物料与采购管理系统

2024-07-19

物料与采购管理系统（精选9篇）

1.物料与采购管理系统篇一

物料采购管理规定

第一条

为规范物料采购业务管理，使之有章可遁，实施有效物料管理，降低打扰采购成本，保障组织生产，做到准时交货，物制订本管理规定。

第二条

物料采购管理规定明确：大宗采购（包括配件及批量材料）、外协件、零星采购等业务的作业流程及作业规范，适用于物控部负责人、采购员及与之作业流程相关的业务部门及人员，如技术部、财务部等。

第三条

大宗采购（包括配件及批量材料采购）、零星采购等业务均由物控部负责实施。

第四条

物控部所发生的采购业务均须有文件依据（诸如产品设计所需的《配件手册》、《材料手册》、《排产计划》、已批准部门申请、领导审批的采购计划及其他采购计划书）。

第五条

物控部实施采购作业均须编制采购计划并经主管领导批准，抄报生产主管（或主报生产主管）方可实施采购任务。

第六条

生产部依据营销部经评审确认的合同编排生产计划及生产准备计划；技术部依据生产计划做技术准备计划（图纸、机件明细表、标准件表、外协件明细表、编制工艺卡等）；物控部依据生产准备计划编制物料供应计划。

■ 大宗采购一（配件采购）

第七条配件采购依据产品设计《配件手册》及《排产计划》编制采购计划。

第八条每批配件采购须编制采购计划报主管领导审批，抄报主管生产副总备存。

第九条物控部长负责配件采购的商务谈判及签约业务，并建立供应商档案。

第十条物控部负责人签订的采购合同须交财务部存档，由财务部办理付款业务。第十一条

财务部依据采购合同建立各类采购价格档案，逐步建立完整的配件价格目录，做到有效控制配件采购成本。

第十二条

物控部负责配件采购，依据生产任务排产进度按期到货，并由专人（采购员）负责跟进、落实。

第十三条

配件到货，由物控部负责人组织验货并组织进货检验工作，确认合格办理入库手续。

■ 大宗采购二（批量材料采购）

第十四条

批量材料采购按照配件采购第七条至第十三条执行。

■ 外协件

第十五条

排产计划中合同产品部分零部件须经确认的协作厂家外协加工完成，此部分零件称之为外协件。

第十六条

技术部设计人员在完成合同产品设计时提出外协件明细表、图纸及技术、质量要求，按规定时间提交生产部。

第十七条

生产部依据排产计划负责外协件的外协加工联络、组织。第十八条

外协件到货后生产部通知技术部验收。技术部有关技术人员验货、检验后方可办理入库手续。

■ 零星采购

第十九条

组织生产过程中，在批量采购之外为满足产品零部件生产、整机组装以及工具、工装、工位器具、设备维修、生产设施所需材料、标准件等的采购工作，称之为零星采购。

第廿条

零星采购业务均由物控部采购员组织实施。

第廿一条

各生产单位及有关部门3天可报一次零星申购计划，并须经部门主管批准或领导批准后，由采购员汇总、拟订零星采购计划（附申购计划）。

第廿二条

采购员在拟订零星采购计划的同时提出请款计划。每次零星采购总金额不得超过1000元。

第廿三条

零星采购物料单价超过100元的单个物品须有三种报价供主管领导参考。第廿四条

各单位申购工作须有计划，有标准；不得随时提，随时要。非特殊之原因不得当日提，当日要货。

第廿五条

当日急需物料的申购，须经主管领导特批后可当日采购。第廿六条

采购员须建立分供方档案，进行价格、服务等方面比较，择优采购；逐步建立定点采购分供方。

第廿七条

采购员须对大宗采购具体经办业务定时汇总、整理、跟进，并按生产准备计划进度要求将配件到货情况汇报主管领导。

珠海博佳冷源设备有限公司

二OO一年十月十日

2.物料与采购管理系统篇二

目前,工业企业为了满足客户个性化、多层次的需求,对柔性生产的需求不断深化。因此,对MRO物料的采购和库存管理提出了更为苛刻的要求。与直接性生产资料相比,MRO物料的采购数量大,平均价值低,供应商众多,采购工作效率低[1],库存数量及成本过高,如果对MRO物料的采购与库存管理处理不好,将会严重影响企业的正常生产秩序、降低客户的满意度[2]。

所谓MRO(Maintenance,Repair&Operations)物料即是维护、修理和运营用品以及材料,有时又被称为间接材料,是一般不进入最终产品的零件和物品,多指工厂或企业生产、工作设施、设施保养、维修并保证其正常运行所需要的非直接生产性物料。它包括生产设施、设备养护、维修的备品、备件,行政办公设备、耗材等。每个单位都需要某种形式的MRO物料来维持正常的生产和经营活动[2,3]。本文研究的工业企业MRO物料主要包括量具、刃具、五金工具、磨具磨料、电动工具、电气液动工具、吊索具、紧固件、轴承、管件、焊接材料、探伤材料、杂品和化工制品等[4]。

国内许多文献对MRO物料的采购和库存模型进行研究[1,2,3,5,6]。而本文主要针对工业企业MRO物料中可以采用少数供应商进行集中采购的物料进行研究,研究的重点放在库存管理系统上。其中将工业企业MRO物料分成三类,针对三类物料采用不同的库存管理方式,并用不同的系统模块满足库存管理方式的要求。在深入分析业务流程和数据流的基础上,得出工业企业MRO物料集成采购服务商库存管理系统的功能结构图,并对功能图中的功能点进行详细的分析,设计出原型系统。本文的研究内容可以有效地解决工业企业MRO物料集成采购服务商所面临的库存管理问题,并为集成采购供应商库存管理系统的开发或系统选型提供方向。

2 工业企业MRO物料的客户需求及问题分析

本文研究的工业企业共有25家,其MRO物料的采购额高达1.8亿。目前,针对工业企业和供应商的需求,迫切需要解决三个问题。

2.1 工业企业和供应商的需求[4]

2.1.1 工业企业的需求

①MRO库存管理。MRO品种多,批量少,管理成本高。工业企业希望外包MRO的管理,逐步实现MRO零库存,同时能满足企业正常生产的需要,第三方物流企业有必要为其实施VMI。

