浅谈电算化会计纸质档案的管理论文

浅谈电算化会计纸质档案的管理论文（共12篇）

1.浅谈电算化会计纸质档案的管理论文 篇一

浅谈企业会计电算化后财务档案管理的会计毕业论文

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代的发展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的.是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

四、如何做好电算化会计档案工作

电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

五、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

六、结束语

随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。

【参考文献】

[1] 艾文国:会计电算化[M].北京:高等教育出版社,.

[2] 史迎春:会计电算化及其对财会业务内部控制的影响[J].辽宁师范大学学报(自然科学版),2001(6).

[3] 黎克双:电算化会计信息系统的内部控制[J].吉首大学学报(自然科学版),2001(6).

2.浅谈电算化会计纸质档案的管理论文 篇二

一、会计电算化档案管理工作存在的问题

(一) 会计电算化档案管理认识滞后。

会计电算化档案需在一定的系统内才可实现, 因此目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存, 导致在电算化软件升级后, 不同版本下的会计数据不能被调用。一是备份打印输出不及时。一些单位过于依赖计算机存储, 没有做到将电算化数据定期备份或及时打印, 一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏, 就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料, 从而影响电算化系统的正常工作。二是硬件设施未跟上。由于一些单位受条件限制, 没有配备激光打印机或喷墨打印机, 还在使用老的针式打印机, 致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准, 建立专门的电算化会计档案保护制度, 未选择质量优良的磁性介质进行会计档案数据备份, 未实行备用盘与存储盘分离存放, 导致电子数据因此损坏或丢失。

(二) 会计电算化档案管理的制度不完善。

由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述, 反映经济活动的质的变化, 要求极准确的资料。但在会计电算化条件下, 由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。如果被修改, 就很难辨别出经济业务的原貌, 会计信息的真实性就难以保证。再者, 电算化条件下, 会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上, 未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件, 复制、伪造、销毁一些重要的会计数据, 会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见, 由于磁性材料易被遗失、污染、篡改、复制、销毁等, 因而防潮、防盗、防尘、防火、防篡改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了会计电算化档案管理的重要内容。

(三) 会计电算化档案管理人员整体素质不高。

目前, 许多单位对档案管理工作不够重视, 有的单位甚至让非专业人员管理档案, 遇有上级主管部门检查时则应付了事, 档案意识滞后。个别单位的档案室多采用打开柜门, 让财务部门的工作人员自己查阅会计档案, 有的甚至未办任何手续就随意借出档案查阅, 既不符合会计档案管理的要求, 也无法满足单位对会计档案的信息需求。

二、改善会计电算化档案管理工作的建议

(一) 提高会计电算化档案管理的认识。

各类档案设备的购置、专职档案管理人员岗位的设置以及档案管理制度的出台, 都离不开单位领导的积极支持。主管领导要高度重视会计档案工作, 实行一把手负责制, 明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作, 牢固树立良好的会计档案意识。增强法纪观念, 做到有法必依, 执法必严, 违法必究, 从而使会计违规违法行为无立足之地。

(二) 完善会计电算化档案管理的制度。

一是建立会计电算化档案的立卷归档制度。首先应确定归档范围。会计电算化档案主要包括本单位的各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同, 以及原程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等, 存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。二是建立会计电算化档案的保管规定。与手工方式一致, 电算化方式生成的证、账、表等会计档案, 应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合, 确认合法的会计档案内容, 根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等建立会计电算化档案保管规定。三是建立严格的借用手续制度。要建立严格的会计电算化档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人, 会计数据磁盘不得带出档案室, 每次调阅, 必须有档案管理人员在场监督, 财务人员因工作需要查阅会计档案时, 必须按规定顺序及时归还原处, 若要查阅入库档案, 必须办理有关借用手续。单位若因公需要查阅会计档案时, 必须经本单位领导批准证明, 经财务部门负责人同意, 方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时, 应持有单位介绍信, 经财务部门负责人同意后, 由档案管理人员接待查阅, 并由档案管理人员详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

(三) 提升会计电算化档案管理人员的整体素质。

3.关于对电算化会计档案的管理控制 篇三

一、机制会计档案生成的管理控制

（一）机制会计凭证类生成的管理控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。

机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

（二）机制会计账簿类生成的管理控制。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。转

总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。

（三）机制财务会计报告类生成的管理控制。企业的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。

二、机读会计档案生成的管理控制

机读会计档案只能以电子数据状态保存，通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以

纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门同意后，企业采用磁性介质等存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理办法》第12条也规定，“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。

