关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨

关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨（共12篇）

1.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇一

高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨论文

高校文秘工作与档案管理工作具有密不可分的联系，两者之间相辅相成，档案管理工作是文秘工作的重要组成部分，而文秘工作是档案工作的重要基础，没有文秘工作的前期铺垫，档案管理工作也无法得以顺利展开，因此档案管理工作可以说是文秘工作的延伸发展。在实际工作中，应正确处理两者之间的相互关系，实现文秘工作与档案管理工作的有效衔接与结合对于提高文书运转效率以及档案管理质量具有极其重要的现实意义。

一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”

高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务，并做好两者之间的协调工作，其主要职责是为校领导出谋划策，是高校领导者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章，只要是以学校、校领导名义下达的各种公文，都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文;文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作;在各项公务活动中，由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理(主要包括登记办理、保管、存档等)。这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档，最后形成高校文书档案。由此可见，文秘工作是档案工作的前期铺垫，是档案材料的重要来源地，文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者，文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。为了确保档案管理工作的质量，文秘工作人员应

具备强烈的档案意识，明确档案的重要意义，应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。在日常业务工作中，文秘工作者应明确自己的职责，积极参与学校档案管理工作行列，认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料，确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。

二、档案工作是文秘工作的重要组成部分

高校办公室是学校的信息中心，是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构，校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿，关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总，而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。由此可见，档案工作是文秘工作的重要组成部分，也是一项基础性工作。文书档案记录了高校发展、教育、教学、科研等工作活动，是重要的历史凭证，档案管理工作的主要职责是对文秘工作者归档的文书材料进行鉴定、分类整理、编录、保管，并利用现代化先进的`档案管理形式、途径和手段将其转化为档案信息，进而为高校各项事业的发展以及社会发展服务。随着现代信息网络技术的快速发展及普及应用，高校档案管理工作应坚持档案管理服务本质，转变服务理念，大力引进先进的信息网络技术，积极创新，改革管理措施，丰富档案管理服务内容，提高档案管理服务效率与质量。

三、档案部门应积极为文秘工作提供现代化档案信息服务

文秘工作为档案管理部门提供了大量的文书档案，但在为校领导关于学校重大决策、学校制度完善以及学校文件起草等事件出谋划策时需要经常查阅这些历史文书档案，档案利用非常频繁。为了提高档案管理工作的服务质量，为文秘工作者提供更优质的服务，高校档案管理部门应经常深入调查、收集文秘工作者对档案管理的意见以及建议，全面了解、掌握文秘工作者的档案需求，在尽可能满足文秘工作者需求的基础上，打造具有特色的高校档案馆。在实际工作中，应重点做好密级事宜，具有较大的文化、科技、经济价值的档案信息资源，为档案利用者提供更具深度的信息服务。同时应积极引进现代先进的计算机网络技术，实现数字档案信息，为利用者提供视频、音频、照片等多种形式的档案信息服务，提供全方位、全天候的管理服务。

四、做好文秘工作和档案管理工作的衔接

新时期，学校应正确处理文秘工作与档案管理工作之间的关系，以现代计算机网络技术为载体，以办公自动化文秘系统以及档案管理系统为依托，实现文档一体化管理模式。首先在开发文秘管理系统以及档案管理系统时，应充分考虑两者之间的有效对接，两系统之间应能够实现一些具有重要保存价值电子文件的网上移交、接收功能，建立档案信息资源共享机制，加快文书的运转。同时高校档案管理部门应建立局域网，并与校园网连接，实现公开档案信息的开放利用。其次，应最好文件的收集、归档工作，对文件的整个生成过程进行实时跟踪，在文件的制作以及文件运转过程即开始进行干预，确保文件收集的完整性、系统性、全面性。

综上所述，文秘工作与档案管理工作具有密不可分的关系，文秘工作是档案工作的重要源头，档案管理工作是文秘工作的延续，文秘工作者以及档案管理工作者应相互学习，熟悉业务，密切配合，强化“文档一体化”意识，做好文档工作与档案管理工作的衔接，促进高校的进一步改革与发展。

2.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇二

广州市药品检验所成立于1953年11月, 是我国建立口岸药品检验所之一。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后, 档案管理方法一直沿用至今。根据每十年一次的档案数量统计档案归档率达100%。档案完整率达99%以上, 拥有丰富的药检档案管理经验。

1 药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案, 是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的, 反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证, 属于科技档案范围, 既具有科技档案相同的属性[1], 又与其他档案一样, 具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性, 还具有材料分散性、时效性强等自己的特性, 其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。

2 药检档案管理存在问题

2.1 档案设施落后

从硬性设备来看, 大部分药检所因建所时间短, 检验及办公场地小、场所少, 故未设档案室或档案专人、专库, 档案放在办公室的柜子里, 有的还是木柜, 没有落实防火、防盗、防潮等安全措施, 没有空调、除湿机等设备[2]。以广州市药检所为例, 其硬件设施、设备完善, 符合“八防”的要求。

从软件来看, 省级以上药检所基本实现LIMS接入的信息化管理, 而基层药检所有的自行设计开发保管系统, 有的仍处在纯手工阶段。现阶段, 尚未建立全面的LIMS系统, 北京地区的多数区县药检所还未接入LIMS系统, 未能充分发挥LIMS系统应有的作用[3]。广州市药检所软性设施稍有缺陷, 该所档案工作仍未使用LIMS系统, 而是使用自己设计的保管系统。这在日常工作中会有许多问题, 如检索步骤复杂、检索操作不可逆等。其中最明显的是档案借阅管理, 其借阅需要手工登记。手工登记借阅记录有两个弊端, 一是, 人工容易遗漏, 不利于档案管理;二是, 无法实现大规模的档案利用, 这就使药检档案的利用受到限制。对比来看, 广东省药检所接入了LIMS系统后, 其实现了大数据联网, 并且引入条形码方便了管理, 让档案实现了网络信息化。

综上所述, 药检所档案设施差异程度大, 其差异与级别和地区有关。普遍来说, 基层药检所设施较为落后。

2.2 药检档案不受重视

药检档案管理中普遍存在“重检验, 轻管理”的意识。在广州市药检所档案管理工作中, 档案工作地位低下会出现有“法”不依的情况。在2006年该所制定了完整的药检档案管理制度, 并且逐年更新, 但是由于档案工作不受重视, 工作中常常出现部门之间的推诿。在《广州市药检所档案管理制度》中明确规定, 各科室在出实验报告时需要整理出目录和入盒后移交给档案室, 但在现实工作中, 往往事与愿违, 综合档案室的工作被大事的整理工作所填满, 工作人员无暇进行档案管理的深度开发。

2.3 药检档案利用率低

从我国当前实际情况看, 档案利用的权利垄断、区别对待及优先利用等非公平性表现较为明显, 这种种表现与公民享有的平等使用档案信息权是矛盾的[4]。在此背景下, 药检档案开发利用率低。2014年广州市药检所档案的借阅量也只占到档案库存量的3%。除了前文所述的原因以外, 药检档案还因其自身保密性和信息渠道不畅导致利用低的问题。

2.4 药检档案部门职责不清

药检档案部门职责不清, 一方面由于管理者对档案内容界定不清;另一方面是其本身历史和行业原因。

档案内容界定不清是对药检档案的含义认识不到位, 药检档案从定义出发, 其档案内容有明确的界定, 我国也有相应的制度, 规定了药检档案的内容, 详细可以查阅《全国药检系统和中国药品生物制品检定所科技档案范围和保管期限》。各地药检所由于各种原因, 仍未设立相应的管理制度, 因此会出现未对纳入档案管理的内容赋予明确要求, 各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理, 使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。除此之外, 也会出现本不该纳入的档案进入库房, 占用了紧张库房位置。

