政府采购中心档案管理制度

政府采购中心档案管理制度（精选11篇）

1.政府采购中心档案管理制度 篇一

档案管理制度

为加强办公室档案工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为办公室各项工作服务，特制订本制度。

一、档案管理体制和职责范围

1.档案管理体制

(1)办公室的档案管理按分级管理的方法进行，在办公室主任的领导下，由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。

(2)办公室建立科学的档案管理网络，各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。业务上接受档案室的指导。

(3)档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。2.职责范围

(1)机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室，职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。

(2)办公室由分管副主任具体负责档案工作，机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。(3)各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确。

二、归档制度

1.归档范围的保管期限

(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案，均属归档范围。

(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分长期（三十年）和短期（十年）两种；会计档案保管期限的种类也分为永久和定期，定期有暂存、十五年和二十五年。(3)凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2.归档时间

实行归档制度：办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内，由相关科室负责人审定后，向机要档案室移交。3.归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。(3)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。(4)各科室要把归档文件材料，经整理后向机要档案室移交。

4.归档手续

(1)凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。(2)向机要档案室移交时，必须做好交接手续。

三、档案的利用

1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。

2.非办公室人员或其他单位查阅档案时，需经领导同意方可查阅。并不得擅自扩大查阅范围。

3.查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

4.阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注；不准剪裁档案。

四、档案保管制度

1、机要档案室实行专人管理，确保档案完整与安全。

2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。

3、档案室严禁吸烟，不存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。

五、档案保密制度

1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度，认真做好档案保密工作。

2、查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

3、查阅机要文件、会议记录等档案，须经本单位领导批准，不得擅自扩大查阅范围。

4、凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。

六、档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行，不准由个人随意鉴定、销毁。

2、销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续，未经批准，不得销毁。

3、销毁档案必须定由两人以上负责，并在销毁清册上注明销毁日期和签名。

七、档案人员岗位职责

1、服从主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及主任交办的其他任务。

2、机要档案员负责做好机要文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

3、通讯员要积极配合档案人员的工作，把需要领导批阅的文件及时、准确的送到领导办公室，待领导批阅完毕后及时交由机要档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

2.政府采购中心档案管理制度 篇二

一、政府采购档案的内涵和重要性

1、政府采购档案的内涵

政府采购档案是反映政府采购活动过程及各项决策的重要记录, 是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中保存的记录, 通常以文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同载体存在, 可以保证政府部门进行公开、公平、公正的采购。

2、政府采购档案管理工作的重要意义

政府采购档案的管理工作是政府加强采购监督管理、强化内部管理和规范采购行为的一项非常重要的基础工作。不仅为政府采购的统计分析、总结经验教训、降低政府采购成本、节约财政支出、接受监督检查、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据, 做好政府采购档案管理工作有利于规范且优化政府采购行为, 提高政府采购资金的使用效益, 维护国家利益和社会公共利益。

二、我国政府采购档案管理工作存在的问题

1、管理意识有待加强

我国的政府采购档案管理工作总体来说是滞后于政府采购活动的, 是十分薄弱的一个环节。一些地方政府还没有认识到采购档案管理的重要价值, 有的政府采购部门没有专门档案库房甚至没有档案橱柜。由于缺乏一定的管理意识, 一些政府部门也没有健全和认真执行政府采购档案管理制度, 经常出现没有对采购档案进行及时整理装订, 随意拆封, 散失损坏, 等不良情况。同时, 档案管理人员对于采购档案的记录也不够细致, 参与投标的供应商概况、在激烈的竞标过程中各供应商的承诺情况甚至常常无据可查, 给采购工作带来了不利影响。

2、现代化管理水平较低

随着改革的不断深化、法制的不断完善, 对政府采购的要求也越来越高, 改革落后的管理体制, 实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购, 形成了规模的集中采购。而政府采购档案传统的管理模式很难适应政府采购工作的快速发展, 采购档案利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。因此开展档案信息化, 进行适当的组织机构调整、业务流程重新定义、管理方法逐步改变、档案数据重新整合是非常必要的, 也是迫在眉睫的一项工作。政府采购档案需要采用全新的现代化管理, 即业务操作规范化、流程处理专业化、信息集成体化、服务利用网络化。

3、管理人员水平有待提高

采购档案管理人员的管理水平是制约采购档案管理进程的关键因素。他们不仅应该具备档案管理知识和技术, 还要熟知采购工作的流程和规范。然而在一些地方政府的档案机构往往存在档案管理人员技术水平较低的问题, 非专业人员比例大, 不注意引进高层次专业人才和计算机专业人员。从事采购档案管理的工作人员绝大多数没有经过严格的技术训练, 对信息设备的功能和操作知之甚少, 运用先进技术进行档案管理工作的能力普遍较差。

三、政府采购档案管理工作的优化对策

1、提高采购档案管理意识

争取领导重视是优化采购档案管理的重要保证。政府部门的相关领导要将这项工作纳入单位管理工作的议事日程, 在人、财、物等各方面提供必要的支持。搞好档案工作不仅关系到档案主管部门, 更是关系到整个政府甚至全社会的发展。因此, 我们应该高度重视政府采购档案工作, 要把政府采购档案工作列入政府采购工作的重要议事日程, 通过学习与广泛宣传, 增强相关政府机构的档案意识和法制观念, 从《政府采购法》、《档案法》和各级有关部门档案管理工作的要求出发, 致力于完善采购档案工作各项制度, 逐步使档案工作规范化、制度化, 形成人人重视采购档案, 支持档案并自觉地维护采购档案工作的氛围, 树立政府采购档案建设与管理工作重要性的观念。

2、完善管理人员的综合素质

档案事业的发展离不开高素质的管理队伍。档案管理人员的信息化技术水平是实现采购档案先进管理的组织保证。要优化政府采购档案就需要培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。政府的采购档案管理部门可以通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式, 对采购档案管理人员进行计算机操作技术和政府采购业务知识的再教育, 同时加强对这些档案管理人员的思想政治教育和职业道德教育, 要求档案管理人员熟练掌握基本的操作技能, 具有爱岗敬业、认真负责的精神, 能在工作中充分调动和运用专业知识和信息技术手段, 并且不断地更新知识, 提高业务能力, 对采购档案信息实施科学管理与有效的开发利用。

3、加快采购档案管理信息化

伴随着社会的发展, 信息技术成为信息社会科技发展的核心, 因而应用广泛且发展迅速, 其发展为政府采购档案管理的现代化提供了科技保障和完备的资源。政府采购档案的信息化建设可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。因此, 政府采购档案管理应该对原有的档案学科体系进行充实和完善, 以先进的计算机技术、网络技术为依托的现代档案管理理论实现信息化的档案管理体系, 充分利用现有的信息管理和办公自动化系统, 引进信息技术的成果, 加快档案管理知识结构的变革, 大力开发档案信息资源, 把档案的潜力通过档案信息的输出充分发挥出来, 把上下各个层次和各专业办公自动化等都纳入统一的档案数字化系统管理之中, 实行集中统一管理, 发挥信息技术的优势, 保证档案管理工作顺畅, 促进档案管理工作水平的提高。

四、结语

在政府采购档案管理工作中, 管理人员要立足于《中华人民共和国档案法》和《政府采购法》中有关档案管理的要求, 严格执行国家归档、管理、利用等方面的政策, 深刻认识到采购档案的重要价值, 自觉自发的提升自己的综合素质, 积极运用先进手段来优化政府采购档案的管理工作。

摘要：只有完善采购档案的管理工作, 才能形成完整、科学的档案资料, 从而全面而真实的记录和反映政府采购的整个过程。因此, 本文从政府采购档案管理的重要性出发, 分析了档案管理工作问题和优化措施。

关键词：政府采购,档案,管理

参考文献

[1]王玉芳:《档案管理改革趋势探讨》, 《山东教育学院学报》, 2005 (2) 。

3.疾控中心档案管理实践 篇三

近几年来，公共卫生问题、传染病、人畜共患病的频率越来越高，为疾病控制中心的档案管理迎来了新的机遇和挑战。为了顺应当前的形势，一定要强化档案基础建设，将档案管理模式进一步稳定，将档案的管理范围进行统一，将档案的处理过程进一步规范，以便促进档案的信息化建设。

