OA自动化系统运行管理标准

OA自动化系统运行管理标准（共10篇）

1.OA自动化系统运行管理标准 篇一

办公自动化系统（OA）运行管理规定

1.目的

为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。

2.适用范围

2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。

2.2 OA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。

3.相关部门职责

3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

3.2集团人力资源部负责配团办公室信息技术处进行OA用户的注册和注销。

3.3 集团办公室信息技术处负责OA系统操作技术的培训，OA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

4.文件发送与接收

4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用OA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。

4.3 电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。

4.4 所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的.公文代办人代办。

4.5 电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统文件的管理。

5. 用户注册和注销

5.1总部新进符合使用OA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和OA用户注册。总部OA用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及OA注销手续后，方可办理离职手续。

5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用OA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）OA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理OA注销手续后，方可办理离职手续。

5.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的OA用户，要合理安排电脑共用。

6.系统安全与维护

6.1 集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。

6.2 集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

6.3 密级的文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。

6.4所有OA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。

7. 文件共享与归档

7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在OA系统上发布，供用户学习、使用。

7.2  集团办公室对OA系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

8. 附则

8.1 本规定自1月1日起试行，原有关规定同时废止。

8.2 在试运行期间，公司除利用OA系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。

8.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。

 

2.OA自动化系统运行管理标准 篇二

8th Manage支持员工自定义其工作台, 员工可选择把与其工作相关的信息组件放在工作台上。

自定义工作台

8th Manage允许员工定制个性化的工作台及工作台内的组件, 方便员工登录系统后直接在工作台展开工作。

工作任务指派、日历及提醒

8th Manage允许员工进行工作任务指派、在个人电子日历上安排工作计划, 系统会适时发出提醒和通知, 确保员工的工作事项没遗落。

实时任务狀况 (自已及下属)

8th Manage允许员工通过工作日历实时跟踪任务的执行状况, 并且上司可查看下属的任务安排及任务完成情况。

问題管理

8th Manage提供问题管理机制, 支持员工从提出问题、接受问题、提交问题解决成果到关闭问题的工作流程。

8th Manage清晰的问题管理步骤方便高效, 能很好地鼓励员工尽早提出问题、解决问题。

8th Manage为员工提供以下多种自助服务, 让企业轻松满足员工各种合理需求:age为员工提供以下多种自助服务, 让企业轻松满足员工各种合理需求:

8th Manage为用户提供-通用的和自定义的公文流转流程, 帮助创建用于审查、评论及审批的各种沟通与请求的表格。系统还为每个员工提供个人管理模块, 员工可通过此模块使用不同的功能, 如:

●开票申请●福利费用申请

●门禁开通申请●工作授权书申请

●公司仓库物料领用申请●奖惩申请

●证照及印章借用申请●开具收入证明申请

●邮件申请●内部讲师评级申请

●用印申请●外出申请

●名片申请●优秀员工评选申请

8th Manage还支持通过表单类型、申请人、申请时段等对表单进行查询和统计, 对于金额、数量等类型字段, 还可以轻松实现求和、平均、最大、最小值的统计。

我的客户

8th Manage提供以下360?的客户信息, 帮助员工更深地了解客户及商务:

●客户基本信息●公司的组织架构

●公司的法律状况以及客户对我们的价值

●客户的财务状况与信用状况

●客户的联系人信息●客户的个人信息

●客户的兴趣爱好与消费行为信息

●客户沟通与行动记录●商机信息

●客户与收入绩效●合约与订单信息

●客户咨询单信息

8th Manage不但帮助员工纪录客户沟通及追踪行动安排, 也提供客户呼叫中心对每一个客户信息的汇总页面, 让员工在沟通前就可对该客户的整体情况有一个快速鸟瞰式的了解。

项目管理

项目数据精准及时, 一目了然, 不但能令决策者作出更及时、更有效的决定, 且对项目成员有“十目所视, 十手所指”的影响力, 令其更留意做好应做的事情。一个项目汇集着本身及人为的复杂因素。若有以下6点, 人为的复杂因素会被控制而降至最低, 而再加上上述及时精准、令人一目了然的项目数据, 项目的成功率便可以大大提高。

●计划与执行合二为一

(在任何时间, 都不会因计划与实际不符而被愚弄)

●责任划分与工作交付清楚明确

●范围定义与沟通综合管理

●资源与依赖清晰明确

●问题与风险自动跟踪与上报

●最佳实践可被鼓励并强化执行

●资源与依赖清晰明确

●问题与风险自动跟踪与上报

●最佳实践可被鼓励并强化执行

Simple PM是先进的web-based项目工作平台, 兼备静态的计划与动态的执行功能。它支持项目管理方法论, 可以自动跟踪项目执行情况, 提供进度诠释, 并自动生成报表。从而, 项目经理得以从日常的数据跟踪与分析中解放出来, 更多地参与到能够优化项目绩效的任务中。Simple PM旨在简化项目管理中的计划与执行, 从而保障项目的成功。没有8th Manage这一工具, 您在项目管理上往往会事倍功半。您不得不使用您那有限的记忆能力, 去梳理那些滞后的、不准确的手工输入的信息, 再根据您对现实情况的理解来作判断。当您处理的项目复杂程度升级时, 您的记忆能力却不会随之升级;这时候, 您就会力不从心。这不是您不够聪明和勤奋, 您只是需要合适的工具来帮助您有效地管理复杂的项目信息, 才可快速作出有效决策。

