况 10年

6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久 本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年

9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、计划、总结 30年 本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年 11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年 本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年

(二)群团组织、教代会工作 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、统计表 30年 2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根 永久

3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年 工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年 上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（四）人事政工工作 本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复 永久 本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年 本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函 永久 本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料 永久 本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根 永久 本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表 永久 本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定 永久 本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年

9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年 10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年 上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年 12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（五）行政事务管理工作 本校办公室工作计划、总结 30年 2 本校工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表 永久 本校以下的（含下级学校报送的和以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年 本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年 上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料

（1）由省级以上领导人参加的 永久（2）其他的 30年 本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年 本校行政管理工作制度、规程、办法规定等 永久

9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料

（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论 永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年 11 本校对人大、政协提案的答复 永久 本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年 非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年 本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

二、政教处

（一）德育工作 教导处工作计划、总结 30年 学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年 3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年 4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年 5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年 6 学生会干部名册 10年 7 升挂国旗记录 10年 学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年 广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年 10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年 11 班务工作计划、总结 10年 对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久

13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年

（二）校团委工作 学校团、队工作计划、总结、统计表 30年 2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年 3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年 4 团、队主题活动的方案、总结 30年 5 团委、少先队大队委的会议记录 30年 6 新团员和组织关系转移的登记册 30年 7 学校团员、队员及学生干部名册 30年

（三）体育工作 体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年 2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年 3 学生体育达标测验表 10年

三、教务处

（一）教学工作 教学工作计划、总结 30年 初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向 永久 3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年 学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年 5 各学科教师教学工作计划、总结 30年 6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年 7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年 8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年

（二）教研工作 教科室、教研组学年工作计划 30年 上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年 3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年 4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年 5 教研室编发的简报 10年 教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年 7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年 8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年

（三）教务工作 教育、教学工作管理的规定、通知 30年 2 学生人数及变化情况统计表 永久 3 高、初中新生录取花名册 永久 4 高、初中新生分班花名册 10年 5 教师教学情况调查表 10年 6 教师教学情况考核表 10年 课程设置、教师任课安排登记表 10年 8 教务工作日志 10年 9 高校反馈的毕业生信息 10年 高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表 永久

（四）学籍 初、高中毕业班学生学籍簿 永久 2初、高中毕业班学生毕业证存根 永久

四、总务财务部门

（一）学校资产、财务工作 本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料 永久 2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年 本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年 本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等 永久 5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年 6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续 永久 7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的 永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校财务收支预算报告、批复 永久 本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年 11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年 上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年 本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函 10年 本校会计决算报表 永久 15 本校会计季度、月报表 5年 16 本校现今、银行存款日记账 25年 17 本校会计总账、分类明细账 15年 18 本校会计凭证 15年

（二）可行性研究、任务书

（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估 永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书 永久 2设计基础材料

（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告 永久

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久

（3）水文气象、地震等其他设计基础材料 永久 3设计文件

（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件 永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批 永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年 4工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照 永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书 永久 5施工文件（1）土建施工文件

① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年 ② 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年 ③ 建筑材料实验报告 30年

④ 设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批 永久 ⑤ 施工定位测量、地质勘察 永久

⑥ 土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图 永久

⑦ 隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久

⑧ 分项、分部单位工程质量检查评定 30年 ⑨ 交工验收证明 30年

⑩ 竣工报告、竣工验收报告 永久（2）设备及管线安装施工文件

① 开工投工、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 10年 ② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 焊接测验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年 ④ 隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性实验报告 30年 ⑤ 设备调试记录 10年

⑥ 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年 ⑦ 系统调试、实验记录 30年 ⑧ 线管清洗、通水、消毒记录 10年

⑨ 管线标高、位置、坡度测量记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年

⑩ 竣工报告、竣工验收报告 30年（3）电气、仪表安装文件

① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年

② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 调试、鉴定记录 30年 ④ 性能测试和校核 30年

⑤ 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年 ⑥ 操作联动试验 10年 ⑦ 电气装置交接记录 10年

