商务英语邮件格式

商务英语邮件格式（共8篇）

1.商务英语邮件格式 篇一

随着现代科技的飞速发展, 电子邮件作为一种日常的交际手段已经在世界上许多机构、公司里变得愈来愈重要。然而, 并非所有的电子邮件都能很好地完成交际目的。根据作者的调查, 许多商务英语专业的学生和商务领域的工作者在起草邮件时对邮件的结构和语言特点并没有清晰地认识。但是, 涉及到商务电子邮件的结构和语言特点这方面的教材和专业杂志很少, 对这方面的学术研究更是鲜有发现。本文就是根据这种需要, 为了帮助需求者更有效地运用电子邮件, 研究电子邮件的语言特征而产生的。

二、英文商务电子邮件的语篇特征

正如信函在整体结构上有着自己固定的格式一样, 商务电子邮件也有着自身的基本格式, 通常由开头、正文、结尾三部分组成。

开头部分由副开头和称呼组成。副开头一般由自动生成的固定格式组成, 包括日期、发件人、收件人、抄送、主题 (事由) 。称呼根据发件人的具体情况以及发件人和收件人之间的关系而定, 从无称呼到比较保守的称呼都有使用。正文部分为邮件的具体内容, 也是邮件最复杂的组成部分, 用以完成邮件讨论信息或传递信息的交际功能。正文大多由两三个简短的自然段构成, 一个自然段一般只有一两句话。例如:What is the delivery date?Thanks.在收集的200封邮件中, 89例中 (44.5%) 发件人使用名或姓结尾, 在54例中 (27%) 用“谢谢”及类似“谢谢”的话语结尾, 在57例中 (28.5%) 用“祝好”结尾。进一步仔细分析, 我们可以看出邮件正文功能和结尾之间的联系与呼应, 呈现提供信息——姓名结尾, 提出请求——谢谢结尾的基本倾向。

三、英文商务电子邮件的词汇特征

(一) 大量使用缩略词

邮件中所使用的大部分词都是简单的口语话的词, 但有时候缩略语在邮件中也会出现。缩略词的使用体现了电子邮件的非正式化和口语化的特征。经过作者仔细的观察和统计, 邮件中常用的缩略词有四类:第一类是商业术语的缩写, 如:贸易术语FOB (free on board) , 付款方式D/P (document against payment) ;第二类是单据的缩写, 如:B/L (bill of lading) ;第三类是公司或机构名称的缩写, 如:ICC (International Chamber o Commerce) ;第四类是计量单位的缩写, 如:PIC (piece) 。还有一些缩写形式不但出现在商务电子邮件中, 在日常生活中来往的邮件中也频繁地使用, 如:BK:bank;TKS:thanks。

(二) 专业术语的使用

专业术语涉及到一些科学领域, 它们有很高程度的专业性, 其含义准确不容易被误解, 但对于外行来讲又很难理解其准确含义。通常来讲, 太过正式和专业化的术语应尽量避免, 但当涉及到商品名称、法律、运输等事宜时, 专业术语的使用是有必要的。作者列举了商务电子邮件中常会使用的专业术语, 如:法律方面的术语:conciliation, penalty;银行术语:invoice reimbursement, correspondence;运输术语:liner charter, consigner。

对于一些商业术语, 在词典中不能发现其准确含义, 对商务领域外的工作者来讲, 其含义是不能被理解的。如:More or less clause;grace period;fare average quality, etc。

(三) 使用简单的词和清楚的表达方式

对于相同意思的表达, 使用简单清楚的表达方式既节省了书写时间又节省了阅读时间。现代商务电子邮件直截了当、开门见山的撰写方式更符合现代商务活动高效率的要求。商务英文电子邮件不应使用模棱两可的词或词组, 以免产生歧义延误对方的时间或造成贸易纠纷。

四、英文商务电子邮件的句式特征

(一) 使用简单句或扩展句, 很少使用复杂句或复合句

简单句的大量使用是因为简单句具有结构简单、含义明确的特点。下面从所收集的语料中选的例子就证明了这一点:Pls ship the goods ASAP;We will quote you lowest CIF price。

(二) 大量使用短句, 很少使用长句

句子的长度对写作的好坏是很重要的。英语中大部分的句子长度在15到20个词之间, 但这并非意味着每个句子的长度是一样的。通过作者的统计, 英文商务电子邮件的句子的平均长度为13.4, 低于一般英语的平均句长 (16.68) , 这说明商务电子邮件的信息容量较低。