目前，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及U盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份U盘，并使用两套U盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白U盘以防备份失败。

对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作U盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本的会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。

尽管U盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用U盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而一些大型企业则有必要利用现代信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份U盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方法。

4.浅谈电算化会计纸质档案的管理论文 篇四

中国农业大学现代远程教育

毕业论文（设计）

浅谈电算化会计档案以及系统的内部控制

学 生 指导教师 专 业 层 次 批 次 学 号 学习中心 工作单位

2012年3 月

中国农业大学网络教育学院制

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摘要

新时期下，随着计算机在会计领域的普及和应用，会计电算化的工作越来越现代化，给企业带来了巨大的利益，但会计电算化内部控制还存在着许多问题。本文就着眼于会计电算化档案的内部控制问题，介绍了电算化会计档案管理的新特点，深入分析会计电算化档案管理存在的问题及成因，探讨会计电子档案的保管措施。电算化会计系统对内部控制的特殊要求，同时对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。随着计算机在企事业会计核算系统中应用的普及，会计电算化已成为会计工作的一种重要手段，是重要的会计基础工作。会计电算化的发展虽然给企业带来了巨大的效益，但给内部的控制和管理也带来了新的问题和挑战。会计电算化电子档案管理已经成为一个新的研究课题，本文就面对管理工作中的诸多挑战，拟出完善电算化会计档案内部控制的对策和建议。

关键词：会计电算化 内部控制 管理

目录

一、电算化会计管理的特点及存在的问题············2 1.电算化会计管理的特点························2 2.会计电子档案管理存在的问题···················2

二、会计电子档案的保管措施······················2 1.提高思想重视·······························2 ２.建立严格的内部控制制度······················2 ３.实行专人专岗······························2 ４.降低会计电子档案毁损和丢失的风险··············2 ５.实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化······2

三、电算化会计系统对内部控制的特殊要求···········2 1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境············2 2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式··············2 3.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度···········2

四、计算机会计系统的内部控制制度·················2 1.日常控制··································2 2.管理控制··································2 3.系统开发、发展控制··························2 五．结论·····································2 参考文献：··································2

一、电算化会计管理的特点及存在的问题

1．电算化会计管理的特点

（1）会计电子档案具有技术性。技术性文档是解释会计电子档案的运行和设计情况，与会计电子档案的设计和使用紧密相关。

（2）会计电子文档缺乏直观可视性。会计电子档案主要存储于磁性介质上，与传统的具有直观可视性的会计档案不一样，会计电子档案须在特定的计算机软件和硬件环境中才能可视。

会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案须依赖于计算机的软件和硬件系统才能使用，而且它对储存的周围环境要求较苛刻。磁性介质不仅要求环境防火、防水、防尘、防磁，而且对温度也有一定的要求。磁性介质对环境的高要求增加了数据的脆弱性。

会计电子档案对会计信息使用者的安全操作提出新要求。会计电子档案的管理要求会计信息从事人员除了需具备会计专业知识，同时还得掌握必要的计算机操作和维护知识。

会计电子档案管理缺乏有效的安全和保密措施。在网络时代，新型磁性介质档案管理是一种新型的管理方式，它取代了传统的纸质管理。电子数据因其具有数据高度集中的特点，非常容易被泄密。电子数据是以数字编码的程序的形式储存在各种磁性介质上，但磁性介质具有体积小，存储容量大的特点，正因为此特点以致电子数据资料泄密容易，而且范围广，涉及时间长，危害性也较大。

2.会计电子档案管理存在的问题

会计电子档案管理存在的问题主要有：（1）会计档案载体；（2）认识不够，理解偏差；（3）会计档案管理制度不完善；（4）缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。

二、会计电子档案的保管措施

1、提高思想重视

单位领导和从事会计人员应提高对会计电算化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立健全的管理制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，切实落实会计磁性介质档案管理资料的管理。

2、建立严格的内部控制制度 一个企业或单位为保护资产的安全性、会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列方法、制度和手续，即为内部控制制度。内部控制范围的相应扩大是会计档案信息化的要求，如对调用和修改程序的控制、数据编码的控制以及系统开发过程的控制等。这些控制内容都与传统的内部控制不同，是一些手工会计系统中所没有。程序化控制是内部控制的主要手段，信息化会计档案的内部控制应多样性。要想有效地保证会计电子档案的安全和可靠，我们必须制定严格的内部控制制度。

