电子公文传输管理办法

电子公文传输管理办法（共9篇）

1.电子公文传输管理办法 篇一

魏县人民政府办公室关于建设全县党政机关电子政务外网公文传输系统的实施意见

魏县人民政府办公室关于建设全县党政机

关电子政务外网公文传输系统的实施意见

为进一步转变全县党政机关办公方式，提高公文传输效率，推动我县政务信息化建设，根据河北省电子政务建设规划要求，决定建设我县党政机关电子政务外网平台和电子公文传输系统，经县委、县政府同意，现提出如下实施意见：

一、主要任务

（一）建设全县党政机关电子政务外网平台

由县政府信息化办牵头负责，通过租用光纤等方式把全县各单位和各乡镇（街道）链接到县中心机房，利用现有设备实现和省、市电子政务外网互联互通，建成党政机关电子政务外网平台。各单位所有电子政务外网相关业务统一在全县电子政务外网平台上运行，已建成的电子政务外网业务系统，要逐步向县电子政务外网平台对接和迁移。严禁自行组网，对擅自组建政务外网的，县财政不予列支相关经费，避免重复投资，实现资源共享。

（二）利用电子政务外网平台开展电子公文传输系统、党政网站群等应用

重点建设电子公文传输系统，实现县、乡镇（街道）、各部门之间不涉密公文的网上传输，取代现行纸质公文收发，提高办公效率，逐步实现全县党政机关办公无纸化。依托县党政网站建设全县党政网站群，各单位网站作为县党政网站的子网站，建设统一的后台管理、统一的安全保障、统一的运维管理，提升全县网站的办站水平。

二、实施步骤

（一）准备阶段（9 月 10 日—9 月 15 日）

1.各单位、各乡镇（街道）确定本单位、乡镇负责电子政务外网建设和电子公文传输的主管领导和具体承办人员，认真填写《魏县电子公文传输系统人员登记表》，并于 20**年 9 月 15 日前，将本单位主管领导和公文收发具体承办人员的姓名、邮箱、办公电话和手机号码等报送县信息化工作办公室（县委、政府综合楼436 房间）。

2.各接入单位要在 9 月 20 日前准备好电子公文传输系统所需电脑、彩色打印机等设备。

（二）培训及试运行阶段（9 月 21 日—12 月 31 日）

1.各接入单位参加培训，由县信息化办具体负责实施，培训期间领取电子公文传输系统帐号、密码。

2.试运行电子公文传输系统，纸质文件与电子文件同步传递。按照“以电子公文为主，纸质公文为辅”的原则，县委、县政府的非涉密文件，单位上报县委、县政府的非涉密性请示文件，实行电子公文和纸质公文两种方式传递。

（三）正式运行完善阶段（20**年 1 月 1 日起）

通过改进试运行阶段出现的问题，进一步完善，确保电子公文传输系统基本稳定，各接入单位正式启用电子公文交换系统，实现公文无纸化传输。县委办公室、县政府办公室除保留归档纸质文件外，将取消对纸质文件传递，原则上不再受理单位报送的纸质非涉密性请示文件。

三、运行模式

全县电子公文传输系统采取“统一研发、统一部署、统一应用、统一维护”的运行模式。县信息化办具体负责全县电子公文传输系统的部署工作，并负责系

统的运行管理、人员培训和运行维护。各单位通过各自帐号、密码登陆电子公文传输系统，实现全县公文传输电子化。

四、保障措施

（一）强化认识，明确责任

实施电子公文传输是对现有传统办公模式的重大改革，是改进工作方式，推进政务信息化的重要措施，各部门要指定专人负责此项工作的组织实施和具体的工作人员；县信息化办负责电子公文传输系统帐号、密码、审核、发放及管理工作；各部门要积极配合线路运维公司做好光纤的接入，提前做好接入地点、操作人员、办公设备等前期工作，全力保障我县电子公文传输系统建设的顺利实施。

（二）纸电同效，安全保密

在公文传输系统平台上接收的电子公文，一律视为正式公文，与相同内容纸质公文具有同等效力，各单位在系统内制作传输的电子公文必须与签发的纸质公文内容格式保持一致。公文传输系统工作人员，必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家相关法律法规，严格执行安全保密制度，禁止在办公业务系统中存储、处理、传输涉密公文；禁止利用电子政务网络处理与公务无关的业务；禁止将电子公文私自复制、转发、传阅。

（三）注重时效，及时沟通

公文传输系统工作人员务必每天定时登录电子政务平台，对应收文件应在 4小时内签收，不得延误和积压。同时保持手机 24 小时畅通，在非工作时间遇有紧急或突发事项，急事急办，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象，因个人原因延误收发的责任自负。县信息化办具体负责全县电子政务平台和电子公文传输系统的日常管理和应用技术服务工作，各单位在应用过程中如果遇到问题，请及时与县信息化办联系。