(三) 大量使用礼貌性的句式

商务电子邮件在进行信息交流的同时, 也传递了写信人的情感和思想。一封礼貌、客气的邮件可能会是公司的友好使者, 对公司外贸业务的顺利进展起着非常重要的作用。试比较以下例句:We allow 2%discount for cash payment;You earn 2%discount for cash payment。这两个句子都强调了现金付款会有2%的折扣这一事实, 但后一句强调了客户的利益, 指出现金付款会对客户有什么好处, 体现了写信人对客户的关心和尊重。另外, 礼貌性句式的使用可以增进与客户间的友好关系, 为以后的交易奠定基础。

(四) 时有语法错误出现

由于中外商贸人员都把传递业务信息作为写电邮的目的, 而往往不注重语法, 但所犯的语法错误都不影响语义的理解, 如:主谓不一致、单复数问题、拼写问题等。如:Looking forward to receive your reply; (receive改为receiving) Please quote the prices to us for blank and incuded one color logo。 (incuded改为include)

五、结语

本文对作为一种交际工具的商务电子邮件的研究是建立在对大量的语料进行观察和分析的基础上的, 研究的结论有数据的支持, 从以上的所有分析来看, 商务电子邮件在很大程度上具有口语化、个性化、效益化、自发性、随意性和灵活性等特征, 而且这些特征正在影响着当今的商务电子邮件写作。

参考文献

[1]JULIOC.Gimenez.Business email communication:Some emerging tendencies in register[J].English for Specific Purposes, 2000 (6) .

[2]黄国文.语篇分析的理论与实践[M].上海:上海外语教育出版社, 2001.

[3]孙玲.浅谈商务英文电子邮件的书写原则[J].商场现代化, 2007 (6) .

2.商务类邮件（上） 篇二

相关背景：1. Elizabeth Levin给John Gu来信，告知一条新信息。(这里是关于中国海关的一项新规定及其对境外至中国航空货运air shipment的影响)2. John Gu觉得这条新信息可能并不真实或准确，他试图进一步了解情况，弄清事实，因此给Elizabeth Levin回信。(具体邮件见下期)

A message to John Gu from Elizabeth Levin

Hello John,

I just wanted to provide you with a heads-up1). I have just been advised by my destination partners2) in China that Chinese customs3) has changed with regard to importing air shipments: you can no longer import an air shipment into China on a copy of the transferee’s4) passport and a copy of the inventory5) anymore. Chinese customs is now stating that an import permit must be issued before the goods being transported via air can be cleared. The import permit process can be started by the USABC Company in China prior to the transferee’s arrival to China, but the actual import permit can not be issued until the shipper6) arrives in China and this process may take several weeks after the transferee’s arrival. I’m waiting for further details with regard to this matter from my partners in China, but this new regulation will cause delays on air shipments into China and additional storage charges.

As soon as I have more details on the situation I will advise accordingly. At the present time, I am unable to forward Mr. Thomas’air shipment to China until the import permit is in place7).His sea shipment will sail as scheduled on November 30 with an ETA8) of December 20 into Shanghai, but if the import permit process is not completed by that time, demurrage9) (storage) charges will incur until the import permit is issued and the goods can clear customs and be delivered to residence.

Regards,

Elizabeth

信件分析：

Elizabeth开门见山表明了写信的目的，提醒John注意一件可能发生的事情，然后便具体叙述了事情的全过程。核心信息是中国海关出台了一项新规定，外国公司不能再凭transferee的护照复印件和货物清单复印件向中国空运进口货物，而是需要得到一个Import Permit(进口许可)。要得到这样的一个许可，首先是由USABC公司 (也就是transferee，Mr. Thomas所属的在华公司或代表处)提出申请，然后需要得到中国相关部门的批准。之后，Elizabeth表达了这项新规定对于手头Mr. Thomas的私人空运物品产生的影响：在没有进口许可的情况下，不能把货物运出去。Mr. Thomas 的海运物品可以按原计划时间运出，因为当海运物品到达时，Elizabeth估计进口许可应该就可以办好。如果届时海运物品进口许可还没有到位， 那么就得暂时扣留在寄放处，并且得付逾期费。由于是新规定，Elizabeth目前掌握的信息也并不充分，因此最后表示正在等待进一步的消息。