3、实行专人专岗

对不同的岗位根据责、权、利、效相结合的原则，设立不同的岗位，如系统主管、管理员、操作员等，同时赋予不同的权限，承担不同的责任。岗位的职责应明确，不能出现盲点、交叉和重复，相同岗位间可相互牵制和监督，严格岗位责任制。

4、降低会计电子档案毁损和丢失的风险

磁性介质（如光盘、磁盘、磁带等）中集中存储着大量数据，若发生水灾、火灾、盗窃等突发事件，这些数据就极有可能毁损会丢失。因此，电子档案室可选择干燥防水并远离磁性的地方，室内还可安装温度感应设备，并保持通风透光。同时，还要请工作人员定期清理电子档案室，以防蛀虫。若采用电子计算机进行会计核算时，应当将打印出的纸质会计档案与会计电子档案一起保存。

5、实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化

会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯。应用质地优良的关盘刻录所有的会计电子档案，以保证数据的安全。为防止磁性介质的毁损导致信息丢失，管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对档案进行检查和拷贝，年终要将当年的档案进行归类，标明日期、内容目录、操作员编号，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签字。最后应定期的采用等距抽样或随机抽样的方式，对会计电子档案进行检测，以便及时做好数据维护工作。

三、电算化会计系统对内部控制的特殊要求

1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机后，企业的会计核算的环境发生变化，如财务部门从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。

2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式 原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了。甚至交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。

3.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大。

四、计算机会计系统的内部控制制度

1.日常控制

（1）业务发生控制。是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生是，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。

（2）数据输入控制。企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。

（3）数据通讯控制。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。

（4）数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。

（5）数据输出控制。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定。

（6）数据存储和检索控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。

2.管理控制

（1）组织机构设置。企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

（2）职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。

（3）档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。

3.系统开发、发展控制

（1）授权和领导认可。计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样对会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。

（2）符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。

（3）系统转换。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。

（4）程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

五、结论

电算化会计的独特个性代表着未来会计现代化和规范化的发展方向，它的存在是必然。会计电算化系统的产生和发展极大地提高了会计工作效率。加强电算化会计档案安全管理是一项长期的、艰难的、必须的工作。我们应建立和完善健全的会计电算化档案管理内部控制制度，提高相关人员的素质和技术水平，加强对电算化会计档案的管理和控制，提高企业的经济效益。

参考文献：

[1]廖洪编著，会计制度设计，中国时代经济出版社，2000.3

[2]毛奕主编，电算化会计，首都经济贸易大学出版社，中国农业大学出版社，2002.3

[3]王琳、韩娟，企业会计电算化系统与内部控制，金融经济，2007（07）

[1]孔祥东； 孙蕊。试论电算化会计系统的内部控制[J]，职业，2010，（09）

5.2会计电算化档案管理制度 篇五

为了加强电算化会计档案管理，确保会计档案的安全，特制定本规定：

(一)单位应严格按照《会计档案管理办法》的规定，专人管理电算化会计档案。

(二)单位的会计档案包括存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式,未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和 汇总数据(包括和月度汇总数据)必须永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

(三)必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的,每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作,如

要对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份罗盘的副本,不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

(四)必须妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封,或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

（五）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据不得

清理删除。

(六)磁盘会计档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

朝阳区卫生局财审科

6.会计电算化对会计档案工作的影响 篇六

结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：

（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。

（3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

三、如何做好电算化会计工作

对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：

1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

2、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。

3、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化的实际情况来制定相应的档案管理制度。

7.会计电算化的档案管理 篇七

一、会计电算化档案的特点

会计电算化会计档案, 不仅指存储在计算机中的会计数据、文档和程序, 还包括计算机打印出来的各种书面形式的会计凭证、账表。与传统手工会计填制的会计档案相比, 会计电算化会计档案有以下几个方面的特点:

1. 会计电算化档案的范围更广泛。

会计电算化档案除了传统意义上的纸质的会计资料外, 还包括存储在计算机硬盘、光盘、软盘、光盘中的会计数据。

2. 存储的安全性要求更高。

由于会计电算化档案只能存储在硬盘、光盘、磁盘等磁性化的计算机存储介质上, 大量的数据集中在小小的一块存储介质上, 一旦操作失识, 硬件、软件、网络出现故障, 可能导致数据丢失, 而且介质的损害往往是不可修复的, 这就增加了档案保管的系统风险。同时, 由于电子计算机本身所固有的道德网险, 如病毒的感染、黑客的攻击等也给电算化档案管理人才提出了更高的要求。

