引用文写作基础知识(公文)

引用文写作基础知识(公文)（精选4篇）

1.引用文写作基础知识(公文) 篇一

公文写作：公文基础知识

(六)公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2.中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日。

3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。

4.相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。

7.统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8.物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。

9.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10.引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

11.表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万～8万”，不能写成“3～8万”;5%～15%，不能写成“5～15%”。

(七)附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(八)成文日期

用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”，不能写为“0”。

(九)公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期，印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。

(十)特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十一)主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字;主题词不能超过5个。

(十二)抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行;左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

(十三)印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

(十四)页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识。

2.引用文写作基础知识(公文) 篇二

1.公文

国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

(1)公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。

(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。

(4)公文是办理公务的重要工具之一。

2.公文历史发展脉络

原始社会：结绳记事→商代后期：甲骨文书→秦汉：“书” “奏”→辛亥革命以后：《公文程式》。

3.文书、文件和公文

(1)文书

可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。

(2)文件

广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。

(3)公文

3.公文知识与公文写作 篇三

一、什么是公文

公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种

收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。

公文的定义：

定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。

定义二：《中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。

对这段定义的四点说明：

（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。

“各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。

（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。

各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。

（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并且要经过一定的处理程序。

（四）公文是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。

（二）法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。

（三）严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。

（四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。

三、公文的作用

（一）制订政策与发布法规的作用

（二）管理与指导的作用

（三）联系公务的作用

（四）宣传教育的作用

（五）凭证与史料的作用

四、公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。

6、记录性公文。会议纪要。

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（二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。

（三）从文件的来源划分

两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分

三类：法规文件、行政文件、党的文件

（五）从文件的阅读范围和机密程度划分

三类：公布文件、机密文件、内部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。

书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。

（二）正文部分

1、标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。

另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。

撰写公文标题要注意以下几个问题：

（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于增建粮食供应点需用资金的请示》。

（2）要避免转发文件时文称重叠的现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。

（3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种：

两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形

2、正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正

文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：

附件：

1、二○○五年各类产品出口计划

2、二○○六年技术改造安排

（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。

（3）附件本件放在正文末页之后。

4、公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。

5、发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。

6、印章

公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。

7、附注

公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。

1、主题词。公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。如《关于调整<淄博市征收教育费附加暂行办法>中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知

“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。

2、抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。

3、印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。

标准体式：

编号：×××特急

国务院文件

国发〔2001〕×号〔绝密〕

国务院关于×××××××的决定

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中华人民共和国国务院

二○○一年三月二日

（此件不登报）

主题词：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）

六、公文写作

发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一个重要环节。这个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过周密慎重地思考，针对具体工作问题提出处理方案。尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰苦细致的高水平脑力劳动。

发文的效果好与不好，不仅在于文字的表达是否清楚准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。

撰写文件的构思过程，主要是对于工作问题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是对于文字表达方面的考虑和选择。因此，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃细致的文字工作。

（一）怎样提高公文写作的能力

写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。

第一，要努力学习政治理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。

政治理论是指导实际工作的指南。政治理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正确的政治理论作指导，有清醒的政治头脑，才能保证在起草公文时不迷失方向。同时必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。

第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。

机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有不同。毛泽东同志有段名言：“不论做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性质，它和它以外的事情的关联，就不知道那件事情的规律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”这段话讲得是做什么就要学什么，钻研什么。一个对本部室业务生疏的外行，不可能写出指导工作的高质量的文件。由于业务上似通非通，似懂非懂，写出来的文件很容易出现这样或那样的毛病。比如，写反映工作情况的报告，抓不着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重不分，废话连篇；写指导工作和解决问题的文件，抓不住症结和关键，提出的措施和办法行不通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。因此，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。

第三，要研究文章（公文）写作知识，不断提高写作水平。

有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作情况，就可以研究解决问题的关键，明确需要制发的文件应该写什么内容。但是，要把意图表达出来，还要靠一定的文字表达能力。因此，要学习有关写作知识，包括形式逻辑、语法修辞，避免文理不通，要懂得如何确立观点、选择材料、安排结构。学习写作知识，关键在于能够熟练掌握运用，还要在多读常写上下功夫。自己拟写的文稿经过别人修改的地方，一定要认真总结经验。要经常练习，可先从公函、通知等篇幅小的文件写起，再逐步写较长的重要文件。文笔是磨炼出来的，必须在实践中不断总结，逐步提高撰写文件的技能。

（二）撰写公文的基本要求

公文的写作有一些特殊要求：

1、准确、实际

公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，由于脱离实际，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和影响。要文字朴实，注意用词分寸。引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须认真核对，避免差错和出入。

2、生动、及时

生动：一是能够生动地指导实际工作。运用文件指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。不要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，不能因地制宜创造性地加以贯彻。二是使用的语言和选用的材料也要生动活泼，吸引人阅读并具有说服力。文件的语言注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述。但并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。

及时：文件的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。比如，当年的计划迟到第二季度才写出来；一份工作指示到了面上的工作已经进入收尾阶段才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等等。行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。

3、简练、明确

公文便于阅读和处理，需写得简练。比如一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学述论文那样详细论证它的道理。文件的篇幅要尽可能短些，语言要经济，用最简练的文字把发文意图表达清楚。