1.heads-up：这是从一个口语动词词组heads up变化而来的名词。Heads up是一个危险警告用语，意思是“当心，小心”。

2.destination partner：直译是“目的地合作伙伴”，也就是指紧接其后的在中国的合作伙伴。

3.customs：海关。注意需用复数形式。还有一个相关用语，clear customs(清关)，指海关检查后放行。

4.transferee：指从一个地方转移至另一个地方的人，或者准备去一个新地方的人。这里指公司外派至国外的工作人员，即被调任者。

5.inventory：货物清单，详细目录。这里指该公司外派人员需要带出境的私人物品清单。

6.shipper：托运人(运输业专用术语)，这里是指前文的transferee。

7.in place：就绪。这里是指得到import permit进口许可。

8.ETA：运输业专用术语，指estimated time of arrival预计到达时间。

3.英语电子邮件格式 篇三

I am giving Miss Fang Li, a classmate of mine, this note of introduction to you and Mr. Mark, when she goes to visit New York City. Miss Li is my good friend. She is invited by a university to study there for a few months. She is a kind young lady. I believe you will enjoy meeting and knowing each other and become friends. It is my hope that you will kindly invite her to stay in your house for a few days.

Kind regards

Very affectionately,

4.外贸英语邮件格式 篇四

Glad to hear that you’re on the market for furniture,we specialize in this field for 14 years,with the strength of ERU&USA ANTIQUE FURNITURE,with good quality and pretty competitive price.

Also we have our own professional designers to meet any of your requirements.

Should you have any questions,call me,let’s talk details.

Best regards!

5.日企商务邮件的书写格式 篇五

一.商务邮件的基本礼仪

1.邮件名称

在写商务邮件的时候，如果不写邮件名称，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件名称。

所谓邮件名称就是将邮件内容概括为1-2个词汇，这样收件人一看到邮件名称就可以大体了解邮件内容。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。正确的事例：“关于○○的交期” 错误的事例：“您好” 2.收件人地址

在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，在给日本客户发送商务邮件时，最好注明对方的公司名称、部门名称、以及对方的姓名。例：株式会社○○○ 开发部 ○○先生/女士 3.寒暄语

在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。例：承蒙您的关照。我是○○。4.邮件内容

在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。

当邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。5.结束语

不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。例：请多关照。此致，敬礼。今后请多多指导。

百忙之中多有打扰，请多关照。6.署名

在写商务邮件的时候，一定要写署名。例：○○○○株式会社 开发部 ○○○○ 电话

××××－×××× Email 二.注意事项

1.乱码

现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2.附件

6.商务英语邮件格式 篇六

商务英语电子邮件以其经济快捷、方便及时等优势正快速取代传统的商务信函, 成为国内外企业商务沟通的主要媒介。近年来, 商务信函和商务电子邮件的语篇分析成为热点。Bhatia (1993) 运用语步切分模式分析商务信函文体特征, 并以促销函为例提出了七步结构模型。基于Bhatia研究之上, Pinto Dos Santos (1998) 采用语步分析法从交际目标和修辞特征角度对商务谈判函的文体特征进行了探讨。Santos (2002) 对商务谈判信函进行了语类分析, 提取了四语步模型及常用语言特征。Barron (2006) 通过分析121 封垃圾邮件, 得出促销函语步图式具有明确劝说目的和特定修辞语境。国内的研究主要集中在以下几方面:1.从遣词造句、语篇建构和语用策略等方面分析商务英语电子邮件的宏观体裁和微观语言特征。2. 依据商务电子邮件的社交语境及交际目的, 在词汇、句式、语态、语气、篇章结构方面提出了具体的写作方法。3.分析合作原则和礼貌原则在电子邮件中的语用效果。由于收集业务信函有难度, 多数公司都把它作为机密文件, 所以鲜有两种邮件的对比分析。基于上述研究背景, 本研究旨在对比分析中美商务英语电子邮件语类特征, 探索商务邮件中跨语言、跨文化交际的具体体现。研究问题如下:一是中国商务人士和英语本族语者在商务英语邮件宏观语步结构上是否存在区别?二是二者在词汇语法特征方面有哪些异同?

