公司公文规范处理（共7篇）
1.公司公文规范处理 篇一
第一章 总 则
第一条 为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政公文处理规范。
第二条 行政公文是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。
第七条 校办是校行政公文处理的管理机构，主管校行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。
第八条 各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政公文的种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。
（二）公告
适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告
适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）议案
适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。
（七）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（八）请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（十）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十一）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各学院的相关业务部门行文。
各单位不得对外正式行文。
第十六条 同级单位可以联合行文；行政单位与同级党委可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的事项，经校行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经校行政同意。
第十八条 属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。
第十九条 职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政应当责令纠正或撤销。
第二十条 各单位的重要行文，应当同时报送校行政。
第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。
第二十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校办协调或校行政裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到校内各单位上报校行政的公文，校办应当进行审核。审核的重点是：是否应由校行政办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本规范的公文，校办应当及时提出拟办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经校办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办并说明理由。
第三十四条 收到上级单位下发或交办的公文，由校办提出拟办意见，送校行政领导批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校办协调或校行政裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送校行政领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。
第四十一条 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
第四十六条 上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，校内各单位经校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。
第四十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十九条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校办主任批准，可以销毁。
第五十条 销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
2.公司公文规范处理 篇二
高校公文处理工作的规范化首先是要与时俱进制定规范体系, 同时也要严格贯彻执行规范标准和要求。建国后, 党中央国务院曾在不同时期根据时代发展需求制定各项关于公文处理的规章制度, 高校也应据此建立公文处理工作制度体系并不断进行修订和完善, 严格按照体系规范体系要求进行公文处理工作。
一、高校公文处理规范化的重要意义
第一, 依法治校的重要保障。依法治校是依法治教的重要组成部分, 是教育事业深化改革、加快发展, 推进教育事业法制建设的重要内容。高校只有通过依法治校, 才能实现管理的制度化、规范化。公文是高校实施领导、履行职能和处理工作的具有特定效力的规范体式的文书, 是实现学校管理的工具, 欲实现管理工作的规范化, 则应有规范化的公文处理工作为基础。
第二, 提高效率的有效途径。规范公文处理工作是提高工作效率的保障。史书记载: (明) 茹太素曾上书太祖皇帝, 文长一万七千余字, 太祖用了两晚让人直读到一万五千余字时方涉及正题, 太祖慨然曰:“朕所以求直言, 欲其切于情事。文词太多, 便至荧听。太素所陈, 五百余言可尽耳。”茹太素还因之而受鞭笞。当然, 其所提建议合理, 针对性强, 五条建议四条被采纳。这表明即便是合理化的意见和建议, 如果长篇累牍, 不讲究公文拟制规范, 将直接影响其行文的效果。
二、高校公文规范化的内容
规范高校公文处理工作应主要包括以下几个方面:
(一) 文种规范。
《党政机关公文处理工作条例》中指出公文种类主要有决议、决定等15类, 并对每类文种的使用范围进行阐释和界定。高校公文应严格按照工作内容和行文关系选择与之相适应的文种, 严禁出现报告中夹带请示、以请示取代函等不规范行为。
(二) 格式规范。
格式规范不仅是公文美观和庄严的需要, 更是其法定性、权威性和严肃性的体现。今年6月, 国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布了《党政机关公文格式国家标准》, 对公文用纸技术指标、公文用纸幅面尺寸和版面要求、各要素编排规则、印制装订等提出明确的标准和要求。高校应据此制定本单位格式标准, 并严格做到公文格式的规范和统一。
(三) 行文规则规范。
行文要确属必要, 讲求针对性和实效, 并根据单位隶属关系和职权范围确定行文关系, 严禁越级行文、主送多个上级机关等不规范现象。
(四) 拟制规范。
公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等内容。公文起草、审核、签发和印制过程的规范化水平体现了高校整体的管理和服务水平。“一字入公文, 九牛牵不出”, 公文拟制不仅要做到符合党的路线方针和国家的法律法规, 同时还要完整准确体现发文机关的意图, 不仅要做到格式规范, 还要做到制发符合全局工作的客观需要以及具体工作的实际需求。
