浅谈干部人事档案工作

浅谈干部人事档案工作（共8篇）

1.浅谈干部人事档案工作 篇一

浅谈做好干部档案管理工作的思考及建议

[摘 要]干部档案管理工作是一个单位档案管理工作的重要组成部分，是组织了解考察选拔干部的重要参考，对于强化干部管理具有重要作用。本文针对当前干部档案管理方面存在的一些问题进行分析，并提出相应的创新管理的思路，为加快干部档案管理方式的改进提供支持。

[关键词]干部档案；档案管理；对策

一、引言

干部档案是记载干部经历、思想作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。特别是近年来，随着中组部开展对干部档案“三龄两历一身份”等主要信息的审核认定，更加突显了干部档案管理的重要性。为保证今后干部档案管理工作的准确性，就要从目前干部档案管理中的问题入手，推动档案管理制度建设，实现管理模式的创新和进步。

二、干部档案管理存在的问题

（一）对干部档案管理重视程度不够

干部档案管理是一项默默无闻的工作，因此，一些领导和工作人员对档案管理工作不够重视，影响了干部档案管理的工作水平。硬件投入不足、保管设施落后、专业人员配备少、档案监管疏忽、经费缺乏的情况在各地各单位中普遍存在。这种工作职责和责任感的缺失会在一定程度上影响档案管理工作的状态和档案管理人员的积极性，会给档案管理相关工作的正常有序开展造成阻力，在整体层面导致干部档案管理工作时效性不足。

（二）相关制度规范体系不健全

针对干部档案管理工作，中组部相继制定和颁发了《干部档案工作条例》、《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》等制度，但在实际情况中，一些管理部门不能按照条例规定完成职责内的工作，相关的管理制度难以落到实处，造成档案管理杂乱无章的混乱状态。除了这些被架空的管理制度，部分单位的档案管理规范还存在着不够完善的方面。如在干部档案鉴定过程不严密，没能按照相关规定对档案进行归档、整理和鉴定等工作。这些都会给干部档案管理工作带来很大的负面影响。

（三）干部档案管理人员综合素质不高

目前，一些单位的干部档案管理人员的整体综合素质不高，干部档案人员队伍不稳定，兼职人员较多，专职人员少，管理职责界定不清，管理方式也存在着很多问题。具体表现在：缺乏责任感和事业心，专业技能不高，知识更新不及时，创新意识不强，导致了干部档案管理过程出现材料收集归档不及时、借阅档案随意性大、转递手续混乱、审核程序不规范、利用价值低等问题存在，这些都严重影响和制约干部档案事业的发展。

（四）干部档案管理工作信息化应用率不高

当前，多数单位的干部档案管理工作还是以传统纸质档案管理方式为主，干部档案管理电子信息化呈现薄弱状态。如一些档案管理信息化的基础设施和设备得不到更新换代，档案室环境不理想；没有建立专门的干部档案软件系统，计算机技术利用率不高等等，这些都会降低档案管理的工作效率。

三、加强干部档案管理工作的建议

（一）提高对干部档案管理工作的重视程度

领导及管理人员的重视程度是管理好干部档案的前提。各级领导干部及管理人员要提高对干部档案管理工作的认知，应按照《干部档案工作条例》要求和干部档案数量配备专职管理人员和工作场地，切实解决档案管理工作中存在的设施落后、人员不足、经费缺乏、场地紧张等困难和问题。同时，单位内推行奖惩制度，不仅可以提高档案管理工作的积极性，还能使档案管理工作的重要性深入人心。

（二）健全和完善干部档案管理制度

实践证明，健全和完善干部档案管理制度是做好干部档案管理工作的基础。干部档案管理制度应包括材料收集、鉴别归档、整理装订、查阅借用、转递、检查核对、安全保密及审核通报等各项制度。因此，各单位应健全干部档案管理各项环节和要求，明确档案管理工作的职责和任务，特别要抓住收集、鉴别、转递、审核等关键环节，严格按照干部档案工作的流程操作执行。发现问题及时纠正，做到有法可依、有章可循、环环相扣、可以追溯，避免出现钻空子等问题，确保干部档案管理的规范化、制度化。

（三）提高干部档案管理人员的综合素质

建立一支综合素质过硬的高水平档案管理队伍是干部档案管理工作的重要保障。首先，在思想上要忠于档案管理事业，要有较高的政治觉悟和责任意识，具有较好的职业道德操守。做到?澜髑笫怠⒖凸酃?正、严守保密、吃苦耐劳，真正履行好干部档案管理的工作职责。其次，档案管理人员应牢固树立终生学习的理念，不断优化知识结构，不断提高业务技能，并且能够运用新的知识和技术指导干部档案工作。再次，各单位应为档案管理人员提供定期培训和教育的机会，为提高管理人员的专业水平创造条件。在遇到人事和岗位变动时，应以档案管理的稳定性为重，争取做到稳妥交接、职责明确。

（四）加快档案管理信息化进程

当前是一个信息化和数字化的时代，除了按标准配备专门档案室外，借助电子信息化对干部档案进行科学高效管理将使效率有力提高，并且使档案整理人员的工作量有所下降。加强档案管理的专项资金投入，引入信息化的管理模式，并应用专项的高级技术人才对干部档案实行高效的信息化管理。可以建立档案管理的专用共享平台，将信息化技术融入档案管理的工作当中，实现调取和存储数字化档案信息的高效性与准确性。不但节省了档案整理工作的时间，还缩减了事业单位对档案管理工作的开支。

四、结语

新的时代背景给档案管理的方式方法提出了更高的要求，为了确保事业单位中干部档案管理的时效性和管理效率的提高，需要对目前存在的这些主要问题分别进行专项强化，多方面共同努力，促使档案管理工作迎来新的发展方向和发展空间。

参考文献：

[1]周忠生.浅谈如何做好干部人事档案管理工作[J].黑龙江档案，2016（5）：84.[2]李海珠，都蕾.试论事业单位档案管理的创新思路[J].今日中国论坛，2013，（10）：185-186.[3]梁秀雪，邹丽欣，蔡秀梅.论事业单位档案管理的创新途径[J].科技视界，2013，（35）：222.[4]陈涛.浅谈新时期事业单位档案管理的创新思路及方法[J].赤子（上中旬），2015，（09）：179.（编辑/穆杨）

2.浅谈干部人事档案工作 篇二

1 当前干部人事档案管理工作存在的问题

1.1 人员配备不够。

一些单位领导不够重视干部档案管理工作。现在的档案整理仍然是纸质保管为主, 按照干部人事档案目标管理的要求, 需要对入档的材料进行整理, 通常要经过对材料的鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订、验收入档等程序。但由于人员配备的欠缺, 仅依靠一两个人的力量整理整个单位的档案材料具有相当大的难度, 就造成了干部人事档案的管理质量不高, 难免存在材料未能及时入档或者缺材料的情况。同时由于时间的推移, 会有许多的材料陆续增加, 如干部任免审批表、每年的工资变动表、年度考核等, 人手不够直接影响了整理不及时, 也就直接导致了无序管理。一些单位为了完成繁重的档案管理任务, 甚至还雇用临时工来进行档案的归档和整理工作, 虽然能完成一定量的工作任务, 但却容易造成干部人事信息和保密文件的泄漏, 致使干部人事档案工作存在安全隐患。

