浅谈图书馆档案管理工作

浅谈图书馆档案管理工作（精选10篇）

1.浅谈图书馆档案管理工作 篇一

图书情报与档案管理类包括三个专业，下面是图书情报与档案管理类专业介绍及就业前景分析，大家可以参考一下!

一、图书情报与档案管理简介

图书馆学是研究和开发文献信息资源的，主要为各类图书馆、科研单位和情报机构培养具有图书馆学和情报学的基本理论，掌握图书资料与情报信息的收集、分类、编目、流通、参考咨询、文献检索、情报服务等方面知识与技能的专门人才。

二、图书情报与档案管理类相关专业介绍及就业前景分析

(一)档案学专业介绍及就业前景分析

档案学的研究内容主要有档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用五个方面。

档案学专业的就业前景广泛，毕业生主要在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管理工作及研究工作。

图书情报与档案管理类专业

(二)图书馆学专业介绍及就业前景分析

图书馆学是一个比较冷门的专业。其课程设置以文科为主，主要分理论图书馆学和应用图书馆学两个方面。

图书馆学专业的就业前景其实非常广阔。毕业生可在大企事业单位、IT 行业、新闻出版部门、大专院校、医院及有关研究机构、图书馆、档案馆、博物馆等从事信息管理和开发工作。

(三)信息资源管理专业介绍及就业前景分析

信息资源管理专业是图书情报与档案管理类的一门骨干专业课程，该课程涵盖了信息资源管理的基本概念、基本理论、方法、技术、标准以及信息资源的组织与过程管理、信息资源的安全管理等。

信息资源管理专业的就业前景广泛，毕业生主要在在国家机关、企业、事业单位及其他社会组织从事信息组织、信息资源的开发、利用、管理与咨询服务等工作.

三、图书情报与档案管理类相关学科及研究方向

(一)图书情报与档案管理类专业相关学科

一级学科 ：1205图书馆、情报与档案管理

二级学科：120501图书馆学

二级学科：120502情报学

二级学科：120503档案学

(二)图书情报与档案管理类专业研究方向

01. 信息资源管理;

02. 信息组织与检索;

03. 信息系统与信息技术;

04. 信息安全与防护;

05. 军队档案管理;

06. 电子军务。

[图书档案管理专业就业_图书档案管理就业方向]

2.浅谈图书馆档案管理工作 篇二

1 高职院校图书馆档案数字化的作用

1.1 提高了图书馆档案管理的工作效率。

图书馆档案数字化能使档案资料准确、及时归档。随着办公自动化和无纸办公时代的到来, 在新形势下产生了大量的电子文档, 利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影 (录音、录像) 技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率, 实行档案数字化管理后, 便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作, 提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。

1.2 保证了图书馆档案的文献质量。图书

馆是高职院校教学、科研机构三大支柱之一, 但是长期以来, 由于对图书馆业务档案工作的认识不足, 图书馆没有指定专人负责管理馆内的档案材料, 而是临时交工作人员捎带兼管, 结果导致档案工作被动落后, 使部分业务材料分散在各个业务部门和个人手中, 得不到充分利用。有些珍贵的业务资料随着领导班子的更换、工作人员的调出而散失。每当工作中需要这些资料, 就临时到处去翻找, 或是要求各部门再一次上报材料, 给工作带来不便。通过对高校图书馆档案数字化处理, 首先可以发现不完整的或欠缺的文件材料, 并通过各种途径予以补齐;其次, 可将分散在各部门及个人手中的各种文件、数据等集中统一;另外, 还可以对图书馆档案中模糊褪色的字迹、污损残缺照片等进行修复。图书馆档案数字化后仍能代替原件使用, 数字化档案副本可异地保存, 即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性, 有利于保护档案原件, 确保原件的永久保存。

1.3 进一步开发利用了图书馆档案资源,

创新了档案服务机制有效开发利用图书馆档案和创新档案服务机制是图书馆档案数字化建设的最终目的。只有积极主动地开发利用图书馆档案资源和创新档案服务机制, 为图书馆和其他各项工作服务, 图书馆档案才富有活力。图书馆档案数字化后, 档案信息不再受时间、空间的限制。这样通过建立图书馆档案网页, 可以积极开展网上服务, 组织上网数据和信息, 实现档案信息的网上检索, 有利于为学校领导决策、组织教育教学、科研活动及馆内各项工作准确地提供档案信息;通过开展网上在线服务, 图书馆档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让学校有关部门与图书馆档案部门利用电子邮件在网上快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询服务;通过开展现行文件阅览服务, 帮助需要者了解图书馆的状况、政策及发展。

2 图书馆档案数字化建设途径及管理

2.1 建设开放档案用户目录数据库它是建

立所有档案信息查询的集散中心, 是建设数字化档案的基础, 是开展馆藏档案数字化工作的前提。该数据库是将经确认不合机密内容的档案信息汇编成目录, 在校内网或经授权的信息因特网上供人随意查询。

2.2 建设图书馆档案指南资料库该数据库

以宣传档案、介绍图书馆档案部门状况及馆藏档案文献情况为主要目的, 以便使那些进入数字档案系统的档案通过该数据库的引导, 在读者查阅中实现自身的利用价值。

2.3 建设原文影像资源库该资源库是将档

案馆中珍贵手稿、照片、图纸等历史档案, 通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件等, 然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容量的存储介质上, 实现原文件信息数字化以图像格式收录储存, 使需要者在网上就能看到这些珍贵资料。它与开放档案用户目录数据库结合起来, 也能满足人们在网上任意途径检索、查询后阅读原文的需求。

2.4 建设史料汇编、专题文件汇编资料库

该资料库为读者提供了经过编者筛选、提炼的问题相对集中的专题性档案汇编。它可以通过不断地积累与添加以及运用网络编辑系统, 进行异工作研究地联合编研, 使同一汇编材料不断得到充实, 更加齐全, 提高了档案的利用效率, 减少了用户检索时间。

数字化图书馆档案的管理除对现有馆藏档案的目录数据库和档案全文数字化建设外, 图书馆档案数字化建设还包括对数字化图书馆档案的管理。除了建立这些数据库文件的路径索引信息, 将路径索引信息和档案目录信息共同保存在数据库中外。图书馆应在图书馆主页设置一个图书馆档案专栏, 公开开放数字化后的图书馆档案信息, 使人们都能通过图书馆的网页利用图书馆档案。由于图书馆档案管理的开放性和对于网络的依赖性特点, 信息的安全成为重大隐患, 在图书馆档案数据库管理和利用过程中, 要注意保证数据安全, 防止被增删、修改, 确保图书馆档案信息原始的真实性。所以应对信息安全保护、计算机病毒防治、权限管理、信息加密、数字签名、数字水印等技术加以重视, 同时在档案数字化过程中, 要将档案信息压缩到最小, 以有利于数据的传递, 使信息化条件下的档案工作做得更好。

参考文献

[1]黄敏.析高校图书馆档案数字化建设[J].四川档案, 2006, 6.

