声像档案管理标准

声像档案管理标准（通用8篇）

1.声像档案管理标准 篇一

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

2.声像档案管理标准 篇二

本文将通过论述, 否定这种被认为的因果关系, 并诠释它们之间的真正关系, 希望能给核电站或其他重大建设项目声像从业者以借鉴。

1 声像宣传与声像档案常规定义

声像宣传, 目前只是从业者常用的、约定俗成的术语, 还并没有较为权威的定义, 通常可理解为分别或合并利用声音、照片和视频进行宣传活动的行为。

声像档案, 较为通用的定义是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片 (包括底片、反转片) 、影片 (正负片) 唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以声像为主, 并辅以文字说明的历史记录。

2 关于核电站声像宣传与声像档案关系的认识误区

在核电站内部, 声像宣传和声像档案之间长期被理解为因果关系, 即声像宣传产生的资料保存为档案时就成了声像档案, 前者是后者的原因, 后者是前者的结果。这种理解虽说不是毫无道理, 但并不全面, 其中存在一些认识误区。

事实上, 核电站有很多声像档案并不是声像宣传产生的, 而是因为工程方面的需要而产生的, 例如一些重要的制造、建设、不符合项处理细节声像档案, 其中很多往往没有宣传价值, 却有参考和查证价值。

2.1 缺少标准和规范是产生认识误区的历史客观原因

核电站是高技术、高投入、高产出的项目, 加上核能利用的特殊性和敏感性, 因此核电站无时不广受关注。核电站业主通常都很重视宣传工作, 包括声像宣传工作, 并因此形成了大量的声像档案。

在相当长的时期里, 关于核电站声像工作如何开展, 尤其是声像档案包括什么范围, 国内没有标准和规范可循。国内核电站早期对声像宣传和声像档案的重视, 基本都是企业的自发行为, 是“摸着石头过河”, 缺少严谨细致的规划和组织, 具有一定的盲目性;声像人员也基本是根据是否有宣传上的价值来取舍声像素材、成品和声像档案, 具有一定的片面性。

这种渊源很容易让人产生声像宣传、声像档案因果关系的看法。

但核电站声像档案并不完全出自于宣传工作。不管有意还是无意, 核电站建设者采集了相当一部分查考价值大而几乎没有常规宣传价值的声像资料, 这些声像资料构成了声像档案中一个独特的部分。但这些采集行为没有法规标准可循, 零散而不成系统。

直到1997年, 中国核工业总公司发布《中国核工业总公司声像档案管理办法》, 2005年变更为《中国核工业集团公司声像档案管理办法》。国内中核系统关于声像档案才有了初步的指令性规范。不过该办法是原则性、全局性的粗略规范, 对核电站声像工作的指导作用有限。2002年国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 也提到了声像材料, 但很粗略, 核电站声像档案工作只能勉强参考。

2012年, 《中国核工业集团公司声像档案管理办法》升版到第2版, 比以往详细了很多, 使核电站声像工作有了较为明确的参考和依据, 在很大程度上帮助解决了关于声像宣传、声像档案模糊不清的认识问题。

2.2 对声像工作缺少研究是产生认识误区的主观原因

长期以来, 核电站声像宣传和声像档案虽然一直被关注, 但始终缺乏深入研究。这是产生认识误区的主要主观原因。

专职声像人员通常不懂过于艰深的核电专业技术, 加上其工作主要是摄制宣传类声像作品, 因此很容易先入为主地认为声像宣传即声像档案。专职声像人员掌握了大量声像资源, 如果他们不研究问题, 未辨识真相, 其模糊认识会传递给其他人。

核电站工程技术人员本职工作与声像无关, 通常不会关注声像工作的问题。随着数码相机的普及, 他们也会拍摄一些工程类照片, 但大部分只是用于工作汇报或宣传投稿, 多数人缺乏声像档案的意识, 更谈不上对其进行思考和研究。

核电站其他领域人员的情况和工程技术领域的人员类似, 只是典型性稍弱。

3 核电站声像宣传和声像档案的真实关系

核电站声像宣传和声像档案究竟是什么关系?

