14办公室行政规章制度

14办公室行政规章制度（7篇）

1.14办公室行政规章制度 篇一

办公室行政管理制度

总 则

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度

第一章 日常管理制度

着装仪表规范

公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。

仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。

行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事

违法乱纪的活动。

说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结工作行为规范

遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。

各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向部门经理请假，经领导批准后方可离开。

办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。员工手机应保持上班时间畅通

行政部每天安排部员值日，注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。

上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间打牌、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。

保守企业秘密和技术秘密，不准对外泄露公司有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的将以辞退。、友善的氛围。工作区内严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。

节约用电，做到人走灯灭。

爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。

每位员工都有权利、有义务维护集体利益，爱护集体财产，严禁将集体财产居为私有。

加强学习，学习型组织是分公司的追求目标，每个人都应该积极主动的参与到各种学习活动中来，不能以各种理由逃避和拒绝学习。第二章办公室管理制度

第二章 办公室人员管理制度

办公室人员执行签到的考勤制度

每天早9：00上班，晚6：00下班，禁止无故迟到早退现像发生，违者予以50元处罚。不允许代替签

到，9：00起不再签到；

忘记签到者须在2小时内向部门领导说明，并由部门领导出具证明；按时间早晚顺序签到；凡没有事先请假说明理由（病、事假）不签到人员一律视为旷工

办公用品管理规定

办公用品发放和使用本着节约的原则使用办公用品。

购置回的办公用品统一放在办公室管理、登记和发放。

领用办公用品用具必须认真履行手续，应提交OA《办公用品申请（领用）表》。

严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回办公室（消耗品除外）。

第三章 考勤管理制度

行政综合部负责全体员工的考勤工作。

考勤由办公室安排专人记录，记录必须准确真实，相关票据要和考勤表有照应可追溯。所有职员不得代签到。

出勤规定

周一到周六上班，周日休息；

上班时间：9：00-18：00 午餐时间：12：00-13：00

所有职员应按时上下班，事假及正常休假应按照请销假制度执行。

考勤员应认真负责，加强考勤，做到不虚报、不乱报、不徇私情；

考勤表必须与所批复的请假条相一致。无假外出者按旷工处理，旷工期间无工资奖金，月旷工天数累积超过3天者，扣发当月工资和奖金；年累计旷工超过10天者，扣除所有剩余工资福利。

考勤表在每月的1号由考勤员负责整理，报送财务部门经领导审查后作为当月工资奖金发放的依据。

员工请假不超过12小时，由部门主管批准；超过12小时需报经理批准。

国家法定节假日，原则上休息，如工作需要，须无条件上岗，不批假.病假需经领导批准后休息

各部门主管请假需报分管领导同意后由总经理审批。

所有批准假期时间包括往返时间。

第四章 会议制度

公司实行例会制度，主要包括周会、月例会临时性会议和其他部室会。

周会在每周一上午9：30召开一次.周会须有记录

由办公室负责记录。

月例会每月月末召开一次，会议由经理主持，公司本部各部门人员参加并签到。同时要形成会议纪要，会议纪要由办公室负责在会后一天完成，同时分发各部门。

各部门临时性会议根据工作需要召开，各部门可根据需要自行组织时间召开，但原则上要务实简单。

每次会议凡通知到的与会人员，因故不能出席应向部门领导请假。并形成书面理由，主管签字后同签到表一并留存。如未请假在规定时间内不能按时到达会议现场的，将给予通报批评。

会议期间，避免频繁进出或早退，并主动将手机调至静音。

事假

员工因个人或家庭原因需要请假的可以请事假，事假为无薪假，事假以天或小时为计算单位。

第五章 出差管理办法

公司人员出差一律书面报批，出差人员需填写《出差审批单》，由经理签字批准。部门以上负责人出差需报公司总经理批准；各部门部员出差需报部门主管和公司经理批准。

如有特殊情况需出差，来不及办理手续的，应先电话告知经理事后补办手续。

第六章 行政接待

坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。

坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行党和国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。

坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。

行政部负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门接待，行政部配合

接打电话要使用文明语言，如您好、请问贵姓、您找哪位、请稍候、谢谢等类似的礼貌用语，做好电话记录。

客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。

事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺，以高度的事业心、责任感和良好的精神风貌体公司形象。

第七章 办公室卫生环境管理制度

行政部门根据公司现状及配备制定卫生值日表，以当周值日表为基准

每位员工均有义务和责任相互监督以及自觉保持办公环境的卫生干净 整洁（详细办法参照卫生环境管理制度）本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款需要增加或删减的，行政人事部将会补发相应的制度及规定。本制度解释权归行政人事部。本制度自发布之日起生效。

2.14办公室行政规章制度 篇二

根据《山东省农业机械管理条例》和《山东省农业机械试验鉴定管理办法》的规定, 山东省滨州市富田农业机械有限公司等57家企业生产的130种产品通过山东省农业机械推广鉴定, 另原肥城市绿园铡草机销售中心、兖州大华机械有限公司等两家企业分别更名为肥城市一诺农牧机械厂、山东大华机械有限公司, 其相关获证产品的23个推广鉴定证书进行了生产企业名称变更。现予公告, 并核发农业机械推广鉴定证书。

二00九年九月二十七日

3.行政办公室管理制度 篇三

第一条为加强中山大学新华学院爱心环保协会（以下称爱心环保协会）行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定本制度。

第二条本制度所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文管理等。

第二章档案管理

第三条归档范围：发展规划、学期计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、项目策划、通告、通知、海报、传单等具有参考价值的文件资料。

第四条财务方面、档案管理由人事部负责，保证原始资料及单据完整。

第五条档案的借阅与索取：

（一）会长、副会长及部长借阅档案应通过秘书处办理借阅手续，直接提档；

（二）协会其他人员需借阅档案时，要经会长批准，并办理借阅手续；

（三）借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁转借、遗失。

第三章印章管理

第六条协会印章一般由副会长负责保管。未经会长批准，印章不能交给他人管理使用。

第七条协会印章的使用一律由会长签字许可后副会长方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。

1)协会印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖，任何人不能擅自使用印章；

2)印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不合审批手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章；

3)对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分直至追究法律责任。

第八条协会所有需要盖章的说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

第九条一般不允许开具空白证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经会长签字批条方可开出。

第十条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第四章公文管理

第十一条各部门所有打印、复印公文或文件必须至少一式两份，交秘书处留底存档。

第五章附则

第十二条本规定如有未尽事宜或随着协会发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交秘书处研究并提请理事会批复。

