Filemanagement(文件管理)（精选10篇）
1.Filemanagement(文件管理) 篇一
一、关于文件生命周期理论
文件生命周期理论由美国学者菲利普·布鲁克斯最早提出, 主要传播于欧美国家, 由各国学者不断丰富, 20世纪80年代引入我国后, 引起广泛关注。其基本内容是:文件从其形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程, 体现了文件生命运动全程的整体性;文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段, 体现文件生命运动全程的阶段性;在不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系, 体现了文件运动阶段内各要素间的内在联系的特点。
二、以文件生命周期理论为指导, 做好涉密文件动态管理
1.前现行文件阶段的管理
前现行文件阶段是正赋予涉密文件现行价值的阶段。在此阶段, 发文单位要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密及其密级具体范围的规定》和《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法》等相关国家规定, 结合事项的性质和特点, 由承办人对文件的秘密等级、保密期限提出具体意见, 经定密责任人审核批准。涉密文件按要求在特定位置标明密级和保密期限, 其制作要在经过保密部门批准的定点部门进行, 制作过程要求在涉密计算机、涉密打印机、涉密复印机上操作, 严禁在接入互联网的计算机上操作, 制作过程中产生的废页、废件及时销毁;涉密文件的发放要根据工作需要, 严格控制并明确发放范围, 认真核对、记录文件份数和发送单位、领取人等有关信息。
2.现行文件阶段的管理
(1) 涉密文件接收。接收文件时, 由专人负责核查密封标志、密级和份数等信息, 对涉密文件作手写登记, 详细、准确记录文件编号、来文时间、来文单位、文件标题、文号、密级、份数等信息, 机密级和秘密级文件除作手写登记外, 还需建立电子档案, 备案留查。
(2) 涉密文件的阅知和办理。文件的运转采用以文件传递人员为中心的辐射式传递方式进行, 即文件批阅人、阅知人和办理人都必须通过文件传递人员进行文件传递, 不得空传、横传, 以免发生文件的失控管理;文件传递人员要严格按照文件批示传递, 严格控制涉密文件的知悉范围, 不得让无关人员阅知涉密文件;绝密文件批阅地点符合相关国家规定, 并实行“双人双锁”管理;阅知类涉密文件阅后尽快退回, 需办理的涉密文件按要求尽快办理, 办结的文件按规定退回或存档。这一环节对涉密文件的安全管控需求高, 对涉密文件流转过程全程监管技术和方案也层出不穷, 如RFID (射频标识) 技术或条码技术的使用。
(3) 涉密文件的复制。原则上, 涉密文件不得复制, 对于机密级和秘密极文件, 确因工作需要, 需要复制的必须经过机关、单位负责人批准, 不得改变密级、保密期限和知悉范围;到经过保密部门批准的定点复制单位进行复制;各定点复制单位要履行登记手续, 复制件加盖复制机关、单位的复印戳迹, 并视同原件管理, 不得再次复制。未经原定密机关、单位或者其上级机关批准, 不得复制和摘抄绝密级文件。
3.非现行文件阶段的管理
非现行涉密文件阶段是指文件现行价值完成, 现行效用消失, 不存在文件生命运动的阶段, 但此时, 涉密文件依然存在继续向前运动的条件。按美国著名学者谢伦柏格提出的“双重价值”理论, 此时, 文件的第一价值 (即原始价值) 正逐渐衰退及至丧失, 第二价值 (即从属价值) 显现。这一阶段要突出涉密文件提供利用、发挥参考价值和凭证作用, 更要作好涉密文件的使用、复制、存放、归档、清退、销毁等操作。
(1) 使用。涉密文件严格控制使用范围, 按照批准范围提供利用。
(2) 复制。确因工作需要, 需要复制的, 按照现行文件阶段涉密文件复制管理办法操作。
