保存oa公文的方法

2024-06-27

保存oa公文的方法（共1篇）

1.保存oa公文的方法篇一

中国移动通信集团湖北有限公司宜昌分公司文件宜昌移字[2010]100号

一般

关于进一步加强公文处理工作的通知

各县市分公司、郊区营业部、城区营业部、本公司各部（室）：

公文是公司依法行政和进行公务活动的重要工具，是表达意志、传递政令的重要手段。分公司领导高度重视公文处理工作，多次就加强和改进公文处理工作提出明确要求。

为了规范全市公文运行，综合部通过下达公文处理规范、考核通报和各单位自查整改，各部门、各单位公文处理水平得到了一定的提高，公文处理整体质量得到了较大的提升，公文整体运行趋于规范，但还存在一些问题：一是公文格式不规范的现象仍然时有发生，文稿质量仍然有待进一步提高；二是报请公司领导

—1— 签发但涉及其它部门职权范围内的工作未经充分协商和会签，给相关工作造成被动；三是公文处理不及时，而且有的公文会签时间过长，影响了公司的运营效率；四是公文的要素不全，特别是上行文，如请示、报告的公文要素不全，请示公文的请示事项模糊，尤其是费用类请示的公文在正文里没有明确发生的费用等相关信息，且有的还不写抬头上的受文单位；五是请示性公文“一文多事”，违背了“一事一请示”的原则；六是报告与请示不分，有的报告中夹带请示事项；七是有的部门（单位）重发文、轻管理现象比较普遍。

为进一步加强公文处理工作，经分公司领导同意，现将有关事项通知如下：

一、各单位必须进一步提高对公文处理重要性的认识

公文是规范协调组织各项活动的重要工具，是体现自我综合素质的重要载体。形象比喻，公文就是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表；公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。

因此，各单位负责人要进一步加强认识，率先垂范，督促本部门加强公文规范的学习，自身加强审核把关，确保公文质量得到进一步提升。

二、各单位要严把公文审核关

公文办理过程中出现的各种公文质量不高的问题，尽管原因 2 是多方面的，但绝大部分都与审核把关不严有关。根据公司公文运行的实际，各部门（单位）负责人要重点把好六关：一是行文关。主要审核是否需要行文和如何行文。应根据发文办理的行文效用原则、发文不升级原则和关于精简文件的有关规定，特别是要防止发文升级，克服部门职权范围内事务升级由公司行文的现象，严格控制和精减公司发文。二是行文规则关。主要检查主送单位不升级原则、联合行文主办单位排列在前原则、发文不升级原则、发文协商一致原则、一文一事原则、请示与报告分开原则。三是政策内容关。这是文件审核把关的核心，在审核文件涉及的政策内容时要做到“三个不抵触”，即与国家法律、法规和现行政策不抵触、与现行的有关文件不抵触和与有关部门的有关规定不抵触。四是会签关。主要检查应当会签的部门是否一一会签，会签的单位是否取得一致意见，不同意见是否如实反映。五是文字关。主要检查公文的文字是否正确地反映了行文的意图，是否表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、简明扼要、通俗易懂，有无错漏（尤其是数字、人名、地名和其他专用名词）。六是体例格式关。主要检查公文格式有无遗漏、是否准确，使用文种、语气是否恰当，是否符合公文体例格式的相关规定。

三、规范公文格式

不论是分公司层面还是各部门内部的发文，格式都必须依照相应的规范。主要体现在以下几个方面：

（一）标题要使用方正小标宋体二号体字，公文的标题组成—3— 是“发文机关+事由+文种”，若文件版头有发文单位，则可在标题中省略发文单位，并且在事由前加上“关于”二字。特别指出的是，由于“申请”、“汇报”都不是文种的规范称呼，在标题中应使用“……的请示”、“……的报告”等。

特别地，对于转发文件类标题，构成一般是：发文机关＋“转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种。

（二）公文的板式为A4版面，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。如无特殊要求，字体颜色一般均为黑色，不加粗。

