社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案

社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案（共11篇）

1.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇一

社会保险业务档案管理规定（试行）

第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条 本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”或“—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条 社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。

附件

社会保险业务材料归档范围与保管期限

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„〔永久〕

（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料„„„〔100年〕

（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„..〔 50年〕

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料„„„„„„„„„„„„〔 50年〕

（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料„„〔 50年〕

（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料„„〔10年〕

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„〔100年〕

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表.„„.〔50年〕

（四）社会保险基金征缴汇总表„„„„„〔永久〕

（五）催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议„„〔10年〕

（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料„„„„„„„„„„„„〔10年〕

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料„„〔50年〕

（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料„„„„„„..„〔50年〕

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表„„„〔30年〕

（六）养老保险基金支付汇总表„„„„„〔永久〕

四、医疗保险待遇类

（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料„„„„„〔10年〕

（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„〔10年〕

（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„〔10年〕

（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）医疗保险支付明细表和汇总表„„„„〔30年〕

（七）医疗保险基金支付汇总表„„„„„〔永久〕

五、失业保险待遇类

（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„〔10年〕

（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料„„„〔10年〕

（五）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）失业保险支付明细表和汇总表„„„„〔30年〕

（七）失业保险基金支付汇总表„„„„„〔永久〕

六、工伤保险待遇类

（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料„„„„„„〔50年〕

（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料„„〔50年〕

（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„〔10年〕

（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„〔10年〕

（七）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（八）工伤保险支付明细表和汇总表„„„„〔30年〕

（九）工伤保险基金支付汇总表„„„„„〔永久〕

七、生育保险待遇类

（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„.„„〔10年〕

（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„.〔10年〕

（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单等相关审核材料„„„„„„„„„...„〔10年〕

（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）生育保险支付明细表和汇总表„„„..„.〔30年〕

（六）生育保险基金支付汇总表„„„„„〔永久〕

八、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险统计报表„„„„„„〔永久〕

（二）社会保险数据和分析报告等资料„„„„〔30年〕

（三）社会保险业务月/季统计报表„„„„„.〔10年〕

（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

九、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料„„„„„„..〔30年〕

（二）社会保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料„„„„„„„„„„„„„„„„.„„„„„〔30年〕

（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„.〔30年〕

（四）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

2.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇二

一、社会保险业务档案管理的意义

(一) 社会保险业务档案管理是保险人员缴费数据统计收据的良好保障

由于社会保险业务档案不仅仅记载了投保人缴纳费用的具体情况, 更加反映了社会保险业务运行的实际状况, 其能够清晰的记录投保人的参保情况与投保人待遇享受状况。由此可见, 一个良好的社会保险业务档案管理对于保险事业是多么的重要。

(二) 社会保险业务档案管理可以适当的减少管理漏洞, 降低舞弊差错

实际上, 社会保险业务档案管理工作不仅仅是社会保险工作中必不可少的一个重要组成部分, 还可以适当的减少社会保险内部管理的漏洞。由此我们不难看出, 加强社会保险业务档案管理不仅可以集中管理业务投保人的信息, 还能为以后保险公司设计与监督提供良好依据。

(三) 社会保险业务档案管理可以适当的促进社会保险事业的发展

由于社会保险业务档案涉及众多投保人的个人信息与大量的劳动保险、基金管理以及业务经营的流程, 一旦出现管理不当的情况, 势必会引起客户与社会保险部门的恐慌。所以说, 社会保险业务档案管理可以适当的促进社会保险事业竞争力, 对保险行业的发展体育和促进作用。

(四) 社会保险业务档案管理可以适当保障社会保险行业走可持续发展道路

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载等参保信息, 其完整安全直接影响着参保人员切身利益。而投保人的利益就严重的影响着社保行业的未来发展趋势。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

(一) 社保档案管理标准不统一

目前, 社保档案归档范围不明确, 分类不清晰, 社会保险文件材料收集不齐全, 档案管理方法不健全等现象时有发生, 社会保险业务档案管理缺乏规范性, 档案材料纸张形式各异, 装订不规范, 给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦, 严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化, 容易造成重要档案遗失或者归纳错误的发生。

(二) 社保档案管理软硬件应用设施不足

由于场地限制和经费不足等软硬件应用设施不足, 社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程, 大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案, 历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。档案存放环境潮湿, 安全隐患一直存在。

(三) 专职社会保险业务档案管理人员匮乏, 专业素质水平有待提高

现今社会保险行业迅猛发展, 社保档案存放量迅速膨胀, 未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低, 档案专业人才匮乏, 影响了档案管理工作。这种现象的恶性循环, 势必会导致档案管理人员不能专注做好档案管理工作, 人员缺乏稳定性;再加上兼职人员缺乏基本的档案管理知识, 工作质量令人堪忧。

(四) 社会保险档案管理手段落后, 与社会保险制度改革的快节奏脱节

据调查, 大多数社会保险机构仍未实施社保业务档案电子信息化管理, 手工操作的陈旧管理模式, 使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类, 再加上目前社会保险业务量的日益庞大, 传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和职工的查阅、核对需求, 直接影响了工作的效率。有的社会保险机构虽然实施了档案的电子信息化管理, 但由于软硬件应用设施不足, 未能发挥出应有的效能。

三、如何提高社会保险业务档案管理的对策

(一) 健全制度, 规范程序, 实现社保业务档案管理标准化

规范社保业务档案管理, 保证社保业务档案的完整、安全和有效使用, 关键在于实现管理的统一与标准化。依据《档案法》, 《保密法》等法规政策, 健全保险业务档案管理工作制度、制定档案室建设标准、规范整档标准, 制定社保档案分类大纲和保管期限, 构建完整的制度体系, 做到有章可循, 照章办事, 依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序, 做到既符合工作进程, 又符合档案管理要求, 实现社会保险档案的集中管理和标准化管理。

(二) 加强档案管理的软硬件设施建设

着力加强档案管理的基础设施建设, 提高档案管理的软硬件设施, 基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开, 并配置与档案数量相适应的档案柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备, 建立一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能档案室, 确保档案的长期安全保管和科学化、系统化管理。开发和使用档案管理信息系统, 实现与业务信息系统的连接, 统一数据格式, 达到档案管理前期介入、全程控制的目标。

(三) 实行对社保档案的动态管理

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇, 要经过诸多环节。而这些环节详细的个人档案记载, 就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。为达到档案管理的“记录一生、跟踪一生、服务一生”的宗旨, 本着对参保人负责的原则, 档案管理人员应对保障对象的变动情况及时进行调查核实, 及时变动档案信息内容, 不断充实完善个人社保档案的内容, 以充分发挥社保档案的证据作用。

(四) 转变存档方式, 实现社会保险档案的信息化管理

社会保险经办机构出于业务办理需要, 会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明, 各类保单合同、证件复印件以及各种需要存档备查的档案资料, 数量巨大。纸质材料保存受环境限制, 留存久了会有流失的可能。采用图像扫描方式将纸质档案转变成数字档案, 制作电子检索目录, 备份数据还可制成光盘, 形成“电子档案”。同时, 实行社会保障号码发放制度, 让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来, 通过社保档案管理人员对个人社保档案内容的定期增加和更新, 参保人可以随时查阅自己的档案信息, 实现现代化的养老保险档案服务方式。

