公司档案的接收函

2024-08-13

公司档案的接收函（共6篇）

1.公司档案的接收函篇一

篇一：档案接收函范文

西华大学应用技术学院：我单位同意接收贵校学号：特此证明。从年月日起，至级专业同学，请将该同学档案转入，来我单位顶岗（就业）实习，实习期年月日止。

用人单位全称（公章）：实习学生签名：日期：年月日

篇二：

吉林省人才交流中心：吉林医药学院 07 级药学专业毕业生同学，现已在我公司工作，并在近期转为正式员工，请把该同学档案调转到我公司。特此证明单位地址：吉林省 XX 市文化东路 17-20 号单位电话：联系人：

单位盖章：

2011 年 9 月 10 日

篇三：档案接收函

__________:

___________等_____名同志已被我公司聘用，同意其人事档案关系调入我公司，请协助办理。我公司存档编号：

同志原存档单位名称：

_____有限公司

年月日

篇四：

经研究，我校（我单位）同意接收_________大学_________到我校（我单位）工作，同时将该同志档案一并转入。

______大学人事处

___年___月___日

篇五：档案接收函

贵校_________________________院_________届_________________专业毕业生____________________已被我单位录用接收，正试用考察。该同志档案已转入。特此证明。

用人单位全称（盖章）：

毕业生签名：

年月日

2.公司档案的接收函篇二

一、提高认识, 使并轨转制单位职工档案接收制度化

在机构撤并或企业破产、重组过程中, 由于工作头绪很多, 档案管理很难进入领导视野, 档案往往处于失控状态, 极易发生损毁、丢失。例如, 某企业破产倒闭后, 档案无人管理, 若干年后, 因有人查阅档案, 才与档案保管部门联系, 想把档案交到档案保管部门联系。档案接收人员发现这部分档案有的已经发霉、有的被虫咬鼠嗑, 损毁现象严重。为此, 应积极与负责机构改革的主管部门或企业主管部门联系, 加强对并轨转制单位职工档案接收工作重要性的宣传, 争取他们的重视与支持, 确保职工档案移交工作纳入改革方案, 把档案管理人员列入清算小组, 指定由专门人员对撤并机构或破产企业的职工档案进行清理, 并建立移交的程序和标准, 确保移交档案的完整、规范。档案接收部门也要在具体的工作中积累经验, 摸索职工档案接收的模式, 逐步将并轨转制单位职工档案接收制度化。

二、主动服务, 使并轨转制单位职工档案接收主动化

要想做好转制并轨单位职工档案接收工作, 不能坐等撤并单位上门, 而应提前介入, 注重与相关部门联系沟通, 以便掌握转制并轨信息。一旦得到消息后, 就要引起足够重视, 马上与该单位进行联系, 把工作做在前头, 将指导的全部力量投入到此, 避免因指导不到位致使档案丢失、毁坏事情的发生。例如, 为保证国有企业档案齐全完整, 对全市国有企业进行一次摸底调查, 对国有企业在资产与产权变动中档案的处置情况做到了如指掌, 视不同情况, 进行分类指导。这样一旦企业破产或重组, 就避免了档案的散失。又如, 档案科的工作人员从劳动部门得知某单位要撤并的消息后, 马上到该单位监督指导档案业务工作, 及时收集整理零散文件, 按标准要求进行立卷归档, 对案卷的数量和质量进行了检查, 为顺利接收打下了良好的基础。

三、注重质量, 使并轨转制单位职工档案接收规范化

在机构改革和破产清算中, 工作非常繁杂, 加之人心浮动, 破产企业的档案存在收集不全、整理不规范情况。如将此类档案接收进来, 由档案科重新整理, 仅凭档案科的人力、财力、物力是很难做到的, 同时也影响到日后的利用效果。因此, 从档案和档案科的长远利益考虑, 必须严把质量关, 不符合标准的档案不接收。

首先, 搞好衔接, 为档案接收打好基础。档案接收工作的顺利进行, 关系着机构改革和破产清算整体工作的质量和水平。档案接收机构在转制并轨单位实施产权变动伊始就派人对其进行指导, 严格按照规范要求办, 注重业务标准的连续性和一致性。保证档案质量, 为档案接收打好基础。