部门职责不清原因各不相同, 主要是历史沿袭和药检行业管理方面的原因。广州市药检所从1998年通过国家二级评审后, 便设有综合档案室, 档案内容包含了广义档案内容。依据《广州市药品检验所档案综合管理制度》, 各业务科室做好档案分类和目录后将其移交给档案室, 档案室重新编码、入库进行保管。但是在工作中, 由于药检业务科室工作繁忙, 分类及目录还是由档案室负责, 现实工作流程和管理制度有出入, 让管理制度成为一纸空文。

3 药检档案管理对策

3.1 重视档案工作, 形成理念化

领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键[5], 转变档案服务理念是档案管理的精髓。

单位档案工作的效果直接与单位领导重视程度有关。领导的重视将是一个单位的风向标。因此, 领导的高度重视有利于改变档案工作的低地位, 增强单位内部档案的意识, 促进档案的深加工, 有效推动吸纳和培养档案人才。

转变档案管理理念, 从保管转为服务。新时期的档案管理工作, 要以提供利用、服务为根本目的[6]。这要求档案管理由内而外的转变, 变动的不仅仅是工作方式, 而是档案管理质的飞跃。首先, 简化借阅手续, 提高档案利用率, 让档案不再沉睡于药检所;其次, 开展药检档案汇编, 对本档案进行深化的开发。最后, 因本着为民服务的理念, 做到便民、利民的服务。

3.2 落实制度建设, 确保制度化

做好档案管理的基础是建立健全档案管理制度, 用制度规范管理, 使档案有效保存和利用。各基层药检所应依据《全国药品检验档案管理规范》编制本单位的档案管理材料, 这些制度应该包括有档案范围、保管期限、归档制度、保管制度、鉴定和销毁制度、利用制度、岗位责任制度、保密制度。针对电子档案, 也应当建立相关标准。电子档案相关标准的制定, 促进了电子档案的保管用的规范化[7]。建立制度有助于明确单位、部门和档案室之间的关系, 使得档案室能有效统一管理档案的每一个环节, 保证了药检管理规范化。

落实执行制度是制度化的关键。涉及管理档案的人员应了解本单位档案管理制度, 并且严格执行。定期组织档案管理人员学习本所档案制度, 提高其制度意识;在工作中, 根据制度管理档案, 减少档案工作的随意性。

3.3 推动信息化, 提高档案利用

一方面, 提高档案利用率, 需要深入的调查研究, 药检档案用户需求研究能有效推动其发展。药检档案用户需求研究是建立和发展药检信息中心的前期工作, 能提高药检档案的利用率, 是解决档案利用服务工作矛盾的主要途径[8]。针对不同的客户需求, 药检单位可以总结归纳出不同用户的不同需要, 方便查找相应信息, 缩短用户查找的时间, 提供更高质量的服务。

另一方面, 档案信息化是新时期档案工作发展的必由之路。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法, 实现档案信息的社会化服务[9]。档案信息化建设应加强全国管理网络建设、“双套制”归档和网络安全技术。

参考文献

[1]崔玲.抓住药品检定档案特点做好档案管理[J].兰台世界, 2000 (3) :13-14.

[2]王月英.如何做好药检所档案管理工作[J].药检之窗, 2010, 5 (6) :71-72.

[3]盛春元.基层药检机构在药品标准使用中的问题和建议[J].首都医药, 2013 (18) :12.

[4]杨晓晴, 李财富.档案信息伦理与档案信息法律同构依据探析[J].档案学研究, 2010 (1) :27-31.

[5]马莹.浅析如何做好药检档案管理工作[J].兰台世界, 2013 (S3) :144.

[6]刘志英, 马春文.药品检验所档案管理的探讨[J].华北煤炭医学院学报, 2004, 6 (2) :270.

[7]王萍, 张帅, 张诗敏.国外近十年电子档案研究述评[J].档案学通讯, 2011 (3) :58-62.

[8]孙红兵, 武兴民.应积极开展药检档案用户需求研究工作[J].中国药业, 2008, 17 (16) :6.

3.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇三

关键词： 档案；文秘专业；实践教学

档案管理的最终目的是提供档案信息为学校实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置，其中每项工作都必不可少，并有一定的程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。作为一名中职学校的档案管理人员，笔者深知档案管理工作是否达标，直接关系到学校教书育人、管理育人、服务育人工作的好坏。中职学校档案工作者应时刻注意加强自身思想修养，不断提高专业能力和业务水平，做好自己的本职工作，同时，利用学校完整的档案资源和自身的实践工作经验，为文秘专业的学生提供优质的实践教学服务。

一、清楚认识学校各类档案材料的重要性

（1）各类档案材料收集完整与否，直接影响学校教学质量的好坏。学校档案材料是随着学校教育教学活动而形成的，是第一手材料，是学校教育教学改革活动的缩影。学校的自身形象、价值观念、精神面貌以及先进人物的榜样力量之所以能够不断得以传承，完整的学校档案起到了重要的载体作用。

（2）档案材料是学校的宝贵信息资源。因此，学校应加强对档案信息材料的收集和整理，这对探索新的教育教学方法、宣传好人好事，以及加强思想品德教育、不断完善实践教学等方面具有非常重要的作用。

（3）中职学校档案中有很大一部分是记录和保存学校教育教学经验和成果的资料，记载了党群、行政、基建、教学、设备、会计、教师、职工和学生等各个不同层面的活动过程，内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研、服务社会等诸多方面的工作，它对总结办学规律，推进学校教学改革发展起到非常重要的作用。

二、做好文秘专业学生思想工作，为实践教学做好充分准备

在文秘专业学生上实习课前，教师首先要做好他们的思想工作，让他们明确毕业后很多人有机会从事档案管理方面的工作，选择了这个行业，就必须做到自觉立足本职工作，干一行、爱一行、专一行、精一行，忠诚党的档案事业。

其次，要求学生向“刘义权同志——全国档案工作先进工作者”学习，学习他把理想信念体现在爱岗敬业的自觉行动上来，勤奋工作、无私奉献，在默默无闻的档案工作中实现自己的人生价值，虽然身患绝症仍牢记使命、心系大局、工作不止，用生命诠释当代社会主义核心价值观，体现平凡中的伟大。

第三，教育学生要牢固树立正确的人生观和价值观，明确职业道德规范，树立自己的道德威信，严于律己，以身作则，遵纪守法、爱岗敬业、团结同志。牢记党的为人民服务的宗旨，在整理档案的繁杂琐碎工作中，做到任劳任怨、埋头实干， 时时处处以工作为重，培养良好的职业道德、强烈的事业心和责任感，严守党的机密，脚踏实地地积极为单位的档案事业贡献自己的力量。

三、利用学校各类档案资源，为文秘专业学生实习和实践服务

文秘专业对技能的要求非常高，学生如果没有掌握过硬的专业技能，则难以胜任今后的工作，因此，强化文秘专业技能训练极为重要。学校各类档案资源都应为学生的实习和实践服务，培养他们良好的职业能力，为今后的就业和深造打下坚实的基础

1. 带领学生认识档案硬件资源。

利用库房硬件，引导学生一边用眼去观察，一边用耳来听教师讲课，一边用手做笔记，这样学到的知识是《文书与档案管理基础》课本里所学不到的实践知识。因为大多数学生会觉得书本里的内容听起来很枯燥，难以理解和应用。教师可先带领学生进入学校综合档案室，分别观看学校为档案部门提供的专用的、符合档案管理要求的档案库房、阅档室和工作室，又称为“三分开”，这是档案工作最起码的条件和最基本的要求。同时，库房内应配置符合存放档案要求的标准档案铁柜（五层标准文书铁柜和财会档案凭证柜），有条件的单位还可以配置档案密集架。