(五) 管理规范。
公文管理工作者要树立规范管理的理念, 提高档案意识, 严格按照程序要求规范管理, 并及时将处理的公文整理归档。
三、提高高校公文处理工作规范化水平的措施
第一, 提高思想认识, 加强领导, 强化公文处理规范化意识。学校各级领导要充分认识到公文处理规范化对学校党政工作的重要意义, 关心公文处理规范化工作, 重视公文处理工作队伍的建设和管理, 妥善解决公文处理工作中的有关问题, 及时对工作进行指导和监督。文秘工作人员要强化公文处理规范化的意识, 严格自我要求, 认真细致工作, 养成公文处理规范化的良好职业习惯。
第二, 完善制度建设, 强化内部管理。高校应严格按照国家和上级有关规定, 并结合各校工作实际和特点, 建立和完善本单位公文处理规章制度, 对公文种类、公文格式、行文规则和公文管理等作出尽可能详细和明确的规定, 力争做到公文处理规范工作有章可循。同时, 要健全完善目标管理制度、考核制度和奖惩制度, 充分调动工作人员的主动性、积极性和创造性。
第三, 加强学习研究, 提高工作能力和水平。公文处理工作者首先要加强政治理论学习, 认真领会党和国家的方针政策, 提高政治理论素养和政策水平。其次要加强业务知识学习, 刻苦专研, 并积极开展相关理论研究, 努力为高校公文处理工作的科学化规范化发展贡献力量。
3.公文规范性特征的形成过程 篇三
内容摘要：本文从古人对应用文体（类似当今的公文）规范性的认识和研究谈起，归纳了典型的应用文体——公文规范性特征形成的过程，即秦汉时期——公文规范性形成的奠基期、民国时期——公文规范性形成的变革期、新中国成立后——公文规范性形成的完善期，并分析了历史上出现的反规范性现象及其原因。
关键词：规范性形成过程公文
应用文体都有一个社会公认的模式，而且这种模式有较大的稳定性，很不容易变更，即规范性。公文是一种典型的应用文体，规范性即是公文的主要特征之一。公文规范性特征的形成经历了漫长历史过程，下面，笔者将从古到今诸多大家及政权对公文规范性的认识和研究作个总结。
1。对公文规范性的认识和研究由来已久
中国古代应用文体（类似当今的公文）极为发达，对于应用文体的规范性也早有认识。
1.1从感情色彩方面辨别文体的特色
曹丕的《典话·论文》说过：“夫文本同而末异。盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”奏议的文字要典雅；书论要写得道理充分，条理清楚，逻辑严谨，才有说服力；铭、诔，文字应该简省，主要介绍事实，即后人所说的“谀墓文字”。曹丕的真知灼见，不断地有人发挥。如陆机将4类析为诗、赋、碑、诔、铭、箴、颂、论、奏、说十体，细论文体特征。刘勰在《文心雕龙》之《定势》篇中又区分为6类，所论文体特征更为精当核要，影响所及，几乎衣被整个古代文论。
1.2从源流方面加以考证
挚虞《文章流别志论》、任昉的《文章缘起》，将各种文体的出处一一加以钩稽。后代还不断地有人做这方面的工作，如吴纳的《文章辨体》、徐师曾的《文体明辨》等。因为文体分类与图书分类的关系甚为密切，著作一多，就要加以整理。分类工作做好了，文章发展的源流就看得清楚，也便于掌握文体的特点。
1.3对应用文体的特征进行全面研究
《文心雕龙》有20篇文体专论，其中12篇研究应用文体，每一篇都有定义界说、源流疏证、特色辨析、作法总结。唐代刘知几的《史通》、清代章学诚的《文史通义》在评说历史载籍的过程中，时有关于应用文体的珠玑之言，发人深省。到了近代，进而有“式”的归纳。如陈维崧《四六金针》，从骈体文的角度对诏、诰、表、笺等12种文体几十种格式作了总结，写文章而有公式。古人对应用文体的规范性做了许多研究取得了很大成绩，但也存在一些缺点。一是未顺应魏晋之后“文”、“笔”分途的实际情况推动文章的独立发展；二是缺乏明确的理论主张。对规范现象有一定程度的认识，如何论证这种现象的合理性，未能明确给以理论的回答。
2.自然选择与政权干预——公文规范性的形成过程
每一种文体在它开始出现时并不规范，也不知道什么叫规范，象《尚书》中的文体那样，在不断的有人仿作之后，才逐渐形成一个模式。如李斯写了《谏逐客书》，后来大臣给皇帝进言都采取这种格式，就出现了奏议体裁。贾谊写了《吊屈原赋》，后人加以摹仿，也就成了定体。从秦始皇统一中国之后，出现了中央专制王朝，差不多每个王朝都对本朝的公文写作作出若干规定，并用法典的形式加以固定。
2.1秦汉时期——公文规范性形成的奠基期
秦朝规定，皇帝发布的文书称“制令”、称“诏”。书同文字，一律以篆书行世。这些措施，保证了皇帝的绝对权威，政令的畅通。
汉代初年，叔孙通定朝仪，承袭了秦代的制度，进一步整齐规范，规定“命有四品：一日策书，二日制书，三日诏书，四日戒敕。汉定礼仪，则有四品：一日章，二日奏，三日表，四日议。章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”“命”、“奏”各为四品，分工明确，写作规范，处理朝廷日常事务有条不紊。此外，祭祀皇天后土有“封禅”，宣号令于百姓有“檄”，官府互通文书有“移”，私下往来有“书”，日常记载有“簿”、“录”，明确债务关系有“契”、“券”，如此等等，构成了一个庞大的应用文体网，秦汉奠定的基本格局直至清末仍无多大的变化。
2.2民国时期——公文规范性形成的变革期
辛亥革命建立了资产阶级政权，随之对公文体式也作了根本性变革。南京临时政府建立伊始，公布了公文程式条例，规定公文有5类：令、咨、呈、示、状。袁世凯称帝后重新公布公文程式，将带有浓厚封建意识的“策令”、“封寄”、“交片”等名目又加以复活。继袁的北洋军阀政府，再次对公文程式进行改订，规定处理公事之文有13种：大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、制令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。
国民党政府执掌政权后，先后就公文发了多次文件，其中1928年11月15日公布的《公文程式条例》公文文种分工明确规范，作为新式公文程式的范本已当之不愧了。此外，还颁布了《划一公文用纸说明》、《公文标点举例及行文款式》来规范公文用纸、格式等。总之，国民政府在公文的规范化方面做了很多工作，建立了一套新式公文体制，并且将公文改革的成果扩大到社会通用，变为社会一体化格式。
2.3新中国成立后——公文规范性形成的完善期
新中国成立之后，吸收了革命战争时期制订的公文文件的有益经验，根据政权建设和经济建设的实际需要，以1951年政务院公布的《公文处理暂行办法（草案）》为基础，作了多次修订。1957年国务院秘书厅发布的《关于公文名称和体式问题的几点意见》，增加了“令”、“请示”、“批示”，去掉了“签报”、“公告”、“便函”。1981年发布《国家行政机关公文处理暂行办法》，规定公文是9类15种，增加了“决定”、“决议”、“指令”、“公告”，去掉了“批示”；1987年发布《国家行政机关公文处理办法》，增加了“会议纪要”，将“令”作“命令”的附类处理；1993年底再次作了修订，增加了“议案”，去掉了“指令”、“决议”、“布告”。与公文改革相配套的文件还有《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》、《关于学习标点符号的指示》、《机关档案工作条例》等。此外，国家标准局还公布了一套应用文标准文本。2000年4月颁布了《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》，8月颁布了再次修订后《国家行政机关公文处理办法》，紧接着还颁布了《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》，尽管政府规定的公文程式比较原则，也没有以政府机关的名义作进一步解释。然而，中央文件起示范作用，各级地方政府的文件以中央文件为范式，带动了各级各类公文的写作。