1.2 管理人员业务不够熟练。

一些档案管理人员, 政治素质和业务能力不够过硬, 在收集档案材料的工程中, 不能严格把关, 对有疑义的材料没有进行认真核实。在鉴定材料的过程中, 对于是否具有真实性, 填写是否完善, 是否有效, 也没能做到认真的核查就入档, 影响了档案的真实性, 造成了在日后档案使用的过程中利用的困难。

1.3 基础建设不规范。

档案的存放条件要求较高, 对库房、空气等都有具体的要求。一些单位仅仅能做到最基本的设施, 如将档案存放于铁柜当中, 按照一定的顺序进行排放, 在柜门上进行标注, 方便查找, 安装铁门铁窗、使用防晒窗帘、使用防虫药品。但对一些较高的要求则未能达到, 时间一长, 容易对档案造成损坏。

1.4 档案的整理工作繁琐。

当前, 干部人事档案仍然是以纸质为主, 均以16K为保存标准。由于一直以来, 都没有形成统一的办公用纸标准, 档案材料大小不一, 大于16K的需要裁剪、折叠, 小于16K的要托裱、粘贴。加上每年需要补充进档案的材料众多, 档案管理人员多忙于材料的整理、拆、装、订、粘等大量的劳动, 整档工序的复杂, 使管理人员没有时间和精力对以往的档案进行查缺补漏和日常维护。

2 完善干部人事档案管理工作的对策

2.1 提高干部人事档案管理者的素质。

强化管理人员的事业心、责任心。身为干部人事档案管理人员应当熟悉相关的档案管理标准和人事政策文件, 在收材料的时候应当严格把关, 明确哪类材料应当入档, 哪类材料具有真实性, 材料内容是否符合相关规定等等。在整理材料时, 若发现以往的材料有缺失, 也应当及时通知本人或者相关部门提供相应的材料, 以保证档案的完整性和连贯性。同时, 对于人手欠缺的情况, 单位领导应当抓紧时间配备相应的管理人员专职从事档案管理工作, 以保证从事干部人事档案管理的人员具有较高的专业素养和思想政治觉悟, 从事档案管理工作游刃有余。

2.2 完善档案存放的基础建设。

单位领导应当引起足够的重视, 投入一定的奖金为干部人事档案提供较好的存放条件。存放档案的库房若设在一楼、房间内湿度较大, 则应当使用抽湿机或放置吸潮剂;在炎夏, 应当使用空调或通过机械抽风的方式降低库房温度;安装防火系统, 严禁库房及周边出现任何火源, 配备消防器材;为防止鼠害和虫害发生, 要在库房内定期检查并投放鼠药和放置防虫药品;有条件的, 还应当安装监控摄像头, 在无人值守时, 监控相关情况。建立监管制度, 定期对以上的基础设施进行检查, 若发现有损坏应当及时进行维修, 确保各项设施的正常运行。

2.3 建立干部人事电子档案。

随着信息化的发展、计算机的广泛应用和各项现代化办公设备的引入, 干部人事档案管理工作也应当适应新形势, 逐步实现科学化、现代化。单位可以通过购买相关数据管理软件, 或是干部人事档案管理人员自行建立数据库的方式, 建立干部人事电子档案。积极推广和应用先进的计算机技术和科学的检索功能, 实现对干部人事档案的动态管理。当需要基础性数据时, 能高效、及时、准确的提供给相关的部门和使用者, 同时还能减少档案的使用次数, 最大限度地延长档案使用寿命。

2.4 规范档案的使用程序。

3.浅谈干部人事档案管理工作 篇三

一、领导重视要到位

长期以来，由于干部人事档案工作是一项內部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是人们对干部人事档案工作的基本定位。因此，有些领导对干部人事档案工作也重视不够，存在着一些认识误区：一是无关紧要的思想，认为使用选拔干部重在现实表现，干部人事档案作用不大；二是无需亲为的思想，认为干部人事档案工作就是简单的收存材料，是干部人事档案工作人员的事情，不需要领导亲自抓；三是一般应付的思想，虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中并不重视，认为干部人事档案管理只是“守好摊”、“看好门”、不损毁丢失，能应付外调、查档就可以了。

由于思想认识不到位，在实际工作中就存在着一些问题：一是管档人员配备不到位，没有按比例配备，或者配备兼职人员；二是投入不到位，基础设施不配套，硬件条件落后；三是档案人员队伍不稳定，变动频繁；四是干部人事档案管理人员政治、经济待遇不合理等。这些问题既影响了干部人事档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理工作水平，因此，要做好干部人事档案管理工作，就必须加大宣传力度，加强督促检查，纳入年度工作目标考核，使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，关心档案管理人员的政治、经济待遇，解决他们的后顾之忧，从整体上提高干部人事档案管理工作水平。

二、基础工作要规范

维护干部人事档案的完整、准确与安全，是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容，它直接关系到党的干部路线、方针、政策的贯彻落实和组织人事部门对每个干部的评价、培养和使用等切身利益。因此，干部人事管理的基础工作一定要加以规范，但是，在实际工作中，仍存在着一些薄弱环节：一是档案材料收集不齐，没有注意收集干部人事档案中必备的材料，造成档案材料的缺失；二是鉴别、归类不准确，把不应当、手续不完备和有问题的材料归入了干部人事档案中，损害了档案的真实性；三是整理不及时，对收集来的档案材料没有按规定及时整理归入档案，导致无序管理；四是基础设施不配套，档案保管环境差，影响了档案的安全和使用；五是管理制度不到位，材料的转入、转出、档案的查（借）阅手续不按规定履行，档案管理混乱。

针对这些问题，应当在档案管理工作中做到“四化”：一是收集归档程序化，要建立健全干部人事档案材料的归档制度，特别对于人事变动、工资调整等材料，应及时向有关单位收集转递，并按规定进行存档；二是鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照档案管理基础设施的有关要求，配备标准的档案管理用品、计算机和设备，使干部人事档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行《档案管理八项制度》，严格按照程序办事，保证管理工作井然有序地开展。

三、队伍素质要提高

随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案管理的手段也随之有相应的调整和变化，这就需要不断提高干部人事档案管理队伍的综合素质，做到知识化、专业化、科学化、年轻化，使档案管理工作者既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新，但在实际工作中，干部人事档案管理队伍建设方面仍有一些需要加强和改进的地方：一是人员配备比例不够，有的甚至没有明确管理人员，或者兼职人员主要精力不在档案管理上；二是管档人员多数未经过专业培训，整体素质不高，工作原则性不强，业务不熟悉，工作不踏实，应付了事；三是由于政治、经济待遇不落实，导致部分人员工作不安心，缺乏奉献精神，总想跳槽，影响了干部人事档案管理的质量。

面对存在的问题，应该通过抓管档人员的整体素质，促进档案队伍建设，提高干部人事档案管理质量：一是抓基础，各单位应当明确一名分管领导，同时按规定配备档案管理人員，而且必须是中共党员，达到工作要求的文化程度，保证档案员的素质，兼职人员应当以管理干部人事档案为主，保证管理档案的工作时间；二是抓培训，通过举办、参加不同层次、不同类型的档案培训班，使档案管理人员学习干部人事档案管理工作的方针、政策，提高政治素质，增强原则性，不断更新观念，更新知识，提高业务水平；三是抓待遇的落实，切实关心管档人员的政治、经济待遇，通过一系列措施，从整体上提高干部人事档案管理队伍的综合素质，提高干部人事档案的管理水平。