核电站声像宣传可以产生声像档案, 这毋庸置疑。但不是所有声像宣传的素材和成品都有档案价值。此外, 无论是早期的自发式声像采集行为, 还是后来依据规范的拍摄收集, 核电站声像活动均涉及了“证据类”声像档案, 这部分声像档案很多不是出于宣传活动, 没有明显的宣传价值, 却有很大的技术参考或档案查考价值。

可见, 核电站声像宣传和声像档案并不是单纯的因果关系, 而是一种非完全交叉融合关系, 即一部分彼此融合, 互相作用;另一部分相对独立, 互不干扰。

4 诠释核电站声像宣传和声像档案关系的意义

4.1 澄清关于声像宣传和声像档案关系的模糊认识

以往, 不擅工程技术的声像宣传人员, 极可能自发去现场采集工程技术类声像资料, 既可能抓不住核心, 还可能多有遗漏;工程技术人员虽懂工程, 拍摄的却多半是用于汇报、投稿的照片, 错失了采集工程声像档案的机会。之所以存在这种状况, 直接原因就是因为对声像宣传和声像档案的认识模糊不清。

只有了解了核电站声像宣传和声像档案之间的真实关系, 才能澄清以往似是而非的认识, 找到核电站声像工作的出路。

4.2 使细分核电站声像工作成为可能

澄清认识之后, 再借助法规、标准和程序, 就能把核电站声像工作细分为不同的类别。例如, 可从基本用途角度把声像资料细分为宣传类、查考类两个大的类别, 前者用于宣传活动, 后者用于工程技术、事务方面的参考、验证或备查等, 以此类推。细分声像工作类别的好处在于, 可以针对不同类别找到不同的工作方法和适合的实施者, 结束靠专职声像人员“包打天下”而成效有限的被动局面。

4.3 推动核电站声像工作精细化管理

澄清认识, 细分声像工作类别并不是诠释核电站声像宣传和声像档案关系的目的。对核电站声像工作进行精细化管理, 使其更好地服务于核电站建设运营, 服务于核电行业的发展, 才是目的。核电站声像宣传和声像档案关系是朝这个方向踏出的第一步, 必不可少。

摘要：核电站声像宣传和声像档案之间长期被误解为因果关系, 本文通过分析, 否定了这种被很多人下意识认可的关系, 并诠释了其真正关系:非完全交叉融合关系。其目的在于帮助结束以往界限不清的混乱状态, 找到各自的工作核心, 推动核电站声像工作实现精细化管理。

3.声像档案管理方法探讨 篇三

关键词：声像档案;问题;管理方法

0前言

城建档案是档案管理中较为重要的门类，在城建过程中具有重大的利用价值，越来越受到重视。由于在城建过程中收集及保存着大量的声像档案，容易造成损坏，如何让这些具有价值的档案资料妥善管理，是我们档案管理人员关注的问题。以下就声像档案的管理问题及方法进行分析。

1、城建声像档案管理问题分析

在管理声像档案过程中，比较常见的问题是照片的底片以及反转片载体的保护剂有指纹、污渍或光盘划伤等，这些问题给声像档案造成了无可挽回的损失。

现就常见的损毁现象进行分析。

1.1指纹与污渍问题

污渍物体接触到底片、反转片的药膜（乳剂）面、光盘的信号层等，一旦时间过长，声像档案就会出现发霉变色、变形、信号丢失等现象，甚至反转片的药膜脱离片基或变质等等，影响声像质量，严重时会无法使用。这些现象的发生都是档案管理不足所造成。

1.2划伤问题

造成划伤有三个原因：（1）在拍摄过程中底片及反转片经过相机片窗时被片芯的毛刺刮伤。（2）在底片或反转片冲洗后的药膜面未干燥及不按规程整理底片造成的人为划伤。（3）录像带在整理时由于档案管理人员不清楚光盘的构造而划伤信号层。