⑧ 中间交工验收记录、工程质量评定 30年 ⑨ 竣工报告、竣工验收报告 30年 6竣工报告

（1）项目竣工验收报告 永久（2）全部竣工图 永久（3）项目质量评审材料 永久（4）工程现场声像材料 永久（5）竣工验收会议决议文件 永久

五、保卫科

1社会治安综合治理和安全工作计划、总结及统计报表 30年 2消防工作的计划、、总结及统计报表 30年

3社会治安综合治理、消防工作会议和检查工作的记录 10年 4综治、消防工作的规章制度 30年 5重大治安案件的综合材料 30年 6综治、消防工作责任书、协议 10年 7保卫工作日记 10年

2.工程基建文件档案范围 篇二

关键词：保管期限,制度

国家档案局于2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (八号令) (简称《规定》) 是各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限的依据。《规定》第十四条指出, “本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。”《规定》对国家党政机关、企事业单位等文件材料的归档范围和保管期限的划分具有指导意义, 但是在指导实践中也存在着一些问题。

一、《规定》的改革内容

《规定》是在1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的基础上制定的。关于文件材料的保管期限, 《规定》改革了保管期限划分方法, 将原来文书档案保管期限表中的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”, 定期中再实行标时制, 分为30年、10年。原有的文书档案“永久”、“长期”和“短期”保管期限的划分方法, 使得实际操作中的情况往往是:长期保存的档案实际上都是保存50年, 短期保存的档案都是保存15年。到期后才考虑档案的鉴定工作, 有的甚至一拖再拖。我国大部分机关和企事业单位都采用了这种划分保管期限的做法, 而这种做法已经被我国的档案管理实践证明存在着较大的缺陷, 违背了档案价值鉴定“效益性原则”的要求。有学者指出, “尽管划分保管期限的人可以比较容易地对档案的保管期限作出决定, 但是人为性和弹性过大, 导致的鉴定结果往往是“两头小中间大”, 即永久的少、长期的多、短期的少。这种保管期限的划分方法基本上属于“粗放型”的管理手段, 它也使我们的档案鉴定专业化进程受到了严重影响, 因为专业化的档案价值鉴定最基本的要求就是操作标准要细化。”[1]19

《规定》试图解决这一问题, 采用了标时的划分方法。“定期分为30年、10年, 是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的文书档案必须实行标时划分, 这是《规定》对定期保管档案实行标时划分的基本要求。定期保管档案之所以要实行标时划分, 不能直接注明或写上“定期”, 主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法, 避免了以往短期保管档案 (15年以下) , 一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作, 长期保管档案 (16—50年) , 一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。”[2]40根据《规定》, 永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交, 以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护, 为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案主要由本机关自己留存, 备机关日常工作查考利用, 保管期满后经机关鉴定, 或销毁或延长保管期限。《规定》中定量保管期限的确定, 初衷是减轻档案馆的压力。永久保管的档案才进入国家档案馆, 非永久的由产生机关自己留存, 其目的是方便对到期档案及时地进行鉴定处置, 减少保管压力, 节省保管空间和人力、物力。

二、《规定》对实践的影响

《规定》实施保管期限定量改革之后, 造成的结果依然是“两头小中间大”, 原有存在的问题并不能得到很好的解决。定量改革后的保管期限, 试图把具有永久保存价值的档案从“长期”中“剥离”出来, 归入到永久, 这样既可以减少长期保管档案到期鉴定工作的压力, 也可以使具有永久保存价值的档案享受到“永久”被保存的档案应该享受的“待遇”, 而不是到50年了经过“价值和生死鉴定”后, 才能“享受”到这一“待遇”。这样的做法, 预期目的在于节约管理成本。但是, 定量和定性的划分保管期限的做法只是形式上的改变, 在实践中并没有带来管理上的增效, 也没有达到预期的理论上的目的。理论上讲, 两种划分档案保管期限的方法是有区别的。采用定性的方法, 长期保管档案要到保管期满50年才能进行再次鉴定, 短期档案保管期满15年才进行再次鉴定;而定量划分档案的保管期限, 则每隔10年或30年进行一次期满档案的鉴定。可是, 没有明确标时的长期和短期 (长期到最高年限50年, 短期到最高年限15年) 与标时的定期30年和定期10年, 都是在保管的“终点年”面临鉴定问题。所以在实践中操作的结果如出一辙。《规定》中的保管期限划分方法, 只是把鉴定工作的压力放在了10年和30年, 而不是之前的15或50年了。并且对于定期不到30年的而又大于10年的, 是按照30年来划分合理, 还是10年划分合理, 这也是很大的问题。