四、利用开发是根本

加强干部人事档案管理的目的，是为了充分利用干部人事档案，为干部人事工作服务。这是干部人事档案工作的中心环节，是干部人事档案赖以生存和发展的基础，随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定、老干部待遇落实等一般性日常管理外，对各级党组织公正、客观地培养和使用干部，已成为一个重要的依据。但是，传统的干部人事档案管理方式，很难适应不断改革深化的干部人事管理工作。一是资料收集手段落后，依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不新，数据不准；二是管理方式落后，还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”管理方式，只注重收集，不注重信息开发和分析；三是服务方式单调，只满足于工作需要，对干部档案利用开发不够。

4.做好干部人事档案工作建议 篇四

为进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部干部档案内容，中组部对《干部人事档案材料收集归档规定》进行了修订。在具体贯彻执行中,我们要做好以下几项工作：

一是狠抓《规定》培训学习。修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》比照1996年下发的《规定》在很多地方进行了更改，新增了许多更加符合现在实际情况的材料（如在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料、被县处级以上党政机关人民团体等评选为专业拔尖人才的材料、选调生登记表及审批材料、选聘到村任职高校毕业生登记表，等等），有些内容更加明确（如学历学位材料），有些对内容进行了调整。对于这些变化，要加强对新《规定》的培训学习，首先要使具体从事干部人事档案工作的人员认真学习新《规定》，要学精、学透，成为“明白人”。同时，要将

新《规定》普及到全区干部职工，使每名干部职工了解干部人事档案材料的收集范围和要求，平时注意个人应归档材料的收集和保管，做到及时归档，增强档案材料归档的主动性。

二是健全档案材料收集网络。各单位均确定一名领导干部主抓干部人事档案材料收集报送经常性工作，落实一名具体工作人员负责档案收集、整理、鉴定、传递报送工作，确保干部人事档案材料收集工作领导到位，人员有力，工作有效。

三是严格对照认真自查。按照新《规定》确定的归档范围和要求，认真开展自查，将《规定》新增加的收集范围内应上报的材料，随时收集，及时归档。

四是严格材料报送标准。对需要入档的材料统一纸张规格、书写用材、内容格式等标准。特别是工资表、奖励审批表、培训等材料的用纸，最好从源头上做进一步规范，避免出现无法裁剪和粘贴后不美观的现象（96年《规定》纸张规格为16开，新《规定》进行了明确）。同时，从源头上提高干部人事档案材料质量，在材料报送前，要求各单位对干部基本信息

5.干部人事档案工作问题解答 篇五

1、什么是干部人事档案?

答：干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案、是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

2、什么是干部人事档案工作？

答：干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。这项工作的好坏，直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部原则的具体落实和社会主义现代化建设。

3、干部人事档案有哪些特点？

答：任何事物都存在普遍性，也存在着特殊性。同样，干部人事档案除了具备档案所共有的属性外，还具有自身的特点，主要表现在四个方面：

（1）、真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档

材料必须经过认真鉴别。

（2）、完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况和全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。

（3）、动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。

（4）、机密性。新《条例》规定，“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部份。它的绝大部份内容只能限于组织撑握，不能向社会扩散，也不得随便公开。

4、干部人事档案有哪些作用？

答：干部人事档案是干部人事管理实践活动的产物，在干部人事工作中充分显示了它的使用价值。它的作用主要表现在以下几个方面：

一是重要的依据作用。干部人事档案是知人善任、选贤举能的一个重要依据。由于干部人事档案是在选拔、使用、考察、培

养干部的工作过程中形成的，是干部德、能、勤、绩情况的综合记录。因此，查阅干部人事档案历来是组织人事工作中对干部进行任免、调配、考察、审查等的一个重要程序和行之有效的工作制度。干部人事档案为挑选干部、选拔人才起着重要的依据作用。

二是可靠的凭证作用。干部人事档案能为落实党的政策，确定和澄清个人有关问题以及进行正常政治审查提供可靠凭证。干部人事档案收存的材料形成于不同时期，材料上留有组织公章，当事人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，能比较客观地反映一个人以往各方面的状况。因此，干部人事档案能为落实政策、更改参加革命工作时间、确定职级待遇以及个人的年龄、学历等有关问题提供可靠的凭证。

三是准确的信息作用。作为人才信息缩影的干部人事档案，在开发人才过程中占有重要的位置。干部人事档案是贮存人才资源的信息库，具有信息集中、系统、准确、全面的特点，能为干部人事工作提供各种有价值的信息。干部人事档案部门通过档案材料中贮存的性别、年龄、学历等各种数据的统计和分析研究，能从中探索干部人事队伍的总体变化情况以及规律，为领导决策干部人事工作提供有力的依据。

四是珍贵的资料作用。干部人事档案是研究和撰写各类历史人物传记的珍贵资料。由于干部人事档案是干部个人革命斗争实践的记录，因此也是我党历史档案资料的一个重要组成部份。它范围广泛，内容丰富，涉及面广，在政治、经济、军事、文化等各个领域，与一定的历史时期有着这样或那样的联系。它以独特的方式记载着当事人成长的道路和生平事绩，也涉及社会上许多重要事件和重要人物，具有很强的“时代痕”，更具有很高的史料价值。

5、干部人事档案与文书档案是什么关系？

答：干部人事档案和文书档案都是国家全部档案的组成部分，都来源于机关、组织、个人在社会实践活动中保存起来供查阅的历史记录，都是在文件材料基础上形成的，因此，它们之间就必须有着一定的联系。如政历审查材料、案件材料、奖励材料、处分材料、任免考核材料、工资福利待遇审批材料等都应将形成的文件归入文书档案，而另一部分的原件或复印件就应归入干部人事档案。因此，它们之间是相依相成的关系。

6、干部人事档案与文书档案有哪些不同？

答：主要有以下五点不同：

1、立卷单位不同。文书档案一般是以问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关等特征为单位立卷：而干部人事档案则是以全部文件、材料涉及个人这一特征立卷。

2、整理和管理方法不同。文书档案的整理按，组织机构、问题等分类方法分成不同类别，再按问题、时间、名称、作者等特征组成案卷，根据价值划分为永久、长期、短期三种保管期限，在本单位文书档案室进行保管，并定期向上级档案馆移交：而干部人事档案的整理是以个人为主体，各类材料（现规定为10类）组合而成的，并由各级党委组织、干部人事部门所属干部人事档案管理部门长期保管，直到死亡后按规定期限移交各级文书档案馆（室）保管。

3、真实性含意不同。文书档案的真实性是要真实反映历史全过程，对那些由于人们认识水平的局限和政治斗争等复杂原因而形成不符合客观实际的文件、材料，也要保存下来。如十年浩劫

中的诬蔑不实，因为记载了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时历史情况，仍然为真实的历史记录，对清查处理林彪、江青反革命集团及与此有牵连的人和事，总结历史经验教训，具有重要凭证和参考作用，因此要全部保存起来；而干部人事档案真实性，则要求客观地、实事求是地反映干部本来的真实面貌，凡经过组织审查，确属诬蔑不实的材料，必须从干部人事档案中清理出去。