3.对反规范性现象的认识
历史上在特殊情况下也出现过许多违反公文规范性的例子。例如，朱德同志在长征途中经过四川彝族聚居地区时用韵文写了一篇宣传革命道理的布告。这是因为如果以政府的名义发个布告达不到耳口相传的效果。桐城派中兴之祖曾国藩，其政治思想及文章观之保守是世人皆知的，然而在太平天国时期，他为了团结湘勇，写了7首纯白话的歌谣式军歌，这在历史上是空前绝后的。曾国藩都知道采用灵活的手段，大胆变革官方的语言模式和文体模式，实现自己的政治主张，何况本来就代表下层人民群众利益的工农红军呢？再如新中国成立当天发布的《中国人民解放军总部命令》，前言大篇幅概述中国人民解放军武装部队的伟大功绩，而命令事项简短，末尾又有一长串口号，这完全打破了常规格式。其道理在于：这个命令发布于开国大典的当天，兼有全民、全党、全军共庆的内容，同时具有礼仪性质，与进军命令完全不同。因此，此特定条件下，为了表达特定内容和发文意图，采取了变通的形式，属创造性运用。
4.公文写作与处理规范 篇四
一、现行公文规范与国家标准简介
二、公文特点
(一)具有法定作者
依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文。
1.包括三种形式：
机关名义对外行具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）
?°四川省石油管理局文件?±
发往政府相关部门的文件
向系统内上级单位的行文 需要下级单位责任领导认定，体现了隶属关系和对上级的尊重
影响重大、涉及全面工作的文件 规范、制度，提升权威性便于基层单位执行
②机关某组织单位名义
某厅所属的二级单位
中国科学院直属的各事业单位
××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位的名义行文(按有关规定行不同性质的公文)
③公司法定代表人名义以局长、校长、公司董事长、总经理的名义签署行文
(1)正式行文--非正式行文
【案例】××市人民政府关于„„的通知
【案例】教育部发展规划司关于××大学申办二级学院的复函
按照有关规定，政策性、规范性公文以及审批性公文应正式行文。
（2）对内行文--对外行文
【案例】××集团公司WTO规则学习培训计划
【案例】××集团公司关于印发WTO规则学习培训计划的通知
当前关于“对外行文”的两种理解
--向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）行文以及审批下达事项；
【案例】××市工商局向下级某县工商局行文
--向公民、法人和其他组织等行政管理相对人行文。
【案例】××市工商局向本市某特大型工商企业行文
（3）直接行文间接行文
【案例】××××关于拨款修建××中心的请示
【案例】××××集团公司转发四川省建设银行关于××××的通知的通知
（4）单独行文--联合行文
【案例】××公司关于表彰现场工程师×××的通报
【案例】锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告
（5）职权行文与授权行文
授权其办公室行文。
授权其部门行文--多为答复下级机关的请示。
【例】 国务院
“经国务院同意(批准)”
谁授权、谁签发。
上海市人民政府 卫生部
关于XX问题的请示 关于XX问题的复函
(二)具有法定的权威和效用
1.公文的现实执行效用、现行效用、时效（体现执行性、凭证性)
2.现行效用的空间（地域、职权）效力范围
超越职权范围行文的几种情况：
一是制发者超出职权范围行文: 工商局行公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文
二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则
3.现行效用的时间效力范围
（1）公文生效时间
即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）
【案例】?°文到之日起执行?±;?°自发布之日起执行?±。
定时生效（一般规范性文件）
【案例】行政法规按规定一个月以后生效。
（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）
内容已经执行（有效期届满，明示废止）
内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）
被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）
废止文件培训资料/课件/课件/司法部废止2000以前规范性文件目录.案例
(3)公文的溯及力
一般公文可以规定溯及力
规范性文件比照 ?°法律不溯及既往?± 原则不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力)
4.公文的效力等级
发文机关地位越高,公文效力等级也越高;
在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文;
同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照?±新法优于旧法?±原则;
同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即?±特殊优于一般?±;
授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。
(三)具备特定体式
体式 文体 ：文件的表达形式
格式 约定俗成的格式
法定的标准格式
三、公文分类
--从不同角度了解公文常识
（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。
1．正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。
（1）《 办法》规定正式行政公文文种13种，如通知、请示、报告等；
（2）《 条例》党的各级机关正式通用文种14种。
（3）有的正式通用文种在企业不能使用，如命令、公告等。
2．内部通用公文 机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括
（1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等
（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等
（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报信息、简报、总结等
（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。
3．专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。
如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）„„
（二）从物质载体的角度分类分为四种
1.纸质文书--
2.感光介质文件--以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。