(五) 加大对建立社会保险档案管理人才的培养力度

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作, 档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识, 具备计算机实际操作能力。按照“政府领导、部门配合、基层落实”的要求, 根据经办机构实际情况, 条件具备情况下, 可考虑成立专门业务档案管理部门, 配备档案管理专职人员, 吸纳计算机、法律等方面人才, 并积极与档案行政管理部门加强联系, 通过开展业务培训、上岗培训、档案法制教育等方式, 使档案工作人员能深刻理解社会保险政策, 准确把握社保工作程序和档案操作办法。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设, 稳定队伍, 保证档案工作的连续性, 努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍, 以满足社保业务档案管理专业化、电子化、科学化发展的要求。

(六) 加强防范, 重视保密工作

社会保险业务档案全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况, 个人信息的外泄, 可能给当事人带来名誉或财产的损失。因此, 对保险业务档案内个人信息保密尤显必要。档案管理员应有必要的信息安全意识以及规范的档案管理意识, 从源头上减少甚至杜绝民众信息泄露的隐患;严格限制个人信息的知悉范围;利用个人信息应要严格审批, 使用时要登记;严禁非法复制、利用个人信息等。通过这些措施, 确保个人的合法权益不受侵犯。

综上所述, 养老保险业务档案管理工作, 是一项长期工作。社会保险业务档案不仅可以为参保人员维护权益提供直接、可靠的凭证依据, 同时作为社会活动的历史记录, 可以直接参与到社会管理机制中去, 促进社会的公平正义与和谐稳定。因此, 我们要逐步建立比较完善的社保业务档案管理制度与流程, 改善业务档案保管条件, 丰富业务档案门类和数量, 确保业务档案的完整和安全, 从而实现社保档案为参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。

摘要：社会保险业务档案管理是指对社会保险业务档案收集、整理、归档、装订, 继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作的过程, 是社会保险经办管理工作中最基础的工作之一。随着我国国有经济的不断上升, 我国国民的思想政治觉悟也开始逐渐上升, 越来越多的人开始注重自身与家人的社会保险情况, 这就使得社会保险行业得到了快速发展, 社会保险业务档案管理作为保险行业中最重要的组成部分, 其就成为了人们关注的焦点。

关键词：社会保险,业务档案,管理难题,对策研究

参考文献

[1]陈岩峰.浅析社会保险业务档案管理[J].现代经济信息, 2011 (17) .

[2]姜炳槐.社保档案:记录一生, 管理一生[J].中国社会保障, 2007 (08) .

[3]王喜芝.加强社保档案管理为社保工作服务[J].黑龙江档案, 2005 (03) .

3.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇三

摘要：本文对北京市西城区社会保险业务档案管理现状进行分析，结合工作实际，就社会保险业务档案在“收、管、用”过程中遇到的问题，提出建设性对策。

关键词：社会保险业务档案归档范围保管期限

近年来，我国的社会保障事业迅猛发展，社会保险业务档案管理却相对滞后。由于我国社会保障管理功能分散在各个部门机构，社会保险业务档案由各经办机构分散保存，存在管理规范标准不详尽、不统一，查询利用不便等弊端。2009年，人力资源社会保障部和国家档案局联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，初步改变了社会保险业务档案管理无章可循的状态，但在分类、鉴定、整理、保管、利用等社会保险业务档案的规范管理指导上仍存在不足。针对这种情况，北京市西城区档案局对本区内社会保险业务档案管理现状进行了调研，对存在的问题，提出对应的解决措施。

一、社会保险业务档案管理现状

本次调研的西城区社会保险业务档案主要包括西城区人力资源和社会保障局所属社保中心和医保中心形成的社保、养老、医疗、失业、工伤、生育等档案。其中，社保中心保管档案10余万卷，按目前社保业务量，社保中心每年新增档案15000卷，总库房面积约1500平方米，预计2017年，库房将达到饱和。社保中心成立业务档案管理科，专门负责社保业务档案接收、整理、编目、数字化、入库等工作。目前，已完成了2010～2012年社保档案实体整理及数字化扫描工作，可实现档案网上查询利用。今后，将逐步实现档案加工与业务经办同步。但是，1986～2009年的档案受人力和场所等条件制约，加之档案积存量巨大，耗费了大量的时间与人力，仅完成初步整理。由医保中心保管的档案有16215箱（800余万件），每年新增档案约600箱（30万件），总库房面积约750平方米，预留4年的存量。医保中心则建立档案管理领导小组，实行三级管理，专人负责，完成了2011～ 2013年各类医疗保险业务档案标准化归档管理工作（共计1923箱），实现了档案目录电子检索，并完成了2010年以前的14093箱档案的初步整理。

二、社会保险业务档案管理中亟待解决的问题

1.社会保险业务档案管理分散，标准不一。我国现行社会保障管理体制无论是组织管理机构建设，还是立法规定都相对分散。管理机构分散、不集中，在档案管理上没有统一的标准，管理方法滞后，缺乏结合实际细化各类社保档案的管理细则，使得档案实体管理投入较大，社会服务功效甚微。

2.档案实体存量多、增量大，归档材料应“瘦身”。社会保险体系的不断完善，保险种类的多样化，使得参保人数和范围广泛覆盖，参保方式更加细化，保险工作的业务量连年大幅提升，与此带来的是社会保险业务档案的与日俱增。以西城区为例，社保中心档案的年增量为15000卷，医保中心档案年增量为30万件。如此巨大的增量，为社保档案管理和库房管理带来了空前的压力。按现有方式管理社会保险业务档案实体，管理成本将不堪重负。

3.部分档案利用价值不高，利用率偏低。通过对近两年档案利用情况进行跟踪分析，西城区社保中心业务档案的利用量每年只有300余件，主要是内控部门、基金监督部门、业务科室及参保单位查阅利用一些依据性档案材料，约占总查阅量的99%，而审批材料只占1%，基本上未接待公民查阅档案。医保中心业务档案的利用量约为每年150件，以审批材料中的医疗费原始单据利用最多。在利用时效上，基本上只利用3年以内形成的档案，2008年以前的档案利用很少。调研结果表明，部分档案本身的价值不高，导致社保业务档案利用率偏低，不能充分发挥其社会化的服务功能。

三、解决问题的对策与设想

（一）建立健全档案管理体系，实现“大集中”管理从管理的角度看，综合档案馆仅接收永久保存的档案，造成社会保险业务档案管理更加分散，且社会保险业务档案增量大，大部分档案馆在建设初期未能预留这部分档案的库房容量。从利用的角度分析，参保单位和人员并不了解要查询的社保信息保存在哪里，不仅要跑经办机构还要跑档案馆，利用不便势必引起利用者的不满，增加社会负面效应。在当前经办机构分设的情况下，如何更好地整合社会保险业务档案资源，将档案集中管理？笔者认为可以成立“社会保险业务档案管理中心”，负责统一管理一定区域内的社会保险业务档案。各经办机构按照档案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交档案实体及数据，由中心按照统一的管理标准和规范对档案实体与数据进行加工整合，真正实现养老、医疗、工伤、失业、生育、工伤等社会保险业务档案的集中管理、综合利用和信息共享。