2. 引导学生认识档案软件资源和相关规章制度。

利用库房软件，指导学生熟悉声像档案等特殊载体档案，明确这类档案必须配置恒温、恒湿设施，并做好每天的登记工作。了解档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求，必须坚固、实用，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”设施。同时，明确档案柜架的摆放必须符合档案保管的标准要求：第一，有窗户的房间，在摆放档案柜架时要避免强烈阳光直射，并注意框架的摆放不妨碍库房通风；第二，摆放柜架时要考虑便于档案的存取和方便搬运，主通道保持1—1.2m，过道保持0.8m的距离；第三，潮湿的房间，柜架与墙体应保持一定的距离，不宜紧靠墙面；第四，为便于使用，柜架应保持整齐，排列一致，从左到右。档案盒上架时也必须遵循档案保管办法存放，从上到下、从左到右排放，并编排档案柜号码，以便检索方便查找。

3. 利用规范文书档案，教会学生掌握文书档案的收集、规范整理和立卷归档工作。

（1）让学生接触文书档案案卷，仔细观察案卷是如何规范组卷之后，教师将组成案卷的过程一步步分解展开。让学生知道，以后走上工作岗位，无论在哪个单位、部门工作，一定要非常熟悉本单位的分类方案，否则无法将各门类档案立卷归档。资料收集必须完整、齐全，否则档案所提供的利用价值就不高，如果是学校，则无法为学校教学评估、教书育人和学校规划发展服务。

（2）将学校档案分类方案以及文书归档范围发放给学生，运用学校现有的需归档的文书资料，让学生自己动手，按照传统文书立卷管理方法组卷。在整理过程中，教师要细心观察学生是否按照学校的分类方案去组卷，从旁指导学生应注意哪些资料重要，哪些资料不重要而不需要归档；文件内容有无分散组卷，正本与底稿、请示与批复完整收集和规范整理外，对一个专题、一个活动、一个会议、一个课题、一个调查报告等能够成套的文件材料，都要注意整理归类在一起，不可任意拆散与其他文件材料混合装订。文件太厚（不能超过200页）时，则需要分开组卷；凡文件尺寸大于A4规格的，还要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱；归档文件目录的填写，原则上要按卷内文件材料原标题逐字填写，原文件标题过长的，可进行规范处理，进行简写。但在缩写时不能随意简化，更不能以文种或文件号或作者名称来取代标题，无标题的文件材料需拟一个标题，用中括号括住。对案卷标题的拟写，必须包含作者、问题（内容）、文种三要素，字数应在50字以内。对于这些问题，教师要时时提醒学生注意。同时，还应简单讲述新的文件材料归档方法、改革趋势以及整理文件的步骤。

这样的档案管理实践教学，既锻炼了学生的动手能力，又能结合课本理论加以活学活用，基础知识得到巩固和强化，学生普遍认为在这种理论与实践相结合的教学中，知识内容容易懂、容易记、容易学，不仅提高了专业技能，而且丰富了对档案管理工作的认识。

（3）教师通过言传身教让学生知道如何更好地做好档案工作。在实习过程中，有的学生在整理文书档案时，感觉到分类、立卷、起草题目、录入电脑、打印卷内文件目录、封面、起金属订后装订成卷非常烦琐，觉得过于枯燥和无聊。有学生问笔者：“老师，你从事档案管理工作多久了，从事这项工作你不觉得很烦吗？”笔者总是告诉学生自己从事这一工作差不多将近二十年了，只要是自己选中的职业目标，笔者就一定要认真对待，我们在平凡的岗位中，要有埋头苦干、勤勤恳恳、兢兢业业、乐于奉献的精神，努力完成各项工作任务，这样才能问心无愧。学生听后都在无形中受到感染，体会到教师全心育人、爱岗敬业的精神。教师在言传身教中不仅为社会培养了具备高素质和高技能的档案专业人才，而且为开创学校档案工作新局面做出了贡献。

笔者认为，如果中职学校培养出来的文秘专业学生只会空谈一些理论与概念，没有较强的动手能力或者一技之长 ，那么不仅学生在社会上很难立足 ，而且用人单位对学校的教学质量也会产生质疑。只有通过档案理论与实践相结合，让学生对档案室内的各项业务和工作流程有具体形象的认识和深刻的了解与思考，才能进一步巩固课堂上学到的知识。面对激烈竞争，学校的档案工作人员也要在工作中努力学习专业知识，认真负责地做好本职工作，完善职责意识，利用档案室档案资源服务于实践教学，为加快学校教学改革和发展贡献出自己的力量。

（作者单位：肇庆市工业贸易学校）

4.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇四

在深入改革发展的今天，要想让各级领导、职员越来越广泛地来支持、协助与配合文秘档案工作，就必须解放思想，转变观念，让档案和档案工作走出封闭，走近管理者，走向社会。

首先，促使全员开放观念。长期以来，员工都认为档案室是十分神秘的，虽然一系列

的政策法律为档案工作的开放提供了各种保障，但在实际工作中，档案工作的开放程度和员工利用的期望值还是有一定的距离。再加上员工的档案意识薄弱和较为繁琐的查档借阅手续，很少有人愿意去查档并及时利用档案。久而久之，就形成了一种你查我找的被动性思维方式。而在现在这个开放的社会，文秘档案工作必须根据企业、社会发展的需要，将封闭管理转为开放式管理，档案工作者也应树立时代感、责任感、紧迫感，树立开放的思想意识，从自我封闭的小圈了里走出来，不等不靠，变被动服务为主动向产业、管理等各方面服务，并为利用者营造一个良好的利用档案的环境。

其次，促使全员树立法制观念。档案工作者都要牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法制观念。《中华人民共和国档案法》等一系列国家关于档案工作的法律、法规是我国文秘档案工作健康发展的重要保证。这些法律、法规明确地规定了档案资理、收集及利用等方面的内容，作为文秘档案工作者，都要认真学习，只有知法、懂法，才能执法、用好法。只有具备了良好的法制观念，才能严守党和国家的机密，运用法律武器，同那些涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为作斗争;也只有具备了良好的法制观念，才能保持清醒的头脑，不受物质利益的诱惑，坚持原则，依法办事，从而进一步使档案工作走向法制化。

再次，促使档案工作者树立服务的观念。服务观念是当代文秘档案管理工作中一个不容忽视的重要课题，直接关系到档案事业的可持续发展。档案作为一种信息资源，只有被开发利用，才有可能转化为生产力，而这种转化和档案工作人员的服务观念成正比。服务观念越强，方式越周到，内容越广泛，这种转化就越快，收益也越大。要提高服务意识，观念就要更新，要改变过去重保管、轻利用的工作思路。要打破原有的思想定势和障碍，用创新思维去指导工作。

2.2实现“实质性融合”是文秘档案工作可持续发展的重点。

所谓实质性融合，是指通过一定的方法、手段和措施，使各档案工作机构以及档案管理的各个方面各个环节，成为一个相互合一、彼此包容、协调统一的新的`有机整体的管理活动。

由于档案工作涉及面广，为保证文秘档案工作顺利进行，应建立综合协调机制，以来协调企业各部门之间的归档工作，将企业各门类档案材料集中起来，这样就克服了档案的分散保存和各自为政所带来的局限性，使档案全面、完整、准确地反映企业工作全貌。

