加快煤炭企业档案数字化建设的思考

加快煤炭企业档案数字化建设的思考（精选10篇）

1.加快煤炭企业档案数字化建设的思考 篇一

煤炭企业档案管理存在的问题

及对策建议思考

煤炭企业的档案管理内容不仅记录了煤炭企业的经营发展情况，还对整个煤炭的生产环节和管理工作等产生的资料和信息进行记录。当前，煤矿企业的档案管理类型主要包括：文书档案、财务档案和科技档案等类型，这些档案信息中涵盖了煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，是煤炭企业发展过程中的重要和核心的资料。其不仅总结和归纳了矿井的发展历程，还是几代煤矿人运用自身的智慧和汗水积累的有价值的资料。因此，在新时期下为了能够提高档案管理的水平，本文针对相关问题进行分析，以供参考。

煤炭企业是国家能源的重要来源，关系到我国经济发展，因此所记录的历史信息及相关的数据尤为重要，特别是在企业遇到问题时，首先想到的是查企业历史记录，经过查阅档案，结合当时的具体情况，一些问题便迎刃而解。同时在选人用人方面，每个员工在企业发展中都有其特殊的表现，在档案中都记载着好的一面和不好的一面，经过查阅档案，对每个员工都有一定的认识和了解，这样在提拔领导干部时使领导班子成员对一些员工更加有保障，更能做到量体裁衣。综上所述，档案管理工作在煤炭企业发挥着很重要的作用，对企业长期、稳定的发展起着非常深远的作用。

一、煤炭企业档案管理的重要意义

主要包括以下几点：1.为管理层决策提供帮助。企业档案中所记录的是一个企业所有经营活动和生产活动的信息，煤炭企业更是有着更加庞大的信息量，其中包括生产经营、人事变动等信息，涵盖了企业在整个发展过程中的经营成果及其历史。这些信息往往能在企业遇到困难时，提供经验性的解决措施和方向性的帮助。从这些方面而言，煤炭企业的档案管理工作有着十分重要的价值，应当给予足够多的重视。2.维护企业合法权益。企业的档案卷帙浩繁，尤其是一些原始凭证，在企业审查中也是会起到重大作用，使管理者更为清晰地了解公司的资产构成状况。在面对涉及经济纠纷时，原始凭证就是企业最有力的武器，能够帮助企业维护自身合法权益，避免较为重大的损失，为企业的正常运营和发展提供一定的保护。3.提高企业的经济效益。煤炭企业档案涵盖了生产、经营、人事、技术等内容，也见证了企业的发展，记录了企业的成功与失败。这些数据经过有效的分析和管理，能够在较大程度上起到借鉴和警醒的作用，使企业能够在面对困难时，引领企业能够顺利走出困境，进而节省企业成本，提高企业的经济效益。

二、煤炭企业档案管理存在的问题分析

1.煤炭企业的领导对档案管理不够重视。主要体现在资金投入不足和人员素质不高等问题。资金投入不足：随着我国科学技术的不断发展，我国的档案管理已经由原来的手工操作转变成电子文档，并且采用计算机互联网，但一些煤炭企业的领导只重视生产管理，忽视档案管理，由于对档案管理资金投入不足，一些煤炭企业档案管理仍停留在半手工操作层次，造成档案记录不完整、不全面和不真实等，极大地影响了档案管理的发展。人员素质不高：由于一些企业对档案管理的不重视，对档案管理人员的选用门槛过低，极大地阻碍了企业档案管理的发展。

2.煤炭企业档案发展动力不足。前进的动力是推动自身发展的重要因素，也是主导因素，一旦失去这个动力，任何事物的发展都会趋于停滞，就好像在当前的教育环境下，大学作为学生的目标，在实现以后，家长和老师一旦放开管制，学生就会在大学中沉沦，依然是无法成为一名栋梁之材的。企业档案发展也是同理，煤炭企业作为能源企业，成立前期往往受到政府的高度重视，也都受到政府的支持和管理。而对档案的管理，并不是企业自身意识到其价值所在，而是政府强制要求下不得已才进行企业文档的管理。而目前社会处在经济转型期，国家放开管理，致使企业档案发展难以摸清楚方向，由此导致档案堆积如山，无人问津。至此，档案管理就成为空谈，档案的整理工作也没有专职人员去负责，等到库房无法存放更多的档案时，再临时抽调人员开始档案整理，但是这些档案都是数年积年累月下来的，又岂能是简单整理就能完成的工作；再加上临时抽调人员去整理档案，导致的工作延期也是要计算的损失。甚至想要放弃档案保管的企业的个人也不在少数，连企业档案本身都被忽视了，更不用说企业档案价值的挖掘了。在部分人眼中，连企业档案是否应该存在都被怀疑，可见企业档案管理的必要性在人们心中的地位已经岌岌可危了。

3.管理流程机械化。如果不改变人们对企业档案管理的认知，其功能将逐渐单一，成为保存文件的库房罢了。而当前的管理制度，却把库房变得像个流水线，缺乏相互联系。从文件的收集到整理，是简单地按照标题进行分类、编目、装订后，再摆放得整整齐齐，这一套流程就结束了。从中可以看出，每个管理过程基本就是个流水线，只要能保证按时交接就可以了。挖掘其中的价值、细密地分类是不太可能的，毕竟只是为了应对检查。这样一来，整个管理流程基本形同虚设，更別说发掘更大的价值。煤炭企业的企业档案管理大多依照传统模式进行，这也就不可避免地导致企业档案管理的流程也是宛如流水线一样的作业了。

三、提升煤炭行业档案管理的相关对策

1.转变观念，提高重视程度。开展档案建设对于提高企业工作效率、减少劳动成本、提升企业经济效益具有重要作用，但当前煤炭企业对档案建设的重视程度不够，需要转变观念，意识到档案数字建设的价值，从而推动进程。从管理者层面而言，应将档案数字化工作纳入企业整体规划，将档案建设经费纳入预算，为数字建设提供资金支持。从档案从业者而言，要更新工作观念，重新定位档案工作在信息时代面临的机遇与挑战，明确自身存在的不足，积极学习新的专业知识、提升信息技术以应对建设的需求。

2.实现办公与档案管理的一体化发展。伴随着大数据、互联网时代的到来，煤矿企业业务不断增多，办公规模倍增，这就导致煤矿企业无论是在产品的开发、技术上、财务上、销售方面以及人事方面都存在着大量的文件。这些文件内容与档案管理内容联系较大，档案管理部门在对这些文件进行整理、提交和归档时如果采用传统的办公软件或者办公手段等，不仅加大了档案管理人员的工作压力，使得档案管理工作出现混乱等问题。因此，面对海量的信息，只有采用档案管理自动化系统，将煤炭企业中的基础办公和档案管理工作进行相互融合，才能实现办公与档案管理一体化的发展，并有效地节省了人力和时间方面所产生的损失，提升了档案管理的工作效率。