2.电子公文传输管理办法 篇二

目前许多政府机构和企业都使用电子公文传输系统实现日常文件的起草、审批和流转等。出于安全性考虑, 实际中其各个应用模块都需进行用户身份认证和访问授权, 从而带来了一些问题:

(1) 身份认证和授权管理的开发投入大、周期长, 维护难度大、成本高;安全控制分散, 难以集中控制风险。

(2) 口令、密钥或信用卡等身份标识易遗忘、丢失、泄露、截获。

(3) 存在多个用户的业务权限和操作数据模块不统一;人员和权限信息不一致。

针对上述问题, 文章基于PKI体系结构, 使用USB智能密码钥匙双因子认证、LDAP服务等来实现电子公文传输系统的数字签名、访问控制等服务, 从而保证该系统的身份认证和授权管理的安全性。

1 电子公文传输系统架构

电子公文传输系统的总体架构是以PKI安全认证平台为基础, 提供基于CA数字证书、UKey、密码安全服务平台机密性、完整性、不可否认性服务和应用系统服务器登录身份认证。该系统从逻辑上主要分为网络基础设施层、PKI安全认证服务层、公文交换应用服务层、收发文终端层等 (如图1所示) , 各层描述如下:

(1) 网络基础层:考虑我国各政府机构的网络基础设施现状和接入方便性, 该系统基于Internet网运行。

(2) 外网PKI安全认证服务层:公文传输应用服务器通过Internet与外网PKI认证中心的相连, 通过调用LDAP服务对签名数据进行验签并得到用户的身份标识DN值。通过定时调用OCSP服务获取最新的CRL列表以对用户登录进行认证。

(3) 公文传输应用服务层:签名验签COM组件负责与调用外网PKI认证中心对要进行交换的公文签名数据验签。公文交换Web服务一方面为公文系统提供用户管理、权限管理、数据备份、日志管理、查询统计等功能;另一方面通过开发B/S结构的Web服务, 公文传输的收发文客户端可通过IE浏览器登录该系统。

(4) 收发文终端层:主要包括电子公文传输系统安全登录的UKey, 实现公文发送签名的Active X控件, PDF格式转换插件将Word格式的公文正文转换为PDF格式后发送到应用服务器, 电子印章插件在Word文档里加盖电子印章。

2 基于PKI体系的UKey认证方式

目前, 用于身份认证的方式有很多种, 常见的包括用户名/密码方式、智能卡方式、动态口令、生物特征认证等。其中基于UKey的身份认证方式结合了现代密码学技术、智能卡技术和USB技术, 采用双因子认证模式, 很好地解决了安全性与易用性之间的矛盾。

电子公文传输系统采用基于PKI体系的UKey认证方式, 该方式具有以下优点: (1) PKI体系建立并提供信息安全服务, 能够有效地解决网络通信应用中的机密性、真实性、完整性、不可否认性等安全问题。 (2) UKey采用双因子认证方式, 即由PIN码和硬件构成了用户使用UKey的两个必要因素。只有同时取得UKey和用户PIN码, 才可以登录系统, 提高了开放网络环境下身份认证的安全性。 (3) UKey具有安全可靠的数据存储空间, 可以存储数字证书、用户密钥等秘密数据, 对该存储空间的读写操作须通过程序实现, 无法直接读取, 其中用户私钥是不可导出的, 杜绝了复制用户数字证书或身份信息的可能性。 (4) UKey内置硬件运算单元, 可以实现各种数据摘要、加解密和签名算法, 加解密运算在UKey内进行, 用户密钥不会出现在计算机内存中被黑客截取。

用户使用UKey数字身份证书登录电子公文传输系统的过程如下:

(1) 用户用UKey向服务器安全组件发送登录请求。认证服务器接受登录请求, 发送一个临时随机数到客户端。

(2) 客户端调用安全接入平台接口与服务器端进行认证。首先用户输入PIN码, 然后客户端对收到的随机数和用户的身份信息等通过UKey加密和签名, 并将结果发送到服务器。

(3) 服务器验签获取客户端UKey数字证书中用户的惟一标识DN, 将其与证书撤消列表CRL比较是否为有效。若有效, 则执行 (4) ;否则, 将拒绝用户的登录请求。

(4) 根据该用户的DN值在LDAP目录服务器中查询数字证书中对应的用户条目, 验证该用户的证书、签名信息和身份信息等。若认证成功, 服务器向客户端返回认证结果;否则, 将拒绝该用户的登录请求。

3 电子公文传输系统的访问授权

电子公文传输系统将权限与角色相联系, 通过给每个用户指定相应的角色, 让用户间接地与访问权限相联系。根据权限管理策略, 每个用户可被赋予多个角色, 一个角色对应多个权限, 每个权限对应电子公文传输系统惟一的功能操作。如图2所示, 用户和角色实体之间、角色和权限实体之间都是多对多的关系, 而权限和功能实体之间是一对一的关系。在该系统的授权方式中还引入了角色层次结构, 体现为一种角色间的权限继承关系, 即高级角色可继承低级角色的权限。