另外，在档案集中统一管理的基础上实行设置合理的全宗管理，可使档案工作整体化、系统化，既可以确保入馆(室)档案的完整，又可避免档案的混乱，便于利用。

最后，实现档案工作的融合，必须树立“以人为本”的思想，努力寻求、创造“人”与工作的适应环境。在考虑档案工作目标实现的同时，进一步调动档案工作者的积极性和创造性，让他们充分发挥自己的聪明才智。

2.3创新是文秘档案工作可持续发展的动力。

人们对档案信息的需求量与日俱增，需求范围也越来越广泛。本文认为，档案工作的创新，需要从以下几个方面入手：

第一，实现文档一体化。要实现文档的一体化管理，就要对电子文件实行前端控制、全程管理。它要求电子文件的形成者和电子档案的管理者通力协作，将高校档案管理的职能向前延伸，在文件形成时档案工作人员及时介入，要提前到文件生命周期的最前端进行，即从一开始就进行档案化管理，变被动为主动，将文件的登记、鉴定、整理、着录、保存和利用等一系列档案管理行为都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，形成一个不能随意割断的完整的“生命过程”。

5.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇五

激活人力资源市场实现就业倍增效应

人力资源和社会保障部有关负责人表示,促进创业带动就业,是政府通过政策支持和服务保障,营造良好的创业环境,调动劳动者创业的积极性和主动性,通过自找项目、自筹资金、自主经营、自负盈亏、自主创办新的生产和服务项目或企业,在实现自身就业的同时,带动更多的劳动者就业。据权威部门数据,每创业成功1人并稳定经营1年以上,平均带动5人就业。促进以创业带动就业,有利于激发劳动者的创业精神,激活人力资源市场,实现就业的倍增效应,是市场就业的主要措施,是就业工作中最活跃、最根本、最有效的战略。

正因为如此,党的十七大提出,实施扩大就业的发展战略,促进以创业带动就业《就业促进;

法》规定,国家倡导劳动者树立正确的择业观念,提高就业能力和创业能力,鼓励劳动者自主创业、自谋职业;今年的《政府工作报告》也要求,落实以创业带动就业的方针。

减免收费优惠税收扶持小额担保贷款

为不断改善创业环境,促进创业带动就业,《通知》明确提出了扶持措施和工作要求。

这位负责人介绍说,在政策扶持方面,《通知》有新突破:一是将行政性收费减免政策范围从持《再就业优惠证》人员扩大到登记失业人员和残疾人。规定登记失业人员和残疾人从事个体经营的,按规定免收属于管理类、登记类和证照类的各项行政事业性收费。二是加大小额担保贷款政策的扶持力度。明确小额担保贷款的范围可适当扩大,额度可适当提高。为调动金融机构开展小额担保贷款的积极性,允许贷款利率适当上浮。对其中从事微利项目以及上浮部分的利率,由中央财政全额贴息。三是在税收优惠政策中,明确登记失业人员创办企业的,可按《企业所得税法》有关规定享受税收优惠。

简化程序提高效率放宽市场准入限制

在工作要求方面,《通知》提出要完善支持自主创业、自谋职业政策体系,建立健全政策扶持、创业服务、创业培训三位一体的工作机制。简化程序,规范操作,提高效率,增加融资渠道,放宽市场准入限制,加强信息服务。加强创业意识教育,转变就业观念,营造鼓励自主创业的社会环境,使更多的劳动者成为创业者。

6.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇六

各镇党委（街道党工委）、人民政府（街道办事处），市直有关单位：

根据上级的统一部署，全市村级组织换届选举工作已全面铺开。为切实加强换届选举工作中的档案管理，确保相关档案资料齐全完整和安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省村民委员会选举办法》等有关法律法规和《福建省村级档案管理办法(试行)》、《福建省关于加强社区档案管理工作的意见》、《福建省村级组织工作暂行规定》、《福建省社区居民委员会选举实施意见（试行）》等有关文件精神，结合我市实际，现就做好村级组织换届选举中的档案管理（下称换届选举档案管理）工作通知如下：

一、深刻认识换届选举档案管理的重要意义。村级组织换届选举工作是一项政治性、政策性、法律性、业务性都很强的群众性工作，在换届选举工作过程中形成了大量具有查考和利用价值的原始记录。及时做好有关资料的收集、整理、归档和保管工作，建好、管好村级组织换届选举工作档案，维护村级组织换届选举工作的历史面貌，对于促进村级组织换届选举工

作的顺利进行和换届后各项工作的有序开展，对于加强村级领导班子建设、分析村级党员干部队伍现状、积累换届选举工作经验、保障广大党员群众的民主权利、保持农村安定稳定和推动社会各项事业的又好又快发展，都具有重要的意义。

二、切实加强换届选举档案管理的组织领导。各镇（街道）、市直各有关部门要高度重视，将村级组织换届选举档案的收集管理，作为一项重要内容，纳入村级组织换届选举工作之中，与换届选举工作一起布置、一起检查。镇（街道）在成立村级组织换届选举工作机构时，要根据工作需要，结合实际，设立收集档案小组或文件材料小组，并配备得力的专(兼)职档案工作人员，认真开展村级组织换届选举工作档案的收集、整理、移交工作；各村（社区）要进一步明确分管领导和具体工作人员，使档案工作有人抓、有人管。

三、全面开展村级组织档案清理工作。村级组织换届选举前，村（社区）档案人员要对本村（社区）的库（室）存档案进行全面清点，做好档案数量统计，并按档案类别编制目录。原村“两委”工作人员要将本人在执行村务活动中形成的属于归档范围的文件材

料，及时、全部移交给档案人员进行整理归档，不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

四、建立完整的换届选举档案。凡是村级组织换届选举过程中形成的、反映换届选举工作历史面貌、具有保存、查考和利用价值的文字、图表、照片、录音、录像等文件材料，都在收集范围之内。具体参见附件所列文件材料归档范围。新一届村“两委”成员的竞职陈述材料，经本人签名后，归入短期档案管理。换届选举档案由村（社区）妥善保管，确无保管条件的村（社区），其属永久保存的档案可以移交市档案馆统一管理。

五、做好换届选举档案资料交接和管理工作。选举过程中形成的选票等应存档材料，要装入档案袋，并按要求进行整理。上一届党支部、村（社区居）委会自新一届党支部、村（社区居）委会产生后十日内向新一届党支部、村（社区居）委会移交档案资料。移交时，要履行交接手续，做到帐物相符。新一届村（社区居）委会应明确分管档案工作的领导，确定具体负责档案管理的人员，确保本村（社区）档案的完整、安全和有效利用。

六、强化换届选举档案管理的监督检查。各镇（街道）、市直各部门要紧密配合、协调工作，加大档案

管理工作指导力度。由市档案局牵头，适时组织联合检查组，对村级组织换届选举过程中的档案管理工作进行检查。要严肃档案工作纪律，认真遵守档案管理的有关规定，坚决杜绝违反档案管理法律法规的行为。凡是换届选举过程中应归档的文件材料，要按要求及时整理、归档。密封的选票在保管期内，未经上级主管部门批准，不得擅自开启。销毁档案前要按照有关规定办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。新一届与上一届村级领导班子交接过程中，不得私自隐藏或拒绝移交涉及土地、财会、经营等方面的档案资料。违反档案法律法规的单位或个人，要严肃处理，情节严重的要追究法律责任。