3.积极推进煤炭企业档案管理制度建设。煤炭企业档案管理应当和智库相链接，依靠智库所拥有的庞大的知识资源，明确分析企业的各项情况，对企业进行方向性的引导，改变以往被动式的服务模式，提供更加具有主动性的服务，从而变成一个能够创造经济价值的部门，使人们改变过去的偏见，真正意识到档案的价值，也能够提高煤炭企业档案管理工作者的认同度，提高服务质量。

4.资金支持。档案管理和其他管理一样，要达到一定的规模和标准就要给予一定的资金支持，办公设施、先进设备的引进、技术人员的聘用等都需要资金。目前我国较为先进的档案管理已经达到计算机数字化网络管理，形成多媒体网络信息库，可以与同行业形成档案信息共享，并利用机读档案、声像档案等新型档案载体为对象实现对档案的保存和保护，实现档案资料的真实性和完整性。但目前我国大多数煤炭行业档案管理还达不到很高的水平，这就要求煤炭企业的领导在建立标准时要高，资金投入要实，资金达不到一次到位，也要制定计划，分次投入，做到逐步实现煤炭企业档案管理现代化。

5.规范管理，强化安全性能。信息安全是档案数字化建设需要考虑的重要问题，加强安全性能既包括档案实体的安全，纸质档案数字化过程中要确保原始档案的完整性与安全性，做到不损页、不缺页。档案管理还应确保档案信息的安全，特别是涉及煤炭企业机密的档案，因此，档案从业者应具备高度的保密意识，采取档案业务外包的企业应与外包企业签订保密协议以确保信息的安全。而对于档案管理后期的安全保障，一方面要运用计算机加密技术、定期杀毒等措施防范黑客或病毒的侵扰，另一方面，注重管理软件的更新升级，做好数据迁移工作，以避免因數据兼容问题造成的数据无法读取等问题。

6.注重档案管理人员的继续教育。面对新形势的新要求，档案管理人员需通过继续教育开不惯提升自身素质以更好地适应时代的新发展。国家档案局联合人力资源和社会保障部印发《档案专业人员继续教育规定》，对多个方面对档案从业人员的继续教育进行了详细阐述。针对煤炭企业档案工作者应从三个方面着手着力提升自我素质：一是档案专业知识。档案工作是一项专业性较强的工作，而非档案专业的兼职人员理论知识不足难以实现档案的专业管理，通过系统学习档案专业理论知识十分必要。二是煤炭企业相关知识。煤炭企业是国民经济发展的重要支撑，是专业性企业，其档案管理具有专业性，特别是档案信息中涵盖的煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，需要专业人才才能明确，因此深化煤炭企业相关知识的学习十分必要。三是信息技术相关知识。随着档案管理工程的逐步推进，掌握必要的信息技术已成为档案管理人员应对档案事业发展新特点的必然要求，如Word、Excel等常用办公软件，档案管理系统、数据库操作，等等。

四、结语

档案管理对煤炭企业今后的发展起着举足轻重的作用，但目前我国一些煤炭企业对档案管理重视程度不够，因此在资金投入和人才引进及培养方面还存在不足。只有不断提高企业管理人员的档案意识，不断加大资金投入，吸引更多素质高、能力强的人员加入，煤炭行业档案管理工作才能不断提高。

2.加快煤炭企业档案数字化建设的思考 篇二

随着煤炭企业改革开放的不断深入发展, 循环经济得到较快发展, 特别是立足煤、延伸煤、超越煤, 拉长产业链条, 形成了以煤炭生产为主多种产业结构并存的格局, 煤炭企业纷纷成立了各大集团公司, 这就使档案馆的工作必然担负起集团公司下属的各子、分公司、参股、控股公司的全部档案管理工作的任务, 建立怎样档案管理网络?形成怎样的工作体制、运行机制, 是摆在我们面前的紧迫课题, 需要深入思考, 进行一一探讨。

1 面临的问题

1.1 档案工作运行机制与煤炭企业发展脱轨

目前, 不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标, 认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益, 看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作, 而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用, 不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心, 以二级单位档案科 (室) 为重点, 部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱, 机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落, 文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用, 企业档案工作被忽视。

1.2 档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要

随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入, 集团化大公司不仅规模大, 而且子公司众多, 性质各异、区域分散, 比如:潞安集团公司是以煤炭为主业, 同时始终把循环经济作为资源型企业, 发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制, 企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系, 已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系, 企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化, 企业档案的形成大大超越了原来的范围, 其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制, 必然无法满足企业个性化的要求, 不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3 档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应

档案工作是一项十分专业的系统工程, 不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干, 没有技术含量, 抱着资料装装订订, 存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高, 档案人员不仅要掌握档案管理理论, 还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能, 生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识, 有了较广博的知识面, 才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多, 客观上导致对档案知识的学习、掌握不够, 其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2 煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1 没有形成一套强有力的管理网络核心

形式多样、性质各异的子、分公司存在, 造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职, 各自为天, 特立独行, 没有统一的档案管理网络核心, 不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上, 职责不明确。

2.2 没有形成一套系统完备的档案管理网络制度

不少煤炭企业档案管理制度不健全, 没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大, 易造成档案管理政策性失控。如:由于档案管理网络监管不到位, 某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步, 往往先开工后审批, 导致重要文件、审批手续不齐全、不完整, 造成档案资料缺失;没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位, 致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准, 分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如:没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位, 大型设备不经档案人员参与验收签字, 随意开箱运行, 造成档案资料丢失。

2.3 企业档案管理人员兼职过多, 且大多不具备档案方面的专业知识

不少单位往往不设立专门的档案管理岗位, 而采取兼职的办法, 极易造成档案分散保存。同时, 档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备, 必然导致档案缺失。

2.4 在企业产权变动中, 企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失

如一些公司在关停过程中档案随意堆放;在破产清算过程中会计档案频繁借出, 未办理借出、收回手续;企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走;职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等, 都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3 决解问题的办法

3.1 建立健全档案管理网络体系, 统一领导, 分级管理

规范全宗管理, 统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系, 统一领导, 分级管理, 便于了解掌控各级档案管理部门工作动向, 及时进行监督、指导, 有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例:1988年潞安集团公司档案馆成立, 为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里, 集团公司档案馆改进工作思路, 及时对公司所属各单位进行调查摸底, 对符合构成全宗三要素的单位, 给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范, 并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系, 形成档案管理网络有机整体, 便于统一领导, 分级管理, 有效地保护和利用档案。

