办公自动化系统搭建运行说明

办公自动化系统搭建运行说明（精选4篇）

1.办公自动化系统搭建运行说明 篇一

办公自动化管理系统

读者将系统的原程序拷贝到本地计算机后，去掉文件夹的只读属性，按照《安装配置说明书》内容完成配置后，便可在本地计算机上运行网站了。

办公自动化管理系统主要分为员工登录界面和管理员登录界面两部分，员工登录界面主要是各种办公信息的浏览及发布界面，管理员登录界面主要是各种办公信息的管理界面。

1.1 员工登录

单击【员工登录】按钮，系统自动弹出登录的对话框，如图1.1所示，单击“员工号”和“密码”文本框，输入员工号和密码，最后单击【提交】按钮即可进入员工登录界面。如图1.2所示。

图1.1 员工登录窗口

图1.2 员工登录界面

1.1.1 公告管理

公告管理主要包括：发布最新公告和查看以前公告。

单击“公告管理”/“发布最新公告”选项，进入如图1.3所示的界面，单击“公告标题”和“具体公告”的文本框，输入相应的内容，最后单击【发布】按钮即可完成发布操作。

图1.3 查看以前公告

单击“公告管理”/“查看以前公告”选项，进入如图1.3所示的界面。通过该界面以可以查看所有的公告信息。单击公告信息后面的删除按钮

即可将该公告信息删除。

1.1.2 公文管理

公文管理主要包括：发布公文和接收公文。

单击“公文管理”/“发布公文”选项，进入如图1.4所示的界面，单击“标题”和“内容”文本框，输入发布公文的标题和内容。单击附件的浏览按钮，选择相应的附件内容即可。单击【现在发送】按钮即可发送公文，单击【暂时保存】按钮可对当前公文进行保存，待要发送时，单击【现在发送】按钮即可发送公文。

图1.4 发送公文

单击“公文管理”/“接收公文”选项，进入如图1.5所示的界面，界面自动显示发送人的序号，待办公文的个数以及公文的详细内容，单击【处理完成】按钮即公文处理完成。单击【以后处理】按钮可以将公文以后再进行处理。

1.1.3 员工管理

员工管理主要包括：浏览员工信息、查找员工信息和添加员工信息。

单击“员工管理”/“浏览员工信息”选项，系统自动进入员工信息一览表，通过此界面可以浏览所有的员工信息。

单击“员工管理”/“添加员工信息”选项，进入如图1.6所示的界面，单击“姓名”、“学历”、“出生日期”、“职称”、“电话”、“具体地址”等文本框，输入相应的内容，勾选“性别”的选项，单击“部门”、“职位”和“员工状态”的下拉按钮，选择相应的选项，最后单击【添加】按钮即完成添加操作。

图1.7 添加员工信息

单击“员工管理”/“查找员工信息”选项，1.1.4 部门信息

部门信息主要包括：查看部门信息和查看职位信息。

单击“部门信息”/“查看部门信息”选项，系统自动进入部门信息的界面，通过该界面可以查看所有的部门信息。

单击“部门信息”/“查看职位信息”选项，系统自动进入职位信息一览表，通过该界面可以查看所有的职位信息。

1.1.5 收发信息

收发信息包括：查看短消息和发送短消息。

单击“收发信息”/“发送短消息”选项，系统自动进入如图1.8所示的界面，单击“收信人序号”、“短消息标题”和“内容”文本框，输入相应的内容，最后单击【发送】按钮，系统给予“发送成功”的提示信息即发送成功。

图1.8 发送短消息

单击“收发信息”/“查看短消息”选项，系统自动查看短消息的界面，通过该界面可以查看所有的短消息。

1.1.6 优秀员工管理

优秀员工管理主要包括：查看优秀员工和优秀员工提名。

单击“优秀员工管理”/“优秀员工提名”选项，界面下方自动显示优秀员工提名的界面，单击“员工序号”的文本框，输入要提名的员工序号，单击【提名】按钮即可完成操作。

单击“优秀员工管理”/“查看优秀员工”选项，界面下方自动显示所有优秀员工的相关信息。单击员工信息后面的删除按钮

即可删除该条员工信息。

1.2 管理员登录

单击【管理员登录】按钮，界面下方自动显示管理员登录的界面，如图1.9所示，单击“用户名”和“密码”文本框，输入用户名和密码，最后单击【提交】按钮即可进入员工登录界面。如图1.10所示。