1.3变形、斑纹、褪色、霉变、信号丢失问题

档案载体保管不当会受到不干净空气或存在过多漂浮物的位置、具有化学空气的地方，从而发生物理变化（如斑纹、褪色、霉变等）。另外就是不按照规范进行存放，受强烈阳光的直射而造成磁性材料信号磁变损失及变形。

2、管理声像档案载体的方法

2.1防止有害气体、潮气、尘埃、阳光辐射及强磁场侵害

归档后的声像档案存放的房间应保持温度20℃，声像档案进行单独存放，特别要进行避光、防磁、除尘处理。声像档案归档时需按按照规范进行存放，用专用的桃胶处理过的影集装存反转片档案，照片利用纸袋装，用无酸纸袋分装底片。而录音及录像等需装入专用的防磁柜内，特别要注意的是每盒光盘需立着存放，以免变形，造成损失。

2.2防止尘埃的伤害

各地天气都不一样，根据具体天气情况，妥善对声像档案管理。如北方天气比较干燥，风沙较大，风沙的尘埃具有很强的附着力，要避免尘埃所造成的声像档案损坏，应采取对声像档案进行分类处理，在具备防尘条件下及时存入库存，同时发现有尘埃附着档案，可以用专用的软毛刷弹掉，切记不能用手或手帕去擦。

2.3禁止将声像档案载体同放一个袋内或盒内

照片和底片要分别存放，由于照片比底片更容易吸潮，不能放在一块。一旦受潮便会和底片粘在一块，导致药膜面损坏。因此，录音带或录像带等必须分开存放，而且要立着放，否则也会发生挤压、变形而无法使用，造成无法弥补的损失。

2.4采用正确的方法调取、检查声像档案载体

定时检查声像档案，如工作需要调取无档案需要我们做好防静电工作，衣服要洁净，手套要防静电的棉质手套，调取时应尽量触摸边沿部分。声像档案如录音带、视频录像每年需要在无尘的条件下倒带一次，特殊情况下需备份一套光盘保存。

3、受损伤声像档案载体的补救措施

3.1 保管不当的声像载体的补救

由于受到各种因素影响而粘合的底片或照片、录音带。利用洁净的容器倒上常温的纯净水或蒸馏水，将这些粘合在一块的底片或照片放进去浸泡，到时一定程度自然分离。然后将这些录音带、视频录像带放在干燥无尘条件下的室内，用专用工具打开带盒轻轻转动带轮用擦拭照相机的镜头布轻轻擦拭带基。

切记不准将已粘合的录像带或录音带放入机器中运行或强行剥离。

3.2 粘有较脏尘埃的声像档案载体的补救

声像档案如粘有较脏的尘埃，可以采用专用的软毛刷进行清除，若清除不掉可以利用纯净水中浸泡几分钟后再轻轻擦拭。而录音带、视频录像带、光盘可以采取专用强风气吹球再用专业镜头软毛刷清除，注意光盘的信号层不准沾水。

3.3 染有斑渍、指纹的照片档案的补救

将照片、底片、反转片放入纯净水或蒸馏水中泡一会（对于较脏的底片，也可以用彩扩照片中的稳定液加纯净水或蒸馏水稀释后清除脏面）而后取出放入盛有照片、底片、反转片专用清洁液的容器内，用脱脂棉在清洁液中轻轻擦拭斑渍和指纹就会急、逐渐减轻和消除。注意的是照片、底片、反转片浸泡时间不宜过长，以免损害照片、底片、反转片的药膜。

3.4对轻微划伤的声像档案的照片、底片、反转片的补救

根据照片、底片、反转片划伤的程度进行处理，轻微划伤的情况可以置于温度18-20℃的纯净水或蒸馏水中浸泡，所划伤部位会自行合拢，或者可以涂少量的甘油进行填补伤缝处理。