(3) 存放。涉密文件资料要选择安全保密的场所和部位, 配备如文件保密柜等必要的保密设备。定期对保存的涉密文件进行清查、核对, 发现问题及时向保密行政管理部门报告;机关、单位工作人员离岗离职前, 需将使用和保管的涉密文件全部清退, 并办理移交手续;绝密级文件必须存放在符合国家保密标准的设施、设备中。涉及绝密级或者较多机密级、秘密级国家秘密的机构要确定为保密要害部门;集中制作、存放、保管国家秘密载体的专门场所要确定为保密要害部位, 按照国家保密规定和标准配备、使用必要的技术防护设施、设备。
(4) 归档。当涉密文件的现行业务价值丧失, 具有档案价值的文件按要求办理交接手续, 移交档案馆。档案馆按照涉密文件保存的环境要求保存, 其保管要体现出既确保国家秘密的安全又便于使用的方针。对于保密期限已满的文件, 一般情况下自行解密;需提前或延长解密的要按有利于国家安全和利益原则及时变更保密期限。
(5) 清退和销毁。需清退的涉密文件, 按上级管理部门时间和操作要求办理清退;无需清退, 经鉴定没有保存价值的涉密文件, 要履行清点、登记手续, 经机关、单位主管领导审核批准后, 送交专门的涉密载体销毁机构销毁。任何个人不得私自销毁涉密文件, 涉密文件销毁实行两人监销。
三、涉密文件动态管理中的薄弱环节的应对策略
1.涉密文件前现行文件阶段
对涉密文件的初稿、讨论稿或征求意见稿等各种文件材料, 要严格按照保密规定定密, 标出密级、保密期限、印制份数和退还时限, 并确定发放范围。禁止多印私留。在文件拟制过程中产生的底稿、校对稿, 文件打印、复印过程中产生的废页、残页, 有保存价值的按相关保密规定存档, 无保密价值的要登记销毁。
2.涉密文件现行文件阶段
一定要注意做到:涉密文件的送转要经过机要渠道, 不可按普通邮件邮寄;对于绝密文件要及时派专人送取, 不可找他人捎带;上级业务部门给下级业务部门发放的涉密文件要通过机要室或保密室, 不可直接下发到下级业务部门;涉密文件不可在各业务部门之间横传, 送转文件时, 承办人要在“收 (发) 文件登记簿”上签收, 寄往外地的涉密文件要按保密规定, 用专用信封封装, 在“机要送 (转) 登记簿”上登记, 填写发文回执, 经机要室或保密室通过机要渠道寄出;举办涉密会议或保密培训, 发放涉密文件要领取人登记签字, 会议或培训结束后, 及时将会议或培训期间发放的涉密文件收回, 如不需收回, 领取人要按保密工作相关规定保管涉密文件。
3.涉密文件非现行文件阶段
涉密文件借阅须经相关领导审批, 按涉密文件等级和阅读范围办理借阅手续, 按保密要求规定归还时限, 不可在个人手中长期存放涉密文件。借阅人要在“涉密文件借阅登记簿”上签字。借阅密件要在归还时限内归还, 归还时认真检查核对文件信息, 办理归还手续。涉密文件复印要经过相关领导审批, 做好登记等相关复印手续, 复印件视同原件保管。涉密文件的销毁要严格审批手续, 对销毁密件逐一登记, 待销文件要按保密规定, 专人护送, 专车押运到指定地点, 并由两人以上监销。
涉密文件是国家秘密的重要载体, 也是各级部门实施领导、开展工作的重要手段和依据, 其所载信息一般都具有准确性、可靠性和权威性的特点, 这些特点决定了它是保密工作的重要对象, 也是窃密者的重要目标, 所以做好涉密文件的管理就显得尤其重要。这是一项防范性、持久性工作, 其功能是潜在的, 隐性的, 其最大成绩就是“确保安全, 不出问题”。文件工作者要明确文件生命周期各阶段的特点, 了解不同阶段保密工作的要点, 严格遵守国家各项保密规章制度, 以实现对涉密文件的全程监管和全面管理, 防止和规避涉密文件失泄密事件发生。
摘要：文件生命周期理论揭示了文件的运动规律。从这一理论出发, 涉密文件生命周期分为前现行文件阶段、现行文件阶段和非现行文件阶段, 探讨涉密文件在各阶段的管理和保密工作要点, 对涉密文件动态管理中的薄弱环节和应对策略进行分析, 才能实现对涉密文件的动态管理。
关键词：文件生命周期,涉密文件,现行价值,管理
参考文献
[1]黄霄羽.文件生命周期理论对机关文件管理的启示[J].档案学通讯, 2003 (5) .
[2]李珍.浅谈文件生命周期划分依据[J].巢湖学院学报, 2003 (6) .