图1.9 管理员登录界面

图1.10 办公自动化系统后台

办公自动化系统后台管理页面主要包括：部门管理、职位管理、公告管理、公文查看、员工管理、账号管理、短消息管理、在线管理、员工状态管理和安全退出。

1.2.1 部门管理

部门管理主要包括：添加部门、修改部门、查看部门和删除部门。1.添加部门：

单击“部门管理”/“添加部门”选项，系统自动进入如图1.11所示的界面。通过该界面可以添加部门信息。

图1.11 添加部门

单击“部门名称”和“部门描述”文本框，输入相应的内容，最后单击【添加】按钮即可完成添加操作。

2.修改部门：

单击“部门管理”/“修改部门”选项，系统自动进入如图1.12所示的界面。通过该界面可以修改部门信息。

图1.12 选择修改部门

单击“选择修改”的下拉按钮，选择要修改的部门，单击按钮，系统自动进入如图1.13所示的界面，单击各文本框即可进行修改，最后单击【修改】按钮即可完成修改操作。

图1.13 修改部门信息

3.查看部门：

单击“部门管理”/“修改部门”选项，界面下方自动显示所有部门信息。4.删除部门：

单击“部门管理”/“删除部门”选项，系统自动进入如图1.14所示的界面，单击“请选择要删除的部门名称”的下拉按钮，选择要删除的部门，最后单击【删除】按钮即可完成删除操作。

1.2.2 职位管理

职位管理主要包括：添加职位、修改职位、查看职位和删除职位。具体的操作方法同部门管理的操作方法相同，这里不作重复讲解。

1.2.3 员工管理

员工管理主要包括：添加员工信息、浏览员工信息和查找员工信息。1.浏览员工信息

单击“员工管理”/“浏览员工信息”选项，系统自动进入员工信息一览表的界面，通过该界面可以浏览所有的员工信息。2.添加员工信息

添加员工信息的操作方法同前台的员工信息添加的操作方法相同，这里不作重复讲解。3.员工信息查找

单击“员工管理”/“浏览员工信息”选项，系统自动进入如图1.14所示的界面。通过该界面可以查找所有的员工信息。

图1.14 员工信息查找

设置查询条件，最后单击【查找】按钮，界面下方自动显示查找结果。

1.2.4 账号管理

账号管理主要包括：员工密码设定和查看激活账号。1.员工密码设定

单击“账号管理”/“员工密码设定”选项，系统自动进入如图1.15所示的界面。通过该界面可以设定员工密码。

图1.15 员工密码设定 单击“请输入要设定的员工id序号”的文本框，输入员工id序号，单击“请输入要设定的员工密码”的文本框，输入密码，最后单击【设定】按钮即完成密码的设定操作。

2.查看激活账号

单击“账号管理”/“查看激活账号”选项，系统自动进入员工激活账号查看的界面，通过该界面可以查看所有被激活的员工账号，单击员工信息后面的删除按钮该信息。，即可删除

2.办公自动化系统搭建运行说明 篇二

关键词：HOA系统,医疗设备,电子说明书

0引言

医疗设备说明书是指由医疗设备生产厂家印刷和提供的关于医疗设备基本原理,操作使用,维护保养,设备安全性、有效性,重要科学数据和结论的,用于指导临床正确使用相关设备的技术性资料[1]。随着医学、生物医学和电子技术等学科的不断发展,医疗仪器的种类和性能也变得多种多样,它的门类多、专业性强,而市面上却很少甚至没有这方面的专业书刊,所以操作说明书或技术说明书便成为设备维护和维修过程中不可缺少的资料,也是设备使用人员和医学工程人员熟悉和掌握仪器进而拓展仪器功能的最重要和最直接的依据,其重要性不言而喻[2]。随着各级医院医疗设备数量和种类的不断增加,说明书的规范性管理变得越来越重要,但由于医院工作人员更替频繁,医疗设备说明书的常规管理和使用矛盾日益突出。基于上述情况,我们提出利用医院办公自动化(hospital office automation,HOA)系统运行医疗设备电子说明书,并在全院范围内实现资源共享和统一管理,取得了非常理想的效果,也得到了临床一线工作人员的一致肯定,现总结如下。