3.5录音带、视频录像带的保存

将录音带、视频录像带用专业非线工作站转成数字化的AVI格式信号，再将AVI格式的信号刻录到档案级的光盘上进行保存。

4、结束语

声像档案的管理具有特殊性，一般对此部分的档案管理人员有较高的职业要求。不但要熟悉档案管理知识，还要懂得声像档案管理的具体要求及发生损坏的档案处理措施，对电脑操作要熟悉，同时要有较强的接受新生能力。希望以上所阐述部分供同行有类似的问题可以借鉴处理，为我国声像档案管理事业作出贡献。

参考文献：

[1]王亚清.谈档案鉴定工作的现状及对策[J].工程建设与设计.2010（09）

[2]劉东斌.档案价值鉴定的悖论[J].档案管理.2004（04）

4.声像和实物档案管理办法 篇四

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3．反映各处室主要职能活动的声像材料。

4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7．其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。

2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1．按——问题法分类项。

2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。

2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。

4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。

2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9．与其他载体有密切联系的照片档案。

10．其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。

2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1．按照片反映的——问题立项分类。

2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。

3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。

3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5．其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。

5.建设工程声像档案方案 篇五

一、了解建设工程声像档案收集的重要意义

太原市城建档案馆围绕建设工程重点项目声像档案收集开展多种形式的技术服务工作，归根结底是为了声像档案的信息开发和提供利用。声像档案只有通过多层次、全方位的合理开发和利用才能充分体现它的历史价值和文化价值，才能让人们从根本上认识到声像档案的收集工作是一项“功在当代，利在千秋”的重要工作。收集建设工程声像的重要意义主要有三点：

（一）、声像档案作为城市建设档案的一个重要组成部分，它以其形象、直观地真实记录城市面貌的发展变化而在城建档案诸多种类中占有重要之地，它是珍贵的城市建设文化信息资源，它在城市记忆工程中突显的重要性已令人刮目相看，还可以为重点工程的质量保驾护航。

（二）、在工程开工之前拍摄具有一定价值的原貌，为今后工程完工后的新旧对照做好准备，通过新、旧对照体现城市的日新月异的发展与变化。

（三）、声像档案的开发和利用可以有多种形式的，比如举办报告会、展览会、图片展，编辑综合性及专题性画册、资料片等等，这些成果的开发对全社会提升城建档案馆的地位起着举足轻重的作用。

二、了解建设工程声像档案收集、制作、移交要求

为加强建设工程声像资料的归档与管理，建立真实、准确、完整的声像档案，保障声像档案的安全保管与有效开发利用，结合我市实际，凡向太原市城建档案馆（处）移交的建设工程声像档案须符合《建设工程声像档案收集、制作、移交要求》，具体要求如下：