3.2 健全档案网络工作体制, 坚持依法办事

建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制, 形成开展工作的有效运行机制, 提供坚强组织保证, 是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法:以公司档案馆为龙头, 对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”, 有目标、有考核、有监督。有目标:开局之年就制订详尽的工作计划和方案, 并以文件形式下到所属各立档单位执行, 从而推动档案工作开展;有考核:根据每年的工作目标, 相应制定考核办法, 进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作, 确保档案安全保管, 提高档案工作者的业务技能, 增强为集团的服务意识。

3.3 创新管理模式建立档案协助方阵

为建立起“管理科学、服务高效、运转协调, 门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式, 实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一, 目前, 已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区, 规模增大, 机构层级增多, 办公地点分散, 这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置, 积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域, 交通情况, 划分十二个方阵, 每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑, 权衡管理水平、人员素质之后, 才被列入负责单位。采用这种管理模式, 一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系;另一方面又解决路途遥远, 不必要的人力、物力、财力浪费, 可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式, 能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展, 提高档案信息资源开发利用, 推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设, 更好地为集团公司服务。

3.4 全面夯实档案管理网络基础, 确保档案工作走向规范化、标准化轨道

由于煤炭企业档案工作发展不平衡, 各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐, 存在太多漏洞, 不少单位档案工作得不到重视;档案硬件设施跟不上, 档案没有固定存放处;保管条件恶劣;档案库房乱堆乱放杂物等等, 严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础, 确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例:该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶, 积极与所在省、市档案局联合, 制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度, 开展评比、达标活动。经过不懈努力, 不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库, 并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员, 制定了相应的档案管理制度, 建立了符合本单位实际情况的档案分类标准, 大大夯实了档案工作基础, 为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5 用档案管理网路控制单位、控制人员, 防止企业档案流失

煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》, 根据自己所管辖各立档单位, 有针对性地下发年报统计文件, 及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向, 从而及时掌握破产企业状况, 并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作, 督促这些单位夯实责任, 加强档案妥善保管, 确保档案万无一失;就人员控制:各立档单位形成与人事、劳资携手, 档案不移交, 不签字, 不允许调动制度。

3.6 培训档案管理网络圈内档案人员, 需建立灵活多样培训机制, 提高人员素质

要有一批以煤炭企业档案馆为核心的管理网络圈内的能胜任煤炭企业档案工作的管理人员。培训管理网络圈内档案管理人员, 可根据本单位实际情况而定。一种方法:选送档案人员参加档案专业知识培训, 提高档案人员业务素质, 稳定档案专业队伍。另一种方法:直接邀请上级档案主管部门选派专业骨干人员深入基层, 改变以往站在讲台理论教学模式, 采用和学员互动教学或直接亲自手把手教学, 以干代训, 让从事档案工作人员尽快掌握档案工作基本原则、工作流程、分类方法, 同时熟悉了解本单位生产、经营、管理、安全、基建等等方面工作内容, 提高档案人员的综合素质和服务本领。

参考文献

[1]徐建民.档案管理中心[Z].中远集装箱运输有限公司年鉴, 2002.

[2]徐建民.档案管理工作概况[Z].中远集装箱运输有限公司年鉴, 2002.

3.加快高校档案数学字化过程的思考 篇三

一、高校数字化档案的特征

随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得人们对档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案也就应运而生，它是一个新生事物，它的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询；对各种信息资源的检索，通过网络组织读者访问数据库系统，如电子档案、电子图片、声像资料、多媒体资料等；用计算机系统管理档案的服务；数字档案利用网络连接到全球各个角落，让人们很方便地共享资源。数字档案有如下特征：

1．数字档案是一个分布式的群体，通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个单位或一个地域的众多档案信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的档案信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给使用者，超越空间和时间的约束，便于使用者在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。

2．数字档案是面向服务对象的数字化多媒体信息库。数字档案的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化：的信息检索手段，向使用者展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。

3．数字档案是与平台无关的数字化资源集合。数字档案可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。

4．数字档案具有强大的信息传播与发布功能。数字档案的服务方式与传统档案的管理有着重大的差别，它变传统档案管理的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时发布和传播各种档案资源的信息，对使用者进行“引导”或“导航”，向使用者提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。

二、高校数字化档案建设的技术保障

数字信息档案是一个开放式的硬件和软件的集成平台，通过对技术和产品的集成，把大量的各种信息载体数字化，将它们组织起来在网上服务。

1．各种载体的数字化。将档案信息的各种文字、图像等，利用计算机和相关设备，将这些资料数字化。

2．数据的存储和管理。数字档案信息大多数采用客户机／服务器的模式。客户、档案管理服务器和对象服务器构成信息传递的核心结构。档案管理服务器主要管理数据的目录、索引和查询。而对象服务器则用于管理数字化的对象(即各种类型载体的原档案)，当对象数据直接到达客户的时候，就实现了档案对象数据的传送，它存储和管理的数据量是巨大的。

3．组织有效的访问和查询。文本类型的文件检索，实现在网上的快速全文检索软件：如何为多媒体信息档案建立索引，让用户进行有效的查询，也是当前研究的热点之一。

4．权限管理和版权保护。数字档案信息的安全性显得很重要，它要有一般计算机网络系统的管理功能，要重视各种类型用户的权限管理；更重要的是，必须用适当的技术确保资源不被滥用。

三、高校数字档案建设应解决的问题

1．加强高校档案信息数字化的人力资源建设。人力资源，即数字档案管理的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设数字档案的关键。建设数字档案必须确立：“以人为本”。传统档案管理时代的工作人员的工作基本模式是人与纸的结合，或者说是以纸为媒介与用户的结合，也就是人与人的结合。而数字档案时代档案员工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的“人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案员既要有扎实的传统档案学的知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识和网络安全维护知识，即是通才、复合型的人才。数字档案的建设和发展离不开高素质人才。数字档案工作要求管理人员具有较高学历和专业素质，需要掌握多方面知识结构的人才，只有拥有这样一批既具有深厚的专业知识、熟练的网络技能，又具有良好的文化修养，同时还具备获取、组织、传播信息能力的新型档案员，数字档案事业才可持续发展。信息技术对档案管理、服务及其馆员的影响是深远的，随着数字化技术和网络技术的发展，档案管理必然将朝着“数字化档案”的方向发展。