②MRO采购管理。当前由工业企业提供采购计划,未来由第三方物流企业根据工业企业的生产和库存制定采购计划,从而逐步减少工业企业在采购管理的人力投入,同时采购价格应低于未实施外包采购前的价格。

③MRO配送服务。根据生产情况,第三方物流企业为其提供精准的MRO配送,当前可根据不同工业企业的实际情况实施周配送或日配送。第三方物流企业必须保证MRO的完好,否则需要按照工业企业的要求赔偿;相关保险费用包含在配送费用中。

2.1.2 供应商的需求

①准确、及时的订单信息。第三物流企业必须及时地提供准确的订单信息(含数量、交货时间等),以便供应商安排生产,避免出现供需不匹配。

②销售管理。来自于第三方物流企业的需求量应逐步实现与供应商产能一致,供应商的销售基本由第三方物流企业代为完成,降低供应商的销售成本。

2.2 需要解决的主要问题[4]

①缺乏MRO服务运营模式。MRO物料的采购和库存管理不同于大宗货物的采购和库存管理,缺乏相关的支撑数据,没有现成的运营模式可供参考。

②供需不匹配。目前,工业企业按月度甚至更长时间提供的采购计划,导致最终的采购订单在时间上不够精确,其供应商难以控制生产提前期,从而使得供需在总量上基本保持一致,但在时间点上经常出现供大于求或供小于求的情况。

③当前工业企业拥有自己的供应渠道,供应商也有自己的销售渠道,将两者有效地整合的措施之一就是工业企业外包采购,供应商外包销售。

3 MRO物料集成采购服务商库存管理系统作用

解决上述需求和所面临的主要问题的方法之一,就是工业企业MRO物料的采购和库存管理由集成服务采购商来完成。集成采购服务商采用集成采购服务策略,以降低采购总成本为目标,通过参与管理工业企业的MRO物料库存、提高工业企业采购工作效率、在上下游建立长期稳定合作关系、加强信息共享等来实现成本节约和准确及时的供应[1]。

MRO物料集成采购服务商在进行库存管理时,需要针对不同MRO物料的特性和需求特点对其进行分类,实时更新库存数据。同时,需要工业企业针对不同分类的物料,提供不同详细程度的采购计划,以使采购订单在时间上精确,为MRO物料集成采购服务商的库存管理系统提供支撑,也能为其供应商的生产提前期的精确制定提供帮助。这样,不但可以解决需求量的平衡,更能有效地解决时间点上的供需不平衡问题。以集成采购商管理库存的方式,能使工业企业和其供应商更专著于生产环节;而将工业企业的采购和其供应商的销售环节有效地整合,集成采购服务商正是这种整合的实施者。因此,MRO物料集成采购服务商在库存管理方面以信息系统的方式来进行信息的有效收集和整理,更快速、准确地将信息反馈给下游的工业企业和上游的供应商,就能有效地解决上面所提到的问题。

4 MRO物料集成采购服务商库存管理系统分析与设计

目前,根据MRO服务运营模式的要求,以及MRO物料的特性,可以把工业企业所需的MRO物料进行分类。根据其MRO物料的供货批量和周转速度,可以把MRO物料分为三类,分别是:1类商品,其批量相对较大,周转速度快;2类商品,需求少且周转速度慢;3类商品,根据实践经验和历史数据,可以直接送达给工业企业的商品。因此,MRO物料集成采购服务商的库存管理系统的分析和设计将主要从这三类商品入手,以保证库存管理信息系统能有效地支撑工业企业的MRO服务运营模式。

4.1 集成采购服务商库存管理系统的网络架构设计

本方案设计的库存管理系统采用B/S架构,以保证集成采购服务商内部的所有人员都可以方便登录到相应的功能界面,完成自己的工作。同时,还提供外部接口,集成采购服务商的供应商可以借助此接口方便的获取对自己有用的信息。因此,本方案最终设计的库存管理系统的网络架构如图1所示。

4.2 业务流程和数据流分析

由于1类商品的特点,采取由集成采购服务商组织库存的方式,以便快速响应,最大限度的满足工业企业的需求。由于2类商品的需求少且周转速度慢,可以采取集成采购服务商的供应商管理库存(VMI)方式,这样可以减少集成采购服务商的库存成本。对于3类可直接送达的商品,可以直接组织配送或越库操作,这样可以尽可能的实现零库存,降低库存水平和库存费用,提高响应速度和客户满意度。针对MRO物料特性,对仓储业务进行分析,得出集成采购商库存管理系统业务流程图,如图2所示。

针对图2的分析结果,采用分层数据流图来分析集成采购服务商库存管理系统的数据流向。得出货位管理数据流、入库管理数据流、出库管理数据流、盘点管理数据流、库存信息查询数据流和基础数据管理数据流等内容。其中,货位管理数据流如图3所示。

4.3 集成采购服务商库存管理系统功能结构设计和功能点分析

针对上述业务流程和数据流的分析结果,以及MRO物料存储特性的分析,可以得出集成采购商库存管理系统功能结构,如图4所示。

结合库存管理系统的功能结构,进行详细的功能点分析,详细的分析结果如表1所示。

4.4 集成采购商库存管理原型系统设计

针对上面的业务流程、数据流、功能结构和功能点分析的结果,可以完成集成采购服务商库存管理原型系统的设计,其中包括货位管理、入库管理、出库管理、盘点管理、库存信息查询、基础数据管理六个子系统。其中入库管理中的1类商品入库的原型系统如图5所示。

5 结论

工业企业的MRO物料具有种类繁杂、需求批量小、管理复杂且费用高的特点。因此,在采购和库存管理等方面与直接性生产物料有较大的差异。为此,本文提出由少数集成采购服务商来为工业企业提供集中的采购服务策略,并由其为工业企业完成库存管理的工作。通过对集成采购服务商库存管理系统的需求及功能分析,完成库存管理原型系统的设计。该库存管理系统针对工业企业MRO物料的需求特点和周转速度,将MRO物料分成三类,并采用不同的库存管理方式。通过这样的模式,可以让集成采购服务商完成MRO物料的信息收集、整理和分析工作,并由该集成服务商来及时将工业企业的采购计划通知给供应商,使其及时安排相应物料的生产,有效地减少供货时间。因此,在集成采购服务商库存管理系统的协助下,可以使工业企业、集成采购服务商和供应商之间的数据集成共享,提高需求预测的精度和采购计划的准确性。

本文对工业企业MRO物料的采购和集成采购服务商的库存管理等方面具有积极的指导意义。为工业企业MRO物料的采购管理方式提供了新的思路,并且有效地解决工业企业MRO物料集成采购服务商所面临的库存管理问题,并为其库存管理系统的开发或系统选型提供方向。

参考文献

[1]吴敏洁.企业跨国集成MRO采购模式研究[J].现代管理科学,2006,(10):72-73.