（二）科学管理档案实体，应归尽归，该存才存

1.紧密结合实际，科学划定档案实体保管期限。《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》（京人社发〔2010〕109号）对十类社会保险业务档案的保管期限做了明确规定，调研发现仍有一些期限设定与实际情况不适宜。一是在现有保管期限的基础上，增加5年定期保管期限。如生育保险手工报销费用审批材料，按照规定其保管期限为10年，每一件档案以参保人为单位，其中包括审批表、申报表、收费单据及诊断证明、出院证明、生育服务证、出生证、身份证复印件等相关审核材料，共计10余页。从参保人的角度来看，参保人在一次性享受生育保险待遇后，这类材料也就实现了其查考价值。在实际工作中，此类档案主要留作内控部门、基金监督部门进行审计之用，查阅者很少，且仅利用近两年的档案内容，故划定5年保管期较为合适。到期后及时进行鉴定销毁，可以减小档案管理成本，节约库房空间。二是调整档案保管期限偏高的档案。如用人单位社会保险登记材料、用人单位社会保险年检材料、五险参保单位登记表等，其保管期限为永久保存。调研发现其保管期限偏高，因为此类登记材料所记载的内容主要为单位名称、组织机构代码、住所地、法人或负责人、开户银行及账号等，这些信息是社会保险经办机构审核用人单位参保资格的依据，对职工享受医疗保险待遇和将来计发养老金没有直接的查考利用价值。三是档案实体状态不足以按划定期限保存的情况。在调研过程中，通过翻阅积存待整理的档案，我们发现有部分审批材料字迹为针式打印，因打印效果不佳，浅蓝色字迹褪色严重，多有辨认不清之处，还有个别单据为热敏纸材质，仅保存两三年就已看不清了，这部分档案仍按原保管期限划定没有实际意义。应及时鉴定整理，可依据具体情况适当降低保管期限，同时尽快采取数字化补救措施。

2.鉴定档案价值，科学界定归档范围，为档案实体“瘦身”。国家档案局3号令及北京市档案局109号文件中均规定了各类登记表单的相关审核材料作为档案划入归档范围。调研中，通过查看各类档案实体，发现审批、登记材料中附带了大量参保人办理业务时提交的相关审核材料，其在案卷中占有较大比例，导致档案案卷厚重臃肿。如基本医疗保险基金补缴表中每一个参保人都需附带一本劳动合同，而这部分材料实际上对参保人并没有查考利用价值，其主要作用是为内控部门、基金监督部门对社保经办机构进行审计提供依据。笔者认为，这些相关审核材料可以不纳入归档范围，而是将其作为审计依据，一是将审计工作前移，归档前审计；二是相关审核材料由保险经办机构自存，以备核查；三是办理保险业务工作过程中进行数字化扫描以供备查。此外，部分档案为经办机构或医院内部系统生成的电子单据，如医院上传的住院费用清单，由医院为归档工作专门进行打印，归档装箱上交保存后，就没开箱利用过，且在医院系统里已经全部存有电子数据，建议此类档案做无纸化保存，由医院上交电子数据即可。

（三）加快信息化进程，搭建社保档案电子数据统一平台

当前，社会保险业务档案信息化工作尚处在目录应用的初级发展阶段，远远跟不上社会保险工作发展和改革的脚步。应打破僵化的固有思维模式，使社保档案管理由重社保档案实体向重社保档案信息转变，逐步搭建能够查询到参保人全部社会保险业务档案的信息中心。数字化工作初期虽然耗资巨大，但从长远来看，这是降低行政成本、提高行政效率，服务民生的有效途径。

（四）完善社会保险业务档案制度体系

4.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇四

我县自2011年6月13日，根据发布了国务院关于开展社会养老保险业务档案和城镇居民社会养老保险档案管理的指导意见，2011年7月1日启动城镇居民养老保险试点工作。自新农保和城乡居民养老保险工作开展以来，就档案问题我们严格按照中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令[第3号]人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定试行）》，自2009年9月1日起施行文件执行，档案管理工作也得以顺利进行。但其中也存在许多不足的地方，主要表现在以下三个方面：

一、参保人员登记，建立形成的业务档案资料不齐、不健全。不齐表现在有些缺身份证、户口册复印件。不健全：一方面申报单位或个人报来的参保资料未填写申报时间、姓名、单位名称和盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章不清晰；有些交来存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。

二、社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范。一方面交来的业务存档资料中姓名、身份证号与户口册、身份证复印件上的不一致，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章等。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。

三、由于社保部门涉及的业务i、资金人员较大，特别是县级社保部门没有专职的档案管理人员，导致档案管理没有规范化、科学化，难于查找参保人员的个人资料，更不可能谈业务信息化建设。

认识这些不足之后，在以后工作中我们要求各业务部门经办人员进一步加强《社会保险业务档案管理规定（试行）》的学习，充分认识建立形成真实、完整、安全规范的社会养老保险业务档案的重要性，使各类材料、表格、记录必须做到字迹清晰，规范整洁，便于查阅和保存。并根据《规定》、《办法》的建档类别要求，建立形成符合要求的业务存档资料；主管部门应从经办源头上抓数据录入质量、抓业务存档资料质量，实行谁经办谁审核谁负责制建立形成完整、真实、安全规范的业务存档资料。这样才能杜绝出现类似同一人参保存档资料姓名、身份证号上下不一致和不同版本业务存档资料的产生；同时对身份证上的年龄与档案年龄不相同或相距较大的人员，可到派出所或相关部门调查核实。村委会要

以村民小组为单位，将参保人的参保登记表、身份证复印件、户口薄复印件等资料按年进行整理成卷，规范归档，分别交新型农村和城镇居民社会养老保险试点工作领导小组办公室存档。

在工作中的几点建议：

一、建议上级业务主管部门加大对社会养老保险业务档案的培训力度。

二、加强与档案业务部门的沟通与合作。

5.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇五

来源：鄂人社发〔2010〕58号

第一条 为加强新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”）业务档案管理，确保新农保业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》和湖北省人力资源和社会保障厅《湖北省新型农村社会养老保险经办规程（试行）》以及国家和省有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法所规定的新农保业务档案，分纸质档案和电子档案。纸质档案包括业务经办过程中所形成的记录、证据、依据等纸质材料；电子档案包括纸质档案生成的各类业务数据和影像资料等。

第三条 省、市社会养老保险经办机构（以下简称“社保机构”）负责监督、检查、指导、协调辖区内新农保业务档案的管理工作。县（市、区）社保机构负责新农保业务档案的集中保管（直辖市直接经办新农保业务的参照执行，下同）。

乡镇人力资源和社会保障服务中心协助县（市、区）社保机构做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作。村（居）委会应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。

第四条 新农保业务档案实行目标管理，明确分管领导，将业务档案工作纳入单位议事日程、工作计划和单位发展规划，设立相应的档案管理部门。

第五条 新农保业务档案管理应配备专、兼职档案工作人员，能适应业务档案工作的需要。档案工作人员需保持相对稳定，定期参加档案业务学习和业务培训，持证上岗。

第六条 新农保业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳全部新农保业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠。办公室、库房、查阅室按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，以适应档案现代化管理的要求。

第七条 新农保业务档案应建立保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理制度，并妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第八条 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，将新农保业务档案工作列入社会保险业务经办工作，加强新农保业务档案工作的监督指导。

第九条 新农保业务经办过程中形成的记录、证据、依据，进行严格审核，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第十条 新农保业务档案分类应遵循农保工作的规律和特点，采用“—业务环节”的方法对农保业务材料进行检查、分类、整理、立卷、编号、入库保管，并应编制卷内目录、案卷目录、索引目录、填写备考表等。

第十一条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限按部颁规章规定分为10年、30年、50年、100年。