资源管理

8th Manage支持跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率, 以防资源申请者轻易夸大资源的需求, 同时也使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。8th Manage除了能帮助用户恰当分配资源时间之外, 还能检测到资源技能与需求之间的差距, 让资源与需求更加匹配。

8th Manage提供操作简单、快捷的电子问卷调查, 能及早检测到资源申请者对资源的满意度, 及时解决真正存在的资源匹配问题。在此机制下, 假的资源匹配问题难以被用作借口, 借口少了, 动力也就会自然增加。此外, 8th Manage能根据现有的及未来的项目计划分别推算出各个部门未来的技能及资源需求, 让各部门可及早招聘及培养相关人才。8th Manage还提供个别及整体资源的分析功能 (如按时交付率、评审人作出的可交付成果质量评分、返工率、承诺履行记录) , 帮助管理者更有效地管理资源。

策略管理

8th Manage提供操作简单、快捷的电子问卷调查, 能及早检测到资源申请者对资源的满意度, 及时解决真正存在的资源匹配问题。在此机制下, 假的资源匹配问题难以被用作借口, 借口少了, 动力也就会自然增加。此外, 8th Manage能根据现有的及未来的项目计划分别推算出各个部门未来的技能及资源需求, 让各部门可及早招聘及培养相关人才。

8th Manage还提供个别及整体资源的分析功能 (如按时交付率、评审人作出的可交付成果质量评分、返工率、承诺履行记录) , 帮助管理者更有效地管理资源。

文档及知识管理

8th Manage提供完善的文档管理体系, 允许用户存档并将档案编入索引, 放至不同的文档库和知识库文件夹。它还提供检入、检出和版本控制机制。此文档管理体系既可作为独立模块使用, 也可跟其他功能模块进行关联。例如:它允许设置规则在新建合约或项目的同时自动创建与之关联的文档库, 并沿用预定义文档库模板的文件夹设置;它还支持即时地将任何合约和项目中的文档移入文档管理库, 合约或项目中的相关文档链接也会自动更新。

8th Manage还支持知识分类功能, 用户可根据企业规则设定的知识分类将文档编入索引并进行检索。

HR管理

8th Manage提供各种功能来满足企业对人力资源自动化管理的即时使用需求, 例如电子招聘、员工信息记录、出勤和资源使用管理、薪酬和工资单、福利计划、培训和绩效管理、在线假期管理以及员工自助功能。这些功能让企业更有效地管理和控制人力资源。更重要的是, 8th Manage提供完整的平台帮助企业管理团队学习和信息资本、结构化协调、规范流程和执行、以及KPI和承诺管理, 大大提高企业核心竞争力, 也为企业的长远发展创造良好的竞争优势。

总的来说, 8th Manage不仅能满足企业短期的自动化需求, 也能提升企业长远的人力资本竞争优势。

设施管理

8th Manage允许管理员对企业办公设备进行登记、分配、信息维护以及跟踪, 允许员工便捷地查询和申请各种设施设备, 从而提高企业设施设备的使用效率, 使设施设备的去向和使用情况更加透明、容易跟踪。

使用8th Manage设施设备管理功能, 不论有多少种类和数目的设施设备, 管理员都可以管理得井井有条。管理员可定义企业各个站点的设施设备类型及属性、分配人或者默认审批人列表;可以获悉申请中的设施设备的冲突情况, 进行设备调配;可以按申请人、申请时段、设备使用状态进行搜索和查询;可以跟踪完整的设施设备使用历史。

使用8th Manage设施设备管理功能, 员工可在各自的企业站点自助提出设施设备申请, 列明所需型号及数量等信息, 准确获得自己所需的设施设备。员工还可归还使用完毕的设施设备, 若设施使用产生费用, 也可登记费用金额, 方便管理员对费用进行跟踪和管理。

采购管理

8th Manage支持从采购申请到付款整个采购过程的管理。采购订单、销售单与付款既可以由每个部门分别管理, 也可以由整个企业统一管理。8th Manage还提供了一个成熟的合约管理框架, 帮助您管理复杂的采购合同。

●定义合约范围与可交付成果

●定义衡量指标

●费用预算及审批

●合约履行管理

●跟踪变更请求与解决方案

●跟踪合约结果

供应商管理

供应商管理中的关键步骤之一是能够快速找到最佳供应商, 并附带完整的历史交易记录, 以支持商务决策。

8th Manage供应商与采购管理提供全面的供应商信息, 包括:

●供应商概况, 包括基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息

●供应商所提供的产品与服务信息

●与供应商的沟通记录、行动和商机信息

●我方与供应商相关的业绩信息, 包括收入记录、合同和订单信息

财务管理

8th Manage提供以下不同的分类账目和工具, 帮助不同的用户群追踪收入和支出:

销售 合约与订单

●销售配额与预算管理

●合约与订单成本预算与追踪

●销售支出管理●产品库存成本管理

●销售收入管理●合约与订单回报及利润管理营销部门

●营销预算计划与追踪●部门预算计划

●营销活动回报管理●部门开支管理项目

●部门工资单管理

●项目成本计划与追踪●部门利润与亏损管理

●项目采购订单与应付款●部门应付/应收管理

●项目销售单与应收款●部门产品库存与固定

●项目回报与利润管理

此外, 8th Manage还为以上各应用领域提供丰富的预定义财务报表。

资产管理

8th Manage为企业提供必要的资产管理工具, 企业可灵活地进行资产的调拨及分配管理。企业可在多个站点间进行资产调拨管理, 使资产在企业内各站点间合理流动。站点间可根据资产使用的需要进行资产的调入和调出, 资产的调入和调出必须通过审核才能生效。站点间资产的任何一次调拨都会在系统中留下记录, 必要时可以通过查询追踪定位各个站点的资产状况和调拨记录。

8th Manage还支持对资产进行分配。企业可以把采购入库的资产分配给指定的员工或者多个员工。系统除了自动记录资产分配时间、分配数量等信息外, 还支持记录资产的归还时间和资产的完损状况, 反映资产的最新信息。系统也提供资产分配报表, 可追踪资产分配量与剩余量、资产在谁手上、资产是否损坏等信息。

在线调查

8th Manage支持自定义网上调查内容和范围, 并支持网上调查的自动统计和查询。8th Manage在线调查可应用在客户行为调查、企业内部员工意见收集及项目成员信心收集等方面, 企业通过8th Manage在线调查功能, 可至少实现以下目的:

●调查客户消费行为习惯

●调查客户满意度

●调查客户对公司任一市场活动的反馈意见

●调查客户对新产品或服务的反馈意见

●收集员工对公司 (新) 管理制度的意见

●收集员工对其他员工或部门的年度工作评价

●收集员工的学习及培训需求

●调查项目成员对项目计划完整性、可操作性的评价

●调查项目成员对项目按时完工的信心值

●调查项目成员对项目管理水平的评价

……

8th Manage还提供许多便捷的在线调查功能, 包括:支持维护各类企业调查题库, 进行匿名调查、重复性调查、自动调查, 发出调查提醒邮件等功能, 使在线调查功能更加易用, 容易上手。

8th Manage提供以下不同的分类账目和工具, 帮助不同的用户群追踪收入和支出:

8th Manage提供先进的点选式报表生成器, 允许用户选择任意字段作为查询条件自订报表, 并根据用户的选择自动生成相关报表。该机制使用简单但功能强大, 商业用户可以选择任意字段作为报表的查询条件或报表的显示字段, 并自定义报表中所选字段的摆放位置及排列顺序。用户还可选择不同类型的统计方法 (如求和、计算数量、求平均值、列出最小值、列出最大值) 将结果显示在报表的合计行。

有了8th Manage的点选式报表生成器, 商业用户即使不学习SQL或不向IT人员求助, 也可以采集数据并生成报表。

商业智能

数据仓库-8th Manage提供销售、购买、退货、催款、收款等交易功能。如果交易都在8th Manage平台进行, 8th Manage数据库就自动成为数据仓库, 不然8th Manage也提供与其他建议系统 (如POS) 接口, 可自动周期性地抽取交易信息来提供数据仓库。

数据挖掘-8th Manage用户可创建不同的数据挖掘规则来发现购买者重复性的行为、产品与购买者的特性及环境, 以及推广计划对购买者行为的影响能力。以下是一些典型的数据挖掘例子, 都可用8th Manage解决:

例子1:有参与客户护理计划的客户群与没有参与客户护理计划的客户群在新订单额、订单频密度, 以及介绍新客户数量的对比分析;

例子2:购买两个完全不同类型消费产品的消费者特征分析, 如:年龄、性别、收入、职业等;

例子3:产品与时间季节的关系 (如:在美国, 狗饼表面上与季节没有关系, 但实际分析的结果是有关系, 因为美国北方的老人会在冬天带爱犬到南方避寒。)

此外, 8th Manage还提供度量标准、实时KPI及实时概览。

HR智能

8th Manage采用最先进的商业智能技术及简易的点击接口, 帮助用户简易地增强HR智能。用户可透过8th Manage HR智能找出像以下问题的答案:

●员工出差频繁度与辞职率

●员工培训费与绩效关系

●员工加班与升职关系

●组织合并与员工满意度关系

●经理出差频繁度与员工满意度关系

●员工任职年限与绩效关系

●员工拜访客户频繁度与客户对产品满意度关系

●经理人的绩效、员工拿奖及犯规关系

●部门有培训机制与没有培训机制的员工满意度、绩效及犯规率的关系

●部门有接班人计划与没有接班人计划的员工升职率、辞职率及得奖率的关系

3.OA自动化系统运行管理标准 篇三

关键词：自动化；OA；系统；应用

中图分类号：TP311.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-01

Office Automation System (OA) Application for China Petroleum

Che Yanling

(Xinjiang Urumqi Marketing Company of China Petroleum,Urumqi8330011,China)

Abstract:Based on the concept of modern information management,whether the computer technology and economic management,and become a modern enterprise in the competition to win one of the key issues. Office automation system (OA) is currently the most common large-scale state-owned office automation software.This paper describes the system in the main role of oil companies,using the current situation,problems and proposals and the main performance.

Keywords:Automation;OA;System;Application

中国石油办公自动化系统（OA）是就是采用internet/intranet技术，基于现代信息管理学的理念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。以提高中国石油办公自动化水平，完善中国石油各部门公文、档案等管理制度；推进各部门办公的自动化、信息化和网络的建设，同时提高网络的利用率；在中国石油系统内部建立同意的办公管理的信息网络平台；提高信息统计和分析的水平，实现预测和决策的辅助支持。

一、办公自动化系统（OA）主要作用

（一）建立内部的信息通信平台：建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。同时在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，推进了企业文化建设，例如企业门户、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业的发展动态，大大增强公司的凝聚力。 另外OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

（二）实现工作流程的自动化：变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、报表传递、文件管理、档案管理、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。所有人员不需要离开办公室，在微机上通过鼠标点击，就可使文件随来随办、随办随发、随发随收，文件收发实现“零距离”、“零时间”，大大提高了文件上传下达效率，缩短了文件流转周期，不仅降低了机关工作人员特别是文书人员的工作强度，增加了承办部门办理时间，还有效提高了办文、办公质量和效率。

（三）實现文档管理的自动化：可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档内容进行分门别类管理，按权限进行使用和共享。同时也可以把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供新老员工以各种形式进行学习和培训。完全可以不受时间、空间的限制。

（四）实现分布式办公：作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办，甚至跨国，日常沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。自动化办公变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

（五）推进了无纸化办公，节省企业的办公费用支出：将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

（六）搭建知识管理平台：现代OA系统的核心是知识的管理，目的帮助企业发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

（七）增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

二、办公自动化系统（OA）目前使用现状、存在问题以及改进建议

2005年系统实施至今，基本满足了中国石油的远程通讯需求，无论是总公司用户、领导或是外地分支机构及出差在外人员都可以远程通讯及时的访问公司内数据资源。但随着社会的发展和管理理念的更新，办公自动化系统（OA）也存在一些不适应企业发展新形势需要的弊端。

（一）安装类问题。OA在安装过程中，使用的时间正字库中方正仿宋简体、方正小标宋简体等少量字体，但使用过程中发现完整的方正字库51个字体中含有大量繁体字体，有必要精简一下安装程序中集成的方正字库，让安装包更加小巧一些。其次在正常运行中文件模板损坏是常有的事，建议在本机安装完之后自动备份模板文件，模板损坏时可以一键恢复，减少重新安装系统的麻烦。

（二）使用类问题。1.办公自动化系统（OA）中收发文治理存在的问题及对策。一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件治理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；OA中传阅方式希望设计一个直观统计被传阅人是否已阅的界面；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开，也无法在文件上加注作废标识；2.OA系统中邮件治理存在的问题及对策。内部电子邮件的用途是传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中，有些邮件涉及重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料，在邮件传送过程中，没有流程跟踪。因此，重要材料发邮件时无法实现痕迹治理。

三、办公自动化系统（OA）中石油企业的重要作用

2005年系统实施后至2011年，从各方面提高中国石油的信息共享、信息传递、信息管理的效率，从而提高中石油的经济效益和社会效益。现代企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，这是企业取胜的必备条件。企业的信息化保证企业全方位得到最新信息。通过办公自动化系统，我们可及时掌握市场信息，正确决策，从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务，参与市场竞争，以达到企业取胜之目的。

参考文献：

[1]秦猛.浅析计算机管理信息技术[J].计算机光盘软件与应用,2010年第14期

[2]李岚.办公自动化技术与应用.人民邮电出版社,2010,3

[3]梁昌勇.信息系统分析与开发技术.电子工业出版社,2010

[作者简介]

4.OA自动化系统运行管理标准 篇四

第一章 总 则

第一条杭州市房地产联合开发总公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是联合房产公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》 等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二章组织职责