二、会计电算化的管理要求

1. 注重电算化档案管理方面的人才培养。

会计电算化的实施人才是关键。与传统的会计档案管理相比, 会计电算化系统对档案管理人员的素质与系统安全操作提出了更高的要求, 档案管理人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法、原理和业务技能, 还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识, 具备较高的计算机操作技能。例如, 对会计软件系统的操作与维护, 对硬件的升级, 网络安全的保护, 会计数据的备份与修复等都是电算化档案管理人员所必须具备的基本技能。因此, 单位在实行会计电算化之前一定要及时加强对相关岗位人员的培训, 提高电算化会计档案保管人员素质, 上岗人员必须具备会计电算化初级以上专业知识, 取得财政部门核发的有关培训合格证书。

2. 配有专用或主要用于会计核算工作的计算机。

必要的硬件设备是会计电算化档案管理的物质基础。企业必须配有专用或主要用于会计电算化档案管理的计算机、USP及其他机房设备, 以便档案管理设备与其他岗位的设备独立开来, 最大限度地保证会计档案的安全性和独立性, 充分发挥电算化档案的无纸化、网络化的特点, 从而有效地提高档案的信息化管理水平。

3. 健全和完善电算化档案管理制度。

要严格按照《会计法》和财政部制定的《会计电算化档案管理办法》, 以法规制度的形式加以强制, 这是做好会计电算化档案管理的保障。笔者认为, 目前企业可以从以下几个方面来完善电算化会计档案管理的各项制度:首先是存档手续。主要是各种审批手续, 如打印输出的账表, 必须有会计主管、电算化主管的签章才能存档保管。其次, 严格遵守安全保证措施。如备份软件、光盘应贴上标签, 存放在安全、洁净、防热、防潮的场所。再次, 严格遵守档案的保密规定, 如对任何伪造、非法涂改变更、故意销毁数据文件、账册、软盘等行为都要进行相应的处理。最后, 对档案管理员的职责与权限, 档案分类管理办法, 各类文档的保存期限及销毁手续等均要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。

4. 专人负责制。

实行会计电算化后的岗位设置也应当注意满足内部牵制制度的要求, 如出纳和记账审核不能同时担任会计电算化档案档案管理工作。对于中小企业, 为了提高工作效率, 节约人力, 在彼此不发生岗位权限冲突的前提下, 可以由其他职位兼任。

5. 严格执行安全保密措施。

各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘等, 未经单位领导同意, 不得外借和拿出单位。经领导同意借阅的资料也应履行相关手续, 但原件原则上不得外借。对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章, 收付款记账凭证还应当由出纳人员签名和盖章。要及时做好档案备份工作, 对存有会计信息的磁性介质及其他质, 在未打印书面形式之前, 应妥善保管并留有副本, 准备双份, 存放在两个不同的存储介质中, 最好是两个不同的建筑物内, 并且要做好防磁、防火、防尘和防潮工作。对于采用存储介质的档案, 要定期进行检查复制, 防止由于存储介质的损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序, 保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。同时还要适当加强网络安全管理。如安装杀毒软件并且定时升级, 定时查杀病毒;构建严密的防火墙体系, 加强对黑客的防护;采取严格的访问制, 通过用户身份的识别和验证, 防止非法用户进入系统, 通过授权和检验, 控制用户对特定网络资源访问的深度和广度, 从而保证会计档案的储存安全。

三、结论

8.研究高校会计电算化档案管理 篇八

关键词：高校 会计电算化 档案管理

为了适应现代化的管理，会计电算化和传统的会计档案管理成为了一个新型的研究话题。会计电算化的产生，同时带来更为广阔的会计档案范围、会计信息以及会计档案的载体形态。高校通过实行会计电算化，使用计算机代替了不少人工完成的账务处理工作和信息分析工作，大大提高了学校的档案管理的效率。