[2]刘晓华,纪正广.中小机械制造企业MRO采购模式研究[J].物流工程与管理,2009,31(11):68-70.

[3]刘文成.MRO的采购和供应管理--兼谈我国能源工业MRO管理方法的应用前景[J].中国招标,2008,(32):25-29.

[4]北京工商大学,北京京城工业物流有限公司.首都高校第一届物流设计大赛案例--京城物流MRO物流服务[EB/OL].http://56system.com.cn/info_detail.asp?id=6361,2009-09-05.

[5]赵振峰,陈荣秋,崔南方.生产企业备件采购拉动式两阶段决策模型研究[J].工业工程与管理,2005,(1):46-49.

3.食堂物料采购验收保管管理制度篇三

为确保就餐人员的饮食卫生安全和采购活动公开、公正、公平地进行，严防食物中毒事件的发生和规范食堂的物料采购行为，降低物料采购成本，确保食堂各项物料供应，加强食堂物料采购的监督管理，根据《食品安全法》、《招标投标法》等法律法规的要求，结合食堂采购量大、品种多、蔬菜副食每天必采、价格随行就市变化等实际情况，特制定本制度。

一、食堂物料采购管理规定

（一）采购工作应遵循质量第一，勤俭节约和公开的原则：

1．必须把保证质量放在第一位，多方收集供应商及产品信息，为采购决策做好充分准备，同时把好验收关，对不符合要求的产品及时提出拒付、赔偿或投诉，尽最大努力不让劣质物料进入食堂。

2．严禁非采购人员采购物料。

3．洽谈采购交易业务，必须有两人以上共同进行。4．本着廉洁奉公、勤俭节约的精神，根据食堂工作的实际需要，采购时应遵循“货比三家”的原则，同等质量比价格，同等价格比质量，同等价格质量比服务，追求质优价廉。库存期货（指库存一个月以上的商品），必须将货比三家的情况向分管领导报告，取得同意后，方可进货；以减少库存积压，有利于资金周转。

5．大宗物料采购实行“定点采购”，坚决杜绝从流动摊贩手中采购的行为，以确保食品的质量、卫生、安全。

6．采购工作必须公开进行，提高透明度等，建立、健全监督制约机制，禁止利用工作之便牟取私利。

7．实行采购回避制度。凡涉及与亲属进行业务交往的要主动回避。

（二）食堂采购工作实行统一管理：

1．食堂成立由局综合处组成的食堂采购管理小组，作为粮、油、肉类等量大或成批物料采购的管理组织，对食堂所有的采购活动进行管理和决策。

2．采购人员：由固定采购员1人和临时采购员1人（从食堂员工中临时指派）共同参与。

（三）采购方式：

可采取采购人员亲临采购、电话采购、合同采购、订单采购和送货、托运等方式进行各类物料的采购。采购时原则上必须由2人参与。采购人员必须在每笔（次）的入货单上签字。

（四）采购纪律：

1．采购活动中必须遵纪守法、公私分明、严于律己，严禁向供应商索取回扣及其他馈赠；严禁弄虚作假，不得涂改和伪造凭证，不得虚报物料，账物必须相符。

2．若工作人员违反上述规定，必严惩不贷（经济制裁至少为发生金额3倍以上）。

3．若供应商违反上述规定，按发生金额（或发生时的估算金额）加倍处罚（在货款中扣减），并视情节和态度决定是否取销其供货资格。

（五）各类物料采购的具体实施程序和要求： 1．设施设备及低值易耗品的采购：

食堂设施设备的采购应根据需要，首先提出书面申请，由综合处对其需要品种和数量进行审核，报局领导批准，根据食堂物料采购规定，由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。食堂大批量的低值易耗品{5000元以上（含）}由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。

2．主食(米、粉、面)、油、调料、肉类、水产品、冷冻食品、鸡蛋、干副、蔬菜等大宗食品的采购：

（1）实行定点采购。由食堂采购管理小组对每种商品初选2家以上供应商进行质量、价格和服务等的比较，最后选择1家作为定点供应商。对供应商原则上每一年筛选一次，也可根据市场变化、供货质量和服务态度不定期进行重新筛选。

（2）选定的供应商必须具备合法从事经营活动的相关证照（营业执照、卫生许可证、组织机构代码证、税务登记证、负责人身份证），产品质量监督检验报告、动物检疫合格证等，其复印件必须提交综合处备案。

（3）食堂采购管理小组在确定供应商前，应经过实地考查、看样、小量试用、价格比较后再行确定。

（4）在食堂管理员的具体组织下对采购供货物料进行验收（验收员、主厨和库管员参加验收。下同），验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量，并督促供应商按合同提供售后服务。

（5）采购员只负责按照批准的计划采购，同时负责制作采购货物清单，经验收人员验收签字后交财务，供应商必须提供正规发票，采购中涉及的税费一律由供应商承担，采购进价一律为含税价；财务根据正规发票、入货单等手续办理报销事宜。做到购支两条线，且报销价格不能高于采购小组核定价格。

3．特色素菜及其制品（如苦菜、山芹菜、马齿苋、野百合腌菜、酱菜、泡菜、咸菜、酸菜和辣椒粉等）的采购：鉴于品种繁多，其需要的数量和种类难以确定，市场价格变化也比较大，且大多是客餐用和在农贸市场直接采购，供应商基本上都是个体商贩，无法出具正规发票，只能以收据形式结账等情况，为了规范此类物料的采购行为，应按照以下程序办理：