第十二条 乡镇人力资源和社会保障服务中心通过县（市、区）社保机构生成的电子档案开展相关经办业务工作，并负责受理咨询、查询、情况公示等。

第十三条 新农保业务档案的鉴定和销毁必须按照《中华人民共和国档案法》、人力资源和社会保障部和国家档案局关于《社会保险业务档案管理规定（试行）》执行。

第十四条 社保机构对违反新农保业务档案管理规定的行为应限期改正，对直接责任人和主

管领导按照相关法律法规予以处理。

6.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇六

——宝鸡市工伤保险事业管理处业务档案管理经验材料

尊敬的各位领导、同志们：

大家好！很高兴能有这个机会，在这里和大家共同探讨和交流社保业务档案管理工作。下面，我就如何做好工伤保险业务档案工作做以简要发言，不当之处敬请大家批评指正。

宝鸡市工伤保险事业管理处是宝鸡市人力资源和社会保障局所属的工伤保险经办机构，成立于2005年11月，现有职工16人，主要承担全市工伤保险经办业务。2010年，为贯彻落实《社会保险业务档案管理规定》，加快社会保险业务档案管理规范化进程，更好地为参保对象和社会保险事业服务，人社部提出了在全国社会保险经办机构中开展社会保险业务档案管理达标验收的工作规划。为此，我处开始着手安排社会保险业务档案达标验收前的各项准备工作。2011年以来，宝鸡市工伤保险事业管理处的社会保险业务档案整理工作在上级业务部门的关心指导下，根据人社部和国家档案局印发的《社会保险业务档案管理规定》，结合我市实际，突出重点，真抓实干，开拓创新，加快进度，使我市的社会保险业务档案管理工作逐步迈向了规范化轨道，也有力地维护了参保人员的权益。现将我市工伤保险业务档案工作汇报如下。

一、领导重视是搞好档案管理工作的前提

随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要。为此，我市一直把档案管理工作作为社会保险工作中一项重要的基础性工作来抓，把档案管理纳入了全市社会保险工作体系之中，与业务工作同部署、同实施、同检查。一是把档案工作列入了工作计划，每年都对档案管理提出具体要求，进行定期不定期的检查，档案管理过程中遇到的困难或问题，领导都能很快地给解决。二是成立了由处主要领导、各业务科室负责人、档案管理人员组成的档案管理网络，挑选了2名责任心强、计算机技能好的同志担任专职档案管理员，各业务科室分别确定1名兼职档案员，负责本科室档案的搜集、整理、立卷和归档工作。三是不断加大档案管理硬件投入，使档案规范化管理在硬件上有了保障。2009年9月，宝鸡市人力资源和保障局投资150万元，建成了300平方米的宝鸡市人社局综合档案室，室内配备有统一的档案密集架72组和电脑、除湿机、空调等仪器设备，购置了防磁柜、温湿度计、防虫剂、灭火器等一批档案用具，并安装了防盗门窗，使档案室达到了防盗、防火、防水、防尘、防鼠、防虫、防毒、防光、防泄密、防辐射的“十防”要求。

二、建章立制是搞好档案管理工作的保障

我们根据省市社保业务档案工作目标管理的要求，结合本单位的实际情况，从管理入手，建章立制，先后制定了《档案

管理暂行规定》、《档案人员岗位责任》、《档案立卷归档制度》、《档案借阅制度》、《安全保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《电子档案管理制度》等相关制度，编制了《文件材料归档和保管期限规定》、《档案分类大纲、归档原则、整理方法、排列编号说明》等规范性文件材料，从制度管理上做到了有章可循，以章办事，严格管理，合理使用，保证了档案管理工作的正常运转。为了规范我市工伤保险业务档案管理工作，市处给各县（区）工伤保险经办机构下发了《关于工伤保险经办档案管理的通知》，为实现工伤保险经办档案管理规范化、科学化、制度化建设奠定了基础。同时，我们将档案管理工作与日常考核挂钩，做到奖惩分明，充分发挥和调动了档案工作人员的积极性。通过建立健全一整套档案管理制度，使我们的档案管理从以前的各自为政、闭门造车，转变为现在的硬件统一、类别一致、查阅方便，为规范高效的开展档案工作奠定了良好的基础。

三、强化素质是搞好档案管理工作的基础

档案人员业务水平的高低，直接决定着档案管理工作的好坏，所以我们严把档案管理岗位人员进入关。挑选具有大专以上学历、熟练电脑操作、有一定文字功底、好学上进、吃苦耐劳、精细工作的年轻同志担任专职档案员。为了不断提高档案人员的整体素质，我们采取“请进来、走出去”的办法，每年组织档案人员进行各种形式的培训学习不少于2次，邀请市档

案局专家、市局相关领导进行现场指导，解答疑难问题，并组织档案人员外出学习其他单位档案管理的先进经验，与他们进行面对面的交流，取长补短，不断提高业务水平，增强驾驭本职工作的能力，从而在档案管理工作中做到得心应手。

四、规范管理是搞好档案管理工作的重点

社会保险业务档案管理包括收集、整理、归档、查阅、保管等基本程序，我们严格按照档案管理制度的要求规范管理，认真做好档案管理的每一个环节；在档案收集方面，我们注重日常资料的积累，做到了心细、手勤、脚快。根据我处档案种类多、数量大、时间跨度长、涉及范围广的实际，我们进行了多次动员，进一步提高了全体干部职工对业务档案达标验收工作重要性的认识。我们专门聘请宝鸡市档案局专业人员，重点对2010年以前的业务档案资料进行规范整理，逐件鉴定筛选，负责指导装订档案，全程指导和组织档案收集、分类、整理、编号、编目、装盒、入柜，保证了业务档案资料的连续性、完整性。整理中，我们按照档案部门和社会保险业务档案管理规定，将全处档案划分为文书类、业务档案类、会计类、设备类、实物类、特殊载体类6个大类，对2006年－2011年产生的工伤保险业务凭证、报表、账簿及各类表册进行检查核对、认真整理，编号编目、排列入柜，编制检索工具。目前，我处移交市人社局综合档案室业务档案439盒，计1005件。其中：管理类34盒，62件；征缴类41盒，71件；待遇类245盒，442件；

稽核类5盒，101件；基金会计类114盒，329件。同时，按国家档案局2006年8号令和劳动保障部2009年3号令要求，编制了《文件材料归档范围和保管期限规定》，进一步规范了档案的整理和归档工作。为充分发挥业务档案利用服务的功能，我们充分挖掘档案信息资源，先后编写了《劳动和社会保障志——工伤保险篇》、《组织机构沿革》、《大事记》等资料文献。这些资料集中反映了我处成立以来的风雨历程，展现了我市工伤保险事业发展的丰硕成果，为树立经办服务形象、实现科学决策、促进社会保险事业健康发展起到较好的作用。

总之，我处业务档案工作在省医保中心的具体指导下，在全处干部职工的共同努力下取得了一定成绩。但是我们也清醒地认识到我们的工作离《社会保险业务档案达标验收标准》还存在着一定差距，还有许多不尽完善的地方，社会保险档案达标验收工作只是一种促进工作的手段，最终目的是将我市社保档案管理工作走上规范化轨道，达到“跟踪一生、记录一生、管理一生、服务一生”的要求，以发挥档案工作在保障民生、改善民生、服务民生方面的基础性作用。在今后的工作中，我们仍需不断加强档案管理，加大档案管理的信息化建设水平，搞好档案的编研与开发利用，使档案在促进我市工伤保险事业发展上发挥更大的作用。

7.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇七

一、社会养老保险业务档案管理工作的重要性

1.由于社会保险业务档案中记载的内容极为重要,其中的内容对社会保险业务经办运行工作有着详细反映,记录着参保单位或个人的具体情况以及接受社会养老福利的真实记录,对各项社会保险经办管理领域的活动进行了记录,其重要性不言而喻。因此,对社会养老保险业务的档案管理工作进行革新,使其更加标准化和科学化,对社会保险事业的发展有着重要的意义。在新形势下保险业务档案的管理要做到信息检索迅速准确以及保证业务资料全面无缺失等,为社会保险事业发展提供良好的基础。