一、档案管理对疾控中心的作用

疾控中心是政府创建用来进行国家级别疾病预防控制以及公共卫生技术管理的公益型事业单位，它的责任是透过对疾病进行预防控制，打造健康的生活氛围，进而完成维护社会稳定、保障国家安全、提高百姓健康的重任。

疾控中心的创建对于国家和百姓都有着较为深远的意义。医疗物资在采购、应用、储存上都影响到疾控中心的自身利益，所以，档案管理的规范化、标准化对疾控中心而言十分关键。只有将档案管理规范化、合理化，才能够有效降低财务的支出，有利于监督和管理，有利于合理运用医疗物资，从而降低损失和浪费，预防发生损坏集体利益的问题。疾控中心的档案管理需要对采购进行规划，以确保能够正常供应，充分运用，合理储存，杜绝浪费，严格管理财务，创建出公正、完善、合理、规范、标准的操作流程。

二、主要方法

完善组织，明确工作内容。近几年来，在加大疾病控制工作的同时，也把档案管理工作提到日程上来，同其他工作一共进行组织、部署及审核。每年都将档案管理归入到中心及科室的年度工作审核目标内容当中，组建通过主要领导负责的档案管理领导小组以及档案鉴定小组，选取素质较高的工作人员担负中心档案管理人员以及所有科室兼职的档案人员，并通过人事变动进行调整[1]。中心档案人员肩负所有中心档案材料的收集和整理的工作。兼职档案人员担负着科室档案的收集、整理、归档的工作。所有档案管理人员都要具备大专及以上学历，都要具备相应的疾病控制业务的工作经验，进而构成领导统领、中心档案管理人员为主要力量、业务科室兼职档案管理人员为辅助力量的管理团队，为档案的整理及归纳发挥出有效的作用。

加大投入力度，将基础工作做好。档案是通过信息及载体相结合的物质，是无法再生的资源，并且寿命极其有限，只要遭受破坏就会形成无法估量的损失。所以，提高档案的基础工作，将档案保护完整，不但具备现实意义，还具备历史意义。近几年来，中心攻克经济困难加大了硬件的投入力度，在办公用房紧张的状况下，通过档案管理的需求扩大办公用房，把档案室移交到新建的大楼中，实现了将借阅、办公、库房分开的办公形式。面对资金欠缺的困境，节省专用经费把原铁皮档案柜变成移动档案柜，进而提高了档案的存储空间。并且，还配备了计算机、灭火器、装订机、除湿器、温度计、干燥剂等一些档案必备的物品，真正实现了防虫、防尘、防潮、防高温、防有害气体、放光、防火、防盗，从硬件角度为档案管理建立了有效的保障，顺应了现代化的管理要求。

将制度完善，将档案管理规范化。档案管理在进行时，需要通过《档案法》以及当地疾病控制档案管理条例、卫生部绩效考核工作标准和实验室计量认证管理体系的相应标准进行管理，并持续完善原始资料记录制度，对档案归档的范围、程序、整理标准以及借阅制度、管理人员的工作职责进一步明确，以保障档案从资料的原始记录到收集、整理、归档、借阅等环节的规范化管理[2]。

对于原始资料的管理而言，疾控中心综合一季一次以及一年一度的责任考核目标及试验质量管理体系的审查、管理等工作，对所有科室资料的原始性、完整性进行严格审核，对于出现的问题尽快反馈，落实整改方法，随时进行跟踪验证。对于每年进行的档案材料收集工作，通过中心档案管理人员对所有科室归档的材料进行审核，对于没有及时上交或者收集不够完整的需要进行催促，或者透过科室主任进行会议通报。

近几年来，疾控中心没有发生大型档案遗失或损坏的事件，确保了档案材料的真实性与完整性。对于档案材料的借阅及检索方面，除却具备严谨的借阅制度之外，疾控中心还配备了档案管理系统单机版软件，将近些年的档案信息进一步整理，并输入到计算机进行统一管理，较大的提升了检索速度。并且创建了办公自动化等相关的管理软件，让疾控中心的档案工作逐渐迈向科学化、规范化、现代化。

加大培训力度，提升工作能力。为了保障档案管理工作的持续性以及档案管理人员的业务能力，我们通过机构的人事变动和对档案管理人员的调整，通过“请进来，走出去”的方式，加大档案人员业务能力的建设。

细心编研，加大研发运用。档案主要在于研发和运用，档案管理仅仅是一个必要的手段。所以，疾控中心在规划好档案的建档、归档的工作之后，应当综合实际情况，及时将检索工作以及编研材料编制好，将检索体系进一步完善，有利于所有材料的查阅和运用，为所有工作的实施、评审同职工科研论文写作以及人才的运用、审查、晋级乃至违法案件处理给予可靠的根据，有效地加快疾病控制中心工作的进行。

三、疾控中心档案管理的发展前景

创建业务档案分级管理的制度。疾控中心的业务档案分级管理指的是由疾控中心档案工作管理团队所领导，把疾控业务中构成的技术档案分成中心级、处室级两个级别的管理模式。详细的做法是：把一些体现中心主要业务工作的分析性、综合性、具备相应学术价值并保管期限较长的资料判定为中心级档案，来保障中心保存的业务档案可以从整体上体现和囊括机构业务的活动以及能力[3]。所有业务部门在平时的工作当中，或者对下属单位执行的经常性疾病控制、常规卫生监测里构成的普通材料被判断为处室级档案，以上材料不但在当年的疫情、监测中可以使用，并且因为疾控业务具有持续性，许多年后也可以作为参考使用。

进行分级管理滞后，能够合理的处理档案存储空间以及业务档案数量之间的问题，并且，不但能够实现业务日常工作的需求，还可以确保中心档案资源的整体水平。

将档案管理信息化、现代化建设提到日程中。由于信息技术的高速运转，尤其是疾控中心办公自动化系统以及业务自动化系统的应用，令档案的产生形式逐步出现变化，令疾控中心的档案归档方式、范围的协调、信息的存储、数字化的处理、收集档案、传递网络化均为必须采取的行动。所以，强化档案管理规范化的同时，也要加强档案的网络化、电子化建设，丰富档案的运用方式，逐渐展现出档案信息的全面共享。

疾控中心的档案管理应当随着时代的进步而发展，通过不断的改革与完善，来顺应当前社会的发展需求，如此才能真正体现出疾控中心档案管理的标准化与规范化。

4.餐饮中心库房采购管理制度 篇四

一、采购的基本要求

1、餐饮中心专门设立总库房和专职采购员，直接由总经理管理，2、所以采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家

供货商提供报价单

3、所有采购物品的品质须保持一贯稳定

4、采购人员须对自己采购物品的价格和质量负责

5、采购员要妥善保管供货商的名片、报价单、等资料，并复印备案，存入信息库。防

止人员调动无法正常营业

6、采购员禁止采购没有审批的采购单物品，否则不予报销

7、对到期的应付账款，中心应及时支付，建立中心良好形象和信誉，为日后采购工作

提供便利

二、申购单审批采购入库程序

1、各饮食分店日常经营必备物品，上报的申购单必须经过经理审批，超出元或

设备必须杨总签字方可采购

2、每天17：00前报给餐饮中心总库管，总库管根据库存决定采购多少物品

3、总库管将审核的采购单交由微机录入员，输入微机后交由采购员根据总库管调整的购货单购买物品（采购员必须要求供货商提前将所购买的物品根据各饮食店分类）

4、采购回来后先到总库房(鑫源地下室)办理入库手续，各部门申购物品直入直出不卸

车，并将采购单复制给总库管一份计入成本

5、采购员将直入直出物品送到各部门，各部门验货合格后在出库单签字后返回总库管

6、各部门将当天的营业单（厨师在点菜单上标注使用主食材重量）*我个人认为应将

固定的菜主材重量提前输入微机管理）

7、总库管和各部门对质量不符合规格要求或分量不足的原料，填写退回通知单，注明拒收

5.采购管理中心订单管理制度 篇五

一、目的

1、为了体现所有采购订单的严谨性，确保采购订单的物料能够满足生产计划；

2、规范采购管理工作，加强采购过程控制，强化供应商管理，确保适时、适价、适量地供应公司生产所需物料。

二、适用范围

1、适用于采购管理中心全体人员；

2、适用于公司内的原材料、备品备件、固定资产设备、成型软件等所有适用于采购订单的采购任务。

三、采购订单管理内容

1、供应商选定：

采购员根据采购任务要求，合理选择合格供应商进行价格确认。采购员必须选择经评估合格的供应商作为订单下单的对象，未经评估的不予考虑。未经评估的供应商下达采购订单，其造成的采购责任由采购员负责。