电子公文传输系统对自身的管理任务进行分割, 设立了三个特权角色并赋予相应特权:系统管理员、安全管理员、审计管理员。系统管理员负责系统的安装、管理和日常维护;安全管理员负责安全属性的设定与管理;审计管理员负责配置系统的审计行为和管理系统的审计信息。三个角色相互独立、相互制约, 通过不同的操作环境和界面限定各自的权限。攻击者获得某个或某两个管理角色的权限时不会得到对系统的完全控制, 做到了比较好的可控安全性管理。

在电子公文传输系统中, 采用了基于开放标准的LDAP目录服务存放所有用户数据和角色信息。LDAP目录中的信息是按树型结构组织的, 具体信息都存储在条目的数据结构中。每个条目由DN惟一标识, DN相当于关系数据库表中的关键字。每个条目具有若干属性, 按部门组织关系来组织, 每个属性相当于关系数据库的字段。在该系统信息库中每个合法用户对应目录信息树的一个节点。节点的属性包括用户的基本信息以及认证机制中用到的一些控制信息, 权限校验服务器在校验时, 根据这些信息决定用户可以使用哪些服务。

用户访问电子公文传输系统的授权过程如下:

(1) 用户通过身份认证被确认为合法用户后, 系统首先生成一个会话, 查询LDAP服务器, 即权限校验服务器首先从用户的数字证书中获取用户DN, 然后根据DN值在LDAP的目录树中查找对应的用户条目, 将其映射到他对应的角色集或其子集, 这些角色是用户能完成任务所需的最小角色集。

(2) 权限校验服务器结合角色和权限的映射关系获得用户所有的权限。服务器对用户的相应权限进行约束性检查, 获取所有的合法权限。

(3) 将用户被授权的合法权限集和所要求的权限集进行比较, 如果前者包含后者, 则允许其对资源的访问, 否则拒绝访问。访问完成之后, 将会话关闭, 释放系统资源。

4 电子公文传输系统的身份认证与授权实现

用户在访问电子公文传输系统时, 通过客户端与身份认证服务器和权限校验服务器通讯, 认证服务器完成对用户身份的认证, 权限校验服务器根据当前用户的身份和访问控制策略信息决定用户允许访问的系统资源。下面是用户访问该系统时各部分交互的过程 (如图3所示) 。

(1) 用户插入分发给个人的包含证书和私钥的UKey向身份认证服务器发送登录请求。客户端调用安全接入平台的接口与服务器端进行认证。

(2) 认证服务器接受登录请求, 并产生一个临时随机数, 发送到客户端。用户输入PIN码, 客户端对服务器发来的随机数及用户的身份信息利用UKey进行加密, 并对加密结果做数字签名, 将结果发送到认证服务器。

(3) 认证服务器接收到发来的数据后, 验证用户证书的有效性、签名信息和用户的身份信息等。若认证成功, 认证服务器向客户端返回认证结果凭据。

(4) 客户端成功通过身份认证后, 对该传输系统的某个功能模块进行操作请求。

(5) 客户端将身份认证凭据发送到权限校验服务器, 提出校验请求。

(6) 权限校验服务器首先检查凭据的有效性, 获取用户身份信息, 决定用户是否有权访问该系统;然后权限校验服务器从身份证书中获取用户惟一标识DN, 并根据用户的DN从LDAP目录服务器中查询证书对应的用户, 判定用户能执行哪些操作;最后权限校验服务器向客户端返回授权结果。

(7) 客户端接收授权结果, 告知用户。用户根据系统分配给自己的访问权限对该传输系统进行操作。

这样电子公文传输系统为用户提供身份认证功能, 用户使用该系统发放的PKI数字证书才能进行登录;同时系统提供权限管理, 保证用户只能访问权限范围内的应用模块。

5 结论

本文针对电子公文传输系统中身份认证和访问授权现存的一些问题, 采用基于PKI的UKey身份认证方式很好地解决了安全性与易用性之间的矛盾, 有效地保证了用户的身份和数据传输安全;同时该传输系统使用的访问授权模式在用户和权限之间引入了角色概念, 极大地降低了系统权限管理的复杂性, 实现了信息资源的安全利用, 进一步提高了系统的可靠性。总之, 本文提出的电子公文传输系统的身份认证和授权方式是网络系统建设中有效的安全解决方案, 值得进一步研究并在实践中加以完善。

摘要：本文在介绍电子公文传输系统架构的基础上, 分析了当前公文传输系统中存在的身份认证和授权问题, 基于PKI、UKey双因子认证、数字签名、访问控制等技术和LDAP服务, 实现了电子公文传输系统在网络应用中更为安全可靠的用户身份认证和授权访问控制。

关键词：电子公文传输系统,PKI,身份认证,UKey,授权

参考文献

[1]http://industry.ccidnet.com/art/368/20041019/166676_1.html.