2.社会养老保险业务档案管理工作之所以在社会养老保险工作中占有重要的地位,还是因为该项工作中的核心业务档案也是社会保险内部监督控制的重要工具。因此,做好社会养老保险业务档案管理工作,集中管理重要档案、保证档案资料的完整性不仅对于相关部门的审计监督十分重要,还能够加强社会养老保险业务的内部监督,减少不公平现象。

3.社会保险业务档案对社会养老保险的各项基本工作都有所记录,对于社会养老保险事业的方方面面的内容都有所反映,对于社会保险事业发展历程的研究来说,是非常重要的文献资料。因此,社会保险业务档案管理工作能够对社会保险事业的研究提供重要资料,从而借此来推动社会保险事业的进一步发展。

4.社会保险业务档案由于对参保人员的各项信息进行了记录,所以对于保证参保人员的信息安全和合法权益有着决定性意义。这些信息一旦泄露必然会影响参保人员的正常生活,不利于社会稳定。因此,社会养老保险业务档案管理的工作也是实现社会保险维护社会和谐稳定目标的必要条件[2]219。

二、社会养老保险业务档案管理工作中的问题

新形势下的社会养老保险业务档案管理工作要得到改善,就要详细了解之前的档案管理工作的各方面情况,尤其是出现的各种问题,并对这些问题进行分析研究,以避免在以后的工作中再次出现,使得社会保险业务档案管理工作停滞不前。结合我国目前社会保险业务档案管理工作的实际,其中的问题可以归纳为以下三个方面。

1. 档案管理制度问题。

对于社会养老保险业务档案管理工作来说,相关的制度对于工作的开展和档案管理的规范化有着重要意义。目前我国在社会保险业务档案管理的制度方面的建设仍然不够完善,尽管有一些法律法规对档案管理工作进行了规定和指导,但远远不足以解决现有社会养老保险业务档案管理工作中的种种问题,对于具体的工作实践也缺乏在操作上具有可行性的规定。例如档案管理中档案的分类标准不清晰,从而使得档案归类错误或者是档案的遗失;档案格式没有相应的规范,记录档案的纸张大小不一、形式不同,在装订时也没有统一的规范,这些为档案的收集、整理以及调阅造成了极大困难;而且对于保存和调阅方面的规定也不够完善,导致具体工作中处理方式因人而异,档案管理的标准化和规范化也无从谈起,大大增加了工作失误以及工作人员舞弊的可能性,不利于档案管理工作的改进。

2. 软硬件设施问题。

目前,制约我国社会养老保险业务档案管理工作的还包括档案管理软硬件设施方面的问题。大部分的社会养老保险业务档案管理的软硬件设施不足以达到档案管理工作的要求。在社会养老保险档案室的建设上就存在这个问题,有些单位的档案室设备落后,如防潮、保密、防盗等方面的要求根本没有达到。甚至有的单位没有专门的养老保险档案室。没有硬件条件的支撑,要想实现社会养老保险业务档案管理工作的改善和提升是根本不可能的。在信息技术得到长足发展的今天,档案管理工作的信息数据化依然进展缓慢。社会养老保险业务档案的形式仍然以纸质为主,这使得档案的查找调阅需要投入大量的时间和精力,再加上社会养老保险的业务量比较大,严重影响了档案管理工作的效率,从而对社会养老保险业务的办理产生消极影响,不利于我国社会养老保险事业的发展。

3. 档案管理人员问题。

目前制约我国社会养老保险业务档案管理工作的还有管理人员的专业素质不高的问题。大部分负责档案管理工作的人员都是来自其他岗位,兼职档案管理工作,对于档案管理从专业知识到操作技能都不足以高质量高标准地完成相应的工作。而且也没有相关专业知识的培训机会,也没有时间去学习养老保险档案管理的专业知识和技能,导致对档案管理工作的认识不足和业务技能缺失,对这项工作的开展会产生严重的阻碍,以至于制约社会养老保险事业的进步与发展。

三、改进社会养老保险业务档案管理工作的措施

要改进目前社会养老保险业务档案管理工作,就要针对目前社会养老保险业务档案管理工作中的问题,结合我国社会养老保险事业的发展现状,积极面对工作中的各项困难和挑战,大胆尝试。结合上述问题,对社会养老保险业务的提升策略进行深入探索,可从以下几个方面着手进行。

1. 健全制度标准,规范档案管理工作。

因为制度不健全而引起的档案管理工作的问题比较严重,所以改进社会养老保险业务档案管理工作,其首要任务就是健全相关的档案管理的制度标准,规范档案管理的工作。健全相关制度在具体实践中就是要建立对档案管理工作的各个环节有着详细规定的档案管理制度,结合文件材料的来源与形式以及查考的价值,制定与之相适应的档案管理办法、业务流程以及分类的具体方案。依据现有的《社会保险业务档案管理规定(试行)》《中华人民共和国档案法》等有关档案管理的法律制度和法律规定,从社会养老保险工作的实际需求出发,建立相应的档案室管理制度、立卷归档制度、统计制度、保密制度、档案鉴定销毁制度以及移交制度等相配套的档案管理工作制度体系,使档案管理工作的每一步都有与之对应的制度相对照,每个环节的工作都有据可依,有效实现档案管理工作的规范化,提高社会养老保险业务档案管理工作的水平和效率。

2. 夯实基础建设,推进档案集中管理。

由于档案管理工作中基础设施的重要作用,在改善社会养老保险档案管理工作时也不能忽视档案管理基础设施的建设,从而推进档案的集中管理。所以,在工作实践中要注意对档案管理重要性的教育与宣传,对社保档案管理工作予以足够的重视,并投入相应的资源来补充档案管理所需的设备、建设所需的基础设施,解决社保档案管理中的实际问题。具体来说就是加大投入,建立相对独立的档案室、档案调阅室、工作人员的办公室,配置金属密集架、计算机以及扫描仪等硬件设施,并利用灭火器、温度计和湿度计等设备,确保档案文件不被损毁。对相关档案进行集中管理,确保档案实体和数据在保管中和使用时的安全。并努力推进计算机管理,采用相应的档案管理软件,应用科学、高效的检索查询系统,发挥计算机管理的独特优势,切实提高工作效率,促进社会养老保险工作的开展[3]243。

3. 提升档案管理人员素质。

社会养老保险业务档案管理工作进行得如何,与相关工作人员的专业素质有着直接关系,因此要对档案管理工作人员的素质进行有效的提升。只有档案管理工作人员具备较高的专业素质和专业技能,才能在新形势下更好地开展档案管理工作。档案工作的相关领导要协调安排业务办理与档案管理工作,进行科学规划。并制定岗位所属责任和相关的具体工作标准,定期进行考核。这样的安排对档案管理工作人员的职业技能、政治素质以及工作作风等各方面提出了严格而具体的要求,对于促使档案管理者主动学习相关知识和技能有着实际意义。除此之外,相关单位要重视对社会养老保险档案管理的工作人员进行档案管理的岗位培训,为提高社会养老保险业务档案管理人员的业务水平提供有效渠道。在计算机档案管理趋势明显的背景下,对相关工作人员的计算机理论和实践技能也应有一定的要求。这样可以进一步促进档案管理工作的现代化,推进档案信息化,利用先进的档案管理技术来有效提高档案管理的工作效率,为相关人员提供更好的服务。

社会养老保险制度是我国社会保障制度中不可或缺的组成部分,对于构建和谐社会有着重要的意义。新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作,也是我国社会养老保险事业发展的必然要求,是社会养老保险事业工作的重要组成部分。此外,社会养老保险业务档案管理关系着参保人员合法权益的实现以及社会秩序的和谐稳定。因此,我们要积极地面对目前档案管理中的问题,结合实际从社保业务档案管理制度的完善、软硬件设施的配备以及管理者的专业水准的提高等方面,有效改进档案管理工作,为社会养老保险事业的发展提供优良条件。

参考文献

[1]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设,2013(8).