其次, 加强接收与指导的配合, 统一质量要求, 既分工又合作。对撤并机构或破产企业档案的接收工作中, 普遍存在两种矛盾:一是为保证档案齐全, 存在“一窝蜂”全部进的要求;而为保证进库档案质量, 档案接收人员严把质量关, 不符合要求, 坚决不允许进。二是撤并单位人心惶惶, 找到人已经很困难, 更不要说要求他们对档案进行整理;而中心人员也没有精力在这部分档案全部接收后再进行整理。为解决这两种矛盾, 就需要注意两个结合, 即接收与指导相结合, 把关与帮办相结合, 加强指导与接收的合作, 既保证档案接收的质量, 又保证接收工作顺利进行。仍以某企业为例, 档案部门在第一时间介入后, 首先对案卷质量进行检查, 由接收人员提出整改方案, 负责案卷整改工作的监督。一段时间以后, 工作人员与接收人员进行了二次验收, 对一些小问题, 当接收人员会同撤并单位档案员一起, 能当时改正的当时就改正, 减少撤并单位档案员的工作量, 同时确保档案接收质量。

3.关于城建档案的接收与收集工作篇三

【关键词】城建档案;接收与收集;方法与措施

城建档案的接收与收集，是城建档案馆、室履行国家赋予的职责，通过归档、移交、征集等手段，将城建档案收集起来，实行集中统一管理。这是档案馆的基础性工作，由于城建档案是由许多单位，在城市建设活动中形成的，建设单位又有系统内外的区别，就造成了档案资源的分散状态，为了维护城建档案的齐全与完整，国家规定了“统一领导、集中管理的原则”，建立以城市城建档案馆为中心，区、县为网站，各城建档案形成单位档案馆（室）为基础的网络管理体系，把分散的城建档案资源接收、收集起来，集中到档案馆统一管理。这是一项系统工程，也是一项利国利民的大事业，其中的某一个环节出现问题，都会影响整个系统的协调运转，特别是在城市经济转型时期，一些撤并、转产的单位，更容易导致城建档案的遗失。在“专业档案实行统一管理”原则指导下，各建设单位都要建立相应的基层档案管理机构（室或组），负责本单位城建档案的搜集、整理、保管、提供利用和向城建档案馆移交。这既然是一项系统性的工作，就必须确立一套统一的业务操作规程，来规范系统工程的协调运转。

１．城建档案馆的档案收集

城建档案馆是依据国家城建档案管理的法规、政策，把凡是属于城建档案接收范围的，所有立档(包括即将撤消的)单位形成的，具有保存价值的城建档案，全部接收进馆统一管理。城建档案馆收集工作措施主要有：

1.1宣传行业法规，提高各界人士的城建档案意识，运用法律、行政、经济的手段，多管齐下，理顺、疏通各种接收渠道来收集档案

鉴于城建档案的形成特点是分布面广、形成量大、种类多样，又涉及到各行各业，直接接收比较困难，往往须要依靠本系统城市规划、建设、管理部门的行政和业务部门的配合，请他们在审批报建手续和竣工验收时协助把关。例如，现在实行的工程竣工档案责任书制度，就是在建设单位办理审批时，就明确告知建设单位，工程档案的归档要求；在竣工验收时，档案不符合标准，不完整，将不给予验收签证。如果行政手段不行时，有的时候甚至还要采用法律措施，或是经济制裁手段，以确保档案按照进馆规定，完整、准确的移交、报送城建档案馆。

1.2发挥城建档案管理网络作用

城建档案馆要与有关部门广泛建立信息联系，采取多种形式搜集信息来源，发现城建档案的形成，就主动进入超前控制。在网络建设上，城建档案馆要树立为基层档案人员服务的思想，帮助解决工作上的实际困难，为他们提供法律性的援助，和技术上的帮助；激励基层档案人员的工作热情和责任心，共同搞好档案收集管理工作。

1.3深入基层单位进行业务指导，主动上门接收集档案

城建档案馆要经常深入基层单位进行业务指导，帮助基层档案人员收集、整理档案，还要坚持参加工程竣工验收，这样即可以使档案馆做到超前部署，提前指导，又能及时查漏补缺，确保城建档案能完整、准确地报送进馆。