附件：

1、社区居民委员会文件材料归档范围及保管期限表

2、社会主义新农村文件材料归档范围及保

管期限表

二○○九年五月

十八日

关于做好海曙区第九届人大代表换届选举工作总结的通知

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海选办〔2006〕13号

关于做好海曙区第九届人大代表换届选举工作总结的通知

各街道选举办事处：

经过两个多月的精心组织和扎实工作，我区第九届人大代表换届选举工作已接近尾声。为了及时总结本次换届选举工作好的经验和做法，望你们在接到本通知后，认真做好总结工作，并请于2007年1月10日之前将换届选举工作总结报送区选举委员会办公室秘书行政组，同时做好各类选举资料的汇总、整理和归档工作。一是认真搞好换届选举的总结工作。各区县选举委员会和选举工作办公室，要通过对换届选举过程认真的实事求是的总结，找出经验教训，这是一笔很大的财富。要通过总结来展示工作成果，增强人们对发展社会主义民主政治的意识和信心，为今后更好地开展换届选举工作创造有利条件。

7.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇七

一个办公室的文秘人员要想做好办公室的各项工作, 就必须要有坚定的政治立场, 同时也要有扎实的业务素质, 对单位的档案管理制度、人事制度和工资管理等方面十分的了解。目前通过培训和学习提升文秘人员自身的素质, 是提升服务质量、规范办事程序的重要手段。文秘人员应当对自身的工作非常的了解, 多看书, 做好学习的笔记, 扩宽自己的视野。同时也可以邀请上级的有关领导给文秘人员进行培训和讲座, 提升文秘人员的业务水平。另外还要强化对礼仪知识的学习, 注重文秘人员言谈举止规范, 对文秘人员的礼仪规范进行专门培训。最后办公室还要制定科学的考核制度, 加强对于文秘人员考核力度, 以更好的督促文秘人员开展自我提升。制定科学的考评制度, 对于表现突出的文秘工作人员要进行奖励, 将与文秘的绩效工资挂钩。

二、对文秘人员的服务意识进行强化

文秘在工作中要注重自身的服务意识, 提升自身的服务能力, 以增强办公室文秘人员对于单位其他部门的支持能力。在工作中要注意实现服务工作的两个重要转变。第一是要从被动服务转为主动服务, 尽早的发现工作的问题及时的进行判断、预防。办公室的文秘工作往往有着一定的偶然性和突发性, 所以这应该在工作中未雨绸缪, 以工作的超前性与预见性增强对于工作的服务能力。另外则是要实现从单一服务向着超前进行转变, 综合办公室的文秘人员所面临的工作比较杂, 有的工作需要发挥创造性思维, 而有的工作则是进行简单的重复, 文秘人员要从整体上对工作进行把握, 既要做好单位领导所交给的工作, 还要做好部门和基层服务、努力促进单位各项工作的顺利开展。

三、提高文秘人员的办事效率

综合办公室是单位进行上传下达的重要部门, 综合办公室工作的开展效率直接关系到单位各项工作的顺利开展。所以作为综合办公室的文秘人员应当积极主动的提升自身的办事效率, 对于上级主管部门所下发的一些文件, 要及时的进行接收、传达, 对于单位领导的批示和电话接听与文件打印要做好周密的安排, 减少差错的出现。另一方面要做好各个部门的协调和统筹工作, 坚持重大的问题进行归口报告, 做到不越位、不贪功, 识大体、顾大体, 以最大限度的提升自身的工作效率, 做好单位各个部门之间沟通的桥梁, 努力提升的工作效率。同时还要做好单位的档案管理工作, 根据档案工作的实际要求, 进一步的规范与设置照片、文书、数字统计等不同类型的档案, 使得单位的档案管理更加的规范化、科学化。一旦需要利用、查找档案就可以快速的找出利用, 促进工作效率的有效提升。

四、对文秘人员的工作作风进行强化

单位的综合办公室对文秘人员的工作纪律特别的强调, 特别低对于内部的管理制度要严格执行, 从而促使部门可以形成良好的工作氛围。另外综合办公室的领导也要要求自己部门的文秘人员要多开展一些调查研究, 和不同部门的干部职工开展交流, 掌握单位的一些工作动态, 努力使得本部门的工作更加的高效优质。同时在工作中要注意使用语言的规范化, 行为要更加的文明, 为各项工作的顺利开展奠定良好的基础。

五、在开展工作的过程中文秘人员要多进行工作总结

文秘在工作中会遇到很多比较杂乱的事情, 这些事情在开展的过程中会形成一定的经验, 文秘人员只有对这些经验多进行总结分析, 才能形成有利于自身工作的风格。总结也是对于过去一定时间内的归纳与学习, 对自己工作的一种回顾, 工作人员在进行工作的时候要注意形成一定的书面材料, 这样才便于督促自己, 也能更好的和单位的其他人员开展工作交流。综合办公室和其他部门不同, 工作往往比较杂乱, 如果不进行及时额总结, 各项工作的方法就难以形成系统。工作可以分为年末总结和经常性总结, 总结中要突出自身的不足和缺点, 在每年召开一次总结交流, 为来年的工作的提供一定的指导, 同时也可以避免其他工作人员走弯路, 这样可以有效的提升工作的效率和质量。

六、小结

总而言之, 办公室的文秘人员要不断的提升自身的业务能力, 总结自身工作中的方法, 提升工作的主动意识, 这样才能够提升工作效率, 使得办公室的工作可以不断创新和进步, 为单位各项工作的顺利开展提供坚实的保障。

参考文献

[1]李圣萍.完善文秘工作优化档案管理[J].农场经济管理, 2007 (04) .

[2]王静.做好文秘工作促进档案管理工作[J].硅谷, 2008 (17) .

[3]张薇.以高质量的文秘工作推动档案管理工作[J].黑龙江史志, 2010 (17) .

8.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇八

关键词:档案管理;科学规范;浅析。

中图分类号:K206.3 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 01-0000-01

一、搞好科研档案工作,保密工作是关键

由于科研档案是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是单位的宝贵财富。科研档案的安全直接关系到单位的安全和经济发展的成败,因此,为了维护科研档案的安全,确保科技秘密万无一失,必须做好科研档案的保密工作:

(一)强化科研档案保密知识教育,增强科研档案工作人员的保密意识

加强科研档案保密法制教育,是依法加强科研档案管理的重要条件。在改革开放和发展社会主义市场经济的新形势下,科研档案工作的形式和内容都发生了深刻的变化。科研档案管理需要更多地使用法律的手段和办法。因此,通过加强科研档案保密法制教育,使档案领导干部及其他涉密人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能,是依法管理单位科技秘密不可缺少的重要条件。

1.要继续深入开展以普及科研档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。

2.要突出科研档案保密法制宣传教育的重点,有条件开设科技保密法制教育课及讲座,进一步更新各级领导干部和科研人员的保密观念,提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密工作的自觉性。

(二)完善科研档案保密工作管理制度,加强对科研档案保密工作的领导责任

根据国家保密工作的规定,从工作实际出发,制定和充实完善科研档案保密制度。比如:《科研档案保密工作制度》、《科研档案保密工作职责》、《泄秘事件查处办法》、《科研档案资料查借阅制度》等一系列科研档案保密工作规章制度,使科研档案保密工作的运作有章可循。另一方面,要紧紧抓住科研档案保密工作的管理环节,加强对涉密要害部门的管理工作。一是,对科研档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是,坚持贯彻检查制度。由专职科研档案保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作巡视检查,发现问题及时提出整改措施;由主管领导定期对科研保密工作进行监督检查。三是、加强对涉密要害部门的管理,由主要领导对科研保密工作做出强调和部署,由科研档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行安全专项检查,发现问题及时纠正,防止和杜绝泄密事件。

二、实现科研档案管理的现代化

1.加强管理意识。科研档案管理是一门专业性很强的工作,他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的科研档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,科研档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好科研档案管理工作。