二、研究方法

(一) 语料

本研究所用的电子邮件主要来自中国和美国具有业务往来的几家贸易公司, 业务涉及针织类、厨具、塑料制品和服装。中国邮件为公司资深业务员及外贸部业务经理所写, 具有丰富的撰写电子邮件的经验。但是由于涉及商业机密, 并非所有的公司都愿意共享业务邮件。为满足研究需要的语料数量要求, 其中39 封是从阿里巴巴 (Alibaba) 下载的。美国邮件语料有些是中美两公司业务往来邮件, 有些是由一位在美国公司任业务经理的华人提供, 还有一部分是从美国安然公司商务电子邮件语料库 (Enron E-mail Corpus) 摘选而来的。我们遵循建立业务关系、报价、还盘、签订合同和索赔共5 个主题环节选取语料, 每个主题30 篇, 每篇电子邮件字符均在120—300 字之间, 建立了由300 篇电子邮件组成的研究语料库。初步筛选后, 选取其中的120 封电子邮件构建两个研究语料库 (各60 封) 进行重点分析。为了保护商业机密, 电子邮件中的收件和发件地址均有改动, 编造了两个地址取代电子邮件的真实地址:1.China@hotmail.com;2.United States@gmail.co.us 。地址反映了发件人公司所在的地区和国家。

(二) 数据分析

数据分析从两个层面展开:宏观层面 (语步分析) 和微观层面 (词汇语法特征分析) 。

1.语步分析

依据交际目的把语类划分为语步 (move) 和策略 (step) , 为确立语步切分模式及实现语步的策略, 本研究借鉴了Santo (2002) 商务谈判信函语类分析时的研究目标和划分语步的方法。首先, 仔细阅读电子邮件, 依据交际目的确定语步 (move) 和策略步骤 (step) 及其出现的先后顺序及频率;提取出语料库中每个电子邮件的语步, 然后计算语步出现的频率, 运用方差公式分析两个语料库中的平行语步和步骤是否存在显著差异。为了检验两个语料库中数据的语步图式和语类分析的一致性和信度, 研究过程中对观察结果进行了信度分析, 两者的信度系数分别为0.89 和0.92, 表明语料库内在一致性较强, 信度较高。

2.词汇语法结构分析

语类是在一定的话语社团内成员间实现交际目的的社会语言活动, 为实现交际目的, 需要讲究语言形式和语用策略, 具体体现在语步的选择和词汇、语法的运用。Vergaro (2004) 认为语步是词汇、语法层面展现出来的有意义的单位, 与社团成员共同参与的交际事件有关, 而交际目的是通过语言因素来实现的。本研究中的微观层面分析聚焦每一语步中最显著的词汇语法特征、所运用的交际策略及语用功能。对两个语料库的语言学特征和交际策略进行比较, 可以揭示英语本族者与中国习得者的商务电子邮件的区别与相似之处。

三、结果与讨论

(一) 商务电子邮件的语类结构分析

对语料库的语步分析表明, 两个语料库中电子邮件的语步和Santo (2002) 商务谈判信函的四语步图式非常相似, 而且所用语料有较强的相关性。因此, 本研究可以借鉴Santo的四语步图式:建立沟通链;提供信息/答复;要求信息/行动/帮助;结尾。

从表1 可以看出, 英语本族语和中国商务人士的电子邮件采用了相同的语步, 但是每一语步的步骤及次步骤存在差异, 明显区别之处已作星号标注。

1.语步1:建立沟通链

语步1 建立交际、 介绍交际场景 (Santos, 2002) 。当前语料库中, 英语本族语者邮件中语步1出现35 次, 而在中国邮件出现50 次, 重要性方差检验结果表明这种区别并不显著 (ch-sq= 2.201, p=.0138) 。“开头”主要是对收信人的问候与感谢, 两个语料库中语步1 出现的频率相似, 52 封本族语撰写的邮件和60 封中国商务邮件均出现问候, 8 封本族语撰写的邮件和17 封中国商务邮件均出现感谢。重要性方差检测也表明两者出现的频率并无显著性差异 (chi-sq=0.348, P (问候) = 0.555;chi-sq=2.965, P (致谢) =0.085) 。

2.语步2:提供信息/答复

语步2 在两个语料库中出现的频率较高, 其中本族语邮件库中出现52 次, 中国邮件中出现42次。二者尽管存在频率上的差异, 但是频数差异检验结果表明两个语料库并没有显著性差异 (chi-sq=1.406, p=0.236) 。

3.语步3:要求信息/行动/帮助

语步3 是通过两个主要步骤实现的, 两语料库不仅采用了相同的步骤, 也采用了相同的次步骤, 两个语料库在步骤1 的次步骤 (解释/阐明/索求信息) 出现的频率上显示出很大不同。表2 归纳了次步骤频率上的明显区别以及两个语料库中频率差异的检测结果。