2．提高数字化资源。数字化资源建设是发展数字档案的前提条件，不然，档案的数字化发展犹如无米之炊、无本之木。数字化资源建设要立足于做好以下两个方面的工作：一是学校资源数字化；二是社会资源馆藏化。学校资源数字化，就是根据各高校的学科特点、科研方向和日后的发展规模，建立个性化的数据库，实现目录检索、主题检索和全文检索；同时，还可根据教学和科研的需要，对相关的数据作数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，实现网上轻松使用和下载。社会资源馆藏化，指对社会上已数字化的信息资源进行收集、整合和利用，大力拓展网上资源，通过对信息的搜索、跟踪和过滤，将有关资源分门别类地加以组织，供教师、学生使用以及社会上有关人员使用。

3．创新组织模式数字档案是一种崭新的档案形态。建设数字档案，必须要构筑一个能与之相匹配的新的组织模式。对此，我们通常可以从三个层面去理解：一是从数字档案构成要素去理解，即数字资源、网络化存取和分布管理；二是从技术层面去理解，主要包括用户接口、预处理系统、查询系统和对象库等基本构件；三是从社会组织系统方面去理解，作为社会整个的数字档案与行为个体的高校数字档案之间各自的组织结构及相互关系。按主题进行部门设置、工作分工的数字档案组织模式，是对传统档案组织模式的创新，大大精简了传统档案管理的庞大工作部门，便于按学科、按工作性质加以划分，着重、着力于对信息的采集、整合、传播，突出信息咨询服务，有利于优化人员结构配置，降低管理成本，提升管理效能。

4．高校档案数字化建设应量力而行、因“校”制宜．高校档案数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，是一项子工程，不应搞“小而全”、“大而全”，应遵循整体性原则，高校档案数字化建设的原则取向是：因“校”制宜、科学规划、准确定位、特色鲜明、逐步推进。互联互动，网络资源共享，是社会信息化建设的基本原则，高校数字档案的建设也要遵循。

4.加快煤炭企业档案数字化建设的思考 篇四

一、当前企业文化建设中存在的问题

当前，企业文化已经为越来越多的人所接受，用文化管理企业的理念已经被众多企业管理层认可且在大范围内开始推广。但也要看到，我国企业文化建设仍处在起跑阶段，还有许多薄弱环节和亟待解决的问题。主要表现在，一是思想认识不足。有的没有认真去想、去抓，更谈不上“一把手”工程，认识上有误区、偏差，认为企业文化是一种宣传手段和形象工程，文化与管理脱节。二是缺乏鲜明特色。照搬、照抄、套用等现象仍然存在，难以形成有各自特色的企业文化。因此，需要进一步扩大企业文化建设工作视野，进行认真的总结、凝练和推广，使企业文化成为企业管理者必不可少的手段和企业的一种发展要素。

二、如何在煤炭企业建设优势企业文化

煤炭企业是一个特殊的行业，行业危险性大、从业人员素质相对较低等行业自身特性，决定了企业文化开展较为困难。要在煤炭企业建设有自身特色的企业文化，就需要在企业领导层、管理层、职工层等各层级范围内开展一次思想大解放，以务实创新的态度开展企业文化建设。

（一）坚持科学发展，建设特色鲜明的企业文化

企业文化建设贵在创新。缺乏鲜明的特色，难以发挥文化的独特功能。因此，不仅要按照社会主义核心价值体系建设的基本要求，不断培育企业内部与外部的共享价值观，全面推进企业价值管理，对内加强凝聚力，对外承担社会责任，也要在创新上下工夫，在特色上做文章。

笔者所在的靖煤集团有着深厚的文化底蕴，“长征精神”及大规模开发建设时期的“钢钎大锤”等五种精神曾鼓舞、激励了一代又一代靖煤人为建设靖远矿区而奋斗。然而，随着社会的变迁，企业文化也显现出多元化全方位的特点。这就要求企业虚心学习其他煤炭企业文化建设的成功经验为我所用，尽量少走弯路，形成强势企业文化，构成企业的软实力，在竞争中取得优势。要继承发扬优秀传统文化和挖掘文化资源，以我为主，博采众长，融合创新，自成一家。要善于取长补短，用创新的思维进行整合、提炼，在借鉴中创新、在融合中升华，把企业文化转化为企业的竞争力。

（二）创新安全文化，推进稳定发展

安全文化是煤炭企业永恒的文化，新形势下进一步加强企业安全文化建设显得尤为重要。

1.提高对安全文化建设的认识。要使企业领导者和广大职工树立正确的安全价值观，同时给职工创造培训、深造的机会，让职工不断接受安全科技、安全文化的新信息、新技术。通过安全文化的物质层面、制度层面、行为规范层面与精神层面的综合作用，潜移默化地影响和塑造安全生产新理念。

2.安全文化建设与班组建设相结合。班组是企业一切工作的落脚点，是控制事故的前沿阵地，是企业安全生产的基础，班组安全工作对企业整体安全工作有着极为重要的作用。加强班组安全建设能为安全生产实现标准化、规范化、制度化奠定坚实的基础。

3.继续加大安全投入，改善劳动环境。企业为职工着想，最大可能地改善职工的劳动条件和作业环境，从而形成以环境促进安全生产的新局面。就靖远集团来说，几年来已累计投入近6亿多元，用以完善井下安全监测监控设备，改善生产环境，使职工的安全得到了有效保障。

4.完善安全生产管理制度，落实安全生产责任制。要增强各类安全生产管理规章制度的科学性、严密性和可操作性。靖煤集团现已健全完善了“安全管理六大责任体系”，向各生产矿派驻了驻矿安监处，形式与内容有机结合，但需要在实际工作及执行过程中层层落实，强化管理和监控，定期进行考核和评估。企业第一管理者必须把安全生产当作“首长工程”，亲自抓安全检查、安全考核，加大安全管理力度，增强安全管理的权威性和震慑力。

（三）把成本管理纳入企业文化，打造企业成本文化

成本是个经济概念。把成本管理纳入企业文化，对企业来说至关重要，是关乎企业生死存亡的重要方面。尤其在市场竞争与挑战日益激烈的今天，企业面临重新洗牌，成本的问题就更加突出了。近年来，靖煤集团连续出台的压缩管理费用、落实班组成本核算制度，减少管理开支等做法就是一种文化理念，只有人人讲成本，才能形成制度，养成习惯。实践证明，只有改变了观念、形成了氛围，有了新的观念，新的办法才会想的出来、行的通。正是从这个意义上来说，把成本纳入企业文化至关重要。