（一）、建设工程声像档案包括：

市政基础工程、城市公用建筑工程、城市民用建筑工程（含居民住宅小区），工业建筑工程、城市建设重点工程、风景园林建设工程及标志性建筑工程所形成的声像档案。

（二）、建设工程声像档案收集内容

1、开工前的原址、原貌

（1）、重要建筑物、街区等照片、录像。（2）、反映拆迁情况的照片、录像。

（3）、重要的纪念物：纪念碑、塔、亭等文物及古建筑的照片、录像。

2、基础工程

建筑物基础类型及施工过程，主要拍摄±0.00以下的隐蔽工程施工情况(具体、详细)。

3、主体工程

（1）、主体全景、近景及主要部位的特写。

（2）、主体结构布局、大型构件安装等现场照片、录像。（3）、主要隐蔽工程的照片、录像。（4）、钢筋制作、布局情况的照片、录像。

（5）、砌体工程的拉结筋布局、砼灌注的照片、录像。（6）、防水、保温、防腐工程工艺现场照片、录像。（7）、管道走向、埋设情况等照片、录像。

（8）、电缆、光缆、光纤等走向、敷设情况的照片、录像。（9）、采用新材料、新技术、新工艺的照片、录像。（10）、质量事故及处理情况的照片、录像。

4、其它方面

（1）、开工仪式及施工中重要活动、重大事件照片、录像。（2）、施工过程中工程质量检查情况的照片、录像。（3）、正式竣工验收情况的照片、录像。

（三）、建设工程声像档案制作要求

1、照片档案

包括照片、底片、文字说明（包括时间、地点、内容、摄影者）。（１）、照相机要求（最低标准）：35毫米自动对焦自动曝光单镜头反光照相机，带内置闪光灯；记录媒体为35毫米胶片；尺寸24×36毫米；反光镜为快速返回半反光镜；提供眼控对焦功能，对焦点数量7个。（２）、照片档案要求做到真实、准确、完整；原版、原件；底片与样片相符；照片规格为5寸。

（3）、民用建筑不得少于120张，公用建筑不得少于160张。

2、录像档案

包括片头字幕（内容含建设单位、工程项目、工程地址）、正片、片尾字幕（制作单位、日期）。

（1）、摄像机要求（最低标准）：3CCD视频摄录一体机；视频信号为PLA彩色制式；可使用的磁带格式为DVCAM格式或DV格式。

（2）、录像档案要求做到内容真实、准确、完整。

（3）、录像素材经编辑后刻录为影像文件（MPEG格式）光盘，若干张光盘时，光盘封面应标明顺序号。

（4）、民用建筑录像档案不得少于45分钟，公共建筑录像档案不得少于60分钟。

（四）、建设工程声像档案移交要求

1、向太原市城建档案馆（处）移交的声像档案，应具有成套性（照片与录像，真实、全面反映工程施工情况。

2、声像档案应做到原版、原件，底片与样片相符。照片规格为5寸，民用建筑不得少于120张，公用建筑不得少于160张。

3、录像档案均为影像文件（MPEG格式）光盘，民用建筑录像档案不得少于45分钟，公共建筑录像档案不得少于60分钟。

4、声像档案必须图像清晰、声音清楚，底片无磨损。

5、工程竣工对声像档案进行预验收，待合格后正式办理移交。照片举例：

（原址原貌）

（梁钢筋）

（基础部分）

6.声像档案管理标准 篇六

第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证 

第二章归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条 党政活动类：

一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条 科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条 外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条 产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产的产品样照。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条 体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条 艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条 校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条 获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品照片。

二、科研项目成果奖状及奖品照片。

三、学校产品获奖的奖状、照片。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。

第三章部门立卷和归档要求

第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。

第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条 声像档案的归档要求：

一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。

第四章声像档案管理

第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。第五章开发利用

第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

7.论声像档案的收集与管理 篇七

音像档案资料是各企业、国家单位, 以及个人在从事各种各样的活动中形成的。以照片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以影像、声音为主的历史记录。它能准确、客观、形象的再现事件的发展过程具有历史的记录作用。它和文字档案一样, 需要经过收集和整理, 形成不同的用途。但是它和文字档案也不太一样, 文字档案在长时间的保存后, 不会有太大的变化, 但是音像档案的保存如果没有妥善的保存, 那些载体会发生变质, 可能会让那些音像档案资料损坏。

二、音像档案现状

(一) 音像档案管理工作还没有进入正轨

在所有的档案管理工作中, 音像档案管理工作是最落后的。现在, 在一些机关、事业单位及高校的档案室都有文字档案、科技档案、会计档案。而属于声像档案的照片、底片、录像等有, 但是不多。在档案库里面存放的是还是一堆的纸质实体文书。在档案室里面据不完全统计纸质档案与音像载体档案在基层档案室藏的比例大概是100:1到500:1之间。造成这种现象一方面是因为长期的积累, 习惯了纸质档案的收集和管理。另一方面主要是因为声像档案的收集与移交工作没有走上正轨而造成。声像档案的管理与纸质档案的管理不同, 现在有的单位虽然制定了相应的音像档案管理制度, 但在移交工作缺乏有效的保障措施, 只有理论工作, 没有落到实处。还有的根本没有规章制度, 只是简单的存放。存放音像资料需要载体, 而播放这些东西, 需要音像设备。在大多数的收藏室里面还普遍存在声像设备添置多, 利用少的情况。像数码照相机、数码摄像机等电子设备都得到了普及。但是这些设备一方面没有得到好的管理, 还有就是不会有效地利用这些设备。最主要的原因是因为对这些资料的保存没有引起足够的重视, 所以管理人员经常变动, 音像档案的保存也相对混乱一点。