3.磁介质文件--以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。
4.电子文件--借助计算机生成、传输和处理的文件。
（三）按涉密程度
GB/T 7156-2003《文献保密等级代码与标识》 分为五种
国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。
绝密级 涉及国家核心秘密的公文。
机密级 涉及重要国家秘密的公文。
秘密级 涉及一般国家秘密的公文。
限制级 限制在一定的时间和空间范围阅读使用的公文。
公开级 可对国内国外公布的公文。
（四）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。
机关之间工作关系的划分：
根据工作关系产生的行文关系 1、2 是上行文或下行文关系；
3、4是平行文关系。
除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。
（五）按来源分类
分为收文、发文（内部、对外）
（六）按办理要求分类
分为阅知件（阅件）培训资料/课件/课件/审计署精简纸质文件方案阅办件（办件）
(七)按公文稿本分类
分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.（试行本、暂行本）
（草案）（不同文字文本）（复制件）
草 稿 定 稿 正 本 副 本
副 本（复本）
公文主要文稿和文本：
1.草稿--非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）
2.定稿--履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）
3.正本--具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）
4.副本--正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）
（八）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。
按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。各有规范，趋向统一。
主要法规规章和其他规范性文件
宪法--基本法律--一般法律--行政法规（条例、规定和办法）--地方性法规（省级人大及其常委会制定发布）--规章（含国务院部门、地方政府规章，使用规定和办法、细则）--行政措施（行政规范性文件、其他公文文种）--其他规章制度
规范性文件的效力等级
【重点提示】
1.制发公文不能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。
一些“红头文件”在制定过程中存在着制定主体、制定程序和规范事项上的“三乱”现象，权力机关和上级机关对之采取的监督手段又是“事后备案”制，缺乏应有的硬度，很容易造成与法律“撞车”的现象，同时也不可避免地产生“政府权力部门化、部门权力利益化”的倾向。
2.注意法规、规章与其他行政规范性文件
的区别
效力大小不同
制发主体不同
制发程序不同
使用的文种不同
“条例”只能用于法规(党内的条例例外)
3.何谓行政规范性文件
--亦称行政机关规范性文件(俗称红头文件)，是各类行政机关为实施国家法律、法规、规章，贯彻执行国家政策和履行行政管理职能，在法定权限内制定，不与法律法规规章相抵触，具有普遍约束力的决定、制度、规定、办法等行政文件。
--是行政机关实施法律法规、履行行政管理职能的一种重要载体和方式。
--具有以下特点:
（1）制发主体的广泛性（2）效力的多层级性与从属性（3）具有相应的规
范性和强制性（行政责任追究）（4）具有普遍约束力（5）可以反复适用。
相关法律法规和规章
中华人民共和国立法法
中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法
行政法规制定程序条例
规章制定程序条例
当前各级政府在出台公文处理实施办法的同时，也出台关于行政规范性文件的规定。
广州市行政规范性文件管理规定（政府令[2003]第11号2004年4月1日起施行）
上海市行政规范性文件制定和备案规定（政府令第18号 2004年5月1日起施行）
四、常用用公文写作
--文种适用范围
--基本结构
--正误点评
--案例分析
补充：规范性文件的写作
(一)决定
对重要事项做出决策和安排。奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
(二)通知
适用范围
发布党内法规
任免干部
传达上级机关的指示
批转下级机关的公文
转发上级机关和不相隶属机关的公文
要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项
《××行政学院关于举办××培训班的通知》
（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）
(三)通报
（1）适用范围
表彰先进
批评错误
传达重要精神或交流情况（一般不具备指挥性）
《××通报》往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。
通报类公文写作模式
(四)报告
适用范围
向上级机关汇报工作（例行 专此报告）
反映情况（偶发 专此报告）
答复上级机关的询问
提出建议（行政公文一般用意见）
报告写作模式
（决定、公告、通告、通知、请示、函）
(五)请示
适用范围
向上级机关请求指示（当否，请指示）
向上级机关请求批准（请审核批准； 妥否，请批复）
【例文】××卷烟厂关于生产销售
“高档黄金叶”及其定价的请示
××省烟草专卖局（公司）：
根据省局（公司）要求我厂尽快开发“高档黄金叶”的指示，我厂经过积极研制，该产品现已开发完成，并已具备批量生产能力。特向省局（公司）请示“高档黄金叶”上市销售及其定价事宜（请示缘由）
一、产品名称及规格
1.产品名称： “高档黄金叶”
2.规格：84mm翻盖硬条
二、销售价格
„„（请示事项）
以上请示当否，请批复。（请示结语）
××卷烟厂（章）
二○○三年五月三日
写作“请示” 的注意事项（行文规则）
不与报告混用；
不相隶属不行请示；
不越级；
不多头主送；
不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；
一文一事；
不同时抄送下级。
(六)批复
适用范围 答复下级机关的请示事项。
批复的特点 针对性强，体现在
主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）
标题：可以写出收文者
开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）
用语：不用“似属可行” “酌情办理” “最好去做”
答复性公文写作模式
（批复、复函、答复性报告）
(七)函
适用范围于机关之间商洽工作、询问和答复问题，（不相隶属）请求批准和答复审批。
分类
(1)商洽函 社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。
(2)问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告)
(3)请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）
3.请示与请批函的区别
4.请示与函的标题
《××公司关于增拨消防器材经费的请示》