（1）通过食堂采购管理小组对供应商、供货价格、供货质量以及市场情况进行考察和商议，各类食品原则上选择1家供应商提供货源。可根据市场变化、供货质量和服务态度定期或不定期对供应商进行重新筛选。

（2）采购活动按供应商报价，食堂采购管理小组核价，统一进货的程序进行。

（3）建立不定期对市场价格考察，分管局领导、综合处负责人和食堂管理员抽查等两种以上的市价咨询渠道，随时掌握商品供应信息和价格，做到随时调整和确定价格。

（4）食堂原则上应在前一天提出第二天所需的特色素菜及其制品采购计划，经食堂管理员确认需要品种和数量后，由采购员对所需食品进行采购。

（5）在食堂管理员的具体组织下对采购物料进行验收，验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量。

（6）根据特色素菜及其制品在农贸市场上即时采购，无法取得正式发票的实际情况，可使用统一印制的收据报销，但报销时须附有验收人和食堂管理员签字的说明。

4．物料采购原则上从批发市场或产地进货:（1）米、粉、面必须从具备加工条件，符合卫生要求的大型正规厂家或者供应商进货；

（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；

（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件）、产品生产日期后采购。

5．严把进货质量关，坚决杜绝假冒伪劣产品、食品，对所进物料做到“二杜绝”：杜绝三无产品，杜绝霉烂、变质、过期产品。若出现质量问题，由采购人员负责退货、退款，并做好详细记录，对供应商进行不良供应登记，供应商提供不合格的物料超过3次以上，取消供货资格。造成损失的由采购人员负责。货到验收后，合理安排物料的存放，杜绝因不当处理产生卫生安全事故和食堂财产损失。

6、保证计量器具的绝对准确，发现不合格产品和短斤少两，按《消费者权益保护法》的有关规定，追究其责任。

7．如一时采购不到的短缺商品，要及时向主厨说明原因，并采取补救措施，确保厨房的正常运转。

8．严禁采购路边货或其他无法溯源的食品原料和辅料。9．长期合作的供应商，应与我局签订长期合作的合同或者意向性合同，其中应约定食品原料辅料的质量、卫生、定价办法、配送方式、退换货、货款支付方式、食品安全责任等。

10．采购物料所必需的流动资金（最高限额为3000元），原则上由固定采购员向局财务室借支，日清月结。若出现差错，由借款经手人负责。

11．食堂管理员必须按规定公示主要物料的市场价格，每月向有关领导汇报一次。

（六）账务结算：

1．票据要求：每一笔结账都必须做到票据齐全（入货单和正式发票）；签字齐全（每组票据上至少必须有采购员、验收员、库管员、审批人四人以上的签字）；数据准确（正式发票必须与入货单相符）；审批无误（批准报销的金额大、小写必须相符）。

2．定点供应商的结账：

（1）原则上每半个月或者每一个月结一次账；（2）约定时间通知相关的供应商到场，由财务人员共同参与，实行透明结账法；

（3）结账时，供应商凭入货单存根联与收货联对账后，开具正式发票(须财务人员签字确认)交局领导审批。

（4）财务人员付款时一般不结付现金，原则上都应通过银行转账。

3．非定点供应商的结账：可先由采购员在出纳处预领一定金额作流动资金，一般情况下均现款采购。采购人员（付款人）凭入货单和原始单据报有关领导审批，然后在出纳处报账。原则上当天采购的当天审批，若因特殊情况当天不能审批的，必须在第二天审批完结，无故拖延不报审的责任自负。

㈦采购工作受财务、纪检监察、审计部门的监督。

二、验收制度

1．验收员对购回的物料无论多少、大小等都要进行认真仔细地验收。

2．验收员在验收商品时，要注意检验、核对商品的数量、规格、生产厂家、商标、生产日期、保质期和质量等。

3．有下列情况之一，验收人员可以拒绝验收：（1）无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者；（2）物料有效期已过期或已变质；

（3）发票等票据与实物的名称、或规格、或型号、或质量、或数量等不相符的；

（4）物料非本食堂所需的；（5）物料品牌与生产厂家不符的；（6）物料已损坏的；

（7）购进单价高于招（议）标单价的；（8）其他不符合验收条件的。

三、保管制度

1．采购回的物料均由验收员、保管员验收合格后方可入库。

2．库内物料要合理分类，摆放整齐，尤其是食品存放要做到隔墙、离地上架、分库保管，码放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害。

3．制定合理采购计划，做到库存食品先进先出先用，易坏先用，防止食品积压、过期、霉烂、虫蛀、鼠咬和变质等。定期检查各库房有无积压、过期、变质物料。

4．房内不得存放腐败变质、霉变生虫及超过期限的食品，已明确的上述食品应填写好报损单、经审批后及时销毁处理，严禁领用加工。

5．对食品添加剂要有专箱专柜贮存，并标明品名，出入库手续齐全；对灭蝇药、灭鼠药要严格登记造册跟踪管理，及时收回旧包装等以防投毒事件的发生。

6．凡进库的原料、半成品原则上不对外供应转让。管好固定资产和各种炊具和餐用具，固定资产借出须经有关领导批准，易碎物料等借出需留下足够押金。对新购设备及时登记固定资产账。报废时经有关人员鉴定报有关部门批准后方可销账。