1.4向社会广泛征集城建档案资料，弥补档案的不足

对散存在各机关、团体、单位及个人手中的有关城市规划、建设、管理等方面的，具有参考价值的城建档案资料，应采取有偿或无偿的办法，向社会广泛地收集、公开征集，以调整馆藏结构，丰富馆藏。

1.5建立健全补报制度

当档案已经接收进馆，又发现档案记录的实物与档案发生了变化，应要求原移交单位，或现行主管部门按照规定补报所变更后的材料，确保档案的真实性。

1.6提倡城建档案工作创新

城建档案馆要不断完善各项规章制度，强化档案接收手段，把任务指标尽量地细化，要体现出具体标准尺度，目标职责明确，实行有奖有罚的激励制度，激励城建档案的接收、收集。

2.基层档案室的收集

基层档案室的收集工作，是复杂而细致的工作。因此，各建设单位的基层档案管理机构（室或组），应建立健全各种规章制度，坚持常规的档案工作秩序，把城建文件材料的归档、立卷工作纳入档案人员的岗位责任制，根据城建活动程序，把档案形成、积累、归档、整理、报送城建档案馆的整套操作规程都纳入工作程序，制定具体的档案归档范围和时间限度，按制度接收城建文件材料。另外，还要通过各种方式，注重对零散的城建文件材料的收集，确保归档和报馆的档案齐全、完整。基层单位的城建档案收集方法主要有以下三个方面：

2.1基层档案室的建档工作要与工程建设实行“四纳入”、“三同步”

具体说来就是：(1)纳入技术管理。即工程一开始，就同步开展建档工作。企业的科技工作管理，必须包括建设工程档案的归档内容，并建立与项目相适应的档案资料管理人员，统一管理建设项目的文件材料； (2)纳入建设工程进度管理，把工程建设与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行； (3)纳入技术部门和技术人员的岗位责任制。把工程技术文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档要求列入技术部门及人员的岗位责任制，确保在工程竣工验收时，要提交一套完整的施工图同步参与竣工验收，待竣工验收合格，便及时转变成归档的城建档案。如果档案不齐全、不完整，档案人员可拒绝在竣工验收报告上用印，或拒绝在档案上签字；财务方面可不予结算，不予报销费用等； (4)纳入工程计划管理。城建档案资料的形成是建设工程活动的记录，基本程序与活动规律离不开计划管理，档案的收集要根据工程的进度，预测文件材料形成的时间及其归档内容，有计划地、及时主动地做好档案的收集工作。

2.2采取多重方式相结合的方法收集档案

档案人员要了解单位基建情况，主动与业务部门建立合作关系，对档案管理较薄弱的部门，档案人员要协助他们做好档案的收集归档工作。档案人员要认真履行工作职责，加强日常的收集工作。还应深入工地现场，把档案接收、督促归档、业务指导与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；内部收集和外部收集相结合的工作方法运用到档案的收集全过程中。对归档中遗漏、零散的材料，或因人员调动、移交，或因工程项目中断，或因故变化产生的设计变更的材料，要及时组织补充归档。对周期较长的项目，应根据基建活动的特点，定期接收。

2.3增强档案意识，端正服务方向，搞好档案法规、政策的宣传，争取领导的重视和支持，是保证城建档案工作的有关方针、政策及管理制度落实，做好档案归档材料收集的重要保障。

3.城建档案的接收与收集工作

目前，城建档案的接收与收集，主要是执行国家建设部和省建设厅《建设工程档案责任书》和《建设工程档案合格证》制度，这是依据《建设工程质量管理条例》来认定建设工程项目档案是否齐全、完整、准确的法定凭证。档案馆根据国家规定的工程档案质量标准，“对报送的工程档案认真进行审查，符合规定要求的，颁发《建设工程档案合格证》，不符合要求的，责令其限期改正”。另外还规定：“各级规划、建筑管理部门在建设单位办理建设工程规划许可证、施工许可证和工程竣工验收备案等手续时，要严格把关。未按规定签定《建设工程档案责任书》的，不予发放建设工程规划许可证、施工许可证，未取得《建设工程档案合格证》的，不予办理工程竣工验收备案、审查手续”。档案馆在建设主管部门的全力配合配合下，,按照国家《建设工程文件归档整理规范》的标准，遵循城建档案的形成规律,从档案资料的形成阶段开始，就要加强档案工作的业务指导，才能确保档案的收集工作顺利进行，达到归档的质量要求，真正实现档案的分类、立卷、编目、整理、等一系列操作规程的标准化管理。