《××局关于请求批准录用×××等五人为国家公务员的函》
《××局关于批准录用×××等五人为国家公务员的复函》
《××学院关于申请在××河××段开挖人工河道的函》
5.答复性公文文种的异同
(八)会议纪要
适用范围 记载、传达会议精神和议定事项。
特点
行文方向不固定 可上行、下行、平行。
法定效力受到一定限制。
具有提要性和指导性。
会议决定、会议纪要类公文结构
【补充内容】规范性文件的写作
一、规范性文件结构单位概念
从外部表现形式看：
标题--序言--正文--结尾
复杂的规范性文件
卷--编--章--节--条--款--项--目
最小篇幅的规范性文件可不设节以上单位，“条”是最基本、最常用的结构单位。
二、规范性文件的基本体式
（一）标题
公文式标题（有介词型）
发文机关（关于）??事由??（的）文种
如：《××关于××的规定》
规范性文件标题（无介词型）
适用（对象、时间和空间、事项）范围??文种
如：《国家行政机关公文处理办法》、《大学生守则》、《中国银行章程》
（二）发布标志（题注）
多在在标题下题注域中标注，包括：批准机关（会议）名称、批准（通过）日期、发布机关名称、发布日期、生效日期。
少数规范性文件也同一般公文在文尾注明发布机关名称和发布日期。
（三）正文
从总体结构看，每一份规范性文件均是一个具有内在联系，层次分明的整体；
一般采用总分条文式和条文式；
由章、节、条、款、项、目六层构成，条是构成一份规范性文件最基本的单位；
条文少的文件不设章节，以条贯穿。
正文内容层次规范
（总则-分则-附则）
总则：说明制定依据、目的、意义、背景、总的原则与要求、适用范围和对象等。
分则：正文主体。即具体规定和要求，严密详尽地说明支持、保护、发展什么，限制、禁止、取缔什么，以及具体实施和奖惩办法等等。
附则：主体的补充。主要说明解释权、修订权、实施要求、生效时间、本文与其他相关文件的关系以及其他未尽事项等。
（四）写作方式规范（三种方式）
1．分条式（逐条贯通式）
一个问题分一条，全文从头到尾逐条排列，序号相连，不设章节。
款、项、目只在各条下列出。条用?°一?±或?°第一条?±;款在条下提行分段不加序号；项用?°
（一）?±；目用?°1.?±。
适用于内容简单、层次也不复杂的规范性文件。
2．章条式（章断条连式）
全文分章，章下设条，条的序号全文相连，章断条连。
各章可加小标题。通常第一章为?°总则?±，最后一章为?°附则?±，其余各章为?°分则?±的内容，排列有序，不包含、不交叉、不抵触。
层次较多的文件章下可分节。适用于内容复杂、层次较多的规范性文件。
3．序条式（总序分条式）
是分条式的一种稳定的异化形态。
全文开头一段序言或导语写总则性内容；再依次分条，写出分则性内容，最后一条写附则性内容。
【补充材料完】
五、公文格式
（一）公文格式的涵义及分类
公文格式涵义
2.公文文面格式分类
公文式文面格式：按国家标准分为
（1）一般公文格式（2）特定公文格式
专业规范文本式文面格式：
一般文章文面格式
（二）公文格式组成部分
包括眉首、主体、版记的格式和项目
公文格式技术标准
公文用纸主要技术指标
公文用纸幅面及版面尺寸
公文中图文的颜色
排版规格与印制装订要求
公文中各要素标识规则
公文中的表格
公文的特定格式
党群组织公文下行文、平行文眉首格式
No.0003001
中共XX省委文件
X委发〔2004〕10号
------★------
中共XX省委 关于„„的意见
密级
中共XX市XX区委政法委员会（请示）
X政委发〔2005〕20号
---------★--------
关于追加政法、综治、维稳、防邪、信访工作会议
专项经费的请示
公文的特定格式之一--信函式格式
即函件。用于处理日常事务的平行文或下行文,如函、一般事项的通知、批复等,而且使用频率很高。
函件眉首格式
X X 省 人 民 政 府 办 公 厅
---------------
X府办函〔2002〕10号
关于在上海建立驻沪联络处的函
上海市人民政府协作办公室：
„„„„
公文的特定格式之二--办公会议纪要眉首格式
××市××局办公会议纪要
第 10 号
××市××局办公室 2002年11月10日
眉首部分
1．份数序号（份号）6位阿拉伯数码“№000015”，党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应该标明份号，国家行政机关公文呢只要求绝密、机密级公文标明份号。
2．密级（秘密等级和保密期限）党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方；行政公文涉及国家秘密的标注绝密、机密、秘密及保密期限；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。
3．紧急程度 紧急公文标注特急、急件（加急）；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。
4．发文机关标识
大版头 ××机关全称或规范性简称文件
中版头 ××机关（文种）
小版头 函件版头
联合行文，主办单位排列在前。（党政联合行文版头）
首页必须显示正文。
5．发文字号
包括发文机关代字、年份、序号
发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）
联合行文，应标主办机关发文字号。
标注位置（上行文、下行文平行文、函件）
发文字号案例：
（1）绵府发〔2004〕10号
×（2）〔2004〕绵工商广字第005号
×（3）苏农发〔2004〕人字第3号
×（4）师大函〔2004〕18号
×（5）川投办（2004）12号
6.签发人 上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。党的机关上报公文的发文字号一般居中，右侧标注签发人。
作用（1）强化公文质量；
（2）便于上下级机关领导直接联系工作。
主体部分
7．标题
（1）公文式标题 发文机关-事由-文种
除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（党的机关公文标题中可以有标点符号）
“关于” ：
（×）四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知
转发性文件标题案例
《国家经委印发〈关于贯彻《中华人民共和国优质产品奖励条例》的补充规定〉的通知》
（×）××县司法局批转《司法部关于报送信访工作统计表的通知》
××县司法局转发司法部×发〔2004〕12号文的通知
（2）新闻式标题
单标题《药品销售中回扣现象严重》
双标题《艰苦的拼搏 丰硕的成果--XX公司2001年工作总结》
（3）四项式标题：发文机关-时限-事由-文种
《XX保险公司2002年宣传工作要点》
《XX市财政局2001年干训工作总结》
（4）规范性文件标题
适用范围（对象）-事由-文种
《国家行政机关公文处理办法》
《某大学网络学院2003年秋季招生简章》
《上海XX股份有限公司董事会章程》
《某省工业企业劳动卫生管理条例》
8.主送机关
公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复责任
用全称或规范化简称、同类型机关统称；名称应该规范而稳定
分普发文件和专发文件
上行文一般不多头主送
公布性文件不标主送机关
主送机关过多使首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上。
9.正文
10.附件
主体式附件和补充说明式附件
由附件和附件说明组成 标注位置
11.成文日期
