浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧

2024-09-01

浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧（共5篇）

1.浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧篇一

一、称呼

1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“DearA”，你的回复也当对应为“DearB”，若你回复客户“HiA”，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“HiA”，你的回复也当对应为“HiB”。其他，同理。

2、客户邮件称呼你“DearMr.名+姓”，你回复客户也当是“DearMr.名+姓”。若你回复客户“DearMr.姓”或“Dear名”，就不规范(规范性就是对应性);若你回复“DearMr.名”，那就是错的，因为无此表达(我知道有不少朋友对此无意识)。

二、有问必答

1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。你的回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。

普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品(参考图片)，以及特定规格的产品(产品参数)，以及报价基于的交易条件、付款条件等(相关条款)，而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去?让客户去猜?我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你没有做到有问必答了，只会因你的“不专业”而不理你了。

客户对于货源有更多、更好的选择，来源于比你更加专业的同行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四?就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。

2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题，

备考资料

你回答了其中三点。客人楞了，且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想?

3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。如果是紧急确认，后果可能很严重。

4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景(如杭州西湖)的，你回复时总该礼貌性说一句“是啊!西湖好美啊!”吧。你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗?与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“Howareyoudoing?”或“Itwasgreatmeetingyouatyourboothonthe100thCantonFair”，你回复的邮件中却找不到与此所对应的字句。

三、问题回答的顺序

1、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最好与客户的问题点或确认点相对应。人与人是有区别的，更不要说中西文化差异了，那么客人的思维模式了。

客人在列出问题点或确认点时，是有一套他认为合理或自然的逻辑或习惯性顺序的，你乱先回答3、再回答1、再回答5...客人会不习惯或觉得不符合他的逻辑。有人说了，这有什么，反正问题都回答了。咳!这就是问题的根源!

2、与上类似的道理，客户写邮件整体的顺序，也有其自有的逻辑或习惯性顺序的，客户一开始寒暄问候，接着做自我介绍和公司介绍，然后是要报盘，然后是问你几个问题，最后是说表明哪天要来中国。你的回复，也应是基本按照客户邮件中体现的逻辑或习惯性顺序去回复，这样才是对应。

如果您需要改正以上所犯错误的习惯，对每封重要邮件，建议回复每封客户邮件之前最好针对客户的一一起草作答，然后检查一遍。做任何事都需要细心，认真的态度，外贸也不例外。什么是认真，这就是认真：确保没有错误单词，确保回答了客户所有的问题。

2.浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧篇二

关键词：商务英语信函；语言特点；翻译技巧

中图分类号：H315.9 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2012） 14-0177-01

作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段——商务信函得到越来越广泛的使用和普遍的重视。商务英语信函具有特定的对象，在词汇和句式上具有特定的特征。在商务英语信函翻译中，要做到忠实、通顺，译者应遵循准确规范，功能对等的原则。

一、商务英语信函的语言特点

（一）商务英语信函的词汇特点

1.大量使用专业词汇。这些词汇具有高度的术语性，专用性极强，大多是从普通用语赋予新的特殊含义发展而来。如：offer一词的基本含义是“给予，提供”，在商务英语中的含义是“发盘、报价”，即卖方主动向买方提供商品信息、价格信息的行为。Produce专指农产品，而product专指工业制成品。2.常使用商务缩略术语。商务缩略语源于国际行业惯例，是在长期的商业实践基础上逐渐产生，约定俗成的。这些缩略语更为简洁和易用，有助于业务双方提高工作效率，因而在商务英语信函中大量存在，例如： D/P. （Documents against Payment）；L/C （ letter of credit信用证）；FOB （ Free on board离岸价）； B/L （ bill of lading提单）。3.使用正式的书面语。比起普通私函，商务英语信函在措辞上更为庄重、客观、严谨。这是因为信函中的言辞意味着交易方式的承诺和表态，在一定程度上展示出业务双方的形象和素质。另外，商务信函中多用派生名词替代动词来表示动作行为，避免涉及时、体、态等因素，使得信函更为客观、正式。

（二）商务英语信函的句式特点

国际商务英语信函时常使用完整正式的句型、固定的习语、倒装句、用陈述句表示委婉的祈使语气以期待对方采取所希望的业务行为。另外还常用多层次复杂的从句和长句，来表达多层次的复杂逻辑关系和相互关联的意思，而这是短句无法比拟的。

二、商务英语信函的翻译技巧及策略

由于英汉两种语言在表达方式和句法结构上存在差异，为了表达的清晰和自然，商务英语翻译需要运用一定的方法和技巧。科学地掌握英语翻译方法和技巧，并能合理的运用，是做好英语翻译的关键。在现代商务英语信函中，最常用的翻译方法有：增译法、减译法、转译法、分译法及习惯术语的译法。

（一）增译法。增译法，是指在翻译时适当的增添一些词、短句或句子使译文的表达形式更加完整、内容更加容易被读者所理解的翻译方法。例如：We comply with your request and give you the lowest price. 应贵方要求，给予贵方最低价。We are awaiting your favorable news. 静候佳音。

以上两个例子在翻译第一个例子时，增补了动词短语“comply with”，翻译原译文第二个例子增补了代词“your”，如果不增补动词短语“comply with”和代词“your”和”的话，两个句子结构就会出现语法错误或不符合英语的语言表达习惯。通过增译保证了原文意思的明确和句子结构的完整。