2.脱机文件管理好 篇二
允许使用脱机文件
在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：
首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。
其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。
创建脱机文件共享
一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。
在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。
选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。
当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。
日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。
调整脱机文件位置
在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：
首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。
其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。
返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。
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将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。
解决脱机文件冲突
使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。
这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。
保护脱机文件安全
由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：
首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。
其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。
如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。
集中管理脱机文件
为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。
首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。
其次要让隐藏的脱机文件显示出来。在Windows 7系统的资源管理器窗口中，依次选择“组织”|“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹和搜索选项对话框，点击“查看”选项卡，打开如图6所示的选项设置页面，取消选中“隐藏受保护的操作系统文件”选项，同时将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，确保后保存设置操作，这样就能正常访问脱机文件夹中的内容了。
下面添加脱机内容到Windows 7系统的“脱机文件”库中。打开系统资源管理器窗口，找到需要添加的脱机文件夹，用鼠标右键单击之，选择右键菜单中的“包含到库中”|“脱机文件”选项，就能将目标内容添加到脱机文件库中了。日后，通过Win7系统库功能，就能高效地访问和管理脱机文件了。
3.电子文件管理探析 篇三
一、电子文件的鉴定
电子文件在归档之前, 要进行认真的鉴定。电子文件鉴定的目的主要是判断文件价值, 区分原件与复制件。档案部门所保管的电子档案, 应当是电子文件的原件或真实的电子文件, 否则, 电子档案就失去了凭证价值。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人, 使之与原件相区别。此外, 还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。
二、电子文件的归档
鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号, 确定文件的保管期限, 打印出文件移交目录, 以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式, 有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号, 以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作, 然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件, 并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存, 重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名, 以示负责。
三、电子文件的保管
1. 温湿度对电子文件的影响。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。在温度过高或过低的条件下, 光盘等磁性载体易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存电子文件的理想温度为16℃~20℃, 相对湿度为40%±5%。
2. 灰尘对电子文件的影响。
灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指磁盘、磁带、光盘表面的污染、划伤, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘中的霉菌、霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 因此, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。
3. 外来磁场和机械震动对电子文件的影响。
外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。因此要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。
4. 光线和有害气体对电子文件的影响。
有害气体和光线特别是紫外线, 对电子文件的破坏力更大。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基、带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 影响磁性记录信息的读写效果。
四、电子文件的保护
4.管理散乱的临时文件 篇四
为临时文件添加库管理
其实，只要用好Windows 7的库功能，就能很好地管理临时文件，查找、删除、定位完全不是问题。比如针对最容易引起混乱的QQ接收文件夹，添加一个temp库，这样就可以直接在库中汇总查看多个临时接收文件夹下的文件有哪些了。要创建一个临时文件专用库，需要如下操作。
Step1：启动库。在Windows 7系统中，依次点击“开始菜单/搜索程序和文件”，在搜索框中输入“库”，就会出现和“库”有关的搜索结果。点击“程序”中的“库”图标（如图1），即可进入库的管理界面。
Step2：新建临时temp库。在库的界面中，默认没有临时文件库，需要新建一个。点击“组织”旁边的“新建库”按钮，将这个新的库命名为“temp临时文件”，确定即可（如图2）。
Step3：让库包含需要管理的临时文件夹。新建好的temp临时文件库默认状态是不包含任何文件夹的，接下来点击这个库，选择“包含一个文件夹”，可以为库添加需要的临时文件夹。本例中是将QQ中的临时文件夹添加进去，例如“C：＼Users＼Administrator＼Documents＼Tencent Files＼2******9＼FileRecv＼”，这是以QQ号码命名的文件接收临时文件夹。然后再在左侧库列表的“temp临时文件夹”中右键点击“属性”，点击“包含文件夹”，添加其他临时文件夹，“确定”即可（如图3）。
最后，经过索引之后，在temp临时文件夹库中就可以看到刚才添加的文件夹下全部的临时文件了。
5.虚拟 让文件管理超方便 篇五
库让windows7文件好好分类
Windows 7系统中要想统计查看某一类型的文件夹，无需将所有文件移动到同一目录，也不需要移动任何文件物理位置，使用“库”功能来分类文件，多媒体文件的资料就可以随时查询了。
打开任意的资源管理器窗口，在左侧就可以看到库。默认有视频、图片、文档、音乐等四个库，各自管理所属类型的文档。对于不同类型混杂保存的情况，可以新建“常规项”属性的库管理。库的属性可以修改，在查看库属性时选择“优化此库”即可。
工具让WindOws XP文件好好分类
Window 7有库的功能，但是在Windows XP里没有库的功能，如何才能在Windows XP里为图片、音乐、视频、文件建立连接索引呢?当需要管理时，可以通过对索引的管理来实现对文件的管理。
ACDSee管理图片最轻松
ACDSee可以利用分组、标签来达到对图片的管理。
点击“视图／选择性浏览”打开“选择性浏览”面板。在“文件夹”面板，选择的文件夹可添加到“选择性浏览”面板的“文件夹”条件中；在“归类”面板和“日历”面板选择标签和时间，往“选择性浏览”面板添加“标签”条件和“时间”条件即可。
WindOW Media Player影音管理最擅长
WMP10(本文将Windows Media Playcr简称为WMP)可以对媒体库进行智能更新，一旦文件夹中的媒体文件发生了改变，媒体库的相应信息会自动更新，完全不用手工干预。WMP10会自动包含作者、作曲者、唱片集、流派等信息。
创建媒体库
安装好WMP10后，通过搜索计算机中的文件夹来创建媒体库。依次点击“文件／添加到媒体库／通过搜索计算机”，打开“通过搜索计算机添加到媒体库”对话框(如图)。
在“搜索位置”下拉列表选择搜索媒体文件的位置。如果希望从特定的文件夹添加文件，可在“查找范围”中键入特定文件夹的路径。点击“搜索”按钮即可将文件信息加入到媒体库中。
自动监视文件夹更新
媒体文件总是在不断变化的，常常要增加新的文件，原来的文件也时常移动位置或更改名称，如果手动更新媒体库就太麻烦了。如何才能让WMP自动监视文件夹，实现自动更新媒体库呢?