正如表2 所示, 两者在语步3 的次步骤1—a出现的频率上有很大不同, 这是因为中国商务人士在寻问信息、要求解释、澄清事实方面比业务伙伴要多。

4.语步2 和语步3 共有步骤

在语步2 和语步3 共有步骤中, 除了步骤6“运用压力策略”之外, 其余步骤在商务邮件中出现的频率相似。步骤6 在两个语料库中的频率具有较为明显的差异它较为频繁地出现在中国商务邮件中。贸易活动中有时为了促进商务谈判进程, 双方需要采取一定的策略与技巧, 中国人习惯于运用压力策略促使别人立即采取行动。

5.语步4:结尾

两个语料库中共有语步319, 但是语步4 在本族语者的邮件语料库中出现101 次, 而在中国邮件语料库中出现161 次。重要性检验表明两语料库在这一语步上有着意义上的差别。中国商务人士比本族语者运用得更多语步4 常包含促进进一步联系、签名、写信人在公司的职位、公司名称和联络方式等步骤, 而英语本族语者偏向于用签名来结束邮件。步骤3 (写信人在公司中的职位) 差异最大受传统文化的影响, 中国人具有等级观念, 强调行政职位, 邮件末尾告知对方自己在公司中的职位以显示自己的话语权;步骤4 (公司名称) 、步骤1 (促进进一步接触) 、步骤5 (联络方式) 出现的频率上也存在差异 (P=0.008;P=0.046;P=0.041) 。其中, 步骤1 (促进进一步接触) 的展现策略也不尽相同, 本族语者是通过告诉对方自己随时可以联系, 表达交往的诚意, 而中国商务人士则是通过要求对方给予回复来传递愿望的, 某种程度上触及了对方的消极面子。

宏观文本分析可以看出, 两类商务英语电子邮件采用了非常相似的语类结构来实现交际目标, 相似点大于不同点。电子邮件文本由4 个基本语步组成, 采用了相似的步骤来实现这些语步, 大部分语步和步骤在两个语料库中出现的频率非常接近。因此, 可以说中国英语学习者采纳了英语本族语者的电子邮件作为蓝本。

(二) 商务英语电子邮件的词汇语法特征

1.语步2 的词汇语法特点

运用一定的语言学知识有助于实现特定的语用修辞功能。中国商务邮件中 (NNE) 使用最多的是复数第一人称代词we, 而单数第一人称代词I更多地出现在美国语料库中 (NE) 。

(1) We inform you that we arrange the shipment and payment on May 2nd. (NNE)

(2) I will reduce the export price down to$32, 000.00 US dollars for you. (NE)

we的大量使用表明中国商务邮件的写作者把自己和公司看成一个整体, 自己是代表公司对外交流, 所实施的是集体行为而非个人行为。相反, 英语本族语者乐于使用I表示他们个性化的职业态度, 写作者以自己为中心, 把传递真实信息的责任从公司角度转移到自己身上。 (Santos, 2002)

2.语步3 的词汇语法特点

语步3 的功能可以通过祈使句、疑问句、陈述句三种形式实现, 但是二者在表述的直接性方面存在差异。在英语本族语的社团里, 运用间接言语行为来寻求帮助被认为比直接命令更加温和而礼貌 (Yule, 2006) 。祈使句、陈述句在中国商务英语电子邮件语料库中最为普遍, 分别出现了33 次和28次, 疑问句仅出现6 次。在英语本族语者语料库中, 祈使句最常见 (N=25) , 其他两种句式出现的频率相同 (N=17) , 因此, 仅有疑问句在两个语料库中出现频率存在微小差异。

然而, 为了维护对方的积极面子, 中国商务人士更喜欢运用一定的词汇语法形式来减弱命令的语气, 运用恰当时会比那些本族语者的表达更为礼貌, 比如:

(3) To begin with we would like to ask you the favor of giving us your prices (NNE) …

(4) Could you kindly send us the invoice by return mail if the product (NNE) …

疑问句和陈述句常常通过情态动词could, would和短语would like来减缓语气。 Arvani (2006) 认为, 这些情态动词的使用增加了言语行为的间接性, 更加委婉礼貌。祈使句常跟please连用, 加强了礼貌的程度, 增添了正式、尊敬和挽回面子的程度 (Santos, 2002) 。

虽然英语本族语者在诸多电子邮件中运用情态动词could, would, 但是他们更倾向于使用情态动词can来寻求帮助, 而且很少使用kindly。社会文化因素导致上述区别, 中国人注重集体主义, 重视交际氛围的和谐, 常常为保全对方的面子而尽最大可能尊重对方。相反, 英语本族语者表现更加友好而随意, 强调个人主义, 不会过多担心给别人带来的麻烦。