[2]肖杰.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].经济师,2008(11).

8.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇八

1 关于医疗保险业务档案的立卷方式

现阶段，我国通行的立卷归档方式主要有两种，即：按卷归档和按件归档，其中按件归档是国家档案局推荐的归档方式。《规定》中提出的“五类九种”（五类即管理类、征缴类、统计报表类、稽核监察类和待遇类；九种是将待遇类分为养老、医疗、失业、工伤、生育后，再加上管理、征缴、统计报表和稽核监察4项）的分类方案就是以按件归档为前提确定的。这主要源自档案事业发展的需要，现代档案管理的要求是高效、快捷、易于检索、便于利用，按件归档方式简单、便于查阅，因此为信息技术发达的现代社会所推崇。但是，社会保险档案不同于其他文书档案，较之其他档案，社会保险业务档案的关联性和个体化特质更为明显，按件归档虽然也能够在社会保险档案中使用，但从医疗保险业务档案的长远发展来看，按卷归档更加有利。原因有两点：

一是医疗保险档案精细化管理的要求。按件归档的优势在于快速查找便于利用，不足之处在于割裂了档案之间的有机联系。举例言之：实行总额预付后，某医院当年度计划预分额度为X万元、实际统筹发生额为Y万元、审核扣款额度为Z万元、年度实际支付给该医院W万元。依照按件归档原则，这四个数字分别对应在医疗保险基金分配（综合计划部门制定）、医疗保险报表（定点医疗机构传输）、医疗保险待遇审核（医药审核部门核定）和医疗保险基金支付（财务结算部门拨付）等四个案卷中，果真如此，则既不能反映出该医院的医疗服务发展趋势，亦不能反映医疗保险基金的使用状况，更加不能体现出付费方式改革对医疗保险基金使用效率的影响。

二是参保群众更高层次的要求。目前我国的社会保险经办服务以“五险”分开管理的多，“五险”统一管理的少，这种现状带来的结果就是既给参保人员带来了诸多不便，也造成了重复建档、资源浪费、管理混乱等现象。前不久，我们就遇见了这样一件事情：一名参保人员在没有携带领卡凭证的情况下到经办机构索要3年多以前补办的社保卡，工作人员在查询系统后，显示“已发卡”，但参保人予以否认。无奈之下只得求助档案管理部门，但是由于现行的业务档案是按照“年度—部门—业务”分类归档的，这就需要查询当年办理的为数众多的参保凭证，费尽周折才在一大批领卡凭证中找到了参保人的领卡凭证，证实了参保人已经领取了社会保障卡。如果实现“一人一档”的话，那情况就简单了，查到归档号，调出参保人的档案，只需要一分钟就可以清楚地看到参保人的所有参保变化了。

因此，从社会保险事业的发展趋势来看，要想真正实现记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生的长远目标，“五险合一”是基础，“一人一档”是关键。所谓的“一人一档”，指的就是以单个参保人为归档对象，改变现行的以业务、部门、时间等为对象的“粗放式”的档案管理模式，按照参保人员的出生时间、参保形式、参保变更、转移接续、待遇享受等内容立卷归档，实现立体式管理，既方便参保人员办理业务、接受咨询，也便于经办机构研究个体与群体的社会保险需求变化，促进社会保险事业健康可持续发展。

2 关于医疗保险档案的归档分类

《规定》在附件中明确了社会保险业务材料的归档范围和保管期限，这就给我们的工作指明了前进的方向。然而，在实际工作中我们发现，不止一个单位在确定本单位业务档案分类时直接把归档范围当成了本单位的分类方式，这显然是一个误区。

归档范围，顾名思义，是确定需要纳入档案的材料范围；而分类方法则是指档案形成单位的归档原则。两者区别在于归档范围具有宽泛的指导意义，而分类方法则因单位而异，各单位可依照实际分别制定。其实，《规定》在第八条中已经给我们明确了分类方式：“社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用‘年度—业务环节或‘年度—险种—业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理。”这种方法既符合社会保险业务经办的特点和规律，也兼顾到目前大多数经办机构设置的实际情况和业务档案管理的实际做法，大家只需要在此基础上，根据机构设置、业务流程、管理习惯等确定分类方法就行了。凡是有利于反映医疗保险业务档案的历史面貌、有利于归档管理、有利于查找利用的，无论是单式还是复式分类法都可以大胆应用。

3 关于医疗保险档案的保管期限

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中将档案保管期限定为永久和定期两种，其中定期又分为lO年、30年、50年三档。《规定》在定期中又增加了100年一档的保管年限，这主要是考虑到社会保险业务档案涉及参保对象的基础信息、待遇领取核准材料等，需要较长时间保存。可以说《规定》既兼顾了国家的相关规定，又充分考虑到社会保险档案的特殊性。但其所确定的档案保管年限，立足点主要是现有的业务档案，并没有考虑到新型社会保障体制和电子档案的出现，因此，其确定的保管年限仍有值得商榷的地方。比如，“为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料为50年”。此规定在执行上有以下几个难点：一是经办机构在社会保障卡制作、发放等环节上实行的是“年度—业务环节”的立卷方法，在纸质档案中不能有效区分参保群众具有不规律变化的社会保障卡变更行为。二是社会保障卡发放面广，业务量大。以郑州市为例，全市参保人员近300万人，平均每个工作日的电话挂失、现场挂失和补办卡业务均在400例左右，这还不包括新参保制卡和社保关系转移制卡等业务，如果按照50年保管期限计算，考虑到人口增长等因素，仅社会保障卡业务档案的存放需求就相当惊人。三是社会保障卡业务在很多地方是由信息部门管理的，他们与社会保险经办机构是平行的两个机构，其业务档案分属不同全宗，难以统一管理、统一存放。存储空间大、使用率低，保存成本高，其结果只能是单纯为了保存而归档，失去社会保险业务档案的原意。

再有，就是电子档案与其对应纸质档案之间的关系及保管时限问题。我市某经办机构在档案资料堆积如山、存放空间严重不足时，曾经有这样一个设想，即在生育保险报销过程中采用电子扫描的方式收取资料，并建立信息系统进行管理，但在咨询有关部门后，这个计划就不得不终止了。原因很简单，有关部门要求在加强电子档案管理的同时按照《规定》要求时限保留纸质档案。经办部门主要考虑的是实际工作需要，而有关部门则是从国家规定考虑，两者的出发点都没有问题，只不过是信息化迅猛发展的时代，众多计划赶不上变化的一个缩影罢了。电子档案的效力问题已经讨论了很多年，但至今只有一个简单到不能行的《国家档案局6号令》。社会保险档案是重要的民生档案，有其本身独有的特点：一是电子化、信息化水平高，在“金保”工程的推动下，大多数地区均已实现网络化办公。二是业务变更频繁、数据量大。三是医疗保险关系变更具有可覆盖性和对应性，一种医疗保险关系对应一种待遇和一个参保人员，一变俱变，而且随着经济社会的发展，参保人员的身份和参保类别也会随之变化。因此，医疗保险电子档案的保管问题就显得尤为突出，如果能够尽快就社会保险电子档案管理出台相关规定，并结合电子档案适当调整纸质档案保管年限的话，对社会保险业务档案的发展将非常有利。