2、价格管理：

采购员依照采购任务依照规格、交期、品质要求及其他交易条件，选择适当的供应商，做询价、比价工作。合理选择供应商后根据市场信息进行价格谈判，长期供应商需进行价格确认。采购员根据最终确认价格编制采购订单，并将采购订单交由主管审核批准后下达供应商，未经审核批准的采购订单不能下达供应商。

3、下达采购订单规定：

1.采购员接到采购任务后，应及时核实采购任务所要求的资料文件是否准确齐全，并整理作为采购订单下达资料。采购员对于采购任务不明确或有错误时应及时向需求人确认，进行调整。避免出现错误采购订单造成损失。

2.采购员应及时编制采购订单，并有主管审核后盖章，下达供应商。采购员需确认采购订单是否下达供应商，需要追踪供应商的订单并回传存档。

3.未经确认的采购订单不得下达给供应商，由此造成的损失由采购员负责。

4、采购订单催单管理规定：

采购员应及时跟进供应商生产加工情况和供货期安排，对供应商反馈的异常信息及时告知需求人。对于供应商由于异常情况不能及时交货的信息及时汇报给主管。

5、采购入库管理：采购员根据送货单，及时核对实物和采购订单是否相符，核实无误及时交由库管员入库。

6、采购异常入库管理：

1.数量不符：当到货数量不符和采购要求时，采购员应及时通知供应商补货并确认最终送货期，并将协调结果告知需求人。协调未果需汇报主管领导处理。

2.质量异常：当货品与订单不符、产品质量异常时，采购员留存证据并根据到货实际情况和供应商协调处理异常，并确认最终到货期并将协调结果告知需求人。必须将异常情况和协调结果汇报给主管领导。

四、对账结账管理规定：

1、对账：每个自然月为结算周期，采购员应每月5号前对上月送货单，入库单，异常单进行整理与供方进行对账，对账无误后双方签字确认；

2、发票：付款前供应商应根据对账单金额开具相应发票，并交由采购员。

3、预付款：个别采购任务需要预付款，可根据实际情况申请支付，需附采购合同。

4、结账付款：采购员根据实际情况，将对账单，发票，付款单交由财务部付款。

2016 采购管理中心

6.医用耗材采购档案管理 篇六

有关医疗器械的档案,国内医院基本局限于价值达到一定额度的大型医疗设备,采取“一机一档”的形式,保存该设备从申请、论证、采购、验收、运行,直到报废的原始资料,对于小型器械及大量的医用耗材则缺乏档案资料的收集、整理和保存。档案资料的缺乏,严重影响了对医疗器械特别是医用耗材的管理。

我院自2005年起,结合本单位实际工作情况,尝试着建立医用耗材的采购档案,经过不断摸索和改进,建立了一些操作规范和流程。

1 医用耗材采购档案的建档原则

医用耗材采购档案不同于设备档案,设备档案可以采取“一机一档”,对每1台大型设备(即个体)建立1个档案,保存该设备的所有档案资料,而医用耗材采购档案则无法针对每1个个体单独建立档案。在实际工作中,我们制定了以下几条原则:

1.1 以供应商为主线建档

依据医用耗材的供货特点,采取“一供应商一档”形式,为每1个供应商建立1个档案,凡该供应商供应的医疗器械,不管是医疗设备,还是医用耗材,均归在同一档案中。

1.2 供应商更名,建立关联

不同于医疗设备供应商,许多医用耗材特别是高值耗材的供应商,出于自身的一些考虑,经常会更名或建立新公司,遇到这种情况,我们将这些新、老供应商建立关联,将其档案保存在一起,便于产品供货资料的连贯性。

1.3 以地区分类方式编排

设备档案一般是以设备的类型或者设备使用科室进行编排,而医用耗材采购档案是以供应商为主线建档,一个供应商可能供应多种器械和耗材,即可能同时给多个科室供货,其编排方式就不能套用设备档案,因此,考虑以供应商的注册地为依据,以地区分类方式进行编排。

1.4 档案材料的动态、实时监控

设备采购属于单次性采购,其档案中的采购资料属于一次性档案资料,而医用耗材的采购却是连续性的多次采购,由于有关医疗器械的大部分资质证照都有有效期,随时都有证照过期的可能性,因此,采购档案中的这部分资料必须实行动态管理,应运用具有飘红功能的数据库管理系统,达到资质证照效期的实时监控[3,4,5]。

2 医用耗材采购档案的内容

医用耗材采购档案的归档内容,应包含申购、审批、采购、验收等整个采购链上的各种档案资料,按照档案资料产生的时间,可以划分为以下3个阶段:

2.1 采购前档案资料

2.1.1 临床申购审批表单

申购审批表单内容包括:医用耗材名称、规格型号,医用耗材生产厂商、商标名,收费标准、物价编码、医保编码,拟购医用耗材的用途,申请科室及负责人签名,各级审批情况等[6]。

2.1.2 临床试用表单

临床试用表单内容包括:试用医用耗材名称、规格型号,生产厂商、商标名,试用情况及与现有同类产品的比较、试用科室及负责人签名[7]。

2.2 采购中档案资料

2.2.1 招标采购资料。

(1)供应商资质。供应商资质包括:企业法人营业执照、医疗器械生产企业许可证(第一类医疗器械生产企业登记表)、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、制造计量器具许可证、组织机构代码证、税务登记证、外国(地区)企业常驻代表机构登记证、制造厂家授权代理销售证明书、质量管理体系认证书等[8]。

(2)产品资质。产品资质包括:医疗器械注册证、强制性产品认证证书(3C认证)、消毒剂和消毒器械卫生许可批件、进口计量器具型式批准书、FDA证书、CE证书等[8]。

(3)采购记录表单。采购记录表单包括:谈判确认表、采购询价单、承诺书、供应商及供货产品比较情况、谈判过程记录、谈判结果、谈判人员签名等。

2.2.2 购销合同

购销合同内容包括:医用耗材名称、规格型号、生产厂商、单价、数量、金额、质量标准、供货及验收要求、付款方式、技术培训等。

2.3 采购后档案资料

2.3.1 入库验收表单

医用耗材到货后,必须履行严格的验收手续,除查验供货产品的名称、规格型号、数量、生产批号、灭菌批号、有效期、外包装等内容外,还应查验随产品的资格证明文件,如产品合格证明(或检验报告),商检报告(进口植入式心脏起搏器需原件),国产计量器具CMC标志,进口型式审查计量器具CPA标志,强制性产品认证产品CCC标志,以及使用说明书、标签、中文标识、条形码等。上述查验内容须填入验收表单内,同时验收人应签名。

遇到供货产品质量或包装出现问题,或供货数量不对、供货不及时等,除将货物退回供应商或通知供应商整改外,还应填不合格表单。

2.3.2 使用反馈表单

医用耗材在使用过程如发现不合格或发生不良事件,应由使用科室填写使用反馈表单或医疗器械不良事件报告表,将出现的问题反馈给采购部门,联系供货商作相应处理。

2.3.3 实物档案

条件许可情况下,可以将所采购的医用耗材留一份实物存档,以防不法商家以次充好,同时,也便于在发生医疗器械不良事件时做到有证可查,更好地保护患者和医院的利益。

3 医用耗材采购档案的形成

供应商第一次建档时,应将上述各项资料收集齐全,特别是各项资质文件,在与供应商长期的合作中,随着医用耗材种类的增加或变更,不断补充档案材料,同时,应注意各项资质文件的更新,有条件的可以实行电子化管理,以保证档案的有效性。