同时，为了公文整体排版规范，建议尽量不要把表格、图形等元素放在正文中，可以放入附件中。如果确实需要放入正文的图表，力求要与公文整体协调、美观，不要造成公文错位、混乱。

（三）公文的层次序号按照“

一、”，“

（一）”，“1.”,“（1）”依次书写。

（四）附件的标注必须与正文空出一行并在行首空两格，标注的方式为“附件：1.XXXXXXXXX”，如果有多个附件，则另起一行，不再写“附件：”，只需从序号写起，但序号必须与“1.”对齐，同时附件列表里的附件顺序必须与附件的标注一致，不要使用“附件一”之类的标注。

（五）为了方便存档打印，附件排版要规则，要尽量让表格内容缩至一面和居中。

（六）公文的落款日期必须使用中文的大写日期，将年月日写全,且零写成“〇”，不写成“0”或“O”,如“二〇一〇年五月二十日”，不要写成“10-5-20”或“2010-5-20”等。

（七）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

四、电子公文处理必须做到准确、及时、安全

要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的公文，必须在规定的时限内完成；一般文件必须在3个工作日内办理完毕。

五、充分会签和协商

有关部门报请分公司领导审批或下发的公文，凡涉及到其它部门职权的，必须经相关部门会签后才能报分公司领导签批或下发到各单位。除主办部门另有时限要求外，相关部门的会签时限应遵从一般公文处理的时限要求，即必须在3个工作日内予以会签完毕。

这里特别指出的是，为了方便会议室安排等事项，凡是需要综合部安排会议室等事项的电视电话会等会议类通知必须经综合部会签。

六、正确使用文种

（一）正确使用“请示”与“报告”。

请示、报告都是对上级单位发的公文，为上行文文种，必须首先注意把握这两种公文的异同点。两者的共同点在于，在抬头

—5— 都必须顶格写明受文单位，这是对对方的尊重。基本区别在于，报告为陈述性公文，只需将有关情况或问题向上级机关反应，而不要求上级机关答复；而请示属于请求性公文，上级机关必须做出明确的批答回复。因此，在行文中应将两个文种分开使用，在报告中不得夹带请示事项，以免误事。

鉴于目前公文系统中的请示公文存在着用语模糊、要素不全的情况，这里着重将请示公文的拟写要求如下：

1.要正确使用请示文种的内容结构一般由标题、正文和尾部三部分构成。

（1）标题通常由发文机关名称、事由、文种三要素构成，通常是“（发文单位）关于（事由）的请示”其中“事由”部分要明确、简括地表述出请示的重心意向，如“综合部关于购买VIP俱乐部办公家具的请示”等。

（2）正文部分是请示的核心内容，它必须载明“请示缘由”和“请示事项”这两方面的事项。

在请示缘由环节，要用简明扼要的语言将请示的原因或请示的依据、出发点和思想基础交代清楚。

在请示事项环节，要将请示的具体内容，请求上级机关给予解决和支撑的具体事情和盘托出，不要函混晦涩、言语模糊，让人不知所措。目前公文系统中“请示”主要要数据修改类请示和费用类请示两种。对于数据修改类请示，如工号申请，都必须在本环节概要地写明为哪些人增配工号，然后按照相关要求附上所 6 需的表，如OA、MIS申请表、BOSS账号申请表；至于是网络割接，必须在本环节写明涉及到哪些数据、网络调整，需要上级单位做哪些支撑工作。对于费用类请示，则应在本环节的正文中清晰具体地写明总计需要的资金数额、已经筹集多少、尚需要领导解决多少，如果对于涉及到很多物资的具体品名等细项金额在正文中不方便处理的，可以将清单（包括分项金额和总金额）作为附件。在此特别指出的是，县市经营单位使用“县公司请示”流程，各部门的OA账号等请示不需要领导签批，直接使用“部门内部传真”流程，在公文名称上写上“……的请示”即可。