要把文件写得简炼、明确，首先要对工作情况、存在的问题、采取的措施和步骤等，有清楚的分析和概括能力。如果认识模糊，抓不住症结和主要问题，写起来就不能层次清晰、文字简练而又明确。其次要在炼字、炼句上下功夫，学会用最简练的文字，准确说明问题。初稿拟出后，要反复删改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以简缩的字句。

从写作方法说，要开门见山，如公文常用“根据……”、“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当提出问题。文件的开头，不必写一大串一般化的形势、口号等套语。正文的首段宜点明主题，以下分清段落或者列出条目，使全文层次清楚，眉目鲜明，便于阅读。

4、符合规定体式

撰写公文必须符合统一规定的体式，不能随意出手，不伦不类。

（三）撰写公文的方法

1、明确发文的主题和目的

主题是作者在说明问题，通过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。主题的形成大致有三：一是主题在成文前确定。即“主题先行”，这是公文有别于其它文体的主要特征之一。主题不是通过提炼产生的。成文前，根据领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，然后再组织材料，实施写作。二是主题在调研后产生。在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论就是主题。三是调研后主题的改变。通过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。

弄清发文的主题和目的主要包括以下几点：

（1）文件的中心内容写什么？抓什么问题？解决问题的主要意见、措施是什么？请示时拟请上级机关主要解决什么问题？

（2）准备用什么文种？文种不同，写法有所不同。如向上级汇报工作，是写专题报告，还是情况简报？

（3）发送和阅读的对象是什么范围？如写工作总结是上报领导机关，还是向下属单位介绍工作经验？阅读对象不同，语气和详简程度有所区别。

（4）发文的具体要求是什么？如要求对方了解，还是答复批转？要求对方贯彻执行，还是供对方参照参考等。

2、收集有关材料，进行调查研究。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，进行一定的调研工作。这一步工作，并不是对每个文种的写作要求。比如，写一个通知、公函、请示等。一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的，往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还可以收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。

3、拟出提纲，安排结构。

简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的主要框架勾画出来，才有利于顺利进行写作，避免半路返工。

提纲可根据篇幅大小确定，不太长的，可安排一下正文的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，一共分为几段、几层意思等。长的、非常重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分讲几个问题，各问题的题目要点，哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件，主要执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意观点鲜明，观点和材料结合得好；二是文字要简练，交代的问题要清楚。观点和材料结合得好，才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积了些材料没有鲜明的观点，则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交待问题要清楚，主要是：什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。

5、反复检查，认真修改

初稿拟定后，自己一定要反复看几遍，耐心地仔细地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也可从中提高写作能力，并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。

（四）常用公文的写作

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：

（1）呈报性报告。以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文的目的是供上级机关了解掌握工作情况。为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以不要求上级机关批转。其正文通常分三部分：

第一，开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。这部分内容要落笔入题，向上承接标题中事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。

第二，主体。阐述报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。如果侧重汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作先后顺序来写，也可按工作性质、内容来安排层次段落。如果侧重于反映有关问题，需阐述产生问题的原因、问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会，就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。总之，要详略得当、重点突出，切忌冗长琐碎，象本流水帐。

第三，结尾。常用“特此报告”、“以上报告如有不当，请指出”等惯用语收束全文。也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排，但不易多，以免喧宾夺主。例文1

关于××××公司承担土地税问题的报告公司：

××××公司于三月中旬召开承担土地税工作座谈会。各有关部门对实行《淄博市城镇土地使用税暂行条例》提出了一些意见，认为土地税务负担过重，物业公司无力承担。现将情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解决的办法：一是减免土地税；二是大幅度提高储存费用，否则物业公司无法生存下去；三是××××××。

特此报告

××××公司

二○○六年四月四日

简析

是份物业部门无力承担土地税问题的专题情况报告。正文由三部分组成。

第一部分先概述情况背景，点明全文主题“物业公司负担过重，无力承担过多的土地税”，接着用“现将情况报告如下”一句自然过渡。这是呈报性报告开头的惯用写法。

第二部分是行文重点，分两个层次阐述。

第三部分提出解决问题的办法及问题严重性，其目的引起上级重视，为上级机关决策提供依据。

（2）呈转性报告。是某些业务部门针对工作中存在的问题或需要安排的事项，向上级机关汇报并请求给予批转的报告。例文2

关于在我公司开展侨、台情况普查工作安排意见的报告

公司领导：

根据省市人民政府侨务办公室《关于做好侨台普查的通知》精神，为进一步做好我公司侨务工作的对台工作，促进我公司对外开放和外向型经济的发展，现确定在全公司开展侨、台情况普查工作。普查工作的安排意见是：

一、普查对象和范围。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步骤。××××××××××××××××××××××××。

三、普查经费来源。××××××。

四、组织领导。××××××××××××××××××。

以上报告，如无不当，请予批转。××××公司侨联

二○○六年×年×月

简析

是就侨、台情况普查工作提出安排意见的呈转性报告。正文落笔入题，写明发文依据和目的，简洁扼要。无一多余笔墨。主体部分从四个方面阐述开展工作的安排意见、对象范围清晰明了，方法步骤翔实具体。结尾用语简练利落。（3）报告的写作要求