4 医用耗材采购档案的分类编码

医用耗材采购档案可采用二级编码方式,其中,一级类码以各省级行政区为单位进行编排。以我院为例,地处江苏省南京市,我院的医用耗材供应商主要集中在江苏、上海和浙江,因此一级类码编排顺序如下:

江苏省—01;上海市—02;浙江省—03;北京市—04……

二级类码为各行政区内供应商的流水编号。

5 医用耗材采购档案的开发利用

档案的建立是为了开发利用,只有具有开发利用价值的档案才具实际意义[9,10,11]。医用耗材采购档案建立后,可进行以下开发利用:

(1)为采购项目审批提供决策依据。新品种医用耗材进入医院,首先审核各项资质证照,在合法性得到确认后,由临床先进行试用,在采购项目递交领导审批时,同时提供上述材料,为领导科学决策提供依据。

(2)为招标采购提供谈判依据。医用耗材首次进入医院使用时,院方需要与供应商进行谈判,可以先查阅医院在用同类产品采购档案,在确定供货价格、供货方式及其他服务等方面为院方争取到更多的优惠。

(3)为长期供方年检提供依据。采购档案里不仅保存了供应商的各项资质证照,还保存了该供货商在本期内供货行为中出现的不合格记录表单,这些表单为供方的年检提供了客观依据。

(4)为供货的稳定性提供保障。随着供货时间的延长,极少数不法商家为了降低成本,谋取更大利益,可能出现偷工减料、以次充好,所供物品与首次供货时有明显差距,此时,实物档案可为我们与供货商交涉提供最好的参照标准和有力证据。

6 总结

医用耗材采购档案的建立,对医用耗材的采购、使用、管理等一系列工作都具有深远意义。各项资质证照有效期的实时监控,保证了采购产品的合法性;完整的医用耗材采购档案资料,保证了采购及管理工作的科学化、合理化;实物档案的建立,可以防止不法商家以次充好。总之,医用耗材采购档案的建立,为提升医院基础管理具有重要意义。

参考文献

[1]中国医院协会.三级综合医院评审标准条款评价要素与方法说明[M].北京:人民卫生出版社,2011:378-384.

[2]中国医院协会.三级综合医院评审标准实施指南[M].北京:人民卫生出版社,2011:197-198.

[3]吴敏,汤黎明,秦弦,等.基于RFID技术的医疗设备耗材档案系统的设计[J].中国医疗设备,2012,27(4):43-45.

[4]奚肖玲.医疗器械证件档案的动态管理[J].医疗设备信息,2007,22(2):57-59.

[5]黄燕,种银保,胡晓霞,等.医院医疗设备的档案管理的实践与体会[J].医疗卫生装备,2011,32(8):118-119.

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7.政府采购中心档案管理制度 篇七

关键词：社会救助中心；电子档案；管理

中图分类号：G276

目前在社会救助中心中对电子文件进行收集和归类，形成的档案能够长期保存，这样就实现了档案的信息化建设和管理。目前信息化时代的到来，带动着科学技术的进步，社会救助中心普遍采用计算机技术进行档案管理，但是电子档案管理中也存在一些问题需要解决，本文就社会救助中心电子档案问题管理进行探讨。

1 社会救助中心电子档案管理的实际情况

1.1 电子档案管理的优势。社会救助中心进行电子档案管理，能够保证档案可以重复使用，不同的查询者可以在同一时间对同一份档案进行查询，这样能够使档案更方便、更快捷地被利用，提高了电子档案信息的利用率，并能够及时满足使用者的需要。

1.2 将不同类型的数字化信息进行档案化。信息化时代的到来，使档案信息的记录方式和记录载体更加多样化。主要的信息载体有电子报表、图形、视频文件、电子邮件、图像文件、数据文件、网页文件以及文本文件等。电子档案在管理方式、信息互动、载体形式的各种出现有力地冲击了纸质档案管理，这样就导致传统的纸质档案管理无法跟上现代化发展的脚步，因此出现了电子档案管理，其能够有效地将不同类型的数字化信息进行档案化，并有效地进行信息资源开发和信息共享，这样能够加快建设现代化的档案管理工作的进程。

1.3 电子档案的信息收集范围。社会救助中心的电子档案在收集信息资料时，主要的收集对象就是具有考察和利用价值的光盘或者是磁盘等材料载体上的文件人或者是在救助过程中真实反映救助中心各项工作以及活动情况的信息。一般来说，电子档案的信息收集范围包括：图像文件，主要是利用数码相机拍摄形成的图像文件；多媒体文件，主要是利用多媒体技术产生的并且需要借助多媒体设备反映出来的文件；文本文件，主要是利用计算机的文字处理技术形成的表格文件、文字文件等，主要是正式的电子文件和定稿的电子文件；影像文件，主要是通过计算机处理、利用视频设备放映出来的各种活动或会议的动态图像文件。

1.4 开发并利用电子档案。社会救助中心在进行电子档案管理时，要合理利用各种声像档案，使其能够在正常的中心工作中发挥作用，这样才能够使电子档案在保存的过程中合理进行使用。一般来说，社会救助中心总电子档案中记录的中心发展历史等影像能够有效地激发工作人员的工作积极性和主动性，其能够加强部门的凝聚力；同时在救助中心的官方网站上利用声像资料进行中心的介绍，能够让更多的人了解社会救助中心的工作性质和运行状况。

2 社会救助中心电子档案管理中存在的问题

2.1 电子档案不能完全取代纸质档案资料。在社会救助中心中的档案管理中，电子档案资料不能完全取代纸质的档案资料，目前中心的正常运行工作仍然需要纸质的资料进行查阅，电子档案还未能完全的独立进行存在。

2.2 声像档案未能统一归档。目前社会救助中心的声像档案资料主要是用于中心的宣传，开展的各项活动也主要是由中心的宣传部门进行拍摄和资料整理，大多数声像资料未能集中到综合档案室进行统一管理和保存，这样导致许多声像档案资料是不完整的，综合档案室在需要档案资料时还要和宣传部门进行联系，浪费时间。

2.3 工作人员不能及时确认系统信息。除了社会救助中心进行相关的社会救助工作以外，国家的民政局等部门也会进行贫困大学生救助、贫困户救助等一系列的资料拍摄和宣传，其中也会有许多具有保存价值的声像资料，若是社会救助中心未能及时了解社会中这些已经拍摄的信息资料情况，将会导致一部分最有价值的信息和资料未能保存。另外电子档案在形成过程中的时间花费比较少，因此也没有能够证明其实际贮存的证据，所以档案的管理人员需要针对电子档案中原始信息的长期保存问题进行深入探讨和研究。

2.4 电子档案管理人员的素质有待提高。社会救助中心电子档案的管理人员的知识、技术、能力、素质有待提高。目前电子档案管理人员缺乏必要的管理知识和能力，这样就有可能导致今后的电子档案管理出现问题。

3 社会救助中心电子档案管理的措施

3.1 加大电子档案管理的投入，对档案进行现代化管理

为了使社会救助中心的电子档案管理更加现代化，首先应该要加大电子计算机设备的投入，利用计算机进行系统中行政以及业务的档案储存，这样能够帮助使用者有效地、及时地进行资料查阅，不仅节省人力、财力和物力，同时也能够节省时间，提高电子档案的使用效率。在中心充分置办各种计算机设备、软件以及网络等现代化的办公设备，能够使电子档案的保存方式更加方便、简洁，减少档案的有效使用空间，同时也加强电子档案资料的保密程度，进而实现对电子档案的现代化管理。