1利用传统方法管理医疗设备说明书存在的问题

按照医院设备管理相关规定,在医疗设备安装培训完毕后,其说明书、保修卡等相关技术支持资料应该由医学工程科统一管理,科室需要使用时可以借阅或复印[3]。但这种管理方式存在2个方面的弊端: (1)由于临床科室没有其他相关资料以深入了解设备的性能特点及操作规程,往往在装机后会要求将设备的说明书留存,而不愿意交由医学工程科统一保管,以避免查阅和使用时的不便。虽然使用科室通常会指定一名办公护士专门管理医疗设备档案和相关技术资料,但由于医院临床护士的流动性较大, 相关资料的交接有时会出现不完整的情况,且纸质的说明书也容易丢失和损毁,往往造成医疗设备在使用一段时间后出现设备说明书等资料不齐全的情况,给医疗设备的管理和后期维修保养带来一定的困难。(2)医学工程人员下科维修医疗设备,遇到常见故障需要借助技术说明书时,往往还要返回医学工程科,在众多资料中查阅,无法及时得到想要的信息。

2利用HOA系统运行电子说明书的可行性

医院各科室现均已连接局域网,医院工作人员可以利用对应的账号和密码登录HOA系统,因此资源的共享和查询变得非常方便。设备电子手册占用空间并不大,通常扫描成文本格式的医疗设备电子手册在2 MB左右,大型医疗设备电子手册占用空间也就在5 MB左右,一般的三级甲等医院所有种类的医疗设备电子说明书全部录入也只需要不超过10 GB的磁盘空间,而医院HOA系统服务器的磁盘空间一般在3 TB左右,只需要分出极小一部分空间就可以完成医疗设备电子说明书的载入和管理。因此, 利用医院的HOA系统实现全院医疗设备电子说明书的运行、使用和管理是切实可行的,也是便捷有效的。

3医疗设备电子目录的建立和说明书的加载

3.1医院医疗设备电子目录的建立

在HOA系统界面上,利用知识管理—浏览知识库—知识库结构—加载知识门类即可新建一级目录,目录名称为医疗设备使用及维护说明书。在下级目录中根据医疗设备的使用归属可以将设备分为放射类、血透类、理疗类、高频电刺激类、监护类及护理类等相关目录,目录下医疗设备可以采取按A类、B类、C类进行排序或按照科室使用频率排序。对于某一类型的设备,如果在医院有不同品牌和型号,可以按照设备品牌再建立下一级文件,以血透机为例,文件名可以按照设备品牌的不同进行调整(如图1所示), 以方便需要查阅时能够快速准确地找到相应的信息,同时方便医学工程人员对电子说明书进行维护。

3.2医疗设备电子说明书的加载

3.2.1电子说明书的制作

当医疗设备到达医院,安装调试完毕后,利用紫光Uniscan A668型多功能扫描仪,将输出目的设置为文本格式后对设备说明书中的相关部分进行扫描处理,便可以获得电子版医疗设备说明书(通常制作为Word文档),同时使相关文字的复制变得非常简单。此外,如果纸质说明中有非常重要的图片时, 可以单独将相关图片进行扫描后插入到电子说明书文档的最后,以避免重要信息的遗漏。电子说明手册制作完毕后,由医学工程科将纸质版说明书收至设备档案室保存,以确保医疗设备档案的完整性。