7．做好周转容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。库房内不准为私人存放物料。

8．搞好库房内的环境卫生，库房内做到无尘土、无灰、无散落垃圾，通风良好，地面保持整洁。

9．食品库内严禁存放有毒有害物料及非食品杂物，更不得存放私人物料。

10．库房内不准闲人进入。

四、奖罚

1．对主辅原料的采购，局机关的有关职能将不定期的进行抽查，若发现违反本制度规定的，除按有关规定处理外，还将按照有关规定追究相关负责人的责任。

2．对遵照本制度执行的工作人员，年终进行考核，表彰奖励。

4.物料采购计划篇四

采购过程：物料采购计划——供货商评审——供货商确定——签订合同——准备验收标准——确定验收方法——验收——物料合格入库——不合格退货。

采购申请计划（公司各属单位上报的，并经主管领导批准）—由业务人员（或计划、采购人员）编写采购计划—采购计划会审（供应部门的领导、业务人员、采购人员、部门内审人员、财务人员和库管员等）—采购渠道的划分（部门要成立一个采购小组，成员可以由参加计划会审的人员参加，组长应当由不参与计划制定和采购的人员来承担。小组的任务主要决定采购的方式（如：定厂家、定品牌，还是社会采购）和方法（如：招标、询价等）—签订合同（合同签字不但要有采购人员还要有内审人员，并送达库房备案作为验收依据）—采购—到库验收（库管员根据计划和合同验收，完毕后由库管员填写验收通知单交内审员）—填写入库通知单（验收合格并经内审员审核通过）—结算（结算单必须经内审员签字才能生效）。根据企业的大小可以增建内容，总之要起到互相制约。有条件的企业可以进行计算控制，如采购计划、渠道划分、合同、到货通知单、入库通知单输入计算机，用计算机进行控制。当然，再好的制度和控制手段也可能由部门的一把手破坏，因此企业要认真选好部门一把手。

5.物料与采购管理系统篇五

关键词：非生产性物料,采购成本,物料供应率,集成采购

随着市场竞争越来越激烈, 各生产厂不但要考虑生产性物料的采购成本, 同时也必须意识到非生产性物料对成本控制、利润的影响。因而, 企业管理者和国内外广大学者将目光从生产性物料转向非生产性物料的管理。国外从20个世纪90年代开始注意非生产性物料的研究, 通过改善并重组生产过程和管理流程以及使用先进的信息技术, 提出了集成采购的思路, 即企业的MRO采购业务外包给单独的或几个采购服务商, 他们通过集成MRO供应商、参与客户库存管理、提高客户采购效率、建立长期稳定的合作关系、加强信息共享等方式来降低MRO采购成本和提高供货率。国内MRO采购也日益得到企业的重视, 部分学者对MRO采购模式、供应商的选择、集成采购商的库存等方面进行了广泛的研究。本文在参考这些文献的基础上, 基于第三方物流服务商的视角, 以上海某汽配厂非生产性物料供应数据为例, 对非生产性物料的属性及其供应优化进行探讨。

一、非生产性物料的内涵

(一) 非生产性物料的含义

非生产性物料是指伴随着企业生产运营活动而发生的日常消耗, 但是在产品加工制造过程中不进入产品实体中, 与最终产品不直接相关的商品和服务。非生产性物料也可称为间接物料或辅料, 通常分为ORM (Operating Resource Management, 运营资源管理类) 和MRO (Maintenance, Repair and Operations, 维护维修运营类) 两大类。ORM是指维持企业运作所需的行政性日常用品 (办公用品、计算机) 、公务出行车辆、差旅服务及劳务物料等。MRO通常包括维持企业生产活动持续进行所用生产资料的维护、修理、装配等, 包括备品备件、零部件等。MRO中的某些特殊备件虽然价值不高, 但因设计的独特性, 市场上很难找到替代品, 只能向设备的原生产厂家进行采购和请求特殊设备的维护, 就可能造成生产活动的停顿。

(二) 非生产性物料与生产性物料的关系

非生产性物料与生产性物料是相对的一组名词, 它们一起构成了进入车间的物料总和。非生产性物料是生产性物料进入车间以后从原料变为产品或零部件的保障, 也是维护车间进行正常运行的基础。因此管理好非生产性物料的采购环节是顺利生产的必要保障, 非生产性物料的成本因为没有严格的控制而快速上涨, 会抵消生产性物料成本下降所带来的节约, 非生产性物料的采购管理已经对一个企业的整体利润产生了深远的影响, 这也是采购的利润杠杆效应所在。

(三) 非生产性物料的属性

1.物料种类繁多、差异较大。

非生产性物料既包括设备及其维修备件和耗材等, 也包括行政性日常用品、劳务材料、办公用车等。同时非生产性物料采购的差异也较大, 可以小到螺丝钉, 大到生产工艺中的大型复杂设备。这些将会导致采购处理量大, 成本高。

2.供应商分散且数量较多。

非生产性物料通常要涉及到供应商的种类和数量不下几百个, 甚至上千个。非生产性物料的供应市场非常复杂, 有国内供应商, 也有国外供应商, 有的产品还拥有多条采购渠道, 供应商分布非常分散。而且生产厂商为了开拓新的产品市场, 会不断出现新的物料采购请求, 而导致新的供应商被不断引入。

3.非生产性物料需求分散, 批量小。

非生产性物料的采购请求来自于生产厂商内部的各个部门, 既有生产部门的需求, 也不乏非生产部门的采购请求。生产、物流, 研发、行政及市场等各部门均是非生产性物料采购部门的内部客户。非生产性物料的采购很多是根据各部门的采购请求进行量身定做, 因此非标准件的采购比较多, 需求分散不集中, 且每次批量较小。

4.非生产性物料需求预测差, 采购周期不定。

生产性物料需求计划通常是根据市场对产品的需求预测, 然后导入BOM文件而生成。非生产性物料的采购需求不同于生产性物料, 生产厂商内部各部门依前三个月及上年同期各月份的耗用数量, 并参考市场状况, 设定月用量。部分价值低且易耗品通常采用复仓制订购, 即降到订购点时进行订购, 所以非生产性物料的需求预测性差, 采购周期不稳定。

5.非生产性物料的采购通常是卖方市场, 价格波动大。

非生产性物料采购常常是品种多, 数量少, 非标件多, 同种物料定购频次低, 因此其采购常常是卖方市场, 即卖方在交易中处于主导地位, 采购员在采购谈判中处于劣势。由于采购没有一定规模, 和供应商不能建立稳定的销售渠道, 因而得不到最优惠的价格, 且价格波动较大。

二、上海某汽配厂非生产性物料采购体系优化措施

(一) 该汽配厂非生产性物料的采购体系

上海某汽配厂非生产性物料的采购外包给佩肯精机 (上海) 有限公司 (以下简称佩肯公司) 。该汽配生产厂内部各部门将物料需求订单下给该汽配厂的采购部门, 采购部门再将订单通过邮件或电话传递给佩肯公司。佩肯公司接单后, 将物料分为系统已有物料和新增物料。对于系统已有物料通常已建立起稳定的供货关系, 只需下达订单即可, 对于系统新增物料, 需要通过网络或电话向各个供应商进行询价、比价, 建立长期稳定的供货关系。佩肯公司向上游供应商采购到物料后, 再按照上海某汽配厂的要求进行配送。