另外, 对于某份文件保管期限的划分, 会存在判定结果不一致的现象。表现在:第一, 主体认识差异带来保管期限划分的不同。“重要”和“一般”的划分, 不同的主体可能因为其立场、对事物的认识以及个体对于相关知识的了解和掌握的不同会有不同的判断。这样的保管期限表在实践中会导致“执行”的不一致。第二, 特殊文件的保管期限的界定具有特殊性。属于永久保管的“年度和年度以上的计划、总结、统计材料”如果没有的话, 那么本该为10年保管期限的“年度以下的计划、总结、统计材料”是不是应该适当的延长保管期限呢?所以, 《规定》在实践中执行起来还是存在很多问题的, 这些模糊性语言必定会影响到执行者的主观判断和操作, 带来实际操作上的不一致, 导致管理上的混乱。

《规定》的初衷是值得肯定的, 但是并没有结合管理实践上存在的问题提供解决的途径和办法。电子文件的大量产生使得档案的鉴定工作没有减负, 反而显得更加的繁杂。档案保管期限的划分依然困扰着实践部门。保管期限的改革带来了一定程度上的混乱。制度的变化, 只是形式上的变化, 并没有带来管理上的实质改变。目前对于文件的鉴定, 其趋势表现为加拿大的“宏观鉴定战略”。“宏观鉴定战略”不再局限于传统理论中的价值标准, 提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性[3]222。随着文件形态、文件运转的系统依赖性变化, 直接鉴定法将退出历史舞台, “宏观鉴定战略”将走上舞台, 奏响鉴定的新篇章。这才是新技术、新形势背景下文档鉴定工作的出路。

三、由《规定》引发的思考

本文主要基于《规定》与《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》的不同, 分析了《规定》存在的问题。这也反映了在制定档案管理制度方面存在的典型问题, 即制度的可操作性问题。

缺乏可操作性的制度, 往往表现为:一是过于突出制度的约束性, 过于强调制度的物性, 制度过于细化、量化, 标准太高太严等。这样要么使制度执行起来十分困难, 要么使制度执行的成本非常大。一是制度过于笼统, 说明不清, 标准不明。制度系统缺乏整体性, 制度之间相互矛盾和冲突。制度执行者不能得到清晰的制度解释, 造成制度执行者无法领悟制度的内涵, 无法执行制度。制度执行起来要么不知约束谁, 是谁违反了制度, 要么缺乏参照, 自由裁量权过大。

已有的制度在理论上是合理的, 但是在实践中操作起来却不如人意。新的发展趋势已经出现, 但是原有的制度依然“勃勃生机”, 没有走向终结的迹象。制度的可操作性是制度建设成功与否的关键。制度是用来执行的, 不是纯粹搞研究用的。可操作性强的制度, 才会成功的规范实践。制度过宽或过严都不行。制度建设不仅需要针对呈现出的问题, 更重要的是开创途径和通道, 实质性地解决存在的问题。成都武侯祠有副对联的下联说“不审势, 即宽严皆误, 后来治蜀要深思”, 档案管理制度也如此, 过宽过严都会失误, 要把握一个度。档案管理制度的产生源于档案管理工作的实际需要, 是为了解决档案管理中的问题, 规范档案管理。但是, 就某些具体单位来说, 过于原则或者过于模糊的档案管理制度本身就无法操作或者可操作性不强, 这就使得档案管理制度形同虚设。那么, 久而久之, 则会影响到档案管理工作健康、有序的发展。

参考文献

[1]王英玮.我国档案保管期限表编制实践的历史回顾与思考[J].北京档案, 2007 (5) .

[2]李明华.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答[M].北京:中国档案出版社, 2007.

3.工程基建文件档案范围 篇三

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

4.工程基建文件档案范围 篇四

二○○六年十二月十八日

第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

机关文件材料归档范围

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。机关文件材料不归档范围

第四条 机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。凡属机关归档范围的文件材料

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移

交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关文书档案的保管期限

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。其他

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。电子文档

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。适用范围

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。实施时限

第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。附件：《文书档案保管期限表》 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年