4、作用和服务方向不同。文书档案是面向社会的，可作为行政工作的凭证，生产建设的依据，科学研究的资料，法律的信证等，便于党和国家各项事业所利用，甚至可为社会个人利用，但它不能起到考察干部的作用。中央有关文件明确规定，“文革”期间形成的文书档案凡涉及到个人问题材料，不应作为考察干部的依据。考察干部历史应以干部人事档案中的结论材料为依据。而干部人事档案则主要为党的组织、干部人事部门，为干部人事工作服务，为考察任免干部，选拔优秀人才服务，因此它不能向社会公开。

5、保管形式不同。文书档案不因人的变动而转递，它永远保存在每个单位的文书档案室；而干部人事档案要随着人员调动或流动、职务的变化而转递。

7、干部人事档案管理工作的基本原则是什么？

答：干部人事档案管理工作的基本原则是：根据干部管理权限和范围，实行集中统一，分级负责管理干部人事档案，维护干部人事档案的完整与安全，保证利用。包括三个内容。

一是按照干部管理范围，集中统一、分级负责管理干部档案。这是干部人事档案管理工作的组织原则，是党管干部的原则在干部人事档案管理工作中的具体体现。具体要求是：

（1）干部人事档案统一由各级组织、人事部门按照干部管理权限分别集中管理，不具备保管条件的单位，集中到上级组织、人事部门管理，非组织、人事部门不得保管干部人事档案，任何个人都不得保存他人档案。

（2）干部人事档案管理工作有各级组织、人事部门负责领导，并对同级或下级干部人事档案管理工作进行指导和监督检查。

（3）各级干部人事档案管理部门，必须按照统一的政策、规章制度和上级主管部门的规定进行工作，不得各行其事。

二是维护干部人事档案的完整与安全。维护干部人事档案的完整，就是对所管干部都要建立档案，并做好日常的档案材料的收集补充工作，不断充实档案内容。维护干部人事档案的安全，就是要求做好防火、防盗、防光、防潮、防蛀、防高温等“六防”工作，积极采取措施，加强对档案的保护，最大限度地减少人为和自然因素对档案的损坏。同时要建立健全保密制度，切实做到不丢失、不损毁、不扩散、不泄密，确保干部人事档案的完整与安全。

三是积极为干部人事工作服务。为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的宗旨和目的。干部人事档案工作的好坏，直接影响干部人事工作的质量。因此，为干部人事工作提供准确、完整、可靠的个人材料，是干部人事档案工作的主要任务。

8、现职干部的档案应如何管理？

答：现职干部，是指在党和国家机关、人民团体（国家编制）和全民所有制的企、事业单位任现职的干部、也包括上述单位派到“三资”企业和集体所有制单位工件的干部。根据有关规定，现职干部的档案按照干部管理权限由主管该干部的部门管理。换句话说，就是哪个部门拥有对该干部任免权，其档案室就归哪个部门管理。有的单位不具备保管条件，可将干部人事档案交上级主管部门或别的有关部门代管，但管理权限是不能变的。所以,干部调动或职务变动后，涉及到管理权限改变时，就要按规定及时将档案转给有关部门管理。

此外，由于我国目前实行下管一级的干部管理体制，由上一级主管机关任免的机关和企、事业单位的领导干部，其档案归上一级机关管理，本单位可根据工作需要建立档案副本。

有的干部身兼两职或多职。根据有关规定，凡身兼多职的，一般情况下，其档案由其任最高职务的主管部门管理；如果同时任一个单位的党内和行政的最高职务，而这两个职务分别由两个上级主管部门管理，那么该干部的档案正本归管理党内职务的主管部门管理。军队干部兼地方职务的，主要职务在军队的，其档案归军队的主管部门管理；主要职务在地方的，其档案归地方主管部门管理。非主要职务管理部门因工作需要可建立副本。

9、对干部人事档案工作人员有哪些要求？

答：根据新《条例》第三十九条规定，档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，并且做到以下要求：

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策、努力提高政治思想水平：

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务：

（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容：

（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事：

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

10、干部人事档案工作人员应具备哪些素质？

答：干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。

一、要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方针、政策，如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，了解有关的方针政策，并能用以指导工作，保证干部人事档案管理工作有明确的指导思想和正确的方向。

二、要熟悉党的历史。干部人事档案材料的许多内容，同我党我国各个历史时期的重大事件有关，了解党的历史和各个历史时期的重大事件才能把握有关的档案材料形成的历史背景、从而正确地认识某些档案材料的保存价值。

三、要精通干部人事档案管理工作的业务，如收集、鉴别、清理、保管、转递和提供利用等工作的有关规定和工作方法，以及计算机的运用，档案保护技术等科学技术知识。

四、要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，不徇私情、不以权谋私，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。

11、干部人事档案正本应由哪些内容组成？

答：为了使干部人事档案能全面地、历史地和现实地反映干部本人的真实的面貌，根据新《条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，下列原件材料统一按十类组成档案正本：

第一类

履历材料。干部履历表（书）、简历表、属简历性质的各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

第二类

自传及属于自传性质的材料。第三类

鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料，考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）

第四类

学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料。报考高等学校学生登记表、审查表、毕业生登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表，干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表）目录等。

第五类

政审材料。审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料；主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、，年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第六类

加入党、团组织的材料。中国共产党入党志愿书，入党申请书（1—2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表或不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见。中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。加入民主党派的有关材料。

第七类

奖励（包括科技和业务奖励）材料。评选各种先进登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类

处分材料。干部违犯党纪、政纪、国法的处分决定（免予处分的意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料，通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见，法院审判工作形成的判决书等。

第九类

工资、任免、待遇，各种代表会议和出国审查材料。干部职务、工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（审批表），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘、解聘、辞退材料；退（离）休审批表，军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议，工、青、妇等群众团体代理会、民主党派代表会代表登记表。

第十类

其他可供组织参考有保存价值的材料。个人写的三反、肃反检查、整风思想总结等；有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸发布的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

12、为什么必须严格掌握干部人事档案材料的收集范围？

答：确定收集范围，是干部人事档案材料收集归档政策的重要内容。超越收集范围，就可能造成干部人事档案内容的复杂，影响其真实性、实用性；缩小收集范围，该收集的材料没有收集，就会影响档案内容的完整性，不能历史地、全面地反映一个人的全貌，以致影响对人才的正确选拔使用。

13、为什么各有关部门都要重视做好干部人事档案材料的收集、补充工作？

答：档案材料的收集、补充工作，政策性强、涉及面广。不仅是档案管理部门的任务，也是各形成档案材料有关部门的任务。因此，各有关部门都要重视并认真负责地做好收集工作，并能及时送往各档案保管部门。

14、收集干部人事档案材料的具体要求是什么？

答：为了能经常地、有计划地进行材料的收集，各档案室管理部门必须做到主动、及时、准确、保质、按量的要求。

主动。就是主动与形成材料单位或部门联系，主动上门索要材料，做到手勤、嘴勤和腿勤。

及时。就是尽快地将新形成的、新发现的材料收集归档。准确。就是档案材料收集的范围要准确，收集材料必须属于档案内容的材料，应严格按照中央组织部规定的范围收集。

保质。就是要保证收集的材料准确、完整、齐全。不得掉页少份，缺头少尾，或者手续不全。

按量。就是要按照规定的份数收集归档。

15、收集、补充归档材料途径有哪些？ 答：收集、补充归档材料，一般可通过下列途径：

一、通过组织、人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、自传、鉴定等材料、干部任免呈报表、退职、退休、离休审批表，调整工资审批表、出国、提干、录用审批表以及干部考核、考察等材料。