(二) 该汽配厂非生产性物料采购及供货状况分析

根据佩肯公司的供货数据, 可以看出非生产性物料不但每月采购种类繁多, 且每月的采购品种不定;物料的采购周期不定, 总体订货次数比较频繁。这样多次采购增加的采购处理量, 使得采购成本相对较高。

而且不同种类的物料价格差异非常大, 相同种类不同批次的物料价格波动也很大。相对而言, 低价值、易耗物料的供货数量较大, 供货次数也较多, 而高价值、耐用物料的供货数量较小, 供货次数也较少。

注:由于非生产性物料的种类繁多, 各种物料的单位也不一样, 为便于统计, 以每种物料的包装单位为一个数量。

非生产性物料不但种类繁多, 且它的需求分散于生产厂商内部的各个部门。各部门在保有一定量库存的基础上, 只能基于前几个月的耗用情况再参考市场状况来作出预测分析, 因此需求预测的准确性较低。部分物料经常会满足不了生产需求, 需要紧急采购。

佩肯公司在不影响上海某汽配厂生产进度安排的前提下, 为了降低成本, 提高供应效率, 采用以下优化措施:

1.根据物料的采购价值、批量和供货次数, 将物料划分为三类。根据物料的价值、批量和周转速度, 可以把供货物料分为三类:第一类价值低, 批量相对较大, 周转速度快;第二类价值高, 量少, 周转速度慢;第三类根据实践经验和历史数据, 可以直接送达给汽配厂。因此, 库存管理系统的分析和设计将主要从这三类商品入手, 以保证库存管理信息系统能有效地支撑汽配厂的正常运营的需要。

第一类商品, 要保持足够的库存以便快速响应, 最大限度地满足汽配厂的需求;第二类商品, 可以采取供应商管理库存 (VMI) 方式, 这样可以减少库存成本;第三类商品, 可以直接组织配送或越库操作, 尽可能地实现零库存, 降低库存水平和库存费用, 提高响应速度和客户满意度。

2.根据就近原则, 部分物料由供应商直供给生产厂商。佩肯公司在为汽配公司提供非生产性物料配送时, 一般都是由辅料供应商先将物料配送给佩肯公司, 再由佩肯公司供应给生产厂商。如果供应商在距离生产厂商较近时, 由供应商直接将物料供应给生产厂商, 在缩短交货周期的同时, 还能减少工作量、降低物流成本。适合这种配送方式的物料正是第三类商品。

3.根据订单的送货要求, 适当合并送货。当汽配厂订单很多时, 就可以根据订单的具体供货要求适当合并订单。订单合并一方面可以确保对多品种、小批量订单, 甚至是单件订单的及时控制, 另一方面可以统一安排采购、支付和配送工作。这样可以减少一些不必要的重复工作, 减轻处理量, 从而可以较好地降低物流成本。

4.对于紧急订单, 采取例外处理。在日常的工作中, 总会出现一些紧急情况, 比如突发性的销售增长等, 由此会产生一些紧急的订单, 对于这些订单, 采取紧急订单例外处理, 及时识别并加急处理。可以派专门的人员对紧急订单进行跟踪, 供应商在将物料供应给佩肯公司时, 采取不入库, 在库门口检查完以后就直接配送给生产商的形式;或者佩肯公司和供应商之间协商好, 由供应商直接将物料供应给生产商, 减少中间环节, 缩短交货周期。

三、基于第三方视角下非生产性物料采购物流优化建议

(一) 外包给第三方物流服务商, 以提高集中采购优势

企业将辅料的采购外包给第三方公司, 与企业自己进行采购相比, 第三方采购具有以下优势:

1.第三方采购可以集成各个汽配生产厂的非生产性物料的采购需求, 变小批量为大批量, 提高采购规模。

2.第三方采购集成各个汽配生产厂的非生产性物料的采购需求后, 提高了采购地位, 在与供应商的谈判中更具有话语权, 可大大降低采购价格和供货条件。

3.第三方采购在为多家汽配生产厂商提供服务时, 可以根据他们的配送需求, 进行合理的配送优化, 降低物流成本。

4.第三方集成采购的模式也有助于第三方与供应商之间建立一个稳定的合作关系。

(二) 加强信息系统集成, 以提高采购效率

为了提高采购效率, 不影响生产企业的正常生产秩序, 供应商、生产企业与第三方物流服务商之间必须加强信息系统集成, 加强信息化处理手段。根据目前的非生产性物料的采购现状, 信息系统的集成主要包括以下两个方面。

1.生产企业必须成立专门的非生产性物料的采购部门。

生产性企业的采购部门在进行物料采购时, 往往会因为生产性物料的重要性, 而忽视了非生产性物料的采购, 而非生产性物料在整个生产过程中, 很多时候也能起到决定性的作用, 因此必须成立专门的辅料采购部门以保证辅料的正常采购。专门的辅料采购部门可以集中采购职能, 发挥集中采购的优势, 降低采购成本, 并且还能优化辅料采购计划, 做到较为准确的预测以及合理的库存水平。

2.信息系统集成。

专门的采购部门是链接生产企业内部各部门和第三方物流服务商中间点。首先要将采购部门的信息系统与生产企业内部各部门系统集成起来。采购部门可以随时查询各部门物料的库存状况, 跟踪用料情况, 及时作出准确的预测;其次采购部门与第三方物流企业之间信息系统集成起来。第三方物流服务商通过采购部门的信息系统可以查询到各种物料的库存状况, 及时向上游辅料供应商发出采购请求;最后第三方企业与供应商之间的信息系统集成。供应商可以根据第三方的物料库存状况及时制定生产计划, 安排生产。