2.掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,科研档案材料的形成从调研起到项目的完成都是以手工抄写为主。而电子计算机技术的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。所以,科研档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3.利用现代化技术,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。特别是科研档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。

三、提高科研档案人员业务素质,监督科研人员及时归档

1.科研档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

2.进一步提高科研档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。

3.科研档案管理人员要自觉配合做好科研项目材料的收集和归档工作,把属于科技档案范畴的资料不遗漏地采集到库,监督科研人员及时归档,使归档工作做到“四同步”管理:即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门能及时出归档情况的证明材料。

9.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇九

档案整理、归档有关工作的通知

机关各部门：

为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整安全，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：

一、档案整理、归档范围

根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：

2009年两区管理机构分设至2009年底形成的档案，2010、2011年全年形成的档案

业务范围为：

文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的具有查考价值的文件材料等；

机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件； 企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

声像档案：记录我委在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。

实物档案：反映我委职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。包括：我委在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；我委自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等。

委机关档案整理、归档工作实行部门责任制度。文书档案、机关财务档案、实物档案由办公室负责；内资企业档案由投资促进局负责；外资企业档案由招商综合局负责、声像档案由党群工作部负责。

二、档案整理、归档的操作方法

按照《归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各部门的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。各部门在整理、归档工作中使用的档案用品由办公室统一进行购买。具体操作方法如下：

（一）归档文件应按件用不锈钢钉进行装订，也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求，装订的文件要求左、下侧对齐。文件较厚的在左侧三孔穿线装订。装订前要去掉文件上的金属物，装订线上有字迹的应加边托裱，字迹不清的应复制与原件一起装订。装订要结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件，便于阅读。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。

（二）归档文件采取年度—组织机构—保管期限的方法进行分类，并保持分类稳定。年度指文书档案全部按年度分类，即将文件按形成年度分类。将归档文件按其保存价值的不同分别划分为永久和30年、10年三种期限。

（三）归档文件在年度—组织机构—保管期限内按时间先后顺序进行排列，逐件编写流水号。同时在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。

（四）归档文件按年度、组织机构、保管期限、件号顺序分别进行装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。在盒脊设置项目中，填写年度、组织机构、保管期限、起止件号等项目。装盒时不同年度、不同期限的归档文件不能装在一个盒子内，盒号暂不填写，待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写。每盒内应放备考表（式样见附件2）一份，以说明盒内文件情况，无情况说明的也要填上整理人、检查人、时间等项目。

三、档案整理、归档的工作要求

（一）充实工作力量，加强档案建设。各部门要高度重视档案的收集整理和归档工作，把它作为本部门工作的一项重要内容，加强领导，统一认识，指定专人专门负责此项工作，切实将此项工作落到实处。

（二）做好档案整理工作，确保档案整理质量。各部门要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《机关文书立卷归档操作规范》的规定和规范要求整理档案。我委将根据各部门在实际工作中的需要，邀请市档案局相关人员，到我委对档案工作进行现场指导。

四、档案整理归档的时间

自本方案下发之日起，各部门对其形成的文件材料按年度进行收集和整理工作，各部门负责档案整理、归档工作的人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案目录，由部门负责人签字核准后准备向我委档案室移交。各部门（单位）档案整理归档应于3月10日前完成。归档移交工作具体时间另行通知。

附件： 1.归档文件目录（式样）

2.备考表（式样）

〇一二年一月十三日

10.如何做好文秘工作 篇十

熟悉情况。话说起来很简单，但要真正做到这一点相当难。文秘工作者在起草文稿的时候，往往觉得言之无物或是写不到位，就是对情况不够了解，不够熟悉，一知半解。熟悉情况是起草材料的前提和基础，因为材料本身就是现实情况的文字反映，“闭门造车”写不出高质量的材料。要熟悉情况，我认为可以从四个方面入手：第一，把握市情、省情、国情、世情和上情、中情、下情，也就是“七情”。写作时，从世界、全国、全省、全市的角度来分析和论证，这样领导讲起来，就会很生动，显得视野比较开阔，立意也比较高；第二，把握全局性、前瞻性、战略性的问题。尤其是撰写主要领导的文稿，由于领导考虑的问题的层次往往是比较高，我们的材料就要体现全局性、前瞻性、战略性，否则出炉的文稿就显得高度不够、深度不够、品位不够；第三，把握热点、难点、疑点问题。这样材料有很强的针对性，让人感觉到这个领导讲话对情况非常熟悉。大家心里所想的、所关注的，希望领导明确的事情、强调的问题，在材料中都得到了体现，让人感觉这个材料，这个讲话就讲到了位，听者会觉得很过瘾，对领导的信服力也会进一步增强。如果讲一些空洞的、原则的、不着边际的官话、套话，这个材料的份量和产生的效果就差多了。第四，把握创新性、经验性、思路性、指导性的工作。在材料中，对亮点工作和典型事例适当点一点，对做得好的单位和下属是一种肯定和鼓舞，对做得不够的是一种鞭策和促进。作为上级领导讲话，适当的表扬或批评本身就是推动工作的一种有效手段，是非常必要的，而且要有具体所指，不能过于模糊和宽泛，否则起不到激励和鞭策的作用。

同时，要熟悉情况，作为文秘工作者要多到基层去，到一线去，全面、具体、深刻地掌握第一手资料，了解具体工作的操作和难题的破解，加强工作实践经验的积累，而不是闭门造车。“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。毛主席有一句话：“没有调查就没有发言权”，对我们的文秘工作者而言，是“没有调查就没有文字权”。只有深入调查研究，才会熟悉和掌握全面情况，做到了然于胸，才会有感性认识到理性认识的转变，才会从理性认识向理论的高度升华。

广览博取。作为文秘工作者，所需要的知识容量，要求更宽、更广。只有做到知识容量大，才能厚积薄发、广征博引、游刃有余。因此，文秘工作者要兼收并蓄，广泛的、大量地积累各方面的知识能量。文秘工作者不一定要成为“专家”，但一定要是个“杂家”，在某个方面可以成为“行家”。“读书破万卷，下笔如有神”。让学习成为一种习惯，让学习成为一种境界。书本是学习的一个重要途径，多读书，好读书，读好书，什么领域的知识都去涉猎，不要害怕脑子装不下或乱成一团麻。人的头脑就像编了程序的电脑一样，会把各种知识按一定程序自动梳理好、排放好，当你要用的时候，只要思维的键盘轻轻一点击、一搜索，就分门别类涌现出来了。同时，我认为，多种知识的积累和融合，会产生一种新的知识。犹如钢、铁、铝等金属融合熔炼，就变成了合金钢，一种新的材料就诞生了；多种信息的交汇，会赋予我们新的思维；多种思想的碰撞，会裂变出更多的思想。比如两个人各有一个苹果，互相交换以后，每个人得到的还是一个苹果。但是思想不一样，你一个思想，我一个思想，互相交换以后，会迸发出多个思想。我在北京工作的时候，有一个爱好，就是经常找机会跟中央部委那些搞宏观经济、搞政策研究的专家、学者交朋友，“侃大山”，他们都是“能者”、“强者”、“智者”，不失时机和他们沟通交流，哪怕是漫无边际、海阔天空，但每每都有“听君一席话，胜读十年书”的感觉。他们视野开阔、思维敏捷、思想深遂、思路清晰、知识面宽阔和而且见解独特，与之交流，如曲径通幽，别有洞天，给人全新的境界、全新的思考，受益匪浅。所以，我觉得，跟能力比较强、素质比较高、知识面宽的人交流，进行思想的碰撞和