第十三条本规定解释权归爱心环保协会常委会。

4.学校行政办公室管理制度 篇四

一、负责学校除教育教学、总务企业工作之外的日常行政工作，协调各处室围绕学校中心开展工作。

二、负责接待领导和来宾，处理来信和来访。

三、负责上传下达，承担上下级和学校各部门的信息联络工作，并把行政信息及时传达到各个处室。

四、收发文件，管理学校人事、文书档案以及收发室。

五、制定整理学校有关管理制度，草拟学校学期、学年工作计划和总结。

六、负责有关会议的组织和准备，并作好会议记录。

七、负责职称考评和评定工作。

八、认真学习党和国家各项方针，学校本职业务知识，不断提高自身工作素质。

九、严格贯彻执行党和国家各项方针、政策，执行上级和校行政、党总支会议的决议。

十、保管和使用好学校行政和党总支印章，非以学校名义对外的各种条文和表格等不得使用学校印章，空白介绍信、表格、纸张等不得加盖公章，如遇特殊情况需请示主管领导同意后方可盖章，公章不得随意借他人使用。

十一、掌握学校全体教职员工的相关情况及数字，准确填写各种表格。

十二、其它临时交办的工作。

普法学习制度

一、成立学校普法领导小组，设立普法办公室，加强学校普法工作的领导和指导。

二、提高对普用法律知识的认识，增强学法用法、依法办事、依法治校、依法治学的自觉性。

三、在上级组织的指导下，精心作好每年的普法学习计划，确保学习的顺利进行。

四、坚持面授与自学相结合的原则，开展讲座、文艺会演、知识竞赛，广播、板报等多种形式的学习宣传活动。

五、举行有关法律条例等辅导讲课，要求讲课人有讲稿，听课人有笔记。

六、每年组织教职工举行一至二次学法、用法座谈会，加深对所学法律知识的认识和运用。

文件材料立卷归档范围

凡是反映学校行政工作、教学活动的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

⑴上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

⑵上级机关部门颁发的属于本校要贯彻执行的法规性文件； ⑶上级领导视察、检查本校的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；

⑷本校召开的党总支大会、教代会、团代会、学代会的全套会议文件；

⑸本校党总支、行政领导会议、工作会议、专题会议的记录及文件材料；

⑹本校颁发的各种正式文件的签发稿（文件底稿）、印制稿、重要文件修改稿；

⑺本校的请示与上级机关的批复，本校处（室）的请示与学校的批复；

⑻学校领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录； ⑼本校成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件；

⑽本校干部任免、调配、培训；专业技术职务评定、聘任；党团员、干部、工人名册；职工录用、转正、定级、调资、退职、离退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及奖惩等文件材料；

⑾本校教职工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

⑿本校及处、室、科(组)在工作活动中形成的计划、总结、报告；

⒀上级和本校有关学科、专业设置及实验室、图书馆建设管理的文件材料；

⒁上级和本校有关招生计划、规定、培训工作计划、安排的文件材料；

⒂新生录取名单、招生宣传、招生工作总结文件材料；

⒃学生学籍卡、学籍变更；学生奖励、处分文件材料；

⒄教学计划、教学大纲、教学质量分析；自编、主编教材和指导书，使用教材目录，课程任课安排，校历、教学实习计划、总结及运动会秩序册等；

⒅毕业生名册、毕业证书存根及毕业生质量跟踪调查材料； ⒆本校党总支、团委、工会和内部机构在工作活动中形成的重要文件；

⒇本校的各种统计报表及分析资料；

(21)本校制定的各种规章制度；

(22)本校的历史沿革、大事记、年鉴、以及反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书；有纪念意义和凭证性的实物、展览照片；

(23)内容重要的人民来信、领导的指示、来访的记录、调查处理报告、民调的重要材料；

(24)本校与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

(25)本校在外事活动中形成的文件材料；

(26)教学研究课题全套文件材料；

(27)基本建设工程项目及设备仪器方面的科技文件材料；

(28)本校财务核算单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计材料；

(29)本校有关土地、房屋、财产产权、单位法人登记等重要的凭证性证书。

公文处理制度

收发文件规定：

1、凡寄给本校的公文、来信、电报等，一律由办公室收拆。

2、学校各级干部带回的会议文件、资料，一律交办公室登记。

3、文档人员收到公文、来函要及时登记，送领导审批并及时送有关部门阅办。

4、以学校的名义发文，应严格手续，一律用钢笔誉写，由经办人拟文后送办公室核稿，校长签发后方可编号，打印成文，盖好公章发出，发文稿由办公室保存。

5、凡各职能部门所形成的文件、资料、协议等均应将原稿、正稿送办公室存档。

6、发送文件应及时、无误，并办理登记、签收手续。

拟阅拟办制度：

1、办公室对来文应及时送领导批阅，当天文件当天清，不拖拉、不积压、不误事。

2、对于急办文件，办公室要及时督促，催办。

3、对需承办的文件，办公室要督促承办部门及时阅办，并检查其执行情况。

文件传阅制度：

1、学校干部传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得横传，不得将文件带至宿舍或公共场所。

2、各部门应及时阅文，阅毕签字，并立即退交办公室，以便他人传阅。

3、阅文者要爱护文件，保持文件清洁，做到不损坏，不遗失。

5.行政办公制度 篇五

为了创造一支以公司利益至高无上为准则，建立高素质、高水平的团队，更好地服务每一位客户，公司制定了以下严格的管理规章制定。望每一位员工都自觉遵守。

职员形象

1.为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，公司员工应按规定着装。

2.商务活动工作以及重要会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士穿职业套装、套裙、时装，尽量避免穿休闲装。

3.言行举止大方，着装整齐干净，仪容洁净。

4.男士不得留长发、怪发，保持头发整洁。女人不得留怪异发型，不画浓妆。收拾佩戴得当。

5.员工须注意个人清洁卫生，不留长指甲或涂染指甲。

工作纪律

1.上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。

2.工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天。上班时间内办公室区域内严禁嬉笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关的网站、书报杂志；任何时候不得使用不文明的语言和肢体动作。

3.电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、及电源均关闭。

4.开会时，各参加人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行。

5.工作期间和午休（餐）时间不得饮酒，不得带有酒精状态上;接待公司客人的除外。

6.爱护公司财产和设备，发现损坏及时向行政部报修，因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应的赔偿。因个人原因造成办公物品遗失，按原价赔偿。