3.语步2 和语步3 共有步骤的词汇语法特点

步骤3—a“表达个人意见”时, 主要是通过人称代词I来实现预期交际功能, 或是运用特定标记语来表明观点或传递态度。代词we和you常用来代表一个团体 (公司) 而非个人 (himself/herself) 作出评论或发表意见。比如:

(5) It certainly appears you have lined up a most impressive program and an outstanding group of speakers. (NE)

(6) If you find the machine in a good condition, we trust you as before. Just we should agree on its price. (NNE)

步骤5“表达愿望/计划/意愿”则是通过动词hope, wish, intend, plan和短语look forward to来实现交际功能。

(7) I hope our friendship would continue. I hope the best for you and for your company. I wish I could visit you very soon. (NNE)

(8) We are planning to send the following email to each of the desk heads. It is intended primarily to generate feedback from the desks… (NE)

为了能促使对方尽快作出决定进而采取行动, 两种电子邮件均采用了相似的语言形式和压力策略, 如prompt action, as soon as possible (A.S.A.P.) 或者at the earliest。

(9) If you have done so already, can you please return your feedback to me ASAP? (NE)

(10) Your prompt response is highly appreciated. (NNE)

通过对两类电子邮件的词汇语法特征的研究发现, 中国商务人士更多地运用了“挽救面子行为”, 遵守消极的礼貌策略, 而英语本族语者则比较喜欢采用积极的礼貌策略, 努力创设一种和谐友好的氛围。

四、结论与启示

中外商务英语邮件具有相似的语步结构及词汇语法特征, 相似多于差异, 共同的交际目标是导致两种商务电子邮件图式结构相似的主要因素。研究表明, 交际目标决定文本的语类特征, 也验证了前人在该领域的研究结果 (Arvani 2006;Cheung2007, 2008, 2009) 。然而, 我们应当注意的是二者语类结构上的差异, 这是由于语言现象的转移而引起的, 文化变量影响商务电子邮件中的信息组合和表达情感的方式。两种邮件在词汇语法层面存在的差异反射出社会文化因素对国际商务活动的影响。中国文化重视集体主义, 在撰写商务信函时谨慎小心, 竭力维护合作伙伴的消极面子, 而英语本族语者强调个人主义, 写作时运用自由随意的交际策略。

基于语料库的中外商务英语电子邮件的语类对比研究有助于商务英语教师更新课程内容, 缩小教材与真实业务中电子邮件的差距, 为商务英语学习者及国际商务人士提供形式及内容上的预备知识。熟知英语本族语者的商务英语电子邮件的语类特征、表达惯例以及实现这些惯例的语言资源, 可以增强跨文化交际意识, 避免阻碍甚至威胁交易达成的语言结构和语言习惯, 提高商务电子邮件的写作技能

当前研究实现了预期的研究目标, 但是也存在不足之处。我们搜集的120 封商务英语电子邮件中仅有62 封是中美间的业务互通邮件。由于社会交往中彼此的社会阶层关系会影响交际的性质, 理想的状态应该是以业务互通邮件作为研究数据, 这样可以产生更可靠的结果。然而, 建立这样的一个语料库是极具挑战性的, 因为涉及业务的商务电子邮件通常具有保密性, 公司一般不愿意提供作为研究使用。因此, 未来的研究方向应该弥补当前的不足, 把邮件的地址和写作者的社会地位也考虑在内, 分析商务电子邮件的语类结构。

摘要：本文从语步、词汇、语法层面对中外商务英语电子邮件进行语类特征的对比分析。研究中借鉴了Bhatia (1993) 以及Santo (2002) 关于语类分析的观点。

关键词：语料库,商务电子邮件,语类,语步,词汇语法分析

参考文献

[1]Alex Henry, Robert L.Roseberry.A narrowangled corpus analysis of moves and strategies of the genre:`Letter of Application'.English for Specific Purposes, 2001.

[4]Cheung, M.The globalization and localization of persuasive marketing communication:a cross-linguistic socio-cultural analysis.Journal of Pragmatics, 2009.

[5]Pinto dos Santos, V.B.M.Genre analysis of business letters of negotiation.English for specific purposes, 2002.

[6]Swales J M.Research Genres:Explorations and Applications[M].Cambridge:Cambridge University Press, 2004.