3.浅谈图书馆档案管理数字化建设 篇三

关键词：图书馆；档案；数字化

中图分类号：G251文献标志码：A文章编号：1002-2589（2011）17-0207-02

21世纪是信息数字化的全新时代,信息技术的发展和互联网技术应用,图书馆档案正在以数字化的形式收集、存储,用有序的数字化模式管理已是必然趋势。图书馆档案是人们在图书馆工作实践中直接形成的具有保存、参考价值并按一定规律保存起来以备查考的原始文件资料。它包括上级领导对图书馆工作的指示和要求、图书馆工作规划和总结、重要会议和活动的记录、日常业务工作、各种统计记录、人员情况等原始材料,是图书馆各个历史时期的客观反映,是图书馆事业发展的历史凭据。图书馆档案数字化建设是将现有的各种载体的图书馆档案 ，通过与计算机硬件、软件相结合，实现其数字化存储的过程。图书馆档案数字化将为图书馆资料网络化管理奠定基础，为图书馆档案信息化建设奠定基础。

一、图书馆档案数字化建设的内在理念

1、确保保存“记忆”功能的实现

所谓“记忆”就是对“历史”的保存。图书馆部门是为读者实现信息输入的专业部门，随着图书馆信息素养教育的广泛开展，数字素养能够突出地表现21世纪的数字化潮流和数字图书馆的发展需要，当代数字文化、数字素养、数字目录学、数字化管理的可持续与图书馆相关服务体系有着十分重要的现实意义。在“十二五”期间，图书馆事业面临着转型超越和持续发展，加快全面数字化建设，是图书馆的生存之本。在此期间，图书馆既要重视数字资源和新资源、新媒体的揭示报道、知识管理与有效利用等，也要重视纸质资源的书目控制、导读与深度开发，还要特别重视文献遗产的数字化保护，利用信息技术保存与利用民族文献遗产，建设图书馆数字化和知识化服务平台，促进图书馆的资源建设与知识服务。而这些数字化建设要依靠“图书馆历史” 来实现。对档案部门来说，保存和延续“图书馆历史”，实现“图书馆管理记忆”可持续，不仅是本部门的立业之本，更是为事业奠基之举措。提供信息、服务全局生产则是强业之路。图书馆档案数字化建设就是要实现“图书馆管理记忆”的功能，并在此基础上进行图书馆信息化建设，才可能要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能。因此，在档案数字化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案长期保存与安全传输等问题。否则，“图书馆管理记忆”就会面临丢失的危险。

2、应照顾档案用户需求

个体需求是图书馆档案数字化建设成果的普通受用者，但对个人来说，由于受到上网权限、技巧及对信息的需求等因素的制约，使得档案数字化建设与他们还有一段距离。对部门来说，上网权限不是问题，但也同样存在其他的因素。“图书馆档案数字化”建设不是使档案部门富有现代气息，而是建设一种新型的更加适应图书馆发展要求和利用较小空间实现大量存储图书馆管理信息的档案部门，是适应图书馆发展和更好地位图书馆管理做好服务，更迫切的问题是研究图书馆前进方向的必要条件。所以，图书馆档案数字化建设应顾及现实、照顾用户需求，还要保持与图书馆其他业务同步发展，增强图书馆档案意识。

3、努力做好与各部门间融合的档案数字化发展准备

“三网融合”是我国信息化建设的发展趋势，图书馆面对新局面，利用好互联网、移动通信和数字电视新媒体，传播图书馆数字资源，为更多的社会人群提供服务，势在必行。期间的准备工作是我们需要认真研究和探讨的问题，推动图书馆进一步拓宽服务的深度和广度。而档案具有保密性，在做好融合准备过程中，保密设置应是各项工作的重中之重。图书馆档案数字化是为图书馆档案信息化奠定基础的。目前图书馆各部门档案管理发展还不平衡，特别是档案信息数字化程度差距更大，图书馆信息网络的发展、档案的整理、科学分类和计算机存储等方面存在着很大的差异，要实现图书馆档案的数字化存储不可避免要实现图书馆档案资源的共享，以避免资源的浪费和档案的不齐全、不完整性。因此，在考虑图书馆档案数字化时还要把部门档案管理差距考虑在内。

二、图书馆档案数字化的基础

1、前期的调研工作和配套的文件管理程序

应该根据一定的原则确定数字化档案的范围,有目的、有计划地筛选哪些馆藏档案应该数字化、哪些不需要数字化;哪些只需目录数字化,哪些要进行全文数字化。避免把无用档案数字化,再造数字化垃圾。对图书馆档案的科学分类、排列、索引和编研等工作，要形成档案管理的一整套规章制度，还要有对馆藏的充分调研。与图书馆档案数字化密切相关的配套文件管理程序包括的规范和标准有：档案机读目录格式、电子文件归档管理、电子文件及电子档案元数据、电子档案接收及其管理、电子档案存储格式、档案管理软件功能要求、档案数字化技术规范、档案信息网络安全等。

2、要形成一定规模的数字化档案数据库

首先要把图书馆档案目录数字化，即建立档案目录数字化数据库。它是建设数字化档案的基础,也是开展馆藏档案数字化工作的前提。其次将部分档案全文数字化相结合,这是图书馆档案数字化的核心。图书馆档案全文数字化就是将传统的以纸张、照片、录音带、录像带、缩微胶片为存储介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件等,然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容量的存储介质上,实现原文件信息数字化。因为是否能够积累足够的大量的、有实用价值的数字化档案和不断增加的数字化信息是能够合理有效运行图书馆档案数据库的基石。目前，我省图书馆数据库、读者信息数据库、机读目录数据库的建设已经基本完成，但在图书馆科研、项目建设等其他大量的数据仍处于流散状态。如何使上述数据库科学地连接，使其在形成“图书馆管理记忆”时完整、系统，并能够发挥效率是今后的研究方向。

3、人才因素

图书馆档案数字化的过程仍面临着人的因素。在“十二五”开局之年，中国高等教育启动了图书馆学专业硕士学位教育。中国高等教育本科层次设有图书馆学专业教育，并具有学术型硕士教育，各级各类图书馆也大量招收了非图书馆学专业的本科、硕士、博士毕业生。图书馆档案人员的职业素养却从未有人提及，根据档案工作在图书馆管理工作中所占比重，笔者认为，图书馆专业硕士学位教育及馆员职业资格认证中应该包含图书馆档案管理人才的数字化素养教育。目前，图书馆档案管理人员的专业素养将直接影响数字化的速度和质量。知识的老化、信息开发形式传统的现状将直接影响着档案信息开发的力度和深度。档案人员的专业素养是实现档案管理科学化的基础，没有科学的分类体系和完整的材料收集，实现档案数字化只能是纸上谈兵；档案人员的计算机水平则是影响实现档案数字化质量的重要因素，英语水平、图书馆专业水平、对图书馆专业的前景和热点的洞察力等等都将影响到数字化的质量和效率。因此，大力开发档案人员的专业水平、计算机操作、维护能力以及努力提高图书馆专业水平将会是奠定图书馆档案数字化的良好基础。

三、图书馆档案数字化的配套设施

1、设备体系

主要应包括服务器、光盘镜像服务器、交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码摄像机、数码照相机、计算机、扫描仪、以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录机等设备，这些设备将为图书馆档案数字化奠定有利的物质基础。

2、数字档案信息管理系统

图书馆档案数字化，不是将图书馆档案数字化就完成任务了，还要建立起一整套的数字化管理体系。

（1）接收、采集系统。该系统的功能主要包括接收处理各部门将要向档案部门移交的电子档案和电子目录，通过网络采集和处理各网站上有用的档案信息，通过网络采集多媒体信息、档案资料征集工作管理等。

（2）管理存储系统。该系统的功能包括档案著录标引、档案资料动态管理、档案数字化管理、办公自动化管理、档案事业信息管理、数据安全、维护等。

（3）开发利用系统。该系统功能包括档案利用登记、检索、调卷、档案信息加工、编排和档案信息网站等，最终实现通过网络查阅利用档案信息。

参考文献：

[1]徐进.兰台探幽——图书馆档案工作分析及对策研究[J].图书馆工作与研究,2008,(4).

[2]张国英.水文档案信息管理系统建设的思考[J].水利天地,2007,(9).

Discussion on digitalization building of library files management

Jing Zhao-yang

(Harbin Library, Harbin 150086, China)

Abstract: The library files are an important part of library management. During the 12th-Five-Year Plan, it is imperative to merge three networks in library. Therefore, the library files should be digitalized to make a preparation for the merging of three networks. The paper makes a summary of the inherent concept of digitalization building of library files management, the base for file digitalization, and the supporting facilities for digitalization.