[2]乐光学, 赵嫦花, 谢华, 胡艺龄.基于“三权分立”的信息安全管理体系应用研究.怀化学院学报.2005.10.

[3]于华, 蔡海滨, 刘良旭.基于LDAP和PKI的Intranet统一身份认证系统研究.计算机工程与设计.2006.5.

3.OA系统中高校电子公文管理探讨 篇三

关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，涉密文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少涉密公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将涉密性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。endprint

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的涉密计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收涉密文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

[6]熊俐嘉，李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务，2013（07）：127-129.

[7]付政.OA系统中公文流转方案设计[J].科技资讯，2011（24）：16.

4.电子公文交换系统管理情况汇报2 篇四

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

5.公文传输系统概要 篇五

1、主要功能简介

（1）、系统主要功能模块有：公文传阅、公文管理、档案管理、会议管理、车辆管理、领导日程管理、各类单据审批管理、电子邮件、短信平台、系统管理。

（2）、系统除了有公文传输功能外还包括公文处理及日常办公等功能。实现单位内部公文流转处理。办理后的公文可能通过公文传输系统发送到各单位及部门。

（3）、公文交互能够实现实时接收省政府及其它厅局发送的电子公文的功能，接收的公文能够自动加载本单位的公文流程中，实现省政府电子公文自动流转办理，公文办理后根据需要可以通过公文传输系统发送到各单位实现公文传阅。

（4）、公文传输：

公文传阅群组设置可以将每个单位的公文接收人设置在一个群组里，以便于接收后在单位内部传阅。

（5）、短信平台采用SMPP短信协议能够同时实现电信、移动、联通手机用户的短信接收。

2、公文发布、归档、传阅示范

（1）、公文发布流程

a.使用admin登录，密码admin123;

b.在“公文管理”发文管理中的发文拟稿中起草一个公文，填写公文表单，起草公文正文后，在公文流程中选择用户admin办理。

c.用户admin接收到公文后，点击进入到办理公文界面，直接定稿套红办结。

d.在发文归档界面中找到已经办理完毕的公文，点击归档，进入档案管理界面，登记档案要素后保存。

e.在档案管理的发文登记界面中按公文分类发文时间找到公文，点击“发送公文”

f.进入发送公文界面后选择相应单位的接收人也可以选择设定好的群组，点击发送按钮发送公文。

g.公文发送后，发送人在公文发送列表中可以查看公文接收情况。

（2）、公文传阅：

a.公文接收人在公文接收界面中查看收到的公文，点击具体公文名称，进入公文详细界面，点击“加载公文”进入收文拟稿界面

b．填写收文表单，选择相应的传阅人员后。点击“发送”发起传阅流程。

c.传阅人根据权限可以填写相应的意见

d.传阅完成后，单位公文文书就办结公文，点击“归档”进行收文档案管理界面，填写相应的档案要素，将收文按文件类型、收文日期归档，以便于用户查询。

（3）、公文归档及查询

6.电子公文制度 篇六

公文处理是指公文办理、收文、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

(一)公文处理

公文处理应以《国家行政机关公文处理办法》为指导，努力做到规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量。

(二)收文办理

对收到的公文，机要局文管人员要严格按照公文处理的有关规定，认真做好签收、登记、审核、拟办、承办、催办等工作。

(三)收文登记

机要局文管人员每天定时从电子公文网签收、下载电子文件（紧急重要电报根据短信提醒随时签收办理），按照收文登记簿内容规范填写，并按要求填写《文电阅办笺》。

(四)批办程序

机要局文管人员根据文件内容和领导工作分工，先提出拟办意见，然后送呈区委办主任领导批阅，再根据领导批示传阅或送有关部门办理；对于分管领导外出而又急需办理的文件，可先转主部门办理。

(五)传阅办法

机要局按照文件分类设立传阅夹，及时呈领导传阅。传阅时本着先急后缓，先主后次的原则，特急件当时传完，重要文件一周传完，一般文件二周传完，确保不泄密，不误事，不遗失。对重要文件和急件要单独设夹，文到即送。因工作需要留存文件的，须向文管人员说明，由文管人员负责复印转送领导或部门留存。文件传阅办理完毕后，及时整档，分类保管。

(六)文件承办

各部门应确定一名文件管理人员，收到领导批办的文件后，要在文管人员处履行签字登记手续，承办部门应根据领导批示和文件紧急程度及时办理，批而不办、迟办以至贻误工作的，要追究相关人员的责任。办理完毕后，应及时将办理情况填写在《文电阅办笺》中“办理结果”一栏，并将承办文件交回机要局，确需留存的，经机要局登记后妥善保管。