1.4 讨论未通过的文件 10年本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久

2.2 讨论未通过的文件 10年本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计

永久

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

7.1 重要的 永久

7.2 一般的 30年

7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年本机关业务文件材料

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的 永久

8.2.2 一般业务问题的 30年

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的 永久

8.3.2 一般业务问题的 30年

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年

8.5 机关联合行文的文件材料

8.5.1 本机关为主办的 8.5.1.1 重要业务问题的 永久

8.5.1.2 一般业务问题的 30年

8.5.2 本机关为协办的 8.5.2.1 重要业务问题的 30年

8.5.2.2 一般业务问题的 10年

8.6 本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1 大事记、组织沿革等 永久

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的 永久

8.7.5.2 一般的 30年

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料 永久

8.8.2 以下的计划、总结、统计材料 10年

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

永久

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永

久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年

9.3 人事任免文件 永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年

9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久

9.5.2 受到警告处分的 30年

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久

9.9 职工名册 永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久

9.10.4 情况反映、工作简报 10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的 永久

9.11.2 一般的 30年

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

永久同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久

9.13.2 其他有处理结果的 30年本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的 永久

10.2.2 一般的 10年

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的 30年

10.3.2 一般的 10年

10.4 机关财务预算 30年

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的 永久

10.6.2 一般的 10年

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的 永久

11.1.2 一般的 10年 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告 30年

5.公路工程文件归档范围 篇五

第一部分 综合文件

一、竣（交）工验收文件

（一）竣工验收文件（附件6、7、8相关内容及竣工验收委员会各专业检查组意见）。

（二）交工验收文件（附件3、4相关内容）。

（三）工程单项验收文件（环保、档案等）。

（四）各参建单位总结报告。

（五）接管养护单位项目使用情况报告。

二、建设依据及上级有关指示

（一）项目建议书及批准文件。

（二）工程可行性研究报告及批准文件。

（三）水土保持批准文件。

（四）环境影响评价及批准文件。

（五）文物调查、保护等文件。

（六）初步设计文件及批准文件。

（七）施工图设计文件及批准文件。

（八）设计变更文件及批准文件。

（九）设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。

（十）施工许可批准文件。

（十一）上级单位有关指示。

三、征地拆迁资料

（一）征地拆迁合同协议。

（二）征地批文。

（三）征用土地数量一览表。

（四）占地图及土地使用证。

（五）拆迁数量一览表。

四、工程管理文件

（一）招标文件。

（二）投标文件、评标报告。

（三）合同书、协议书。

（四）技术文件及补充文件。

（五）建设单位往来文件。

（六）工程质量责任登记表。

（七）其它文件及资料。

第二部分 决算和审计文件

一、支付报表

二、财务决算文件

三、工程决算文件

四、项目审计文件

五、其他文件

第三部分 监理资料

一、监理管理文件

二、工程质量控制文件

（一）质量控制措施、规定及往来文件。

（二）监理独立抽检资料（注：编排顺序参照第四部分）。

（三）交工验收工程质量评定资料。

三、工程进度计划管理文件

四、工程合同管理文件

五、其他文件

六、其它资料

监理日志，会议记录、纪要，工程照片，音像资料。

监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。

第四部分 施工资料

一、竣工图表

（一）变更设计一览表。

（二）变更图纸。

（三）工程竣工图。

二、工程管理文件

施工组织机构及人员，岗位责任划分，施工组织设计，技术交底文件，会议纪要等。

三、施工质量控制文件

（一）工程质量管理文件。

1.工程质量往来文件（质量保证体系，专项技术方案等）。2.工程质量自检报告及工程质量检验评定资料。

3.工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件。

4.桥梁荷载试验报告。5.桥梁基础检验汇总资料。

6.施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析。7.交工验收施工单位的自检评定资料。

（二）材料及标准试验。

1.原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料。

2.外购材料(产品)出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告。3.各种标准试验、配合比设计报告。

（三）施工工序资料。1.路基工程。

（1）路基土石方工程。ⅰ.地表处理资料。

ii.不良地质处理方案、施工资料、检测资料。iii.分层压实资料。iv.路基检测、验收资料。v.分段资料汇总。（2）防护工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各工序施工记录、检测、试验资料。iii.成品检测资料。iv.砂浆(砼)强度试验资料。