第三条 OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司综合办是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他子公司主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（分公司）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《公文处理暂行办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，公司收文办理程序为公司

办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条在OA系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。

第十二条公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位党政领导、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布； 审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章用户权限

第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）科级员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（分厂）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）公司办公室秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（含分厂）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文印员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章登陆规范

第十九条系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章安全保密

第二十二条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规

定。

第二十三条按照公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

第二十四条OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章附则

第二十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司M5考核制度的处罚。

第二十八条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条本办法由公司办公室负责解释。

第三十条本办法自发布之日起施行。

5.OA系统运行评价分析报告 篇五

一、项目概述

综合管理信息系统（以下简称OA）建设项目启动时间是2012年8月22日，2013年4月进入正式运行阶段，办公室信息中心对于系统进行了结合实际工作的操作和磨合，在这个阶段，通过不断优化，对系统进行调整，以求能更加符合实际工作的需要。

OA建设的总体目标是：以OA为基础，以工作流程为主线，优化公司管理流程，通过信息技术建立包括人力资源、协同办公、合同管理、计划管理等在内的综合管理信息系统平台，实现管理规范化、信息资源利用的最大化，促进公司的协同办公效率和管理水平的提升。搭建一个全公司的信息与管理协同平台，按照统一要求、信息流畅、资源共享、信息安全的要求，建设一个统一的办公管理平台，实现各部门各分子单位之间的互联互通机制，保证信息畅通和上传下达，实现各级单位的快速响应。

二、OA应用统计

目前，系统总使用人数324人，移动终端用户77户,平均每天同时在线70人左右，每天登陆次数超过300/人次；搭建了公司门户、个人门户、各职能部门户、系统信息门户、电力生产门户、规章制度门户、企业文化门户、学习培训门户、公司文件门户和领导门户，让信息的共享更加简单、及时、有效；搭建流程150余条，流程流转数量7300余个；建立了知识目录，系统目前存储近8500篇文档，形成了公司基础知识库。

OA运营期间，办公室信息中心以集中、点对点和远程等多方式共组织培训500多人/次，培养了能够独立承担日常维护工作的系统管理员2名，实现了系统的自主管理。公司已开启了新的协同之旅，信息化建设也进入了一个新的阶段。

三、OA系统功能使用效果

1、人力资源管理模块的开发与应用，实现组织架构的统一管理、人员的基础信息管理、通讯录管理、岗位管理、人员的入职、调配、离职、退休、解聘、返聘等管理。

目前系统使用人员312人，除录入人员的编号、姓名、岗位外，同时对人员的手机、办公室电话、短号、电子邮件、办公室地址等也进行了整理、录入，实现了人员信息的查询、共享、统计、分析，实现人员信息资源的更好的利用。

组织架构管理的应用，实现了统一的组织架构管理，建立了完整清晰的人员组织架构。目前，公司所有的员工对应的岗位等信息已录入系统，同时，系统设定了人员的上下级管理，并以此实现各类管理和业务的审批线索和监督线索。

2、合同和计划

目前已搭建合同管理流程15个, 大部分已正常运转中,涉及到结算的流程暂时未启用;计划管理流程8个,并在后期增加了计划模块,能基本满足公司在计划任务管理方面的需求。

3、通过使用OA的流程管理模块，目前搭建综合管理、财务管理、人事管理、物资管理、信息管理、日常工作等类型的流程150余个，目前流转中的流程数量已经有7300余个，各级管理人员通过电子流程审批系统处理各类公文、申请、审批，节省了时间，降低了成本，提高了工作效率。

4、知识管理，初步搭建了公司知识目录，系统目前存储8500余篇文档，建立了知识库，实现了知识体系的建立与管理、知识权限的精细管理（满足不同目录的查看、下载、修改、添加、删除等权限都进行了严格控制，同时对用户的查看、修改等操作都进行了日志记录）、知识评价体系管理（通过知识的打分、回复、知识贡献率分析等，建立了较为完整的知识评价体系）、知识检索管理（实现了多种制式的检索方式，包括分类检索、多维检索、全文检索等）、知识审批体系管理（实现了通知公告等信息的创建、审批、发布、归档、作废的审批）。目前，已初步建立了网上知识库，实现了初步的知识管理。

5、实现了远程办公和移动办公，大大提高了办公效率，处理流程不再受到世界地点的限制。目前已普及到中层以上干部。

四、系统验收准备工作

1、目前已完成了OA验收材料的收集工作；

6.OA办公自动化系统作用 篇六

对于企业事业单位的领导来说OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良

好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公自动化系统作用为：

1、建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

3、实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

4、实现文档管理的自动化。

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

5、辅助办公。

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

6、实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

7、建立信息集成平台。

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

8、节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台。

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

10、增强领导监控能力

7.办公自动化OA系统开发问题分析 篇七

随着网络的高速发展, 网络OA系统逐渐受到关注。一些大型企业集团正致力实现高层次的网络办公自动化, 这将为他们节省大量的人力资源, 节省大量的办公费用, 大幅度提高办公效率。办公自动化系统己成为企业内部的管理运作核心, 为企业发展承担不可估量的作用。开发网络办公系统的市场前景是广阔的。大型企业需要高层次的网络办公自动化, 实现企业内各种信息资源的共享;加强员工间的交流、提高整体工作效率;为领导提供各种有用数据;方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持。