（四）以文化提升职工素质，提高执行力

企业竞争力的强弱在很大程度上取决于职工队伍素质的高低，应该清醒地认识到，应对当前挑战和实现企业未来发展都要靠高素质的职工队伍，而文化力则是打造高素质职工队伍的基础和保证。资源型企业面临着各种困难，企业领导必须正确的认识到困难是暂时的，是可以克服的，困难同时也是机遇，可以通过技术改造、技术升级、加强管理、开拓新市场、占领新的市场份额、攀登更高的台阶、打开新的局面，而这一切都离不开人的努力，离不开全体职工的努力、离不开全体职工的凝聚力和创造力。因此，用文化提升职工素质显得尤为重要。

5.加快人事档案数字化 篇五

人事档案，是全面、真实、动态记录个人身份、学历、工作等各方面的文字材料，与个人工资待遇,组织关系,社会保障紧密联系，具有法律效用，是个人人生轨迹的重要依据。数字化，通过电脑扫描、个人信息数据录入、数据压缩等技术手段，将传统的纸质档案、图像文件以及相关证书复印件的电子文档存入电脑，系统整合，组成人事档案数据库。人事档案数字化即实现人事档案查阅、管理和服务方式数字化的过程。

一、人事档案管理目前存在的问题

1、目前人事档案管理实行有形的库房管理，因此档案管理空间非常有限。人事档案需要长期保存，但是由于纸质材料的缺点，增加了原始文件的保护难度。档案库房需要配备空调、去湿机、灭火器等设备，各项指标的要求都很高，需要投入大量的人力、物力和财力。

2、目前的档案管理，在查询、借阅、传递等工作中，处于封闭的模式。当存档人需要查询档案信息时，不仅得知道自己的存档地，还得亲自或者委托他人到存档地查询，费时费力。

二、人事档案数字化建设的重要性

1、增强档案原件的有效保护 人事档案是用人单位选拔、任用、考核的主要依据，作用重大。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2、减少档案管理的成本

数字化管理档案而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

3、实现人事档案信息资源共享

随着计算机技术、扫描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式予以存储，有效的提高了档案的使用效率，突破了空间、时间的局限，为实现档案信息资源共享提供了有利条件。

6.加快企业档案信息化建设 篇六

一、企业档案信息化的作用

(一) 便于收集档案信息。档案信息收集不全与滞后一直是困扰企业档案部门的问题。在信息化条件下, 档案人员可通过网络, 及时、全面地收集到企业文件、档案信息。通过和Internet联网, 还可以收集到各种有利于企业发展的信息, 更好地满足企业对信息的多方面需求, 提高档案信息收集的齐全性和时效性, 有利于企业捕捉瞬息万变的市场信息。

(二) 有利于企业档案信息开发和资源共享。在信息化条件下, 一方面, 企业档案人员可以更贴近企业的科研开发、生产经营等各项活动, 对档案利用率、效益等有较全面地了解, 并通过对用户的需求进行分析, 及时、有针对性地开发档案信息;另一方面, 用户利用档案信息可以不受空间或时间的制约, 多方面利用档案信息也成为可能。

(三) 促进文档管理一体化和规范化。在信息化条件下, 文件从生成起就可以归入档案信息网络系统进行利用, 文件转化档案的周期大大缩短, 文件工作与档案工作有机结合, 文档一体化成为可能。通过网络设置有关文档管理的程序, 可使文档管理逐步走向规范化。

二、企业档案信息化的构成要素

企业档案信息化不仅需要计算机化和网络化, 还需要人才、规制等多种要素, 主要包括: (1) 档案信息网络。它是企业档案信息实现传输、交换的渠道。 (2) 档案信息资源。包括各种在线或脱机的档案信息, 其中最典型的是档案信息数据库。 (3) 档案信息人才。主要包括四个方面:一是档案信息化建设中有领导能力和组织能力的领军人物;二是档案信息化技术开发的专业人才;三是档案管理实践中积累、整理、开发档案信息资源的专门人才;四是市场实践活动中利用企业档案资源的用户。 (4) 信息技术。企业档案信息化离不开现代信息技术的支持, 主要包括:数据技术、数据与数字化技术、网络及数字通信技术和数字信息存储技术等。 (5) 信息装备。主要包括:计算机及网络终端;网络通信设备;宽带、高速、高可靠性、高安全系数的网络环境;信息输入、输出、存储、传输的技术装备等。

三、做好企业档案信息化建设的对策

(一) 强化各级管理者对档案信息化的重视。一是加强领导对档案信息化的重视。企业领导应该认识到档案信息化建设的重要性, 其目的在于提高企业领导的决策和管理水平, 并加大力度推广档案信息化建设, 要求全体员工积极配合。二是强化法制意识。树立法制意识, 是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作要从“提高认识、强化制度”上下功夫, 使依法治档深入人心。首先, 提高执法认识, 要大力宣传《档案法》等国家法律法规, 做到知法、懂法, 明确执法的严肃性, 提高工作的自觉性, 从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次, 提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础, 一定要加强宣传, 提高大家对企业档案信息化重要性的认识。第三, 加强档案工作的制度建设和管理网络建设, 把档案工作列入企业发展规划和年度计划, 保证档案工作专项经费, 落实各级领导档案工作责任制, 使依法治档工作落到实处。

(二) 做好档案信息化建设管理布局。一是依托企业单位局域网, 构建本单位信息管理平台。在局域网上, 档案管理信息系统与各业务信息应用系统 (OA、PDM、ERP等) 互相联通, 资源共享。通过系统间的数据接口, 可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题, 对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理, 实现文档一体化管理;同时, 整合各类档案信息资源, 建设一批专题数据库, 对其实施统一管。二是以档案综合资源管理系统为平台, 管理馆藏传统和各门类档案信息。档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的, 以现场技术资料控制为重点。在该平台上, 可对档案数据实行动态管理, 包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态发布。三是以综合办公系统 (OA) 为管理平台, 对企业事务信息实施全电子化管理。综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时, 实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势, 按照文档一体化原则, 对政务工作中的电子文件实施全过程管理。

7.关于高校档案数字化建设的思考 篇七

高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势,是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。如何加强高校档案的管理是摆在每一个高校档案工作者面前的新问题。

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,基本上都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆数字化建设的经费非常有限,无法购置好的软硬件,建立高起点的档案馆数字化模式,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献:

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。

3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。

4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。

8.关于医院档案数字化建设的思考 篇八

【关键词】医院档案；数字化建设；基础建设；安全保障；人员素质

信息技术的发展带来了档案管理、储存和利用的革命。在这种情况下，医院档案加快了数字化建设的进程。但在医院档案数字化建设过程中存在许多问题，这对档案档案信息化管理水平的提高带来了较大的影响，因此需要采取有效的措施加快推动医院档案数字化建设，有效提高档案管理管理水平，使医院档案能够更好的服务于医院的管理和建设。