4.高校图书馆读者活动档案管理研究 篇四

【关键词】图书馆 读者活动 档案管理

【中图分类号】g 【文献标识码】a

【文章编号】0450-9889（2016）05c-0101-02

图书馆读者活动档案是指图书馆在开展读者活动过程中形成的，具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。它是读者活动过程如实完整的记录，也是图书馆档案资源的重要组成部分，它能从另一个侧面反映出图书馆服务水平的状况。因此，做好图书馆读者活动档案管理工作，不仅是图书馆自身发展的需要，也是提高图书馆管理水平的需要。本文拟结合笔者多年来的工作实践就图书馆读者活动档案管理的意义、档案管理现状、档案管理的做法等方面提出几点粗浅的看法。

一、图书馆读者活动档案管理的重要性

（一）有利于深化读者服务工作。图书馆活动文件通常包括活动文件、计划书及活动过程原始记录材料等多方面，是图书馆举办每项读者活动最真实的记录，这些材料能真实的反映出图书馆服务工作的状况。图书馆可通过对材料的分析反思，总结本馆工作中的成败得失，了解读者的实际需求，为今后举办读者活动乃至推进图书馆整体工作发展提供参考。

（二）档案的有序归档，便于档案资料的再利用。图书馆读者活动档案的再利用价值主要体现在：一是归档文件通过分类、排列，便于存取利用。二是为今后图书馆制定读者活动方案提供借鉴。在制订方案时，通过对以往举办的活动档案进行深入分析，借鉴先前的成功做法，并汲取经验教训，达到事半功倍的效果。例如，可以通过分析以往读者活动在时序方面的安排，从中寻找规律，有效把握活动安排的频率和密度，制订图书馆新学年或近期读者活动的整体计划；可以结合以往某一活动中读者反馈的意见和建议或有关工作总结的档案记录情况，进而确定出今后此类活动的规模大小；在组织活动的宣传发动工作方面，可以通过分析档案资料中有关于宣传发动工作的总结和方案，结合当前实际情况，把宣传方案制订得更为科学、合理、完善，等等。

二、图书馆读者活动档案管理工作现状

从本次调查的结果来看，高校图书馆读者档案管理工作确实存在许多不足。具体表现在以下三个方面：

第一，档案管理制度不健全。据了解，当前大多数图书馆没有设立独立的档案管理部门，一般由馆办公室兼管。对读者活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节也没有一套完整的规章制度可遵循，管理人员职责不够明确，普遍存在档案多头管理或者无人管理的现象，档案的归档收集呈现出明显的“三不”特点，即不及时、不完整、不系统，严重影响了活动档案管理质量。

第二，思想不够重视，认识上存在误区。一是图书馆领导层面的认识问题。馆领导对加强重大活动档案管理工作档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓，造成活动档案管理工作往往滞后于图书馆活动或者其他业务工作业务。二是馆员本身的认识问题。部分馆员认为，举办读者活动过程中，各种事务繁杂，光是应付于活动的组织和策划往往已经感到力不从心，根本无暇顾及档案资料的收集；另外，个别馆员对档案上交管理存在私心，认为重大活动是自己一手安排和组织的，纯属个人劳动成果，应作为私人工作档案资料留存，因此拒不上交，等等。这些使认识上的误区给活动档案的收集归档整理工作带来不良影响，使图书馆读者活动档案管理工作难以正常开展。

第三，不重视档案的开发利用，只藏不用。从调查中，大多数图书馆不重视对读者活动档案的开发利用，多数采用的还是单一的纸质文献和传统的管理模式，对档案文献管理和利用手段也没有能与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使得档案的开发利用率不高。

三、图书馆读者活动档案管理的对策

（一）健全读者活动档案管理制度。建立程序规范，内容全面，措施适用的档案管理制度，用制度建设来保障档案管理工作的顺利推进，是使档案管理科学化、规范化的必然选择。图书馆在制定读者活动档案管理办法时，应以学院档案管理的有关制度文件为指导，根据读者活动的性质和特点和规律制定出具有可操作性便于执行的制度，档案规范管理制度的内容范围包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等，应做到详尽全面。只有健全建立制度，才能使图书馆活动档案管理工作做到有章可循。

（二）明确读者活动档案内容构建。图书馆读者活动档案基本内容构件大致应该由下列项目组成：一是关于开展读者活动的文件材料。二是关于开展读者活动的领导机构、工作职责、成员分工和活动计划、安排、总结、整改措施以及向学院或相关部门报送、报审的文件材料。三是有关领导或嘉宾出席活动指导工作的讲话（或发言稿）等材料。四是读者参与活动过程产生的原始记录材料，如读者提出的意见和建议汇总以及对读者进行的各种专项调查摸底形成的材料等。五是开展活动的各种照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体材料。六是活动各阶段情况统计表和汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。只有划定出图书馆读者活动档案的基本构建，才能使工作人员在收集档案资料室目的更为明确。

（三）做好特殊载体的档案整理工作。由于各类先进电子设备的介入，图书馆在开展活动时，记录活动过程的技术手段和设备也随之呈现出多样化的特点，即举办读者活动中所出现的档案资料除了纸质的档案以外，还涉及声像档案、照片档案等。因此，图书馆对于这些特殊载体档案的管理和保存也应做出相应的制度与标准：如为保证数码照片的清晰度，像素应在500万以上，单幅照片不小于3m，并标识有准确的摄影日期；归档的数码照片一般要求为 jpeg、tiff 格式；而对于重大活动，同一场景的照片选取最佳的1-2张归档，涉及重要活动和重要人物的可视实际情况多保留几张。档案目录编制应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。

（四）加强对重大读者活动的档案移交、管理工作。图书馆的读者活动除常规性读者活动外，还有一些大型或重大活动。这类活动具有涉及部门多、参与人员广、载体形式多、时间跨度大等特点，活动资料的归档整理难度较大。因此，应建立完善的档案管理网络，要求联合举办活动的部门指定出档案管理负责人，明确职责，负责做好重大活动档案的收集、整理和保管工作。同时，各部门的档案负责人还应成为活动的主要参与者，全程参与活动的策划、组织和开展，这样才有利于档案馆员做到事前了解，事中跟踪，事后检查，全面掌握活动的全过程，有效确保档案收集及时、归档完整。

四、图书馆读者活动档案管理工作的应注意的方面

（一）注意做好档案资料的编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。一是各种档案资料汇编成册，汇编分类方法可以时间段进行分类，如按学期或者学年等，还有可以按照活动类型进行归类整理等方法进行，档案汇编成册不仅方便过往资料的查找利用，还可为馆领导决策发挥参谋作用。二是编研工作是开发档案信息的途径之一。为加大图书馆活动档案信息开发力度，根据实际需要，将分散的档案材料加工整理进行综合分析、有条件的图书馆最好撰写出专题调研报告，为今后改进工作，提高活动质量提供依据。三是运用计算机和网络技术，如通过计算机录入、扫描等多种手段将档案资料转化成数字信息，使其变成多载体上的、不同表现形式的档案信息，实现档案信息开发利用全程现代化。加工后的数字化档案资料，便于档案信息的检索、网络传递、咨询服务以及开发利用。

（二）应探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系，实现档案资源共建共享。在网络技术的飞速发展和普及的今天，各种资源的共建共享势必成为未来发展的趋势。因此，图书馆在搞好本馆读者活动档案管理的同时，可借鉴档案管理中共建共享的经验，积极探索建立起馆际之间共同开发利用档案信息的合作关系，如将各馆读者活动的档案资料通过科学整合后，进行馆际间档案资源的交流，由此实现档案管理由单一开发利用型向联合开发利用型的转变。而馆际之间通过展示双方编研的档案资料，互补互学，有利于取长补短，互相沟通，共同促进图书馆读者活动水平的提高，以吸引更多的读者走近图书馆，关注图书馆，满足读者持续增长的文化需求，更好地体现图书馆的社会价值。