交锋，能让我们获得更多的启示、更多的受益，这也是我们掌握知识、积累能量的一个重要的方法。

角色转换。我参与过一些重要领导讲话材料的起草，在经历不断的挫折、不断的提高中，我体会到，要写出高质量的讲话材料，最关键的是要转换角色，大胆进行角色模拟，完全把自己摆到领导的位置上去思考、去谋划。角色模拟，不是形似，而是神似，要进入到领导的思想、内涵、风格和境界里面去。角色模拟越到位，材料精准度就越到位。从这个意义上说，文秘工作者还要是一个演技相当高的“演员”，善于扮演领导角色，真正做到“不在领导位，善谋领导政”，“身在兵位，胸为帅谋”。构思、起草材料的过程就是角色转换的过程。模拟好领导角色，首先要做到“五看”，一看会议的性质。不同性质的会议对材料也有不同性质的要求，要认真把握；二看会议的对象。身临其境地把自己摆到领导讲话的位置上，看看台上坐的是哪些领导，台下是哪些参会人员，针对的对象是上级、下级、同级还是来宾。只有把对象搞清楚了，才能确定表达的方式和口吻；三看会议场合。要先了解领导是参加大会还是小会，是室外还是室内，是在主席台会议，还是圆桌会议，会议是什么样的规模，是什么样的情景等等，文秘工作者都要把这些因素考虑进去；四看时机。要了解领导讲话的顺序，是先讲、后讲还是中间讲，把握好领导讲话的时机。先讲就带有引导性、示范性，后讲就应是侧重性、补充性、总结性。五是看时间。要考虑领导讲话的时间长短，把握时间度，并留有弹性。其次，还要注重“三个突出”，一是要突出领导的意图。在模拟角色时，要时刻想到领导的主要意图是什么，想表达什么，希望达到怎样的效果；二是要突出讲话的主题。切忌跑题和偏题；三是要突出领导的风格。所谓“文如其人”，就是这个道理。

辩证思维。一份高质量、有份量的材料，关键是提升材料的高度、力度、深度和广度。要达到这些“度”，必须具备政策性、理论性、思想性、针对性、指导性和权威性，需要用辩证的观点去看待问题、分析问题。好的材料都充满了哲理。辩证法既是思想观又是方法论，用辩证的思想、辩证的方式、辩证的观点去论述，会给我们一个新的视野、新的视角、新的思维、新的理念、新的境界。提高辩证思维能力可以做两件事：一是系统、深入地学一点哲学，让哲学的观点在脑子里根深蒂固，用的时候信手拈来，活学活用。毛主席就曾教导各级领导干部，要学一点哲学。学好哲学，终身受用。学哲学是“入之愈深，其进愈难、其境愈高”。二是把《毛泽东文选》、《邓小平文选》等领导同志的文选通学一遍。毛主席是哲学大师，也是古典文学大师，他的讲话和文论引经据典，而且把一些警句、典故用得丝丝入扣、入木三分。邓小平用的大多是短句，如“发展就是硬道理”、“两手抓、两手都要硬”等句子，但每个短句都蕴含着大哲理、大思想，富有辩证思维，都是一篇大文章。学习这些领袖们的讲话文论，会让我们大受裨益。

注重个性。个性就是特色，个性需要创新。俗话说，兵无常式，水无常形。材料最忌的就是雷同，不能千篇一律，不能“放之四海而皆准”。要因时、因事、因地、因人有所变化，或独树立一帜，或别具一格。比如经济工作会、全委会等会议，内容大同小异，可以说是老生常谈，但又要要常谈常新，每出新意。一要有独特的角度。同样一件事情，尽量用不同的角度去表述，就像达芬奇画蛋一样，从不同方面看鸡蛋都会是不同的形状。所谓“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。二要有独特的风格。防止走进一个格式、一个套路、一种格调，让人感觉“年年岁岁花相似”。材料也需要探索创造，变幻风格，调节口味，花样翻新。“旧酒还得装新瓶”。三要有独特的思想。有理论色彩、有思想内涵、有真知灼见、有鲜明的观点。四要有独特的文彩。现在无论是领导层还是听众层，文化知识水平都很高，鉴赏能力都很强，材料没有相当的文彩，信服不了人，打动不了人。这就要求文稿要有一定的文学色彩、理论色彩、情感色彩，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬，或激情澎湃，或深入浅出，或娓娓道来，让人感觉或如行云流水，或如波涛汹涌，真正把听众的心带到材料的境界里来。作为文字工作者，我们要善于使枯燥的文字鲜活起来，赋予它生命力、震憾力、号召力、感

染力。这就要用多种手法，如比喻、拟人、夸张、对仗、排比、借代、警句等修辞手法来增强语言的形象色彩，化抽象为具体、变深刻为浅显、转枯燥为生趣。

把握意图。写材料把握领导意图最重要。俗话说，做事不依东，驮累也无功。不怕材料写不好，就怕领导不认同。所以，文秘人员要善于揣摩领导的心思，想领导所想、谋领导所谋、为领导所为，准确把握领导的意图。要尽可能紧跟领导，当好领导的“尾巴”，尽可能多听、多记、多看、多思，把握领导的思想观点、工作作风、讲话风格，尤其要多主动参加领导主持召开的各种会议和调研活动，多听领导的即兴讲话，及时记录领导的思想火花。这些火花可能是一瞬间迸发，但却是把握领导意图、思想和观点最珍贵的素材，是写好材料的指路明灯。有这些基础，形成的材料一般都能得到领导的认可，可能还会让领导感到惊喜。

以资取胜。写材料必须大量地占有各种素材、资料，这就要靠平时的积累。“书到用时方恨少”，资料用时也方恨少。作为文秘人员平时要注重收集大量的资料，比如一些警句、典故、事例，做到“手中有粮，心中不慌”，随时能够派出用场。他山之石，可以攻玉。还要注意收集其他地方、其他领导类似的文稿资料，以资研究学习，触类旁通，或借鉴引用，不断提高写作能力，提升材料质量。

11.关于做好文秘工作促进档案管理工作的探讨 篇十一

1 增强对档案工作创新意义的理解和认识

档案工作创新是适应知识经济时代条件下干部事业建设的需要。随着各项改革的深度发展，干部人事档案的内容需要不断扩大，档案内容的陈旧性和应用的局限性，与当前干部队伍建设的需求极不适应。作为档案工作者，必须深刻地认识新形势下档案工作新的内涵和特点，应具有广阔的视野和开放的思维，适应发展和变化，从而抓住时机，勇于探索，不断创新，从工作转型中保证档案工作与时俱进。

2 把资料收集，完善内容作为档案工作的基点

档案材料的收集，是档案工作的基点和起点，也是其创新的基点和起点，因此，要在把握和维护档案材料真实性和完整性、新意性的基础上，抓住创新主体，保证创新质量。

2.1 把完善归档制度、保证及时收集和补充档案材料作为创新关键。要充分利用互联网快捷、容量大的手段，创新收集通道和整理手段，完善归档制度，使新形成的应该归档的材料及时归档，以避免档案中有关干部任免、考察、工资或奖励、学历等材料的缺失。尤其是对于考核、政审鉴定等方面的材料，要及时收集，及时归档。

2.2 拓宽收集范围，丰富档案内容。根据新形势下干部培养和队伍建设的特点，对人事档案，要建立归档责任人负责制度。要认识和掌握干部档案材料形成的规律和特点，注重收集能够反映干部政治素质、思想情操、工作作风、知识技能等方面的材料，特别是现阶段应根据人事制度改革和人才信息的需要，收集体现政治觉悟、思想理论、知识技能、特业专长等业绩方面的材料，使归档材料更全面，更准确，保证干部人事档案的内容更加全面和完整。