一、医院档案数字化建设的必要性

（一）在当前社会信息化全面发展的新形势下，医院在发展过程中各项决策需要以快速、准确的信息作为依据，这就对医院档案信息共享利用提出了更高的要求，只有加快推动医院档案数字化建设，才能实现信息的共享，使其为医院各项决策提供有效的服务。

（二）在信息化社会，社会公众对信息的需求不断增加，档案信息的流能和利用在不断扩大，这就需要医院档案管理的服务方式和服务领域需要进一步扩展，采取主动服务方式，为医务人员、患者及社会公众提供多角度及多层次的服务，从而更好的发挥档案信息资源的重要作用。

（三）通过加快医院档案数字化建设，有利于更好的改善档案管理工作，突破档案利用各种局限，加快推动档案部门的开放性，使档案采集、保管及利用工作发生较大的变化，有效的档案的服务职能，对档案信息资源进行合理配置，使医院档案更好的为社会提供优质高效的服务。

二、医院档案数字化建设过程中可能存在的问题

（一）缺乏完善的基础建设。医院档案作为医院管理、医疗及科研工作中形成的最原始资料，对于 医院的各项工作开展具有非常重要的意义。在当前医院档案数字化建设过程中，由于基础设施配套不完善，技术力量严重不足，这对医院档案数字化建设带来了较大的阻碍。（二）医院对档案数字化建设的投入不足。一般情况下医院对医疗设备的更新投入非常重视，对医院档案数字化建设的投资和技术力量的投入以及技术基础的更新等配套设施的建设不够完善。这是医院档案数字化建设的不利因素之一。（三）制度不够健全，管理手段落后。由于对医院档案管理工作的不重视，致使医院档案管理相关制度没有得到及时修订和补充，比如一些科研成果得不到及时归档，即使归档了，也存在档案资料内容记录不详细，缺项等现象的发生，另外传统的手工管理不利于检索，以及不能满足现代化信息化发展的步伐。（四）数字化档案的安全有待加强。医院档案数字化建设，档案从纸质档案发展成为电子档案，档案的载体发生了较大的变化。电子档案信息在存储时信息与载体可以分离，电子信息容易被篡改和毀坏。特别是当前网络病毒、黑客等给档案信息安全带来了较大的威胁，这就对数字化档案的安全性提出了更高要求。

（五）档案管理人员的素质较低。随着科学技术的发展在很大程度上促进了数字化档案建设在医院管理中的应用，但是其对于医院的工作人员来说仍然具有一定的陌生性，而且懂得此项技术的人还比较少，难以满足医院实行档案数字化建设的需要，在一定程度上制约了医院档案管理水平的提升。因此，对于医院档案的数字化建设，最为关键的是档案管理人员素质的提升，以满足医院档案建设的需求，提高医院的档案管理水平。

三、医院档案数字化建设的具体措施分析

（一）加强基础设施建设。医院档案数字化建设需要加强技术基础建设及购置相关配套设施，为档案数字化建设配备各种硬件设施，有效的提高档案的处理和存储功能，利用医院内部的局域网，将各科室之间有效链接起来，实现档案信息资源共享。（二）加强对档案数字化建设的重视。领导的重视程度直接关系到档案数字化建设的进程，首先将档案管理列入医院年度考核内容，加大资金的投入。保证存储设备的高质量，避免档案数据的丢失导致人力物力的浪费。利用好院内现有的电子计算机资源，不断推进档案的信息化数字化建设进程。（三）做好医院档案信息的安全保障。在医院档案数字化建设工作中，需要采取有效的措施保障电子档案的安全。首先，需要严格的规章制度来保障电子档案的安全。其次，充分的利用现代化技术手段，设立网关、安装防毒软件及设置防火墙等有效的防范病毒及黑客对电子档案所带来的破坏。再次，需要做好电子档案的定期备份工作，电子档案和传统的纸质档案在同步进行归档，这样形成内容完全一致的两套档案，有利于档案数据的安全性和可靠性的提高。 （四）完善医院档案数字化建设的管理制度。保障档案数字化建设的顺利进行，医院要根据电子档案的特点，制定相关的规章制度，如 电子档案归档制度、电子档案备份制度、保密制度、归档制度、使用者的身份确认制度、网络安全制度等等，以保证医院档案数字化工作的有序安全运行。（五）提高医院档案管理人员的专业素质。医院档案数字化建设对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员要具有专业档案管理知识，而且要熟练的掌握和运用计算机办公手段。因此需要加强档案管理人员的信息技术的培训，医院要为档案管理人员提供各种形式的培训和学习机会，有效的提高医院档案信息化管理水平的提升。

四、结束语

医院档案数字化建设是一项系统的工程，需要医院领导的高度重视，进一步完善相关的制度法规，努力提高档案管理人员的整体素质，只有这样，医院档案数字化建设水平才能得以大幅度的提升，医院档案能够为医院临床医疗、科研及各项工作的顺利开展奠定良好的基础，更好的服务于医院的发展及服务于社会。

参考文献

[1]徐茁.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].医院管理论坛，2013-03-15.

[2]任继敬.加强医院档案数字化建设路径浅析[J].信息化建设，2016-02-15.

9.对高校档案数字化建设的思考 篇九

高校档案数字化建设是以数字化信息为基础,以计算机技术和校园网络系统为依托,将各种以纸质为载体的高校档案信息转为数字化的信息,使高校档案原始资料得到充分和及时的利用,最终实现档案资源共享。

1.1 便于档案资料存储

在传统的档案管理模式下,原始的档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储,但纸质档案由于自身特点,容易受到外界影响而发霉、丢失和毁坏,再加上经常的翻阅利用,很难长时间进行保存,给高校档案管理工作带来消极影响,同时也增加了单位管理成本。而对相关原始档案进行信息化处理,可将原始档案转化为数字化的方式进行存储,不仅可极大节省存储空间和成本,还可最大限度地实现永久保存。

1.2 实现档案数字资源共享

随着计算机技术和网络技术的不断发展进步,相关高校档案馆可利用网络对本单位档案数字资源进行资源共享,打破传统档案管理模式下时间、空间的限制。另一方面,相关需求人员刚可利用网络进行有计划、有效率、有针对性地搜索相应的开放档案,可更大限度地实现高校档案信息资源的共享,将高校档案机构打造成为“永不关门”的档案室。

1.3 节约大量人力财力资源

传统高校档案管理模式下,需要投入大量的人力物力财力进行档案整理、存储和打印。而在实现档案数字化建设之后可一次投入重复利用,不用再重复进行纸质档案保存和复印,不仅节省了占地空间,还节约了保管费用。另一方面,让管理人员直接进行电子文档拷贝,将计算机和网络的潜能充分利用和发挥出来,有效避免了反复印制资料而造成的纸张浪费和人力投入。