▲▲一、会计电算化档案的内容和特点

（一）会计电算化档案的内容

就会计电算化档案管理的内容来说，主要包括机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。其中机制会计档案主要是指电算化系统打印的会计凭证、会计账簿、财务报表等纸质的档案和会计档案移交、保管销毁清册等档案；机读会计档案是指以电子数据形态存在的会计数据，一般存在计算机硬盘、软盘、光盘等介质中；计算机系统档案则是计算机相关的硬件设备的类型和变化情况，以及相关配套的光盘、磁盘等所有的文档资料。

（二）会计电算化档案的特点

同传统形式的会计档案相比，电算化的会计档案具有以下几个特点：

1、内容的广泛性 由会计电算化的内容所决定，电算化的会计档案除了包括传统的书面形式的会计数据信息，还包括计算机硬盘、软盘、光盘等介质中存在的会计数据信息，并且还包括进行数据信息处理的相关软件和文档等内容。总之，高校通过采用电算化进行会计档案管理从内容的表现形式和存储形式上都有了更广阔的的空间。

2、载体的差异性 电算化的会计档案管理使用的载体不再限于传统的纸张，更多的是具有容量大、空间小快捷方便的计算机类电子载体，数据信息需要使用计算机和特定的软件来进行阅读和使用。通过计算机的使用使得会计档案的管理更加快捷、方便和直观。

3、安全性要求更高 一方面通过使用电算化使用的存储介质对温度、湿度和一些其他因素有着较高的要求，所以在档案的存储环境方面提高了要求；另外一方面，由于电子数据可以在不留痕迹的情况下被修改，并且不容易被发现，所以具有一定的隐蔽性和危害性，这也是最应该重视的部分。

▲▲二、高校会计电算化档案管理存在的问题

（一）会计电算化档案管理内容有所欠缺

虽然不少高校已经应用了会计电算化，但由于缺乏相关的经验，导致高校对会计电算化的内容不够了解。所以一般的高校都是只是定期向相关部门递交纸质的会计档案，而不包括相关的电子数据。另外，有可能因为会计软件的升级问题，原先版本的资料未进行及时处理，而导致高版本的软件无法调用之前的会计档案。

（二）会计电算化档案自身存在一定的问题

首先，会计电算化档案本身的机制记账凭证内容不够完整，缺少相关人员的印章或者签字，这就使得责任不够明确。其次，备份打印不够及时，有些高校由于过度依赖计算机的存储设备，并不将相关的档案资料进行备份保存，一旦系统出现问题，就会造成数据的损坏或者丢失，而影响正常工作的进行。再者，由于资金或者其他方面的限制，有些高校的相关硬件设施跟不上标准，比如缺乏激光打印机或喷墨打印机，就会影响纸质会计档案的保存期限；用于备份数据档案的磁盘质量偏低，就可能导致会计电子档案数据的破坏。

（三）会计电算化档案管理缺乏专业性管理人才

会计电算化档案管理人员除了要懂得会计方面的知识，还应该动的计算机方面的知识，以及档案管理的相关内容。而不少高校只注重了教学方面，而忽略了档案的管理，往往请一些非专业的人员进行档案管理，对档案管理的秩序完全不了解。

（四）会计电算化档案管理缺乏完善的管理制度

就目前来看，我国对会计电算化档案管理的要求仅限于最基础的层面，缺乏深层的规范和要求。而随着会计电算化的逐步深入，档案管理的内容页增加不少，而学校并未根据其变化而修订学校的会计档案管理制度。

▲▲三、加强高校会计电算化档案管理的有效措施

（一）完善高校内部相关硬件设施

先进的硬件设施是会计电算化档案管理的重要保证，所以高校应该注重对硬件的优化和维护。比如定期对机房进行维护和检查以保持机房良好的环境、档案存储库房拥有适宜的湿度和温度、配备先进的打印机和高质量的电子档案存储磁盘等。

（二）加强对档案管理的重视

高校的领导应该加强对会计电算化档案管理的重视，一方面应该建立并完善相关的制度，另一方面应该加强对电算化档案管理专业人才重视。只有同时具备会计、计算机、管理这三方面技能的人才能够做好高校的档案管理，所以高校一方面应该做好对当前在值管理人员的培训工作，另外还要积极引进具有高水平电算化档案管理能力的人才。