（3）小桥工程

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。iii.各分项施工工序检查、成品检测资料。

iv.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。

（4）排水工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各施工工序检查、成品检测资料。

iii.砂浆、砼强度试验资料。（5）涵洞工程。

ⅰ.基坑放样、开挖处理、试验检测资料。ii.各施工工序检查、成品检测资料。

iii.砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。2.路面工程。

（1）施工工序检查资料。

（2）材料配合比抽检（油石比、马歇尔试验等）资料。（3）压实度、弯沉、强度等试验检测报告及汇总资料。3.桥梁工程。

（1）基坑放样、开挖处理、试验检测资料。（2）基础施工检查、试验资料,桩基检测资料。

（3）墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料。

（4）各工序施工、检测记录。

（5）砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表。（6）引道工程施工检测、试验资料。4.隧道工程。

（1）洞身开挖施工、检查资料。

（2）衬砌施工、检验资料。

（3）隧道路面工程施工、检查资料。

（4）照明、通风、消防设施施工、检查资料。

（5）洞口施工检查资料。

（6）各种附属设施检验施工资料。

（7）各环节工序检查、验收资料。

（8）隧道衬砌厚度、砼（砂浆）强度试验检测资料。5.交通安全设施。

（1）各种标志牌制作安装检查记录。

（2）标线检查资料、施工记录。

（3）防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料。

（4）照明系统施工、检测资料。

（5）各中间环节检测资料。

（6）成品检测资料。6.房屋建筑工程。

按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。7.机电工程。8.绿化工程。

（四）缺陷责任期资料。

四、施工安全及文明施工文件

（一）安全生产的有关文件。

安全组织机构及人员、岗位责任、安全保证体系、施工专项技术方案、技术交底文件等。

（二）安全事故的调查处理文件。

（三）文明施工的有关文件。

五、进度控制文件

（一）进度计划（文件、图表）、批准文件。

（二）进度执行情况（文件、图表）。

（三）有关进度的往来文件。

六、计量支付文件

七、合同管理文件

八、施工原始记录

（一）施工日志。

（二）天气、温度及自然灾害记录。

（三）测量原始记录。

（四）各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）。

（五）会议记录、纪要。

（六）施工照片、音像资料。

（七）其它原始记录。

第五部分 科研、新技术资料

一、科研资料

二、新技术应用资料

6.工程基建文件档案范围 篇六

关于印发《山东省国土测绘院文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》的通知

各单位、部室、直属经济实体：

《山东省国土测绘院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》业经院长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

特此通知

二00八年十二月十五日

主题词：测绘 文件归档△ 保管期限△ 通知

山东省国土测绘院办公室 2008年12月15日印发

（共印20份）

山东省国土测绘院

文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为了便于本院正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令和鲁国土资发[2008]144号文件精神，结合我院实际，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等门类和载体的历史记录。

第三条 文件材料归档范围

（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；所属单位报送的重要文件材料；

（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。第四条 本院文件材料不归档范围

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本院办理的文 2 件材料，任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本院文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信件，不需办理的一般性群众来信、电话记录，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

（四）所属单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 本院的文件材料收集门类

文书档案、科技档案（测绘成果资料档案、地质资料档案、科研档案、基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人事档案、人物档案、业务档案）；声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。

第六条 科技档案的归档范围

（一）测绘成果资料档案:国家调拨的属于本行政区的三角、长度、水准、重力成果和地形图等成果档案；地方各有关部门、集体或个人在本行政区内按国家基准、技术标准施测得具有国家等级精度的测绘科技档案；本行政区测绘主管部门按国家基准、技术标准施测的三角、长度、水准、航测、制图、遥感、地籍测绘的全套档案；本行政区测绘行政主管部门出版、印刷的公开版 3 地图、图集、图书、刊物等全套档案；建国前本行政区的测绘科技档案。

（二）地质资料档案：区域地质调查资料；矿产地质资料；水文地质、工程地质资料；环境地质、灾害地质资料；物探、化探地质资料；地质、矿产科学研究及综合分析资料。

（三）科研档案：包括课题准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与个阶段有关的专业会议文件和标本、样本目录等。

（四）基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中形成的文件及图纸等材料。

（五）设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条 专门档案

（一）会计档案：

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；

3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报表，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报表；

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应 4 当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）人事档案：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历、评聘专业技术情况材料；政审材料；加入党团材料；奖励材料；处分材料；任免、工资、待遇审批及各种代表会代表登记表材料；其他共组织上参考的材料。