第一，情况要属实。实事求是，不能弄虚作假。

第二，中心要明确。主次分明，针对性强，围绕中心问题组织材料。

第三，条理要清晰。哪些先写，哪些后写，分几个方面写，每个方面又分几个小层次等等。

2、请示

是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。

写请示要简明，一文一事，才能便于及时处理。不要在一份请示中提出好几件事，免得送到上级机关后，由于这几件事需分别由几个部门办理，结果会使这份请示在各个有关部门辗转传递，拖延时间，问题得不到及时解决。

请示的正文，主要应写明请求上级给予批转或指示的问题，并简要说明提出的理由及本机关对问题的处理意见。两种以上处理方案和意见可同时提出，但应说明本机关倾向性意见和理由，供上级参考。为使正文篇幅简短，中心问题明确和突出，可将详细说明的材料作为附件，供领导参阅。

请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。例文

关于加强备品、备件管理工作的请示

公司领导：

根据中铝公司《关于加强备品、备件管理的指示》精神，对我公司备品、备件实行了统一管理发放的办法。×××××

这一办法有效地制止了备品备件的流失和损坏……为此，提出以下意见：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究责任，严肃处理

以上意见如无不妥，请批转各有关厂矿部门执行。装备能源部

×××××

简析

是要求上级机关批转给有关范围贯彻执行的请示。正文分三部分。第一部分交代了请示的背景；第二部分写请示事项，从三个方面提出安排意见，简洁明了，针对性强。第三部分是正文结尾，提出请求结语。

（1）请示的写作要求

第一，要坚持“一事一请示”的原则。

第二，不搞多头请示。

第三，请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。

第四，要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当，象“如问题得不到及时解决，其后果我单位概不负责”之类的语句，决不能写入请示中。

（2）请示与报告的区别

A、请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。

B、请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。

C、请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。

D、批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。

3、通知

是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的公文。

通知的特点：

（1）使用范围广。使用的单位多，无论哪一级行政机关都可以用，不受级别限制。如下达指标、部署工作、告知事项、联合举办活动、转发上级、同级、下级机关的公文、，召集会议等，均可使用“通知”。

（2）使用频率高。约占各级行政机关收发文件总量的一半以上。因为“通知”适用范围宽，行文简便，写法多样。

（3）种类多。按形成情况划分有：联合通知、紧急通知、补充通知；按行文关系划分有：下行文通知、平行文通知；按内容性质划分有：发布性通知、告知性通知、会议通知、转发转批通知。

通知的写法：

发出通知的目的，在于告知对方有关的事项和本机关的意见，所以通知必须注意把问题写清楚。如，发文的依据是什么，要求对方在什么时间执行什么任务或协助完成什么工作，有什么具体要求等。再如，召开会议的通知，要写明时间、地点、什么会议、会期几天、中心讨论什么问题，要求什么人参加，分配名额、报到日期、准备什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项的公文。

函的特点：

（1）行文关系多样。可用于上行、平行、下行文和不相隶属机关。无论哪一级国家行政机关都可使用，这一点是其它种类的公文无法与之相比。

（2）使用范围广泛。除可以代行指示、请示、报告、批复等职能外，还有独特的相互商洽工作、询问等功能。

（3）写法灵活简便。内容可一个问题或一件事，开门见山直接入题。

函的种类：函的写作要求：（4）关系要摆正

5、计划

为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。（在一定时期里要做什么，怎么做，达到什么标准和程度）

计划的特点

（1）预想性。科学的预见、预想性安排。设有预想就没有计划；是希望实现而尚未实现的。

（2）可行性。措施办法必须切实可行，指标经过努力可以达到的。没有可行性，就不能称为计划。

（3）约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行。

计划的写作要求：

（1）方针政策性。体现党的方针政策，哪些该做，哪些不该做。

（2）要有全局观念。从整体利益出发，服从大局，整体弊多，失去存在价值。

（3）要走群众路线。集思广益，内容反复讨论、修改、切实可行。

（4）规定要明确具体。目标明确、措施具体，但不可过于具体，束缚创造性。

计划的三要素：

（1）制订计划的依据，计划本身成立的前提。

（2）制定计划的目标，达到要求和标准。

（3）实施计划的细则，主要是步骤与措施。步骤：达到目标完成任务几步走，先做什么，后做什么，何时完成；措施：什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还要明确奖惩规定。步骤和措施是实现目标的保证，是计划的主要篇幅。

计划的写法没有固定不变的，但任何计划都有标题和正文两部分。

6、总结

对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结。（对实践的认识，是由感性认识上升到理性认识的过程）（在一定时期里做了什么，怎么做的，达到了什么标准和程度）

（1）总结的作用和种类

一是总结经验，发扬成绩；二是反思过去，展望未来；三是互通情报，共同提高。种类很多，一般按内容分，有综合性总结、专题性总结。

（2）总结的特点：目的性、客观性、理论性

（3）总结的一般写法成文阶段：1）标题：陈述式，一般由“单位名称、时间、事由和文种”四部分构成，大部分用于工作总结，如《山东铝业公司纪委2005年工作总结》。论断式，较鲜明地表现主题，大部分用于专题总结，如《医疗制度改革深入人心——山铝医院2005年医疗制度改革工作总结》。概括式，类似一般文章的写法，用于经验总结，如《完善经济责任制，深化企业改革》，常由上一级机关作出。