5.12档案图书资料管理制度 篇五

为规范档案图书资料管理，保证档案图书资料的完整与安全，使其标准化、制度化，特制定本管理制度。

一、总则

第一条：公司档案图书资料的综合管理

1.我司档案是指我司在日常生产经营活动中及其它方面产生的具有保存价值的各种文字、图纸等不同形式的记录。

2.我司档案分为行政管理档案、党群工作档案、经营管理档案、基本建设档案、生产技术档案、设备仪器档案、产品档案、会计档案等八大类。

3.图书资料管理范围包括各种图书、报刊、杂志、以及音像制品。

4.公司设臵档案室负责公司档案图书资料的综合管理工作，档案室归属于企业管理中心领导。

二、档案管理

第二条：各类档案的归档范围

1.行政管理档案

1.1 文件管理：公司大事记；各种会议纪要、总结；内部下发各类文件、通知、通报；内部请示、报告、批复；外部与上级下发各类文件、通知、通报、批复；董事会材料。

1.2行政事务：综合性行政事务工作、文秘工作、机要工作、来访接待工作及涉外活动。

1.3 人事教育工作：干部管理、员工招聘、录用、调配、辞退工作、人员培训计划、培训情况、其它教育。

1.4 消防保卫工作：防火、防盗、交通、刑事案件。

1.5 法规监察：法律事务、政纪监察、违法违纪案件处理工作。

1.6 后勤福利：职工生活福利、公寓、住宅、食堂、绿化、医疗卫生、计划生育工作。

2.党群工作档案

2.1党务工作：组织发展资料、党费收缴记录、活动记录等。

2.2工会工作：职工代表大会、民主管理、劳动竞赛、劳保福利、女工工作、文体活动等文件材料。

3.经营管理档案

3.1 经营计划、企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针、目标、中长期、年（季）度计划工作等文件材料。

3.2企业管理：企业规章制度、岗位目标责任制、考核管理、推行管理现代化工作等文件材料。

3.3市场信息：市场分析调查、客户档案、广告宣传、营销网络、产品定货合同、产品销售、售后服务等工作中形成的文件材料。

3.4统计工作：公司内部各种统计报表、综合性统计分析工作等文件材料。

3.5储运管理：物资的计划、采购、入库、保管、发放、使用、废旧物资回收、发货运输等相关记录。

3.6财务管理：资金流通、资金管理、价格管理、会计管理工作、工资发放表等文件资料。

4.基本建设档案

4.1工程项目的勘察、测绘、设计、施工、竣工验收等全过程的文件材料。

5.生产技术档案

5.1生产调度：生产过程的组织、指挥、调度、协调工作等。

5.2科技管理：新产品开发、科技成果、技术引进、技术革新报告等文件材料。

5.3质量管理：质量管理体系文件、产品质量检验方法、规程、制度等质量控制过程中形成的文件材料。

5.4计量管理：各种计量检测工作。

5.5标准化管理：标准化管理工作、各种相关标准资料档案。

5.6信息管理：档案工作、各类数据信息、图书资料、情报信息、计算机系统。

5.7劳动管理：劳动组织、定额、定员、机构数量、劳动调配、劳动工资、劳动保护等文件材料。

5.8能源管理：能源消耗定额、节能降耗工作等。

5.9安全管理：安全生产检查、工伤事故处理、员工安全教育工作等。

5.10环境保护：环境保护检测与控制、污染治理等工作。

6.设备仪器档案

6.1设备仪器购臵、安装、调试、验收、移交过程中所形成的文件材料。

6.2设备运行使用、维护修理、日常设备管理全过程所形成的文件材料。

6.3自行设计和制造的设备图纸和文件材料。

7.产品档案

7.1产品开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、产品升级评优等全过程的技术文件、工艺规程、操作规程、检验规程、设计图纸等文件材料。

8．会计档案

8.1各种会计凭证

8.2 各种会计帐簿

8.3 各种会计报表

第三条：归档的时间、手续和要求

1.档案的归档一般在一项工作完成后立即整理归档。设备档案在设备启用后归档；基建档案在工程竣工验收后整理归档；行政管理档案按年汇总，下三月份归档；会计档案在会计终了后，视需要可自行保管1~2年，期满后归档；各类月报表按年汇总，下三月份归档。

2.归档部门事先将保存资料进行整理、立卷，在归档时间内移交档案室。

3.移交时归档部门协助档案室作好案卷核对工作。

4.归档部门填写档案移交目录一式两份，由档案室和归档部门双方会签，各执一份备查。

5.档案室填写“案卷收进记录”，由移交人和接收人会签。

6.各类档案的归档均以案卷为单位移交和接收。

7.凡属归档的文件材料一律用钢笔或圆珠笔书写，不得用铅笔或用复写纸复写；文件材料应纸张整齐，无残损。

8.档案管理人员有权向归档部门和个人查询档案材料归档的各有关事

项，归档部门和个人有义务解释有关归档方面的询问。

第四条：档案的保管

1.档案保管应遵循规范性、条理性的原则。

2.案卷分类清晰、编码准确、摆放整齐。“案卷目录”、“案卷存放地点索引”等各项记录完备一致。

3.档案保管期限分为永久保存、长期保存（自归档之日起保存十五年以上）和短期保存（自归档之日起保存三至十五年）。

4.短期保存的档案到期后，由档案室提出销毁报告，列明销毁案卷名称、档号、数量、销毁理由，经审批后进行销毁，同时注销其在“档案目录”中的记录。销毁报告、审批等材料在销毁工作完成后归档永久保存。

5.档案管理人员每年一次对保管的档案进行清查，做到帐、物、卡一致，发现损坏要及时修补并采取必要措施。

第五条：档案的保密

1.认真贯彻执行国家和主管部门有关档案保密的规定。

2.档案管理员应忠于职守，严格遵守各项工作标准和管理规定；档案借阅人要严格遵守档案借阅制度和保密规定。

3.严禁私自复制、抄录密级档案。

4.拒绝随意调阅密级档案。

第六条：档案的借阅

1.查阅行政管理档案、会计档案、市场信息档案以及技术档案，须办理相应的审批手续。查阅行政管理档案须经企业管理中心经理审批；查阅会计档案须经财务管理中心经理审批；查阅市场信息档案须经市场开发中心经理审批；查阅重要的技术档案须经技术研发中心经理审批，方可到档案室查阅。确需借出的，借出时间不得超出三天。

2.设备仪器档案的借阅。凡因工作需要借阅设备仪器档案的职工，在档案室办理登记手续后，即可借阅，借阅期限为一星期，到期后应及时交回档案室。

3.一般性资料档案的借阅。凡因工作需要借阅一般性资料、基本建设资料、产品质量报表、生产月报表、产成品库存报表、生产周转看板等档案的职工，借阅手续及要求同2。

4.借阅的档案资料应注意保护，不得随意涂改、标记、撕页、折页。档案交回时应清点核查，无误后方可注销登记，如有损坏，罚款二十元；丢失者罚款五十元。

5.借阅的档案不得转借他人，一经查出，档案室有权收回档案。

6.借阅档案的个人有义务填写档案借用目的和借用效果记录。

7.外单位需要查阅档案必须经本公司领导审批后，方可办理档案查阅事宜。

三、图书资料管理

第七条：图书资料的订购

公司的图书、报刊资料统一由档案室管理。各种图书、报刊资料的订购，由各部门向档案室提报计划，经公司领导批准后，档案室负责订购，提供借阅。

第八条：图书资料的保管与借阅

1.公司图书资料分为图书、杂志和音像三类进行管理。

2.图书、杂志借阅期限为两星期，到期后及时交回档案室。

3.借阅的图书、杂志应注意保护，不得转借他人，不得随意涂改、标记、撕页、折页。如有损坏或丢失，按图书、杂志价格的双倍予以处罚。

四、档案室管理

第九条：档案室管理

1.档案室严禁吸烟、喧哗。

2.档案室要符合安全保密的要求，做到档案安全存放。

3.档案室布局合理，档案柜排设整齐有序。

4.档案室内应设有灭火器材。

5.档案管理员离开档案室时，必须认真检查各种安全事项。

五、附则

6.浅谈图书馆档案管理工作 篇六

图书、情报、档案管理一体化制约因素分析与对策

在信息化和现代科学技术的推动下,图书、情报、档案一体化已成大势所趋.在我国,曾对图书、情报、档案管理一体化的理论与实践开展过一些讨论和探索,但并未能产生预期的效果.文章从图书、情报、档案三者之间的`联系与区别入手,重点分析了制约图书、情报、档案一体化的各种因素,并提出了应对措施.