7.工作时间内，员工要保持手机通畅，违规一次，罚款20元。

8.各组长随时对办公环境和员工行为进行检查和监督，如发现有违反上述规定者，将予以处罚。

9.初次违反给予口头警告，对连续三次（含三次）违反者将给予每次罚款50元处理。罚款金额在一周内叫行政部，记入员工活动基金。

10.员工遵守或违反制度的行为将被作为员工考核评价依据。

考勤管理

1.工作时间：上午8:30—11:30，下午13:00—17:30。公司实行五天工作制。

2.金汇缘投资理财公司每位员工在每一正常工作时日，必须自行、准确打卡。

3.凡是漏打，错打卡者须在24小时内申请补办，经总经理核定后报行政管理部。

4.迟到一次按---工资额进行扣除，迟到一次以上将扣除全勤奖---元。

5.每月迟到次数超过三次公司将给予书面警告，并罚款100元。

6.迟到超过半个小时的计为旷工，旷工扣发当日工资。连续旷工三日以上(含三日)或一年中旷工累计七日的，公司将给予除名的处理并有权据发当月工资。

7.员工请假需事先填写请假申请单，报部门经理批准，紧急事项于事后24小时内补申请，部门经理批准后方有效；交行政部门备案保管并在月末统计考勤作依据。

8.如遇业务人员外出执办公务，须填写《外出登记表》并经总经理核准后有效，通知行政部专职人员，作为考勤之依据。

工作计划与报告

没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。

部门、员工月度工作计划

1.公司总经理、各组长于每一年度底应该制定下一年度的发展计划。

2.各组长、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。

3.月度工作计划通过对《月度工作计划表》的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。

4.月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一

员工日工作时间控制计划

1.公司员工通过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。

2.公司员工应该按照“《日工作时间控制表》填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司行政管理部。

3.在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。

公司例会管理

一：公司全体员工例会每月举行一次，由董事长，总监及各部门参加。并做好笔记。

1.主要传达董事长，总监办公室精神。

2.各部门汇报月度工作情况，以及需提请董事长或其他部门协调解决的问题。

3.由董事长，总监对各部门员工工作进行批评与建议，提出下月工作要点，进行布置和安排。

4.其他需要解决的问题。

二：日常员工例会每日举行两次，由总监，各部门参加，并做好笔记。

晨会：

1.每日晨会控制在30分以内，公司全员参加。

2.激励员工，让员工保持良好的状态去对待工作和对待客户．

3.明确今天的目标，并确认达成目标的的策略和方法。

4.理财顾问要做好当日工作计划，并有部门主管签字确认。

5.设立值日顾问，负责检查每日员工着装是否得体，不合格给予按照公司标准处罚；并结合唱歌跳舞或故事分享，鼓励同事表达自己。

夕会：

1.检查工作目标实现情况，总结当日工作内容。

2.员工成长学习，同事成功经验分享。问题难题共同讨论分析解决。

3.夕会控制在20分钟内，人数多可分成部门夕会。

薪酬、奖罚制度

略

离职、辞退

按制度办理辞职手续，填写《离职申请书》，经有任免权限的主管批准后由行政管理部办妥移交手续并填写《移交接清单》后方得视为按正常手续辞职，行政管理部通知财务结算工资。

招聘面试流程

招聘需求

1.依据现有公司岗位人员编制，对于空岗人员补充的需求；

2.依据每月公司人员异动计划表（增、减、等）；

3.应聘者学历高中/高中以上，口齿伶俐，有工作经验，有责任心者优先；

4.应聘者不得同时从事其它职业；

组织招聘

1.选择招聘途径及形式（内部招聘、外部招聘）；

2.发布招聘信息；

3.接收应聘人员资料（简历）。

安排面试

1.筛选：对通过各种途径接收到的应聘人员进行筛选，通知人员来司面试；

2.初试：来司面试人员需在前台领取《入职申请表》填写；面试由部门主管或总经理进行；

3.面试人待面试结束后，须将面试结果填写清楚，当天交与行政部，行政部须做好记录并分类保存处理。

初试考核内容：

1.观察面试人填写的《入职申请表》内容考核。

2.个人的特性。应聘者的资格包括应聘者的体格外、举止健康情形、穿着、语调、坐和走路的姿势。应聘者是否积极主动、是否为人随和、是否有行动以及个性内向或外向。

3.家庭背景。家庭背景资料包括应聘者小时候的家庭教育情形、父母的职业、兄弟姊妹、兄弟姊妹的兴趣爱好、父母对他的期望以及家庭的重大事件等等。

4.学校教育。应聘者就读的学校、科系、成绩、参加的活动，与老师的关系，在校获得的奖励，参加的运动等。

5.工作经验。除了应聘者的工作经验外，更应该从问题中观察应聘者的责任心、薪酬增加的状况、职位的升迁的状况和变化情形，以及变换工作的原因。从应聘者的工作经验里，我们可以判断出应聘者的责任心、自动自发的精神、思考力、理智状况等。

6.与人相处的特性。从应聘者的结交来了解与人相处的情形，包括了应聘者的兴趣爱好，喜欢的社团以及所结交的朋友。

7.个人的抱负。包含应聘者的抱负、人生的目标及发展的潜力、可塑性等。

8.心理素质和能力。包括应聘者的稳定性如何；如何面对工作中的障碍和困难；是否有很强的依赖意识；对企业的忠诚度如何等。招聘单位还应考察应聘者的决策力、领导能力和人际交往能力等内容。

面试考题参考：

1.请你跟我谈一下经济？

本公司是投资理财公司，测试面试人员对本行业是否了解，如无接触过，是否在面试之

前了解过金融业，考察面试人员对本公司应聘的诚意。

2.关于销售你最喜欢的和最不喜欢的是什么？

此问题是考察面试人员对销售工作的价值取向。

3.你最典型的一个工作日是怎样安排的？

好的销售人员一天的工作应该是有序的。

4.为取得成功，一个好的销售人员应具备哪些素质，为什么认为这些素质是十分重要的？销售人员应具备的素质非常多，不同行业得出的结果不同。推销能力，内在的自信，与客户建立练好关系能力，严谨的工作作风绝对是所有行业的销售工作者都该拥有的基本素质，销售的工作是以人为工作对象，因此如何处理和人的关系至关重要。以上四个基本素质都是这个方面的体现。

5.假如给你定的销售任务很大，完成任务的时间又很短，你用什么办法以确保达到销售任目标的？

考察面试人员的应变能力。任务大时间短是销售人员经常遇见的问题，可以将任务量化，把每天应该做多少工作都计算出来，然后严格按照计划去做，有计划的工作是成功的最大保障。

6.请向我推销一只笔，或者其他物品。

看面试人员的临场发挥情况。

通知入职试岗

1.行政部依据部门经理填写的面试结果，对通过初试的人员，电话通知入职试岗时间以及

需携带资料，进行培训，准备复试工作。

2.复试由董事长，总监，各部门主管参加。复试通过成为公司正式聘请员工。

复试考核内容：

1.考察专业知识掌握程度。

2.考察拜访客户沟通能力。

3.考察电话营销作战能力。

6.职业教育行政办公室职能化刍议 篇六

关键词：职业教育,办公室,职能化

行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性, 具体工作通常会涉及到内部的众多部门, 在办公室行政工作中, 只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统, 行政办公室职能化不仅包含行政职能, 同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。