二、通过干部审查部门或落实政策部门收集确定参加革命工作的时间、历史问题审查结论，复查、甄别平反的结论、调查报告和本人申诉材料以及落实政策的其他结论性材料。

三、通过纪检、监察、公安、司法等部门收集违犯党纪、政纪、党内处分材料，刑事判决书，个人检查材料，撤消处分，平反决定等复查材料。

四、通过党、团组织和工会、民主党派等部门收集入党、入团和加入民主党派材料，党员登记表，各种党、团、工、妇代会等代表登记表以及各种先进、模范人物的表彰、表扬的审批和事迹材料。

五、通过科技、业务部门收集业务考绩、技术业务的评定材料，著作论文篇目、译著书目以及晋升技术职称、学位等审批材料。

六、通过各类学校、党校和其他培训机构收集学生、学员在学习期间形成的档案材料和成绩单，干部在培训期间形成的鉴定材料以及学历证明等材料。

16、收集归档材料的方法有哪些？

答：收集归档材料的方法主要是：

一、对形成干部人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，要负责按要求把应归档的材料送往干部人事档案管

理部门归档，并形成制度。二、二、干部人事档案管理部门要经常了解和掌握形成干部人事档案材料的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。三、三、干部人事档案管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按要求认真办理。四、四、干部人事档案管理部门，接到干部任免、工资变动通知后，要及时将干部职务变动和工资变动情况登记在档案内的“工资变动登记表”和“干部职务变动登记表内。

17、对干部人事档案材料归档要求是什么？ 答：材料的归档必须符合三项要求：

一、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位，有形成材料的日期。

二、对档案的材料，凡归定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。任免呈报表（包括上级的考察材料）和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表，要注明所到之处、往返的时间及出去的目的。

三、干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸（注：本市材料标准长26.5公分、宽19公分），材料左边应留出2～2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需要复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

18、如何加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督检查？

答：各级组织人事部门应及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集档案工作的顺利进行。干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。对违反规定、涂改、伪造干部人事档案材料的要追究责任，严肃查处。根据情节轻重给予行政处分。构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

19、干部本人要求更改姓名，应办理哪些手续？形成的材料是否归档？

答： 由于个人姓名的形成都有历史原因，也是一个人的代号，且更改姓名涉及的面较广，手续也比较繁锁，因此应从严掌握。没有特殊原因，不宜随便更改姓名。如果一定要改，本人应先向组织人事部门书面申请，并要有充分理由，经本单位组织审议并提出意见，再向本人居住地公安部门申请，经公安部门同意后，方能更改，并将同意更改的有关材料归入本人档案第1类。

20、对更改干部的姓名、民族、出生日期、国籍的材料收集，应以什么时间为界线？过去已改了，是否要补办手续？ 答：收集更改姓名、民族、出生日期、国籍的材料，应以中央组织部1991年3月29日下发《细则》的时间为界线。过去已

更改的，可不必补办手续，但有关材料还需收集归档（包括个人申请、组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料）。应分别归入本人档案第1类或第5类。

21、干部鉴定材料中的哪些内容可不收集归档？

答：如下材料可以不必收集归档：

一、从本人档案中摘录的优、缺点材料；

二、鉴定会上发言记录及头尾不清、文字杂乱的材料；

三、个别谈话记录或他人提供的干部一般表现情况。

小结、鉴定材料中，时间相隔较近、内容类同的可选择较全面的一份归档。

22、收集短期培训材料（包括岗位培训）有否课时要求？该归哪类？

答：一般应三个月（从开班到结束）及以上期限的培训材料需收集归档。如不到三个月的，如果有培训材料（包括成绩单）的，也可收集归入档案第4 类。

23、“报考登记表 ”、“报名单”是否要收集？归哪类？ 答：凡已被录取的，表上有考分，并有组织印章，应归档案第4类。如未被录取的，各种登记表都不需归档。

24、大中专学生的毕业、结业证书是否属于收集范围？ 答：大中专学生的毕业、结业证书一般有个人保存，不属于干部档案材料收集范围。如果结业证书带有学习成绩，可以复印，后作为学习成绩单列入档案材料收集范围，归入档案第4类。

25、《教师资格过渡申请表》是否属于收集范围？归哪类？

答：凡《教师资格过渡申请表》加盖过“上海市教育委员会教师资格认定专用章”的，应收集后归入第4 类。

26、学生奖学金登记表是否要收集归档？归哪类？ 答：凡手续齐全的学生奖学金登记表或审批表应收集归入档案第7 类。

27、各种先进人物事迹材料，未加盖组织印章的能否收集归档？

答：各种先进人物事迹材料，虽经整理成文但未经正式评定或批准手续，亦未经组织加盖印章的都不必收集归档。

28、大、中专生毕业分配工作报到通知单，是否要收集归档？

答：大中专毕业生分配工作报到通知单可作为踏上工作岗位的凭证和依据，因此要收集后归入本人档案第10 类。

29、填写《干部履历表》是否需要填写草表，并经审核？

答：凡正式填表前，都必须先填写草表或草稿。对表内所列项目，要实事求是地认真填写，填好后须经组织认真审查核对。如不符合填表要求的，可退还本人修改补充，然后再按干部管理范围需要份数发正式表填写。填写时字迹要端正、清楚，个别项目填不下时，可加附页。表内项目本人没有的可写“无”。

30、《干部履历表》能否有别人代填或填写复印？

答：凡具备文字能力，都应由干部本人自己填写。如本人确实不能填写，可有别人代笔，但需经本人签名盖章。书写时一律用钢笔或毛笔，不得使用圆珠笔。凡上送和归入本人档案的《干部履历表》一律不准复印。

31、《干部履历表》填好后，由谁在审查机关盖章栏内加盖章？

答：根据（组通字〔1988〕1号）的通知精神和（沪委组〔88〕字第9号）通知的要求，凡经组织审阅同意后的《干部履历表》（包括本单位的主要领导同志）都由所在单位的党组织或组织、人事部门加盖公章，然后按干部管理范围，份数要求送交干部人事档案管理部门，归入正本和副本的第1类。

32、《干部履历表》是否要贴照片？ 答：《干部履历表》上都要贴本人照片。按填表份数每份贴一张近期免冠一寸正面半身照片。

33、“学历”一栏应如何填写？ 答：“学历”是反映干部所受到的教育程度，而不是干部现有的文化水平和工作能力。在“学历”栏中，应填写所受教育的最高学历。如填写高中、中专及其以上学历时，须填清楚是毕业还是结业、肄业。凡是上过各种职工学习、业余学校、广播电视学校、函授学校和自学的，填写时应有国家教育部门或经其认可的有关部门、单位出具的“学历证明”为依据，不

得填写“相当某某学历”。如填表时还在学校学习、尚未毕业或结业的，仍应填原学历。在校学习情况可在“学习简历”栏内详细填明。

34、“姓名”和“出生年月日”两栏应如何填写？

答：“姓名”栏中“现名”，应填写现在通常用的姓名，用字一定要固定，文字要规范，不得用同音字代替，更不能随便更改；“曾用名”，在自己历史上曾用过的姓名（包括主要笔名），书写时应按使用先后顺序填写。