以负责人签发日期为准
联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准
会议批准文件以批准通过日期为准
电报以发出日期为准
行政公文用小写汉字将年、月、日数字标全；“零”写为“○”
党的机关公文用阿拉伯数码标注。
12．公文生效标识（印章、签署）
生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印
除会议纪要、电报、党内普发性文件外须加盖印章。
联合上报公文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。印章必须与正文同在一页。
签署人为公文制发文主体正职领导人的职衔和姓名。
13．附注
成文日期的下一行加括号标注
阅读范围
请示文件的联系人姓名和电话
其他需要注明的内容
版记部分
14．主题词 用于公文的计算机检索。
根据《公文主题词表》选词
由类别词-类属词--文种组成 除类别词外标2--5个
受控标印和自由标引
谁撰制，谁标引
15．抄送机关 除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
不抄送本单位，不标“存档”
一般不指名道姓抄送领导人个人
遵守行文规则规定的抄送条件
使用全称或规范化简称、统称
多个抄送机关，按党、政、军、群发顺序排列，地方在前，部门在后；地方部门分别按行政区划的序列和机构序列的顺序排列。
16．印发机关和印发时间
一般不标打印者、校对者姓名
印发日期的数字用阿拉伯数码
六、行文规则
1.行文必须坚持公文处理的?°精简?±原则。
控制发文总量，注重实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。为了达到这一要求，各地均作了有益的尝试，具体规定为：
【案例】审计署精简纸质文件实施方案 <../My%20Documents/培训资料/课
件/课件/审计署精简纸质文件方案.doc>
2.按隶属关系和职权范围行文，正确选择行文方式，一般不准越级行请示和报告。
逐级行文；
多级行文；
越级行文；
直达行文；
直接行文等方式。
3.联合行文应为同级或级别相近机关
联合行文的条件和规范:
(1)同级机关；
（2）需要协商一致并会签；
（3）联合行文的文头将主办机关排在前面；只标主办机关的发文字号；上行文由主办机关盖印。
4.分清主送与抄送机关
抄送机关的条件
（1）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；
（2）越级行文一般应抄送越过的机关；
（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级机关；
（4）涉及相关机关的职权范围应该抄送；
（5）其他应该抄送的机关。
5.行文应该协商一致
(1)要符合党的路线方针和法律法规；符合上级有关规定,与有关部门现行规定相吻合；
(2)涉及相关部门职权范围,主办单位应主动协商会签；
(3)未经协商一致应将各方意见或方案报上级请求裁决；
（4）未经协商一致或未经上级批准、裁决的不得各自向下行文；
（5）如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤消。
7.对不符合行文规则的上报公文实行退文制度
（1）文件内容违反法律法规和方针政策；
（2）涉及相关部门职权范围未协商一致；
（3）违反请示文种的行文规则；
（4）其他规定的情况。
七、公文处理
--发文办理
--收文办理
--办毕公文处置
--公文管理
写作准备 撰拟文稿 修改定稿
交 拟 安排结构 审 核
确立主旨 草拟文稿 签 发
确立文种（会议批准）
（拟制标题）复 核
选择材料 公文语言 缮 印
确定表达方式 盖印、签署
发 出
1.拟稿（公文内容拟写规范）
(1)内容要求
符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。
(2)文字表达
情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。
(3)文种使用
根据行文目的、职权范围、行文关系确定。
(4)称谓使用
人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；
对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；
称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后。
应使用权威部门公布的规范简称
(5)引文、日期
引用公文先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体年、月、日。一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等词来表达。
(6)使用国家法定计量单位
(7)结构层次的序数符号
原则上不超过四层。其符号为：
第一层 ?°
一、?±（作为小标题时句尾无标点）；
第二层 ?°
（一）?±（作为小标题时句尾标点可有可无）；
第三层 ?° 1.?±（无论是否作为小标题，要有标点）；
第四层 ?°（1）?±（必须有标点）。
在规范性公文中，章节、条款序号应用汉字书写，如第二章、第十一条，以下再分层次，使用上述序号。或者分为?°条、款、项、目?±，直接使用
?°一?±表示条；
款不加序号；
?°
（一）?± 表示项；
?°1.?± 表示目。
(8)非规范化简称
应先用全称并注明简称（下文不再出现不必注明）。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
注意：
简称应该准确概括原称的含义。
(9)数字使用
除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(10)拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸 <../My%20Documents/培训资料/课件/课件/05春XX公司文件格式>。
2.审核
（分为签发前和签发后两种审核）
（1）审批签发前由公文处理部门审核
审核重点：
是否需要行文
是否符合行文关系、行文方式是否妥当
需要会签的是否已经会签
是否符合拟制公文的有关要求、格式是否规范
对不符合要求的公文，必要时应呈报主管领导同意后退回报文单位或部门，并说明退文理由。
（2）签发后的审核（复核）
签发后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作全面复核。重点
审批、签发手续是否完备
附件材料是否齐全
格式是否规范等。
如果发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，应加签（核签）。
3.签发--发文决策程序（领导审批）
签发（审批）种类
正签、代签、草签、会签、加签（核签）
签发要求（1）逐级审批、分层签发
（2）先核后签
（3）签发应签署明确意见、姓名和审批日期
（4）签发用笔、位置
1.收文登记
公文由公文处理部门统一签收登记。
登记内容包括
收文日期
收文编号
来文单位或部门名称
来文标题
份数
密级
去向等
2.收文审核
针对上报的办件由公文处理部门审核，重点是
是否应由本机关或本部门处理；
是否符合行文关系；
内容是否合法及符合有关规定；
请示事项涉及其他部门或地区并需协商、会签的，是否已协商、会签；
文种使用、格式是否恰当等。
?