在职业技术学校中, 作为教育的基本场所, 主要的功能是教学和研究, 在教育系统, 服务是行政的主要工作, 支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内, 制定学校 (院) 的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础, 对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析, 探讨主要工作内容和方式, 努力完善行政办公室职业化管理的职责认知, 提高办公室工作效率, 保障工作的顺利开展。

一、行政办公室工作职能

日常工作中, 认真学习贯彻党的教育方针和政策, 树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。

做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作, 按照上级有关文件要求, 起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文;做好文印、收发文件、信函、传真、 报刊分送等工作。

全面、周密做好会议会务工作, 确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议, 督促、检查各部门执行会议决议。

在日常工作中, 通过建立健全制度对职工的劳资, 劳动纪律考核, 岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访, 及时将来访内容归类报送相关部门处理, 不断完善工作内容, 改进工作方式, 提高工作效率。

抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。

二、教学设施管理

教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中, 建立使用标准流程, 通过制度涵盖所涉及的注意事项。

日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如, 禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等;及时采取措施保持教学设施的干净整洁;教学用品要各归其位, 不能随意乱放;日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题;行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理;定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。

使用教学设施应在教学计划内, 获得批准后进行使用, 教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下, 校内单位或个人可以借用教室, 建立健全的教室借用制度和流程。例如, 借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外, 教室由行政办公室统一调配管理, 未经批准, 任何单位和个人不得擅自更改教室用途, 不得擅自使用教室。

教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施, 若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理, 不得随意乱拉乱接电线, 用电器材应选用安全有保证的。

三、信息收集与宣传管理

行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能, 为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解, 进一步做好学院宣传工作, 行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作, 积极收集各项工作信息, 充分发挥信息宣传的重要作用, 推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。

宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体, 宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。

办公室根据信息收集和宣传状况, 制定宣传工作方案, 明确工作分工, 统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度, 对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。

职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责, 以职责为己任, 在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性;高效协调不同部门之间的协同工作, 有效地应对工作内容的综合性和复杂性;及时准确地收集各方面的意见和建议信息, 加强信息报道的全面性和时效性, 保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。

参考文献

[1]孙晓巍.行政办公室工作问题分析及解决方案[J].赤子 (上中旬) .2015 (12) .

[2]李超, 张立杰.高校二级学院办公室行政服务创新研究[J].煤炭高等教育, 2010年1月, 第28卷第1期.

[3]王建尤.高校二级学院办公室行政管理的功能定位及实践[J].湖南科技学院学报, 2013年6月, 第34卷第6期.

[4]莫文娟.高职院校办公室管理创新与方法探讨[J].东方企业文化, 2014, 17:154

7.行政办公管理制度 篇七

二零零捌年

目录

第一章

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章 第七章

第八章

第九章

第十章

第十一章

第十二章

第十三章前言

日常办公纪律及常规事项处理 办公用品管理规定 计算机使用管理规定 车辆管理规定 文件管理制度

信息档案资料管理制度

印信管理规定

证照管理制度

证明函管理制度

保密制度 财务报销管理规定 员工奖惩管理制度

第一章 前言

纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。

本制度将根据实施情况与公司发展变化不断作出修订调整；

公司遵循以下行政管理原则平等：

全体成员不分民族、宗教、信仰、学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等 互尊：

相互尊重，团结一心，为公司的发展贡献一份力量。诚信：

诚实、守信，言行一致，是员工行为的基本准则。自律

严于律己，从一点一滴做起，你才会有所收获。宽容：

宽以待人，体谅他人，虚心接受他人对自己的批评。

第二章 日常办公纪律及常规事项处理

一、出勤、请假、旷工与加班

1、工作时间规定

杭州

8：30～～ 17：30 中午一个小时午休时间； 台州、江苏、天津、青岛、舟山

8：00～～ 17：00 中午一个小时午休时间；

2、员工上下班需用打卡钟打卡出入，不允许代打卡，代打一次扣款20元。

3、迟到一次按半日工资额进行扣除，一次以上将扣除全勤奖100元。

4、部门经理/主管级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前一天将去向告知指定下属。

5、请病假提供医院证明的2天以内不扣工资；2天以上扣除基本工资50%，无

医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除，请事假、病假者均扣除全勤奖100元。

6、员工无故旷工者罚款100元且扣除全勤奖100元.7、加班规定：

加班员工必须做好相映的考勤工作，填写加班单。

一般员工，部门有计划的加班安排，可选择享受调休或加班补贴，加班补贴的标准为基本工资/当月额定工作日；选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度 ；

计划外的自行加班安排，不享受调休或加班补贴；法定节假日加班按国家规定给予补贴；假日期间的出差，不享受加班待遇。

总监/部门经理级加班，只享有调休，不享有加班补贴。

8、每个分公司的前台必须监督员工考勤，按照规定的员工考勤表做好考勤纪录，每月5日前必须将上月的员工考勤表传至总公司前台.9、员工下班后,如没有加班或其他特殊情况不得在公司逗留,如有特殊情况须向前台说明情况.注：请事假、病假、加班或调休的员工，必须填写取相关单据交与个部门经理审批，审批通过后将相关单据交于前台。如来不及填写相关单据者,必须口头或短信通知上级主管或主管部门,办事完毕后及时补上相关单据,如没有口头或短信通知上级主管或主管部门且办事完毕后未及时补上相关单据者,一律作为旷工处理.员工考勤格式见附件：员工考勤表/请假单/出差单/加班单/调休单

二、上班纪律

1、上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天； 午休时间不得在电脑上玩游戏、看电影，私人电话聊天；

上述行为若发生一次，直接经理向员工提出口头/书面警告并按50元/次进行罚款并按奖惩条例记过处理;警告三次以上仍发生上述行为者将重罚300元。如工作需要联系的请用统一申请的MSN.2、除洗手间过道、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。若发生按20元/次进行罚款。

3、办公场所保持安静，上班时间不允许大声喧哗，讨论问题应至会议室或放低声音，不允许以此为由影响别人工作。

4、上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。

5、上班时间不允许接待私人访客。

6、上班时间自己离开办公桌，要告诉前台秘书或同事，或在桌上留言，讲明去何处及估计何时回来。

7、办公室内部员工不允许谈恋爱,一经发现均开除

8、工作场所清洁

1）员工负责自己办公区域的清洁。

2）公司清洁工负责公共场所的清洁，每天上午清洁一次。3）清洁工离开后各部门的清洁由部门负责，必须保持清洁状态。

三、常规办公事项须知

1、办公名片/宣传资料/各类单据管理

1）公司办公名片/宣传资料/各类单据由设计部负责设计、联系制作； 2）需要办公名片/宣传资料/各类单据的部门主管提出申请经同意后交设计部安排制作,设计部询价填写询价单后经财务主管签字批准后联系制作； 4)美工联系制作是需与对方签订广告印刷合同,交与行政部盖章后生效.3）按照办公用品管理方式领用。