（三）人物档案的归档范围: 本院主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。包括：

名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等；

名人的作品和研究成果；

与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等；

名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等；

名人口述的历史资料。

第八条

声像档案的归档范围

（一）本院主要党政领导人任职时的照片；

（二）记录本院主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；

（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大 5 公务活动的照片、录音、录像；

（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等的照片录音、录像；

（六）其他具有保存价值的照片、录音、录像。

第九条

实物档案的归档范围

（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

（二）公务活动礼品类：公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

（三）物证类：反应和佐证本单位、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

第十条 电子文件的归档范围

（一）文书档案的数字化全文；

（二）会计电算化材料及会计档案管理的软件；

（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

（四）其他音频、视频形成的电子文件；

（五）业务档案中形成的电子文件。

第十一条 资料的收集范围

（一）本单位重要文件汇编；

（二）本系统上级或下级编印的出版物；

（三）与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物；

（四）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

（五）本院职工的论著、论文及其他作品。

第十二条 本院形成的测绘成果资料档案、地质资料档案、会计档案、人事档案、基建档案的归档范围和档案保管期限，分别按照相应的档案管理规定执行；实物档案保管期限为30年；电子、声像（照片、录音、录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十二条 凡属本院归档范围的文件材料，必须按有关规定向负责档案工作的部门或工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条 应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十四条 本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为：30年、10年。本院制发的重要业务文件材料，召开的重要会议、举办的重大活动等形成的主要文件材料，本院关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。

第十五条 本规定自2009年1月1日起施行。

附件：文书档案分类方案与保管期限

本院文书档案是按照年度——保管期限——机构分类法整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为：永久、30年、10年，同一年度、同一保管期限的文件，按照机构分类排列。具体分类方案与保管期限如下：

一、办公室

1院党委会议纪要、会议记录、决定事项（永久）。2院务会议纪要、会议记录、决定事项（30年）；院务扩大会议纪要、工作交流材料（10年）。

3院党委民主生活会记录（永久）。

院经济工作会议的通知、会议指南、日程、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、讲话、总结、决定、纪要、会议材料汇编、照片、录音录像材料（永久）； 会议讨论材料、典型材料、交流材料、简报（30年）；参考材料、参阅文件（10年）。

院党委年度工作要点、总结（永久）。党员名册、统计年报（永久）。

上级党组织以及本院党委关于表彰优秀党员、先进党支部的事迹材料、通知（永久）。

党员申诉、控告、违纪、处分的决定、结论。（永久）。党员组织关系介绍信、存根（永久）。党费收缴情况（10年）。

院党委成员述职述廉报告（10年）。院党委成员“三个一”书面材料（10年）。

受县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(永久)；

受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(30年)本院有关人员受到警告（不含）以上处分的的处分材料(永久)。

本院有关人员受到警告处分的(30年)。

纪检监察年度工作计划、总结(30年)。

关于党风廉政建设工作文件材料(10年)。关于思想政治教育的文件材料(10年)。

我院对违纪干部的处理报告、决定、通报等(永久)； 上级机关对我院违纪干部的处理决定、通报等(永久)； 上级机关关于纪检监察工作的文件(10年)。有领导重要批示和处理结果的信访材料(永久)； 无处理结果的信访材料(10年)。

院中长期规划、年度工作要点、年度工作总结（永久）；院年度以下工作要点、总结（10年）；院所属单位、部室、经济实体年度工作要点、总结（10年）。

院大事记、组织沿革、规章制度汇编、宣传册、院报（永久）。院工作交流（10年）。

本院关于文秘、宣传、档案、信访、车辆管理的规定、办法（30年）。

车辆养护、行车安全记录、驾驶员年度考核、驾驶员保险单（10年）。

交通事故处理结果（30年）。

上级组织布置开展的重大教育、学习活动的动员报告、总结等（30年）。

一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）。院与所属单位、部室、实体签订的“两状一书”（10年）。本院重要事项的报告、请示、呈阅件与上级的批复、批示（永久）。

所属单位请示与本院的复函、批复等文件材料，重要业务问题的（永久）；一般业务问题的（10年）。

本院代上级起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）；

上级机关制发的属于本院主管业务的文件材料（永久）； 上级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）。