对不符合要求的公文应作退文处理 <../My%20Documents/培训资料/课件/课件/退文案例.doc>
文件内容违反法律法规和方针政策；
涉及相关部门职权范围未协商一致；
违反请示文种的行文规则；
其他规定的情况。
3.分办
经审核对符合要求的公文
先请主管领导阅示
4.拟办
拟办范围： 是要求本单位或本部门--
贯彻执行的公文
协商办理的公文
审批的公文等
2.拟办要求：根据来文要求和问题，明确提出--
拟请领导
承办部门
办理方式
5.批办
1.对有具体请示事项的公文主批人应签署
明确意见
姓名
审批日期
其他审批人圈阅视为同意；
2.对无请示事项的公文，阅件人圈阅表示已阅知。
6.组织传阅
办件传阅顺序
主管领导
(三)办毕文书的处置
归档文件的整理（立卷）
销毁
清退
暂存
(四)公文管理
1.集中统一办文
办公室是各社会组织公文处理的管理机构。
下设文秘部门或配备专人负责公文处理工作。
由文秘部门或专职人员统一负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2.公文翻印
上级公文除绝密件和注明不准翻印的外，下一级机关经负责人或办公室主任批准可翻印。注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
3.公文公布
经批准公开发布的公文，同正式印发公文具有同等效力。
4.公文复印
公文复印件作为正式公文使用时应加盖复印机关证明章。
5.公文销毁
公文销毁经办公室主任批准，销毁秘密公文应监销，销毁绝密件应登记。
6.公文移交
5.关于规范公文收发处理程序的通知 篇五
一、分公司公文收发处理
（一）收文处理程序 收文处理的一般程序为：签收、登记、审核、拟办、批 办、传阅、承办、催办、处理办毕公文等。1.签收。凡上级和上级有关部门送分公司公文一律由分 公司办公室文书签收。急件应当注明签收具体时间。分公司 副总以上领导、机关各科室负责人参加上级会议时带回的公 文，或各科室（部门）收到的主送分公司或分公司党委的公 文，需及时转交分公司办公室文书签收，不可自行交分公司 主要领导。2.登记。公文签收后，由分公司办公室文书逐件拆封核 查，按照收文日期、来文机关、发文字号、标题等分类登记、编号。3.审核。分公司办公室文书对收到的公文要进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则等。4.拟办。经审核符合规定的公文，由分公司办公室主任 提出拟办意见，送分公司主要领导批办。
各科室（部门）收到的直接主送本部门（单位）的一般 业务类公文，需要呈分公司主要领导阅示的，送分公司办公 室呈送。5.批办。经分公司主要领导批办过的公文，文书按批办 意见，及时转相关领导或科室（部门）阅知办理。6.传阅。公文传阅要以文书人员为中心进行“轮辐式传 阅”。即前面的相关领导或部门看完公文后，要送回分公司 办公室文书，再由文书人员负责往下传，不能脱离文书人员 自行横传，以保证文书人员及时了解公文传阅情况，防止公 文丢失和积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，文书 人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按批示 意见进行处理。7.承办。相关领导或有关部门（单位）接到分公司办公 室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一 般公文在1个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决 问题的公文，力争在2个工作日内办结；确有困难的，应当予 以说明。8.催办。分公司办公室负责公文催办。紧急公文跟踪催 办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。9.处理办毕公文。公文办结后，要在“淮南矿业集团物 资供销分公司公文处理单”上注明办理情况及结果。
（二）发文处理程序 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复
核、用印、分发、归档等。1.拟稿。拟稿科室（部门）主要负责人是拟稿工作的第 一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规 定；内容
要实事求是，表述准确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确。引用行政公文应当先引标题，后引发文字 号。日期应当写清具体的年、月、日。结构层次序数，第一 层为“
一、”，第二层为“
（二）”，第三层为“1.”，第 四层为 “（1）”。应当使用国家法定计量单位。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩 略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文稿草拟后，拟稿科室（部门）要在 发文稿纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单 位，并及时将电子版文稿通过协同系统传到分公司办公室文 书人员。2.审核。由各科室（部门）草拟的分公司行政、党委文 稿，经科室（部门）负责人核稿签字并交分口负责人审阅会 签后，交分公司办公室秘书初审，再由分公司办公室负责人 审核。未经分公司办公室审核，各科室（部门）不得将草拟 的文稿直接交分公司主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。3.签发。审核后的文稿，由文书送分公司党政主要领导 审阅签发。4.登记。签发的文稿，由秘书编写发文字号、主题词和
标明份数后建立登记台帐。5.复核。拟稿科室（部门）承担校对责任，做出清样后，由文书通知拟稿科室（部门）校对，确认无误后在发文稿纸 单上校对栏目中签字。凡正式下发的公文中出现错别字、语 句不通顺、序号不正确等错误的，拟稿科室（部门）承担责 任。确保无误后，文书印出公文，并通过协同系统上网发布。对请示、报告、函等公文，不实行网上发布。6.用印。分公司办公室文书负责用印管理，其他人员不 得擅自用印。公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用 印要端正、清晰，不得模糊歪倒；公文用印一定要与制发公 文的机关、部门或单位相致。7.分发。待发公文由文书按照规定具体拣配和封装公文，并以多种方式传递受文者。对请示、报告、函等公文，由文 书登记后发文。8.归档。公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文 印成件，由文书负责归档保存。
二、基层单位收文处理 基层单位收文处理一般程序为：签收、登记、签批、贯 彻、处理办毕公文等。
（一）签收。基层单位经管员负责公文处理工作，对分公 司上传到网站上的文件，务必从下文之日起的1个工作日内打 印出来，并认真填写文件签收登记表中签收人、签收日期等 栏目。
（二）登记。公文签收后，经管员要按照收文日期、发文 字号、标题、签收人、处理结果等分类，建立收文登记台帐。
（三）签批。建立台帐后，经管员送基层
层单位负责人签阅。基层单位负责人在文件签收登记表中填写签批意见。
（四）贯彻。文件签批后，各单位要认真组织职工进行贯 彻，并按要求填写好文件贯彻登记表。公文贯彻情况纳入精 细化管理考核当中。凡基层在贯彻文件时，出现代签、缺签、传达不及时或敷衍了事、应付马虎等贯彻不到位现象的，一 经发现，将给予基层单位党政正职各罚款200元。
6.公司公文规范处理 篇六
对改进和规范高校公文处理程序的思考
改进和规范高校公文处理程序,遵循公文处理程序办事是建立和完善高校正常工作秩序,提高办事效率的重要途径.实现高校公文处理程序规范化,要从以下凡方面入手:一是提高秘书人员的认识,养成按规范程序办理公文的.良好职业习惯:二是加强培训学习,提高秘书人员按规范处理公文的能力,本文则详细论述了规范高效公文处理程序中注意的问题等.