(七)督查催办

7.公文传输系统在对外企业的应用 篇七

关键词：办公系统,公文传输,计算机,网络,OA,对外

1 引言

现在国内大中型企业, 一个重要趋势就是不断开拓海外市场, 就笔者工作感受来看, 对外办公业务需要大量的公函往来, 所以一个性能良好的公文传输系统就显得必不可少。在公文传输系统的应用中, 必须应该了解它的性能特性, 同时能够解决应用中出现的一些问题, 保证其系统安全性, 本文对这些问题加以探讨。

2 公文传输系统的必要性

在信息技术不发达的时代, 公文的传输一般都应用邮寄方式, 当然这种方式的速度时效性不言而喻, 根本无法适应当前快节奏的、国际化的企业需求。尤其是对外文件, 由于传输量的大, 更改不容易, 距离遥远。再加上传输过程中保密性难以得到监控, 也带来了很多问题。而公文传输系统, 也是面对这个需求来展开的。其实除了专门的公文传输系统, 市场上有很多即时聊天工具, 也能应用于公文的传输, 比如腾讯的QQ软件, 或者简单的FTP协议编制的软件。但是要看到, 这些软件本身没有特别去关注公文的安全性, 也没有将一些公文相关业务合并到传输过程中, 所以简单、低密级的文件传输尚可, 如果能够可靠的服务于公司公文传输, 一种专业的、考虑全面的公文传输系统就成为必要。这种系统是融合于但独立于办公自动化系统, 通常能够单独应用, 同时为系统提供了十分健壮有力的的安全性, 特别它其强大的接口, 可以为传递公文提供保障。

3 系统具有的要求

应用公文传输系统, 在使用前期就应该选用合格的商品, 或者开发合适的产品。系统应该能较好的用于异地电子公文和信息传输。

(1) 平台的无关性。考虑到国内大量使用的是windows操作系统, 而国外系统有各种情况, 比如苹果平台, 比如linux平台。如果想实现系统公文的传输, 必须能够适应多种操作系统, 实现平台的无关性。较好的方式就是采用B/S架构, 用浏览器方式服务器这种模式, 保证业务成功的运行。

(2) 灵活性强:对于公文传输系统, 没有必要跟OA紧密耦合, 但是有时候跟OA协作又能达到较好的效果, 所以应该尽量与OA系统进行无缝链接。公文传输系统采用安全性好的公文交换服务器, 这样收发单位无论是通过本单位应用服务器进行收发, 都是与公文交换服务器进行通讯, 由公文交换服务器进行集中式的管理, 便于维护和保密性。

(3) 安全性强:满足全性要求, 可以通过软件的加密算法和或者硬件加密卡邓多种的手段来达到商密级的需求。比如在客户端可以应用硬件设备USB KEY来存储证书和私钥, 这样就使得无证书无秘钥就无法使用的目的, 提供了很好的安全保密特性。现在也可以应用高位随机加密的技术, 保证加密后的文件不能被随意拷贝, 打印份数严格限制。

4 系统功能分析

这里对公文传输系统主要工作流程进行描述:首先生成一个公文, 然后进行盖章, 在这个过程中应该含有数字签名信息。还要进一步进行文件的加密, 建立可信信道进行传输, 在远方实现解码得到公文。与此同时, 还应该应用数字签名实现验证, 从而保证公文是有效的。当这个过程顺利完成的时候, 那么传输工作结束, 就可以应用OA或者直接导入打印机打印, 否则回复报错, 请求重发。这是公文传输系统的核心工作, 总的看来还应该有下面的功能:.登记公文功能;公文签发功能;公文盖章功能;发文监控功能;.公文催办功能;.公文查询和统计功能。

5 应用技巧分析

应用好公文传输系统, 实际上是需要摸索一个规律的, 虽然工作看上去是流程化的, 但一点错误就可能引发误会, 甚至导致不可预估的影响, 所以这个工作必须仔细细致, 下面简单谈论一下个人的应用经验。系统应用中, 会随着操作系统更新, 或者应用系统功能完善等需要进行更新。在这个过程中, 不可以退出程序或拔出密码钥匙, 否则容易发生错误。如果实在需要打断中断, 那么下次登录后一定要要及时完成更新操作。有时候可能因为网络的原因, 导致系统无法响应, 所以当发生启动后时如果系统长时间没有反应也无需惊慌, 这时应该确认电脑的硬件连接或者查网络状态是否正常。系统经常需要进行操作库更新工作, 这需要根据要求进行更新, 特别是数据库更新以前, 注意系统的复制和存档, 避免发生损失。

当然最为重要的应用经验, 就是关于安全保密性, 下面简单探讨一下经验:

(1) 首先保证物理安全性。可以说物理上的硬件是系统运行的绝对基础, 所以其安全性也是保证文件传输系统正确无误运行先决条件。需要看到机房环境在很多方面都有要求, 有相应的国家标准, 必须尽可能加以保证, 主要包括有:温度、湿度、洁净度、噪音干扰、电源质量、振动等。另外机房本身的设计与施工也是重要的, 如果不能加以保证, 那么在装修过程中一定尽量加以补救, 这对于系统是否能够可靠运行至关重要的。