[7]V.B.M.Pinto dos Santos.Genre analysis of business letters of negotiation.English for Specific Purposes, 2002.

7.例谈英语电子邮件的写作 篇七

例题假设你是李华，你准备用英语写一封电子邮件给你的朋友John，告诉他你的一次旅游经历。词数120左右。

分析电子邮件有它固定的格式和具体要求：

1. 电子邮件的基本格式。必须在标题（Heading）栏的“收件人（To）”框中输入收信人的e-mail 地址。“主题（Subject）”框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语或是完整句，但长度一般不超过35个字母。“主题”框的内容切忌含糊不清。如News about the meeting 这样的表达，应具体到Tomorrow’s meeting canceled。视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT（Submit your report today）!

2. 确定体裁。电子邮件属于书信类作文，它要求信的开始要写称谓，如Dear Sir，接着才是正文部分。如本文是主动写电子邮件给别人，首先就要表明你的意图，如I’m writing to you concerning ... 正文最后还要写上感谢收信人的礼貌用语，如Thanks/Best wishes/I’m looking forward to hearing from you, 其次是结束语如Yours Truly/Sincerely，最后是签名，附上你的名字。

3. 确定时态、人称及写作特点。此类作文一般用第一人称。讲述过去的事情用一般过去时，表达现在的心情和愿望用一般现在时，这要根据具体的情况来定。书信体裁的语言要尽量使用日常交际用语，给人真实可信的感受，避免使用华丽的辞藻和夸张的写作手法。

因而，我们要细读写作要求，构思写作提纲。其结构一般为：

第一段：写信的原因；第二段：旅游所见；第三段：旅游感想。

然后在已确定的词汇的基础上连词成句，完成初级表达。

下面是两则学生习作，请仔细阅读。

A喻少杰

Dear John,

As we all know, there are many wonderful places in China and most of them are with great histories.

Last month, I went to Xi’an with my friends. Xi’an has a long history. It’s the capital of many dynasties and there are also many beautiful attractions. We went to Xi’an Terracotta Warriors. It was built in Qing dynasty and known as 5A grade scenic spot. It’s made up of three pit finished product glyph, a total area of 22780 square meters. There are 7400 various ceramic and arms in it. I really appreciate the wisdom of ancient people.

I’m tired, but I enjoy every minute of my trip. Now, I have known gradually that nothing is impossible, whatever big problem, if we think we can, we just can.

Yours truly，

Lihua

B黄良锦

Dear John,

I’m very glad to tell you that I had a wonderful trip. I went to the beautiful city Xi’an. Xi’an is a city which has very long and colorful history. In ancient China, it was the capital of 13 dynasties.

On the first day, we visited the Terracotta Warriors and Horses. It was made up of three vaults. Every vault had many soldiers and horses. It has an area of 22780 square meters. On the second day, we went to the Big Wild Goose Pagoda. It was an old building. If you go to the top of the tower, you can see the whole city.

It was all about my trip. I had a very good vacation. I’ve learned much useful information about Chinese history. If you have time, you can go to Xi’an.

Best wishes,

Yours，

Lihua

点评以上两篇习作基本上完成了要求。

第一段：相比较而言，B篇习作更加准确地把握住了书信开头的表达，使用了I’m very glad to ... 的句式来引领写信的目的。值得肯定的是，这两个同学在第一段都很好地使用了一个定语从句，给文章增色不少。

第二段：相比较而言，B篇习作层次更加分明一些，最后一句恰到好处地使用了一个复合句。A篇习作第二段句式结构不够丰富，显得有些单调。例如第二段第一句和第二句可以用一个复合句I, as well as my friends, went to Xi’an which has a long history来表达；第二句可用一个定语从句来表达，It used to be the capital of many dynasties where there are many places of interest.

结尾：比较而言，A篇习作的第一句I’m tired, but I enjoy every minute of my trip.用得很恰当，不过B篇习作的最后一句If you have time, you can go to Xi’an. 更加准确地把握住了此类作文结尾的表达，显得礼貌得体。

现将两篇习作稍加修改，作范文如下：

Dear John，

I’m very glad to tell you that I, as well as my friends, had a wonderful two-day trip to Xi’an which has a long and colorful history. It used to be the capital of thirteen Chinese dynasties where there are many places of interest.

On the first day, we paid a visit to the Emperor Qing’s Terracotta Warriors and Horses which is made up of three vaults and covers a total area of 22780 square meters. There, we found them well preserved in three modern constructions, each with an arched dome and a corridor along the side of the vault so that visitors may overlook the restored figures of warriors, horses and chariots in their original formations. On the second day, we went to the Big Wild Goose Pagoda, from whose top, we can have a bird’s eyeview of the whole city. What a spectacular sight!