询价单/广告印刷合同见附件:询价单/广告印刷合同

2、办公文印管理

1）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；

2）传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。

3、会议室的使用

1）欲使用会议室的部门，提前在前台登记，按先登记先使用的原则处理。2）遇有同时使用情况时，双方可通过协商办理。3）临时使用通过前台协调处理。

四、公司内部论坛、周报和会议

1、公司内部论坛

1）外界人员不得进入公司内部论坛，公司员工录用后由人事部统一申请用户名和密码后方可进入；如有员工请辞，人事部因及时将该员工用户名删除； 2）公司内部论坛由专门人员定期维护。

2、周报

1）公司员工需每周递交周报，部门员工直接向该部门经理发送周报，报告一周工作进度；各部门经理直接将周报发至信箱：zhouhf@zjsituo.com，报告工作进度，见附件填写。公司依据该周报直接评定对该员工的成绩，漏交者视为该周无成绩。

3、会议

1）部门会议由部门经理安排其部门人员做好会议纪要

2）公司会议由行政部安排专员做好会议纪要

会议纪要格式见附件：会议纪要

周报格式见附件：周报格式

五、上下班安全、用电检查

1）每天下班后员工负责检查自己工作场所，关闭使用的电器、收好工具。2）本部门经理负责检查部门办公场所的安全。

3）行政秘书负责关闭所有公共场所的电器，如有员工加班，需与加班员工做交接，由加班员工负责。4）空调使用规定：

夏天气象预报最高达到27摄氏度以上开启； 冬天气象预报最低温 2 摄氏度以下开启；

第三章 办公用品、设备的管理规定

一、办公用品

1、办公用品由公司行政部门统筹、负责采购、保管。

2、申购方式

员工因工作需要常用办公用品至前台申领；

常用办公用品每月申购三次，将申购单交行政办公室批准； 无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交行政办公室批准；

3、采购方式

非常用的办公用品采购前应进行询价；

价格变动敏感的常用办公用品每季度应询价一次调整； 经批准的申购单由行政部门安排采购； 每季度前台应向行政部门报告询价调价状况。

4、领用方式

常用办公用品须办理领用手续；

非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡； 在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新； 前台每月报告办公用品的消耗情况。

5、员工工具卡在册物品在员工离职时需交还公司。

6、员工工具卡在册物品遗失的，员工需负责原价赔偿损失。

二、设备

1、设备由公司行政部门统筹/负责采购、登记，使用部门/公用设备由指定责任人负责保管。

2、申购方式

部门/员工因工作需要增添设备应向行政部门提出申请批准立项:用途说明、性能、基本价位等信

使用的职能部门/委托相关部门询价、评息估； 确定资金预算进入核准程序：

不核准预算：1）项目成本过高需调整项目

2）预算价格不准重新进入询价、评估；

核准预算进入资金计划；

由行政部门根据资金状况安排顺序； 资金批准进入采购程序

3、采购方式

经批准的申购单由行政/委托其他部门采购；

4、领用保管方式

行政部门秘书负责对设备办理登记、入库、领用手续； 设备由使用部门的主管/指定保管责任人领用并负责保养维护； 设备更换保管责任人或存放场地要及时通知行政秘书进行变更； 行政秘书每季度报告在册设备情况

行政部门主管不定期抽查在册设备的使用保管状况；

对不符合记录状况，设备使用保管不当的情形按奖惩条例办理。

附：办公用品分类目录（常用、非常用、员工工具卡等类）

办公用品/设备请购单/办公用品领用表和价格季度报表/办公用品库存月报表/员工工具卡等

第四章

1.公司计算机使用责任

1）公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员

计算机使用管理规定

工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。

2）专人使用的计算机管理责任人是使用人 3）部门公用计算机管理责任人是部门主管

4）公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。

2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：

1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）； 2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料； 3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用； 4）下载软件/程序；

网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件

网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。

3、使用纪律

1）员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。

2）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度

第五章 车辆管理规定

为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。

一、车辆使用范围

1、联系、办理业务需要。

2、接送公司客户。

3、其他紧急和特殊用车。

4、个人用车。

二、驾驶员管理

1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。

2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中

精力驾驶。

3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。

4、驾驶员因违反交通法规造成的罚款、伤害、损失责任由驾驶员负责；

5、严禁酒后驾车。驾驶员酒后驾车按100元/次扣当月工资，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；

6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；

7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。

8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。

注：驾驶员包括专职与非专职的驾车人

第六章 文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司行文文件由行政管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；部门文件由部门统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为二种：①“思拓发”、②“思拓xxx发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“思拓”用于公司的对内对外发文，由行政管理部统一编号；“思拓xxx发”用于各部门的对内对外发文，文件由发文部门自行编号，行政管理部统一认定。

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用A4型。

十三、套红：重大决定、重要规定、人事任免、重要奖惩用套红公文。

第四节 收文

一、收文一律使用《思拓公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政管理部指定专人收文，由行政管理部统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。

三、公司内部文件由收文部门登记，根据文件属性及时分送相关人员办理。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、公司办文由行政管理部统一安排；部门间办文由部门安排，包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、严格按照时限要求完成。

五、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

六、文件办理完毕后，公司文件统一交由行政管理部指定专人保管、立卷归档：部门文件由部门指定专人保管、立卷归档

第六节 发文 发文程序如下：

1)公司发文：拟稿人→部门经理核准→总经理核准→ 行政管理部统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；

2)部门对外发文：拟稿人→部门经理核准→总经理核准→ 行政管理部统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；

3)部门对内行文：拟稿人→部门经理核准→部门统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；(部门内部行文使用统一发文模板)文档模板见附件:文档模板

第七章 信息档案资料管理制度

档案资料是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案资料管理工作。第一节 档案资料范围

一、公司档案资料资料分类

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2）公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、证件

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策文件资料； 2）财务收支凭证、帐务凭证、帐册报表； 3）内部费用管理凭证、报表； 4）财务管理制度

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料； 6）人力资源管理制度。

4、生产及生产管理方面的文档资料

1）产品生产、能量消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料； 2）生产技术管理方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修方面的文件材料；

5）物资采购、价格、储存等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册 7）物资管理制度/生产管理制度