6.电子文件管理的思考 篇六
关键词：电子文件管理,思考
电子文件是一种通过电脑进行操作、传输或处理的文件, 电子文件成为档案后, 其法律效力如何保证, 数据库联网后文件的收集、归档工作是否还要存在等问题, 需要档案工作者进行研究。
一、电子文件管理的现状
电子文件管理面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保, 归档后的电子文件, 面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。
1. 电子文件认识上的误区。
很多单位在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性, 大多数单位领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴, 尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值, 尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 在推进电子文件管理的过程当中, 仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍, 无法真正推进和实施科学的电子文件管理。
2. 缺乏健全的归档管理制度。
良好的管理制度是单位日常经营有序进行的保证, 也是扩大经营规模的基本条件。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度, 也没有先进的管理方法, 使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低, 这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障, 而且影响了电子文件的使用。
3. 电子文件归档方法不当。
电子文件是在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录, 在数量上, 没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件, 电子文件处于严重的流失状态。
4. 归档程序不明确。
目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确, 存贮载体也存在安全问题。有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性, 把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上, 这样, 一旦信息系统出现问题, 电子文件就会遭到破坏, 甚至全部丢失。
5. 缺乏电子档案管理技术人员。
电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法, 又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。目前的文件管理人员大多是兼职的, 虽然计算机水平有的比较高, 但系统受过档案管理知识培训的几乎没有, 对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对, 导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。
二、电子文件管理的对策
1. 电子文件的归档。
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件, 确定档案属性后, 从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。确定电子文件的归档范围是归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键。机关、企事业单位、团体在工作中形成的, 有保存价值的电子文件都要整理归档, 列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求, 确保电子档案的齐全与完整, 为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。电子文件的归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档, 可视其具体情况而定。
2. 采用有关技术措施。
采集背景信息和元数据, 在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据;在电子文件上进行光笔签名的技术;消息认证, 比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度;身份验证, 最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。
3. 电子文件的归档管理。
电子文件归档, 是将应当归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机的存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法是不同的, 对网络环境下生成的大量的业务电子文件, 宜采用备份的方法, 在网上进行, 但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明, 必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
4. 提高电子文件及时修改的方法。
设计人员自觉主动对电子文件进行修改, 同时设计单位本身, 仍应及时更改电子文件。明确电子图像与纸质必须同时修改到位, 便是在日常工作中加强设计人员对电子图纸准确性的行为养成。增加电子图纸的法律效率就必须加强电子版与纸质内容的高度一致, 而这必须依靠相应的规章制度与设计人员的自觉性来实现, 且设计单位应有其专用系统将其内容所有电子文件及其修改版集中统一管理。增加纸质与电子文件的准确性和实时性。
5. 建立适合磁光介质保存环境。
7.归档电子文件管理浅论 篇七
一、归档电子文件的特点
其一, 归档电子文件信息与载体可分离性。基于此, 归档电子文件就可以应用多种载体进行拷贝到各种电磁载体上进行外传和初步的保存, 也可以转移到纸质载体实现分离。其二, 归档电子文件信息的易变性, 表现在归档电子文件非常容易在电脑上进行改删作业。这就需要电子文件理论研究人员, 通盘考虑如何寻找有效方式方法将归档电子文件变成不易改变的状态, 其保存才具有价值。其三, 归档电子文件信息的流动性。表现在归档电子文件通过网络非常容易实现远程传送, 而且速度快, 流动性能强。归档电子文件的这一特性, 可以帮助归档电子文件利用者实现远程查档, 也便于档案馆开展归档电子文件的对外服务工作。其四, 归档电子文件信息难以维持永久存取的特点。归档电子文件由于存在可变性和不稳定性, 直接造成归档电子文件的难以持久存取。因此, 从事归档电子文件信息管理时一定要注意不断更新储存的方式, 结合归档电子文件利用手段的更新而及时调整存取模式。