2）正文：由前言、主体、结尾三部分组成。前言，概述情况，交待背景，让人有个大体印象，为主体作为辅垫。主体，这是正文的重点，总结成绩和经验，指出问题和教训，提出改进工作意见三部分。常用结构有：惯用式，按“情况—成绩—经验—问题—意见”顺序叙述，适用于大型的综合性总结。条文式，将总结内容按性质和主次轻重逐条排列，分别使用“一、二、三……”等序号，往往在同一条里，把成绩经验、方法措施、问题教训溶为一体阐述。标题式，正文分若干大段分别列出小标题。适用于经验性总结。阶段式，把工作过程分成几个阶段，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训。贯通式，围绕主题，总结事态发展全过程，文字前后贯通，一气呵成。按时间或事物发展顺序叙写。

3）结尾：概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。简短、有力和自然。

4）总结的基本要求：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二，实事求是；条理清楚、用语准确。忌空泛、忌笼统（也许、大概、差不多、少数、大体上）要少用、选用。忌夸张、忌虚假。

5）计划和总结的关系

计划是工作开始前对所要做的工作的打算，总结是工作结束后对计划完成情况的鉴定。

7、调查报告

是对某一问题或事件调查后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。一般在标题下写有“调查报告”等字样。

（1）调查报告的作用

第一，制定方针政策的重要依据；第二，扶植新生事物，传播典型经验；第三，揭露事实真相，回答社会问题；第四，克服官僚主义，培养求实精神。

调查报告按调查的范围、内容分为两类：综合性调查报告、专题性调查报告。

（2）调查报告的特点

1）明确的目的性、强烈的针对性；2）尊重客观实事，凭借事实说话；3）揭示事物的本质和规律；4）体现时代精神，有较强的时间性。

（3）调查报告一般写法

1）拟定写作提纲，根据确定的主题拟提纲。基本结构内容是：一要写出主题，就是调查的结论；二要暂定一个标题，是主题的重要表现；三要根据主题的要求对文章整结构进行安排，即开头写什么、中间写什么，结尾写什么。此时，把选定的材料分类，认真精选，使之进入文章中。拟提纲不可随意性，必须从宏观处着想，从微观处入手使调查报告能如实反映客观事物的本来面目。文字量少的可粗略些，只列主题、标题，每一层次的主要问题即可。

2）一般写作方法。标题、正文（前言、主体、结尾三部分）

前言部分，简要叙述问题的提出，即为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法等；介绍调查对象的基本情况，历史背景；调查后的结论等。

主体部分，主要写事实真相、收获、经验和教训。主要用大量的事实材料对调查人、事件、问题作具体说明。要写出指导思想、具体做法、困难障碍以及解决办法、获得的效益、影响和意义等。

（4）调查报告的写作要求

1）研究理论，熟悉政策2）深入实际，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意叙述和表达方法一般用第三人称的叙述方式。以叙述为主，如实反映情况，还得有议论，就是要有观点。语言除具有公文的准确、通俗、简洁等特点外，力求生动、活泼，主要是向群众学习和借助某些修辞方法。

8、讲话稿

讲话稿和发言稿都属于会议文件，是事先经过认真思考，精心设计而写成的文稿。它的作用是鼓动和指导。

讲话稿和发言稿，原则上应当由本人自己起草，能真实反映发言人的意见。有些重要讲话，实际是代表组织，需要先讨论或专门组织人员起草。

起草讲话稿，首先要拟一个提纲。在选择题目和确定主要内容时，需考虑以下几个方面：

一是弄清会议的性质和中心任务。讲话和发言一定要扣住会议的中心问题，不要不着边际、无的放矢，发表无关的议论，浪费与会人的时间。

二是要考虑讲话人出席会议的身份、职务，在会上讲什么合适。还要考虑听众对象，到会的是哪些人，需要从会议中了解和学习什么，最关心什么问题，需要得到什么教育和经验等。

三是要根据会议的中心议题，结合实际，有针对性地提出问题和发表意见，介绍经验，提出建议和批评等。讲话和发言要有内容，有份量，有话则长，无话则短。

讲话稿和发言稿的写法，没有固定格式，比较灵活，每位发言人都有的风格，不必千篇一律。要适当口语化，避免使用文言和生僻的字眼。要生动活泼、通俗易懂，富有教育意义和说服力。

9、会议纪要

是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。

特点：具有较强的提要性；具有决议的性质，一经下发必须贯彻执行，具有存查、备用的作用。

写法有三种：

（1）综合概述法。把会议基本情况，讨论研究的主要问题等综合在一起，用概括叙述的方法进行阐述与说明。多用于小型会议，问题单一，篇幅短小。正文的第一部分为会议概貌，先扼要写出会议时间、地点、参加人员和中心议题，再交代会议的主要议程，然后用一过渡句“现将联席会上议定事项纪要如下”转换内容，领起下文。

（2）归纳分项法。内容分门别类加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。侧重横向分析，内容多、问题谈得细，多用大型会议。

（3）发言提要法。把会上具有典型性、代表性的言论加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按发言顺序或内容的类别加以阐述说明。这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。