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料。4）技术管理制度

6、市场信息、情报方面的文档资料资料 1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料；

3）市场调查信息资料； 4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料 1）营销前期资料；

2）营销合同； 3）售后服务记录。4)客户资料

二、档案资料形式与载体

1、决定、条例、规章制度、重要通知等法规性文件；

2、会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、各种方案；

3、签定的各类合同、设计方案、标书；

4、订阅的报刊、杂志、图书、光盘；

5、拍摄和录音档案资料资料：原版底片、文字说明、唱片、录音带、录像带；

6、管理过程中使用的各种表单、报告、记录；

7、政府及各相关部门提供的政策文件；

8、产品研制的技术资料、图纸、方案、说明、报告。

包括文本文件、实物、光盘刻录文档资料、电子文档资料

第二节 机要档案资料

一、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

二、划分标准：

1、绝密档案资料包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2、机密档案资料包括： 1）财务资料； 2）重大合同； 3）公司经营情况；

4）薪资性档案资料、劳动合同； 5）技术资料；

3、秘密档案资料包括： 1）重要项目资料； 2）项目合同协议； 3）公司重要会议纪要； 4）重要项目信息； 5）公司收集整理的素材； 6）人事档案资料； 7）公司登记信息

第三节 档案资料整理装订编号

一、档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文挡分类编码（英文字母）：财务、人事、技术、行政、营销等；

3、文挡期间编码（数字）：年份；

4、文挡顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进 行编号。

二、文挡装订

1、以左方装订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、合订文档资料封面有目录表；

4、电子文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、光盘应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、机要档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第四节 保管部门及保管责任

一、财务专项机要档案资料由财务会计部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

二、人事专项机要档案资料由人力资源部负责按本制度规定整理装订存档保管。

三、股东会合同资料由行政管理部按本制度规定整理装订存档保管。

四、其他档案资料均由部门负责按本制度规定整理装订存档，按规定时间与要求移交行政管理部保管；

五、不需移交的文档及未到移交日的文档由部门编制档案清单，每季交行政管理部备档；行政管理部定期核对文档。

第五节 档案资料移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交行政管理部。

二、公司章程，股东会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交行政管理部。

三、合同协议应在签订之日移交行政管理部。

四、财务档案资料、人事档案资料由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案资料每年移交一次，时间为每年的１月。

六、档案资料移交须填写《档案资料移交清单》。

七、《档案资料移交清单》一式三份，移交双方各一份，行政管理部留存一份。档案移交清单见附件:档案移交清单

第六节 保存期限

档案资料保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照

下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司经营计划；

8、公司经营总结；

9、财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的档案资料。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案资料的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的档案资料。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由行政管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第七节 档案资料调阅

一、因工作需要调阅档案资料时，按以下办理手续：

1、调阅部门内文档：一般资料，由资料保管人决定；部门内机要资料有部门经理批准；机密级以上资料由总经理批准

2、调阅部门间文档资料：普通文档填写登记表部门经理批准调阅；机要资料填写《档案资料调阅申请表》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。

3、调阅档案室文档资料：普通文档填写登记册调阅；机要资料须填写《档案资料调阅申请表》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。

4、文档使用分为：

调阅：阅读、查看 复制：复印、电子文档拷贝 外借：原件借出办事

二、调档人必须是《档案资料调阅申请表》里注明的查阅人。

三、《档案资料调阅申请表》由档案资料管理人员留存备查。

四、档案资料借阅时间最长不超过8个工作时。

五、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。档案资料调阅申请表见附件:档案资料调阅申请表

第八节 档案资料销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案资料应销毁。

二、需销毁的档案资料由保管部门填报《档案资料销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案资料由部门经理核准销毁；机要档案资料由总经理核准销毁；其余档案资料由行政管理部经理核准销毁。

四、销毁档案资料须两人以上人员共同完成，行政管理部指定专人监督销毁，并填写《档案资料销毁登记表》。

五、档案资料销毁每年进行一次，即每年的１月。

六、《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政管理部一份。

档案资料销毁申请表及销毁登记表见附件: 《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》

第九节 文档资料分类、定级、保管、移交、调阅等诸事项的标准见文档管理目录及授权标准

第八章 印信管理规定

根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定印信管理制度。第一节 印信的种类和使用规定

一、印信分类

1、印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

2、名章印鉴：刻有总经理签名的印章，一般为特定用途。

3、部门章：刻有公司部门名称的印章。

4、职衔签字章：刻有经理/总经理职衔及签名的印信（可用签名代替）。

5、其他功能章：刻有特殊事项完成的印章

二、印信的使用规定

1、对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金

融等机构以公司名义的行文，盖总经理职衔签字章、公司印章。

2、以公司名义对外核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名的，盖总经理职衔签字章、公司印章。不署名的盖公司印章。

3、以公司名义与各方厂商、客户签定的合同、协议、意向书等盖公司印章、经办人职衔签字章。

4、以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖部门章、经理职衔签字章。

5、各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

6、完成特殊事项：如验收入库、图书登记、公文邮件收发等盖该项功能完成章。

7、财务事项盖财务印鉴、名章印鉴。

第二节 印信的监印及盖用

一、印章监印

1、总经理名章印鉴由总经理核定本公司的监印人员。

2、总经理职衔签字章由总经理核定监印人员。

3、公司印章由行政管理部主管为监印人员。

3、经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。

4、功能章由功能执行人为监印人员

二、印信盖用

1、需用印时，经办人应先填写“用印申请表”，经审核职能主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

1、监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请表上”上加盖用印样式。

第三节 印信制作与管理

一、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政管理部统一办理。印章刻好后由行政管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

二、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权部门在行政管理部签字领取印章，指定专人保管。

三、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。

四、各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

五、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章管理登记表》，在登记簿上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。

六、监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。

七、印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

第九章 证照管理制度

一、公司证照由行政管理部指定专人统一管理。

二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。

如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。

三、证照的使用包括借用、复印等。

四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。

五、证照借用程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政管理部核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。

六、证照复印程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政管理部核准→办理复印手续→归还 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。

七、如需使用原件，则须总经理核准。

八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

第十章 证明函管理制度

一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、其他证明等。

二、公司证明函由行政管理部指定专人统一管理。

三、使用证明函必须经部门经理核准后方可。

四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。

五、严禁开出空白证明函或外借证明函。

六、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还行政管理部。

第十一章 保密制度

为保障公司的合法权益不受到侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本制度

1、公司密级设定：

绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；调阅批准级别总经理 机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害 调阅批准级行政管理部经理 秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害 ；