建立健全统一的档案接收收集操作规程，更有利于各级档案人员接收城建档案。因此，城建档案馆按照档案工作创新服务的要求，重新修订完善《城建档案归档制度》等14项规章和《城建档案馆职责》、《城建档案接收、收集工作职责》等12 项业务岗位责任制度,并在行业里宣传推广，全面规范了城建档案馆工作程序，使档案移交工作依法走上法制化、规范化的轨道。由于上下齐心努力，自2000年以来, 城建档案馆通过城市规划、建筑管理等部门的配合，与建设单位签订《建设工程竣工档案报送责任书》达到90％以上，先后颁发《建设工程档案合格证》657份。自2002年以来，已经接收包括国家粮庫在内的工程竣工档案4451卷。为了方便工程竣工档案的编报，城建档案馆还将建设工程竣工档案的编报程序、内容及要求编印成《建设工程竣工档案编报须知》手册，发给建设单位和基层档案人员，指导城建档案的编报与收集。

实践证明，城建档案馆在做好报送档案接收的同时，还要经常对基层单位的编制进行指导和监督、坚持参加建设工程的竣工验收工作，把城建档案业务指导工作带进建设工地，帮助基层单位解决工作上的实际困难，督促基层单位建立健全各层机构及其规章制度，推行全市统一的档案专业标准和规范化的操作规程，这都是确保各级档案人员做好档案接收工作的实践经验。

4.公司档案的接收函篇四

1. 系统总体规划。

深圳市市民中心数字档案馆建设的总体规划是:开发具有中国特色的数字档案馆智能应用系统,以“文件中心”为纽带,将现行文件、归档文件,包括城建及其他档案资料及其数字化信息贯穿起来,形成一个连接多个职能机构、多级网络和各级各类档案馆的较完整意义的数字档案馆。在网络上形成超大规模的、高度有序的分布式数字档案资源库群,采用国际主流技术,提供电子档案管理的整套方法及相关软件,实现多方式的电子档案及各类数字信息采集、查询、利用服务,保证电子档案保存、利用的长期性,为日益广泛产生的电子档案的管理,提供理论及实际应用的支持。

2. 功能和性能分析。数字档案馆的服务包括三部分:

(1)以档案局、馆为对象的内部服务。

主要任务是为档案馆对档案的接收、管理、应用和日常维护以及档案局对档案事业的管理服务。

(2)以政府部门为服务对象的专用服务。

主要是对进驻深圳市市民中心的26个局级单位的现行电子文件进行采集、加工处理、集中管理,为政府有关部门及时、准确地提供档案资源信息,提供纸质文件和电子文件的网上浏览、检索、查询等多种形式的服务。

(3)以社会大众为服务对象的通用服务。

主要是向大众提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字、语音、视频资料等。

根据这三种不同的服务对象和范围,“数字档案馆”工程的网络环境建设可以分为三个层次:档案馆内部网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网,并实行三网物理隔离,形成三个相互独立的网络。

(1)馆内网(Intranet)。

馆内网服务中心主要负责以下工作:将采集和预处理系统产生的数据进行加工、组织和存储;向馆内用户发布信息,并提供检索、演示等服务;支持馆内日常办公;向政府网和公共网提供需要的数据;进行网络、数据和用户的管理与维护。