二、纸质与电子形式共同储存的必要性
根据对归档电子文件管理的最新调查研究发现, 归档文件材料的形成是在办公计算机系统中生成, 但最终还是以纸质文件的形式签发加盖单位公章下发和最终归档, 绝大多数单位并没有实现无纸化办公。按照传统的办文习惯, 还是走纸质文件传统的流程, 只不过是打印稿替代了手写稿, 同时电脑里可随时保存着打印稿的电子文档的存储, 方便进一步修改和完善。因此, 在一段时间内纸质与电子两种形式储存档案还是必须的。值得注意的是, 有些归档电子文件是无法转换成纸质文件来保存的, 这类归档电子文件储存的形式只能以电子载体这种形式保存, 而无法转换为纸质载体的形式来保存。
三、归档电子文件需鉴定以保证真实可靠性
为了确保归档电子文件的真实性, 对归档电子文件必须进行真实性鉴定工作。从目前归档电子文件接收情况来看, 一般归档电子文件都是以打印稿的形式并加盖单位印章完成的。虽然如此, 其过程就缺乏原纸质文件形成过程中各种各样的能反映文件形成过程的各种痕迹, 它的真实性就存在疑问?因此, 解决这一问题的有效措施之一, 就是将文件形成过程中能反映领导签署意见和文字修改打印稿附在正文后面作为附件, 这样和原来传统的文件形成过程就有类似的地方, 只是正文没有痕迹, 但有了附件就不一样了, 可以证明归档电子文件的真实性。归档电子文件电子载体形式, 也需要进鉴定, 排除人为修改和归档电子文件不是最终定稿的情况, 以保证电子载体的归档文件真实可信。
四、归档电子文件的储存
归档电子文件增加了馆藏档案的存储形式, 因为归档电子文件是电子形式, 不是纸质形式, 在档案馆保管时的储存形式有光盘、硬盘和计算机本身都可以储存归档电子文件。由于以电子载体保存的归档电子文件, 都存在不稳定性这一影响归档电子文件安全保存的因素, 因此, 要特别注意异地备份和馆藏归档电子文件的多种载体保存并存。并且, 归档电子文件不论何种载体保存, 都需要严格按照电子文件安全保管条件存放, 如放置在防磁柜等专用电子档案保存设备中。归档电子文件储存, 还必须考虑到归档电子文件存储后的读取问题。因为, 随着计算机技术的发展, 设备的更新换代, 载体和储存设备不断被更新和淘汰, 这就需要我们不仅考虑当前科学技术水平下的读取, 也要考虑在未来很长时间以后, 最新型的读取设备是否还能读取原来的档案数据。
五、归档电子文件的利用
8.电子文件归档管理问题探讨 篇八
【关键词】电子 文件 管理 探讨
【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0340-02
一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题
国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。海东地区：上世纪90年代以来，办公自动化发展非常之快，给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告：2006年调查，中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各类电子文件近2亿份，文件格式有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。
由于海东地区信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但与实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。
（一）电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集
长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。
在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交，要么就是简单的系统自动转存。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。
在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。
（二）电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量
电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量，即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下，很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性，这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。
（三）电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存
长期保管具有凭证价值的电子文件，使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分，还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响，因此，电子文件管理强调全程管理和前端控制。
从前端看，关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此，从这个角度说，电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据，在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证，自然也就无法满足电子文件管理的需要。
从后端看，我国电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是，31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性，足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。
（四）电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用
归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失，而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。