(2) 操作系统的安全性。仅仅依靠网络管理员的技术和经验寻找安全漏洞、做出风险评估, 显然是不现实的。应该寻找一种能查找网络安全漏洞、评估并提出修改建议的网络安全扫描工具, 利用优化系统配置和打补丁等各种方式最大可能地弥补最新的安全漏洞和消除安全隐患。

(3) 保证网络环境的安全。公文传输系统是通过局域网进入广域网的, 所以网络环境不可避免存在着交互。为了实现其安全性, 应该积极使用杀毒软件, 设置防火墙, 同控制与公网互连, 采用相关技术手段防范黑客入侵, 从而保证网络的安全。不仅如此, 还应该加强安全教育, 不允许乱插U盘, 从意识和管理上保证网络安全, 这样才能防范来自内外网络的安全威胁, 尽早发现安全隐患和安全事件。

(4) 应用上的安全性。对于公文传输系统, 涉及到数据库、操作系统、系统的设计与编码、数据加密机制、应用的权限控制等各方面, 这一定要加强平时的员工学习, 从技术上懂得危险性在哪里, 同时与厂商的产品和技术进行深入沟通, 从而为系统提供最先进的安全服务。现在看来主要有加密访问, 有限授权, 全面确认, 基于角色的权限管理, 系统操作日志等。

参考文献

[1]陈勇.基于电子政务的电子公文传输系统分析—中国电子政务发展模式之二[J].办公室业务, 2009 (07) .

[2] (美) RossJ.Anderson著, 蒋佳, 刘新喜等译.信息安全工程[M].机械工业出版社, 2003.

[3]刘晓华等编著.J2EE企业级应用开发[M].电子工业出版社, 2003

8.电子公文传输管理办法 篇八

关键词：电子公文在线传递智慧城市民生档案远程服务

民生档案远程服务机制，即档案利用者可以就近在首访的档案馆或街道社区事务受理服务中心，通过网络查询所需的档案，包括跨区域保存的档案，获得档案部门出具的档案证明；或者借助基层办事部门的信息化网络，“一站式”为利用者直接提供查档结果。这种远程服务机制，不仅提高了档案部门查档的效率，而且方便群众查阅档案和节省出行成本。随着智慧城市建设的发展，作为民生档案远程服务重要方式的电子公文在线传递，只有更好地服务群众，才能提高民生档案信息化管理水平。

一、民生档案远程服务体系中电子公文的传递模式

（一）“馆室联动”和“馆际合作”的模式

“馆室联动”是民生档案远程服务向各涉民部门的办事中心延伸，使民生档案查询、出证、办事一步到位。基层综合档案馆在受理查档后，运用政府信息平台，群众无需再去民生档案主管部门就可以直接查询涉民单位档案室的电子公文。“馆际合作”就是综合档案馆之间，根据远程查档的需要，相互传递电子公文数据，并直接提供查询利用。例如，杭州市的民生档案远程服务就是各区县的综合档案馆间的“馆际合作”模式。

（二）“馆室与受理点”的传递模式

利用者在所属区域的街道（乡镇）、社区两级受理服务中心提出查档申请，受理中心直接利用政府信息平台，获取涉民单位档案室或者综合档案馆的电子公文，再提供给利用者。目前，受理点主要设在街道（乡镇）办事处的服务窗口或者社区服务站，实行“一站式”服务。例如，上海市民生档案远程服务中就有“馆社联动”（综合档案馆和社区受理点之间的协作模式），社区受理中心将利用需要传递到基层综合档案馆，基层档案馆将本馆的电子公文或者利用政府信息平台获取的其他部门的电子公文，直接发送给社区受理中心。

二、远程查档电子公文传递的注意问题

（一）依托智慧城市大平台建设

智慧城市建设平台是电子公文在线传递的最大平台，综合档案馆、政府信息化部门、基层政府组织等，要在信息化工作中与智慧城市建设紧密融合，按照智慧城市建设平台中的电子政务数据管理的要求，做好电子公文在线传递的技术规范化工作，扩大数据融合的深度和广度。智慧城市大平台建设是指通过物联网、云计算等信息技术，实现全面感知、泛在互联、智能融合的应用，以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新的信息平台建设。随着智慧城市的建设，政府信息平台正成为智慧城市的门户平台，政府信息中心（云计算中心）利用强大的云计算技术，统一处理各种政务信息，使电子政务步入大数据时代。