(三) 优化第三方物流服务商的库存结构和水平, 以降低物流成本

第三方物流服务商的库存结构和设置水平不但会影响第三方自身的经营业绩, 还会影响其对生产企业的配送服务水平。借鉴佩肯公司的分类方法, 可以将物料分为三类:第一类价值低、易耗品;第二类价值高、耐用品;第三类直接配送品。第一类物料为了降低采购成本, 应增加库存, 随时满足生产企业的需要。第二类物料采用供应商管理库存, 第三方物流企业根据生产企业的采购订单去供应商管理仓库取货, 同时进行物权转移。第三类物料的供应商与生产厂商的地理位置较近。如果将物料从供应商处先运到第三方物流企业, 然后再由第三方企业运到生产企业, 这就违背了物流合理化的原则。对于这类物料, 第三方物流企业根据就近供货的原则, 通知供应商将货物直接送到生产企业的仓库部门。

(四) 区分常规物料与瓶颈物料, 适当提高瓶颈物料的库存量

第三方物流服务商在上述物料分类的基础上, 对每一种类的物料再进一步细分为常规物料和瓶颈物料。常规物料是指采购风险低, 物料容易获得, 对生产影响一般;瓶颈物料是指采购风险高, 获取这种物料一有定难度, 对生产影响较大, 缺料时会导致生产停产。瓶颈物料通常具有以下特点:供应商数量少或难以找到合格的供应商;生产厂与供应商的距离较远, 且缺乏可靠的运输保障;属于专利产品, 供应商占有优势地位;该物料对生产影响较大等。由于常规物料供应程度较高, 获取容易, 可以降低库存量;而瓶颈物料供应程度较低, 获取难度大, 可以提高采购批量, 适当增加库存量。

四、结语

非生产性物料采购不仅仅只是企业内部的一种独立的行政事务工作, 而是当今每个企业在市场经济竞争中严格控制运作成本的一个基本保障, 也是一种公司战略决策紧密相关的综合性管理活动。与国际一流的跨国公司相比, 国内企业的采购管理水平差异明显, 尤其是中小企业在采购上的成本和物料浪费十分严重。笔者从第三方视角提出非生产性物料采购优化的一些措施, 以更好地管理和安排非生产性物料采购, 减少采购成本, 提高供货效率, 使生产企业更加关注于核心竞争力的提高。

参考文献

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[6]张勇.浅谈供需一体化理念在第三方物流MRO业务中的应用[J].商场现代化, 2010 (3) :71.

6.物料采购员的岗位职责篇六

开发新的非生产性产品与材料的供应商

2. Coordinate with operation teams to define the needs;

与生产部门保持有效的沟通联系

3. Identify potential suppliers and prepare RFQ or on line tenders via Prosource;

使用Prosource系统进行招标开发潜在的供应商

4. Analyze and compare offers to select the suppliers according to the purchasing procedure;

根据采购流程分析与评估投标文件后选择最终供应商

5. Daily communication with MRO and service suppliers, coordination of delivery and disputes resolving;

与备品备件、维修服务供应商的日常联系沟通、跟踪日常的交货与解决相关的问题

6. Cost reduction on MRO & service;

降低备品备件与维修服务的成本

7. Evaluate annual supplier performance for MRO & service;

对供应商进行年度评估

8. Monthly analysis report for MRO & service and effective proposal.

提交月度分析报告并提供相关建议

7.生产和物料控制系统分析与设计篇七

生产与物料控制 (P M C) 系统, 作为分步实施企业资源计划 (E R P) 的前期项目就具有相当重要的意义, 它能实现公司生产与物料控制过程的信息化管理, 优化业务处理流程以及体现管理思想。下面以某材料有限公司的P M C为例, 讨论其建设目标、业务流程和架构的确定。

一、项目建设目标

该系统将着重考虑建设方所最关心的采购管理和生产计划管理, 以定制的方式完成项目的建设。根据对生产型企业P M C管理特点的分析, 充分体现领导者的管理思想, 优化公司业务处理流程和生产计划过程。

系统将完成采购管理、生产计划管理、物料管理、订单管理、出入库管理、供应商管理、资金平衡管理、损耗管理和质量保证管理等主体模块, 并提供实施状态跟踪、物料及资金的预警、告警功能和各类业务统计报表查询等系列相关功能。

由于本系统是一个基于网络的多人多角色互操作的业务平台, 系统将严格按照身份验证与授权方式进行权限管理, 每个登陆系统的用户都将是基于其角色进行授权, 使得业务流程及内部分工更加明确, 也体现了对业务数据的保护。

二、业务流程分析

在充分了解用户需求后, P M C的业务流程图如图1所示。

将P M C整体划分为若干个模块, 各个模块的作业内容为:

订单:输入产品名称、编码、数量、供货日期/时间。

计划:根据订单信息自动编排生产计划。

采购:根据总生产计划表和材料清单自动编排采购计划。

财务:根据采购计划, 对各类所购材料价格审核, 提交公司财务总监审批, 回复采购。

原材料入仓:仓库根据采购计划按期入库 (输出统计报表到品质和采购) , 并调整原材料库存数据。

生产:根据作业计划内容, 按流程统计制表 (领料、品质、生产、入仓) 并把制造成本报表反馈给财务。

规格料入仓:根据领出的原材料数量, 和到仓规格料数进行核对, 输出统计报表。

半成品入仓:根据领出的规格料数量, 和到仓成品数进行核对, 输出统计报表。

成品入仓:根据领出的半成品数量, 和实际到仓成品数进行核对, 输出统计报表。

船务 (平衡表) :对成品出仓数、船务票据、统计报表。

总表 (配远程信息端口) :各平台综合数据统计报表。

三、架构设计

1. 软件体系架构

本项目建设必须考虑到系统的可靠性、可扩展性、可维护性和数据访问的通用性, 采用三层软件体系架构来构建系统, 从上至下分别为:表示层、业务逻辑层、数据访问层。表示层是系统的UI部分, 负责使用者与整个系统的交互, 表示层中的逻辑代码, 仅与界面元素有关;业务逻辑层, 是整个系统的核心, 它与这个系统的业务 (领域) 有关;数据访问层, 也称为是持久层, 其功能主要是负责数据库访问。如图2所示。

采用分层式结构, 使开发人员可以集中精力关注整个结构中的某一层, 达到分散关注, 可以很容易的用新的实现来替换原有层次的实现, 降低层与层之间的依赖, 达到松散耦合的目的。同时也有利于标准化, 利于各层逻辑的复用。