长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。
（五）电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平
电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。电子文件管理系统根据使用主体的不同，分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准，对电子文件管理系统的建设科学的指导，因此，现存系统（或模块）在功能上差异较大。
由此可以得出，电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、发布平台，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设，不但耗费大量的人力物力和财力，而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。
二、加强电子文件归档管理的对策
多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：
（一）转变观念，加深对电子文件归档工作重要性的认识。目前在各个机关档案管理中，电子文件归档是一个新事物，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关，所以应在以实物文件归档的基础上，积极探索电子文档管理的有效途径，保证电子文件的归档质量。
（二）注重电子文件的日常管理，为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理，按照国家行政公文处理细则的要求，起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料，以备后查。另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。归档电子文件要进行多份备存，以便于归档保存和对外提供利用。
（三）制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中，不便于电子文档的统一和规范管理。需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。
（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档。在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。
加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践工作的基础上，形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准，共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高。
参考文献
[1]《CAD电子档案管理实务》赵卫国等编著
[2]《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编著
[3]《北京档案》2002年第11期
9.政务电子文件管理研究综述 篇九
一、电子文件管理存在的问题分析
政务网就是政府部门利用网络和现代通信技术,在公共计算机网络上有效地实现行政、服务及内部管理等功能,在政府、社会和公众之间建立有机服务系统的集合[2]。政务网产生的大量电子文件具有信息与载体的可分离性、信息的易变及不稳定性、信息对设备的依赖性等特点,加之在制定和使用上的规范性、法定的效用性及其对国家和社会的重要性等方面与其他电子文件有很大的不同[3]21,因此,政务电子文件归档和管理的方式应嵌入电子政务系统之中,注重与业务系统的衔接、整合[4]86,实行文档一体化管理与全过程管理等方式,并采取多种措施确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性[5]。
虽然目前我国对政务电子文件还没有统一的系统负责收集、鉴定、整理和保存,致使很多宝贵的政务信息资源流失,留存的电子文件部分因不断修改补充,其鉴定、管理难以定论[6]122。此外,各部门网站之间各自为政、条块分割的情况普遍存在,档案管理和政务系统不兼容,电子文件归档管理体制不健全[7],同一职能不同级别和同一级别不同职能部门之间形成“信息孤岛”[2],难以形成整体合力与优势,政务系统功能和现代化应用设备得不到充分发挥[8]。
电子文件与纸质档案备份与管理的“双轨制”在产生大量重复工作的同时,也使部分人员电子文件管理理念陈旧落后[9],致使电子文件和档案管理存在一定的脱节[10];电子文件在生成时不能及时保存,电子文件的真实性、连续性、完整性和长久性难以保证[11]。此外,由于各组织、机构不同程度地存在着电子文件归档方法不恰当、管理方法不科学、管理制度不健全等问题,给电子文件的有效管理和共享带来严重风险和隐患[12]194。
二、电子文件归档方式与途径研究
近年来文件形成者和档案管理部门都积极致力于电子文件管理模式的探索。电子文件何时归档、如何归档、现行电子文件管理机构是否设置、如何设置等问题争论不断。目前国内研究者对政务电子文件归档方式与途径观点不一。如有人认为应建立电子文件归档专用网络[13]338,而更多研究者认为应由计算机与信息管理部门统一协作,在政务网中嵌入电子文件归档与管理功能,或者开发跨系统中间软件,与政务系统挂接[14]308。
此外,国内学业和业界积极探讨电子文件中心建设。电子文件中心是基于政务网建立的通过在线采集政务电子文件,并进行实时追踪、管理维护、提供网上发布利用,最终通过与数字档案馆接口实现政务电子文件有序归档的新的电子文件管理系统[2],其基本功能包括电子文件的接收、审核、发布、保管与管理[15]。学界对政务网中的电子文件中心的技术模式,如系统模型的构建、中心架构、运行流程、运行环境、安全保障等给予较多关注和研讨[15],目前国内电子文件中心建设一般都以档案部门为主体,依托于本地政务网构建,以数字档案馆建设为最终目标。现行的电子文件中心一般借助第三方开发的管理软件,各自为政,运作模式也不尽相同。
我国长期采用将纸质文件和电子文件同时归档同时的“双轨制”模式。由于目前两者无法完全替代对方,为此“双套制”管理一时难以废除[12]194。随着电子文件管理系统开发和技术运用的日渐改进和成熟,“双套制”管理造成的资源浪费和成本增加的问题也日渐突出,为此,不少学者建议考虑电子文件和纸质文件归档适时合一或简化[16]101,加快推动我国电子档案管理单轨化,逐步全面使用电子文件,减少纸质资源和其他资源的浪费[17]。
三、电子文件管理质量控制研究