“出生年月日”栏一律用公历填写，凡习惯上用阴历填写，档案内也有记载，经组织同意，可以换算公历后填上。如要更改年龄的，应按有关规定办理。

35、如何确认干部的出生日期？

答：干部的出生日期是客观存在的自然情况，不得随意更改。要求更改出生日期，必须有确凿证据。在认定干部出生日期时，应依据中共中央组织部（干档字〔1989〕1号）和中共中央组织部、人事部、公安部联合下发的《关于办理干部退（离）休等手续认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24号）精神办理。

1、凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期一

致的，均可作为干部本人出生日期的依据。

2、凡干部居民身份证同本人档案记载的出生日期不一

致的，有关部门可会同干部常住户口所在地登记机关进行查证。查实的出生日期按干部管理权限和户口管理权限批准后，即可作为认定干部本人出生日期的依据。查证材料应归入本人档案。

3、对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最早的材料记载的出生日期为依据。

36、“原籍”与“出生地”栏应如何填写？

答“原籍“系指干部本人祖居的地方。一般填到本人的上一代，即父母一辈，按现在的行政区划详细填写，由省（自治区、直辖市）到街道或乡村。

“出生地”是指本人出生在何地，按实际情况填写。如在“苏州”出生的，应填写“江苏省苏州市”。

37、如何确定参加工作时间？

答：应按每个干部的实际情况确定。

建国前参加革命工作时间，是指在中国共产党领导下以革命工作为职业的时间，即在根据地、解放区是指脱离生产以革命工作为职业的时间：在敌占区是由我党组织决定以公开社会身份为掩护，实际从事地下革命工作的时间：以及参加被中央组织部和上海市委组织部所认定的党的外围组织等的时间，并经组织认定。

建国后的，应分别按参加工作（包括参军当战士、进入全民所有制（含公私合营）企业、事业单位，农村插队）时间和脱产当干部时间（以工代干现已批准当干部的，从代干时间算起）填写。

38、“何时何处参加过何学术团体，担任过何职务”栏应如何填写？

答：建国后凡参加学术团体者应填明何年何处参加何种学术团体，担任过何职务，如参加过几个学术团体，都应按要求分别填写清楚。

39、“有何特长和爱好”栏应如何填写？

答：应填写本人专业以外的长处和爱好。如本人学习的专业是经济管理，但善长电子技术。可填写“善长电子技术”。

40、“参加过哪些国际性的政治、经济、科学文化等活动”栏应填哪些内容？

答：应填清何年何地以何种身份参加过哪些国际性的政治、经济、科技、文化（包括学习、考察）等活动，活动的起止年月，内容是什么，所在国别或国际组织名称都应填写清楚。如担任过某种职务，也应填上；多次参加活动的应按要求分别填写。

41、“何时何地何原因受过何种奖励”栏应如何填写？ 答：凡是受过表彰或被授予各种荣誉称号的（包括科技和业务奖励），均应填明何时何处何原因受何种荣誉或奖励，多次受到荣誉和奖励的，应按时间顺序分别填写。

42、“何时何地何原因受过何种处分”栏应填写哪些内容？

答：凡受过各种党纪处分或行政处分的，均应填写清楚何年何处因何原因受过何种处分。如处分被撤销应注明何时经

何部门决定撤销。凡在“文革”中因冤假错案被处分或所作的结论，已被复查平反的，表上一律不于填写。

43、“家庭主要成员”栏应如何填写？

答：“家庭主要成员”系指本人的直系亲属（父母、配偶、子女）和长期在一起生活的受本人抚养或供养的其他人。填写时应将每人的姓名、单位、职业和政治情况分别填写清楚。父母如已去世，亦应说明。

44、“国内外主要社会关系”栏应怎样填写？

答：应填写与本人来往较多，关系密切（包括国外和港、澳、台地区）的亲属、亲友及其他人。填写时还应写清楚每人姓名，在何处从事何种职业，以及关系如何。

45、“学习简历”栏应从何时填起，包括哪些范围？

答：应从开始上学时填起，包括上过各种业余学校，出国留学、进修等学习经历。填写中等专业教育及其以上学历时，要写清楚所在院校、系、专业的名称和本（专）科毕业或结业、肄业。证明人应填写与本人熟悉的同学或教师。如还在学校学习尚未结业或毕业，亦应写清楚。

46、“参加革命工作前后履历”栏应如何填写清楚？

答：填写前后履历时，起止时间要前后衔接，地区和部门应填写全称。如在一个单位内职务变动的都应另起一项填写，兼职较多的可填写主要职务。参加工作后学习经历可在履历中简要填写，以保持履历的连贯性。在学习期间承担过社会工作的，应将其职务填上。证明人应填写熟悉本人情况的直接领导人或一起工作的同级同事。临时离开工作单位连续半年以上的均应作为一段经历填写。

47、“参加人民代表大会、政治协商会议、中国共产党及民主党派、群众团体代表大会的情况”栏应如何填写，可包括哪些范围？

答：系指本人曾参加过哪届县级以上在些会议的情况，范围应包括中央、省（直辖市、自治区）、区、县一级。“身份”是指以代表、候补代表或委员的资格出席会议。“职务”是指当选为何职务，如“中共中央候补委员”、“上海市人大常务委员会委员”、“上海市政协常委”等。

48、“其它需要说明的问题”栏需填写什么内容？

答：此栏主要指表内没有填写的项目，而又需向组织说明的问题，或有些项目与过去填写有不一致、需要补充说明的问题。

前言

为了更好地搞好我校档案管理工作，使我校的档案管理由“二级”达标更上一层楼，即达到“一级”标准。现根据中共上海市委组织部、市教委组织处有关文件精神，并结合我校的实际情况，摘录编成《干部人事档案工作问题解答》小册子。

该册子以问答的形式介绍了干部人事档案工作的基础知识、相关的专业知识，并针对实际工作中遇到相关问题，进行了简明扼要的解答。同时该册子还涉及到有关如何及时收集、补充归档、档案有哪些材料构成、以及如何正确填写个人履历表、人事档案同文书档案区别等相关的内容。

编写这本小册子，旨在为各位档案管理员提供一些档案和档案管理方面的知识，以便于我们共同搞好档案的收集、补充归档、管理工作。

上海金融学院人事处编

2004年2月

干部人事档案工作问题解答

——★——

上海金融学院人事处摘编

6.浅谈干部人事档案工作 篇六

一是硬件设施标准化。完善基础设施是搞好干部人事档案工作的前提。该县按照《干部档案工作条例》，统一档案管理硬件的标准，建立坚固的档案专用库房，配置标准的铁质档案柜，实现库房、阅档室、办公室、微机室四室分开。库房内设置空调、去湿、灭火等保管设备，并定期对库房的防火、防潮、防蛀、防盗、放光、防高温等设备设施进行检查、更新、维护，确保干部人事档案管理硬件标准化、科学化。

二是日常管理制度化。该县严格按照《档案法》和《干部档案工作条例》，对全县干部人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。结合工作实际，始终在建章立制上下功夫，努力用新思路、新办法解决干部人事档案目标管理工作中遇到的新问题、新矛盾，促进全县干部人事档案目标管理工作形成长效机制。明确干部人事档案管理权限，建立健全干部人事档案保管保密制度、干部人事档案查（借）阅制度、档案材料收集保管制度、档案材料甄别归档制度、干部人事档案接收转递制度及档案工作人员职责等规章制度，确保干部人事档案日常管理制度化、系统化。