4.引用文写作基础知识(公文) 篇四

第一部分 公文的有关基础知识

1、关于公文的概念（即什么是公文）

公文的全称叫公务文书，它是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

2、关于公文的种类（具体类型）公文有广义与狭义之分。

狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。

广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等8个应用公文文种。

3、关于公文的分类

公文分类的方式很多，一般可按以下五个方面进行分类：（1）按公文的性质分类

公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。

（2）按公文的来源分类

公文可分收文和发文两类。收文是其他单位发到本单位来的文件。如上级单位发来的指示、通知；下级机关报送的报告、请示等。发文是由本机关制发的文件。一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他单位，一部分是下发给本单位内部使用的文件。

（3）按公文的行文方向分类

公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级单位向它所隶属的上级领导单位发送的文件，如请示、报告等。下行文是指领导单位对下属单位的发文，例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级单位或不相隶属的单位（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如公函。

（4）按公文发送与处理的时间要求分类

有特急件、急件、平件三类。特急件指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件。急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递内容的文件。

（5）按公文内容的机密程度分类

公文可分为绝密公文、机密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受严重损害的公文。秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。划分秘密等级要准确，划分过宽，容易失密；划分过严，会妨碍工作的开展。

4、关于公文的作用（主要用途）（1）颁布法规

《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用

时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何 人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法 教育，公文在这方面的作用正在日益强化。

（2）指挥管理

党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。（3）交流信息

公文还有一个重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。

（4）宣传教育

决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。例如“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以

来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。

（5）商洽协调

很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。

（6）凭证依据

公文还有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。

第二阶段 公文的结构

1、关于公文的正件

公文的基本格式一般包括：标题、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

（1）标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《集团公司关于表彰2008优秀工作者的通知》这一文件标题中，“集团公司”是发文机关，“关于表彰2008优秀工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位臵在公文的开首，居于正文的上端中央。

（2）受文单位。公文的受文单位分主送单位和抄报、抄送单位三种。主送单位就是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文内容的单位。主送单位名称在标题下一行顶格写，后面加冒号。需要同时上报的单位称抄报单位，需要同时送达的平行不相隶属或下级单位称抄送单位。抄报、抄送单位名称写在公文末页下端，通常用两条横线上下隔开。

（3）正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。共分为三个部分：第一部分是开头，称引剧部分，简要说明发文的原因和依据；第二部分是主体，是公文的主体部分，要求重点突出，条理清楚；第三部分是结语，扼要提出要求和希望。一般根据上行、下行、平行的不同文种，采用不用的结语。如“是否妥当，请予批示”、“此令”、“特此函复”等。

（4）主题词。公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。它具有两重性特点，一是“主题性”，即它主要是表现公文主题的核心内容，但又不完全是为了表现主题的核心内容；二是“技术性”因为主题词的另一个作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。主题词的位臵在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，用醒目的黑体字标出，不用标点符号。

（5）附件。这是指附属于正文的文字材料或文件。它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。附件是附在正件之后的。一般在附件的正文前另起一行写上“附件”二字。

（6）发文机关、发文日期。发文机关写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。印有文件版头的公文发文单位可以不写，只在发文日期中间加盖公章，作为发文机关对公文生效的凭证。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导

人签发的日期为准。

（7）文件版头、发文字号。正式公文一般都有版头，标明是哪个单位的公文。版头以大红套字印上“××××××文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。一般包括单位代字、年号、顺序号。如：“国发[2009]5号”，代表的是国务院2009年第5号发文。“国发”是国务院的代字，“[2009]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位臵：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位臵；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

（8）机密等级、紧急程度。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位臵：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。紧急程度是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

2、关于公文的书写要求

公文书写，一律从左至右横排、横写。标明公文条款所用的数字，条与条、款与款的序数用字，前后要一致。公文的书写、打字、印刷必须清楚，校对准确，不得错漏。发现错漏，必须及时更正。

起草、修改、审核、签发公文，一律使用钢笔或毛笔，不要使用铅笔和圆珠笔，也不能用复写纸，以防止字迹褪变，不利于归档保存和今后的查阅。

第三阶段 几种常用公文的写作要求

1、通知

（1）简述通知的概念

通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属

机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的公文。

在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级机关、不相隶属机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活而适用范围较行政机关公文写作广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。

统一全局步调，指导基层工作。下级机关上报的公文中，需要上级出面支持和广泛协调的问题，或者下级机关提出的问题带有普遍意义，需要在全局范围内引起重视或仿效的，由上级机关经过认真研究、作出决策，就上升为本机关的施政内容，从而使通知成为指导全局工作的执行依据。由领导机关主持召开的重要会议所形成的公文，以及该机关领导人在会议上所作的重要讲话或领导人撰写的重要公文，需要扩大传达范围并要求贯彻执行时，均可以通知的形式向有关单位发出公文。

发展横向联系，加强部门协作。机关与机关之间，同一机关的各工作职能部门之间，对于同一重大事项经调研并会商，用共同的名义联合行文。这类通知的制作和贯彻，都有利于发展机关、部门之间的横向联系和互相协作，协调动作。

传递信息，知照事项。通知不仅可以向下级机关发布需要广为周知的事项。而且可以向平级机关传递信息，以沟通情况。如任免干部、召开会议、传达事项，使受文单位或群众知晓某一事项，或者要求受文单位办理某一事情。