(2)政府专网(Extranet)。

政府网服务中心负责以下工作:市民中心各机关单位电子文件的接收、采集与预处理;向政府专网用户提供信息服务及检索、演示服务;进行网络、数据和用户的管理与维护。

(3)公众网(Internet)。

公众网服务中心负责以下工作:采集信息并送到采集与预处理系统;向Internet用户提供信息服务,提供检索、演示等服务;进行网络、数据和用户的管理与维护。

在数字档案馆基础设施建设中,必须考虑安全和保密问题,数字档案馆组网必须对馆内网、政府专网和公众网三网实现物理分离,数字档案馆馆内网与其他两个网通过脱机存储设备(如DVD、磁光盘或硬盘等)来交换数据。

3. 网络系统建设。

根据系统具体的业务需求和功能,我们把“深圳市数字档案馆”网络布局划分为四个区域:档案馆内部网、与政府机关连接的政务网、与公众网络连接的外网、与政府机关连接的机要网,且四个网络使用物理隔离设备隔离。各个区域功能分布为:内网上包括档案馆日常办公及数字档案管理的所有功能;政务网上的功能包括信息接收、智能查询和系统维护;公众网上的功能包括信息搜寻、智能查询和系统维护。各个网上的功能权限和数据权限不一样,通过系统的用户权限管理进行控制。各个网上的功能模块都包括系统维护中的数据迁移功能。

(1)外网:

从信息中心外网核心交换机分别引GE链路连接到主机房和配线间的外网接入交换机。访问Internet时,通过做NAT(网络地址转换)将外网的私有地址转换为公网合法地址。对外提供信息服务的外网服务器放置于主机房,以千兆线直接连接到信息中心外网汇聚交换机。外网区域具体可划分为:Internet用户浏览区,该区域连接档案馆各楼层Internet访问用户,并直接与Internet连接,受到两层防火墙的保护;DMZ区,放置对外信息发布服务器,包括WEB服务器、目录检索服务器、全文检索服务器、视频点播服务器、DNS服务器及相关的网管安全工作站等。

(2)内网:

根据局域网分层设计的原则,内网应分为骨干层、分发层和接入层三个层次。骨干层具备三层交换的功能以及高速的包转发,分发层负责二层流量的快速转发和汇聚,接入层负责提供用户的接入和服务器区域的连接。骨干层交换机由市民中心提供,在主机房设置汇聚层交换机,用于汇聚用户的接入流量,通过下连配线间及主机房所有接入层交换机将所有内网信息点连接起来。内网区域具体可划分为:内部网用户办公区,满足档案馆内各楼层办公区用户的基本联网需求,并可利用集成办公系统进行日常办公;档案利用、阅览区,是为非档案馆人员专门开辟的区域,便于用户通过授权查询、阅览档案馆的相关资料,包括现行文件阅览区、缩微胶片浏览区、专家阅览区、档案查阅利用区等;展览演示区,控制展览大厅各部分展区音视频的播放及LED屏幕的显示,包括展览视频网、LED大屏幕显示网;应用服务器及数据区,管理档案馆日常业务,包括综合档案管理、城建档案管理、实体档案管理、电子文件的离线接收等;档案数字化区,进行馆藏档案、接收的电子文件对应的纸质文件的数字化工作;声像档案利用区,为声像档案工作专设区域,实现声像档案利用、声像编辑及声像档案数字化等操作;网管区,用于放置一系列的网管及安全服务器。

(3)政务网:

在主机房设置汇聚层交换机,上连信息中心核心交换机,将汇聚起来的网络信息向核心交换机输送,保证与其他政府部门之间的网络畅通。政务网区域具体可划分为:政务网用户办公区,满足档案馆内各楼层办公区用户的办公需求;电子文件接收管理系统区,利用市民中心现有的基础网络与各个职能部门连接,实现电子文件的在线接收及信息预处理;应用服务器及数据区,包括政务网信息发布、电子档案全文检索、音频视频点播及身份认证等服务。

4. 服务器系统建设

根据数字档案馆系统功能的实际需求,部署的服务器按网络布局及功能划分,主要包括外网信息分布服务器、政务网信息分布服务器、政务网电子文件接收管理服务器、内网档案管理及办公服务器。具体功能分布描述如下:

(1)外网:

提供信息检索及全文检索功能。布置的服务器有WEB服务器、数据库服务器、全文检索服务器、视频点播服务器。由于涉及全文检索,外网上本应提供CA认证功能,但由于市民中心基本网络建设已有CA认证部分,为避免重复投资,建议采用现有技术平台。