(二) 管理人员的意识没有到位

档案意识比较薄弱, 没有音像档案的意识, 认为档案只包括文书材料。在一些活动中拍摄的照片、录像等没有交给相关部门进行保管, 而归自己所有, 在一段时间后这些音像资料就被个人处理了或者保存或者就是删掉了。

三、音像档案收集保存建议

(一) 意识要到位

只有工作人员的意识到位了, 才会觉得这是一项重要的工作。在这方面有关部门应该做好相关的思想工作, 让管理人员意识到它的重要性。领导更要重视, 在政策、资金、物物资方面都给予支持。一些声像设备应该购置, 并有专门的地方去存放这些资料。并加强对管理人员的技术培训。

(二) 音像档案的保存形式可以多种多样

音像档案开展起来难度比较大, 并且声像材料也比较贵。要统一保存到一个地方时比较困难的, 可以具体问题具体分析, 在声像制品比较多的地方就可以设定专门的保管室, 并按照一定的要求去分类保管, 由相关部门去指导和检查。而有的音像档案不是很多的, 可以移交到档案部门进行保管。

(三) 建立健全的音像档案管理机制和培养素质过硬的专业音像档案管理人员

档案部门要指导形成单位或制作者, 按照要求进行拍摄和记录, 为日后的整理工作打好基础。档案部门也要积极的掌握信息, 做到心中有数, 能够全面的收集音像资料。在面对众多的资料也要有所选择, 对那些没有多大价值、主题不明确、画面不清楚的可以舍去。随着存放的时间过长, 有的画面不清楚的也可以适当的舍去。在音像档案中留下的是有意义的, 可以读取的资料。更应该加大对管理人员的培训和管理, 开展相关的学习活动提高他们的专业技能与管理能力, 并建立相关的奖励制度, 对那些有重大工作贡献的人要给予一定的物质奖励。

(四) 引入新的管理方法

档案部门除了要加大对音像档案的监督指导力度外, 也应该将声像档案管理纳入档案工作规范化管理评估的工作目标中。档案部门要运用多种形式疏通收集渠道, 采用有效的前端控制方法。在面对新的音像档案载体电子载体, 需要建立新的管理方法。最好做到相关事件建立一个文件夹, 不同的音像资料不放在同一文件夹中, 并由管理人员在文件内注明必要的文字说明。如:事件, 时间, 地点等。在管理工作中, 应该有的放矢, 分清楚重点。对于重点单位的重点资料要强化收集。

四、结束语

音像档案管理是新的任务, 要做好音像档案管理的收集与管理需要各方面的努力。特别是在收集方面, 要培养工作人员的音像档案意识, 在管理方面更要与时俱进, 引入新的管理方法, 随着人们对音像档案管理的重视程度提高, 音像档案的管理工作一定会越来越好。

参考文献

[1]周玉梅.加强声像档案的收集与管理[J].黑龙江史志, 2011.

[2]赵荣花, 李爱建, 刘荣.档案馆要重视声像档案的收集与管理[J].档案管理, 1993.

[3]腾序琦.浅议声像档案的收集与整理[J].科教成果汇编, 2010.