3.2 健全管理制度，明确电子档案管理工作流程。电子档案的资料信息比较分散，因此应该要健全档案管理制度，使工作人员能够明确电子档案的管理流程。在电子档案的收集和归类过程中，工作人员需要形成必要的网络共享，不同部门之间进行信息共享，放置一些重要信息资料的遗漏，进而能够在电子档案的管理中及时进行资料文件的收集和管理，保证资料的完整性。一般说来，在对电子档案进行归档时，应该对长期保存的电子档案进行拷贝，保证其能有三套资料，这样就可以保存一套，用于异地保存一套，用于借阅一套，同时还要定期对档案进行复制，这样能够有效地保证资料完整，提高资料的可靠性和安全性；其次要把电子档案保存在具有防磁作用的装备中，这样能够保证光盘、磁盘等材料的稳定性，同时要对电子档案进行定期的复制和检测，保证存放的环境要具有防光、防雷电、防强震、调湿、调湿、防尘、防病毒控温、防盗、防磨损等特点。

3.3 提高电子档案管理人员的素质和能力必须更新思想观念，确立新的管理理念。一般来说，电子档案在管理中要遵循前端控制以及集成化管理的原则，这样就能够有效地利用计算机管理系统进行档案管理，同时按照国家对电子档案管理的相关标准和规范，对中心不同类型的数字化电子档案进行统一的档案化管理，这样就能够对电子档案资料和信息从产生、收集、归档、使用、保存、销毁、复制、检测等全过程进行一体化的周期性管理模式，有利于保证电子档案资料的有效性、完整性和真实性，这样电子档案能够长期的保存和使用。因此在电子档案的管理中应该要加强管理人员的知识结构调整，不仅要加强电子档案工管理人员的知识学习，同时还要促使他们不断吸收、消化和适应信息技术的发展成果，不断掌握基本的管理知识和技能，并能够在工作中积累经验，加强适应信息技术的需要，加强业务学习，积极参加相关的技术培训活动，这样不断掌握基本的信息管理技术和知识，进而更好地进行电子档案的管理工作。

4 结束语

社会救助中心利用电子档案进行管理，能够有效地进行信息资料查询和管理，同时能够提高工作效率。但是面对电子档案管理中存在的问题，中心应该要予以重视，并能够在解决这些问题的同时，有效地利用电子档案管理，促进各项工作和活动的顺利开展。

参考文献：

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[3]何文丽.浅析流浪乞讨人员救助档案的管理[J].浙江档案，2010（02）：41.

作者简介：刘生辉（1976.11-），女，吉林舒兰人，档案馆员，本科，研究方向：档案管理。

8.物资中心档案管理细则 篇八

一、目的

为了加强物资中心各类档案的规范管理，确保档案完整和使用的安全，提高利用效率，更好的为集团经营管理服务，特制定本管理细则。

二、管理模式

档案室受集团档案部门的管控，是建工服务事业部物资中心档案工作的主要管理部门，不定期对各班组资料归档情况进行监督和检查。各班组将运作过程中产生的重要资料按时间节点和要求提交档案室保管。

三、管理范围

所有班组、非班组从设立、运作、管理和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类单据、制度、函件、图纸等不同形式的历史记录。

四、工作职责

（一）档案室设专职档案管理员负责档案的集中统一管理：

1、制定部门资料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

2、负责部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各班组非班组资料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

（二）各班组负责本班形成的公司档案资料的收集和归档，负责本班自存备份留用档案的业务管理及使用工作：

1、各班必须设有专门的档案存放文件柜，并确定专人管理。

2、各班必须按《物资中心归档资料归档规定》的要求、时间节点向档案室移交归档资料及同步电子文件。

五、操作细则

（一）归档要求

1、重要资料需按档案归档范围、归档时间和归档责任人（见附表一）。

2、任何部门和个人不得将档案资料据为己有，必须按规定的归档范围、归档时间移交档案室。相关责任人必须严格按照归档时间进行归档。

3、归档资料原则上应为原件，不能以复印件归档，热敏传真纸不能直接归档，尽量追

加原件，必要时复印件应加盖印章并注明原件存放处。

4、文件材料的归档收集应符合国家档案管理规定，种类、份数、页数完整齐全，每份文件因遵循合并归档，文、电合一归档原则。

5、对于内容不全或不符合归档要求的归档资料退回补全或整改。

6、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范，归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存，纸质文件需附交相应的电子文件或目录清单。

7、档案资料移交双方需填写《档案移交登记表》，确认无误后双方签字移交，移交完成后，档案员整理分类归档资料，分别归入相应案卷盒。

8、对于因工作需要不能及时归档的档案资料需专人保管，并提前到档案室备案知会档案管理员。

9、归档注意事项：

（1）由几个班组同时办理的工作，由主责方收集归档，会议档案资料由会议主办记录人收集。

（2）因工作变动、或离职的员工应将经办的档案资料交接清楚，不得带走或销毁。

（二）档案立卷

1、综合类档案按性质、类别、年限、密级和文件材料的自然形成规律分类立卷，立卷为每年年末或次年年初。

2、单据类按类别、项目、月份立卷，在次月5号前移交档案室。

（三）档案移交

1.档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，并签字确认，对重要、机密类文件，更需仔细核对，经查验无误后可办理签收手续。

2.调出、离职等人员在调离前必须还清档案，无档案室签字，人力资源不得办理调离手续。

（四）档案利用

1、档案利用人应填写《档案借阅登记审批表》或《档案查阅登记审批表》，经档案室审核后由档案利用人报经最终审批权人同意。

2、档案审批权限：

（1）内部利用或借阅密级档案，原件借阅或查阅需报部门负责人批准，其他档案借阅或利用由档案管理员审核。档案借阅、查阅审批权限执行（档案资料借阅查阅审批权限参考表》，任何人越权处理无效。

（2）跨部门人员利用或借阅，均由部门负责人批准。

3、借阅档案最长应在7个工作日内归还，并及时办理清户手续，逾期无法归还的应办理延期使用手续。

4、借阅者必须保证原样归还所借档案资料，不得任意涂改、拆散、标记，借阅者应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失、不泄密。

5、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失、失密，应立即向档案员报备，及时向部门负责人反馈，并拟定补救措施，处理方案上报批准后执行。

6、密级档案资料和已立卷资料原则上不借出，如因工作需要，须经最高领导同意后方可借出，且只能在档案室阅览，时间不宜超过2小时。

7、专职档案员按规定在借、查阅档案归还时间内向档案利用人收回档案，收回时应检查档案是否完好，查有无涂改、标记，确认完整后，将收回档案存入档案柜，并签署销借、查阅情况。

8、档案利用注意事项：

（1）、绝密档案资料不得复印，非绝密档案资料复印完需注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。

（2）借阅档案不得转借，不得利用任何方式擅自获取档案内容，谋取私利、泄露档案秘密，并按时归还借阅档案。

（3）电子档案仅供查阅、不能下载、转发、打印。

（五）、档案保密

档案分为绝密、机密、秘密三类，密集事项划分详见《物资中心归档资料归档规定》，密级档案保管要求如下：

1.未经许可，任何人不得使用、借阅、复制和摘抄公司密级档案。

2.密级档案资料查阅在档案室内进行，其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁由专人负责。

3.密级档案专柜保存，且应该随开随锁。档案员应定期清查，做到账实相符。4.档案属下列情况之一者，不得开放利用：（1）涉及公司商业机密；（2）涉及公司员工个人隐私；（3）档案形成部门限制使用。

（六）、档案统计

档案室建立档案统计台账，真实客观、准确无误的记录和统计档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案利用等情况，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

（七）、档案鉴定

1、集团档案部门负责档案鉴定与销毁的具体工作。

2、档案一经立卷，归档、未经集团领导批准，任何部门或个人无权销毁。

3、各班组配合档案室对拟鉴定档案进行逐一鉴定，确定后形成书面报告，提出处理意见。鉴定结果报部门负责人批准。

4、按批准意见后将鉴定后的档案分别按批准后的保管期限和档案密级进行分类处理和调整，公布鉴定结果。

（八）、档案销毁

1、档案室填报《档案销毁清册》，报上级领导批准。

2、档案室负责实施销毁，从安保部、法务部抽人组成档案销毁小组。

3、销毁小组成员实施档案销毁，在《档案销毁清册》上签字，注明销毁时间、地点及相关信息。销毁档案需有两名监销人，销毁完毕后应注明已销毁字样和销毁日期，并签字确认。

（九）、库房管理

1、建立单独的档案库房，档案阅卷及工作区与档案库房分离，无关人员严禁进入库房区域。

2、档案室严禁存放与档案无关物品，严格按照十防要求，即防光、防水、防火、防虫、防尘、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗实施管理。