通知具有以下3个特点：使用范围的广泛性、应用方式的简便性、表述语言的通俗性

（2）通知的写作要求

一般性的通知是机关常用的文种，这就容易使人产生错觉，认为通知很容易写，其实撰写通知是一种很严肃的公务活动。要写好通知，必须把握好以下几点：

A、明确行文目的。首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展

工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

B、抓住主要内容。不同种类的通知，有不同的写法，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如指示性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

C、文字表述准确。首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况、应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

2、通报

（1）简述通报的概念及常见的通报种类

通报，是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。

通报是国家机关、社会团体、企业事业单位常用的普发性下行文种。它用以表扬好人好事，批评错误，通过对正反典型事实的叙述、张扬，以点带面，以个别教育推动全局，使读者提高认识，从中汲取经验教训。还可以向所属机关、单位传达重要精神或工作、学习情况，交流信息，以使其掌握全局，了解进程，推动工作。

表彰先进，弘扬正气。对在本地区、本单位发生的、具有典型意义的好人好事和先进事迹，采取通报的形式进行表彰，进而总结、提炼出经验，树立起学习的榜样，可以达到弘扬正气，树立新风，推动工作，提高水平的目的。

批评错误，抑制失误。针对本地区、本单位存在的某种倾向性问题和错误做法，通过对某人某事的批评，抓住典型事例分析解剖，以引起普遍重视，达到以典型事例进行普遍教育，警惕类似事件发生的目的。同时采取相应措施，抑制类似的失败和错误。

传递信息，沟通情况。把本地区、本单位在工作、学习中的重要情况和进展程度，及时向所属单位进行通报，有利于互通信息，交流情况，有利于大家树立全局观念，放眼整体来考虑、安排本单位的工

作和学习，避免发生工作脱节、失衡的情况。

其具有4个特点：应用的广泛性、内容的典型性、行文的及时性、事实的准确性

通报有4种类型：一是事故通报，二是情况通报，三是表彰通报，四是批评通报。

（2）通报的写作要求

A、事例要典型。撰写通报要站在全局的高度，放眼整体利益，所通报的事项，必须具有普遍意义，认真考虑对全局的指导作用，对广大干部群众的教育意义。提炼出的经验教训必须是从通报事例中自然而然引申出来的，并具有很强的针对性，同时又有其个性特征，不是一般化的人和事。

B、事实要准确。无论是情况通报，还是表扬性、批评性通报，都要客观如实地反映事实情况，不能虚夸失实。对作的分析、决定，一定要科学、准确，切合实际。高估了成绩，说重了缺点，都不能使人信服，都会影响通报的号召力或惩戒作用。

C、行文要适时。通报的一个重要特点是时间性强，特别是与当时政治、经济、社会形势需要相适应的事例，一定要及时通报。这就要求编发者要具有高度的责任感和政治敏感性，善于抓住处于清萍之末的苗头性事例，及时编发。否则，时过境迁，就失去了指导和教育作用。

D、要求要可行。榜样的力量是无穷的，典型的经验是可贵的，但如果不考虑受文单位的实际情况，期望值过高或一刀切，盲目地要求都在指定的时间内达到先进单位的水平，就会事与愿违，适得其反。同理，如果对一项违纪事项提出脱离实际的要求，就会使大家产生逆反心理，达不到引以为戒的行文目的。

3、报告

（1）简述报告的概念及常见的报告种类

报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工

作情况，听取下级机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。

报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义，作用也比较重要。

反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告。经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。

有以下几个特点：行文的单向性、时限的不定性、内容的广泛性、写法的灵活性

报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

（2）报告的写作要求

A、主题要明确，思路要清晰。一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

B、重点要突出，文字要简练。报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

C、观点要鲜明，材料要真实。向上级机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

D、不要夹带请示事项。在公文处理中，收文机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

4、请示

（1）简述请示的概念及常见的请示种类

请示，是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。

请示是属于期复性的上行文种，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。

请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。

陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。

提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。

说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题。或本单位领导班子意见不统一时，应及时将处理问题的几种不同意见一并报上，请求上级给予指示。

提出建议，请求解决。对有关政策、法规成上级机关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级机关给予明确、具体的解释。

其特点是：定向性、前臵性、单一性

请示一定要“一文一事”，也就是说，请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误

工作。

请示分为五种：有求准性请示、请求指示的请示、请求解决问题的请示、解答性请示及批转性请示。

（2）请示的写作要求

A、坚持一文一事。一份“请示”要由上级机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

B、不能越级请示。各级机关都有一定的权限，上下级机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

C、不要多头主送。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

D、不宜将请示同时抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。

E、除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

5、函

（1）简述函的概念及函的种类

函是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

公务活动中，函在不相隶属机关、单位之间起着相互联系的纽带和桥梁作用。但在实际工作中，有些文秘工作者对函的地位、功能缺乏足够的认识，甚至没有把函看做一个正式的行政机关公文文种，因而以请示、报告等文种取代函行文的现象比较普遍。比较突出的表现在或因有求于人，或为表示对受文方的“尊重”，以使所求事项获准，便以请示代替函行文。

众所周知，函与请示、报告有同等的地位和作用，但也有不同之处。从行文关系看，函主要用于不相隶属机关之间；请示、报告用于下级机关对上级机关。“函”作为主要文种之-，与其他主要文种同样