三是工作流程规范化。该县组织部综合干部科不仅负责保管全县机关工作人员及离退休人员档案，还承担全县干部人事档案管理宏观业务监督、检查、指导责任。他们积极发挥组织、协调、服务职能，加强宏观指导，根据工作实际印制统一的行政簿册，并编制干部人事档案查阅、借阅、转递以及档案材料收集、整理等工作流程图，做到档案材料收集齐全、鉴别准确，档案卷宗达到分类准确、编排有序、加工合理、目录清楚、装订整齐、精练实用的要求，确保干部人事档案工作流程规范化、严密化。

四是档案信息数字化。该县早在2006年就率先完成干部信息系统涉密网的搭建工作，将全县干部人事档案信息资源全部录入系统，实行档案信息工作专机、专人、专用制度，明确专人负责干部信息系统的管理和维护，对干部人事档案信息实行保密、数字化管理，实现干部档案信息的有效共享，为县委在干部选拔任用等工作提供方便、快捷、可靠的服务，确保干部人事档案利用工作数字化、高效化。

7.浅谈我校人事档案审核工作 篇七

关键词：人事档案,档案信息,收集归档

干部人事档案工作是组织人事工作的重要内容, 也是坚持公道正派地选人用人的重要基础。干部人事档案审核工作是维护档案管理的重要环节, 是干部人事档案的重要业务, 审核的质量直接影响档案应用的操作性和真实性。做好档案审核管理, 不仅是加强人才开发, 建设高素质干部队伍的客观要求, 也是当前人才信息工程建设的重要内容。改革开放越深入, 市场经济越发展, 干部人事制度改革越深化, 干部人事档案审核越显得尤为重要。根据教育部办公厅关于转发中组部办公厅《关于进一步开展人事档案审核工作的通知》的通知, 我校干部人事档案工作在各级领导的支持和各部门的配合下, 坚持高起点、高标准、严要求, 明确责任分工、审核范围、审核内容, 确定审核方法、步骤及时限, 最大限度地保证了档案审核效果。

一、基本情况

我校是一所以工科为主体, 理经文法等学科协调发展的全国重点大学。学校人事档案建立于1959年, 干部人事挡案工作隶属于人事处管理。具体实施对全校干部人事档案的信息保存、管理和服务。现我校共有在职干部人事档案2964卷, 其中, 处级以上在职领导干部档案200卷, 科级以上在职领导干部档案280卷。因公、因私出国人员档案471卷, 退休人员档案2300余卷, 博士后流动站在站人员档案50卷。辞职人员代保管档案110卷。档案库房房面积近100平方米, 且办公室、阅档室、库房三室分开, 硬件设施完备。档案室配备专职管理人员两名。多年来, 学校不断加强干部人事档案管理工作, 提高档案管理水平, 档案信息已成为我校深化改革、师资队伍建设与管理、干部队伍建设, 人才培养的重要信息资源, 为干部考核、专业技术职务聘任、工资调整和人员流动等提供了准确的信息服务。经过几年的努力和整改我校已做到档案整理标准化, 档案管理制度化、库房设施规范化。并于二OO三年十一月通过验收, 成为干部人事档案工作目标管理一级标准单位。

二、组织领导

我校的干部人事档案审核工作由一名分管副校长亲自领导, 人事处领导直接负责。校、处两级领导对这次干部人事档案审核工作非常重视, 还将工作列入议事日程, 并落实了经费、人员、场地。尤其在人员安排上, 特别为档案审核工作聘请了数名有经验的老党员, 他们不计报酬, 不分假期的努力工作。领导们还先后数次亲临现场指导工作, 从档案材料收集到档案材料分类装订等诸多细小工作, 尤其是在档案催补过程中, 各级领导都给予了极大的关心和支持。

三、目标与任务

加强干部档案管理, 推动干部档案工作的信息化建设, 为干部工作提供优质服务。通过审核解决干部档案缺少材料、信息不准、整理不规范等问题, 提高干部档案质量。

四、方法与过程

干部人事档案审核工作是一项政策性强、工作量大、涉及面广、要求较高的工作。在实际工作中, 我们严格按照《干部人事档案审核工作培训讲稿》中的逐卷审阅、登记分析、补充完善、整理归档、总结提高的要求执行。

目前, 档案内容主要存在有涂改造假、缺少档案材料、档案材料内容不规范, 不符合规档规定、档案材料的手续不全等问题。针对上述问题, 我们对照《教育部干部档案审核标准》, 按照上述方法对我校近3千多名在职干部档案进行了彻底清查, 逐卷审阅, 逐页鉴别, 逐项校对。首先我们查看干部人事档案中所存放的档案材料是否是同一个人的材料, 其次查看是否有故意涂改某些档案内容, 如年龄、党龄、工龄和学历学位及奖惩情况的现象。第三, 检查是否有缺失的档案, 对缺少档案材料的, 我们逐人编制了《教育部干部人事档案存在问题或缺少材料登记表》约1200份, 并先后数次下发通知各单位、各部门、各人员对所缺材料进行收集整理并归档。在补充收集材料过程中, 我们尽可能收集补充档案材料的原件, 对能够查找到原件并可以归档的材料, 积极追要收集;对确实无法找到原件的, 我们通过文书档案, 其它存有材料原件的地方进行复制;对那些因年代久远、机构变化等原因无从查找的材料, 则要求说明情况。通过努力, 目前陆续收集到零散材料约300份。为了实现“不漏掉一份”的要求, 确保干部档案材料的完整性, 我们仍按照干部人事档案管理要求, 继续加以跟踪、催讨, 对相关人员及其原单位及时加以沟通。同时, 我们还发现档案材料内容不规范, 手续不齐全的有近100份, 对这些问题材料, 我们进行了具体分析, 填写不规范、手续不完整的, 我们要求重新填写、补办手续;同时对一些难于鉴别的材料采取实际调查、查阅资料、推理印证、集体会审的程序进行论证, 有效防止了鉴别材料失之于据。目前我们在审核档案过程中尚未发现有涂改造假的情况。最后, 对干部人事档案分类装订、加工整理方面进行审核。未发现对档案的利用有影响以及有明显错误和不符合规定的地方。对档案材料分类、目录填写、材料排序的错误, 我们都予以及时改正。

五、问题与改进

通过这次档案审核, 我们发现主要存在的问题有:缺少档案材料 (如:学历学位材料、考核材料、党建材料、政审材料) ;档案内容不规范, 不符合归档规定 (如:干部履历表填写不全、不规范, 信息不完整) ;档案材料的手续不齐全 (如:考核材料务落款, 干部履历表、干部审批表、毕业生登记表无章) 。这些问题严重影响干部人事工作, 通过审核发现并解决这些问题, 从而提高干部人事档案的利用率, 发挥档案在人事工作中的作用。

与此同时, 我们充分吸取档案材料疏于收集归档的经验教训, 印发了我校的《干部人事档案材料收集归档制度》, 对内要求做到档案材料当日收, 当日检查并对档案内所缺材料及时催补, 当日入档, 日清日结;对外要求材料形成单位必须在正式材料形成一个月内, 及时归档。