2. 系统架构

在数据显示和消息处理上, P M C引入了缓存和异步处理机制, 同时又充分利用了ASP.NET 2.0的新功能Member Ship。在数据访问层中, 采用DAL Interface抽象出数据访问逻辑, 并以DAL Factory作为数据访问层对象的工厂模块。对于DAL Interface而言, 分别有支持SQL Server的SQL Server DAL和支持Oracle的Oracle DAL具体实现。而M o d e l模块则包含了数据实体对象。其详细的模块结构图如图3所示:

四、设计评价

8.物料与采购管理系统篇八

一．关S-95-1701批次外单存在的质量问题

3月4日；中业纸箱厂为我司生产S-95客户的外单纸箱，胶板厂的由品管员张宝清负责检验，其中当天送来的有胶板纸箱检查中发现有HB6005款的2-2包装箱即（侧板、门板），HR2045款的4-1包装箱即（背板），HB6801款的5-3包即（背板），5-4包即（下柜），5-5包即（吊柜）；有以下几种问题：

1、正面唛头字面印刷不清晰、模糊；

2、有侧唛的毛重、产品、尺寸英文印刷在正唛上与客户提供的印刷唛头不相符合；

3、侧唛的字母印刷太小排版不合理；二．供应商出现质量问题的原因

1.供应商印刷师傅和跟单人员同时有变动是主要原因；导致对该客户的印刷要求不是完全清楚情况下就印刷一部分，发现后也没及时同我司沟通处理，收货时也没发现此问题，直到生产包装才发现；

2.人员变化大，新师傅印刷也没先按我司要求确认清楚并打个样确认后批量印刷;三．公司采购部存在的问题

1.公司采购部个别人职业心态不正，责任心不强，采购观念落后，采购管理规范差，采购人员约束力差，具体工作落实不彻底。

2．采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与公司内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。

3．采购工作缺少监督制衡机制。公司的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此下去，在采购工作中还会出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。

4．公司对供应商的管理有待加强。采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对公司而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生公司对某些特定供应商的依赖，不利于公司寻找新的更好的供应商，不利于公司进行技术创新，也会在公司内部滋生腐败行为，损害公司的利益。

四．整改措施：

9.礼品(物料)管理与使用规定篇九

第一章总则

第一条为加强公司的礼品（物料）管理工作，提升公司的市场形象，充分发挥礼品（物料）在公司运营中的作用，特制定本规定。

第二条本规定所称礼品、物料指：经公司批准，由市场部直接批量购置或定制的以公司名义向有关单位、个人赠送的纪念物品及相关宣传材料。

第三条公司的礼品（物料）管理工作由市场部专人负责。

第二章礼品（物料）的保管

第四条各类礼品（物料）均由市场部专人负责进行保管。

第五条市场部礼品（物料）管理人员在礼品（物料）购置回公司后，礼品（物料）管理人员在入库前应按合同或相关单据验货，认真检查质量并清点数量，同时录入ERP系统及大百度系统。

第六条礼品（物料）管理人员要定期对礼品（物料）进行清点，做到周末、月末、季末、年末盘点，并将盘点情况向公司主管领导上报，在礼品（物料）数量不足时应向市场部负责人报告，及时提出制作补充礼品（物料）的需求。

第七条礼品（物料）入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和联系人资料等。第八条礼品管理人员对异常缺失的礼品应按照礼品金额如数赔偿。

第三章礼品、物料的申请与领取

第九条公司员工领用礼品须通过公司ERP系统进行申请，通过审批的申请，由申请人提供交款收据等证明到公司市场部礼品管理人员处领取礼品。向公司领导申请特批的礼品一律将领导批复的邮件转发到市场部相关人员email中，否则市场部将不予受理。领用礼品的程序为：提交挂礼品的订单→合同部审核通过→市场部礼品管理员审核通过→提供交款收据或者发票到市场部领取礼品。

第十条礼品的领取和发送必须严格履行相关手续，由经办人通过ERP系统下单流程提出申请，并在ERP后台及时修改联系人资料。（如果因员工未及时修改联系人资料而在回访过程中出现的一切问题，由相关员工自己负责。）如果后台没有联系人资料，市场部不予发放礼品。第十一条礼品领取人员应在领取礼品后准时送到相关单位及人员手中

1、礼品必须严格按照规定时间内送予客户；

2、对于在市场部会议上领取的礼品，领取人应在三个工作日内将礼品送交到相关人员手中；

3、对于在日常客户维护过程中领取的礼品，领取人应在五个工作日内将礼品送交到相关人员手中；

4、对于在日常销售过程中公司发布的促销活动以及特殊申请的礼品，领取人应在五个工作日内送交到相关人员手中。

5、特殊情况下，礼品可以延期领取，需向市场部礼品管理人员进行邮件说明情况。但必须在申请之日起一个月之内领出并送予客户，并应在准备送出礼品时到市场部礼品管理人员处领取礼品；

第十二条物料由市场部定期定量在公司办公地点摆放，用于商务人员日常销售拜访，实施人员日常赠送老客户，领用人员须本着节约的原则使用。

第十三条分公司要按时上报季度礼品使用情况，如不按时上报，将对下季度申请的礼品不予审批。

第四章礼品、物料的相关处罚原则

第十四条市场部将每周对领取的礼品进行电话回访，并填写电话回访表，回访内容包括：礼品是否送到、核对礼品、客户满意度等。对于没有收到礼品的客户填写未收到礼品客户资料表。第十五条对于在日常礼品领取、回访过程中出现以下情形的（包括但不限于）：

1、如礼品没有按规定送到客户手中，对相关人员处以20元罚款/次；

2、公司员工间不得私下交换礼品赠送客户，如客户收到的礼品与在ERP中申请的礼品不符，对于出现此类情况的，对双方当事人处以礼品价值等额的罚款；

3、如客户不知道有礼品的。市场部将收回礼品，对相关人员处以礼品等额的罚金，由此出现的一切后果由责任人负责。再次出现此类情形的，将对责任人处以礼品价格3倍的罚款，并收回礼品，并对部门负责人进行罚款，金额为100元；