具有由制发机关权限决定的法定效力。

函，具有灵活方便的特点。适用范围也较广泛。因而在公务活动中具有不可忽视的作用。凡是其他公文文种不便表述传递的，通常都可以借助于函来完成。诸如不相隶属的机关、单位之间商洽工作，联系事项等；下级机关向上级机关询问具体事项；上级机关答复和向下级机关催办有关事宜，要求下级机关报送材料、统计报表及物件；向有关主管部门请求批准事项；对原发正式公文作某些小的补充或更正，等等，都可以利用函来完成。

函具有灵活方便、形式多样、内容单一等特点，在机关工作中应用比较广泛。具有行文关系的多重性、使用范围的广泛性、反映内容的单一性、行文格式的灵活性等特点。

依据《国家行政机关公文处理办法》函大体可分为商洽函、问答函、批答函三种。

（2）函的写作要求

撰写函件时，要求行文恳切实在、简明朴素、注意把握好以下几点：

A、坚持一事一函。函的内容要求做到单

一、集中、不能漫无 中心，多事罗列，更不能旁及其他“节外生枝”，以免影响受文机关对所联系公务的及时处理。

B、注意文字简练。做到言必其中，简短明快，直接将自已的的意见、要求等告知对方、避免重复繁琐，旁证博引，或谦恭有余，表态不足。

C、遣词用语恰如其分。特别是在平行机关之间，用语注意用商讨的话气，谦恭、尊重、诚恳、友好，既不要傲上慢下，盛气凌人，也不必逢迎恭维，卑躬屈膝。致函一方要把自己的意见告诉对方，不能强加于人，不能提出苛求；复函方也要持和气共事的态度，商量办理，即使致函方要求不尽合理，也不能拒复或用简单顶回去的办法回复。

6、会议纪要

（1）简述会议纪要的概念及种类

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪

要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。

具有纪实性、概括性和指导性的特点。

就性质可分为办公会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。

（2）会议纪要的写作要求

A、要做好材料的积累工作，主要是做好会议记录，这是撰写会议纪要的基础工作，也是会议纪要的材料来源，否则将有无米之炊之感。

B、在对基本材料进行整理、取舍基础上，要进行精心的构思，理出会议纪要的基本框架结构，列出各部分的简要写作纲目，并注意将会议进行中的新情况及时列入有关纲目中。

C、要突出会议的主题。要抓主题、抓主流、抓实质。要擅于整理、归纳出会议的中心内容，写清会议所明确和解决的主要问题。

D、会议纪要的写作要有条理，逻辑性要强，观点要鲜明，对于问题的概括要完整，不能以偏概全。要抓观点、抓结论、抓落实。对于具体的方法措施要详写，以便于指导工作。会议纪要用语要简练，用词要精当。

三是发言记录式。

7、计划

（1）简述计划的概念及种类

计划是某一单位、部门或个人，对预计在一定时间内所要做的工

作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。这里所说的计划主要是就工作计划而言，是对某一时期内的工作作出打算和安排的文书。

计划通常是单位（部门）或个人使用。根据工作需要，既可以上送又可下达。上送，即报送上级领导机关和主管部门，供领导机关了解某一段时间内其下属单位的工作安排和打算，以便下属单位接受督促检查或接受必要的指导和帮助；下达，供下级所属单位了解上级领导机关的工作部署和安排，以便下属单位在工作中与上级步调一致。

具有预见性、针对性、可行性、约束性四个特点。按照不同的分类标准，计划可分为多种类型：

按其所指向的工作、活动的领域来分，可分为工作计划、学习计划、生产计划、教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务计划等等。

按适用范围的大小不同，可分为国家计划、地区计划、单位计划、班组计划等等。

按适用时间的长短不同，可分为长期计划、中期计划、短期计划三类，具体还可以称为十年 计划、五年计划、计划、季度计划、月份计划等。

按指挥性的强弱不同，可分为指令性计划、指导性计划。

按涉及面大小的不同，可分为综合性计划、专题性计划。（2）计划的写作要求

第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。

第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。

第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。

第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。

第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。

8、总结

（1）简述总结的概念及种类

总结是对前一阶段工作或学习进行全面回顾、检查和分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种机关事务文体。

总结具有评论性、过程性、实践性。

（2）总结的写作要求 A、要坚持实事求是原则

实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原 则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜 不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何 益处，必须坚决防止。

B、要注意共性、把握个性

总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。

C、要详略得当，突出重点

有人写总结总想把一切成绩都写进去，不肯舍弃所有的正面材

料，结果文章写得臃肿拖沓，没有重点，不能给人留下深刻印象。总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况 和总结的目的，把那些既能显示本单位、本地区特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。而一般性的材料则要略写或舍弃。

9、简报

简报，它是各种组织在公关活动中，用以反映情况、交流经验的一种简明扼要、及时迅速又带有报道性的汇报文件。简报的含义较为广泛，它近似新闻报道，但又不同于新闻报道。它是一种内部刊物，只限于组织内部传播，一般是定期出版。其内容不局限于组织内部，还登载与本组织活动有关的，来源于其他方面的文稿、摘录和改编的材料。组织的领导层和各职能部门通过公关简报这个窗口，可了解形势，交流信息。