2 企业OA系统在我国的发展过程

我国的OA产业从七十年代末发展至今, 已从最初的提供面向单机的辅助办公产品, 发展到面向企业级应用的大型协同工作软件, 其发展过程分以下三个阶段:

2.1 第一阶段

以数据处理为中心的传统办公系统, 它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统, 以结构化数据为存储和处理对象, 强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域, 提高了文件管理水平。但是此时的OA系统只是一个简单的工具, 其主要目的是处理文字、文档、表格等, 实现无纸化办公。

2.2 第二阶段

以工作流为中心的办公自动化系统, 这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处, 以E一MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块, 它以网络为基础, 实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。这时的OA系统已经基本实现了自动化办公和协同办公。

2.3 第三阶段

以知识管理为核心的办公自动化系统, 第三阶段OA的核心是知识管理。知识管理是一个系统工程, 目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间, 将正确的知识传给正确的人, 使他们采取最适合的行动, 避免重复错误和重复工作。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。第三阶段OA的显著特点是信息、资源共享、实时通信以及与短信平台的完美结合。

3 企业OA系统的开发技术

OA系统的开发技术随着企业的发展而发展, 从过去的办公软件如Office、WPS等开始, 到Fortran、Visual Basic、Delphi+Access、SQLServer等中小型数据库进行开发的C/S系统, 到目前基本形成了两大主流技术, 分别是基于J2EE标准和基于Microsoft.NET框架的开发技术。

3.1 基于J2EE的标准

J2EE是一种利用Java 2平台来简化企业应用程序的开发、部署和管理的体系结构。它定义了包括平台角色、组件模型和标准服务等一系列规范, 具有“一次编写, 到处运行”的特性, 并且J2EE继承了Java的可跨平台移植、方便存取数据库的JDBC API, CORBA技术, 并能够在Internet应用中保护数据的安全模式等, 同时还提供了对EJB、Java Select API、JSP以及XML技术的全面支持。

3.2 基于微软的Microsoft.NET框架

Microsoft.NET是Microsoft XML Web services平台。XML Webservices允许应用程序通过Internet进行通讯和共享数据, 而不管所采用的是哪种操作系统、设备或编程语言, 采用预先编译技术, 使得代码安全性加强。Microsoft.NET平台用于生成桌面和企业级Web应用程序, 还可以使用其基于组件的强大开发工具和其它技术, 简化企业级解决方案的设计、开发和部署, 因此在企业OA系统开发中也得到广泛应用。

4 OA系统的发展趋势和前景

随着计算机网络技术和数据库等核心技术的发展, 企业OA系统的内涵也会不断扩展, 企业OA系统将来的发展将与信息管理软件的融合, 用户可以通过网络办公系统进行企业资源和信息的共享, 企业内部网和外部网之间通过一定方式可以方便地进行信息交互和共享。

未来的企业OA根据目前的不足和新的需求, 将会呈现出以下几个明显的特点:

4.1 协调办公

未来的企业OA系统将会搭建高效的协同办公平台, 实现同企业其它信息资源有效地融为一体, 更为智能地为企业决策提供依据。彻底的解决信息孤岛的问题。

4.2 以“知识管理”为核心

知识管理是一种全新的经营管理模式, 它实际上是一种信息化应用系统, 以企业网络和信息系统为基础, 帮助企业发现和组织已经获取的信息, 定位于拥有专门技能的人, 通过协作和企业培训传递这些知识, 让整个组织能有效地利用知识, 建立知识门户和快速响应系统。

4.3 移动办公

随着计算与通信融合和移动通讯的发展, 移动办公的时代正在来临。移动办公是基于移动通信平台开发出来的现代电子办公系统。为适应企业异地办公和随时随地办公, 未来企业OA系统将会具备移动办公的特性。

5 结束语

虽然, OA系统历经了二十多年的发展, 其技术已日趋成熟, 但一套OA产品的成功与否显然不是由其开发技术来决定的, 而是要看其能否满足用户的需求。可以说, OA系统的发展永远跟不上用户的需求, 只有真正以客户需求为导向OA才能真正的符合市场的要求。作为企业信息化、知识化基础平台, 未来的OA系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

摘要：本文简单回顾了OA的发展历程并针对OA在企业信息化过程中的重要作用, 着重分析OA的含义、开发现状、OA系统开发技术。最后分析了目前企业OA系统存在的缺陷和不足, 并对未来OA系统的发展前景进行了分析和展望。

关键词：OA,J2EE,Microsoft.NET,信息孤岛,SOA,无纸化办公,自动化办公,协同办公

参考文献

[1]李春勇.浅谈办公自动化OA的发展与现状[J].黑龙江科技信息, 2011 (02) .