六、长效机制措施

通过这次审核工作, 使我们认识到登记制度的重要性。在今后的工作中要将登记制度贯彻始终, 对补充收集的档案材料、复制的档案材料、重新制作填写的档案材料和补办的各种手续都要进行登记, 做到每一份材料来源清楚, 去向可查, 责任明确。

这次审核中出现的问题, 今后还会出现。对此, 一方面要弄清所缺材料的去向及产生问题的工作环节;另一方面从根源上找出产生问题的原因。由于档案材料是由不同的历史阶段、不同方面所形成的, 汇总于档案部门。对归档部门, 要求对不同时期产生的归档材料严审细斟, 对不符合要求的材料及时退回重来。对形成档案材料的部门及人员如各学院档案管理人员, 要加强培训, 让他们也了解档案内容, 尤其是学历学位职务聘任材料的归档要求。

8.浅谈干部人事档案工作 篇八

关键词：人事档案管理 事业单位 工作思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

单位里的人事部门对每个人开展各种工作的基础和管理的重要凭证，是纪录了每个人从事各种社会活动的文件是人事档案。在人事档案之中还能够充分的反映出来行为轨迹、个人经历、德才能绩、奖惩情况、历史背景、工作表现以及个人经历的重大事情。伴随着我国事业单位改革的不断推进，人事制度改革力度的不断加大，从而显示出了人事档案管理更为重要，同时还对于人事档案管理工作提出了更高的要求。

1 当前事业单位人事档案管理中存在的问题

（1）管理意识不强管理不规范。没有成文的实施制度和细则，同时也没有严格的执行 《人事档案管理材料收集归档规定》；则会有一些单位管档人员流于形式，他们则是紧紧地充当“保管员”的角色；则会形成材料部门和档管人员对档案管理工作认识的不到位，从而 导致了档案材料不能够及时的转递、归档和收集，随意才会造成有些档案材料的内容不全面的情况，有些档案材料还存在填写格式不规范，纸张规格不符合要求，内容的填写审核不准、记载不实、前后不一等等的一些问题。对于这些问题来说则会降低了人事档案的作用，还直接影响了人事档案管理工作的严格性，则更不必说提供第一手资料为单位决策者。（2）对于人事档案管理分散档案管理的软硬件来说则不适应于形势发展的需要。一是档案管理保管条件落后，手段陈旧，管理硬件设施配套达不到标准，不适应人事档案管理的现代化要求。二是近几年来事业单位的机构进行改革，实行了定员、定岗，人事档案的管理比较分散。因为大多数的事业单位人事档案卷量比较少，借阅档案还是采用原始的手工操作方式，设备上大多则会采取“因地制宜”、“因陋就简” 的原则，这就更不用说人事档案管理工作的信息化、现代化。（3）对于当前人事档案管理工作来说已经不适应改革的需求。伴随着我国事业单位改革的不断推进，人事制度改革力度的不断加大，事业单位将建立公开招聘、辞聘、解聘的制度，人员的隶属关系不断变化，人员的流动比较频繁，若仍靠单位自行管理已经显然不利于人员的合理流动。大多数单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，在档案内容上补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、辞聘、解聘过程中单位形成的考察性内容。（4）对于传统人事档案管理来说则已经不在适应新形势发展的需求。伴随着人事档案管理信息电子化方向日益明显，信息技术的快速发展，对于传统的人事档案管理模式来说已经越来越不适应新形势发展的需求。关于传统的档案保存方式了来说一直都是采用目录式管理和纸张保存，不仅管理成本高，还占用了大量库房空间，而且保管时还易损坏，如纸张易脆、易黄、易粘，对于查阅、利用来说也是非常不方便。虽然目前也在使用计算机管理模式，但是大多数还是基于目录级的管理，其管理、利用与查询还是需要手工进行，文档资料本身还是以纸张的形式存在，原件受损或遗失则是不可避免存在的，在管理上给档案的利用与保管带来一些困扰。（5）档案管理制度执行差档管人员对业务不熟。近年来，由于管档人员工作变动频繁，事业单位人事制度改革，管理人员对业务不熟悉和没有经过相关的培训，以及对人事档案管理工作难以适应。未严格履行手续按规定办事在转入、接转、调出、退休、工资需要查档案时，在接转档案的时候则没有密封，对于个别人的档案材料来说则会有涂改、造假、销毁等一些现象，部门与管档部门协调不够，以至于严重的影响了档案的真实性。

2 新时期人事档案管理工作的对策

（1）改善档案管理条件。如果要配置专用的阅档室、微机室、档案室等基础设施我们应该按照人事档案管理规定标准，还应该定期的对档案室的防火、防蛀、防潮的设施和安全措施进行检查。我们则还应该根据本单位的资金实力而来合理的配置摄像机、计算机、扫描仪等现代化办公的设备，如果要实行人事档案的计算机信息化管理我们则应该引进计算机管理软件，还应该建立人事档案的信息检索和存储系统，从而来实现人事档案资源的合理利用和配置，从传统手工操作中将档案管理解放出来，这样既能减轻档案人员的劳动强度，提高工作效率和工作质量。（2）提高档案管理人员素质。培养具有协作和创造能力的复合型人才，加强对管理人员业务素质和政治素质的教育进行培训，以此则可以来提高管理人员的专业技术和政策水平能力。同时还要教育他们要严守纪律、甘于奉献、坚持原则、保守秘密的工作作风；与此同时还要组织他们学习党和政府制定的有关人事工作的法规、政策，以此来适应新时期对人事档案管理的新要求。我们则还应该引入竞争机制，以此来通过择优录用，竞聘上岗，这样才会把真正具有优秀档案从业人员选拔到档案管理岗位上来工作。（3）完善管理制度。如果想要加强人事档案管理的制度化建设则要下大工夫完善人事档案工作的管理制度和责任追究制度。尤其是对档案材料的保管保护、收集、鉴别及归档等方面都要进行严格的把关；在细则上对人事档案案卷的整理要进一步完善，对档案材料的转递、查阅等利用方面要严格执行相关管理制度，对于出现问题的人要依法追究其责任。如果想要提高大家的法律意识则就需要各单位加大对《档案法》的普法宣传。（4）建立人档分离的档案管理体制。现行“人档合一”的人事档案管理体制要改革，按照改革“人档分离”的思路，将就业指导机构、人才流动机构、就业服务机构以及其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能中剥离出来，来由政府实行统一管理企业单位的人事档案管理权。（5）努力提高对于人事档案管理工作的认识。对于人事档案管理工作来说虽然是一项不起眼的工作，只依靠档案管理人员的努力但要把这份不起眼的工作做好还是不够的，则还要各级领导在重要位置摆上人事档案管理这项基础性的管理工作，及时的研究工作中出现的问题同时采取有效措施加以改进和定期对档案工作进行指导、监督、检查。还要提供良好的工作环境对于档案管理设施建设的资金投人。

3 结语

在管理工作和干部档案建设中事业单位人事档案管理人员承担着十分重要的责任，档案管理人员紧跟人事制度改革的形势和结合当前事业单位发展的实际情况，还要坚持原则、刻苦钻研、这样才能把人事档案管理工作推上一个新台阶，才能不断创新出适合本单位人事档案管理工作的好点子、新方法。

参考文献