作 者：舒任颖 肖文建 作者单位：湘潭大学管理学院,湖南,411105刊 名：情报资料工作 PKU CSSCI英文刊名：INFORMATION AND DOCUMENTATION SERVICES年，卷(期)：2006“”(4)分类号：G35关键词：图书 情报 档案 一体化管理

7.浅谈图书馆档案管理工作 篇七

一、中职院校的图书馆图书档案工作存在的不足之处

(一) 对图书档案的管理不够重视

历年来, 大多数人不了解图书馆的图书档案管理的工作实质, 误以为图书馆档案管理工作的本质就是类似于图书的分类、管理事务, 仅仅只是动笔抄写, 没有太多的实际的作用和意义, 不能在学校的经济效用方面起贡献, 几乎不能看作是中职院校的重点工作内容。对图书馆的图书管理工作没有深刻的了解和认识, 是致使人们产生这种错误想法的主要因素, 进而使图书档案的管理跟不上现代管理发展的脚步。

(二) 图书管理设备不够先进

大多数中职院校图书馆的管理工具不够现代化。依然按照陈旧的操作方法将图书的档案进行归类、收集整理及存入档案甚至实施读者检索文献的工作。要耗上较长的时间, 管理档案的工作人员和读者才能将一项工作做完, 工作的效率低下。

(三) 图书档案管理的机制不够完善

虽然中职院校在构建知识教学体系方面确立了完整、严谨的管理机制, 各个阶段层次的工作人员的工作内容非常清晰明确, 然而, 真正落实到图书馆图书档案管理方面的制度的强度却远远不够。未能树立起合理科学的有关图书档案的管理机制, 没有一杆“标尺”来衡量图书档案管理的正确与否。许多文件没有及时、全面的进行分类存档, 没有有条理的进行管理。大多数中职院校的图书档案是在集学校平日里的管理经验、科教方面的活动和教师教研的心血成果的基础上, 进一步研究、开发并普及推广得来的, 所以, 图书档案的深度和宽度极为广泛。没有完善的图书档案管理机制, 就无法确保图书档案资料的保存的完整性。

(四) 管理方面的不足

中职院校对图书档案管理方面的工作没有引起深度重视, 其表现主要是:没有专职的负责管理图书档案管理的工作人员, 绝大多数的图书档案管理者都是一人兼顾多职, 致使不能全身心的投入到图书档案管理工作中去, 仅仅只是把图书档案放进图书档案盒中, 而没有及时整理图书档案, 这严重影响了图书档案的管理的水平层次。因为图书档案的管理工作的冗杂, 是经过长年累月的沉积所得, 假如没有专门的负责人, 图书档案将不会得到完整的保存。未经培训的图书档案管理者不能对图书档案的管理引起高度重视, 不能完全胜任收集、整理图书档案资料的相关工作, 是图书档案的管理层次不高的重要原因。有的中职院校甚至没有能对图书档案进行收集、整理的专门的图书管理室, 致使未能集中对图书档案进行归类管理。许多中职院校的图书档案室较为狭小而图书档案繁多, 管理设备不齐全, 防潮方法不当, 将致使图书档案资料潮湿、发霉, 使图书档案残缺不全。

(五) 未能充分使用

学校的图书馆是生产大量的高价值的档案资料的地方, 是中职院校的重要部门。图书档案资料能够影响校领导的决定, 为学校的教研内容供给真实有力的依据。将这些档案资料充分的利用起来, 对学校图书馆将来的进一步发展的作用巨大。然而大部分中职院校缺乏先进的图书管理档案的思想, 未能充分挖掘图书档案资料的潜在价值, 致使了很多图书档案资料的浪费。

(六) 不合理的图书管理档案机构

很多中职院校的图书馆很多年都不对馆内的图书进行除去陈旧书籍的工作, 很多破损、没人关注的书籍依然存在。有的学校为了达到图书馆的评估标准, 买进大量的廉价书籍, 没有专门的负责人来筛选所进购的图书, 甚至有的图书并不适合学生参阅。在筛选图书方面没有完整、系统的管理制度致使图书馆无法拥有合理、科学的藏书体系, 直接导致学校图书馆为学校服务的质量极具下降。中职院校通常把工作计划和总结等文件的档案作为重点收藏对象, 认为类似管理方面的文书档案收藏价值较小, 馆内的纸质的图书档案的数量多于电子等现代化信息文本的数量。类似的图书档案收藏结构已经无法满足现代图书馆图书档案管理的发展需求。

(七) 图书档案管理的数字化的建树不够

因为缺乏档案意识, 大多数中职院校图书档案的管理采用的方式通常是封闭性或半封闭性的, 收藏的力度大于实际应用, 除图书档案管理人员和图书馆相关的工作人员以外的其他人员几乎无法对图书馆的图书档案资料进行运用。不仅如此, 未能引起对图书馆图书档案材料运用的高度重视, 几乎没有利用现有的图书档案材料以发现不足、弥补不足, 来解决实际问题, 导致大量的图书档案材料被搁置。

二、改善中职院校的图书档案的管理政策和方法

(一) 为提升图书档案意识, 强化组织和领导的力度

在思想领域, 图书馆全体的相关工作人员尤其是领导要加深在图书档案管理工作对图书馆发展的重大意义方面的认识, 对建设图书档案管理工作引起高度重视, 一步步将图书档案管理建设归入到议事行列中来。以此为基石, 图书档案管理工作者需及时、主动地把领导们需要的档案资料提供给他们, 使校领导逐渐意识到图书档案资料在实际生活、工作中的价值, 了解图书档案的重要作用, 进而引起图书馆的相关领导对图书馆建设的重要性的高度重视, 使其在人力、财力方面加强对图书馆图书档案的修整、建设和挖掘、利用价值。

(二) 树立完善的图书档案管理方面的机制

为了更好的开展图书档案管理方面的工作, 把实际工作中生产出的大量一手档案资料整理、分类, 保证资料的完整性, 促使图书档案的再次利用, 必须建立完善的图书档案管理机制, 而且要在现实的工作经验中持续的改进, 这是做好图书档案管理工作的第一步, 完善的管理制度的制定既要考虑到学校的图书管理工作的实际特征, 还要与相关管理法制的要求相符合, 而且, 不能妨碍学校图书馆所展开的相关的档案管理制度, 如档案利用制度等等。

(三) 图书馆档案管理工作者的自身素质的提升

影响图书馆档案的开发和再次利用的主要因素之一就是负责管理档案的工作者的自身素质, 提高档案管理工作人员的工作层次、水平的最主要方法是提升负责档案管理方面工作的相关人员的自身素质。就执行管理图书档案工作的相关人士而言, 要拥有很强的政治方面的素质, 和较强的档案业务水平, 所以, 要对负责档案管理的相关人员进行思想政治、德育和职业技能方面进行强化, 提升相关工作者服务他人的思想及责任心, 与此同时, 还要对中职院校的图书馆档案相关管理者进行严格的培训及专业的业务方面的指导。运用多样化的培训方式来推广、提升档案管理工作者运用现代信息技术进行管理的技能, 指导、引领图书馆档案工作者能系统、全面的理解图书档案管理工作方面的基本知识及手段, 在最短的时间内对图书馆档案管理工作方面的新知识和新技能领域进行掌控, 以便跟上新时期图书馆图书档案管理工作的发展需求, 促使图书馆图书档案模式从封闭式管理向开放式管理发生质的变化。

(四) 图书馆档案的开发和利用频率的提高

图书档案管理工作的终极目标是图书档案的开发和利用, 只有积极利用图书档案资料, 图书馆档案管理工作才具有实际意义。所以, 档案管理工作者要加强现代技术信息化方面的建设, 做好宣传图书馆作用的工作。

伴随图书馆管理事业的持续发展, 图书档案管理工作也必须得到修整、完善, 让图书馆的管理工作更加科学、合理、严谨, 持续投入建设经费, 投入人力搞建设, 才能有效提升图书馆档案管理方面的工作质量。

摘要：伴随着当代信息技术的迅猛发展, 网络电子信息技术已经渗透在社会工作的各个领域, 就中职院校图书馆的图书档案管理方面而言, 陈旧的图书档案管理方式已经逐渐被淘汰, 远远不能满足当代学校发展的需求, 因此, 要持续努力提升中职院校的图书管理工作的层次和水平。

关键词：中职院校,图书管理,改进措施

参考文献

[1]段艺萍.浅议高职院校图书馆档案管理[J].职业教育研究, 2009 (5) :30-31.