政务电子文件因其内容的易变性、传播存贮载体的多样性和流传痕迹不确定性等因素,其质量控制相较纸质文档更为困难,关于电子文件的真实性、完整性和可用性等保障措施一直是国内学界研究的重点。现有研究成果中普遍认为应制定严格的归档制度,对电子文件的归档时间、归档范围、归档要求予以明确,电子文件归档与管理实现标准化管理[10]。对整个电子文件管理流程进行梳理,在注重电子文件生命周期全过程管理的基础上,强调控制手段提前至电子文件形成之时进行“前端”控制,以确保电子文件的真实性、完整性和可读性[9],把在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在同一阶段实现,并由档案机构监督整个文件管理流程,保留电子文件原始信息以严格控制电子文件质量[18]166。
四、电子文件的安全性保障研究
在电子文件的传递和存贮过程中,加强安全性保护是实现电子文件管理和利用的基本保障。在政务电子文件的安全保护上,一般认为遵循 《信息安全管理实施细则(ISO1/IEC7799)》,主要通过物理保护、技术保护和管理保护三方面入手。关于电子文件的物理保护,要正确选择电子文件的归档方法,采用网络移交,利用光盘等耐久的载体进行存贮,以提高归档电子文件的保存寿命[16]168。此外,定期对归档电子文件进行检查、转载,同时还要做好传统的非计算机检索工具,以备不时之需[9]。关于电子文件的技术保护,首先要建立一个崭新而不失特色的电子档案体系,以保证政务电子文件管理的稳定性和可靠性[19]。其次,采取防火墙技术、防病毒技术、漏洞检测技术、入侵检测技术、数据加密等技术手段对于电子文件数据进行科学控制,防止电子文件随意篡改、伪造和非授权泄露,必要时采用数据异地备份[2]。三是关于电子文件的管理保护,建立操作者的身份识别与访问权限的控制,设置操作日志,防止对电子印章、数字签署非法使用,四是采用身份识别技术,强加对不同人员、不同级别信息访问的控制,实现政务电子文件管理使用的规范化[5]。禁止利用电子政务网络传送个人消息,禁止使用电子政务网络系统做违反公共利益与部门利益的通讯[20]。
五、电子文件管理系统建设研究
狭义的电子文件管理系统是指具备文件管理各种要求的信息系统(软件)[21],广义的电子文件管理系统是指以电子文件管理软件为核心的,包括所有与文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等因素在内的文件管理体系[22]。目前政务电子文件管理系统研究主要集中在对电子文件管理系统的技术研发和已有案例的运用介绍两大内容。关于电子文件管理系统技术研发研究,主要包括管理系统基本问题、管理系统功能需求、管理系统安全性、管理系统测试评价等方面的研究。从业务系统角度看,电子文件管理系统可采用独立式、嵌入式、整合式、互联式(联合式)四种建设模式[23]。对于电子文件管理系统的功能需求的研究内容主要涉及需求分析、功能要素、需求规范定位、元数据方案等问题[21],有学者还结合实际,对电子文件管理系统功能需求标准进行了专门探讨[24]。此外,国内学者还针对电子文件管理系统的技术设计,如元数据方案、体系架构、技术运用等方面开展研究[25],为电子文件管理系统的成功研发提供较为丰富的技术参考。
目前,关于基于政务网的电子文件管理系统建设角度一般分为用户引导型、厂商引导型和上级主导型三种[23],分别通过政务外网和内网管理政务电子文件。如广西电子政务外网业务信息和电子文件交换系统由策略管理系统、交换服务系统、过程管理系统、责任管理系统、站点管理系统和负载均衡设备组成,为各政务部门信息和文件交换提供平台[26]。而舟山市档案局推出的基于政务网的电子文件管理系统,在用户端安装了C/S分布式终端,将用户从信息管理模式中脱离出来[27]。此外,还有杭州市电子文件中心电子文件管理系统、淄博市电子文件在线归档管理系统、浙威档案管理系统、光典电子文件归档及管理系统等一些已经研发成功或正在使用的电子文件管理系统,虽然部分系统存在功能欠缺、质量不高、衔接不够、保障不足等问题,但仍在当地的政务电子文件管理中发挥着积极的作用,同时也为我国政务电子文件系统开发的不断完善提供了有益的借鉴。
10.Filemanagement(文件管理) 篇十
关键词:电子文件;纸质文件;同步归档;管理模式
中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)29—0119—02
在充满希望和挑战的21世纪,随着经济、科技、社会条件和外部环境的深刻变化,档案工作遇到了许多新情况、新问题,档案工作要如何应对新形势的挑战,是摆在档案工作者面前的一个严竣课题。信息技术和通信技术的飞速发展,各种信息处理新技术、新设备的大量应用,正悄悄改变人们的思维方式和工作方式。它的影响也渗透到档案工作中,使现阶段的档案工作发生了深刻变化。采用高新技术不仅是提高档案工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势,自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。
一、电子档案、纸质档案长期并存
目前,在各机关企事业单位中形成了电子和纸质两种文件,其中有些文件只有纸质形式,它是传统文件——档案管理模式的产物;有些文件只有电子形式,如各种类型的数据库文件等;也有些文件同时以两种形式存在,在同时保留两种文件的单位中,将两种文件双双归档形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案采取不同的管理方法:对于纸质文件按照传统的做法将其归档案保存,使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份;对于各种电子文件则用新的理论、新的方法进行管理,通过实践积累经验,为档案机构规范化管理电子文件—电子档案奠定理论和实践基础。这种纸质文件、电子文件同时归档、同时进行管理的模式,我们称它为档案管理的“双轨制”。
“双轨制”形成的原因大体有两种情况:一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,其主要目的在于改进利用和改善保护。在档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的,它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面数字化文件也有很大的优越性,根据目前的技术水平,为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件,而且复制一次,质量就下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,甚至获得比原件更好的质量。专家们认为,“对于许多正日益腐朽的信息载体来说,唯有数字储存才能够做到信息保存数千年而不失真。”在客观上就形成同一档案以不同介质保存,以两种不同的方法管理的“双轨制”管理模式。另一种情况是将计算机生成的电子文件转换成纸质文件,用以“生效”,履行文件功能或仅仅是用以保存。这种“慎重”是完全必要的,档案工作者必须对历史负责,尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在证实电子文件的证据性、长久性之前,不能轻易放弃传统的文件形式,这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”,以此构建一个新的信息系统,可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。于是就又形成了电子文件——纸质文件的双轨制。