4 其他问题

一是业务档案的管理体制问题。目前档案管理工作基本上由办公室或综合部门牵头，综合部门业务相对较多，而业务档案管理工作牵涉到诸多部门的配合，任务重，难度高，建议增设专门的档案管理部门负责该项工作。二是档案管理人才短缺。一方面是绝对人数不足，另一方面则是缺少专业的档案管理人才。三是库房不足。随着参保人数的增加，经办场地愈发紧张，很多地方仍然靠租房来解决办公用房，加之业务档案量增长迅速、鉴定工作滞后等因素，库房不足问题较为突出。

医疗保险制度是中国特色社会保障体系的重要组成部分，也是构建和谐社会的重要一环。医疗保险业务档案涉及参保群众切身利益，事关安定团结大局，牵一发而动全身。“责任艰巨、使命光荣”是对医疗保险业务档案工作最真实的写照，这就要求我们必须深刻认识医疗保险档案的重要性，牢固树立“群众利益高于一切，群众健康高于一切”的服务意识，用科学的眼光和方法，谋划好医疗保险档案工作，切实落实好“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的要求，替参保群众保管好医疗保险档案，让参保群众满意，让党和政府放心！

9.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇九

试点工作实施方案

为进一步贯彻落实党的十七届三中全会精神，加快建立农村社会保障体系。根据自治区安排部署，自治县将启动新型农村社会养老保险试点工作。为顺利推进我中心新型农村养老保险试点工作，根据《自治区新型农村养老保险试点实施方案的通知》（新政发[2009]88号）精神，结合我中心实际，制定实施方案如下：

一、总体要求

根据自治区的统一部署，逐步扩大参保覆盖面，确保2020年以前基本实现对农村适龄居民的全覆盖。

二、工作原则

中心新农保试点工作坚持“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”的原则，坚持从农村实际出发，低水平起步，筹资标准和待遇标准与经济发展及各方面承受能力相适应的原则；个人(家庭)、集体、政府合理分担责任，权利与义务相对应的原则；政府主导和农民自愿相结合的原则，引导农村居民普遍参保。

三、方法步骤

（一）摸底调查阶段（4月23日—5月15日）。新农保试点工作是一项新工作，政策性强，必须要把基础工作做好做扎

实。各村要高度重视，指派一名大学生村官负责新农保试点工作，摸底调查要实现全覆盖，一字不漏，调查数据必须准确。

（二）宣传动员阶段（5月15日—6月30日）

1、强化宣传，营造浓厚的宣传氛围。充分发挥媒体的舆论引导作用，开辟新农保专栏，提高全中心农牧民对新农保试点工作的知晓率。各村要充分利用悬挂横幅、制作宣传牌、板报，利用巴扎日向农牧民群众发放宣传单、宣传册，结合“四知、四清、四掌握”工作机制走村入户等宣传手段，使广大干部群众充分认识到开展新农保试点工作是一项惠民工程，不折不扣的落实好此项工作，让各族农牧民群众充分享受到改革发展的成果。

2、制定实施办法。由县人事劳动和社会保障局牵头，根据《自治区第二批新型农村社会养老保险试点工作实施方案》的要求，制定《察布查尔县新型农村社会养老保险试点办法（暂行）》，制定的《察布查尔县新型农村社会养老保险试点实施办法（暂行）》是做好新农保工作的指导性文件和遵循的根本原则，各村要认真贯彻执行。

（三）启动阶段（2010年7月1日）。自治县新农保试点工作将于7月1日正式启动。启动后，符合参保条件的农牧民即可缴费，符合退休条件的老人可享受养老金待遇。

1、参保缴费。新型农村养老保险基金由农民个人缴费、集体补助和政府补贴构成。一是个人缴费。参保人可根据本人及家庭经济状况自主选择缴费档次，多缴多得。二是集体补助。有条件的村集体应对参保人缴费给予补助，补助标准由村党支部召开村民会议民族确定。三是政府补贴。自治县属贫困县、边境县，自治区将给予补助。对农村重度残疾人等缴费困难群体，县人民政府按自治区的相关要求，为其代缴部分或全部最低标准的养老保险费。县社会保险管理局为每个参保人建立一个终身记录的养老保险的个人账户，将个人缴费、集体补助，地方政府对参保人缴费的补贴，全部记入个人账户。

2、加强服务。社会保险经办机构工作人员，具体负责新农保的参保登记、费用征缴、个人账户建立与管理、待遇审核与发放、保险关系转移与接续、档案管理、统计分析等工作。认真记录农村居民参保缴费和待遇领取情况，建立健全参保档案，并妥善保存。

四、工作措施

（一）精心组织，周密部署。建立新农保制定事关各族农牧民群众的切身利益，政策性强，涉及面广，是一项中心的惠民工程。各村要加强领导，采取有效措施，切实做好试点工作。各村要结合实际，根据中心党委的统一要求和部署，制定具体的工作计划，保证新农保工作有计划、有步骤顺利实施。

（二）坚持正确的政策宣传。各村要加强领导，采取有效措施，切实做好试点工作。要坚持正确的舆论导向，工作人员要自觉学习新农保相关知识，将新农保政策吃透；采取通俗易懂的方式，加强对新农保试点工作重大意义、基本原则和基本政策的宣传，使这项惠民利民政策家喻户晓，引导适龄农村居民积极参保。要注意研究试点过程中出现的新情况、新问题，不断总结经验，完善办法，确保试点工作顺利进行。对在工作中发展的问题要及时向中心新农保领导小组反映。

10.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇十

实施方案

为发挥档案工作在新农村建设中的作用，促进档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，根据县民政局、县农业委、县档案局《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见的通知》精神，本着对历史负责、为现实服务的精神，结合我村实际，经村两委会议研究，特制定本方案。

一、工作目标

坚持统筹兼顾、全面规划、逐步规范的方针结合新农村建设，扎实有效地开展农村档案工作，确保村档案资料应归尽归，依法科学管理，推动我村档案工作走上法制化、规范化轨道。

二、主要工作

（一）加强领导，精心组织

按照《档案法》有关规定，把做好新农村建设档案工作作为一项重要工作，列入议事日程，列入新农村建设规划中，成立由村党组织书记陈永才任组长，村主任邹治全任副组长的新农村建设档案工作领导小组，明确专人从事档案管理的日常工作，把档案工作与其它工作同布置、同落实、同检查，切实做到领导重视到位，档案工作有位置；检查指导到位，档案工作有序开展；制度健全，档案工作有章可循；经费落实，档案工作有保障；服务优质，档案工作有动力。

（二）落实责任，加强档案收集管理

1、措施到位。确定了村文书贺开洪为村级档案管理人员，做到档案归类准确，要将文书档案、农村经济档案、农业科技档案和新农村建设中形成的规划图纸、声像材料、电子文件、实物档案等实行集中统一管理。档案员要认真参照《村级档案归档分类表》，严把收集关，从现在起就要认真做好新农村建设文件材料的收集工作，一定要避免新农村建设文件材料散落在个人手中或丢失，损毁等现象发生，确保新农村建设文件材料的齐全完整。专门用一间屋做档案室，并购置档案柜，按照《归档文件整理规则》要求，将收集的新农村建设文件材料认真保管好。做到当年的档案资料整理归档必须当年完毕归档。要建立、完善档案管理、借阅等制度，确保新农村档案的安全和有效利用。在做好村级档案的管理的同时，要做好档案的提供利用，要以维护村集体利益和村民个人利益为原则。