3、档案室应定期检查档案柜，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

六、考核

档案管理人员和相关责任人违反档案借阅规定，造成档案意识、损坏、损毁和泄密，视情节轻重报负责人相应处理。

9.政府采购中心档案管理制度 篇九

目的：为了规范采购作业管理，确保采购工作顺畅和推进集团化统一采购的进行，特制定

本制度。

适用范围：集团公司及各子公司的采购管理业务。

采购管理基本原则

XX集团采购管理工作，实行两级制管理，即一级集团公司采购管理中心，掌控对采购活动管理的权力和责任，对大宗采购计划和采购协议的审批、采购品种和来源的审核等；二级各分公司采购部，掌控采购活动的执行全过程。

1、采购工作本着保证供应、质量合格、价格合理、库存最低的原则。

2、在质量、价格、合作条件适宜的前提下，坚持以本地区采购为主。

3、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门应知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。

4、凡购进原物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

5、大宗采购（标准：待定）和长期定货，必须签订购销合同，并报请集团公司批准。

6、公司坚持采购活动运营与采购分离的原则，营运部门没有采购的权力，但有监督权。

7、各分公司采购相关人员，实施集团公司派遣制度。

8、凡不按上述规定采购者，财务部应一律拒绝支付货款，并上报给集团公司处理。

一、制定采购计划

（一）由公司各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的销售预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核，并根据每月的实际情况进行调整但不能超出预算范围；（各部门月采购计划，应在财务月度资金计划中体现）

（二）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核，同时报请总经理批准；

（三）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。

（四）采购计划编写应清楚、明确并分解到每个月份（现金采购：项目、规格、数量、金额等；协议采购：应以中小分类形式提报）。

（五）此采购计划只做为财务月度资金计划的参考，不作为采购部门实施采购活动的依据；采购申请表和菜品计划验收表是采购部门进行采购活动的唯一根据。

二、审批采购计划：

（一）财务部将各部门的采购计划和预算汇总，并进行审核；

（二）财务部根据公司本的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的总预算；

（三）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；

（四）经批准的采购计划交财务经理坚督实施，对计划外或超预算未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

三、采购计划的申请：

（一）采购申请、审批：由使用部门根据采购计划、工作需要提出采购申请，填写“采购申请表”（见附表1）或“每日菜品计划验收单”（见附表2）（注意：填写清楚明白，尤其是采购物品的技术描述；一式两或三份），报请主管经理、财务经理、总经理审批。

1.餐饮/酒店菜品（蔬菜、肉禽、豆制品、海鲜、鱼及其它等）采购计划审批流程； 附图1每日菜品/（粮油、调味品、其它）采购计划审批流程图

*使用表单“每日菜品计划验收单”。

2.餐饮/酒店主食、调味品等（米、面、油、餐饮辅料、能源等）采购计划审批流程（审批流程图同附图1）；

*使用表单“采购申请表”。

3.物业采购计划审批流程

附图2物业采购计划审批流程图；

*使用表单“采购申请表”。

采购申请表/菜品计划验收单未经审批，采购员有权拒绝采购。

（二）紧急情况采购的审批流程：只针对于计划外、临时发生、情况紧急，不能正常执行审批程序的采购工作。

1.由使用部门负责人由总经理授权，向财务部门请示批准后；

2.由采购部门进行紧急采购；

3.采购钱款由财务部先行借款或使用采购备用金，事后由使用部门及时补签相关审批手续、核销财务借款。

（三）采购员应在采购期限完成采购任务，采购员没能采购到的商品。

1.在限定时间内，由采购员进行二次采购；

2.与采购申请部门进行沟通协商，寻找替代品；

3.确实在目前情况下（时间、区域），无法采购到的商品，由采购员负责跟综寻找，发现货源时由使用部门重新申请采购。

四、采购验收入库：

（一）采购物品由采购员或供应商、库管员、运营人员（直接进入营业的物品）共同进行验收（执行辽宁XX集团的验收标准），合格（质量、数量）后办理入库，并打印入库单（一式三份，自留一份、采购员或供应商一份、上交财务会计一份）采购员（供应商）、库管员、运营人员签字确认。

五、核销及付款

（一）付款：

1.采购员采购的大宗物资的付款要经财务经理审核，经确认批准后方可付款；

2.支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或发票填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；

3.按公司的财务制度，付款元以上者有采购合同的，要使用支票或委托银行付款结款，元以下者无采购合同的，可支付现金。

4.超过元要求付现金者，必须经财务部经理审查批准后方可付款，但现金付款必须在一定的范围内。

（二）采购核销：

1.采购员核销必须凭相关人员签字齐全的入库单（验收单）、采购申请表第二联、发票，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予核销。

2.采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因其他原因卖方无发票者，应报请部门经理和财务经理批准后方可给予报销。

六、市场调查（考行）管理

（一）运营部人员（餐饮、酒店、工程维修）每周至少一次市场调查。调查后要填写“市场价格调查表”（见附表3）、写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交财务进行价格比对。

附图3 市场价格调查反馈流程图

*使用表单“市场价格调查表”

（二）选择的调查时间、地点：以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场调查以供货商所在的市场为准。

（三）调查的方法和程序：调查人员应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价；

（四）除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据；

（五）调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过；

（六）零星物品的调查由总经理委托其他人（采购人员除外）实施。

七、采购的定价原则，（一）对供货商所提供物品的定价：在市场调查的基础上，每周进行议价一次，菜品的采购价格应每天进行议价；

（二）定价程序：由采购经理、采购人员根据市场调查的结果与供货商议价后予以确认，并由总经理、营业部门负责人、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行；

（三）价格管理原则：（依据各分公司实际而定）

1.对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，设置最高限价范围。

2.实行定期议价制，依据市场的变化时时与供应商进行议价。

八、供应商资信的管理

（一）对每一个与辽宁XX集团合作的供应商都要建立详细的供应商基础资料即“供应商基础资料表”（见附表4）。

（二）供应商基础资料表要及时进行更新，并且要每月日要上报财务管理中心和集团采购管理中心备案。

采购部业务操作

1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；

2、向经理呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；

3、在经理的安排下，按采购部统一确定的采购方案着手采购；

4、按公司及本部门制定的工作程序，完成现货采购和协议采购；

5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向经理汇报；

6、货物到货后，将货物送至仓库验收、入库，办理相关的入库手续；

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；

8、将货物采购申请单、发票、验收单（入库单）或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

附表1采购申请表

附表2 每日菜品计划验收单

附表3 市场价格调查表

10.政府采购中心档案管理制度 篇十

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中图分类号：G271 文献标识码：B文章编号：1008-925X（2012）11-0067-01

摘 要 以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

关键词 技术档案；管理：服务；供电企业

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。

1 技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。

2 编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

2.1 丰富完善工程项目档案文件的归档范围：一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的

二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。

三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。

2.2 明确类目设置：电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。

2.3 确定整理方式：按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。

3 供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果

3.1 工程項目文件的归档范围：国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。

3.2 工程项目文件的分类方法： 编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。

3.3 工程项目文件的整理方法：编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。

4 供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益

电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：

第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。

第二，丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。

11.政府采购中心档案管理制度 篇十一

一、档案在金融机构管理中的重要作用

金融档案是指各金融机构在工作中形成的具有保存价值的历史记录。包括:各金融机构文书部门产生的文书档案;会计、基建部门产生的各类专业档案;信贷部门产生的信贷档案;客户办理业务时留存的各类表单、资料、合同以及其他工作中产生的文字、图表、光盘、磁盘等材料。金融机构的文书档案中有工作计划、目标、规章制度、会议记录、总结、业务文件材料等等, 具有一定的机密性, 对金融机构的管理起着重要的指导作用。金融机构的会计档案种类包括会计报表、会计账簿、会计凭证及其他类, 是金融机构筹措资金、发放贷款或内部财务管理产生的, 真实反映了金融机构的经营管理活动的过程, 反映了金融机构内部经营管理的状况, 这些重要的会计资料如发生丢失、损毁等现象, 将会给国家和金融机构带来不可弥补的损失。金融机构的信贷档案是金融机构在办理信贷业务过程中形成的, 记录和反映信贷业务的重要文件和凭据, 它是金融机构防范信贷风险、依法收贷、化解不良资产和减少损失的重要依据。金融机构其他各类档案也是金融机构的重要历史资料, 对金融机构的经营管理起着举足轻重的作用。