部门内调阅批准级部门经理

部门间调阅批准级行政管理部经理

内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；调阅批准级部门经理； 公开资料:制作和保管人

2、密级设定及调阅权限说明

1）未享有调阅权限但因工作需要必须获取的信息的按密级标准申请批准； 2）技术部内部资料交流必须事先通过部门经理批准；

3、信息保密等级确立：

1）行政管理部划分确立各类文件资料及信息、档案文件（包括电子文档）产品或材料的密级报公司领导批准；

2）生产计划部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准； 3）技术部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准；

4）后续新增资料有必要定级的，由文件产生部门提出定级标准，并报请公司领 导批准，确立后在文件右上角注明；凡确立为保密材料（包括物资）的电子文档与文本文档同级别管理。

3、密级变更及解密：

1）因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更。

2）对尚在保密期的文件事项,因工作需要或环境变化,需公开但不损害公司利益

的,由原产生部门或行政部门主管提出申请,交公司领导批准解密,或由公司领导直 接解密。

3）保密期满，除要求继续保密事项外，自行解密。

4、保密管理

1）各部门落实专人负责保管保密材料（包括物资），各岗位产生的或使用的保密材料（包括物资）本岗位即保密责任人。

2）部门对自己部门的保密材料（包括物资）须专人专门登记入册，定期清查，防止丢失和错漏。

3）按划定的传阅/接触保密材料（包括物资）范围保管和应用保密资料，不得自行扩大。利用公司内网传输文件应严格注意密级的控制。一旦泄密原密件保管人承担全部责任

4）保密材料（包括物资）不得私自复制，复印件视同原件管理，复制过程中的废件立即销毁。

5)保密材料（包括物资）严格按指定份数打印，不得擅自多印多留。打印/试制 过程中形成的废页、废件应及时销毁或破坏，重要文件必须使用碎纸机。6)外出携带保密材料（包括物资），要经领导批准。

7)利用公司内网打印文件或做其他文件处理时要严格注意保密与善后。

5、保密纪律

1）不该说的话，不要说； 2）不该问的事，不要问； 3）不该看的文件，不要看；

4）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）5）不得擅自携带密件外出； 6）不得在公共场合谈论公司秘密； 7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的随便丢弃密件，销毁密件要彻底；

10）不得利用公司电话、明码电报、以及邮局办理秘密事项； 11）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害； 12）当客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。13）部门泄密部门经理为责任人。

违反保密纪律而泄密不论是否立即产生损害均按照奖惩条例记过处理

第十二章 财务报销管理规定

一、报销基本规定

1、报销时间

公司规定每周四为审核、批准日，每周五为出纳报销日；逾期推迟到下周。

2、报销流程

1）报销人持审批过的预算批准报告、票据表单，粘贴、填写清楚的报销单据交直接主管审批；

2）直接主管审批确认出差事实，无误后交财务出纳审批；

3）财务出纳核对出差天数、标准额度，审批无误后交副总；审批不符合标准的退回给报销人；

3、报销单据要求

所有报销原始凭据必须符合国家发票管理制度及会计管理制度原始单据填制规定填制: 1)填写完整、字迹清楚； 2)大小写完整清晰； 3)具台头落款、合法印章； 4)业务内容与发票内容一致；

5)规定复写必须复写，凡有涂改之原始凭证一律无效；

6）白条不允许报销

4、所有报销凭证,必须规范粘贴填写: 1)左上角(对齐直角)粘贴在请款报销凭证之后,凭证粘死部分不要太多,以免复核不便。

2)报销凭证必须字迹清晰,各项目填写完整。3)大小写填写完整,不许涂改，如不相符,从低报支。4)各授权签署人签署完整。

不符上述要求之报销凭证,行政部、出纳均有权不予受理。

二、签字职责

报销人签字：确认费用支出明细

财务：检查表单粘贴是否合理、合法、数据是否正确、粘贴是否规范 直接主管：检查特殊支出情况

三、报销标准

1、出差住宿标准

副总： 300元以内 部门经理级： 200元以内 主管 150元以内

一般人员： 100元以内 北京上海广州的员工住宿可根据当地物价进行适当调整。特殊情况需要超过标准，由上一级主管批准 此标准的执行按以下方式进行：

1）一般出差前，由文秘进行目的地的房间预订，出差人员按文秘预订的酒店入住，并按文秘谈妥的价格支付房费，开具住宿费，费用报销时，文秘出具酒店预订价格表给财务，进行申核确认。

2）特殊出差任务，无法在事先进行房间预订的，则在指定的费用控制范围内，自行由出差人入住，并开具实际票额（必须有单价、天数），进行报销。

3）同性别二人出差，住宿标准则按最高职务的人员标准而定，不允许累计。4）入住宾馆市话费、上网费需另外计费的，则按实际支出进行报销，长途电话不给予报销。

2、差旅补贴

1）办事处和分公司之间的调配不算出差。

2）员工出差按30元/人，或按实际的餐饮支出进行报销，但报销总额仍不得超出30元/人/天的标准。

3、交通标准

1）一般出差，以汽车和火车为主。

火车车程在5小时内，提供普通座位票，夜间乘车（19：00以后）超出5小时，购买硬卧票，若因特殊情况不购买硬卧票，则按卧铺票的70%价格扣除硬座价格为不买卧铺补贴。

2）部门经理级出差，跨省可选择飞机出行，但事先应获上级主管批准。3）一般人员出差，若工作确需坐飞机，由副总审批后执行；其他部门由总经理批准。

一般不允许乘坐软卧，因出现特别情况需经总经理批准。4）出差外地市内交通

员工根据当地提供的交通工具进行报销，报销额度不得超出100元/天的标准（每张票据后应附乘座办事的目的说明）。

若两位以上员工到同一地点出差，交通补贴不允许直接按人数累计，如确实分

头办事的应附清单加以说明。

交通规定处理

出差事先均应获得上级主管的批准,填写出差申请,写明预算费用； 批准书交财务审核费用标准后方可预先借支或办理报销 5）本地市内交通费

员工因特殊情况外出办事根据需要乘坐出租车，在费用报销时需特别说明,特殊理由如下：

① 携带较重或较大体积的物品；

② 交通不便，没有公交车可以到达，或需要转车两次以上； ③ 时间特别紧急，乘坐公交车确定无法完成任务； ④ 身体状况不好，又确实需要外出办事。

⑤ 从杭州出差或外地回杭州出发和到达时间在早7：30分之前，晚9：30分之后的允许乘坐出租车（加班照此办理）。

4、招待费

涉及公司业务招待费用，按以下标准实行：

业务招待费实行事先审批制，包括书面报批、口头报批两种形式；

1）员工涉及业务招待费用，需向上级报批；单次费用在50元/人均 单次200元以下的，部门经理直接审批即可；超出50元/人单次200元以上，需再向上级请示后执行；

2）一般业务往来之客户均应在公司用工作餐；

较重要的客户招待费用可适当放宽，但员工请客必须得到部门经理批准,部门经理请客必须得到总经理/副总的批准。

特殊的重要客户如可能超标,应事先将原因说明清楚。3）注意事项

业务招待费用申请/报销应写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。应酬招待费用由参与员工中职位最高的人员提出报销。