（三）完善各项管理制度

首先对电算化的档案保存，无论是电子版的还是纸质的都应该按类进行归档和标号，并且对于电子档案的保存还应该做好备用盘与存储盘的分放以及防尘防光、防腐、防压等工作。其次，对于档案的借用也应该做好严格控制，档案的调用和借阅都要进行详细的记录，一旦出现档案的丢失和损坏能够找到相关人的责任。再次，还应该建立档案的备份制度，定期将档案信息备份到磁盘，并进行定期的检查和复制，重要信息还应该做双备份处理。再者，还应对档案管理进行分用户、分权限调用，以保证数据的安全性。

▲▲四、结束语

会计电算化是计算机技术与会计档案管理的良好结合，通过电算化能够使会计档案管理更加科学化、规范化，同时还能够提高档案管理的效率，实现高校档案管理的网络化、智能化、数字化与信息化，全面推动高校会计档案管理的发展进程。虽然如此，当前会计电算化仍然存在着一些问题亟待解决，所以各个采用了会计电算化档案管理的高校应该注重对本校会计电算化的管理措施，以保证其教育改革的更好发展。

参考文献：

[1]温静，孟丽.高校会计电算化档案管理之我见[J].兰台世界·现代化管理，2008，12上半月.

[2]李亚红.浅谈高校会计电算化档案管理[J].科技信息·图书与档案，2010，21.

9.浅谈电算化会计纸质档案的管理论文 篇九

随着社会主义市场经济体制的不断完善，原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。于是，会计管理体制改革与试点在全国许多省市县展开，那就是实行会计委派制。会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1“会计委派直接管理”形式

即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2“财务集中制”形式

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

3目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：

3.1有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》

第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不

高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4会计档案管理制度亟待完善

制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。4针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：

4.1加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.3完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

10.浅谈会计核算电算化的内容 篇十

(一)设置会计科目电算化

设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的功能，除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外，还要输入：会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括年初数、累计发生额，往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字;计算有关指标需要的各种公式;选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等;定义自动转帐凭证;输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

(二)填制会计凭证电算化

会计凭证包括原始凭证和记帐凭证，对这两类凭证的.处理方法，在各个会计核算软件中有所不同。记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记帐凭证，再由操作人员输入电子计算机;有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记帐凭证;有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记帐凭证，一个是边输入边做记帐凭证，但都是把所有的记帐凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由计算机来做记帐凭证。

(三)登记会计帐簿电算化

会计电算化后，登记会计帐簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内帐簿，其次是把机内会计帐簿打印输出。《规范》考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计帐簿提出了规范，改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的做法。

(四)成本费用计算电算化

根据帐簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本费用核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法，供用户选用。

(五)编制会计报表电算化

编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。《规范》规定：“会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接”，多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。

二、会计管理电算化

会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，借助计算机会计管理软件提供的功能和信息，帮助财会人员合理地筹措和运用资金、节约生产成本和经费开支、提高经济效益。会计管理电算化主要有以下几项任务：

(一)进行会计预测

根据计算机内存储的会计核算历史数据，并按照现有条件和要求，在会计管理软件的指挥下，补充输入计算机一部分数据，并选定预测方法后，由计算机进行预测和输出预测结果。

(二)编制财务计划

财务计划是会计预测的系统化和具体化，可由计算机自动完成，编制计划的方法需要事先在会计管理软件中加以定义。

(三)进行会计控制

主要通过预算控制软件和责任会计软件来实现，这两个软件是会计管理软件的两个部分，都需要会计核算软件提供详细的数据。

(四)开展会计分析

采用会计管理软件分析和评价计划的完成情况，找出差异和努力的方向。

三、会计决策电算化

会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段，由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果，对产品销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策，并输出决策结果。

11.医院电算化会计档案管理问题探讨 篇十一

作为企事业单位重要的数据信息类型之一，会计档案有着举重若轻的作用。而与此同时，计算机与信息化的普及也使得电算化成为现代医院改革的重要方面。电算化会计档案成为现代医院财务工作的主要使用信息和数据源，对医院的日常财务工作帶来极大便利。

医院电算化会计档案的特点

作为医院重要的财务信息，医院会计档案详细记载并呈现了医院相关经济往来中的重要的信息，这些信息可以帮助医院未来的行为决策提供参考。这类型的档案重点涵盖了医院会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务报告等会计核算专业材料。根据财政部的规定，截止2010年，80%以上的基层单位都应该采用电算化的模式来完成财务相关工作。就医院行业来看，会计电算化的应用对于财务工作整体效率和质量都有了极大的提高，并且降低了财务工作人员的工作负担。电算化实施后的医院会计档案是指将会计信息和数据放置在计算机的存储介质中，可以通过会计软件或系统对相关信息进行使用。医院电算化会计档案通常具备以下特征：