金融是经济的核心, 金融档案是金融机构运营发展的历史记录, 它与金融机构的各项管理活动是紧密相连, 相互作用, 相互影响的。随着金融业务的不断发展, 金融犯罪、诈骗、违约等也大量产生, 而金融档案在为防止这些不良行为给金融机构带来的资金风险中, 有着不可替代的作用。

二、金融机构档案管理现状

(一) 基础设施不达标

档案库房是保存档案的场所和基础设施, 是一种特殊性建筑, 要求具有防高温、防潮、防光、防有害气体等功能。库房内还要求配备设施包括消防设施、空气调节设施、专用档案装具、监控防盗设施等, 这些都直接影响档案的保管效果。而目前绝大多数金融机构没有符合档案管理标准的档案库房, 而如果金融机构自行建造符合档案管理要求的档案库房, 需要大量的财力、物力, 因此金融机构往往利用办公用房作为档案库房, 导致有的金融机构现有的档案库房面积偏小, 防火、防盗、防潮等设施不全;有的金融机构档案库接近水源, 档案受潮、霉变情况时有发生;有的金融机构办公、阅档、库房合并使用, 用纸箱、麻袋来装重要的档案资料;有的金融机构甚至将档案和杂物堆放在一起, 导致重要的档案资料被当作废品卖掉等情况的出现。

(二) 管理机制不健全

金融机构的各项业务活动都是为金融机构的经营活动服务的, 在各项业务活动中产生的档案应该是一个不可分割的有机整体, 是金融机构多方面、多层次信息的体现, 反映了金融机构经营活动的全过程。如果把这些档案分成若干块管理, 既不科学又不利于金融机构发展的需要, 因此档案的集中管理是十分必要的。但目前除少数金融机构实现了档案的真正集中管理, 大多金融机构各类档案往往按形成部门和档案来源分散保管, 比如:文书档案由办公室保管, 会计档案由会计部门保管, 信贷档案由信贷部门保管, 其他档案也由产生部门自行保管, 分支机构产生的各类档案也由分支机构的内设各部门分头保管, 没有将本单位所形成的档案按整体来进行管理, 更缺乏统一档案管理的标准和制度。这些情况势必造成档案管理和使用的不便, 档案的安全性和保密性相对较弱, 也容易出现人为方面的问题。因此制定统一的档案管理发展规划, 采用统一的档案管理模式, 有利于保障档案管理的科学化、规范化, 有利于档案的保管和保密, 有利于提高档案工作水平。

(三) 制度建设滞后

档案工作制度的建立和健全, 是单位建立档案工作的重要标志之一。金融机构制定规范的档案工作制度, 对自身档案工作起着约束和导向作用, 可以减少档案管理的随意性, 保证自身档案管理工作的健康、持续发展。由于金融行业的特点, 目前金融机构各类档案的具体要求各不相同, 各门类档案的管理也处于各自为政的状况。在制度建设上, 有的单位虽然制度有档案管理办法, 但存在内容不全, 没有涉及档案的统计、保密、利用等方面内容的情况;有的单位照抄照搬其他单位现成制度的情况, 不符合本单位实际, 不便于执行;有的单位长期以来沿用老的档案管理制度, 不注意对制度的完善修改, 使制度的规定脱离了实际, 不能起到规范行为的作用。在档案整理上, 有的金融机构档案管理执行上级单位的标准, 有的金融机构则执行地方档案局的标准, 有的金融机构则执行了长期以来形成的习惯做法, 使得档案规范化管理步履艰难。

(四) 档案人员素质不高

档案人员的素质如何, 直接影响到档案质量的好坏。金融机构档案管理人员大多都是身兼数职, 变动频繁, 新手多, 没有经过专业培训, 缺乏专业的档案理论知识, 没有更多的精力投入到档案管理中, 档案管理都是一个人摸索着干, 无法对档案进行科学有效的管理, 加上制度建设不完善的问题, 在档案整理上往往出现分类、整理规则前后不一致的情况, 前一年度和后一年度档案整理方法完全不同, 无规律可循, 档案编号错号、漏号、跳号现象时有发生, 应该归入上一年度的档案却归入下一年度, 档案随意查阅, 只满足于档案不丢失, 装进袋子、锁进柜子, 停留在你查我调的阶段, 更不要说去对档案进行现代化的管理, 研究档案的开发利用等了。

三、解决金融机构档案管理困境的途径

随着现代经济金融的不断发展, 金融机构档案管理工作不断遇到新矛盾、新问题。纸质档案海量增长, 受到场地与资金限制, 档案堆积如山, 金融机构每年需花费大量的人力、物力去整理、维护;由于库房紧张, 档案占用办公室的面积, 为此金融机构要付出昂贵的租金或同值的机会成本;由于人手不足、无专业人才等问题导致了金融机构对其自身产生的金融档案无精力进行标准化的管理;档案的管理不善, 导致重要的档案文件损坏、丢失, 从而造成经济损失, 影响金融机构的业绩和管理。而要建立一个规范的, 符合档案管理要求的档案库房, 对于单个的金融机构来说是一项耗时、耗力且艰巨而繁琐的工作, 增加非核心业务的档案管理人员也将直接影响金融机构的竞争能力。因此, 无标准档案库房、整理不规范、大量积压、查找困难, 利用率低, 是现阶段金融机构档案管理普遍存在的问题。

“新木桶理论”主张经济主体要找准自己的经营优势, 也就是做你最擅长的, 其余的则交给别人。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则, 国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。金融服务外包作为一个新兴行业, 正在全球化的背景下迅猛发展。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则, 国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。专业化的外包服务分工与运作可以产生规模效益, 对客户而言, 从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快, 以及使企业更多关注于核心业务, 更有效地分配和使用资源。

金融机构可以将其非核心业务中的档案管理业务交给专业的中介服务机构来进行集中管理, 中介服务机构全面地、综合地运用各种方法、手段、工具, 将金融档案管理中的人力、物力等软、硬资源按照集中的模式进行整合, 使得金融档案管理规范、便于利用, 使金融机构可以节约成本, 集中优势资源发展核心业务, 优化其市场战略, 在市场竞争中取得优势。金融机构档案的外包管理, 最大优势在于通过一定的专业分工, 获得外部规模经济效应, 让金融机构更多关注核心业务, 继而实现节约生产成本, 获得利润最大化的目标。因此档案外包集中管理成为解决金融机构档案管理难题的唯一出路。

四、国内外先进经验

在国外, 档案中介业已经发展得相当成熟, 并形成了一套公认的运作规则和模式。美国的商业性文件中心就是由私人创办的档案寄存机构, 配有现代化的文件存储设施, 专门为企业提供档案的寄存服务, 尤其可为新型载体文件提供良好的保管条件。2000年11月由美国银行、摩根大银行与IBM公司共同合资设立的Viewpoint Arch ive Service公司可以说是应运档案管理业务外包而产生的一种新型档案中介服务机构, 它专门提供支票影像档案的存储与查询服务。2002年底, 美国第三大信息管理与档案文件保管企业Guarantee公司进入中国市场, 向社会提供全方位的档案文件保管寄存服务。