如遇临时决定之应酬，均应事先口头向上级请示, 事后报销时写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。

5、借款

出差借款人回公司后在当期报销日内完成报销，当月的借款在当月内报销。如特殊情况当月不能报销的，经财务批准推迟到下月。

四、个办事处费用的申请

1)各办事处由部门负责人填写费用申请表教于总公司财务

2)总公司财务核实、总经理批准后资金汇出

3)各办事处在申请下次资金时必须将前一次的账目及相关凭证传至/寄至总公司财务.第十三章 员工奖惩管理制度

该制度执行中有以下说明：

1)处罚的责任人是上级主管，如上级主管不加以处理，则其本身接受处理； 2）一件事情的发生由多人导致或涉及部门整体，而部门主管不能加以区分处理，提出办法的则处罚部门主管。

3）部门主管暂时不确定的部门发生问题，则由办公室处理。

一、员工激励条例 遵纪守规，模范带头。事事以集体利益为重。

遵循本人岗位职责要求，努力作好工作成绩优秀。每次培训学习成绩突出。

在培训考核中成绩突出，需要保送学习，考察或培训。在企业管理方面有创新理念，并取得成绩。在团队建设方面有卓著成绩。

二、处罚条例 1）处罚的分类 过失等级及处理方式: ①轻微行为过失：直接经理向员工提出口头/书面警告，旨在给当事人提供一个立即改正错误的机会，如有经济损失需赔偿。

②行为过失：直接/上级经理向员工发出书面警告，在给予这种处分的同时或其后，还可以考虑这样几种措施：不予加薪/罚款/减薪/降级，直接主管经理有权作出这类处分。如有经济损失需赔偿。

③一次重大行为过失：直接/上级经理向员工发出最后书面警告，员工可能罚款/停职/降薪/解除劳动合同/以待进一步调查。如有经济损失需赔偿。

④一次严重触犯法纪 ：员工应被立即罚款、解雇，其劳动合同同时解除，如有经济损失需赔偿。

在采取违纪处分前应确认事实并准许员工就有关事件进行解释。

⑤处罚与经济相关标准

罚款处分一次在10～500元内执行。

财产损失过失视情节轻重实际损失的10%——100%的范围（可与其他经济措施并行处理）；

减薪处分一律在本人工资总额的10%范围以上实行，实行时间视具体情况而定。降级处分为：调离工作岗位、降低职位级别并降薪 停止出勤处分，最长不超过90天，停止出勤期间停薪。惩罚解除劳动合同为无预告期，即不须支付提前解雇的补偿金。

二、行为过失标准

1、轻微行为过失

1）屡行职责方面的轻微过失，如: 对一些与日常工作职责、办公室规章制度轻微疏忽；

没按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地向主管汇报； 没按照制度规定或指示开展工作，在别人提醒下当即采取措施补救未造成任何损失并未对别人产生任何影响；

偶尔因过失造成公司财产损失金额在200元以下。2）出勤方面的轻微过失，如： 偶尔迟到早退月2次以上； 偶尔代人打卡或托人打卡；

偶尔未经主管同意便休假，但事后有恰当或可证明理由的。3）安全，卫生和办公室管理方面的轻微过失，如： 自己的办公区域凌乱； 上班时大声喧哗、争论、聊天；

在工作区内非特别划为吸烟区的地带吸烟；

偶尔因私人原因，如接听私人电话过长或频繁地中断工作，或利用公司电话打私人长途；

偶尔上班时间使用电脑从事非公务事项； 偶尔未经同意接见私人访客； 工作现场脏、乱、差；

其它方面的轻微行为过失等(上述描述中未包括但可参照判断)。

2、行为过失：

1）履行职责方面的行为过失，如：

过失造成公司财产不必要浪费或损害,金额超过人民币200元的；

未履行工作职责而使工作延误造成影响； 拒绝与其他员工协作； 因职责疏忽遭外部客户投诉；

遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成影响； 拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令；

在本人/同事发生轻微事故，执行工作出错，或出现轻微损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；

未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；

未按照制度规定或指示开展工作，当即采取措施补救但造成损失并对别人顺利完成工作产生影响。

因个人能力有一定的问题并证明履行职责有过失并造成明确影响。2）出勤方面的行为过失，如: 出勤方面屡犯(两次以上，含两次)轻微行为过失;缺勤一天不上班且无事先通知直接经理或部门经理或办公室事后补办无正当理由的；

迟到30分钟两次以上； 在上班时间打瞌睡,睡觉；

其它方面的行为过失等(上述描述中未包括但可参照其他过失判断)； 3、重大行为过失，如: 1）日常行为方面的重大行为过失，如: 严重违反有关日常行为的守则，指示或一般标准、办公室规章等；

当主管提出任何与公司、公司经营或调查工作出勤等有关的正当问题时,作出虚假，不完整或误导的说明，或提供不真实的材料；

试图掩饰其他员工所犯的过失或过错，对其他员工所犯的过失或过错提供不真实的情况；

歪曲捏造事实，并进行恶意传播；

伪造个人履历或隐瞒、欺诈公司，采取不正当的手段被录用； 未经公司的许可，同时在其他公司就职；

未经许可动用或挪用公司的金钱或资金用于个人目的； 泄露公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物； 越权获知公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物； 恶意辱骂及威胁上级。

2）履行职责方面的重大行为过失，如: 严重玩忽职守造成重大浪费和损害, 金额达到人民币2000元以上的； 在公司表格和其他文件上填写错误或虚构的材料并对公司产生不利影响者； 未履行工作职责而使工作延误造成较大影响；

因职责疏忽遭外部客户投诉未能立即解决问题造成较大影响；； 遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成较大影响； 拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令并造成较大影响；

在本人/同事发生事故，执行工作严重出错，或出现较大损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；

未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；

未按照制度规定或指示开展工作，对最终完成工作产生较大影响； 因个人能力有一定的问题并证明履行职责有严重过失并造成较大影响。3）出勤方面的重大行为过失，如: 在接获警告信后仍犯出勤方面的行为过失；

严重疏忽有关出勤、休假、小休等守则、指示和惯例；

连续三天(含三天)以上缺勤而没有事先通知直接经理、部门经理或行政部或事后没有正当合法证明说明理由。

违反计算机使用纪律的行为并造成严重损害；

其它方面的行为过失等(上述描述中未包括但可参照其他过失判断)； 书面警告见附件:书面警告

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