简报的种类。简报的种类很多，就其内容而言，大致可分为综合简报、专题简报、会议简报三类。

综合简报主要是反映日常业务中各方面的工作情况，它是一种长期编发的定期或不定期的剪报。专题简报是围绕某一中心工作编发的。会议简报是反映会议进程中的各种重要情况，如大会报告、会后反映、会内外花絮等内容。后两类简报时一种阶段性的简报，一般讲，专题工作告一段落或会议结束，简报也就停办了，其时效性非常强。

根据我们的工作体会，在写作中注意把握好以下几点：

（1）抓支点。即抓要害，抓主导，抓全局性、指导性的问题，抓问题的核心、关键。比如，今年上半年，党政机关都在进行保持共产党员先进性教育活动，简报成为反映这次教育活动的主要阵地。要反映好这次活动，首先应把握好一个原则，即抓住这次教育活动的支点，那就是全局性、指导性的问题。因此，在简报编写之初，我们先将中央、市委以及市局关于第一批先进性教育的主要提法和重点要求加以辑录，作为下一步编写简报的指导思 17

想和理论支点，使整个先进性教育活动简报内容始终围绕中心，做到既有骨架，又血肉丰满。

（2）抓热点。热点问题不仅是群众关心的问题，同时也是各级领导关心的问题。仅以这次先进性教育活动为例，在第一阶段中各单位都开展了共产党员先进性具体标准大讨论，共产党员先进性的具体标准究竟是什么，市局党委提出要结合各自的工作岗位来谈，要求人人都要谈，将共产党员先进性的标准具体化。为推动这次大讨论顺利进行，同时也为了展现大讨论的具体成果，讨论伊始，我们接连听了几个支部的讨论情况，随即以“一名党员一盏灯，一名党员一面旗——市局先进性教育活动大家谈”为题连续编发两期简报，选取一些党员的典型发言。结果证明，这两期简报对推动这次大讨论起到了积极的推进作用，使每名党员在讨论前都进行认真思考，最终在党员讨论的基础上形成了市局共产党员先进性的具体标准，即当好五个排头兵：坚定信念，做构建和谐社会的排头兵；勤奋学习，做提高实践本领的排头兵；牢记宗旨，做优质高效服务的排头兵；弘扬正气，做文明公正执法的排头兵；奋发有为，做争创一流业绩的排头兵。

（3）抓沸点。所谓沸点，就应比热点问题更让人关注，因而引起的反响会更大。在这次先进性教育活动中，我们推出了一个优秀的党员律师×××，他是这次活动中出现频率相当高的名字。整个活动中，以×××的先进事迹为专题的简报我们共编发了9期，占到这次教育活动全部简报的10%。首都八大新闻媒体也分别在“时代先锋”栏目中推出×××的先进事迹，最后，×××先进事迹报告会将这次先进性教育活动推到了高潮，而我们的简报及时跟踪报道了这名优秀党员律师的事迹及相关信息，对先进性教育起到了很好的促进作用。

（4）抓亮点。亮点，必定是能让人眼睛一亮、为之一振的事情。这次活动中，我们捕捉了不少亮点，为这次先进性教育活动增色不少。例如，在这次活动中，市局的很多离退休的老党员身上有许多感人的事迹，有的老党员躺在病榻上坚持让子女念文件，有的还撰文寄语机关年轻的共产党员，有的在临终前还嘱咐子女不要忘了交先进性教育知识答卷等等，这些看似细小的事情恰恰是“于细微处见精神”，我们以老干部的一些感人事迹为例先后编发了“满目青山夕阳红”“从古到今话廉政——与市局机关的年轻共产党员谈谈心”等简报，受到了上级机关的好评并被转发，而且在普通党员干部中也赢得了一致好评。

四、关于公文中数字的正确用法

在公文写作中，存在着数字错用、滥用的现象。究其原因，主要是规范意识、标准意识不强，对数字用法的有关规定不熟悉。为了帮助读者正确使用数字，笔者总结多年的工作经验，并结合《国家标准出版物上数字用法的规定》，将汉字数字和阿拉伯数字的用法分类归纳如下：

汉语数字使用的一般规定

汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”等数字。在以下环境中必须使用汉语数字：

1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2、中国历史纪年、夏历月曰、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋节、正月初 19

五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六曰（1964年10月1曰）、曰本庆应三年（1867年）等。

3、含有月曰简称表示事件、节曰或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和曰的数字用间隔号“?”隔开，并处加引号。如：“一〃二八”事件（1月28曰）、“一二〃九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4、相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万 套、三四百里、四十五六岁等。

5、用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文曰期应按规定使用阿拉伯数字。

阿拉伯数字使用的一般规定 “0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”等阿拉伯数字，引入我国的历史并不长，据说是“五四”运动时期的事。由于当时采用竖排版不方便，再加上保守势力的极力反对，阿拉伯数字并没有得到普遍使用。直到解放初期，随着横排版印刷的推广，阿拉伯数字的使用才逐渐地普及起来。机关公文中有关阿拉伯数字的书写是有严格规定的，大体有以下几种情况：

1、公历世纪、年代、年、月、曰、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。

2、统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如300kg、15cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如200kg（200千克）。

4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发„2005‟8号文件、T37/T38次快车、HP3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。