（一）拓宽会计档案的内涵及外延

以电算化代替手工后的医院财务工作，开始更加便捷、高效，对于会计档案的内涵及外延都有所拓宽。与医院传统会计档案比较，电算化会计档案在信息搜集和涵盖的范围都有所增加，且包含的内容更加广泛，除传统的会计报表、会计账簿、财务报告等，还包括了应用于电算化过程中所涉及的所有软件及系统的所有文档资料。除电子化后的相关财务数据外，电算化会计档案所涵盖的内容还包括：电算化系统及软件开发和使用的所有文档及软件程序、所涉及的服务器或存储的设备型号、应用软件系统的名称和版本号、相关设备采购与后期服务公司的名称和联系方式、电算化系统所涉及的软硬件设备的使用说明及培训内容。

（二）存储需求要求更高

医院传统的会计档案是以纸质档案为主的，因此通常只需要将纸质文档保存即可。电算化会计档案具有数字化、网络化等特征，其通常情况下既需要以打印版的纸质存储介质的方式存在，也需要以计算机信息的方式存储在具有存储功能的硬件设备或传输介质中。对于存储在硬件设备或传输介质的电算化会计档案，需要考虑到硬件设备所处的物理环境，如温度、湿度、通风等问题，避免硬件设备故障导致电算化会计档案的丢失或损坏。

（三）可操作性较强

医院传统会计档案由于是在纸质上，容易便于财务工作人员的阅读，而医院电算化会计档案是存储在计算机上，通过专业的财务软件等指定的软件就可进行阅读、编辑和使用。纸质文字的修改给财务工作带来较多问题，如容易被篡改且无法查证、正常修改痕迹对整体会计报表的美观有影响等，电算化会计档案的可操作性、可视性较传统会计档案更有优势。

医院电算化会计档案管理面临的主要挑战

（一）档案管理内容不健全

由于医院实现电算化的时间并不是很长，所以导致现阶段医院内部财务人员对于电算化的认识程度还不够深，从而在日常财务工作中，容易造成电算化财务信息缺失的问题，由此导致的电算化会计档案内容缺失。

（二）电算化会计档案安全管理缺失

由于电算化会计档案是存储在计算机硬件或传输介质中，这些计算机硬件或传输介质对于存储环境的要求较高、且受物理环境变化影响较大。由于潮湿、温度过高等问题所造成的硬件或传输介质无法使用，从而导致会计档案丢失的情况屡见不鲜。另一方面，电算化会计工作主要都是依赖计算机系统，医院中计算机系统局域网中毒情况、计算机不设权限、单台计算机有多个使用者等问题，使得电算化会计档案面临着来自计算机系统本身的威胁。一旦计算机局域网中毒、或者有人故意篡改数据，

（三）缺少专业电算化人才

在实行电算化之后，医院缺乏专业的电算化人才，大多数都是传统的财务工作人员。电算化需要财务工作人员具备包括计算机、会计学、管理学等为一体的综合知识体系。医院大多数的财务工作人员尽管在实施电算化后，医院也针对性的对财务工作人员进行了一些列的培训，但由于医院财务从业人员对于计算机的掌握程度有差异，复合型人才相对仍旧较少。随着信息化的发展、会计制度的变迁，对于实施电算化后的医院会计工作有了更多的挑战。

（四）对医院电算化会计档案管理问题的思考

在医院电算化会计档案管理的工作中，医院应当明确并制定相关电算化会计档案管理的制度，梳理整个会计流程，要求电算化会计档案保存、管理需要按规定办事，包括档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等；医院财务部门应设立专人转岗针对电算化会计档案的管理工作，对于存储电算化会计档案的硬件或传输介质，做好备份工作，避免信息丢失。

（作者单位：贵州省凯里市第一人民医院）

12.浅谈电算化会计档案内部控制 篇十二

一、电算化会计管理的特点及存在的问题

1、电算化会计管理的特点

1) 会计电子档案具有技术性。技术性文档是解释会计电子档案的运行和设计情况, 与会计电子档案的设计和使用紧密相关。

2) 会计电子文档缺乏直观可视性。会计电子档案主要存储于磁性介质上, 与传统的具有直观可视性的会计档案不一样, 会计电子档案须在特定的计算机软件和硬件环境中才能可视。