在国内, 也有不少档案中介组织为社会提供档案的整理、装订、保管等服务。1993就已成立的上海档案咨询服务中心, 是我国较早的一家档案中介机构;北京碧海兰台咨询有限公司、福建省文件档案管理服务中心、深圳市档案寄存中心等档案中介机构也承担了大量的档案劳务性工作。西安银博科技发展公司数据信息中心是主要从事银行、政府机构和大中型企事业单位文件档案的数字化工程及后续维护与加工服务的机构。近年来, 他们先后为多家单位提供档案数据的扫描录入服务, 包括建行陕西省分行会计稽核中心的扫描补录、个人住房档案合同收件及扫描、个人贷款档案扫描录入等外包服务。

五、南京金融档案管理中心档案管理与利用模式

虽然上述档案中介机构的成立解决了一些单位、部门档案外包的需求, 但专门为金融机构服务的档案中介机构还是寥寥无几。金融档案由于存在着安全性、保密性、稳定性等问题, 对将重要的档案资料交给社会上一般的档案中介机构, 金融机构也还存在着担忧与顾虑。2008年, 具有金融服务职能的人民银行南京分行营业管理部所属南京金融票据中心为南京地区金融机构建立了金融档案管理中心这一档案中介服务平台, 积极主动开展金融档案管理服务, 为金融机构提供了较更完善的金融档案外包服务。

(一) 为金融机构提供多种档案管理服务

金融档案管理中心提供的档案管理服务包括寄存和托管两种模式。档案的寄存, 是指由档案管理中心提供符合档案管理要求的库房和装具进行存放, 并负责库房的日常管理, 档案的整理、调阅等由寄存者负责。档案的托管, 是指由托管单位按档案管理要求进行装订后, 将档案交档案管理中心管理, 档案档案管理中心提供整理编号、编制目录、档案调阅以及日常管理等服务。

(二) 档案寄存、托管的程序

金融档案管理中心接收寄存、托管档案的原则一是要有保存价值, 二是要自愿。接收的程序是:金融机构提出申请, 档案中心对金融机构的档案数量、种类、寄存或托管时间以及费用等进行确认并接受申请;双方根据国家有关法律规定, 订立档案寄存、托管协议并签名盖章, 明确双方权利与义务;清点档案数量、档案的所属年度、种类、保管方式、密级等进行清点检查, 生成电子目录并注明存放的位置;根据移交方确定的档案数量、种类、移交时间办理交接手续。

(三) 档案的管理

1. 档案库房硬件设施符合要求。

档案管理中心档案库房按照《中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范》乙级档案馆标准进行建设, 配备了档案密集架、空调机、去湿机、灭火器、温湿度计、防虫防霉药物、防鼠板等设备和物品, 并在库区内设置24小时数字化视频监控录像系统和防盗报警装置及消防设施, 达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求。

2. 建立了档案管理各类制度。

根据国家及省市各级档案管理规定, 档案管理中心先后制定了《档案寄存、托管服务管理办法》、《档案管理制度》、《档案人员岗位责任制》、《会计档案管理办法》、以及《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅、利用制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案移交制度》、《库房管理制度》、《库区安全制度》等十几项制度办法;同时还在日常工作中建立了档案查阅借阅登记簿、库房温湿度登记簿、库房检查登记簿、库房出入登记簿等一系列工作台账, 将工作台账责任到人, 保证了档案管理的规范、安全、保密。

3. 注重档案管理人员素质培养。

目前档案管理中心全部档案管理人员均为大专以上学历, 全部取得了南京市档案局的档案人员上岗资格证书和会计人员从业资格证书。每年档案管理中心还对档案管理人员进行保密教育, 签订保密协议书, 并组织他们参观学习具有先进管理档案工作经验的单位, 提高档案管理业务水平。

4. 科学合理保管档案。

按金融机构行业特征, 档案管理中心将托管档案按机构、年度、类别等要素对档案进行整理、编号、造册、装盒、登记等, 并生成电子目录, 档案上架后还要将存放的位置进行登记, 保证档案能够迅速准确地查找到档案。对寄存的档案, 实行封箱管理。金融机构将档案按年度分门别类分别装入专用档案箱内, 每箱填写四张标签贴在箱子四面, 标签内容为寄存寄存单位名称、档案种类、箱号、箱内卷数, 备注等内容。

(四) 档案的合理利用

寄存、托管在档案管理中心的档案, 其所有权并未发生改变, 只是将档案暂时存放到了档案管理中心。因此, 对于寄存、托管的档案, 档案管理中心有责任将保护好, 同时也有义务保护档案所有者的合法权益。

金融档案管理中心为金融机构提供的档案查阅方式有现场查阅和远程网络查阅两种。现场查阅时, 金融机构查阅人必须携带单位介绍信和本人有效证件, 经档案管理中心工作人员核验无误后方可查阅。档案查阅需在安装有监控设施的阅档室内进行, 查阅过程中, 档案管理中心的工作人员有权监督查阅人员使用档案的全过程, 查阅人员也不能随意抽取档案或在档案上进行修改、涂改等。查阅、复印档案都必须进行登记。远程网络查阅需要金融机构首先要向档案管理中心提出申请, 登记用户名使用人、身份证件及号码、经所在单位盖章确认后由档案管理中心为其分配用户名和初始密码。在进行远程查阅时, 首先填写远程查阅单, 由档案管理中心对需要查阅的档案进行扫描后存入档案管理系统并通知查阅者进行查阅, 远程查阅时需要对该份档案的查阅有效期做出规定。已经寄存、托管的档案一般不得带离档案管理中心, 特殊情况需要带离的, 必须经金融机构相关负责人签字并经单位盖章, 规定归还时间后方可带离。非档案寄存、托管单位需要查阅档案必须经过寄存、托管单位同意, 开具寄存、托管单位介绍信并由寄存、托管单位人员陪同才能进行查阅, 确保金融机构档案的绝对安全。

六、建立档案管理外包中心应注意的问题

建立统一的档案管理中心, 可以发挥规模优势, 采用高科技的档案管理手段, 降低档案管理成本, 从而使金融机构从繁琐的档案管理工作中解脱出来、专注于核心业务, 这是南京金融票据中心最初建立档案管理中心这一服务平台的初衷。经过三年的发展, 档案管理中心目前已为南京地区十三家金融机构提供了档案管理的外包服务, 档案的品种从最初的单纯的金融会计凭证管理发展到了会计档案中的会计报表、会计账簿以及信贷档案、客户资料等, 档案的数量也达到了四百多万卷。由此看来, 对于档案管理的外包, 金融机构的需求量还很大。自南京金融档案管理中心这一服务平台建成以来, 已有全国各地多家金融票据中心前来参观学习。金融服务是人民银行的重要职责之一, 各地金融票据中心应抓住这一契机, 建立统一的档案管理外包中心, 向各金融机构提供包括会计档案在内的各种档案管理服务, 切实解决金融机构的后顾之忧, 真正体现央行金融服务内涵。

在建设档案外包管理中心时, 一是建立时应在地方档案管理部门进行备案, 取得地方档案管理部门的支持;二是要优化档案库房硬件条件, 确保档案管理硬件条件达到规定标准;三是要保证档案的绝对安全, 除防火防盗外, 还要保证档案不发生失密、泄密等现象;四是充分利用现代科技, 提供技术含量高的档案管理服务;五是加强人才队伍建设, 定期对从业人员进行业务培训, 使其掌握最新的档案管理知识和业务操作技能;六是要加强宣传, 引起社会各方面的普遍关注, 争取得到积极的反响和回应。

摘要：随着金融体制改革的不断深化, 金融业务迅猛发展, 随之产生了大量的内容丰富、载体多样的金融业务材料。南京地区金融机构面临的竞争日趋激烈, 各金融机构的档案管理工作在实际操作中存在很多阻碍其发展的问题, 包括库房紧张、档案数量和种类增加迅速、档案保管和查阅环节存在困难和漏洞等, 如何对金融档案进行合理的管理, 使其便于利用, 来防范、化解和规避金融犯罪、金融风险, 成为金融档案工作面临的亟待解决的重要课题。2008年10月, 中国人民银行南京分行营业管理部金融票据中心建立了为南京地区金融机构提供档案管理服务的档案管理中心, 运行三年来, 业务发展快速, 切实解决了金融机构的现实难题。