[2]中国档案局.档案事业发展“十一五”规划[J].中国档案, 2007 (2) :9-10.

8.浅谈图书馆档案管理工作 篇八

[关键词]图书情报；档案；一体化；发展趋势

一、研究“一体化”的意义与价值所在

自上世纪以来，我国领导人在关于我国信息发展的讲话中就明确指出，图书、情报、档案一体化是发展我国科学技术的重要条件，同时也是实现四个现代化的基本要求。

通过整合书籍、情报、档案中的信息，将相关内容、方法、策略、技术整合成系统，不仅能够便于我国研究人员以及普通国民查阅相关知识资料，同时整合起来的信息系统也能帮助我国网络技术更快发展，加速我国现代化进程。通过一体化的转变，将图书、信息、档案的内在含义联系起来，发挥出一加一大于二的信息价值，这也是我国在不断发展中对信息技术发展的必然要求。

因此在未来的信息一体化建立过程中，相关的研究人员应当注重思维方式的转变，图书、情报、档案一体化不仅在我国，在世界上也属于一种新兴的发展方向，没有之前的经验供人员们参考分析，研究人员应当用于创新，用更灵活的思维方式来建设一体化工作；此外，图书、情报、档案一体化从本质上来看，是一种建立系统的过程，在此过程中，研究人员应当注重将系统论的相关知识运用进建设工作中，避免出现不必要的问题；同时，我国历史源远流长，不同流派的学术、知识较为复杂多样，这就需要研究人员应当具有较为全面的知识基础，能够将不同方面的图书、情报、档案中的内在联系发掘出来并建立成系统。

二、一体化的形成原因

图书、情报、档案一体化并不是有部分研究人员的假想，其形成原因具有一定的内在因素，同时也是社会的发展的必然选择。

在我们所处的世界上，很多事物的发展呈现的都是不断循环的过程，从整体分出支流，最终再形成整体。例如古代科学通常被包含在哲学知识当中，随着人类对自然界的不断探索，对物理、化学现象的不断观察，最终将科学从哲学中剥离出来，然而到了近代，众多学者不断的将科学与哲学进行纵向比较，使得两者在一定程度上又出现了部分重合，并形成整体的学科理论。

相同的道理，图书、档案、情报在最早出现的时期，彼此之间并没有太大差别，都被作为信息载体供人、使用，部分古代典籍最早出现是作为情报、档案而形成。直到造纸术的出现，由于信息载体更为发达，人们才将不同的信息载体进行分类，自此，图书、档案、情报开始出现明显区分。然而从本质上来讲，三者虽然是不同形式的信息载体，但是所承载的信息都为科学技术情报，纵向发展的三者虽然便于区分，能够更好的满足人们的纵向交流需要，然而从本质上来讲，纵向发展势必会使三者的发展呈现封闭状态，同时也会加大信息记录的成本，同时也加大了图书、情报、档案管理者的工作难度，虽然互联网信息技术以及管理技术的不断发展，近年来，三者之间的一体化以开始悄然出现。

三、一体化的未来发展方向

随着管理技术、网络信息技术的不断发展，为了符合新时代人们的信息需求、管理需求、社会需求以及三者间的本身辽西，使得三者的一体化转变大势不可阻挡，虽然三者一体化不可能在短时间内达成，但是随着时间的不断推移，其一体化程度会不断加深。当前世界上的图书、情报、档案一体化发展主要是向三个不同方向演变：

1.图书、情报、档案完全一体化，形成具体实体。当前在世界各国的一体化实践中，此种类型占据最大比重。通常来讲此种形式，使得国家档案馆与图书馆联合起来，将不同图书、情报、档案根据信息的出处、知识情报种类进行区分，在节约了信息储存空间的同时也减轻了信息管理者的工作负担。

2.图书、情报、档案互相交叉，侧重某一方面。这种类型的演变也相对较为普遍。在交叉的情形主要分为图书与情报、图书与档案交叉两种类型。此种一体化演变方式主要适用于国家级图书馆、档案馆，由于信息资料过多，主要侧重点还是在图书、情报、档案的某一中，选取其他类型的信息载体主要起到补充作用。

3.图书、情报、档案分别独立，仅在收藏、服务方向具有重合现象。

结合以上三种类型我们能够推断出未来“一体化”的最终形式：首先，所形成的一体化体系类似与上文第一种类型，图书馆同时也发挥着档案馆以及情报机构的作用；其次，虽然三者共同管理、整理，但是从细节上还是有着细微差异，形成三大类进行横向管理；最后，管理体系中也会形成单独的区分部门已协调三者间的管理差异。

四、结语

随着时代的发展，社会、政府、人民对信息的需求将会发生不同程度的变化，

图书、情报、档案自区分以来，各自分别发展到较为成熟的阶段，然而彼此之间仍存在着本质上的联系。因此，未来三者的发展一定会向着一体化的方向演变。通过一体化，在突破三者封闭的同时，能够有效联系起三者之间的内在联系，使三者的信息知识情报能够更有效的利用起来，帮助政府、人民更好的完成各类工作，节约大量人力、物力、财力，减轻信息管理者的工作负担，并使三者发挥出一加一大于二的作用。然而当前一体化的相关理论与实践相对较少，这就需要相关研究人员应当勇于突破传统思维，发挥想象力，巧妙的联系三者，实现一体化，加快信息化时代的步伐。

参考文献：

[1] 邵云华，邱小惠. 我国图书情报档案一体化研究现状述评[J]. 浙江档案. 2016（07）.

[2] 刘兴. 图书情报档案事业一体化整合模式的发展可行性[J]. 科技经济导刊. 2016（19）.

[3] 叶淑然. 图书情报档案一体化管理体会[J]. 软件. 2014（03）.