[4]林少华.声像档案管理工作的难点及对策[J].办公室业务, 2012

8.加强海事声像档案管理工作 篇八

【关键词】 海事；声像档案；管理

一、声像档案管理存在的问题及原因

1．管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

大部分海事单位制定了相应的档案管理制度，然而，建立声像档案管理规定的单位却很少，声像档案有着管理要求高、分类标准独特等特点。据调查，能够做到声像档案随时形成、随时移交，由档案室集中统一管理，仅占20%；科室一年一次移交档案室，占30%；由科室分散保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度；有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保护措施。

2．档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片与底片需同时归档，影像需辅以文字说明，否则，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值，是非常让人遗憾的事情。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，档案管理部门不知道或当档案室去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案缺乏归档意识。

此外，摄录人员中也存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期保存在个人或科室内部，不移交档案统一保存，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保存和开发利用。

3．管理状况良莠不齐，发展不平衡

一方面声像设备管理存在着诸多问题。随着社会的发展及工作需要，许多海事机关单位的声像设备有了很大改善，添置了不少新的声像设备。而有的单位管理没有跟上，如没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，似乎成了个人商品，设备没有合理利用；有的设备使用人员不明确或因人员频繁变动，不能有效地利用。有的单位虽制定了这方面的制度，但未能真正得到落实，而直接影响了声像设备作用的发挥，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像的产生及归档留下隐患。

另一方面摄录人员素质良莠不齐，专业与业余并存。摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出摄录人员中存在着强弱不齐的状态，文化程度较高经过专业培训在实际工作中拍摄出来的场景质量、完整度就高，但在海事执法队伍中较少，普遍存在的是缺乏专业技能，拍摄者不求技能只求能过的去的局面。

4．保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更高、更严格。底片、照片应恒温、恒湿保存，而调查发现，不少海事单位都没有按照要求配备声像档案专柜或设置声像档案室，而是将声像档案存放在文件柜内或与其它档案混存，有的甚至将声像档案叠放在一起，同时不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。

5．无专职摄录人员，声像档案流失严重

众所周知，任何一次海事部门组织重大活动，召开重大会议，都安排有摄录像人员。其中一些在报刊上刊登或印成书册对外发行，尔后档案室取找不到或找不齐这此原始档案。究其原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都时临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施，也造成材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的声像档案及及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强海事声像档案管理工作的对策及建议

1．完善制度，狠抓管理，保证工作落实到位

要改变目前声像档案管理混乱的现状，首先要制定一套海事档案管理办法。国家档案局已出台了照片档案管理办法；各海事单位也应建立相应的管理制度，首先是加强声像设备的管理，防止丢失，防止集体资产个人用，同时加强声像设备的维护和保管，使之处于有效利用的状况之下；其次应强化对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理和利用，以防止分散流失或杜绝归为已有。对散失在外的，要采取必要的行政手段和物质保障，疏通收集渠道，如：（1）过正常移交接收；（2）重点单位、重点科室重点收集；（3）重点人物（摄录人员）直接征集；（4）广泛的社会征集。以确保海事部门重大活动中产生的声像档案，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。再次要制定有效的配套措施，要确保有关法规和制度落到实处，对档案人员要求明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2．加强收集，拾遗补缺，服务中心工作

声像档案工作不仅是档案管理部门的事，更是海事执法单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看，由于不少声像资料散失，因此档管部门一是要争取新闻单位、网络媒体的大力支持，对资料不齐的或遗失的应到其有关部门进行复制，以使档案声像资料齐全，如散失在个人手里的要加强征收；二是抓住机遇，服务中心工作。海事点多面广，人员分散，工作任务繁重，因此要充分发挥声像档案这一新型档案载体的作用，来为海事两个精神文明建设及“三个海事”即阳光海事、数字海事及交通海事，保安全、保畅通上发挥最大作用；三是管理部门要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的声像实例，进行必要声像档案资料的编研，制作成新年的声像资料片，来举办图片展览、录像片专场等对广大被管理对象以及身边的执法工作人员进行播放，促进海事各项中心工作的深入开展，从而羸得领导的重视和广大执法人员的支持和配合。

3．加大资金投放，创造条件，延长声像档案寿命

加大经费投入，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件，来加大对软硬坏境的资金支持，积极创造条件。首先，配备专柜或有条件的增设专室，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，元离光线、磁场等；在行政执法中所产生的重要的录音、录像带应采取定期到带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4．加强业务指导和责任管理，不断提高人员素质