2、建立农户档案。对农户档案信息实行动态管理，充分发挥农户档案信息在科学生产和规范管理中的作用。农户档案的内容包括：农户家庭成员基本情况、宅基地使用、耕地池塘水面承包、农业生产经营、协议契约、借贷信用记录、劳动力技能培训、婚姻生育、奖励与优抚、健康体检、医疗保险、养老保障、违规与处罚、拆迁补偿等文件材料。

3、积极做好农村档案管理的宣传工作，提高村干部和农民的档案意识；加强对新村规划、农田水利基础设施、生态环境保护等重点工程建设文件材料进行收集管理，做到地上地下有档可查。

三、检查督促

11.社会保险中心社会保险业务档案管理工作方案 篇十一

一、保险业务档案的利用特点

1、高利用率 因与业务活动密切相关，保险业务档案的利用程度一直保持在较高的水平。以某公司2001年到2006年档案的利用情况来看，保险业务档案累计利用35271卷(件)次、8646人次，累计利用率为125％，相当于库藏档案五年内全部被利用一遍。

2、利用频率的不均衡性 投保档案、理赔档案、保全档案仍然是档案利用的主要类别。这种不均衡性是由公司业务的性质所决定，核保、理赔两大业务环节必须依赖投保、理赔档案，使得这两类档案的利用频度较高。各项业务检查、审计、查实单证信息等更多地会用到保全档案，一些专项工作也会造成档案利用频度的增高。

3、非主题词检索 保险业务档案的形成特点决定了其检索方式是非主题词式的。保险业务栏案直接用办理业务时产生的作业号来与归档盒号相关联，采用模糊检索或定点检索。当利用者不能确定是否产生过该份档案时采用模糊检索，俗称按“户”查找，即用一个关联词如保险合同号、身份证号等去调出一堆相关联的档案，再从中进行筛选。当利用者非常确定需要查找的档案是曾经在业务系统里做过的某一笔业务时，则采用定点检索。所有在业务系统里做过的业务，会产生作业号，可以“按图索骥”，用业务系统里留下的相关作业号码查询对应的档案。

4、循环利用 业务办理结束后的单证经过归档转换为档案，作为凭证、契约存放在档案室，进入其非现行期。保险业务档案的非现行期不是一成不变的，通过对档案的利用其角色会发生换位，档案在非现行期内可以连续、多次地发挥着现行期的作用。例如投保档案，在利用其办理保险合同补／换发、保险合同转移等新业务时，作为办理新业务的要约和凭证，需要将投保档案的全部或部分复印件附在新的业务凭证中，作为客户手中的新保险合同或新的业务档案的组成部分。在对办理过一次转移的保险合同再做保险合同补／换发业务的过程中，还需要重复上述环节的档案利用。通过对档案的循环利用。投保档案以新的角色出现，参加新一轮的业务活动，从非现行期转变为现行期，直至作为新一轮业务的凭证重新归档。档案的循环利用及档案实体角色的转换使档案焕发出新的生机，也使投保资料的利用保持长盛不衰。

5、反复利用特点 一个保户的档案，会因该保户多次办理或办理多笔业务被核保人员反复利用。如保户投保A1险，发生理赔并产生理赔档案B1，当A1险续保时，核保人员要调用B1进行核保。客户再次发生理赔产生理赔档案B2，客户投保A2险或A1险续保时核保人员要调用B1、B2进行核保，核保人员需要掌握该保户的全面情况后才能提出正确的核保意见。一个客户多次投保、多次理赔时，核保人员对该客户的档案反复利用得越频繁。

6、实时利用 保险业务档案与业务活动密切相关，办理业务及各项检查随时需要利用档案，所以业务资料不能到年底集中归档，而是实行实时归档。保险业务档案的实时利用特点体现在档案形成与档案利用之间的时间间隔较短，比如公司要对理赔后的附加险在其续期缴费日前进行核保并根据核保结果向客户寄发要约变更确认书，理赔档案在结案一周内必须归档提供给核保人员进行核保。还有随时进行的各类检查、审计等，也要求提供最新的档案。

二、档案利用中几个问题的思考

1、档案库房不集中导致调档延时问题 保险档案实行市级分公司集中管理，但档案库房的集中设置还面临一些难题。一方面，集中管理的档案增长太快，需要建立多个库房；另一方面，受资金、地理位置等因素的影响，不太容易在办公楼附近租到符合库房标准的、廉价的、连在一起的几个库房，实际情况往往是库房分散在相距较远的几处。从2006年调档情况来看，在一处库房调档的有9335次，在第二处库房调档的有564卷(件)次。在两处之外的库房调档有125卷(件)次。随着档案数量的增加，异地调档的数量还会增加。库房不集中增加了档案利用的难度，导致调档不便、调档过程变长、调档费用剧增以及被借阅档案运输安全等问题。在档案多处存放的情况下，对利用者的调档请求，档案人员先要判断档案的具体存放地点和库房，再与档案库管理人员联系，利用者往往要往返于几个库房之间才能将所需的档案调阅完毕，原本只需花几分钟的调档时间却因异地调档，花在电话联系、交通或等待档案从异地调回的时间可能会几小时或几天。从业务办理时效和公司长远的利益考虑，公司应将库房集中设置，档案实体集中一处存放。

2、库房不足导致的库藏秩序混乱和调档不畅问题良好的库藏秩序是保证快速调档的前提，而足够的存储空间是建立良好库藏秩序的条件。由于许多公司没有设立档案中心，档案库房建设缺乏统一领导和长远规划。出于对营业成本的考虑。公司一般不会空置许多房间作为档案用房，所以很难预留足够的存储空间，档案入库工作总是在被动地等待库房，档案装不下了东塞西放，正常的档案库藏秩序被打乱，档案的排架顺序变乱，一个序列的档案不能连续排架，而是在库房中填“空”被分置几处，甚至被分割成几段分别放在几个库房中首尾不相连。库房中的这些“断断续续”的档案，增加了档案查找难度和调档时间。为快速增长的寿险业务档案配置较大的存储空间是解决库藏秩序的关键所在。

3、不同的档案管理系统对档案利用的制约 档案管理一般借助于计算机档案管理系统，但目前存在三个问题：一是缺乏好的档案管理程序。档案工作是围绕着业务工作开展的，重业务、轻档案的思想同样反映在程序的开发上，档案程序从需求分析、系统设计、系统运行不经过档案人员的参与、把关便投入使用，档案管理程序缺乏科学性、合理性、完备性，达不到档案管理的要求，给档案利用造成一定的困难。二是档案管理程序不能与业务程序做到无缝连接。业务系统属于核心系统，档案系统属于外围系统，这两个系统一般分别由两个公司担当设计，无缝连接难以实现，造成某些关联的中断。业务系统里的组卷信息在数据转换到档案系统里后，类似于卷号这样的重要信息将消失，档案检索时也不能使用业务系统里诸如证件号、投保人或被保险人姓名等信息，降低了查全率。三是使用多个档案管理系统，增加了检索时间和难度。随着业务系统的升级换代、公司业务的分化以及档案影像化，档案管理系统由一个增加到多个，由于技术平台的不同导致档案管理系统互不兼容，查询档案时需要进出多个档案管理系统，影响到档案的查询时效。

4、档案数字化后档案实体的利用问题 档案数字化后可以随时在自己的电脑上调阅档案的影像，既便利又快捷。但是因硬件和人力的限制，目前没有将全部档案扫描，有的档案即便在扫描范围之列，也仅扫描档案中的一部分，所以遇到为报销药费来保险公司开分割单、复印费用清单、收据等还需要调用理赔档案原件。此外，影像件的法律地位未被承认，诉讼、各项检查、审计、核对单证信息等均要以档案原件为依据，所以短期内档案实体依然需要妥善保管并提供利用。