（二）减译法。减译法，即在翻译时删去一些与译入语思维、语言习惯和表达方式不相符的词和内容。例如：We take this opportunity to inform you that we are now in a position to make prompt shipment of merchandise. 兹奉告，该商品可即期装运。Shall we meet each other half way？我们折中处理好吗？第一个例子中英语短语“meet each other half way”在原译文中减译为“折中处理”。在第二个例子中减译了take this opportunity 这一表达，省略了三个代词，并且原文中的“in a position” 用一个汉字“可”即可表达。

（三）转译法。转译法，是指在翻译过程中对原句中的词类、句型和语态等进行转译从而使译文符合译入语的表述方式、方法和语言习惯。

Payment by sight L/C is acceptable to us.用即期信用证支付我们可以接受。We now take pleasure in placing the following order with you.我们很高兴地向你方订货如下。

在以上两个例子中，第一个例子中动词词组“take pleasure”相应地译成副词“高兴地”，在第二个例子中由含有动作意味的名词“payment”译为动词“付款”。通过转译使译文更清晰自然，符合汉语的表达习惯。

（四）分译法。所谓分译法，就是在翻译时将原文中的单词、短语或者从句从原结构中脱离出来，扩展成若干汉语单句以符合汉语的表达习惯。例如：

Although your price is below our level， we accept you order in view of our initial business.虽然你方价格比我们低，但考虑到这是我们之间的第一笔交易，就接受了你方订货了。

Unfortunately the goods you ordered can not be supplied due to heavy commitments. 很不幸，所订货物由于需求太多而无法供应。

在以上两个例句，第一个例子中把介词短语“in view of our initial business.”译成句子“但考虑到这是我们之间的第一笔交易”，第二个例子将英语中单个做定语的名词“Unfortunately”扩展翻译成单句“很不幸”。

（五）习惯术语的译法。国际商务英语信函是一种公函，因此常带有一些古词来显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，逐渐地固定下来，被广泛使用于商务信函中。如：商务英语信函用词专业性强主要体现在使用了大量的专业术语、缩略语等，如：FOB（离岸价），CIF（到岸价），B/L（提货单）等，专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，因此，译者在翻译的过程中不能望文生义，要结合其特定内涵和语境来翻译。

三、结论

措辞得体的商务交流可以帮助一个公司建构良好的商业形象，进而促成贸易合作，反之，则会给公司带来消极负面的影响，使商务活动失败。在翻译商务英语函电的过程中，必须抓住商务英语信函在词汇和句式上的特点，了解中西文化差异，运用恰当的翻译方法，才能撰写出质量上乘的商务英语信函。当然，只有通过不断地学习和探索，才能逐步提高商务英语信函的翻译水平。

参考文献

[1]李晓坤.商务英语的语言特征及翻译技巧[J].商场现代化，2008（8）：189.

[2]陈浩然.外贸英语翻译漫谈[M].北京：中国对外经济贸易出版社，1983.

[3]葛平.外贸英语函电[M].上海：上海财经大学出版社，2004.

3.商务英语信函写作技巧分析篇三

写信的原则(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

实例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

信的本文汉译

关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”，理由有三：

1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;

3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的`诉讼(Lawsuit);

4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，即：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定货的信中，必须明确说明

“需要什么商品”(What you want)

“何时需要” (When you need the goods)

“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘，不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)

4.外贸信函报价小技巧篇四

(一) It is a condition of this letter that the name of this Bank will not be disclosed in the event of our report being passed on to your clients.

译文：本函有一个条件，即在把我们的报告转交你们的客户时，请勿泄露本行的名称。

这段话是出自银行对某项咨询的回复信函。此类复信一般包括三部分：

1) 陈述实事;

2) 表示意见;

3) 提醒对方所提供的资料是绝密的。上面的句子属于第三部分。

本句中的it是形式主语，其主语是that……从句。

其他表达方式：

1. Please note that this information is furnished without any responsibility on our part and should be held strictly confidential.

2. Please note that the information is furnished at your request without any responsibility whatsoever on the part of this Bank or on any of its officers.

3. May we ask that you treat this information as strictly confidential without responsibility on our part.

(二) Should you be prepared to reduce your limit by, say 10%, we might come to terms.

译文：如果你方愿意减价，譬如说减10%，也许能达成交易。

这句话是在讨价还价中常用到的句子。在双方的谈判中，价格是一个很重要的环节，婉转地提出自己的意见可以使自己处于主动地位。

say 10% 是let us say 10%的简化。

be prepared to… 准备做……事，例如：We are not prepared to change the terms.

limit n.限度 (在外贸业务中有时用来指价格，即价格限度) ，例如：Your limit is too high to permit business.

5.浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧篇五

二写作原则

三写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）

五结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性（completeness），清晰性（clarity），简明性

（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君 2005：171）指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3．清晰性（clarity）

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结

构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4．简明性（conciseness）

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit），商务信函更是如此。

这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。（2）用单词替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5．具体（concreteness）

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars.这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？

为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6．礼貌（courtesy）

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年（转引自何自然 1997：107－109）提出了礼貌原则，并指出这一原则包含 6项准则：得体准则（Tact Maxim），慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则

（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易赢得对方的好感。（3）使用积极和正面的词以替代消极和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。（4）即使我们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不定会为自己或公司赢得新的商机。

7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行业术语

有研究者（张煜等 2006：151；寥瑛等 2005：111

－113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L（提单），L/C（信用证），FOB（装运港船上交货），CFR（成本加运费）等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

（二）用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌(Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

（三）文中多用专业术语和贸易行话