8.OA自动化系统运行管理标准 篇八

OA公文系统中的“OA”是英文单词“office automatic”的首字母缩写，意为办公自动化。随着社会发展和科技进步，现代企业在生产经营的过程中，需要新的思维和现代的管理方法，才能跟上时代的步伐，需要先进科学的办公手段来保障企业的高速发展。传统的办公模式逐渐退出历史舞台，办公自动化在现代信息化社会的大潮中得到了推广和使用，并且取得令人瞩目的实践成果。本文立足实践工作，注重实效，对企业行政事务进行客观分析，将办公自动化与传统办公模式进行对比，进而阐述自动化的在现代企业管理中的高效运用。

传统办公模式回顾及弊端

传统的收文。从接收一份上级文件为例，首先进行手工登记造册，注明时间、文号、内容以及来文单位等等。然后经办公室主任进行手写拟办，由文秘人员送至相关领导等待批示，待领导批示完毕后再由文秘人员送至相关部门的负责人进行阅办，阅办人填写具体的阅办结果后，这份上级来文才能返回文秘处进行闭合，并且留存纸质文本文件。处理一份来文，大至可划分5个工作环节，其中涉及到的基础表单为：《上级来文登记表单》、《上级文件处理表单》、《上级文件传阅表单》等等。这种收文管理模式，不仅表现出繁重琐碎的特点，最大的弊端是办文时间过长，每个环节会产生停滞，严重时会延误工作。

傳统的发文。从制发一份文件为例，拟稿人将稿件送至部门负责人审核，部门负责人同意后，由拟稿人送至办公室文秘处，由文秘进行对此文件的登记，并进行报送办公主任复核以及公司领导人签发，再由文秘岗位人员进行制发、油印、盖章、装订、分发等工作，共计9个环节。其中涉及到基础表单为：《公司发文登记表单》、《公司发文处理表单》、《部门领取文件记录表单》等等。由此看来，传统模式制发、分送一份文件所耗费时间及人力、物力可观。

办文效率低，精准度差，占用人力，耗费纸张。传统的收文与发文，都具有效率低、精准差的特点。主要突显为工作量大，细化比较困难，容易混乱。员工之间、员工与领导之间的协同度比较差，公文运转周期较长。企业内部之间的沟通交流不顺畅，信息不能及时反馈，企业文档收集整理较难，文档丢失、失秘现象比较严重。多点办公、异地办公较难管理。通讯费用、办公耗材浪费严重。人员冗杂，人为因素的干扰导致工作效率低。致使企业管理成本高，在很大程度拖了企业的后腿，不利于企业发展。

OA办公自动化企业管理中起到的作用

OA公文系统的前期设置。OA公文系统需要进行前期设置。首先，根据企业公司的部门机构建立网络机构，设立用户，按角色分配权限。在每个部门科室设立专职或兼职的文秘人员进行管理，扫描相应负责人的电子名章，用以签署办文意见。根据不同文种设计制作电子的红头模板，扫描各级公章成电子公章，以及在电脑上安装支持OA系统的的控件和插件以及安全证书等等。

OA办公自动化的构成。OA办公自动化是Internet网络结构，其整体对象为内网上所有的用户，这个网络平台负责所有用户对象的管理以及网络资源的分层授权与资源共享。OA公文系统主要推行一种无纸化办公模式，所有纷繁琐碎的工作都可以在网络计算机上完成，可有效解决多点与异地办公问题。系统设立收文、发文、公文查询以及个人助理应用区块，并且与档案系统接口相连，归档文件可自动归入档案的A6系统。

OA公文系统的功能简介

收文区块功能。公文的收文是一项日常重复发生的工作。OA公文系统设置了收文流程，每天可自动接收上级的来文、来函、批复以及各类通知。流程设置分为：流程启动、文件登记、公文拟办、呈送领导批阅、分送阅办以及平行传阅6个环节。文秘人员可根据办公室主任的拟办意见和领导的批示意见及时发送给阅办部门办文任务。另外，如果接收到非本系统的纸质文件也可扫描成电子文档后录入登记信息，使用此收文流程。

发文区块功能。OA公文系统根据企业需求可设置行政发文、党委发文、上行请示发文、工会发文、党政工联合发文、HSE发文、专业会议纪要等等诸多文种的流程。每类发文流程都设有：拟稿、部门审核、分管领导审核、办公室秘书核稿、办公室主任复核、公司主要领导人签发、发文中心制发文件、网络发送、部门签收等9个环节。在成文之前的7个环节，都可在系统中修改并留有修改痕迹。部门签收后，与收文流程衔接，实现科室流转。