双轨制带来的直接影响是需要分别建立两套管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系,在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。但要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,并方便利用。
双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象,可以预见,这种模式将持续相当一个时期,原因之一:电子文件——电子档案管理规范的建立还需要广大档案工作者进一步探索、总结、建立,这需要一个过程。这个过程长短,不但取决于档案人员的不懈努力,而且取决于国家以至企事业单位对人力、设备的投入能力,取决于整体发展的水平。原因之二:由于电子文件的易更改性,电子文件——电子档案的真实性、凭证作用从技术上还需要进一步完善。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案,但硬拷贝仍将是一个安全的备份形式。纸质档案的数字化则为档案的利用、档案保护开拓了更广阔的天地。多种介质档案并存的状况将长期存在。
二、纸质、电子档案同步并行管理
“双轨制” 同步并行管理的确切含意是:在继续坚持纸质档案管理的操作流程的前题下,积极地开拓、建立电子文件——电子档案的管理流程。为此,我们制定了《电子文件的收集、归档的有关规定》,对电子文件管理、利用作了相应的要求。
1.归档范围。对于电子文件归档范围的规定,是电子文件归档以至于今后电子档案管理的关键环节。这是由于电子文件——电子档案有着与纸质文件——纸质档案截然不同的特点和属性。纸质档案的直接性,决定它不用任何中介物。人们可以在书写载体上直接输入信息,也可以直接读出信息,并理解它的意思。
电子文件是人们操作计算机过程中生产的,它是若干数字化码(01码)的组合,烦琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。因此在电子文件归档时,对产生电子文件的硬件平台的说明是必不可少的。
电子文件的产生,不但要靠硬件平台支持,还要靠软件平台支持。所谓软件平台包括操作系统和生产电子文件的应用系统。档案室对本地区、本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份。同时对于特殊的应用系统生产电子文件在电子文件归档时应一并归档保存。
2.归档。电子文件的归档基本上有两种方式,一种是介质移交,另一种是网络移交,介质移交方式是指机关各部门将本部门工作中形成的电子文件转存在某种存储介质上,上交档案室保管。网络移交则是各部门通过网络传输文件向档案室移交。为了慎重起见,目前我们采取的方式是软盘归档。每年按纸质档案归档时间,各部门同时向档案室移交归档电子文件软盘。在电子文件归档过程中,各部门要按电子文件移交目录及有关说明归档,主要内容有:盘号、电子文件题名(实际文件名)、电子文件机读名、发文号或图纸号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称及版本号。
3.电子档案管理与利用。在电子文件归档后由档案室写入硬盘,在局域网中进行整理后写入光盘进行保存。在双轨制的情况下,要在电子档案与纸质档案之间建立必要关联,使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下,又存在着一条联系纽带。
加强电子档案的转换工作,如果说档案馆(室)对不同时期、不同版本的操作系统应用系统软件还有可能保存,但对不同硬件平台即不同型号的计算机都进行保管,则是不可能的,否则档案馆(室)将会成为计算机博物馆。因此,对于档案工作人员,在电子档案管理工作中,大量的、经常性的工作是数据的转换工作。这种转换工作主要体现在把数据从低平台(硬件平台)向高平台转换,不同版本间文件格式(软件平台)向统一文件格式的转换。
三、在“双轨制”时期档案工作的任务
纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存的机制将存在相当一段时间,但这个时期延续的时间长短,不完全取决于档案工作者的主观因素,还要受信息技术、计算机技术、网络技术发展的影响,受本单位、本地区办公自动化发展水平的制约。因此,这段时间对档案工作者而言,不是宽松而是紧张。档案工作者要抓住这个契机,完成大量的工作。
进一步明确档案馆(室)在电子文件管理中的地位,从法律上赋予档案馆(室)转化电子文件为电子档案的职能。当前,国际、国内档案界对电子文件——电子档案收集、管理、利用的重视程度越来越高,业内人士在理论上、实践上也总结出一套电子文件——电子档案收集、管理、利用的理论和方法。但是,档案机构利用计算机管理档案和档案机构管理电子文件——电子档案这是两个不同的概念。前者在档案系统内部即可完成,后者则涉及到信息产业、专业技术机构,它需要国家立法机关在档案和信息的法律中作出相应的规定。
在“双轨制”时期要加快电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度的制定和完善工作。1998年初,我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,在征求意见的同时,先后在上海市政府、杭州市政府、云南省政府、国务院秘书局等单位办公自动化系统中进行试点工作。这些标准草案的出台,对档案界管理电子档案无疑是个极大的促进。但是,各地区、各企事业单位如何根据“标准”的原则、思路,建立完善本地区、本单位的实施办法和制度,对于广大的电子档案的具体管理者又是刻不容缓的。
积极培养复合型人才,建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理,否则就根本无法介入文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计,当然也谈不上充当电子文件的合格管理者。
总之,纸质、电子档案同时并存将是长期的,但在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。“双轨制”管理不是目的,只是一种方法,我们的最终目的是接受时代的挑战,建立具有现代化水平的电子档案馆(室)。