作 者：李元 作者单位：广东工贸职业技术学院,广东・广州,510510 刊 名：科教导刊 英文刊名：THE GUIDE OF SCIENCE & EDUCATION 年，卷(期)： “”(34) 分类号：G47 关键词：改进规范 高校公文处理 注意的问题7.公司公文规范处理 篇七
关键词：公文处理,政府公文,公文格式,文秘人员
机关公文是党政机关在实施领导、履行职能、处理公务过程中具有特定效力和规范格式的文书。党政机关办公室作为公文的主要制发者, 其处理水平和规范化程度, 直接影响到党和政府工作的权威性。秘书人员作为公文处理的直接承办者, 每一项工作都关系到党和政府路线、方针、政策的贯彻落实, 关系到党委政府工作意图能否贯彻下去。可以说, 公文办理无小事, 任何差错和遗漏都可能会影响到决策和工作部署, 影响到大局。笔者结合工作实际, 就日常公文处理中出现的以及容易被大家忽略的一些问题进行粗略归纳和分析, 期待与大家一起探讨。
一、公文处理中常见的问题
办公室日常处理的公文主要包括制发的下行文和基层部门的请示报告。
(一) 下行公文常见问题。
1.随意升级发文规格。在公文制发过程中, 以什么规格发文, 存在着轻重缓急的区别。一些单位以部门发文没有力度为由, 把本应属于部门业务职能范围内的文件报政府, 以较高规格的行文凸显推动工作的力度, 这势必降低政府发文的严肃性, 导致文件多发滥发。一些部门在临近开会前几天, 匆忙印制文件, 缺乏与相关部门的沟通协调, 留给秘书人员审核的时间又十分有限, 无法保障公文审核的质量。2.公文运转时间过长。政府已决策通过的一些事项, 不能及时出台文件, 使得相关决策部署得不到有效贯彻执行。一些需要部门会签的文件, 在部门停留时间过长, 缺乏有效的督办机制, 影响事项的部署执行。3.机械套用上级文件。参照借鉴上级文件制定本地区文件时照搬照抄, 缺乏具体化和可操作性, 导致“上下一样粗”。4.公文文种使用不当。下级政府与上级部门是不相隶属的机关, 不具有领导与被领导的关系, 在请批或批答有关事项时应使用“函”, 但在实际工作中却往往使用“报告”或“请示”文种。5.公文排版不规范。如:正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字, 第二层用楷体字, 第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文未能严格按结构层次序数标注, 体例不统一;有的公文未能按照公文字体要求排版, 随意把一些段落文字加粗。附件说明不规范。国家标准规定, 如有附件, 在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时, 应当与上一行附件名称的首字对齐。实际制发公文中, 出现多个附件后加分号和回行不对齐等不规范的现象。标题排版不美观。国家标准规定, 公文标题较长回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距适当, 标题排列应当使用梯形或菱形。在实际制发公文过程中, 存在回行断句不完整或标题排版“头重脚轻”等现象。另外, 在公文排版中还存在段落不对齐, 行距不均等等瑕疵。
(二) 基层上行文常见问题。
1.公文报送不规范。一是上行文直报。一些部门将需要政府审批的事项, 以部门的名义, 未经办文科室登记直接报送领导个人。二是上行文多头主送。极个别的基层单位, 还存在多头主送的现象, 一份请示既报送政府, 又报送党委。2.公文行文不规则。一些基层单位把本应属于主管部门职权范围内处理的问题向政府请示, 如一些企业向政府上报请示要求兑现有关奖励政策, 我们指导他向发改委申请, 由发改委扎口汇总后再向政府请示。3.公文处理效率不高。在收文处理中, 有的部门不按程序办理, 不经办文科室登记, 直接找领导批办, 办理好后又不能及时交办文科室存档, 导致文件办理无法跟踪, 易丢失。有的公文交部门提出建议意见时, 缺乏与来文机关的有效沟通, 迟迟不能反馈意见。
二、提高公文处理质量的对策
(一) 加强学习, 提高业务能力水平。
《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》是我们处理公文的重要参考指南, 我们要深入学习, 熟练掌握格式规范。其次, 要加强对上级精神、重大政策的学习, 使得制发的公文既能体现领导意图又贴近本地实际。再次, 要加强交流分析, 通过心得交流、案例剖析等活动, 借鉴好的经验和做法, 对照查找存在的问题, 提高公文处理综合能力水平。
(二) 规范程序, 遵循公文运转机制。
运转渠道要规范。基层或部门上报的请示直接送呈领导审签时, 工作人员要指导他们必须送办文科室登记运转。运转程序要规范。部门起草的代拟稿必须送政府办审核, 不得直接报县领导审签;部门提交的代拟稿、会办意见必须由本部门主要负责人签字;所有发文, 各分工条线人员须事先审查并签字, 然后报主任拟签。严格退文制度。对不符合发文要求的公文稿, 要敢于否定和退回部门重办。
(三) 提高效率, 明确公文运转时限。
公文具有极强的时效性, 这决定了公文运转不能耽搁, 否则会给政府工作带来被动。一般情况下, 部门提出的会办意见三个工作日内必须完成, 一些重大或复杂的事项, 在短时间内无法提出会办意见的, 要及时与来文单位沟通。一些需要尽快传达贯彻的紧急公文, 可先电话通知, 再迅速印发正式文件。各分工条线的工作人员要完善督办制度, 对经手的重要文件登记造册, 每日盘点在手或经手的公文, 按规定时限办理完毕。
参考文献
[1]荣远, 王应选.“四个并重”做好公文处理工作[J].秘书工作, 2014 (11) .
[2]缪齐贵.关于规范行政机关公文处理的调查与思考[J].办公室业务, 2009 (11) .
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