3.2.2电子说明书的加载

电子说明书制作完毕后,可以通过医院局域网文件传输协议(file transfer protocol,FTP)将其上传至信息科相应文件夹内,网络管理员使用网管账户登录后,点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—相应设备分类及子目录”,即可在对应的医疗设备名称下出现对话框(新引进的医疗设备可以重新建立目录及子目录),此时只需将相应医疗设备电子说明书文档中的文字复制后粘贴在对应的文本框中即可,需要上传相关设备图片时可以点击上传附件,操作简单便捷。以我院血透机电子说明书的加载为例,操作者上传相关内容时,首先点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—血透类设备—血透机—日本尼普洛血透机”,然后在展开的对话框中将设备电子说明书中的文字复制后进行粘贴,点击“保存”即完成了日本尼普洛血透机电子说明书的加载(内容中同时包含操作手册和维修手册),在必要时还可以通过上传附件的方法加载设备的相关图片(如图2所示),如设备电子元器件的图片等,以方便医学工程人员维修时查对。

3.3系统的定期维护

医疗设备电子说明书维护人员的权限不低于医院信息科的系统管理员,医学工程科档案管理人员需要对相关医疗设备的电子说明书进行修改或更新时,可联系有相应权限的操作者进行修正和上传。通常情况下,医学工程科按月提交新引进的医疗设备电子说明书,联系医院信息科对HOA系统中“医疗设备使用及维护说明书”下的设备目录及子目录进行更新后,上传与目录对应的内容并保存,确保临床科室操作人员使用设备及医学工程科维修设备时能够及时准确地查询相关信息,保证了相关内容的及时更新。

4应用效果

4.1应用资料

我院自2012年3月起开始利用HOA系统进行医疗设备电子说明书的管理,至2014年3月已完成包括放射、超声、血透、监护等22个种类设备相关电子说明书的加载和应用,电子说明书的数量达到近200个,覆盖了全院电子医疗设备的80%以上,并开展了定期更新和维护工作,达到了预期的效果。

4.2结果

由于相关医疗设备电子说明书分类非常明确、 内容重点突出,且HOA系统在医院应用非常普及, 科室工作人员在搜索需要的资源时只要进入系统点击相关知识结构即可完成,医疗设备的使用效率和质量应用都有较大的提升,为临床工作的顺利开展打下了很好的基础。此外,由于医学工程人员可以在科室随时调用设备的维护手册,使相关设备的维修和保养也变得更加便捷和有效,对医疗设备的全寿命使用产生了很好的效果[4]。

5分析与讨论

在医改方案中,信息化是实现总体目标的八大支柱之一[5]。随着计算机技术的快速发展和信息量的不断扩增,传统的信息保存技术已经不能满足日常工作的要求,比如利用传统的医疗设备说明书作为设备档案的一部分进行管理时,由于保存环境不理想、移交过程不准确,甚至有个别医院还出现过档案管理人员在离职时私自带走或销毁医疗设备说明书的情况,都会导致设备档案的不完整,对医疗设备的维护和使用造成一定的影响。而使用医院HOA系统对医疗设备说明书进行电子管理,不仅能够解决上述问题,还具有以下几个优点:

(1)操作简便,成本低廉。由于相关电子手册的上传利用的是医院已经投入使用的HOA系统,操作起来非常简便,信息科的网络管理人员就可以独立完成,电子说明书的制作过程只需要一台多功能扫描仪,成本非常低廉,符合节约型社会需求[6]。

3.办公自动化系统搭建运行说明 篇三

院属各处、室、部、中心:

我院OA办公自动化系统经过一段时间的测试体验，目前已基本具备运行条件。为节约工作时间，提高工作效率，稳步推进我院办公自动化建设，进一步促进全院信息化建设，现将我院办公自动化系统试运行有关事宜通知如下：

一、办公自动化系统正式运行工作安排

1、基本信息正式运行阶段：

时间为：2009年11月16日

运行内容：学院各种基本信息、邮件系统。

基本信息指的是各种即时性信息，除了正式公文以外，包括公告、会议通知、简报、院务公开、一周工作安排以及各用户邮件流通等，以2009年11月16日为界，11月16日前实行纸质和 — 1 —