同级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料(10年)。

各类募捐活动明细（永久）。

二、人事教育部

1.本院成立以及内设机构成立、合并、撤销、更名、起用印信的报告、批复、通知（永久）。

本院关于成立临时机构的文件（30年）。关于干部、人事工作的方针、政策（30年）。干部职工花名册、统计年报表（永久）。

本院关于职工继续教育、工资、津贴、奖励、处罚的规定、办法（30年）。

上级机关制发的关于本院领导人任免、干部任免的文件（永久）；

本院关于干部任免、聘用的文件（永久）。本院关于专业技术人员聘用的文件（永久）。

本院岗位定编、人岗位定员方案以及相关报告等文件材料（永久）。

本院劳动人事调配（干部、职工调动工作的行政、工资关系介绍信级存根）（永久）。

职工转正定级、复转、安置等报告、批复（永久）。职工伤、残、死亡、抚恤等报告、批复（永久）。上级关于离退休人员的医疗、丧葬以及本院关于离退休工作管理的规定、办法（30年）。

本院离退休工年度作要点、总结、统计年报（30年）。离退休人员花名册（永久）。

本院关于人员退休以及上级机关关于本院人员退休的文件 11（永久）。

离退休工作要点、总结（30年）。

上级组织指导、检查本院离退休工作的所形成的文件材料（10年）。

离退休人员参加省国土资源厅系统及以上组织和社区活动获得的集体荣誉（奖杯、奖牌、证书）、照片（永久）。

本院职工代表大会材料（30年）。工会会员名册（永久）。

工会年度工作要点、总结（30年）。

本院工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件（永久）。

本院工会组织、工会干部受到上级工会组织表彰通报、事迹材料（30年）

特困职工调查报告、调查表、补助发放登记表（30年）。本院组织的在职职工及离退休职工文体活动的通知、比赛名次等（10年）。

院妇委会工作年度要点、总结（30年）。计划生育工作报表、基本信息登记表等（10年）。成立院共青团组织请示、批复（永久）。

院共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料（30年）。

本院共青团工作计划、培训、开展活动等形成的文件材料（30 12 年）。

本院团员名册、组织关系介绍信级存根（永久）。

职工继续教育、培训年度计划、安排、通知、课程表、名册、集锦、总结等（30年）。

教育、培训经费的预算、请示、批复（10年）。院双基双建达标考核工作形成的文件材料（10年）。

三、计财部

上级、本院关于计划、财务管理的各项规章制度（30年）。本院年度收支计划、决算（永久）。本院财务预算（30年）。本院财务财务分析报告（10年）。

本院固定资产投资等项目的申批材料（永久）。

本院对外签订的协议、协定、合同文本及其附件、备忘录以及相关的会议记录、纪要等（永久）。

专项审计、离任审计工作中的审计报告、情况报告（永久）。

四、国土测绘与技术质量部

本院关于测绘生产、科研、管理等方面的规定、办法（30年）。本院重大测绘工程、测绘科研项目实施方案、技术设计、技术总结、质检报告、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本院对外签署的（测绘业务）合作协议、合同等（永久）。院生产调度、协调会的会议记录、纪要、生产简报（10年）。

测绘统计年报、半年报（10年）。院下达的测绘生产任务书（30年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。

获省级以上测绘优秀成果、优质工程、科技奖的申报材料、表彰通报（永久）。

本院组织的测绘优秀成果评比通知、结果通报（30年）。本院组织的测绘业务培训以及外派培训、学习的通知、名册等（10年）。

院（ISO900 2008版）质量手册、程序文件（10）。院关于质量认证内部审核、管理评审、外部审核等工作形成的文件材料（10年）。

本院重要的外事活动形成的文件材料（永久年）。本院人员出国（境）审批手续、日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）。

五、服务中心

有关后勤、服务工作的管理规定、办法（30年）。本院房产证、土地使用权证、基建图纸（永久）。本院购买房产的审批文件、协议、合同（永久）。组织和个人承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）。

年度维修计划（10年）。

安全保卫消防工作的计划、措施、演习活动、总结等（10年）。

保洁、绿化工作标准、检查记录等（10年）。餐饮卫生许可证（30年）。食堂工作人员体检表（10年）。

六、测绘生产、研发单位

（第一测绘院、第二测绘院、研发中心、地理信息中心、质检、仪检中心、GPS运行中心）

本单位对外签订的合同、合作协议等（永久）。

项目实施过程中形成的技术设计、实施方案、技术总结、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本单位生产调度、协调会的会议记录、纪要，各类生产简报、报表（10年）。

本单位下达的生产任务书（单）（10年）。本单位半年、年度工作总结

本单位年度生产经费分解文件（10年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。执行质量认证过程中形成的文件、记录。