在请示的尾部，一般使用较为固定的结语，通常写法是“妥否，请批示。”，注意也不要出现“报告”字样，也不能限定上级机关几日内批复，这是不礼貌的。最后，请示的落款写明单位和日期。

请示的正确案例和错误案例见附件。

2.要注意主送一个上级单位，不得多方请示。如果一项工作涉及到几个上级单位，在请示时应当本着“谁有权利批准这一工作就请示谁”的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。

3.在请示中一定要做到“一文一事”，不得在请示中一文多事，以免出现有些事属于某部门职权范围、而另一些事超出相关部门职权范围的情况。

（二）正确使用函

—7— “函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。可以是平级，也可以是上下级。主要分为“问函”和“复函”两种。

1.问函。开头要交代去函的缘由、根据、理由。要开门见山，直截了当；主体要写明询问或商洽的内容。要求写得具体、准确、条理清楚，要一事一文；结尾常用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也可以写一些表示感谢和祝愿的词语，如“特表示感谢”、“请函复为感”、“顺祝商祺”等

2.复函，开头一般要写明所复何函，如：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复如下：”；主体要针对问函所商洽和询问的事项，做明确、具体的答复；结尾不用寒喧，也可以没有结尾，常用“此复”、“特此函复”等。

3.OA中的函要启动“宜昌分公司公司函”的流程，分公司层面的对外的函都必须纳入电子公文的函流程，经相关领导签发批准才能对外送出。

4.分公司内部各单位、各部门不得以部门的名义对外行文，部门发文的主送单位必须是公司内部单位。

（三）如果相关的传真、通知和会议纪要只涉及到本单位，出于精简公文的需要，不需要分公司领导签批，则只需走内部传真、内部会议纪要等内部流程，本单位负责人进行签发即可。

七、要切实加强会议记录的归档工作

会议纪要是将会议的重要事项决定进行汇总提炼后的公文，8 而会议记录是会议开展情况的如实反映，要求精炼地记下每位会议代表的发言。请各单位按照《关于印发会议管理办法的通知》（宜昌移字[2008]182号）的要求，加强本单位会议的管理和会议记录工作，并将此作为本单位、本部门的基础性的工作进行夯实。各县市经营单位的责任部门在本单位综合部，各部门要对本部门的会议记录工作和归档情况负责。综合部将不定期进行检查相关工作。

八、精简文件、改进文风

一是要把握文件规格，减少文件数量。可发可不发的文件一概不发，各部室、各单位发文必须坚持少而精，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短，能低规格发文的决不高规格处理，凡能通过电子化工单、电话、传真、电子邮件、飞信等形式解决问题的，不印发文件。

二是压缩文件篇幅，提高文件质量。行文应言简意赅、言之有物，同时要严格控制附件的数量和篇幅。同时，起草文件要注重指导性、针对性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述；通知的事项应明确工作要求，做到意尽文止、条理清楚、文字精炼。

九、行文关系和规范称谓

（一）内部称谓

1.在公文中，各职能部（室）的称谓必须是全称，如运行维护部、市场经营部业务支撑中心，不称为“运维部”、“市场部支

—9— 撑中心”等；对于各经营单位，称为“夷陵分公司”、“郊区营业部”等。

2.对省公司行文时，行文抬头称：省公司；分公司对省公司部门（中心）行文时,抬头称“省公司XX部（中心）”等。

3.工会称谓：“中国移动通信集团工会”简称“集团工会”；分公司工会的全称是“中国移动通信集团工会宜昌分公司委员会”，分公司工会向各分会、工会小组行文，可简称“分公司工会”。

4.中国移动通信集团公司简称：中国移动，内部可简称：集团公司，不称“中国移动集团”。

（二）对外称谓

我公司名称“中国移动通信集团湖北有限公司宜昌分公司”，在对外较为正式的场合简称“中国移动湖北公司宜昌分公司”,在对外的宣传报道和汇报中，可根据需要进一步简称为“宜昌移动”。各县市分公司按此规则进行处理。