作者简介：董煜（1990-8-），男，汉族，陕西咸阳，专业技术人员，助理馆员，研究生，图书情报。

9.浅谈会计档案管理 篇九

【摘 要】

本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题，就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议：

1、提高档案意识，加强规范管理；

2、落实责任，明确分工；

3、与国际接轨，实现现代化管理；

4、引进人才，加强培训；

5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

一、论题的理论与实践意义

1.理论意义

会计档案管理体制与模式是会计档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形成，是会计档案管理的样式，会计档案管理体制与模式是随时代发展而不断优化的。将先进的管理思想，管理手段不断吸收，用来改善会计档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。会计档案管理的环境是不断变化的，随着我国社会的转型和电子技术不断发展，对会计档案管理体制与模式的研究，可以给会计档案管理实际工作提供科学的理论指导。会计档案管理体制与模式的研究有利于形成先进的会计档案管理体系，能将先进理论同工作实践结合起来，为会计档案管理效率的提高奠定理论基础。会计档案管理体制与模式的研究也是会计档案管理实践不断适应社会需要的表现。优化的会计档案管理体制也可以让档案更好的走向社会，使全社会档案信息意识不断提高优化的会计档案管理的研究成果有利于不同科学的结合，既有利于档案学的发展，也符合当代科学的发展趋势。

2.实践意义

会计档案管理模式的观察与研究有利于全面认识与了解会计档案管理的内容。新时期会计档案管理体制、模式的构建、程序，有重要的实践意义。特别是对变化中的会计档案管理研究有助于了解新变化对会计档案管理的冲级，了解这些新变化冲击下的会计档案管理体制与模式所发生的改变将更有助于提高会计档案管理的效率。会计档案管理体制与模式的观察与研究也对企业管理效益的全面提高起了促进作用。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于建立一套新的会计档案管理体系，在新的会计档案管理体系中，各个要素可以相互弥补不足，发挥更大的作用与功效，这 1

将有助于促进会计档案管理自身的不断发展和提高，也有助于发现在管理模式变化、指导理论变化与数字化、网络化冲击下的会计档案管理变化和采取相应行之有效的管理方法。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于会计档案管理部门了解会计档案管理概况、发现本会计档案管理中存在的问题，寻找解决的途径，促进企业管理的全面提高。其次，会计档案管理的不断优化是实现企业信息一体化的奠基石，是实现企业知识管理的基础。只有优化了的会计档案管理才能将企业管理带上一个新的台阶。会计档案管理、企业信息化、企业管理的全面优化这三个部分是紧密相关的。

二、目前研究评述

1.国外对会计档案管理体制、模式的研究现状新石器会计档案管理体制模式的建构

会计档案管理作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。世纪初瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存会计档案。世纪中叶以后，大部分的其他欧洲国家，以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。世纪年代以来，世界各国会计档案管理得到了很大发展。但由于私有制决定了国外的大部分会计档案属于属于私有财产，企业有权自行处理自己的档案，国家没有制定同意的会计档案管理体系、管理要求和标准。国外的会计档案管理自主性强，随意性大，个体特色突出，没有统一的管理体系和标准，企业一般根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。所以国外会计/档案管理体制与模式也呈现出多样化特点。

2.国内对会计档案管理体制、模式的研究现状

我国会计档案工作作为国家档案事业的一个组成部分，在国家档案局的领导下，自上而下的组建了规模庞大的会计档案室管网。长期以来，各企业采用了基本相同的方式开展档案工作。档案管理整体水平甚至高于其他国家，但这种带有前苏联痕迹的会计档案管理体制产生发展于计划经济时代，与市场经济条件下的企业并不相适应。我国现行会计档案管理体制、模式是在所有制形式单一即国家所有制形式的环境下，从国有工业会计档案管理模式演化来的。“集中统一，分级管理，条块结合，企业自主”是我国档案管理制度的概括。

我国的会计档案管理的具体模式进行策划的管理体制以及对会计档案管理模式的规定。这对于我国会计档案工作的建立、发展功不可没，这一阶段档案界主要是学习、模仿的阶段，对这一问题的研究主要还是学习和

总结。随着经济体制和企业改个的深入及企业所处环境的诸多变化如信息技术的广泛应用，信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等这种旧有的管理体制开始发生细微变化。大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自助舍利的权利，避免那种不顾新时期会计档案管理体制、模式的建构企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。

随着我国政治、经济体制改革的深化，非公有制经济异军突起，非公经济会计档案管理模式也呈现出多样性。但其管理模式主要还是有：

1、会计档案集中统一管理。指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。但在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约。其优点是便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。

2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。

3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。该管理模式的有点是分工明确不足之处是对会计档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。

4、会计档案信息集成化管理、一体化管理和知识管理。这些都是随着科技的发展，特别是电子计算机技术的发展和应用而产生的新观点。

5、会计档案委托代管，这指企业委托专业档案管理机构，代管其档案。但企业并不放弃其档案的所有权。

三、会计档案的内涵

会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计帐簿和会计报表，以及其他会计资料等专业资料。它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息，为单位制定规划、计划，调查取证以及进行决策提供一局和咨询材料。它是记录和反应各单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，在社会经济活动中具有重要的作用。

四、会计档案管理存在的问题

会计档案是历史的真凭实证，它在社会经济活动中的作用，决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上，由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱。会计档案作为新兴档案学科还缺乏深入研究，在日常会计工作中，很多单位重核算、轻管理，会计档案管理工作混乱，存在着一定的问题：

1.收集资料方面

由于对会计档案概念的不明确，一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案，只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档，而将法规、制度类文件，如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计工作总结；预测、决策类文件，如财务分析报告、市场预测、会计决策设计等等，放在其他部门，造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料。这些材料在高温高湿度条件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意义。

2.整理、销毁方面

《会计法》明确规定：“会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门规定。”但一些单位的财务人员在月末、终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册，随随便便放在箱内，造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷，但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后。经过鉴定、审查，报经批准，可以销毁。但是，很多单位那些已失去保存价值的会计档案任然长年累月占据着库房和设备。究其原因，是一些人怕麻烦、怕负责人，担心会计档案销毁之后，今后一旦有什么经济问题，无凭无据，到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案信息资源的开发利用。

3.移交、存放方面

《会计档案管理办法》第6条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当有会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”但在实际工作中，财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后利用不便，不愿移交；而档案部门以不懂会计业务为由，不愿接收。由此造成会计档案长期在财务部门，没有被广泛利用。由于财务部门缺乏一定的档案知识，对于会计档案的存放不够重视，例如。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点，甚至与其他杂物一起堆放；有的档案室没有严格控制温度、湿度，认真做好“七防”，严重影响了会计档案的寿命。

4.人员素质方面

目前，大多数单位的财务人员虽然熟悉财务处理，但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性，不重视财务档

案管理的培训。在实际操作中，每个财务人员都按自己的一套方法去管理，造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化，没有一套固定而完整的管理制度，从而影响了整个单位的管理。

5.电子财务档案

垫子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等嗲你介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，垫子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭损毁、难查痕迹的特点，此项档案的管理还不规范。

五、对会计档案管理的几点建议

社会经济越来越发展，对会计工作的要求也越来越高。先带经济活动中，很多时候因为会计档案管理工作做的不到位，早晨领导决策失误，影响到整个单位的运作，给集体造成不可估量的损失，所以会计档案管理工作作为会计工作的基础，为适应经济管理需要，必须不断改进管理方法，建立新的管理体系，提供高治疗的会计信息。因此，就如何是会计档案管理实现制度化、规范化、科学化，有以下几点建议：

1、提高档案意识，加强规范管理

时间证明，要管理好会计档案，首先，要改变传统管理年，对会计档案有一个正确的认识；其次，要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真是、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。

2、落实责任，明确分工

确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、壮丁、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强，所以单靠一个管理员的历练是不行的。财务处各单位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性，建立良好的服务网络，按照分工合作、密切配合的原则，落实责任，相互协调，保证会计档案管理工作的顺利进行。

3、与国际接轨，实现现代化管理

现在大多数单位已实现了会计电算化，但由于对会计档案管理工作不够重视，目前基本上处于手工检索阶段。所以，档案部门和财务部门应该共同合作，与国外先进的会计档案管理模式接轨，开发研制会计档案计算

机管理。只有会计档案实行计算机管理，才能真正发挥会计档案的作用，加快了查阅资料的速度，提高了档案管理水平。

4、引进人才，加强培训

会计工作的迅猛发展，要求财务人员不仅要具有财务知识，也要懂得档案方面的业务，所以会计档案管理人员必须接受再教育，进一步提高会计档案业务水平，增强整理立卷实际操作技能，成为新一代的复合型人才，当好领导的参谋，把以前的盲目利用变为科学利用。

5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中国也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档

电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。结果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，打到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的墓地，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的折损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量