公文查询功能。OA公文系统设计了完善的公文查询功能，涵盖了大量文件信息。查阅区块设置个人查询、综合查询、传阅件查询以及公文统计功能。查阅人可根据自己的权限依据已知信息如：文件年份、来文单位、文件字号以及文件关键词查阅个人用户里的文件，方便快捷，并且遵守保密原则，不能越级查阅。

个人助理功能。个人助理功能是OA公文系统的辅助功能，设置了文件催办、用户关联、常用语设置、个人授权、文件提示等功能。

9.办公自动化oa系统发展趋势 篇九

以信息化来武装企业，目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作；办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务；企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单。试想一下，如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃，无论对于个人还是企业，都是一场灾难，从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。

所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。OA系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。

随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的OA系统已经整合了越来越多的应用，日趋变得复杂，也远远超出了传统OA的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。而新一代的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓，OA这棵“老树”开始绽放“新花”，脱胎换骨，重新焕发出新的光彩。因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。

一、企业信息化发展阶段

右图所示，企业的信息化可以分为如下四个阶段：

# 第一阶段：业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化等为代表。

# 第二阶段：业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。

# 第三阶段：业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合，以KM、协同、门户等为代表。

# 第四阶段：业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。

二、OA发展阶段

OA的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观OA的发展历程，是伴随着

企业信息化发展的浪潮起伏。如下图所示，不同的信息化发展阶段也对应不同的OA发展阶段：

# 第一阶段：文件型OA（1980年～1999年）

我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。到了90年代，由于网络经济的到来，政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件系统，并借助Lotus Notes等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的雏形，OA的概念开始逐渐形成，但是似乎还没有形成专门做OA的软件厂商。毕竟，当时竞争还不充分，企业的管理比较粗放，软件市场也没有进行细分，而OA的成熟是市场竞争的产物，也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴，因为竞争迫使企业加强内部管理，规范办公流程，提供工作效率。# 第二阶段：流程性OA（2000年～2005年）

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到目前正在成为应用主流的流程性OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

在这个阶段，OA市场才真正兴起，一批专业的OA软件公司开始崭露头角，其中有蓝凌、慧点、合强、新思创、泛微、点击、红帆、凌科、京华、品高、奥尊、朝华、通达等。在2003年之后，更是出现数百家OA软件公司群雄逐鹿的局面，这一方面反映出市场需求的旺盛，OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选；另外一方面也反映出市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间，能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。有的供应商可能是OEM其它OA的产品，有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了，而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的产品了事。这样造成了软件Bug不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。

# 第三阶段：知识型OA（2005年～2010年）

随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了：如何借助这个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。

随着客户这种需求的产生，OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统，即我们通常所说的“知识型OA”。其中一些企业如蓝

凌、明基逐鹿、华炎、AMT等，也敏锐地洞察了这一趋势，将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去（当然，知识管理更强调综合的因素，管理、文化、IT系统一个都不能少），同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候OA系统已经不单单是我们日常协同办公的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用：

协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效；

项目协作平台：通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统

中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

# 第四阶段：智能型OA（2010年～）

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终OA系统将会脱胎换骨，全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

可能它不叫OA，换为更能体现其价值的名称（例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS”等），这已经远远超出传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。传统的OA功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，有些功能可能在某些的模块还能体现出来，但更多是与其它功能模块一起，形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。

总体来看，未来OA的发展都会有如下几个明显特征：

1、门户导向：未来OA更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。

2、业务导向：加强与业务的关联，在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合，使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据通过门户能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现企业数字化、知识化、虚拟化。

3、知识驱动：以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。

10.OA自动化系统运行管理标准 篇十

以下资料来自北京乾元坤和qykh2009.com，转载请注明：

OA办公系统是什么？OA办公系统即Office Automation System，是指利用技术手段提高办公效率，进而实现办公自动化处理的系统。oa办公自动化系统优势主要在于它是基于工作流的概念，使企业内部人员方面快速共享信息，进而达到高速协同工作。oa办公自动化系统改变了复杂低效的手工办公方式，可实现快速、全方位信息采集、信息处理，为企业管理和决策提供科学依据。

oa办公自动化系统发展的优势在于它是面向组织中业务管理层，为各位文案工作提供支持，它能通过应用信息技术，支持办公室各项信息处理，并协调不同领域、不同组织间办公业务。具体而言oa办公自动化系统的优势在于：

1提高效率：

oa办公自动化系统对日常工作可以严格细致管理，从而解决时间、提高效率。空间大：

oa办公自动化系统可容纳较大数据的信息和资源，方面企事业单位各阶层人员操作。3 安全性高：

oa办公自动化系统拥有密码登录等限制程序，保证信息安全。使用方便：

功能强大，单位可根据需求定制服务内容。

oa办公自动化系统特点分析：