（二）建立协调机制，确保档案馆、档案室、受理点的数据共享

目前，综合档案馆、档案室与受理点分属不同部门管理，如果不能建立有效的联动协调机制，那么相关的数据传递、数据加密、在线下载、出证加盖公章和权威互认等都无法实现。协调机制应主要由本区域的综合档案馆和政府信息部门牵头，共同保障协调机制。另外，基层政府机构也应建立协调领导小组，定期召开联席会议共同规划和推进协调机制的有效运行。

（三）整合各类涉民档案信息，大力推进档案专题数据库建设

电子公文的在线传递，最重要的是建设各类档案专题数据库。这些专题数据库主要是基于某一行业、某一区域的管理事务形成的。例如，北京市住房信息数据库，就是区域性的住房管理数据库。湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。只有整合相关数据，建立档案专题数据库，才能提高档案查询的查准率和查全率，区域性档案专题数据库实现全国联网后，可形成全国性档案专题数据库。例如，全国不动产登记档案数据库，就采用不同部门产权档案数据整合、区域不动产登记档案数据建库、不动产登记档案数据全国联网的模式。

三、民生档案远程服务中电子公文传递的推进举措

（一）做好电子公文在线传递的规划

电子公文具体产生部门是政府部门，数据处理、交换、存储则在云计算平台中，云计算平台的服务器将在不同的区域存储、处理不同部门产生的电子公文数据。电子公文在线传递的具体规划必须考虑到电子公文产生部门、发布部门、归档部门、远程提供利用部门的权限问题、数据备份、控制权限等。基层综合档案馆作为数据的最终保管单位，要按照档案数据的归档、保管要求，积极参与规划和政策制定。

（二）确保电子公文在线传递的信息安全

1.电子公文发送单位的受理点，要对利用者提供身份进行验证。要对远程利用者的查询方式和查询范围等进行限制，同时还要建立起利用过程的自动跟踪记录系统，确保受理点的电子公文信息缺失时进行数据恢复和数据追加。

2.确保受理点接收跨馆、跨区后出具的档案材料权威性。在电子政务建设过程中，政府部门文件在网上传输时，对一些关键文本中的数字公章、数字印章进行技术加密。受理点或利用者对电子文本本身所具有数字公章、数字印章的再现，必须到政府网站进行身份验证后，才能将数字公章、数字印章在线显示出来。此外，对不同受理点出证加盖的公章，应当设计统一编号的数字标识，便于相互承认文件的真实有效性。例如，杭州市档案馆对于基层查档受理点的工作人员，除培训外，还配发了电子公文解码的电子密钥设备。

（三）积极构建区域性的档案数据中心

大数据时代，部分数据具有长期保存价值，也将成为数据档案资源。同时，随着档案数字化的不断推进，综合档案馆的数据档案资源也需要数据档案中心来存储和共享。因此，综合档案馆和政府信息化部门需要共同规划，积极建立区域性档案数据中心，保管本区域的重要数据档案。对综合档案馆来说，应积极推进各类专题数据库建设，将馆藏和各政府部门的相关数据整合并形成专门的数据库，便于跨区域专题数据库的整合和共享。例如，湖南省洞庭湖生态经济区专题数据库，就是区域性事务管理专题数据库。由省级综合档案馆建立专题数据库（档案数据中心），洞庭湖流域的市、县两级分别成立洞庭湖生态经济区档案数据分中心，各个基层档案馆将自己保管的有关洞庭湖流域的相关数据分期整合及时上传至上一级档案数据中心，最终形成省级专题数据库。

（四）建立档案数据分析系统，利用电子公文传递做好档案数据精准服务

大数据时代的综合档案馆数据资源会不断增加，各类数据之间的关联性较小，如果按照相关主题整合数据和开发原始数据库，就会产生主题明确、分类科学、数据标准化的专题数据库。这些数据库能够为众多的人群、特殊团体、社会组织提供数据专题服务，满足他们的查询和利用需要。同时，综合档案馆的数据管理人员，依托馆藏档案数据资源建立档案数据分析系统，通过对查询者提供的关键词和文字描述，分析查询者查询目标和潜在信息需求，并在专题数据库中搜索，将搜索结果精确地提供给查询者。

*本文为2015年国家档案局科技项目：“大数据时代国家综合档案馆的数据精准推荐及数据专题服务研究”（项目编号：2015—X-16）的阶段性研究成果。

参考文献：

[1]张连星.对民生档案信息资源共享与远程利用工作的思考[J]，北京档案，2015（8）：30-31.

[2]胡振荣.以湖南洞庭湖生态经济区专题数据库建设为契机大力提升档案信息化水平[J].档案时空，2015（12）：4-8.

[3]李广都.浅析电子公文的前端控制[J].天津档案，2008（10）：45-46.

[4]李广都.基于云计算技术的民生档案信息服务[J].中国档案，2012（10）：66-67.

[5]李广都.综合档案馆在民生服务中的作用分析[J].中国档案，2014（3）：38-39.