电子文档同步传递，11月16日后，全部以电子文档传递。

2、公文正式运行阶段：

时间为：2009年11月23日

运行内容：各类文件。

各类文件在试运行期间采用纸质文件和电子文档形式同步传递，经过不断完善后,逐步取消纸质文件。

二、注意事项

1、各部门负责人和信息管理员要高度负责，每天上午上下班前、下午上下班前定时登陆，查看办公自动化系统发布的信息、通知、文件等，并进行告知、传阅、存档等相关处理，若未能按时阅处，导致贻误工作的，将追究当事人责任。

2、各部门在自身的工作权限内通过办公自动化系统发布的有关信息须留本部门名称及上传人员姓名。要求信息内容完整准确，格式规范，所发布的信息出现的问题由上传人负责。

3、各部门负责人及信息管理员如因出差、请假、培训等特殊原因离开时，须委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。

4、各用户要对原始密码进行修改，如因个人原因而导致信息丢失或信息外泄，要追究当事人的责任；任何人不得以部门和个人名义在办公自动化系统上发布与工作无关的公告或讨论；一切言论应遵守相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私，严禁在讨论区发布私人信息。

5、试运行期间，各部门对办公自动化系统运行过程中存在的问题和建议请及时向院办公室和文物信息中心反映，联系方式：

8789000、8789013。

6、如果部分用户对OA办公自动化系统操作还有疑问，请在试运行阶段到院办公室观摩学习。

全院OA办公自动化系统作为我院信息化工作一个重要组成部分，是提高工作效率、规范工作程序、实现无纸化、降低行政成本的重要手段。各部门要统一思想、提高认识、狠抓落实，确保学院OA办公自动化系统顺利运行。对重视不够，不能运用OA办公自动化系统进行工作或操作失误造成不良影响的，将对部门和个人通报批评，情节严重的要追究责任。

附件：办公自动化系统操作说明

二○○九年十一月十三日

附件

办公自动化系统操作说明

一、登陆

1、在我院任何一台接入局域网的电脑上点击进入（http://192.168.8.1:8081），OA办公自动化主界面。

2、OA办公自动化系统各用户帐号为自己的汉字姓名,另可用个人姓名的开头字母为用户账号，例如张晶晶，用户名可以为张广明，也可以为ZJJ，原始密码为111。

3、通知下发后，OA办公自动化系统各用户需立即修改密码，由于没有修改密码造成的帐号被盗等有关问题，院办公室不承担任何责任，同时，由于没有修改密码造成院内部信息外泄等问题，我院将追究当事人责任。

二、栏目注意事项

1、“电子公告”栏目由院办公室负责管理，公告内容包括公告、院务公开、一周工作安排、会议通知等，我院其它部门需要使用公告栏目的，须经部门领导、分管院领导审批后，交院办公室上传。

2、公文处理”栏目只有院领导、各部门负责人、部门信息员有权限，严格按照程序进行，不能擅自越级上传文件。如果加急文件（原则上2天以内算加急文件）可到办公室办理加急传阅申请单加急办理。

三、院办公室将制作详细操作指南在OA办公自动化系统上发布。

主题词：信息化建设OA办公自动化∆通知

4.办公自动化系统搭建运行说明 篇四

集团公司机关办公自动化暨两级电子公文传输系统的开发建设完成，是集团公司信息化建设取得的一项重大成果，它标志着集团公司在推进机关和企业现代化办公，提高工作效率和工作水平方面又迈出了坚实的一步。在此，我代表集团公司，对机关办公自动化暨两级电子公文传输系统的开发成功和正式运行表示热烈的祝贺！并向参加项目开发、建设、实施的全体工程技术人员、各有关单位、集团公司各有关部门、企事业单位表示衷心的感谢！

近几年来，集团公司认真贯彻落实中央的决策和部署，对信息化建设工作给予了高度重视，并不失时机地抓住和利用信息化所带来的技术成果和发展机遇，大力推进整个集团的信息化建设工作。在以往工作的基础上，从2001年开始,多次召开办公会议研究信息化建设工作，并明确提出：抓紧推进集团公司总部和所属单位机关的办公自动化建设和应用，使行政管理、应急指挥和快速反应能力进一步提高，高效率、高质量地为集团公司宏观管理与科学决策服务。并于2001年5月开始进行集团公司办公自动化系统建设“十五”规划编制工作及实施方案的可行性研究。为建设先进、实用、稳定、可靠的办公自动化系统，在全国相关范围内进行了广泛调研，对集团公司办公自动化现状进行了深入分析，在此基础上对集团公司“十五”期间办公自动化系统建设进行了整体规划，明确了“十五”期间集团公司办公自动化系统建设的目标、原则、任务和主要建设项目。