Tired as I am, I enjoy every minute of my trip. I’ve learned much useful information about Chinese history. If it is convenient to you, you can go to Xi’an, too.

Best wishes!

Yours truly，

8.商务英语邮件格式 篇八

外贸商务英语口语：外贸回函邮件及报盘邮件写作格式及范文 外贸出口的主要流程包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、报检、报关、装船、提 单、交单、结汇，业内人士经常用几个字来简单概括，即“约-货-款-运-单”。在国际贸易中，一般是由询盘、报盘作为开始，进行一系列的外贸活动。

因此，学习外贸回函及报盘的核心词汇是每个外贸从业者都必须掌握的，比如FOB、CIF、CFR……在本篇文章中，安格英语将为大家介绍回函及报盘中的核心词汇及外贸回函邮件及报盘邮件写作格式和范文。

首先，让我们来学习在回函及报盘中的核心词汇： a selection of 一系列 accept v.接受

assortment n.花色品种 attend to 执行 ceiling price 最高价 commission n.佣金

competitive price 竞争性价格 concerning prep.关于 counter offer 还盘 current price 现价 durability n.耐用 examine v.检验 fashion n.款式

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gross n.罗；12打 handle v.经营

hand-made a.手工制的 unit price 单价 high grade 高档

illustrated catalogue 带有插图的产品目录 low grade 低档 margin n.利润 net price 净价 offerer n.报盘人 patent n.专利 proposal n.建议 purchase n./v.购买 quote v.报价

sales representative 销售代表 shrinkage n.缩水 sliding price 滑动价格 trade discount 商业折扣 under separate cover 另寄 undergo v.经过 主要缩略语：

CFR(Cost and Freight)成本加运费

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CIF(Cost, Insurance and Freight)成本、保险加运费 CIP(Carriage and Insurance Paid to)运费、保费付至 CPT(Carriage Paid to)运费付至 DDP(Delivered Duty Paid)完税后交货 DAF(Delivered at Frontier)边境交货 DES(Delivered Ex Ship)目的港船上交货 DDU(Delivered Duty Unpaid)未完税交货 DEQ(Delivered Ex Quay)目的港码头交货 EXW(Ex Works)工厂交货

FAS(Free Along Side)装运港船边交货 FCA(Free Carrier)货交承运人 FOB(Free on Board)装运港船上交货

学习了核心词汇后大家可以在以下的两则范例信中看到这些词汇如何运用在句子中，让你的表达更加专业得体，大幅提高与客户的沟通效率。

Letter One Dear Mr.Brown, Thank you for your enquiry of 21st June, in which you expressed an interest in our hand-made leather gloves.We are enclosing our illustrated catalogue and price-list supplying the details you asked for.We are also sending you a full range of samples under separate cover.When you have a chance to examine them, we are confident that you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in Power Your English！文章来源:安格英语学习网站（bbs.engua.com）未经允许 不得转载 在线英语培训领导者

price.On regular purchase in quantities of not less than five gross of individual items, we would allow you a trade discount of 15%.We also export a wide selection of hand-made leather shoes in which we think you may be interested.They are fully illustrated in the catalogue and are of the same high quality as our gloves.We hope the samples will reach you in good time and look forward to your order.Yours sincerely，Letter Two Dear Mr.Green, We have carefully studied your counteroffer of 27 June to our offer of Cotton Underwear, but regret to inform you that it is important for us to accept it.The prices we quoted in our letter of 18 May have left us with only a very small margin.In fact, they are much lower than those of other suppliers for products of similar quality.The cotton used in the production of our “Dragon” range undergoes a special patented process that prevents shrinkage and increases durability.Moreover, the fact that we are the largest supplier of Cotton Underwear in this country adequately shows the value of our products.Power Your English！文章来源:安格英语学习网站（bbs.engua.com）未经允许 不得转载 在线英语培训领导者

We will be equally happy whether you accept our present offer or contact us concerning other items.We hope to hear from you soon and will carefully study any proposals likely to lead to future business between us.Sincerely, 衡量一名外贸工作者的能力往往看三方面：一选择合适的术语，二了解价格组成的结构，三掌握报价空间与层次性策略。那么在学习好了本篇文章后，下次在报盘的时候你能否选择合适的属于正确地表达出你的意思呢？