2 高校档案数字化建设中存在的问题

2.1 对档案数字化建设不够重视

随着高等教育事业和高校档案事业的迅速发展,越来越多的高校师生已经开始关注并了解高校档案管理工作,并开始引起高校相关领导的重视。但由于数字化建设尚属于初始发展阶段,很多学校领导对于高校档案管理工作仍停留在传统观念上,缺少对档案数字化建设的正确认识,甚至仍然存在一些错误偏见。

2.2 缺乏高素质复合型档案人才

高校档案数字化建设对高校档案管理人才提出了更高要求,不仅仅需要熟练掌握传统档案管理技能,还必须掌握自动化、数字化、网络化技术,成为不仅懂传统档案管理业务,又掌握现代数字技术的复合型综合人才。然而,目前我国高校档案管理人员整体素质普遍不高,现有的档案管理人员专业知识单一且严重缺乏现代信息技术知识,难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。

2.3 档案数字化建设经费投入不足

高校档案数字化建设顺利开展的重要支撑就是必须具备专业的软件和硬件设施,如果没有这些作为基础的话,就难以对现有原始档案进行数字化管理和处理,导致档案数字化建设只能是纸上谈兵。在现实中,由于目前高校档案工作经费投入不足,用于档案数字化的资金有限,在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。

3 新形势下推进高校档案数字化建设的有效策略

3.1 提高高校档案数字化建设的思想认识

随着数字技术的不断发展和高等教育改革的深入改革,高校档案数量和形式不断增加,进而在一定程度上使高校档案管理人员面临着更为艰巨的工作任务。同时,由于高校自身社会功能日益增多,都对高校档案管理工作思想观念提出新的挑战。因此,高校领导干部必须转变思想观念,正确认识到提高档案数字化建设对高校各项事业发展的促进作用,明确职责,加强对档案数字化建设工作的重视,有力推进高校档案数字化建设发展进程。

3.2 提升档案管理人员数字化技术水平

高校数字化建设作为一项长期的系统性工作,不是仅凭借几个档案管理人才或计算机技术人员就可顺利完成,需要所有档案工作人员的共同参与和配合。面对档案数字化的不断发展,高校必须重视并提升档案管理人员数字化技术水平。为此,作为档案业务指导部门,一方面必须加大档案管理优秀人才的引进力度,进而为高校提供更多高素质的专业优秀人才。另一方面,应加强对事业单位档案管理人员专业知识的培训,针对不同对象的不同需求,开设系统的培训内容供档案工作人员学习。最后,高校档案管理工作人员必须树立终生学习的观念,主动进行继续教育,从自身实际出发,采取自学提高与脱产培训相结合的方式提高自身素质。

3.3加大对高校数字化档案建设的资金投入

由于我国的许多高校对档案数字化建设的重要性没有足够认识,在现实中,由于目前高校档案工作经费投入不足,用于档案数字化的资金有限,在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。随着现代信息技术的迅速发展,档案软件更新换代的速度不断加快,这在一定程度上要求高校档案数字化建设必须重视加大对高校档案信息化建设的资金投入力度,在资金预算、人才引进种技术配套方面尽量解决所需的经费,尽可能保证这项工作可顺利实现。与此同时,应将资金投入纳入到单位经费规划系统中,可确保信息化建设的长期开展。

3.4保证高校档案数字信息的安全可靠

随着高校档案数字化建设工作不断发展,对高校档案信息的安全提出了更高要求。一方面,高校必须制定严格的安全保密制度,并不断提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识。另一方面,应采用较为先进成熟的档案管理系统和档案处理机制,将相关责任落实到个人。最后,必须建立严格的档案监控机制,引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行预防和监控,确保高校档案数字信息的安全可靠。

4结语

高校档案数字化建设是符合社会发展趋势的,也为我国事业单位档案管理工作带来新的发展机遇和挑战,赋予其崭新的工作理念、服务要求和工作内容。因此,信息化时代下高校必须主动顺应社会发展的步伐,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能提高档案信息化程度,使事业单位更好地为人民服务。

摘要：随着我国计算机技术和网络信息技术的不断发展和迅速普及,传统高校档案管理模式已经难以满足高校师生对档案信息化的要求。在这种现实情况下,高校档案数字化建设的需求随之而生,其作为高校数字化建设的重要构成部分,必然会引起相应的关注和重视。高校档案数字化建设是一项循序渐进的系统工程,并非一朝一夕就可完成,需要高校档案工作者在档案数字化建设过程中不断深入研究、发现问题、解决问题。

10.加快煤炭企业档案数字化建设的思考 篇十

一、加强党校档案信息数字化建设的重要意义

随着计算机技术在社会经济发展各个领域的普及应用,利用数字化档案储存信息丰富、利用便捷和共享性强的特点,来全面加强档案管理工作已成为顺应时代发展的客观选择。党校是具有特殊教育职能的学校,培训对象主要为各级党政干部、党员和入党积极分子,代表着先进生产力的发展要求,档案信息数字化建设正是党校工作适应时代发展的一种体现。因此,加强党校档案信息数字化建设是时代发展的必然,必将进一步提高档案的利用效率和管理水平,不断推进校务管理现代化、科学化发展,为健全完善党校培训机制、做好科研咨政决策提供更加便捷、精准的服务。

(一)是档案事业信息化发展的必然要求。

档案信息数字化是现代信息化社会高度繁荣、发达的结果。早在“十五”期间档案数字化和信息化建设被列入我国档案事业发展规划中,经过十一五、十二五时期逐步发展完善,相关国家标准和规章陆续出台,全国各地档案事业信息化建设取得了实质性进展。全国档案事业“十三五”规划纲要对信息化建设进行更高的标准和要求,作为档案建设管理的首要内容,加快党校档案管理信息化进程,进一步提升电子档案管理水平,健全完善档案形成管理机制,是党校档案管理部门当前和今后一个时期首要任务,也是贯彻落实档案事业“十三五”规划纲要的具体行动。

(二)是提升校务管理信息化的重要途径。

档案管理工作与党校各项工作紧密相连,科学规范高效地开展档案管理不但可实现档案部门的自身价值,而且事关学校科学化、现代化管理全局。档案信息数字化进度,直接影响到党校信息化建设步伐。档案信息数字化建设主要包括硬件设施和软件建设两方面,其中档案信息数据库、应用网络平台建设是党校信息化建设不可或缺的组成部分,是保障学校各部门通过网络及时查询、相互交流和传递反馈档案信息的关键环节,对于促进教学管理和科研工作效率,乃至学校管理水平快速提升有着积极作用。