(2)政务网:

提供信息检索、视频点播及电子文件数据交换功能。布置的服务器有WEB服务器、数据库服务器、全文检索专用服务器、视频点播服务器。由于涉及全文检索功能,政务网上本应提供CA认证功能,但由于市民中心基本网络建设已有CA认证部分,为避免重复投资,建议统一采用现有技术平台。

(3)内网:

提供日常办公、档案数字化加工、声像档案编辑、档案管理等功能。因为数字档案馆大部分功能集中于内网,为便于规范管理,将内网分成若干个功能群,每个群具有不同功能,并设置相应权限。具体功能分布描述如下:①OA系统,负责日常办公办文。②综合档案管理系统,负责综合档案管理系统、电子文件接收管理系统、实体档案管理系统等。③城建档案管理系统,负责管理城建档案的接收及查询利用。④地下管线管理系统,负责管理地下管线数据。⑤声像档案管理系统,负责声像档案管理系统、照片档案管理系统、声像档案数字化等。⑥数字化加工系统,负责管理馆藏档案数字化加工及接收的电子文件对应的纸质档案的加工。⑦财务管理系统,主要负责财务管理系统及数据的长期保存及备份。⑧全文检索系统,负责授权用户对档案全文进行检索。⑨视频点播,负责授权用户对音视频档案进行检索利用。⑩域控制服务,对内网各子网进行管理控制,并设置相应权限。(11)CA认证系统,为系统访问用户提供基于公钥证书的认证服务。

5. 存储系统建设。

根据数据不同的重要性、访问频次等指标,分别存储在不同性能的存储设备上,采取不同的分级存储方式。采用了光纤磁盘阵列与光纤交换机,构成一个单环路的SAN存储系统。将SAN+NAS机密存储系统作为二级存储,存放大量访问量较低的数据;磁带库作为三级存储,连接至SAN当中,用于数据备份和离线存储。以FC-SAN为海量存储核心,与SATA和磁带库一起构建成了三级海量存储系统,实现了在线、近线以及离线的数据信息管理。

由于数字档案馆数据量大,安全性要求较高,因此在存储系统的设计中可采用智能数据存储技术,构建SAN存储网络。SAN存储区域网络方式是存储设备组成单独的网络,利用光纤连接,服务器和存储设备间可以任意连接。使用光纤通道交换机、本地磁盘阵列、虚拟备份磁带库及远程容灾磁盘阵列组成SAN系统,其高可扩容性将使系统能够具有很高的存储能力,为异种操作系统和磁盘系统提供支持,可以将已有的资源与长期的存储解决方案结合起来,建立可扩展、易管理、能够灵活地适应不可预见的存储需要的网络存储环境。

文件管理中心集中管理文件后,各单位不必再设档案室,不再配备专门的文档管理人员,不必购置档案装具、添置保管设施设备等,将非常有利于政府节省行政开支,降低行政成本,节约人力资源,经济效益也是非常明显的。

摘要：本文对电子文件接收管理系统的总体框架、网络系统设计、服务器系统建设及存储管理系统作了详细的介绍。

关键词：档案管理,文件中心,数字档案馆,电子文件

参考文献

[1]陆蕊等．SAN和NAS融合构架数字档案馆信息存储管理平台[J]计算机应用，2006,26(6)．

[2]乔建惠，陈燕平．电子档案管理系统的设计和开发[J]．计算机辅助工程．2005，14(3)．

[3]邓绍兴，陈智为．档案管理学[M]．北京：中国人民大学出版社，1996．

5.全国人才--人事档案委托接收函篇五

全国人才流动中心：

***同志，性别**，身份证号：***********，其档案现在**********存放。其配偶***在北京*********单位工作。为解决夫妻两地分居，根据国家有关政策，通过向人力资源和社会保障部申请正在办理***同志调京事宜。我单位同意接收***同志并负责安排工作，由于我单位无人事权，无法接收该同志档案，特委托贵单位在其进京手续办妥后，为其办理存档事宜。

特此申请，准予为盼。

单位名称（北京接收单位）盖章