[6]李广都.网络强国战略下区域性数据档案中心建设[J].中国档案，2015（10）：64-65，

9.电子政务公文操作说明 篇九

1.输入：http://10.168.1.28

2.IE设置：打开工具——internet选项——安全——自定义级别，将凡是带有Activex的英文的控件都设置为启用。点击“受信任的站点”——站点——将下面有验证的小勾去掉，将http://10.168.1.28的网址输入后添加到下面。

从来没有使用过电子政务系统的电脑做一次，不用每次都做这个操作。

3.登录：请使用本单位收发员的名字进行登录。

二、红头模板制作

1.准备工作：打电话找帮单位印刷红头文件的印刷厂。找他们要电子档。

2.只有本单位的收发员才能制作红头模板，但是，他们做好后，本单位的所有同事都能看到。

3。点击：行政办公——公文管理——公文管理——发文模板——新建模板

将电子档模板打开，选择：编辑——全选——鼠标右键复制，回到系统新建模板页面，粘贴进去，修改左上角的模板名和说明，点击保存就完成了。

注意：如果发现新建模板不能打开，则是IE设置有问题。

三、公文的发送

点击：行政办公——公文管理——公文处理——待办公文

主任张煜1撰稿3批示

副主任王辉（印章管理员）1撰稿2审稿4签发5盖章

收发员刘嘉1撰稿

1撰稿（谁是撰稿人，谁就是承办人）

完善右上角的公文要素

选择中下部位的红头模板——点击左下角的“公文处理”在弹出来的页面对公文进行撰稿。完成之后点击左边的保存。然后根据本单位的实际情况选择相关的办理方式，再选择办理人员。点击确定。公文将流转到下一个环节的办理人员手中。

2审稿

审稿人在待办公文里找到“待审稿”状态的公文，进去，可以对公文进行修改（点击左下角的公文处理），无论他对这篇公文有没有进行修改，当他给予办理意见之后，如果不选择后续的办理方式，直接点击确定，公文将回到承办人的待办公文里面。如果选择后续的办理方式及人员，公文将流转到后续办理人员的待办公文里面。

3批示

批示人在待办公文里找到“待批示”状态的公文，进去，可以对公文进行修改（点击左下角的公文处理），无论他对这篇公文有没有进行修改，当他给予办理意见之后，只能点击确定，公文将回到

承办人的待办公文里面。

4.签发

首先，签发人的名字是不能直接打印上去，只有先办理意见“签发”，选择需要签发的人，点击确定之后，签发人就能在待办公文找到“待签发”状态的公文，无论他是否选择后续办理方式，只要一旦点击确定，他的名字将自动的上传到公文要素的签发人一栏中。5盖章

首先，选择办理方式“盖章”，再选择本单位有“印章管理员”权限的人。印章管理员在待办公文里面找到“待盖章”状态的公文，选择公文处理，在弹出的页面，选择：签名印章——选择印章名——印章密码（默认为123）——盖章——确定。将印章拖到你想要的位置上面。点击保存返回。

6发文

首先选择办理方式“发文”，再选择本单位的收发员进行发文，收发员找到“待发文”状态的文件之后，直接点击确定，就可以将公文发送出去。

7归档

发文员找到“已发文”状态的公文，选择办理方式“归档”，归档人选择，点击确定。公文将流转到公文查阅的发文列表里面，所有曾经看过这篇公文人员，都能在自己的帐号下面的发文列表里查看。

进入发文列表的公文之后，可以进行公文的补发已经传阅，还可以

查看收文单位对这篇公文的收文记录。

公文管理——公文管理——系统代码维护，结合归档管理，可以对已经归档的公文贴上标签。

8扫描件发文

只有本单位的收发员才能使用扫描件发文

扫描件发文适合于一些已经成文的文件

在公文要素签发人一栏中，是必须要手动填写进去。

四、收文

1在来文登记里，找到新到公文，点击“签收”。

2根据公文的实际来源选择公文要素中的“公文来源”。

3根据公文的实际情况选择承办人。当选择之后，点击确定。公文将流转到承办人的“待办公文”里面。

以上三步，都是收发员来操作。

4.承办人在待办公文里找到这篇公文后，根据这篇公文的内容和本单位的实际情况选择相关的办理方式

5.归档承认人在所有的办理结束之后将此公文归档，归档人选择自己。公文将流转到“公文查阅”的收文列表里面。

五、专送传阅

1.分为专送件、传阅件、专送件只能直接发送，传阅只能转发

2.专送传阅只能收，不能直接删除，只有发送方可以删除，一旦删除，接收方的文件也会跟着一块删除。

六、通知管理

1.通知分为个人通知、部门通知两个

2.个人通知所有的人员都能接收和发送。部门通知只有收发员才能接收和发送

3.个人通知的接收和发送都是以个人的名义，部门通知的接收和发送收发员都是以单位的名义。

4.根据实际情况选择紧急程度。

5.收件人和收件单位最少二选一，但可以多选。