会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案须依赖于计算机的软件和硬件系统才能使用, 而且它对储存的周围环境要求较苛刻。磁性介质不仅要求环境防火、防水、防尘、防磁, 而且对温度也有一定的要求。磁性介质对环境的高要求增加了数据的脆弱性。

会计电子档案对会计信息使用者的安全操作提出新要求。会计电子档案的管理要求会计信息从事人员除了需具备会计专业知识, 同时还得掌握必要的计算机操作和维护知识。

会计电子档案管理缺乏有效的安全和保密措施。在网络时代, 新型磁性介质档案管理是一种新型的管理方式, 它取代了传统的纸质管理。电子数据因其具有数据高度集中的特点, 非常容易被泄密。电子数据是以数字编码的程序的形式储存在各种磁性介质上, 但磁性介质具有体积小, 存储容量大的特点, 正因为此特点以致电子数据资料泄密容易, 而且范围广, 涉及时间长, 危害性也较大。

2、会计电子档案管理存在的问题

会计电子档案管理存在的问题主要有1) 会计档案载体;2) 认识不够, 理解偏差;3) 会计档案管理制度不完善;4) 缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。

二、会计电子档案的保管措施

1、提高思想重视。

单位领导和从事会计人员应提高对会计电算化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性, 并督促建立健全的管理制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质, 切实落实会计磁性介质档案管理资料的管理。

2、建立严格的内部控制制度。

一个企业或单位为保护资产的安全性、会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列方法、制度和手续, 即为内部控制制度。内部控制范围的相应扩大是会计档案信息化的要求, 如对调用和修改程序的控制、数据编码的控制以及系统开发过程的控制等。这些控制内容都与传统的内部控制不同, 是一些手工会计系统中所没有。程序化控制是内部控制的主要手段, 信息化会计档案的内部控制应多样性。要想有效地保证会计电子档案的安全和可靠, 我们必须制定严格的内部控制制度。

3、实行专人专岗。

对不同的岗位根据责、权、利、效相结合的原则, 设立不同的岗位, 如系统主管、管理员、操作员等, 同时赋予不同的权限, 承担不同的责任。岗位的职责应明确, 不能出现盲点、交叉和重复, 相同岗位间可相互牵制和监督, 严格岗位责任制。

4、降低会计电子档案毁损和丢失的风险。

磁性介质 (如光盘、磁盘、磁带等) 中集中存储着大量数据, 若发生水灾、火灾、盗窃等突发事件, 这些数据就极有可能毁损会丢失。因此, 电子档案室可选择干燥防水并远离磁性的地方, 室内还可安装温度感应设备, 并保持通风透光。同时, 还要请工作人员定期清理电子档案室, 以防蛀虫。若采用电子计算机进行会计核算时, 应当将打印出的纸质会计档案与会计电子档案一起保存。

5、实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化。

会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯。应用质地优良的关盘刻录所有的会计电子档案, 以保证数据的安全。为防止磁性介质的毁损导致信息丢失, 管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对档案进行检查和拷贝, 年终要将当年的档案进行归类, 标明日期、内容目录、操作员编号, 用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签字。最后应定期的采用等距抽样或随机抽样的方式, 对会计电子档案进行检测, 以便及时做好数据维护工作。

三、结论

电算化会计的独特个性代表着未来会计现代化和规范化的发展方向, 它的存在是必然。会计电算化系统的产生和发展极大地提高了会计工作效率。加强电算化会计档案安全管理是一项长期的、艰难的、必须的工作。我们应建立和完善健全的会计电算化档案管理内部控制制度, 提高相关人员的素质和技术水平, 加强对电算化会计档案的管理和控制, 提高企业的经济效益。

摘要：新时期下, 随着计算机在会计领域的普及和应用, 会计电算化的工作越来越现代化, 给企业带来了巨大的利益, 但会计电算化内部控制还存在着许多问题。本文就着眼于会计电算化档案的内部控制问题, 介绍了电算化会计档案管理的新特点, 深入分析会计电算化档案管理存在的问题及成因, 探讨会计电子档案的保管措施。

关键词：会计电算化,内部控制,管理

参考文献

[1]廖洪编著, 会计制度设计, 中国时代经济出版社, 2000.3

[2]毛奕主编, 电算化会计, 首都经济贸易大学出版社, 中国农业大学出版社, 2002.3