六、总结

通过以上论述我们可以看出会计档案管理体制、模式的良好变革已经呈现在我们面前。会计档案管理体制、模式是一个动态的事物，需要我们不断结合具体实际和先进念去充实它，只有这样才能不断推进会计档案管理体制、模式研究不断深入。

参考文献：

1、刘国能，《中国档案事业体系》，北京中国档案出版社，2002年8月

2、马素萍，《会计档案工作管理体制研究》，北京档案，2002年5月

3、宗培玲，《现代会计档案工作运行机制的建立》，北京档案，2005年9月

4、胡吕平、乔欢，《信息服务与用户》，武汉大学出版社，2001年6月

5、冯慧玲、张辑哲，《档案学概论》，北京中国人民大学出版社，2011年6月

6、《关于非国有会计档案管理原则与体制的思考》，北京档案，2004年5月

7、陶亚坤，《关于民营会计档案管理体制创新的思考》，辽宁兰台世界，2006年4月

8、周三多、陈传明，《管理学--原理与方法》，上海复旦大学出版社，2003年11月

10.浅谈图书馆档案管理工作 篇十

[摘 要]企业档案管理岗位作为企业管理层中的重要工作岗位，对员工的管理，对企业的发展中都有重要的意义。近年来，随着管理技术的不断进步，人们开始从档案的本质属性：记忆属性，看待档案管理工作。本文中，笔者将根据自身的工作经历，从档案记忆观的角度看待当代企业中的档案管理工作，希望为相关的工作人员提供借鉴。

[关键词]档案记忆观；档案管理

中图分类号：D320 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0353-01

前言

时间的车轮无情碾压了无数的历史潮流，让我们来不及回味就以匆匆而过。而我们唯有在残留的档案中来慢慢回想起历史上曾发生的种种事情。档案具有真实性，原始性，记录性，它是社会记忆的载体，是一种社会形态，又是社会记忆控制的手段。每个企业的发展，都有与它相对应的过去，对于它曾经的辉煌与经历都应记录下来。企业对应也要有它相关的档案管理，来储存它的历史。企业历史是企业发展的见证和记录，同样也是企业文化的沉淀和积累，而作为企业员工，有责任也有义务将它们发扬光大，记忆观视野下的企业管理，能够实现企业历史资料的合理的优化和传承，我们今天就是针对这个问题，进行论述和研究。档案记忆观

1.1 档案记忆观的基本观点 世纪 90 年代中期，档案界将“记忆”概念或观念引入学术研究和工作实践以来，给我们带来了新的视角和思考，将我们所从事的传统的档案工作视为记忆保护性质的工（如，数字记忆工程、城市记忆工程等），随着档案界对“记忆”这一概念的重视和探讨的深入，“档案记忆观”作为档案学新视点被提出来。“档案记忆观是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识。”其核心内涵是：基于对档案社会记忆属性的深刻认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆，档案馆是“记忆的保存场所”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。

1.2 档案记忆观的基本属性

1.2.1 数据属性：

记忆的本质内容中，包含了记忆的数据属性与记忆的情绪属性。在数据属性上，档案的数据性质与记忆的数据性质相吻合，同样多为数据载体的一部分而被记录着。

1.2.2 情绪属性：

档案的本质上，除了数据属性，还包含了记忆的情绪属性。在我们的日常生活中，往往由于一件事物的数据触发相应的情绪，这就是档案的情绪属性，它依赖与数据属性而存在，在更低层的条件反射环境中，情绪属性也可以独立于数据属性而存在，譬如失去记忆的患者仍然对某件物品有着强烈的情绪条件反射。

1.2.3 可保存属性

记忆之所以被人们称之为记忆，很大一部分原因是由于其可储存的能力决定的。在这个属性下，记忆能被人脑或类似的载体记录，并以不同的形式保存下来，在需要数据作用的时候，在通过不同的形式将数据返现出来。企业档案管理

2.1 企业档案管理的意义

在企业的发展过程中，档案作为保存其在发展过程中方方面面的数据，对企业未来的发展能够提供很好的借鉴。且在企业的发展过程中离不开员工的辛勤劳动，优良的档案管理能为企业的核心文化建设做好相关的基础的工作，保障员工在企业内的工作与生活均能满意。

2.2 档案记忆观下对档案管理工作的理解

企业档案可以理解为是企业发展过程中相关记忆的保存，其中企业的运营数据，企业的重大决策，企业的人事变动等等都是企?I中难以磨灭的记忆。这些记忆证明了企业过去的存在关系，体现了企业过去的一系列工作的内容。

2.3 如何运用档案记忆观对企业档案管理工作进行优化

在企业的档案管理工作中，对企业档案的记忆性进行充分的理解，在这个基础上对企业档案管理工作进行详细的优化，是企业档案管理工作优化的第一步。在企业档案管理中，通过不同的方式，将企业发展过程中的相关数据进行记录是企业档案工作的要点。

2.3.1 文案记录

在企业的发展过程过程中，企业的运营数据，重要的会议纪要，人员的人事档案等，均应当遵从档案记忆观中的数据属性，采用牢靠的数据储存方式进行储存。以便于日后企业在重大决策前对过往历史的查阅。

2.3.2 影音记录

对于需要将画面与影像记录下来的场合，需要通过摄影录像等相关手段对记忆进行记录，并做好相应的数据保存。

2.3.3 物品记忆

物品记忆更多用于对情绪、情感的保存工作。通过特定事件中对员工均产生情绪共鸣的情况，将事件中产生的物品进行保存，并给予展示，在员工看到物品时，能进而在大脑中提取与物品相关的记忆，并通过记忆得到一定的情绪。此举不仅利于企业的档案管理，更有利于企业的文化建设。服务

企业组织记忆是企业员工对企业认同的一种表现，同时也是企业组织记忆的再现，我们需要做的是将其更好的传承下去。企业档案工作是利用档案资源对企业文化以及核心思想进行宣传，是企业整个发展进程的见证和记录，是非常珍贵的资料。企业相关部门应该组织和开展各种培训教育活动，教育和培训的过程中，要利用多元化的方式和方法，使员工能够对企业的文化和历史产生情趣，并积极地投身到传承这些文化的工作中去，在这样的氛围下，人们就会被熏陶，对企业的认同也会进步一步加深，可以对档案服务的内容进行具体细分，最简单也是最基本的就是以时间为链条，收集并展示企业从创业初期到逐步发展的壮大的各个阶段的相关信息材料，通过文字记载、图片记载或影音记录等方式传递给所有员工；还可以进一步加以整理和编辑，制定出内容充实、重点突出、内涵深远的宣传主题，对于企业的档案管理者来说，也需要不断的更新管理理念和思想，认识当现代档案管理模式已经不再是以往的被动式和静态式，而是根据企业生产运营的实际情况，进行有的放矢的利用服务，最大限度的开发档案的各种利用价值，这就要求档案管理者一定要加强主动服务的意识，让大众更为容易的接纳档案信息。任何的档案管理工作都不是为了建立档案而建立，最终的落脚点都是为了提供利用服务，企业档案管理的内涵和实质也正基于此。企业组织记忆的激活与传承与丰富的档案利用服务

记忆是人类进行身份认同的基础，企业组织记忆是企业员工认同企业的关键，“认同” 是员工对企业产生自豪感、归属感的情感之源，是企业可持续发展的内在动力。组织记忆的激活与传承，有助于增强员工对企业的认同感。美国社会人类学家保罗?康纳顿认为记忆的恢复借助了外来原始资料 ”，“档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要存留、追溯的对象”[10]，可见，档案既是记录集体记忆的载体和媒介，又是集体记忆激活的重要方式，然而，被动“躺”在档案馆（室）的文档资源，其记忆能量很难自动的释放，丰富的档案利用服务，是发挥档案独特价值，激活企业组织记忆的重要桥梁。结语

在本文中，笔者从企业档案管理中的记忆观视角对企业的档案管理进行详细分析，并对相关措施进行了探讨。希望此文能够起到抛砖引玉的作用，引发读者更多的思考。

参考文献