(三)是档案部门服务能力提高的重要体现。

档案资料是学校重要的信息资源,档案管理部门承担全校所有处室行政、教学、科研、基建等资料的收集、整理及利用,为党校中心工作服务。当前党校教学工作任务重、干部学员来源多,知识集中且层次复杂,科研部门研究项目日益增加,档案信息需要量空前增多。传统的纸质实体档案管理模式因受时间和空间条件的限制已无法满足现实需要,势必为新型的数字信息化档案所取代。建成档案信息数据库、查询网络等系统更能实现档案管理方便快捷、合理规范的目标,将有力加快日常教学动态管理,全面提升科研决策的快速性和精准性,不断推动档案部门的职能由档案保管利用向信息采集管理综合服务转变,进一步提高服务水平。

(四)是促进档案管理规范化的有效措施。

随着科学技术的日新月异,档案载体变化演绎、形式丰富,档案信息数字化正是档案载体发展的产物。党校档案反映了党校各个不同时期、不同层面的发展轨迹,是宝贵的历史财富。其中年代久远的材料,经数字化处理无疑是对其更好的保护;教学档案经过数字化处理,可有效防止档案篡改行为的发生;在文本档案归档收集时,提出全校统一的电子格式要求,便于归档文件整理的快捷高效等等。加快党校档案数字化进程,将纸质实体档案逐步转变为数字化的电子档案,能进一步增加档案的使用安全性、归档规范性,提高档案使用效益。

二、党校加强档案信息数字化工作面临的主要问题

档案信息数字化包含档案目录信息数字化和档案全文信息数字化两个层次。就目前情况来看,党校档案管理做到第一层次困难不大,但是要完成档案全文信息的数字化还面临诸多问题。

(一)档案信息化认识不到位。

党校档案是党校记忆大厦的基石,是传承党校历史的载体,对档案进行科学化管理是必不可少的一项重要工作。在党校系统内,各部门及教职工对档案工作重要性的认识十分有限,存在着重教轻档、不闻不问现象,领导对档案工作的指导缺少发展眼光,教学、科研人员对档案管理认识不清晰,归档材料不及时、全面。档案部门常被束之高阁,陈旧的工作模式将先进的数字电子化拒之门外等等,这一系列现象的普遍存在反映出对档案数字化工作的迫切性、必要性认识不够,在某种程度上制约着党校档案信息化建设进程。

(二)档案数字化工作尚存不足。

当前,信息化、数字化已成为社会发展的新动力和新的增长点,但档案信息数字化技术发展并非一劳永逸。档案数字化技术还不很成熟,文档扫描和网络建设技术费用较高,且数字化网络的建成对计算机硬件配置要求较高等,使档案数字化工作显现出不够经济的特点,工作开展与运行维护受制于经费投入。在档案数字化工作过程中,扫描文本对象在随时增加,档案查询系统需要日常维护,与电子技术公司存在合作问题等,信息数字化工作成为一项长期进行的综合性工作,在人、财、物等诸方面提出了更高的要求。

(三)档案管理人员知识储备不够。

数字化档案的管理不仅需要工作者精通纸质档案管理操作技术,还要求能够熟练使用电子计算机,懂得数据传输技术,能够进行简单的系统操作等。纵观各地党校档案管理人员的组成,符合这类要求的知识全面型、技术娴熟型人才奇缺。加之,部分档案管理者工作理念落后,存在“坐、等、靠”“怕麻烦”思想,工作创新动力不足,观念上不愿接受信息数字化新技术,操作时相互推诿、固守成规,存在消极、畏难情绪,成为党校开展档案信息数字化工作受限的又一瓶颈。

三、加强党校档案信息数字化建设的对策与建议

档案信息数字化建设是一项与时俱进、顺应社会信息发展的前瞻性工作。党校是培养党员领导干部和理论干部的学校,新形势下党中央赋予党校全新的工作任务,档案管理作为党校的基础性工作之一,要跟上时代步伐、紧跟学校发展步伐,打开档案信息数字化的工作局面,以更好地为经济建设和社会服务。

(一)更新档案管理理念。

档案管理工作的根本目的在于档案利用,档案信息开发利用已经成为全社会重要的信息资源,合理有效地运用档案对把握社会经济发展基本规律和学校未来发展具有很深的借鉴意义。加强档案信息数字化建设,打破传统档案管理模式的时空局限,真正实现以实体保管为重点向以数字化为主要形式的社会服务过程的转变。加快开展档案信息资源的合理配置、确立科学的管理目标,使档案管理部门从自我封闭走向信息开放。以“服务利用”作为档案管理的工作理念,强化服务意识,全方位、多角度的为在校学员服务、为各级党政领导干部决策服务、为普通社会民众服务。

(二)探索档案管理新模式。

实现传统档案管理模式改革创新是档案信息数字化建设的前提和基础,运用现代化的档案管理理念,建立与数字化技术相适应的档案管理制度、工作流程,并在实践中不断予以完善,是提高党校档案管理工作水平的根本途径。

1. 以学校电子政务网络为依托,将档案信息数字化工作纳入校园网络建设规划,注重电子文件的收集,形成数字化的档案和档案实体保管并存的管理模式。

2. 档案管理者在做好收整理、鉴定、保管等细节的同时,还应着重在目录编撰、检索工具、系统编研等方面下功夫,建立健全的档案检索和汇编体系,满足档案利用工作的需要。

3. 制定档案数字化管理相关制度,吸纳各部门兼职档案员参与档案信息数字化建设,明晰工作任务和责任划分,从档案生成、归档、到收集、整理实现全过程电子化操作。

(三)重视档案管理人员培训。

档案管理人员是档案信息数字化建设的具体操作者,必须掌握档案管理现代化技术,具备多元化的知识结构。要高度重视档案管理人员日常业务培训,通过健全完善考核激励机制,在全面加大档案管理人员专业档案知识培训的基础上,切实加强办公自动化、网络操作等计算机应用技能培训工作,并积极组织档案管理人员参加档案信息数字化建设分析研究、服务咨询等方面技术交流,不断提高业务工作能力,努力打造一支精通档案管理、熟悉现代信息技术复合型的档案管理队伍。

四、结束语

档案信息数字化建设是一项长期的系统工程,需要在工作实践中大胆探索,不断总结,逐步完善。各级党校要结合自身实际,围绕信息化建设、规范化管理目标,统筹利用各方面资源,切实加大工作力度,不断开创法制化、信息化、社会化档案建设管理工作新局面。

摘要：文章简要论述了加强党校档案信息数字化建设的重要意义,分析了当前党校档案信息数字化建设现状,提出针对性措施和建议。