在此基础上，在集团公司信息化工作领导小组的领导下，规划计划部和科技发展部牵头组织，办公厅和经济技术研究中心认真组织实施工作，建立了网络二期工程和办公自动化项目实施领导小组，组建了精干的技术专家队伍，成立了项目管理部，全面开展了办公自动化系统建设工作。在系统建设工作中，技术人员与业务人员团结配合，紧密跟踪国内外办公自动化先进技术发展趋势，认真借鉴国家有关部委和省市政府及国有大型企业办公自动化建设的先进技术和经验，严格遵循国家的有关标准规范，对系统整体方案、技术路线、实施计划进行了较为全面、细致的论证，整个开发建设工作做到了组织严密，运行规范，确保了系统建设的顺利进行。

经过两年来的共同努力，开发建设了基于石油计算机网络（cnpcnet），采用浏览器+应用服务器+数据库服务器三层体系结构的系统应用平台。应用工作流设计思想，采用模块化设计方法，开发了公文处理、档案管理、会议管理等十一个功能模块，实现了公文、档案一体化管理，实现了集团公司总部与所属各企事业单位两级电子公文传输及管理。并采用了先进的电子印章及公文加密、解密传输技术，保障了电子公文传输的安全、可靠。系统的整体建设，具有结构合理、技术先进、使用方便、运行稳定的特点，可根据用户需要进行界面定制，具有较好的可扩展性。系统整体上达到了国内先进水平。

为保障系统的安全、可靠、成功运行，办公厅制定了《电子公文传输管理办法》和《机关电子文件运行管理办法》等规章制度和运行管理规范，办公厅和项目管理部还对机关部门领导、员工及各企事业单位办公室负责同志及有关人员进行了培训，印发了机关和企业办公自动化系统应用操作指南和培训手册，并于11月1日起进行了试运行。从近两个月的试运行情况看，系统设计科学、先进、合理，系统运行稳定可靠，使用简单方便，符合机关和企业应用实际，基本达到了规划确定的目标，具备了正式运行的条件。

集团公司机关办公自动化及两级电子公文传输系统的开发建设成功，是集团公司高度重视信息化建设工作、正确决策的结果；也是机关各部门、各企事业单位通力协作、共同努力的结果；更是广大信息工作者科学探索、辛勤工作的结果。

下面，我就集团公司下一步机关办公自动化及两级电子公文传输系统运行工作，提出几点意见和要求：

一、要进一步提高认识，积极推动办公自动化系统建设与应用。党的十六大报告指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”。集团公司对加强信息化建设工作非常重视，马总在今年年初集团公司工作会议上提出：“要加快信息化建设，按照中央关于信息化带动工业化的要求，加强集团公司内部信息网络建设，逐步扩大文件和各种共享信息网上传输的覆盖面，不断完善各种管理软件并及时升级换代，充分运用各种信息化模型为管理和决策工作服务，并以此带动管理流程的再造”。办公自动化系统建设是集团公司信息化建设的一个重要组成部分。机关各部门、各企事业单位一定要充分认识到，加强办公自动化系统的建设与应用是贯彻落实中央、国务院关于信息化工作方针、部署的具体行动，是贯彻落实集团公司建设具有国际竞争力的跨国企业集团这一宏伟目标的实际步骤，是实现规模化管理,促进传统业务流程再造,提高管理水平、增强企业综合实力的重要手段。因此，要从组织、人员、资金、技术等各方面给予充分保障，确保办公自动化工作的健康发展和办公自动化系统的有效运用。