2.3 确立动态收集观念，及时补充新材料。要以动态收集观念，与时俱进地不断充实干部履历的新内容，做到定向收集，重大业绩随时记载，一般情况按一定时间阶段记载，保证材料收集完整、齐全。档案工作人员必须以适应新时期干部人事工作的动态性特点进行工作。

3 准确保证正确无误地做好鉴别工作

鉴别工作是一项政策性很强的工作，要以政治敏锐力、鉴别洞察力的要求对材料进行审定，识别其真伪，判断其价值，确定其是否归档，这是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证，也是保证干部档案质量的恒定标准。因此，档案人员应坚持原则，坚持标准，本着对组织负责的态度，首先要确定鉴别材料是否属于档案性质的范畴，对于不属于归档范围的材料，区别不同情况进行处置。其次，保证归档材料的真实性，真实性是干部档案的生命。最后，要鉴别材料是否完整，一是要保证归档材料完整；二是材料内容和外部形式完整，做到取之有据、舍之有理、实事求是，特别是对于剔除后准备销毁的材料，应慎之又慎，切忌主观臆断，草率处理；三是要鉴别材料手续是否完备。总之，归档材料必须真实、完整、精练、实用，以确保档案的权威性。

4 定期档案整理，提高档案质量

档案整理是保证档案质量的重要环节。档案整理必须做到：分类准确、加工准确、排列有序、装订整齐。第一，坚持实事求是，真实地把能够反映干部个人历史和现实的材料整理出来；第二，要以党的政策理论，保证正确性为指导；第三，遵循档案工作程序规律，保证材料内容和时间上的统一性，要加强研究和创新。要利用各种机会，宣传提高档案质量的必要性和做好档案工作的重要性，不断加强领导和指导部门的沟通和联系，寻求支持和帮助。

5 提高人事档案信息化管理水平

12.关于做好档案管理工作的思考 篇十二

1 建立健全人才选拨、培训机制, 提高从业人员素质

二十一世纪是经济高速发展、科技迅速进步的时代, 现代化的机器已经代替了人类的许多工作。但无论如何, 都不能否定人在推动社会文明进步中的核心价值地位, 这也正是“科学发展观”中“以人为本”核心内涵所要求的。同样, 建设一支高素质、高水平的档案管理人员队伍, 是做好档案管理工作的基础与前提。为此, 有关单位应首先在选拔人才时把好关, 重视对人才“品德”方面的考量, 尽可能地选拔出政治责任感强烈、敬业精神突出、服务水平较高的从业人员, 坚决排斥政治不可靠、作风不严谨的管理人员;同时, 单位还应做好人才的培训工作, 尤其重视对新引进人才的引导与帮助, 促使从业人员在“学用结合、按需施教、重视实效”的培训原则下, 接受全面而系统的业务培训工作, 以迅速熟悉、掌握自己的工作并融入档案管理队伍集体;此外, 相关单位还应建立继续教育的约束和激励机制, 鼓励、促使档案管理人员在完成本职工作的基础上, 加强学习, 提高内在修养与工作能力, 不断进步, 为档案工作多贡献一份力量。

2 建立档案管理网络体系, 把好档案材料收集关

档案管理工作之所以难做, 很重要的原因就在于档案种类名目繁多, 形式多样, 每个档案管理人员的认识、态度、知识水平又不尽相同, 因此常常会出现“有文不归”、“有文必档”的尴尬局面, 使收集起来的档案资料价值参差不齐;更由于缺乏严格、规范、统一的标准, 档案收集人员常常会遗漏许多重要的、有着相当价值的档案信息, 反而使许多价值较小的档案信息充斥其中, 不能较好地提供单位所需的相应信息数据。为此, 有关单位要制定出统一、严格的档案收集标准, 明文规定档案材料的归档范围与收集重点, 让每个档案管理人员都能明晰自己的职责与工作细节, 使每一个档案收集人员都能收集到符合规范的档案材料, 最大程度上完善档案数据库, 方便查阅;建立健全管理体制, 发挥好现代化网络的作用, 按照国际通行的惯例与原则, 结合本单位的特色, 建立起一个纵横交织的网络管理体系, 协调好各部门档案信息员, 层层管理, 交叉合作, 相互配合, 有条不紊地完成工作要求。

3 完善投入保障机制, 提高档案管理现代化水平

目前, 各级企事业单位尤其是党政工作部门的业务量增加迅猛, 传统的纸质办公以及简单、粗糙、低级的现代化办公水平已经无法解决档案管理量大点多的难题。为此, 单位必须首先加大硬件投入力度, 给档案信息管理部门增加经费投入, 购置电子计算机、扫描仪、记录机、数据库服务器、网络安全设备等, 将档案管理工作科学细化, 做好防偷、防盗、防高温等保护工作;其次, 完善软件管理系统, 加强数据库建设与管理, 在档案的收集、整理、鉴定、统计、检索、提供利用、编研等各个环节都强化管理, 大幅度提高档案管理的规范性与科学性;最后, 在已经完备的硬件配备、软件管理系统基础上, 单位还应积极询问从业人员的建议与要求, 加强用户的意见反馈工作, 不断创新与提高, 做到“没有最好, 只有更好”。

4 创新工作思维与方法, 提高档案利用率

传统意义上仅将档案管理定义为“档案收集”, 严重忽视了档案的利用目的。新时期环境下, 人们的生活节奏大大加快, 很难拿出相当多的时间从浩瀚的资料库中一点点地查找所需的信息。为了适应人们的这种需求, 档案管理部门必须加强编研工作, 采用征编结合的方法, 按照科学、细化、规范的原则分析研究档案, 通过筛选、归纳、综合、摘编等工作整理档案, 使档案信息资源更系统、精炼, 并编制配套的检索工具, 节省他人的查阅时间;同时, 在做好相关材料保密工作的基础上, 尽最大程度地在最大限度上开放档案库, 积极主动地向社会各界提供国家法律规定的信息资源, 并利用好现代信息技术, 加强不同地区、不同部门间的友好合作, 实现档案信息资源的共享, “美美与共”。

5 结语

诚然, 档案管理工作是一门相对枯燥、乏味、单调的统计工作, 但在新时期环境下, 档案管理工作是完全不能缺失的, 并且可以预见, 随着经济社会的进一步发展, 档案管理工作也必将显示出其更大、更重要的作用。因此, 企事业单位必须高度重视, 在科学发展观指导下, 以人为本, 加强对从业人员的人文关怀;全面、统筹发展, 加强档案管理现代化的硬件、软件配备;可持续发展, 面向未来, 不断提高档案管理水平与利用率, 为社会主义现代化添砖加瓦。

摘要：社会经济的高速发展, 人员的频繁流动, 社会各岗位对人才的高要求都给我国的档案管理工作带来了极大的挑战, 出现了诸多难题亟须解决。在这种背景下, 如何科学地收集档案资料、提高档案管理现代化水平与档案利用率等成为业界热门课题。本文将根据相关学者的理论研究成果结合笔者本人的思考, 提出一些看法, 以供参考。

关键词：档案管理,人才,现代化,信息

参考文献

[1]汪锦莹.关于做好企业科技档案管理工作的思考.经济师, 2009.6.[1]汪锦莹.关于做好企业科技档案管理工作的思考.经济师, 2009.6.

[2]宋志平.关于做好广播电视统计档案管理工作的思考.山东档案, 2005.3.[2]宋志平.关于做好广播电视统计档案管理工作的思考.山东档案, 2005.3.