二、要领导带头，在应用上狠下工夫。机关办公自动化及两级电子公文传输系统的正式运行，是集团公司办公自动化的重要里程碑，也是对传统办公方式、办公习惯的一次重大变革。办公自动化是一个系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率越高，效益就越大。在办公自动化系统的建设与应用中，集团公司总部要带头，两级机关要带头，各级领导要带头。各级领导要进一步提高自觉性，增强主动性，带头学会使用办公自动化系统操作流程，带头运用办公自动化系统办公，带头执行电子公文运行的管理规范，要积极鼓励、严格要求本单位员工使用办公自动化系统，做办公自动化学习、使用、推广的楷模。经过一段时间的推广使用，大家熟悉操作后，就会体会到办公自动化给工作带来的便利，喜欢使用它，离不开它。当然有一个过程，希望大家多学习、多实践。从2004年1月1日起，集团公司、机关部门密级以下的下发公文、函，各企事业单位上报集团公司的请示、报告，一律通过电子公文传输系统传送，不再印发和接收纸质文件。

三、加强办公自动化系统的运行维护管理，做到规范化、制度化。在办公自动化及两级电子公文传输系统的运行中，机关各部门、各企事业单位要认真执行集团公司《电子公文传输管理办法》、《机关电子文件运行管理办法》等规定，并结合本单位的实际情况，制定具体的管理办法和工作制度。要按照办公自动化系统确定的工作流程，分解各岗位职责，任务落实到人，确保系统运行有条不紊、前后衔接。要做好基础资料电子化工作，保证系统的正常运行。在电子文件和纸质文件并存时期，要注意处理好两个关系：一是电子文件和纸质文件印制发送形式同期并存的关系，二是电子文件存档和纸质文件存档共存的关系，确保两种介质的文件按照各自的规范要求，不误、不混、不出差错。办公厅要做好机关办公自动化及两级电子公文传输中的协调、沟通和指导工作。经济技术研究中心要做好技术支持和保障工作，确保系统正常、安全、可靠运行。机关各部门、各企事业单位要保证系统运行、使用所涉及的工作人员熟悉系统工作流程、熟练掌握操作方法。同时，要做好使用中各种情况的反馈沟通，发现问题要及时报告，以便调整完善。希望上下各方要共同精心应用，共同支持配合，使这个系统发挥出应有的作用。

四、要认真落实《中国石油天然气集团公司（未上市部分）2003-2005年信息化工作计划》。集团公司机关各部门、各企事业单位要按照《中国石油天然气集团公司（未上市部分）2003-2005年信息化工作计划》（中油计字[2003]485号）中关于办公应用系统建设的工程目标、建设原则、实施内容、进度计划，在现有基础上对本部门、本单位的办公自动化建设进行认真规划、周密部署，按照先易后难、先简后繁的顺序分步实施与完善，使办公自动化系统逐步成为机关工作人员高效、安全的协同工作平台和得心应手的有力办公手段。各部门、各单位在建设办公自动化系统时，要特别注意以下三个方面：一是要通过办公自动化系统建设过程，梳理、优化、改造机关业务流程，简化办事程序，提高办事效率。二是要依托办公自动化系统平台，整合各种业务信息和应用系统，形成综合应用平台，实现信息的集中管理。要特别注意各分系统、子系统之间的衔接，确保信息共享，不再形成新的信息“孤岛”。要尽量采用统一的平台、统一的数据库结构、统一的界面风格。三是要提高系统的安全性，按照国家有关规定建立、健全网络信息安全体系，确保网络安全、信息安全和应用安全。经过2-3年的努力，把集团公司的办公自动化水平提高到一个新的阶段。

同志们，今天机关办公自动化暨两级电子公文传输系统正式启动，只是集团公司办公自动化工作的一个新起点。希望大家积极探索办公自动化工作的新路子，将系统建设及推广应用工作推向一个新的高潮，在提高管理水平、提高服务能力、提高工作效率上发挥重要作用。2004年元旦将至。借此机会，我代表集团公司党组、代表集团公司各位领导，向参加今天会议的同志并通过你们向广大干部职工和离退休老领导、老同志拜个早年。祝大家新年愉快、阖家欢乐、身体健康、万事如意！